Comunidades

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EN ACCIÓN
Guía para proyectos eficaces
La misión de Rotary
La misión de Rotary International, asociación mundial de clubes rotarios, es servir
a los demás, promover la integridad y fomentar la comprensión, la buena voluntad
y la paz mediante las actividades de compañerismo de los líderes empresariales,
profesionales y cívicos.
Índice
Introducción1
Evaluación de las necesidades
3
Selección del proyecto
5
Elaboración de un plan
7
Alianzas de cooperación
9
Recaudación de fondos
11
Gestión del proyecto
13
Evaluación de los logros
15
Lista de verificación
17
INTRODUCCIÓN
Los clubes rotarios participan en proyectos de servicio en miles
de comunidades alrededor del mundo. Este diverso grupo de
socios trabaja unido en torno a un propósito común: fomentar
la comprensión internacional, la buena voluntad y la paz a
través del servicio.
Como miembros activos de sus respectivas comunidades, los
rotarios conocen las necesidades, prioridades, cultura y recursos
locales, factores que contribuyen al logro de proyectos de servicio eficaces, para lo cual se requieren otros elementos, además
de la comprensión cabal de la comunidad. Sin embargo, los
proyectos eficaces van más allá del conocimiento de la comunidad. El club deberá tener la capacidad de evaluar eficazmente
las necesidades de la comunidad, planificar proyectos relevantes
y administrar los recursos disponibles.
¿Por qué se preparó esta guía?
Comunidades en acción: Guía para el desarrollo de proyectos eficaces
se preparó para proporcionar a los clubes rotarios los recursos
necesarios para planificar, implementar y evaluar proyectos de
servicio eficaces. Los métodos descritos en esta guía se seleccionaron de entre una gama de técnicas utilizadas por los clubes
rotarios y los expertos en desarrollo de la comunidad de todo el
mundo. Los clubes rotarios podrán adaptar dichos métodos a las
circunstancias locales específicas.
Al utilizar esta guía junto con Recursos para evaluar las necesidades
de la comunidad, (605C-ES) los clubes podrán implementar proyectos más eficaces. La información y datos adicionales, incluidas
las publicaciones mencionadas en esta guía, están disponibles en
www.rotary.org/es.
Guía para proyectos eficaces 1
Un idioma común
¿Qué elementos se incluyen en esta guía?
La interpretación de conceptos como comunidad, género y servicio está profundamente relacionada con el idioma, el bagaje
cultural, la formación académica y las experiencias personales.
Para evitar confusión, definimos varios de los términos clave
que se utilizan en esta guía:
Esta guía abarca todas las fases de un proyecto de servicio
eficaz: selección, planificación, implementación y evaluación.
También incluye información sobre varios de los recursos que
Rotary International pone a disposición los clubes rotarios. Al
final encontrará una lista de verificación de los pasos clave de
cada fase de un proyecto de servicio eficaz. Utilice la lista para
revisar los conceptos más importantes que aprendió y para
garantizar que su club aplique estas mejores prácticas al
emprender un nuevo proyecto de servicio.
Activo: Todo elemento que contribuye al éxito de un proyecto
de servicio, por ejemplo: conocimientos, experiencia, redes de
colaboración y lugares de reunión.
Comunidad: Grupo de personas con intereses comunes. A
veces, la definición de comunidad responde a elementos muy
tangibles, tales como un área geográfica o un gobierno específico; en otras ocasiones, se define según las creencias comunes,
como las costumbres sociales o las tradiciones culturales.
Género: Idea concebida por la sociedad y moldeada culturalmente, mediante la cual se establecen roles, conductas y relaciones entre hombres y mujeres, y entre niñas y niños.
Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, grupos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que podrían resultar afectados por el resultado de un proyecto.
Servicio: En sentido amplio, toda acción de una o varias personas que beneficia a otra(s) persona(s). Rotary ha establecido
cinco Avenidas de Servicio:
• El Servicio en el Club procura afianzar el compañerismo y
asegurar el buen funcionamiento del club.
• El Servicio a través de la Ocupación estimula a los rotarios
a servir a sus semejantes a través de su labor profesional o
empresarial y promueve la puesta en práctica de elevadas
normas de ética.
• El Servicio en la Comunidad abarca los proyectos y
actividades que el club emprende a fin de mejorar la calidad
de vida de la comunidad.
• El Servicio Internacional abarca todas las acciones rotarias
emprendidas para ampliar el alcance de Rotary en todo el
mundo y fomentar la comprensión y la paz en el ámbito
internacional.
• El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios
positivos implementados por los jóvenes y los adultos
jóvenes a través de actividades para el desarrollo del
liderazgo, la participación en proyectos de servicio en la
comunidad e internacional y programas de intercambio.
Sostenibilidad: Capacidad de un proyecto o programa para
continuar operando sin apoyo ni intervención exterior. Se usa
frecuentemente como parámetro para evaluar la eficacia a largo
plazo de un proyecto.
2 Comunidades en acción
¿Cuáles son las características de un
proyecto eficaz?
Los proyectos de servicio eficaces brindan muchos beneficios
permanentes, no solamente una solución “rápida” a los problemas. Generalmente, los proyectos de servicio más eficaces
de Rotary:
¢
Abordan problemas reales de la comunidad.
¢
Mejoran las condiciones de vida de los residentes de la
comunidad.
¢
Incorporan las habilidades de los beneficiarios.
¢
Reconocen que las contribuciones de todos los
participantes son importantes y necesarias.
¢
Se basan en una evaluación realista de los recursos
disponibles.
¢
Establecen metas y objetivos específicos con resultados
mensurables.
¢
Generan redes de contacto valiosas.
¢
Potencian personas y comunidades.
EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES
La evaluación de los aspectos positivos y negativos de la comunidad constituye el primer paso importante en la planificación
de un proyecto de servicio eficaz. Si el club estudia detenidamente los problemas de la comunidad, podrá descubrir nuevas
oportunidades para emprender iniciativas de servicio y evitar la
duplicación de esfuerzos.
Tipos de activos
Las evaluaciones formales de la comunidad pueden hacerse a
través de encuestas en línea, entrevistas telefónicas y grupos de
opinión. Las evaluaciones informales pueden ser tan sencillas
como una charla en una cafetería, leer el periódico local o discutir asuntos en una reunión comunitaria. Una manera eficaz
y económica de estudiar una comunidad es usar una combinación de evaluaciones formales e informales.
Uno de los más importantes activos de una comunidad son sus
residentes. Todos tienen habilidades, conocimientos y experiencia singulares que pueden contribuir al éxito del proyecto,
a veces de modo no previsto. A menudo, el éxito o el fracaso de
un proyecto dependen de la manera cómo se involucra y potencia a la comunidad. La evaluación examinará detenidamente los diferentes roles de los miembros de la comunidad, incluidos los sectores marginados como mujeres, jóvenes, integrantes
de grupos minoritarios y personas de bajos recursos.
Las evaluaciones eficaces no solo proporcionan un cuadro preciso de los aspectos positivos y negativos de la comunidad, sino
que incrementan el apoyo y la buena voluntad de los residentes
hacia las iniciativas de servicio. Además, deben ser sistemáticas
y procurar la participación significativa de una amplia gama de
miembros de la comunidad.
Propósito de la evaluación y
participantes
La evaluación lo ayudará a comprender mejor la dinámica de
su comunidad y a obtener la información que necesita para hacer decisiones que contribuirán al desarrollo de la comunidad
a largo plazo. Una evaluación eficaz revelará información de la
cual usted no tenía conocimiento.
Una evaluación eficaz incluirá a una amplia representación de
las partes interesadas de la comunidad, especialmente a aquellos sectores a los que suele marginarse, como mujeres, jóvenes,
adultos mayores y grupos de minorías étnicas o religiosas.
La inclusión de una amplia muestra representativa de tales
sectores es fundamental para captar una gama más diversa de
perspectivas dentro de la comunidad e identificar recursos y
problemas que, de otro modo, hubieran pasado desapercibidos.
En general, toda comunidad cuenta con cuatro categorías
principales de activos: humanos, organizativos, físicos y el club
rotario local.
Activos humanos
Activos organizativos
Tanto las organizaciones formales como las agrupaciones
informales proporcionan recursos esenciales para el éxito de
un proyecto de servicio. Normalmente, las organizaciones
formales (dependencias gubernamentales, organizaciones no
gubernamentales y sin fines de lucro, instituciones religiosas,
escuelas y empresas) disponen de recursos económicos, experiencia técnica e información que pueden ser útiles para todo
proyecto de servicio. Es posible que las agrupaciones informales (equipos deportivos, asociaciones vecinales, cooperativas de
mujeres, grupo de amigos que se reúne regularmente en una
cafetería) no sean tan notorias pero pueden desempeñar un
papel primordial respecto al apoyo y la promoción de los proyectos de servicio.
Activos materiales
Incluyen todo tipo de infraestructura que podría usarse para
apoyar el proyecto: edificios, parques, servicios de transporte
público, centros de atención de la salud, instalaciones de suministro de agua potable y desagüe, centros de reciclaje y vertederos, bibliotecas, teatros y salones de reuniones. La información
que compile sobre los activos físicos de una comunidad también le ayudará a encontrar ideas para proyectos que podrían
mejorar la infraestructura existente en la comunidad.
Guía para proyectos eficaces 3
Activos del club rotario
La experiencia y capacidad profesional de los socios del club
constituyen recursos esenciales para los proyectos de servicio.
Un examen detallado de los recursos económicos y humanos
del club ayudará a determinar los tipos de proyectos que puede
administrar con éxito. Los clubes que disponen de recursos económicos significativos, por ejemplo, es posible que no necesiten
recaudar muchos fondos para un proyecto, mientras que otros
clubes podrían seleccionar actividades o proyectos que demanden una inversión mínima de fondos. Generalmente, a los clubes
rotarios que gozan de respeto en la comunidad les resulta más
fácil implementar iniciativas de servicio de mayor magnitud.
Métodos eficaces para la
evaluación de necesidades
Uno de los riesgos de toda evaluación de necesidades es la tendencia a examinar solamente los problemas o las deficiencias
de la comunidad, ya que éstas suelen desviar la atención de los
recursos y soluciones que podría haber en la comunidad y a
menudo resultan en proyectos que dependen del apoyo exterior.
Una evaluación enfocada en las características positivas de la
comunidad contribuirá a que el club aproveche recursos para
proyectos más sostenibles y que las partes interesadas aporten los
mejores recursos disponibles en la comunidad. En este tipo de
evaluaciones se formulan las siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son las mejores cualidades de nuestra comunidad?
• ¿Por qué?
• ¿Qué proyectos se han llevado a cabo con buenos resultados?
• ¿Por qué?
El éxito de proyectos exitosos anteriores infunde confianza en
los miembros de la comunidad y los motiva a emprender nuevos
actividades e iniciativas.
Recursos para la evaluación
Las siguientes opciones de evaluación son eficaces y de bajo
costo que cada club rotario podrá adaptar a las circunstancias
específicas de la comunidad En la publicación Recursos para
evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES) podrá encontrar descripciones detalladas de cada uno de estos métodos
y modelos de planes para las sesiones.
¢Encuesta
¢
Inventario de los activos de la comunidad
¢
Mapeo de la comunidad
¢
Actividades diarias en la comunidad
¢
Calendario de actividades estacionales
¢
Reunión informal en el café o restaurante del barrio
¢
Grupo de opinión
¢
Panel de discusión
4 Comunidades en acción
Análisis e informe de los resultados
Después de concluida la evaluación tendrá que presentar los
resultados. Mediante un análisis exhaustivo de la evaluación de
la comunidad, podrá seleccionar el mejor proyecto de servicio
y determinar si será eficaz.
Proceso de evaluación
La mayoría de las evaluaciones de las necesidades de la comunidad siguen un ciclo similar al descrito a continuación.
1. Nombrar un comité que supervise la labor de evaluación.
(Dicho comité tendrá a su cargo los pasos restantes del
proceso)
2. Establecer el propósito y los objetivos de la evaluación.
3. Decidir qué métodos de evaluación se usarán, en base a
los recursos disponibles del club.
4. Identificar a las partes interesadas de la comunidad que
participarán, incluidos docentes, funcionarios gubernamentales, agentes policiales, administradores de hospitales, trabajadores sociales, líderes de organizaciones cívicas
y estudiantes. Cerciorarse de incluir a los sectores que
suelen marginarse de este tipo de evaluaciones.
5. Fijar un calendario con plazos específicos para completar
y revisar la evaluación, así como para difundir los resultados entre los socios del club, y todos los grupos y personas
que participaron en dicha evaluación.
6. Llevar a cabo la evaluación.
7. Examinar los resultados de la evaluación. Determinar qué
problemas fueron detectados con mayor frecuencia y qué
problemas abordan otros clubes y organizaciones comunitarias. ¿Existe una duplicación de esfuerzos? Al llegar a
este punto, sería conveniente reunirse con un grupo reducido de líderes de la comunidad a efectos de analizar los
resultados.
8. Redactar un breve informe con sus conclusiones para
compartirlo con el club y las partes interesadas que
participaron.
SELECCIÓN DEL PROYECTO
Después de que el club rotario haya completado la evaluación,
deberá seleccionar un proyecto de servicio, sobre la base de los
problemas relevantes de la comunidad, los recursos disponibles
y los intereses de servicio de los socios del club, los cuales se
determinaron en la evaluación.
La selección de un proyecto puede ser difícil. No es posible que
un proyecto aborde todos los problemas o carencias de la comunidad, y los clubes deberán decidir qué proyecto posibilitará
que la labor rotaria ejerza la mayor influencia posible. Algunos
seleccionan por consenso el proyecto que se implementarán,
otros clubes debaten y votan sobre el tipo de problema o carencia que se abordará, y en otros clubes, la tarea queda a cargo de
los comités de servicio. Independientemente del método que
se utilice para tomar tal decisión, los clubes deberán tener en
cuenta los desafíos comunes antes de seleccionar un proyecto.
Las áreas de interés de Rotary
Rotary International y La Fundación Rotaria han adoptado como
prioridades organizativas seis áreas de interés:
¢
Fomento de la paz, prevención y resolución de conflictos
¢
Prevención y tratamiento de enfermedades
¢
Suministro de agua y saneamiento
¢
Salud materno-infantil
¢
Alfabetización y educación básica
¢
Desarrollo económico y cívico
Los clubes rotarios tienen a su disposición un sinnúmero de
opciones para abordar estos asuntos tanto en el ámbito local
como el internacional, y la publicación Áreas de interés de
Rotary (965-ES) es un excelente recurso.
Guía para proyectos eficaces 5
Participación y apoyo de la
comunidad
El desarrollo de una sólida red de apoyo y participación de la
comunidad en los proyectos de servicio del club redunda en
numerosos beneficios, tales como el acceso a recursos locales
y el fomento de amistades y de buena voluntad. Además, aumenta las posibilidades de que el proyecto resulte exitoso y que
satisfaga las necesidades de la comunidad. Recuerde que un
proyecto exitoso requiere el respaldo de todos los participantes.
Trayectoria de servicio
Los clubes deberán considerar detenidamente el tipo de proyectos que implementaron exitosamente y las razones de dicho
éxito. ¿Prefieren los socios participar activamente en la implementación del proyecto o concentrarse en recaudar y donar
fondos a proyectos comunitarios existentes? Al reflexionar
sobre estas preguntas, el club tendrá una idea más clara de sus
fortalezas y debilidades en cuanto a servicio para seleccionar
el proyecto más adecuado. Pero los antecedentes históricos
tampoco deberán limitar las opciones del club. Para asegurarse
de que un proyecto tenga éxito, seleccione uno que capte el
interés del club.
Tiempo, recursos y duración del
proyecto
En vista de que los recursos del club y el tiempo que los socios pueden dedicar a un proyecto son limitados, los clubes
deben seleccionar con detenimiento los proyectos en base a
los recursos disponibles. El éxito de un proyecto no siempre
lo determina su duración. Los proyectos a largo plazo generalmente requieren más planificación y una mayor participación
de los socios del club, por lo que es importante determinar
anticipadamente el tiempo que los socios van a dedicar a la
implementación del mismo. El establecimiento de metas realistas contribuirá al éxito del proyecto.
6 Comunidades en acción
Ayuda para casos de desastre
Los rotarios cuentan con un largo historial de ayuda a víctimas
de desastres. A través de los esfuerzos realizados por los clubes y distritos, los rotarios donan a fondos de socorro, envían
alimentos, ropa y medicinas, trabajan con organizaciones
locales de ayuda humanitaria y participan en proyectos de
reconstrucción a largo plazo.
A fin de brindar ayuda inmediata tras un desastre, se insta a
los clubes a cooperar con organizaciones internacionales de
ayuda reconocidas, las cuales están equipadas para distribuir
las donaciones rápida y eficazmente.
Sostenibilidad
Los proyectos sostenibles aumentan la capacidad de la comunidad para abordar problemas o carencias sin depender de apoyo
externo. Al seleccionar un proyecto, piense detenidamente
sobre la influencia que éste ejercerá a corto y largo plazo. Por
ejemplo, la instalación moderna de un pozo y una bomba de
agua en un vecindario sin acceso al agua potable puede resolver
los problemas inmediatos de la comunidad, pero si ésta no tiene la capacidad para efectuar el mantenimiento de dichas instalaciones, los problemas resurgirán rápidamente. Los mismos
parámetros pueden aplicarse a un proyecto de embellecimiento
de la comunidad. El club puede construir un parque, realizar
tareas de limpieza o cubrir con pintura los grafitti en un vecindario pobre. Sin embargo, si los vecinos no colaboran con
el proyecto, seguramente el grafitti y la basura reaparecerán. A
través de los proyectos sostenibles se abordan estos factores y se
brindan soluciones a largo plazo para los problemas crónicos.
ELABORACIÓN DE UN PLAN
Una vez seleccionado el proyecto, la próxima etapa es trazar un
plan. Un plan eficaz ayudará al club a administrar los recursos
con más eficacia, prever posibles problemas o dificultades y
evaluar cuán exitoso fue el proyecto.
Comité de Proyectos de Servicio
El Comité de Proyectos de Servicio es uno de los cinco comi-
tés permanentes del club que se recomiendan en la publicación
Cómo ser un club dinámico: plan de liderazgo (245-ES). Los
integrantes de dicho comité supervisan el proyecto desde el comienzo hasta el final y son responsables de motivar a los socios
del club y encontrar nuevas oportunidades para el servicio. Las
tareas del comité también están vinculadas con la planificación
estratégica del club, la captación y conservación del cuadro
Características de las metas eficaces
social, la recaudación de fondos y las actividades de imagen
pública. Consulte el Manual del Comité de Proyectos de Servicio
del Club (226D-ES).
Fijación de metas y objetivos del
proyecto
Una de las tareas más importantes del Comité de Proyectos de
Servicio del club es la fijación de metas y objetivos eficaces para
el proyecto. Las metas son una descripción general del propósito del proyecto mientras que los objetivos son aspiraciones
concretas basadas en tales metas. Las metas son importantes
para organizar, definir el alcance y medir el éxito del proyecto.
Ejemplos
Compartidas – representan las aspiraciones de
todos los participantes.
El plan de nuestro club de establecer un banco de alimentos fue el resultado
de una reunión con actores de la comunidad como empresarios locales, organizaciones benéficas, agencias cívicas y con las familias de escasos recursos
que se beneficiarán de este servicio.
Estimulantes – son ambiciosas y deben superar
los logros realizados por el club en años anteriores.
Anteriormente organizábamos colectas de alimentos durante los feriados principales, pero nos hemos propuesto ahora establecer un banco de alimentos
permanente en la comunidad.
Alcanzables – se establecen teniendo en cuenta
los recursos y tiempo disponibles.
Ya contamos con patrocinadores para el proyecto (empresas locales que suministrarán los alimentos y el almacenaje) y con beneficiarios (organizaciones
locales de caridad y centros de apoyo) que distribuirán la comida a las personas necesitadas. Nuestros socios, en colaboración con los clubes Interact y
Rotaract y el Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad que patrocinamos, participarán como voluntarios.
Mensurables – tienen un fin tangible y cuantificable.
Una vez en funcionamiento, el banco distribuirá 5 kilos de alimentos no perecederos por semana a 100 familias.
Tienen un plazo específico – siguen un plazo o
cronograma para la conclusión del proyecto.
El banco de alimentos estará en funcionamiento en 12 meses, bajo la gestión
de una organización de caridad local. Nuestros socios seguirán apoyando al
banco a través de campañas de promoción, recaudación de fondos y trabajo
voluntario.
Guía para proyectos eficaces 7
Preparación del plan de trabajo
Teniendo en cuenta las metas, prepare un plan de trabajo, es
decir un cronograma sencillo y fácil de comprender que documente cada una de las tareas necesarias para lograr los objetivos
del proyecto. El plan deberá incluir:
• Tareas específicas.
• Responsabilidades individuales
• Presupuesto para recursos
• Cronograma y plazos del proyecto
• Resultados previstos
El club podrá también nombrar a una persona o un subcomité
para monitorear el progreso del plan, enviar recordatorios, y
alentar y recompensar a las personas que toman parte en cada
tarea.
Preparación del presupuesto
Para evitar gastos imprevistos durante el proyecto deberá elaborarse un presupuesto detallado con expectativas financieras
realistas y en base al plan de trabajo. Determine anticipadamente los gastos e ingresos, por ejemplo:
Gastos
• Impresión de materiales promocionales
• Franqueo de materiales promocionales
• Transporte para los voluntarios
• Refrigerios para los voluntarios
• Materiales y suministros
Ingresos
• Bienes y servicios donados
• Fondos recaudados para el proyecto
• Subvenciones
Transparencia y rendición de
cuentas
Un presupuesto bien elaborado no solo ayuda al club a administrar eficazmente los recursos del proyecto, sino que fomenta
el apoyo de la comunidad, evita el uso inadecuado de los
recursos y facilita la planificación de proyectos futuros. Generalmente, los donantes, organizaciones y fundaciones solicitan
la presentación de un informe financiero detallado antes de
emitir fondos a un proyecto. Al establecer un sistema
transparente de contabilidad, considere las siguientes
recomendaciones:
• Familiarícese con las leyes y ordenanzas locales que pudiera
regir para el proyecto.
• Redacte una declaración de custodia de fondos y rendición
de cuentas.
• Abra una cuenta bancaria para los fondos del proyecto.
8 Comunidades en acción
• Conserve los comprobantes de todos los gastos relacionados
con el proyecto, y entregue recibos a todo donante de
fondos o materiales para el proyecto.
• Reconcilie periódicamente los recibos con las cuentas
financieras.
• Establezca un sistema para facilitar la auditoría de las
finanzas del proyecto a cargo de una firma independiente
reconocida.
• Envíe informes periódicos a las partes interesadas del
proyecto y la comunidad, incluido un desglose de gastos e
ingresos.
Responsabilidad civil y protección
¿Cuenta el club con un plan para casos de accidentes o urgencias? ¿Cuenta usted con protección legal? Al planificar un proyecto de servicio, tenga en cuenta estas preguntas y las medidas
indicadas a continuación a fin de que todas las partes involucradas estén debidamente protegidas en caso de accidente u
otra situación de urgencia.
• Después de consultar con el cuerpo de policía, bomberos,
paramédicos y otros expertos locales en seguridad, elabore
un plan de acción para casos de accidente, lesiones o daños
a la propiedad.
• Lleve un teléfono móvil y un botiquín de primeros auxilios
a la sede del proyecto.
• Obtenga de los participantes los datos del contacto para
casos de emergencia.
• Busque asesoramiento legal sobre responsabilidad civil y
riesgos asociados con la implementación de proyectos y
actividades del club.
• Si lo permite las leyes locales, obtenga personería jurídica
para el club o el proyecto, si se tratase de una actividad
de envergadura, para contar con mayor protección de
responsabilidad civil.
La escritura de constitución en sociedad del club o del proyecto no debe contravenir las disposiciones de los Estatutos ni del
Reglamento de RI, e incluirá una cláusula al respecto. Remita la
escritura constitutiva a su representante de Apoyo a los Clubes
y Distritos, quien podrá suministrarle mayor información
sobre la normativa de RI en materia de personería jurídica.
ALIANZAS DE COOPERACIÓN
La cooperación con otros grupos u organizaciones, dentro y
fuera de Rotary, realza los proyectos de servicio del club. El uso
de los recursos existentes de la comunidad y la participación
grupos comunitarios o empresas generan en los residentes de
la comunidad un sentido de pertenencia y propician cambios
tangibles y significativos. Más información y sugerencias sobre
cómo colaborar con otras organizaciones en www.rotary.org/
colabore. Consulte la publicación Introducción al Servicio a las
Nuevas Generaciones (735-ES) para trabajar con los jóvenes.
Grupos de Acción Rotaria
Los Grupos de Acción Rotaria participan directamente en
proyectos de servicio internacional que promueven el objetivo
de Rotary. Son agrupaciones autónomas de carácter internacional compuestas por rotarios, cónyuges de rotarios y rotaractianos con amplios conocimientos y pasión por un tipo de
servicio determinado. Más en www.rotary.org/es.
Grupos de Rotary para Fomento de
la Comunidad
Los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad
(GRFC) están integrados por hombres y mujeres que no pertenecen a un club rotario, pero que comparten los valores y la
consagración al servicio de Rotary. Gracias al apoyo y orientación brindada por sus clubes rotarios patrocinadores, éstos
planifican e implementan proyectos que abordan los problemas
de sus comunidades. Los grupos también pueden apoyar los
proyectos de servicio del club rotario. El patrocinio de los
GRFC es una manera eficaz de involucrar a los miembros de la
comunidad en la planificación e implementación de proyectos
y garantizar la sostenibilidad de los mismos. Más información
en www.rotary.org/grfc.
Guía para proyectos eficaces 9
Otros clubes rotarios
Comuníquese con colaboradores potenciales:
• Planee un Intercambio Rotario de Amistad — una visita
recíproca entre su club y un club de otro país.
• Establezca un hermanamiento con un club en el exterior.
• Participe en una feria de proyectos para encontrar a un
colaborador para un proyecto de servicio internacional.
Más sugerencias sobre cómo conectarse con otros clubes en
www.rotary.org/conexiones.
Organizaciones externas
Antes de colaborar en un proyecto conjunto con una organización externa, la entidad sea reconocida y compatible con las
metas de su proyecto.
Averigüe:
• ¿Cuál es la misión de la organización?
• ¿Es dicha misión compatible con los objetivos del club?
• ¿Cuáles son los antecedentes y reputación de la
organización?
• ¿Tiene disponible la organización informes financieros
disponibles?
• ¿Está la entidad dispuesta a colaborar con los rotarios y
compartir las oportunidades de relaciones públicas que se
presenten?
• ¿Qué entidad de servicio tendrían los socios del club al
colaborar con la organización?
10 Comunidades en acción
Departamento de Servicio de Rotary
¿Requiere su club ayuda para encontrar un club, distrito u
otra entidad rotaria para colaborar en un proyecto de servicio?
Comuníquese con el Departamento de Servicio de Rotary en
[email protected] y entérese sobre los recursos a su
disposición.
RECAUDACIÓN DE FONDOS
Las grandes ideas y el entusiasmo ilimitado son recursos magníficos, pero el proyecto no será eficaz si usted no cuenta con el
dinero necesario para que sea viable. La recaudación de fondos
requiere un plan en el cual se detallen los propósitos del proyecto y de qué manera usted espera reunir el dinero necesario
para que funcione. Su club bien podría financiar enteramente
un proyecto a través de cenas de beneficencia, subastas, caminatas, venta de artesanías o pasteles, o lavado de vehículos. No
obstante, en otras ocasiones deberá recurrir a fuentes externas
de financiación.
• Donantes
• Negocios
• Fundaciones (incluida La Fundación Rotaria)
• Organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro
• Dependencias gubernamentales
• Otros clubes rotarios
Elaboración del plan de
recaudación de fondos
La mayoría de las campañas exitosas son detenidamente planificadas e implementadas. El Comité de Proyectos de Servicio
deberá coordinar las actividades de recaudación de fondos con
el tesorero o el Comité de la Fundación del club. Analice qué
tipos de eventos se adecuan mejor a las circunstancias de su
comunidad y prepare un mensaje claro y conciso en el cual se
les comunique a los posibles donantes las metas de servicio y
los planes del club. Asegúrese de que el plan cumpla con las
normas y leyes locales.
Proceso general para la elaboración de un plan de recaudación
de fondos:
1. Determinar las necesidades económicas.
2. Establecer un presupuesto.
3. Determinar los recursos disponibles.
4. Establecer los arreglos logísticos de la campaña.
5. Organizar a los voluntarios.
6. Publicitar el evento.
7. Implementar la campaña de recaudación de fondos.
9. Brindar reconocimiento a los voluntarios y donantes
(según las costumbres locales).
10. Informar a la comunidad de los resultados a través de
medios de comunicación.
11. Evaluar la actividad con el comité de recaudación de fondos, el presidente y otros líderes del club.
12. Revisar los resultados de la campaña con los funcionarios
de club entrantes o el tesorero para garantizar la continuidad de futuras campañas.
Cooperación con los donantes
Antes de solicitar fondos, infórmese sobre los donantes para
determinar el monto adecuado que su club podría solicitar. De
esta manera tendrá mayores posibilidades de recibir la suma solicitada (o una cifra aproximada) puesto que los donantes responderán mejor a una solicitud razonable que a una cifra ambigua o arbitraria. Al solicitar fondos, destaque los beneficios y
no las necesidades. Puesto que la mayoría de donantes aportan
para marcar una diferencia, explíqueles en términos cuantificables cuál será su retorno en la inversión, especificando claramente quiénes serán los beneficiarios de su generosidad.
Organice un sistema para registrar todas las contribuciones
y donaciones para el proyecto. Estos registros lo ayudarán a
determinar el tipo de contribución que el donante estaría dispuesto a efectuar en el futuro y a no solicitar aportaciones a las
mismas personas o instituciones con demasiada frecuencia.
Una estrecha relación de trabajo con los donantes podría significar un aumento de fondos para proyectos futuros. Suministre
a los donantes informes periódicos sobre el uso de los fondos,
no solo porque a éstos les interesa estar al tanto del destino de
sus aportaciones sino porque, a la larga, beneficiará a su club al
utilizar dichos fondos con máxima transparencia y responsabilidad. También es recomendable mantenerlos informados sobre
el avance del proyecto, e invitarlos a concurrir a celebraciones y
eventos relacionados con el proyecto.
Recomendamos, además, agradecer a los donantes. Por lo
general una nota de agradecimiento es lo adecuado para una
donación pequeña, mientras que algunos clubes reconocen las
contribuciones considerables a su manera.
8. Administrar los fondos según las prácticas comerciales.
Guía para proyectos eficaces 11
Donantes particulares
Al solicitar aportaciones a un donante particular, no baje sus
expectativas, pida un monto elevado pero que sea razonable y
realista. Ofrezca al posible donante una idea clara de la cifra
que debe recaudarse, del papel que jugará en la campaña y la
cantidad de dinero que podría aportar. Al hacer la solicitud,
sea considerado y cortés, y deje que el propio donante decida
el monto de la donación. Averigüe, además, si la empresa del
posible donante otorga fondos paralelos a los aportados por los
empleados.
Empresas
Consulte los registros públicos para determinar el historial
de contribuciones de una empresa en particular y obtener los
datos de la persona de contacto. Recalque las ventajas que
les reportará auspiciar el proyecto, especialmente en cuanto
a publicidad. El presupuesto de marketing de las empresas
generalmente es mayor que el destinado a causas sociales; por
tal motivo, si la empresa considera que al auspiciar el proyecto
recibirá más publicidad, es más probable que asignen fondos
de la partida de marketing a dicho propósito.
Si una empresa está interesada en la labor del club pero no
el patrocinio de un proyecto, sugiera otro tipo de aportación
como mano de obra, equipo o suministros. La aportación de
servicio voluntario o donaciones en especie contribuirá a la
imagen positiva de la empresa, lo que sería mucho más difícil
de lograr con publicidad.
Fundaciones
Consulte los registros públicos para averiguar qué fundaciones
ofrecen recursos y financiamiento. Una vez identificada la posible fuente de financiación, designe a un socio del club como
contacto principal para cultivar la relación con la organización
en cuestión. Por lo general, se le pedirá que presente una solicitud de fondos. Las propuestas deben ser de buena calidad ya
que las solicitudes incompletas o deficientemente redactadas
tienen menos probabilidades de ser aprobadas.
Si su solicitud es aprobada, remita una carta de agradecimiento
y averigüe sobre los informes que debe presentar, puesto que
es posible que la fundación desee llevar un control del avance
del proyecto. Si la solicitud no es aprobada, averigüe por qué.
Asimismo, procure determinar si el club podría ser tenido en
cuenta para recibir fondos para proyectos futuros. De ser así,
sería una ocasión para establecer vínculos con dicha
organización.
Financiación a través de La Fundación Rotaria
La Fundación Rotaria ofrece varias subvenciones para financiar proyectos de servicio a nivel del club y distrito. Para más
información sobre estas oportunidades, comuníquese con el
presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria. La publicación La Fundación Rotaria: Guía de consulta rápida
(219-ES) contiene datos generales sobre las subvenciones u
otros recursos.
12 Comunidades en acción
Organizaciones no gubernamentales y sin fines
de lucro
En general, podrá aplicar la misma metodología utilizada con
las fundaciones y empresas con las entidades sin fines de lucro,
también conocidas como organizaciones no gubernamentales
(ONG). Una diferencia es que las ONG por lo general proporcionan asistencia técnica, capacitación o donaciones en especie
para potenciar la capacidad de una comunidad. Si una ONG
no otorga subvenciones o subsidios a otras organizaciones,
averigüe si suministra algún tipo de asistencia técnica para proyectos comunitarios.
Agencias gubernamentales
Los gobiernos municipales, regionales y nacionales a menudo otorgan fondos. Contacte con la oficina gubernamental
para averiguar sobre los recursos disponibles. Muchos países
cuentan con agencias de desarrollo internacional mediante las
cuales brindan asistencia a otras naciones. La mayoría de las
agencias tienen requisitos específicos para el otorgamiento de
fondos como la presentación de solicitudes detalladas, similares
a las solicitudes de subvenciones o subsidios de una fundación.
GESTIÓN DEL PROYECTO
Si bien la implementación de un proyecto varía de un proyecto
al otro, el uso de estas mejores prácticas garantizará que su
proyecto funcione eficazmente.
Uso de donaciones en especie
Los materiales donados a proyectos comunitarios podrán tener
un gran impacto. Pero acuérdese que los proyectos deberán
centrarse en abordar necesidades y no en proporcionar materiales. Cuando su club descubre la necesidad por un suministro
específico, primero deberá tratar de satisfacer dicha necesidad
con la ayuda de la comunidad local. A menudo es menos
costoso comprar los suministros en la comunidad local que
transportarlos de otro lugar y, además, comprarlos localmente
ayuda a la economía de esa zona. Si decide aceptar suministros de un patrocinador del exterior, asegúrese de que todos
los participantes en el proyecto comprendan que tendrán que
tratar con aduanas, con requisitos de procedimiento y con el
costo de transporte.
Voluntarios
Invite a los voluntarios a participar en los proyectos de servicio
de su club. Cuando ellos se comprometen a apoyar al proyecto,
su éxito está prácticamente garantizado. A fin de sostener el tipo
de acción eficaz que requiere un proyecto para tener éxito, los
participantes tienen que sentirse motivados, no solo al comienzo
sino durante toda la duración del proyecto. Una experiencia
positiva inicial suele animar a la gente a intervenir en otras actividades de servicio.
Guía para proyectos eficaces 13
Sugerencias para motivar a los voluntarios
• Asigne a los participantes tareas adecuadas a sus aptitudes,
intereses o experiencia.
• Ofrezca una visión de las consecuencias positivas que tendrá
el proyecto.
• Ponga de relieve la significancia de la función que cumple
cada persona.
• Delegue responsabilidades.
• Estructure equipos eficaces.
Una de las maneras más eficaces de mantener la motivación y
dedicación de los voluntarios es hacer que las actividades sean
entretenidas y dinámicas, en las cuales se incluya la capacidad
y participación directa de todos. Sería conveniente nombrar un
coordinador de voluntarios, que servirá de persona de contacto
para aquellos voluntarios que deseen formular preguntas o
comentarios.
• Mantenga contacto con los voluntarios. Al final del
proyecto, siga dándoles a los voluntarios información
actualizada sobre el proyecto y sobre nuevas oportunidades
de servir como voluntario.
Comunicaciones periódicas
La comunicación durante todo el desarrollo del proyecto es
fundamental para la motivación de los socios del club y de todas las partes interesadas directa o indirectamente en el proyecto. No se deberán guardar secretos sobre el proyecto. Todos los
participantes deberán recibir regularmente noticias sobre éste.
Algunos recursos para mantener informados a los rotarios:
• Difusión de información actualizada en las reuniones del
club.
• Celebración de logros importantes.
• Otorgamiento de reconocimiento a los socios del club y
otras personas a medida que se desarrolla el proyecto.
Sugerencias para los coordinadores
de voluntarios
• Visitas de representantes de organizaciones colaboradoras.
• Prepare las tareas de los voluntarios con antelación. Al
efectuar ciertos preparativos antes de iniciar el proyecto (por
ejemplo, crear una lista de actividades y pedir a los socios
del club que firmen al lado de la tarea que prefieren realizar)
el coordinador se asegurará de que cada etapa del proyecto
cuente con el apoyo de voluntarios.
Relaciones públicas
• Brinde información a los voluntarios. Informe a los
voluntarios de los elementos que deberán llevar al lugar
donde se realizará la actividad, a fin de ayudarlos a
prepararse para la jornada de trabajo. Efectúe una sencilla
presentación acerca de la actividad que realizarán y
pregúnteles sobre sus expectativas y necesidades.
• Prepárese para los imprevistos. Como es imposible prever
todas las circunstancias, se recomienda contar con un
plan para contingencias. Si las actividades del proyecto se
realizarán al aire libre, prepare un plan en caso de que surjan
condiciones climáticas desfavorables, en el cual se indique
a los voluntarios adónde dirigirse y qué hacer. Además,
siempre es posible que ocurra un accidente. Cerciórese de
que los voluntarios sepan con quién contactar y qué hacer si
sufren un accidente, se pierden o necesitan atención médica.
• Motive la reflexión. Una manera de hacer que el servicio
voluntario sea más significativo es reflexionar después de
completar una actividad de servicio. Puede tratarse de una
actividad muy sencilla, como una discusión de las impresiones
y las actividades preferidas de los voluntarios, o pedirles a los
voluntarios que anoten su opinión en un diario personal o
completen formularios de evaluación del proyecto.
• Brinde reconocimiento a las contribuciones de los
voluntarios. Cuando las personas sienten que se valora su
trabajo y que han contribuido positivamente a un proyecto,
se animan a intervenir en otras actividades. Al concluir una
actividad de servicio, agradezca a todos los participantes.
Reconozca el servicio brindado por los voluntarios a título
individual durante las reuniones del club o pida a los
rotarios que participaron que relaten sus experiencias.
14 Comunidades en acción
• Eventos del club en la sede del proyecto.
Para garantizar el éxito del proyecto de su club, tiene que
contar con el apoyo de la comunidad local. El desarrollo de
un plan de relaciones públicas le dará la mejor oportunidad
de difundir el proyecto y de lograr el apoyo de la comunidad.
Y al mismo tiempo estará realzando la imagen de Rotary en la
comunidad. Vea la publicación Relaciones públicas eficaces: Guía
para los clubes rotarios (257-ES), y visite www.rotary.org/es,
donde encontrará:
• Información sobre cómo redactar un comunicado de prensa
eficaz
• Maneras de colaborar con los medios de comunicación
• Anuncios y materiales multimedios para descargar
• Imágenes para descargar
• Información sobre cómo conectarse con las redes sociales
de RI
Uso de las marcas registradas de
Rotary
El uso del nombre “Rotary”, el emblema de Rotary y otras marcas registradas de propiedad de RI (conocidas como “las marcas
de Rotary”) en su proyecto permitirá promover eficazmente la
misión de Rotary. Asegúrese de que en los materiales publicitarios se indique claramente el nombre del club o distrito rotario
que planificó e implementó el proyecto.
Antes de preparar los materiales promocionales, consulte las
pautas de RI para el uso correcto de las marcas de Rotary, las
cuales se describen en el Manual de identidad visual de RI
(547-ES). Para mayor información, contacte con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos o con la Sección de Tramitación de Licencias en la Sede de RI.
EVALUCIÓN DE LOS LOGROS
La evaluación es clave para la implementación de los proyectos
de servicio. Hay que saber cuáles aspectos del proyecto resultaron adecuados y cuáles no. El proceso de evaluación no tiene
por qué ser costoso ni prolongado. Gran parte de la labor ya
está cumplida cuando usted establece las metas y los objetivos
durante la fase de planificación. La finalización de la evaluación no significa más que reunir los datos relacionados con
cada uno de los objetivos del proyecto y determinar si éstos se
lograron o no.
• Información necesaria
• Fuentes de información
• Método más eficaz para recolectar información
• Fecha en que se debe presentar la evaluación
• Recursos disponibles para recolectar información
• Método para informar de los resultados
Selección del método de
evaluación
Para comenzar, defina los siguientes parámetros:
• Propósito de la evaluación
• Sector del público (socios del club, patrocinadores, medios
de difusión, etc.)
Guía para proyectos eficaces 15
Existen varios métodos para evaluar un proyecto. A continuación, se indican los más usuales:
Análisis de datos
El análisis de datos consiste en una comparación de estadísticas
anteriores y posteriores al proyecto. Un proyecto de alfabetización para adultos podría incluir una prueba que los alumnos
deban superar a comienzos y a finales del curso para comprobar su avance.
Encuesta
Para obtener resultados que puedan cuantificarse con facilidad,
una encuesta podría detectar ciertos niveles de cambio. Ejemplo: una encuesta para evaluar la incidencia de SIDA en una
comunidad dada, efectuada antes y después de un proyecto
de concienciación sobre dicha enfermedad desarrollado por el
club rotario local.
Estudio de casos
Un estudio de casos registra los efectos de un proyecto en un
número limitado de personas. El establecimiento de un Grupo
de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC), por ejemplo, podría ejercer una profunda influencia en un pequeño
sector de la comunidad. Un estudio de aquellas personas cuya
vida se ha visto afectada podría ofrecer un panorama más claro
sobre el nivel de los cambios que han tenido lugar después de
comenzada la labor del GRFC. Asimismo, podrían efectuarse
entrevistas detalladas a los participantes, a efectos de tener
constancia del aprendizaje registrado a través del proyecto.
Para efectuar una evaluación con el mayor nivel posible de
amplitud y eficacia, se recomienda combinar varios métodos.
Por ejemplo, al constatar la influencia positiva de un fondo
rotatorio de préstamos en una comunidad dada, se podría
indicar que el número de personas con ingresos inferiores a
500 dólares mensuales disminuyó en un 20%, que aumentó la
cantidad de residentes que tienen una cuenta de ahorro, y que
la calidad de vida de dos mujeres ha mejorado (indican que
confían más en ellas mismas y que sus familias disfrutan de
una mejor situación).
Redacción del informe
de evaluación
El informe deberá ser conciso, atractivo, útil y fácil de comprender. Tenga presente las siguientes sugerencias:
• El informe deberá ser breve.
• Realce el impacto del informe recurriendo a la voz activa y
el tiempo presente.
• Incluya los aspectos más importantes al principio y
destaque los puntos clave.
• Incluya citas, anécdotas, gráficas y fotografías.
• Recomiende medidas específicas que pueden
implementarse en otros proyectos e incluya sugerencias
sobre procedimientos distintos a los que usted ha utilizado.
16 Comunidades en acción
Comparta su proyecto con RI
Rotary International acepta historias de proyectos que han
tenido éxito para luego ofrecerlos como proyectos modelo para
inspirar e instruir a los demás clubes rotarios. Contacte al Departamento de Servicio de Rotary en [email protected]
para compartir información sobre su proyecto. Es posible que
utilicemos datos sobre su proyecto en el sitio web de RI u otras
publicaciones rotarias.
LISTA DE VERIFICACIÓN
Consulte esta lista para asegurarse de que su club esté siguiendo las mejores prácticas mencionadas en esta guía. Refiérase a
los números de páginas en paréntesis para revisar pasos específicos.
££ Conteste esta preguntas previa a la evaluación
(páginas 3-4):
££ Prepare un plan de trabajo y un presupuesto (página 8).
• ¿Ha identificado tareas específicas para lograr
las metas y objetivos de su proyecto y preparado
cronogramas para finalizarlo?
• ¿Ha identificado los recursos financieros y materiales
necesarios para realizar estas tareas?
• ¿Qué tipo de información desea obtener sobre su
comunidad?
• ¿Cuenta con un plan para asegurar la transparencia
y la responsabilidad?
• ¿Cómo planea incluir en su evaluación a todos los
sectores de la comunidad?
• ¿Tiene un plan para abordar casos de responsabilidad y protección legal?
• ¿Describa los recursos que utilizará para evaluar las
necesidades de la comunidad?
££ Efectúe una evaluación de las necesidades de una
comunidad (página 4).
• Relate las necesidades y puntos positivos revelados
por su evaluación.
• Describa los proyectos realizados por su club
últimamente.
• Mencione los proyectos que interesan a los
miembros del club.
££ Seleccione un proyecto (páginas 5-6).
• Indique los compromisos de tiempo y financieros
que se espera de su club.
• Indique la duración del proyecto.
• ¿Será sostenible el proyecto?
££ Nombre a un Comité de Proyectos de Servicio
(página 7).
££ Fije las metas y objetivos del proyecto (página 7).
• ¿Son metas compartidas, estimulantes, alcanzables,
mensurables y capaces de lograrse dentro de un
plazo específico?
££ Identifique a los posibles colaboradores (páginas 9-10).
• Indique las organizaciones del exterior que
colaborarán con su club.
• Indique otros grupos rotarios que colaborarán con
su club.
££ Elabore un plan de recaudación de fondos (página 11).
££ Comuníquese con posibles donantes y solicite
subvenciones (páginas 11-12).
££ Designe a un coordinador voluntario y haga que los
voluntarios participen activamente (páginas 13-14).
££ Facilite la comunicación entre las personas involucradas
en el proyecto (página 14).
££ Participe en actividades de relaciones públicas durante y
después de concluido el proyecto (página 14).
££ Efectúe una evaluación (páginas 15-16).
• ¿Las metas y objetivos del proyecto se lograron?
¿Por qué sí o no?
• ¿Qué ha aprendido su club de este proyecto?
Guía para proyectos eficaces 17
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.
www.rotary.org
605A-ES—(112)