encargado /a de área administrativa

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
Departamento de Recursos Humanos
Manual Descriptivo de Clases de Puestos
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ENCARGADO /A DE ÁREA ADMINISTRATIVA
NATURALEZA DEL TRABAJO
Participación en el planeamiento, coordinación, supervisión y ejecución de labores
profesionales, técnicas y administrativas de alguna dificultad en un área administrativa
del Tribunal, en las cuales debe aplicar los principios teóricos y prácticos de una
profesión adquirida en una institución de educación superior.
TAREAS
Participar en el planeamiento, coordinación, supervisión y ejecución de labores
profesionales, técnicas y administrativas en diferentes unidades administrativas de la
institución tales como en: Contaduría, Proveeduría y Recursos Humanos.
Coordinar, asignar, controlar y ejecutar las actividades técnicas y profesionales que
conlleva el trámite de planillas, tesorería, contabilidad y gestión de pagos a
proveedores, entre otras.
Controlar, supervisar y aprobar todo lo relativo a la aplicación de los movimientos
contables de ejecución presupuestaria.
Coordinar, revisar, tramitar y ejecutar la propuesta de pago a proveedores en el
Sistema Integrado de la Gestión Administrativa y Financiera (SIGAF) y de la propuesta
de pagos de salarios en el Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y
Pagos INTEGRA.
Mantener actualizado el registro de pagos a proveedores y llevar el archivo
documental de las operaciones realizadas dentro del ejercicio presupuestario.
Controlar lo relativo a la operación del fondo de caja chica y cajas chicas auxiliares, así
como del ciclo contable y preparar los estados financieros de la institución.
Custodiar, controlar y entregar las garantías de participación y cumplimiento.
Depositar los recursos recibidos en efectivo o cheques y garantizar los adecuados
flujos de dinero en las respectivas cuentas.
Tramitar pagos, mantener y fiscalizar un registro de las inversiones transitorias y
permanentes del Fondo de Socorro Mutuo.
Coordinar, revisar y aprobar los cálculos de jornada extraordinaria, de auxilio de
cesantía, vacaciones y diferencias salariales.
Revisar, aprobar y controlar los aportes patronales entregados a la Asociación
Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones.
Controlar, supervisar y recuperar las sumas pagadas de más por concepto de salarios.
Realizar conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y arqueos a las cajas
chicas auxiliares.
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(ENCARGADO /A DE ÁREA ADMINISTRATIVA - PAGINA 2 )
Controlar, supervisar y aprobar lo relativo a la aplicación de los movimientos de
ejecución presupuestaria.
Proponer, con base en estudios, la ejecución presupuestaria de la partida respectiva,
para suministrar al Área de Contrataciones las cantidades y costos de los artículos que
se deben de adquirir durante el año.
Programar la separación de los fondos de la partida respectiva, como producto de
contratos de servicios continuos o periódicos prorrogables anualmente.
Coordinar la emisión de las solicitudes de pedido que darán sustento económico a
todas las adquisiciones que se encuentren programadas en el plan anual de
adquisiciones.
Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos en el análisis de los documentos de
ejecución presupuestaria.
Velar por la confección de las exoneraciones de los materiales y equipos importados,
así como gestionar los documentos que se deriven de trámites al exterior.
Coordinar y ejecutar las tareas que implican el caduco de pedidos y solicitudes de
pedido en el cierre anual presupuestario.
Constatar los componentes de legalidad de los procesos de contratación
administrativa y visar los pedidos resultantes.
Redactar, revisar y firmar carteles y resoluciones de adjudicación de contrataciones
directas, de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento Interno
y el Manual de Procedimientos de Proveeduría.
Firmar documentos propios de los trámites que le competen sin que estos involucren
una decisión definitiva del departamento.
Atender y preparar el borrador de resolución de los recursos de objeción al cartel y
recursos de revocatoria contra el acto de adjudicación presentados en contrataciones
directas.
Realizar el análisis jurídico de las ofertas presentadas en las contrataciones y preparar
proyectos de informes para recomendar al Tribunal la adjudicación de una licitación.
Tramitar la ejecución de garantías de participación o cumplimiento.
Coordinar, ejecutar y controlar los mecanismos de reclutamiento y selección de
personal basados en el diseño y aplicación de instrumentos que demuestren la
idoneidad de los potenciales candidatos para ocupar una plaza vacante.
Estimular la carrera administrativa de las personas funcionarias de la institución,
mediante la promoción de los candidatos internos idóneos para ocupar puestos vacantes.
Coordinar, asignar, controlar y ejecutar actividades propias de socialización
organizacional, análisis ocupacional, salarios, incentivos y beneficios, jornada
extraordinaria, asistencia del personal, evaluación del desempeño.
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Mantener actualizado el sistema de clasificación de puestos, el índice salarial y los
registros tanto de salario base como de los componentes salariales.
Proponer a la jefatura las políticas, normas, procedimientos, planes y programas que
rigen en materia de adiestramiento, capacitación y formación, así como suministrar la
estimación presupuestaria anual para capacitación y formación.
Programar, coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de proyectos e investigaciones
especializadas concernientes al campo de la capacitación, de acuerdo con los
requerimientos de la institución.
Diseñar estrategias de aprendizaje para la capacitación y desarrollo de las personas
funcionarias de la institución y elaborar diseños curriculares de estas actividades.
Coordinar, asignar, controlar y ejecutar actividades propias de psicología y salud
ocupacional.
Coordinar con los profesionales en Salud Ocupacional y Psicología las acciones
relacionadas con el bienestar físico, mental, social y ambiental de las personas
funcionarias y emitir las recomendaciones correspondientes.
Evaluar a los participantes en los concursos internos y externos, mediante la
aplicación de pruebas psicométricas, entrevistas individuales, grupales y otras
metodologías requeridas.
Atender a nivel de consulta psicológica a las personas funcionarias de la institución.
Coordinar el diseño y ejecución de investigaciones, proyectos, estudios, análisis y otras
actividades propias del área.
Mantener controles sobre los diferentes trabajos bajo su responsabilidad y velar porque
éstos se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.
Instruir al personal en asuntos técnicos relacionados con los procedimientos a aplicar.
Proponer políticas, procedimientos o proyectos relacionados con el área.
Atender y resolver consultas personal y telefónicamente que le presentan personas
usuarias internas o externas relacionadas con la actividad del puesto.
Asistir a reuniones con jefaturas y personal colaborador con el fin de coordinar
actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver
problemas que se presenten en la ejecución de las labores y proponer cambios,
ajustes y soluciones diversas.
Conocer y colaborar en los procesos relacionados con el plan estratégico institucional.
Elaborar informes de las labores realizadas según lo establezca la jefatura respectiva.
Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
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Ejecutar otras tareas propias del puesto.
CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES
SUPERVISIÓN RECIBIDA: Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones,
normas y procedimientos establecidos en cuanto a métodos, sistemas y estándares de
trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los reportes o
informes que presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados y la calidad de
los resultados obtenidos.
SUPERVISIÓN EJERCIDA: Le corresponde coordinar, asignar y supervisar labores a
personas funcionarias profesionales, técnicos y administrativos asignados al área
respectiva, por lo que es responsable por el eficaz y eficiente cumplimiento de las
actividades asignadas.
RESPONSABILIDAD: La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta
clase de puesto, la aplicación de los principios y técnicas de una profesión determinada,
para planear, coordinar, asignar y supervisar actividades propias del área
correspondiente a una unidad administrativa.
La actividad origina relaciones constantes con jefaturas, personal de la institución y
público en general, las cuales deben ser atendidas con cortesía y discreción.
Es responsable por el adecuado manejo de los accesos a los sistemas informáticos que
le permiten la ejecución de pagos y compromisos con cargo a fondos públicos así como
por el adecuado empleo de los materiales, útiles y equipo que utiliza en su trabajo.
CONDICIONES DE TRABAJO: Debe recibir la inducción y la capacitación necesaria
para el desempeño adecuado del puesto. Le puede corresponder fungir como órgano
fiscalizador de la adquisición de bienes o servicios, cuando la administración le designe.
Trasladarse a diferentes lugares dentro del país. Trabajar después de la jornada laboral,
cuando las circunstancias lo exijan.
CONSECUENCIA DEL ERROR: Los errores cometidos pueden afectar la toma de
decisiones por parte de los superiores, comprometer los recursos públicos, causar pagos
indebidos, pérdidas económicas, materiales o atrasos de alguna consideración en la
entrega de un producto o servicio. Distorsiones en la imagen de la institución,
disminución en la eficiencia de los procesos de trabajo, los cuales pueden ser advertidos
y corregidos en el curso normal del trabajo.
CARACTERÍSTICAS ESPECIALES: Actitud para observar discreción con respecto a
los asuntos que se le encomienden, disposición positiva de servicio, buen trato para
relacionarse con la jefatura, personal de la institución y público en general,
perseverante ante los problemas y tareas asignadas, ecuanimidad ante cualquier
situación, proactivo la mayor parte del tiempo laboral, crear ideas nuevas y ponerlas
en práctica. Excelente presentación personal, acorde con la naturaleza de las
funciones que realiza.
Habilidad para mantenerse atento y concentrado, trabajo en equipo, manejo de la
información y la documentación, dar aportes positivos al desarrollo de las labores,
estructurar y planear su trabajo, tomar decisiones, comprender y resolver problemas
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técnicos, facilidad para expresar las ideas de manera escrita y oral, así como
comprender las ideas expuestas, controlar y dirigir el trabajo de otros. Capacidad para
resolver individualmente las situaciones imprevistas relacionadas con las tareas que
se le asignen, incorporarse rápidamente a actividades originadas por nuevas
exigencias, influenciar positivamente sobre las acciones de otras personas.
Conocimiento de la ejecución del Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y
Pagos INTEGRA y el Sistema Integrado de la Gestión Administrativa y Financiera
(SIGAF), del marco filosófico institucional (misión, visión y valores), de la normativa
aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto y de las labores
que ejecuta. Conocimiento y disponibilidad para participar en los procesos electorales.
REQUISITOS
Licenciatura en Administración, Administración con énfasis en Recursos Humanos,
Contaduría, Psicología, Salud Ocupacional o Derecho.
Tres años de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto.
Incorporación al colegio profesional respectivo.
CAPACITACIÓN
Preferible poseer capacitación en:
Formulación de presupuestos.
Gestión de Compra y Administración de Inventarios.
Normativa aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto.
Paquetes computacionales.
Relaciones humanas.
Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos INTEGRA.
Sistema Integrado de la Gestión Administrativa y Financiera (SIGAF).
Tendencias contables, administrativas y de mercado bursátil.
Descripción de puesto aprobada por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión N° 101-2013
del 05 de noviembre de 2013, oficio N° STSE-2466-2013.