1 objetivo - SEDCORDOBACOBERTURA

PROCEDIMIENTO
VERSION: 02
CONSOLIDACIÓN DE LA PROYECCIÓN
DE CUPOS
FECHA: 23-07-2012
PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN
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1 OBJETIVO
Consolidar y validar la información correspondiente al cálculo de la proyección de cupos
reportada por los Establecimientos Educativos a través de las diferentes instancias para
analizar la información y buscar estrategias para garantizar la continuidad de los alumnos.
2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la proyección e identificación de estrategias de ampliación de
oferta y requerimientos básicos y finaliza con el archivo de la documentación generada en
cada una de las actividades que dan cumplimiento al presente procedimiento.
3 DEFINICIONES
3.1. SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula.
3.2. SED: Secretaría de Educación Departamental.
3.3. MEN: Ministerio de Educación Nacional.
3.4 EE: Establecimientos Educativos.
4 CONTENIDO
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE CONSOLIDACIÓN DE LA
PROYECCIÓN DE CUPOS:
4.1 PROYECCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS DE AMPLIACIÓN DE
OFERTA Y REQUERIMIENTOS BÁSICOS
Como resultado de la ejecución del procedimientote Proyectar e identificar estrategias
de ampliación de oferta y requerimientos básicos, el Rector o funcionario responsable
de cada institución educativa garantiza que la información de las institución, con lo
Elaborado Por:
Revisado Por:
Aprobado Por:
Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Técnico Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
Cargo: Secretaria de Educación
Departamental
Firma:
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relacionado a la proyección de oferta este acorde con los requerimientos de cada
institución en el aplicativo SIMAT.
4.2 SUMINISTRO DE CLAVE DE ACCESO
El funcionario responsable de esta actividad, de la Oficina de Cobertura de la SED,
le asigna una clave de acceso al aplicativo SIMAT, a cada funcionario de unidades
desconcentradas (directores de núcleos), para consultar la información suministrada
por cada institución educativa que les pertenece
(seguimiento), vía correo
electrónico, telefónicamente y/o personalmente al funcionario asignado por el EE
respectivo.
4.3 VERIFICA CONSOLIDACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS
El funcionario de unidades desconcentradas de la SED, encargado de la
consolidación de la proyección de cupos, como medida de control debe verificar que
se encuentren recopilados los reportes de proyección de cupos de todos los
Establecimientos Educativos de la zona o Municipal, acorde con la información
reportada en el aplicativo SIMAT.
4.4 ENVÍA
OFICIO
SOLICITANDO
INFORMACIÓN
DE
PROYECCIÓN
AL
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO RESPECTIVO
El funcionario de unidades desconcentradas de la SED, encargado de la
consolidación de la proyección de cupos en la unidad desconcentrada, en los casos
en los cuales identifique Establecimientos Educativos que no han reportado la
información en el aplicativo SIMAT, debe enviar oficio solicitando la información
dirigida al Rector solicitando el cargue de la información oportuna de la proyección
de cupos en el aplicativo.
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4.5 VERIFICACIÓN DE INCONSISTENCIAS
Cuando están consolidadas todas las instancias, el funcionario de unidades
desconcentradas de la SED, se encarga de la revisión de los reportes de la proyección
de cupos en la unidad desconcentrada, verifica si la información reportada
corresponde con la realidad y su contenido es consistente. Y posteriormente toman las
acciones pertinentes del caso (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT).
4.6 DEFINE MUESTRA, PROGRAMA Y PREPARA VISITAS DE AUDITORÍA
El funcionario de unidades desconcentradas de la SE, responsable de la revisión de
los reportes de proyección de cupos en la unidad desconcentrada, en los casos en los
cuales detecte inconsistencias críticas en la información, debe identificar los
Establecimientos Educativos que la reportaron, para así programar visitas de
verificación en terreno de esta con previo aviso a cada EE, vía correo electrónico o
telefónicamente. (Listado de los EE que reportaron inconsistencias y fechas de
visitas).
4.7 GENERA REPORTES DE PROYECCIÓN
Los funcionarios designados de la oficina de cobertura de la Secretaría de Educación,
deben generar reportes de proyección de cupos para analizar el estado de la oferta
educativa a partir del número de cupos excedente y faltante en las siguientes
instancias: Departamental, Establecimiento Educativo, Sede, Jornada, Modelo y
Grado, o según los criterios disponibles para ello en el sistema de información
disponible, tal como lo establece el reporte de resultado que genera el aplicativo
SIMAT (Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT).
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4.8 VALIDAR INFORMACIÓN DE PROYECCIÓN DE CUPOS
El funcionario de estrategias de acceso de la SED, debe revisar los reportes de
proyección de cupos y validar la información registrada por los Establecimientos
Educativos según la siguiente confrontación.
Validar:

Número total de grupos contra los grupos que debe tener la jornada.

Parámetros de conformación de grupos.

Cantidad de alumnos por grupo y por zona rural ó urbana.

Confrontar con la información reportada en la normatividad vigente.
(Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT).
4.9 VERIFICA INCOSISTENCIAS
El funcionario de cobertura de la Secretaría de Educación, de acuerdo con el análisis
y validación que realiza sobre la información reportada de proyección de cupos
verifica la veracidad y calidad de esta, y toman las acciones respectivas del caso
(Reporte de matrícula-aplicativo SIMAT).
4.10 ANALIZAR FUENTES DE CUPOS Y RECURSOS ADICIONALES PARA
CONTINUIDAD
El funcionario de cobertura de la SED, debe analizar las estrategias metodológicas,
ajustes por parámetros y recursos adicionales requeridos en los reportes de
proyección de cupos, para la organización de la oferta educativa por los Rectores,
funcionarios designados de la SED o funcionario responsable departamental para
garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados de su jurisdicción.
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De esta manera es necesario determinar si las posibles fuentes de cupos
implementadas por las instancias competentes cumplen con los criterios de cobertura,
calidad y eficiencia de la prestación del servicio educativo. El análisis de las fuentes de
cupos y recursos adicionales para continuidad permite identificar la necesidad de
implantar o definir estrategias de continuidad tales como traslados a modelos de
educación no formal, la realización de acuerdos y convenios de continuidad con el
sector público o privado y la contratación del servicio educativo entre otros.
Para analizar las posibles fuentes de cupos para garantizar la continuidad, es
necesario revisar el registro realizado por los Rectores en los módulos respectivos en
el aplicativo SIMAT (reporte de matrícula).
4.11 PROGRAMA Y REALIZA VISITAS A UNA MUESTRA DE LOS EE DE SU
JURISDICCIÓN PARA VERIFICAR SOCILITUD DE RECURSOS
El funcionario de cobertura de la SED, debe programar las visitas a los
Establecimientos Educativos para corroborar pertinencia de la solicitud de recursos
(Plan de visita y actas de visitas).
4.12 REVISA Y APRUEBA LA OFERTA
Los Funcionarios de la Oficina de Cobertura de la SED, después de conocer el
concepto del análisis de la oferta educativa del funcionario responsable de cobertura
asignado para esta actividad y la solicitud de la implantación de estrategias de
permanencia que demandan los Establecimientos Educativos, legaliza la aprobación
de la oferta educativa de su jurisdicción según lo demandado por cada institución, en
los términos de la resolución 5360. Si la Secretaría de Educación tiene prevista la
ampliación de infraestructura para generar nuevos cupos o sustitución de éstos, debe
incluirlos en la Oferta (reporte de matrícula).
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4.13 INFORMACION DISPONIBLE PARA EL MEN
El funcionario de cobertura de la Secretaría de Educación, luego de consolidar los
reportes de proyección de cupos y verificar el concepto de aprobación de la oferta
educativa de la jurisdiccional, debe consolidar los reportes de proyección de cupos
revisados, validados y aprobados para que el
Ministerio de Educación Nacional
verifique y analice según sus requerimientos la información de la SED, por medio del
aplicativo SIMAT (reporte de matrícula).
4.14 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA.
El funcionario responsable para esta actividad, de la Oficina de Cobertura de la SED,
debe realizar las labores de verificación correspondientes a garantizar que todos los
documentos y registros generados durante la ejecución del presente procedimiento
(Consolidación de la proyección de cupos), se encuentren en los lugares de archivo
correspondientes.
5.
Registros
Nombre
Correos
electrónicos
Oficio solicitando
información
Reporte de
matrícula
Lugar de
Almacenamiento
Computador
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura de la
SED
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Computador
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura de la
SED
Protección
Responsable
Acceso
Backup
Profesional
Universitario
General
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Backup
Profesional
Universitario
General
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Correos
enviados
Permanente
Permanente
Carpeta
Oficios externos
enviados
Un año
Archivo
General de
la SED
Un año
Archivo
confidencial
del MENAplicativo
SIMAT
Recuperación
Módulo del
aplicativo
SIMAT
Nombre
Listado de los EE
que reportaron
inconsistencias y
fechas de visitas
Plan de visita
Actas de visitas
Resolución 5360
de 2006
6.
Lugar de
Almacenamiento
Computador
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura de la
SED
Computador
funcionario
responsable de la
Oficina de
Cobertura de la
SED
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
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Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Nombre del
registro
Permanente
Permanente
General
Nombre del
registro
Permanente
Permanente
General
Carpeta
Actas
Un año
Archivo
General de
la SED
Carpeta
Resoluciones
Hasta una
nueva
actualización
de la
resolución
Archivo
General de
la SED
Protección
Responsable
Acceso
Recuperación
Backup
Profesional
Universitario
General
Backup
Profesional
Universitario
Carpetas
Profesional
Universitario
Archivador
Oficina de
Cobertura-SED
Carpetas
Profesional
Universitario
General
Control de Cambios
Versión
02
Descripción de Cambio
Se modifica la versión para adoptar la nueva imagen
corporativa de la Gobernación de acuerdo a la resolución
00120 de 27 de abril de 2012 del despacho del
Gobernador.
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