AFT MANUAL APROBADO DFC

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS
SUBSISTEMA DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
ECONOMIA
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MANUAL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
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CONTENIDO
INTRODUCCION.
CAPITULO 1 - CONTROL INTERNO.
1. Definición de Control Interno
2. Características generales.
3. Ambiente de Control Interno.
4. Integridad y valores éticos.
5. Atmósfera de confianza mutua.
6. Organigrama.
7. Asignación de autoridad y responsabilidad.
8. Evaluación de riesgos.
9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de Salud.
10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Activos Fijos
Tangibles
CAPITULO 2 – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Activo Fijo Tangible.
Entidad Básica o Funcional.
Valoración.
Depreciación
Valor Residual.
Revalorización.
Submayor.
Área de Responsabilidad.
Automatización del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
CAPITULO 3 – NORMAS DE ORGANIZACIÓN.
1. Identificación, registro y ubicación de los Activos Fijos Tangibles
2. Control contable de los Activos Fijos Tangibles.
3. Organización y Archivo de la documentación.
CAPITULO 4 – PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.
1.
2.
3.
4.
5.
De los movimientos de los Activos Fijos Tangibles.
Movimientos de Altas.
Movimientos de Bajas.
Movimientos de Traslados Internos.
Cálculo y registro de la depreciación.
CAPITULO 5 – REVISION Y SUPERVISION.
1. Comprobaciones Parciales.
2. Comprobaciones Totales.
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3. Comprobaciones Sorpresivas.
4. Cuestionario de Supervisión.
CAPITULO 6 – MODELOS Y ANEXOS.
§
§
§
§
§
§
Modelos del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
“Acta de Responsabilidad Material”
Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e Inventarios en Uso.
“Declaración Jurada”
“Certificación”
ANEXO II. Hoja de trabajo para las Entidades que tienen implantado el
control de los Costos de los Activos Fijos Tangibles en forma manual y no
tienen aplicado el Subsistema de Costos.
§ ANEXO III. Hoja de Trabajo para correlacionar los Centros de Costos
con las Áreas con las Áreas de Responsabilidad para aquellas Entidades
que tengan implantado el Subsistema de Costo por Áreas de
Responsabilidad.
§ ANEXO IV. Hoja de trabajo para calcular la depreciación mensual de los
grupos 1- “Edificios” y 2 - “Otras construcciones” en las Entidades que
tienen aplicado el Subsistema de Costo por Áreas de Responsabilidad.
§ ANEXO V. Hoja de trabajo para las Entidades que aplican el sistema
tradicional en forma manual y tienen implantado el Subsistema de Costo
por Áreas de Responsabilidad.
§ ANEXO IX. Clasificador Nacional de (Medios Básicos) – CNMB Activos Fijos Tangibles.
CAPITULO 7 - REFERENCIAS METODOLOGICAS.
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INTRODUCCION.
Dando continuidad al proceso de implementación de los documentos normativos para la
elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos y teniendo
como fundamento metodológico los componentes y normas del Control Interno, se pone
en vigor este documento que se denomina: “Manual de Normas y Procedimientos del
Subsistema de Activos Fijos Tangibles (AFT)” (1)
En su confección se ha tenido en cuenta las regulaciones vigentes de los organismos
rectores de la economía, así como las complementarias dictadas por el Ministerio de
Salud Pública para el Sistema Nacional Salud.
En el Manual se describen los aspectos relacionados con la normación, registro y
control de los hechos económico-financieros, la
asignación de autoridad y
responsabilidad, así como las acciones de supervisión y comprobación internas a
nivel de cada Entidad. Su contenido es el resultado de una revisión minuciosa realizada
por un grupo de experimentados especialistas de los diversos niveles del Sistema
Nacional de Salud, como respuesta a la necesidad de garantizar la integridad física y
disponibilidad permanente de los recursos materiales y financieros asignados al
Organismo, considerando el importante esfuerzo económico que hace el País para dotar
a las Entidades del Sector de estos valiosos y decisivos recursos y de esta forma
contribuir a garantizar la prestación de los servicios médicos a la población.
El Manual coadyuva a la consolidación del principio que el Control Interno sobre los
recursos es en primera instancia responsabilidad del que labora con ellos y los custodia,
pero en el cumplimiento de las regulaciones establecidas para su preservación,
participan todos los trabajadores de la Entidad independientemente de la categoría
ocupacional que desempeñen. El trabajador debe cumplir las funciones que le han sido
asignadas, con la supervisión y control del jefe del área organizativa donde se encuentra
ubicado, pero debe estar acompañado de las acciones de registro y revisión que
corresponde ejercer al Área de Contabilidad.
El conocimiento y aplicación de las normas incluidas en su contenido son
indispensables para el adecuado control en las Entidades, dada la vulnerabilidad y
riesgo que pudiera derivarse de la dispersión y tenencia de estos medios por
trabajadores, técnicos y funcionarios, y la condición de accesibilidad, característica
propia de toda instalación del sector.
La estructura del Manual de Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de Activos
Fijos Tangibles cumple la función de brindar información especializada de manera
organizada y ágil con el objetivo de facilitar el trabajo del Área Contable en las
Entidades del Sistema Nacional de Salud.
El Capítulo “Control Interno” recoge el marco conceptual, enunciando las
características generales, ambiente en que se desarrolla el trabajo, las asignaciones y
responsabilidades que se deben asumir para sustentar la labor económica y financiera
de las Entidades.
Las “Consideraciones Preliminares” es una sección que contiene las definiciones
fundamentales del Subsistema y sitúa a los consultantes del Manual en condiciones de
comprender el contenido de otros apartados.
“Normas de Organización” es el bloque informativo que viabiliza el conocimiento sobre
la identificación, registro y ubicación de los Activos Fijos Tangible, el ordenamiento de
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su registro físico y contable, así como las bases organizativas de los archivos y
conservación de los documentos.
El Capítulo de “Procedimientos de Control” recoge los movimientos de los Activos
Fijos Tangibles y las diferentes causales que ocurren, tanto en las Altas, las Bajas como
en los Traslados Internos, así como el cálculo y registro de la depreciación de los
Activos.
La “Contabilización” del Subsistema recoge las cuentas y subcuentas involucradas en
los registros de control de las operaciones de todos los factores que participan en los
procesos operativos de los Activos Fijos Tangibles.
Para garantizar la revisión sistemática y las supervisiones en las Áreas de
Responsabilidad y demás factores vinculados al Subsistema, el bloque “Revisión y
Supervisión” brinda las indicaciones que conducen al logro de este objetivo.
El Capítulo “Modelos y Anexos” brinda información para acceder al formato e
instructivo de los modelos específicos del Subsistema, al propio tiempo que da a
conocer otros formatos necesarios para realizar las actividades de registro y control
diseñadas y recogidas en el Manual.
En las “Referencias Metodológicas” se registran las citas de los documentos oficiales
que sustentan el contenido del Manual. Se brinda el tipo de documento, la institución
que lo emitió, la fecha de su promulgación, el asunto de que trata y la ubicación donde
el usuario puede encontrarlo.
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CAPITULO 1 - CONTROL INTERNO.
El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el
trabajo de las Entidades. En su sentido amplio se debe identificar con la participación de
todos los trabajadores
Por la importancia del tema y su simbiosis con el contenido del Manual es
imprescindible la inclusión de los aspectos que a continuación se describen: (1)
1. Definición de Control Interno.
Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el resto del
personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes:
•
•
•
•
Confiabilidad de la información.
Eficiencia y eficacia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.
Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.
2. Características generales.
a) Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.
b) Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata
solamente de Manuales de organización y procedimientos.
c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable
por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de
autoridad establecidos en su cumplimiento, participan todos los trabajadores de
la Entidad independiente de la categoría ocupacional que tengan.
d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u
operaciones de la Entidad.
e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el
logro de los objetivos fijados.
f) Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la
autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.
g) El Control Interno en Entidades pequeñas, establecimientos y Entidades de base,
debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen poca
información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, se
responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.
3. Ambiente de Control Interno.
El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las
acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia
del Control Interno y su incidencia sobre las actividades de la Entidad y los resultados,
por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se
consideren necesarias para su implantación y desarrollo exitoso.
4. Integridad y valores éticos.
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Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de Control
Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan.
Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del
mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales.
El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la cultura
del organismo, lo que determina, en gran medida cómo se hacen las cosas, qué normas y
reglas se observan y si éstas se tergiversan o se eluden. La dirección de la Entidad, en la
creación de una cultura apropiada a estos fines, desempeña un papel principal, ya que
con su ejemplo contribuirá a desarrollar o destruir diariamente este requisito de Control
Interno.
5. Atmósfera de confianza mutua.
Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de
información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de
la Entidad.
La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la Entidad. Un alto
nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea
de conocimiento por más de una persona. El compartir tal información fortalece el
control, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única
persona.
6. Organigrama.
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal
de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en
cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.
Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de
organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los
objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por
ejemplo, del tamaño de la Entidad. Estructuras altamente formales que se ajustan a las
necesidades de una Entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una Entidad
pequeña.
7. Asignación de autoridad y responsabilidad.
El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una Entidad
conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa
para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los límites de
competencia.
Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera
que las decisiones queden en manos de quienes estén más cerca de la operación. Una
cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto
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cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los
objetivos.
8. Evaluación de riesgos.
El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de la Entidad. A través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
Entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando
los riesgos tanto de la Entidad (internos y externos) como de la actividad.
9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de Salud.
Teniendo como base fundamental que el Minsap desarrolla sus servicios en un esquema
presupuestado su propósito esencial se sustenta en la optimización del gasto de recursos
mediante el perfeccionamiento de la administración.
La buena administración, la eficiencia y la calidad del servicio son la expresión del
comportamiento de cada una de las áreas de trabajo, siendo suficiente que un Área
trabaje deficientemente para que no se logre el objetivo propuesto.
Las técnicas de avanzada de administración enuncian que implementar los componentes
y sus normas en cada área de trabajo presupone “perfeccionar el proceso de
administración” en todas sus funciones y en particular las de organización y control.
Con este enfoque la Máxima autoridad de una Entidad y su Consejo de Dirección deben
desarrollar las tareas de implementación para lograr que cada Área de Responsabilidad
y / o área de trabajo de forma colectiva logre el ambiente de control.
Una Entidad tendrá implementado el Control Interno cuando cada uno de sus dirigentes,
funcionarios y jefes lo hayan instrumentado en sus Áreas de Responsabilidad y
desarrollen el trabajo de dirección utilizando las posibilidades que brinda el método:
“No solo que lo implemente es más importante que lo utilice”.
Una Entidad tiene Control Interno cuando todas sus áreas de trabajo lo tengan. Un área
de trabajo tiene Control Interno cuando se haya implementado, tenga evidencia y
utilice:
a)
b)
c)
d)
La Estructura Organizativa del proceso de trabajo y de dirección.
Definido el método y estilo de dirección.
Ajustado el contenido de cada puesto de trabajo.
Determinado los principales riesgos y las medidas de control por puesto de
trabajo y del Área.
e) Controlada la información a recibir y enviar y los medios para cumplirlo
(canales de comunicación).
f) Conocimiento de las normas jurídicas y económicas inherentes al área:
Convenio colectivo de trabajo. Reglamento disciplinario interno. Reglamento de
la Entidad, presupuesto, costo y otros.
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g) Evidencias.
h) Estos instrumentos de administración deben permanecer al alcance de los
colectivos de trabajo por escrito y en una carpeta o Manual.
10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Activos Fijos
Tangibles.
a) Cada responsable de área tiene que firmar un Acta de Responsabilidad Material
de los Activos Fijos Tangibles bajo su custodia (2).
b) El Área Contable debe contar con la información indispensable de estos medios,
para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo
de la cuenta de control periódicamente.
c) Los modelos de Control por Áreas de los Activos Fijos Tangibles deben
encontrarse actualizados en éstas y en el Área Contable.
d) Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia, los modelos de movimientos
de los Activos por Altas, Bajas y Traslados Internos con sus diferentes causales.
e) Es preciso elaborar el Plan de Chequeo de los Activos Fijos Tangibles e
Inventarios en Uso y cumplirlo conjuntamente con las comprobaciones
sorpresivas. En caso de detectarse faltantes o sobrantes elaborar los expedientes
correspondientes, contabilizarlos correctamente y aplicar en el caso de faltantes,
la responsabilidad material, de acuerdo con lo establecido para estos casos. (2) (5).
f) Los valores de los Activos Fijos Tangibles se deprecian periódicamente, de
acuerdo con las regulaciones vigentes en base a las tasas establecidas para su
reposición (9).
g) Cuando proceda, dicha depreciación debe aportarse al Presupuesto del Estado
correctamente y en el plazo fijado.
h) Cuando se sustituya al responsable de un Área de Responsabilidad debe
efectuarse el chequeo de todos los Activos Fijos Tangibles bajo su custodia, a
fin de fijar la responsabilidad material correctamente, de acuerdo a lo regulado
(4)
.
i) Todas las Bajas y Traslados Internos de los Activos Fijos Tangibles deben ser
aprobadas por funcionarios autorizados.
CAPITULO 2 – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.
1. Activo Fijo Tangible.
Comprende los medios inmuebles, equipos médicos y estomatológicos, para la
docencia, de transporte, climatización, computación, así como otros equipos y
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maquinarias, muebles y útiles de oficina adquiridos, recibidos en donación o
elaborados por la Entidad, que tienen una vida útil por un tiempo prolongado,
generalmente superior a un año (15) y que son utilizados en la actividad que desarrolla la
Entidad, conservando su forma física original. Estos medios transfieren gradualmente su
valor al producto o servicio que prestan por lo que son objeto de depreciación en
períodos uniformes de tiempo, de acuerdo con las características de los mismos.
En aquellos casos en que la duración de un medio y sus características no sean
suficientes para definir su clasificación como Activo Fijo Tangible se aplicará, como
criterio adicional, que su valor exceda de cien pesos.
También son Activos Fijos Tangibles aquellos medios que sean específicamente
clasificados a partir de regulaciones que se dicten por el Ministerio de Salud Pública
para las Entidades del Sistema Nacional de Salud.
No se consideran Activos Fijos Tangibles los siguientes:
a) Objetos cuyo tiempo de vida útil sea menor de un año, independientemente de
su valor.
b) Los que sus características o duración no se encuentren definidas y cuyo valor
no exceda los cien pesos.
c) Máquinas y equipos por instalar que se mantengan registrados como inversiones
en proceso.
d) Equipos y máquinas cuyo proceso de montaje termine y no hayan sido
entregados a la Entidad por la empresa vendedora.
e) Motores eléctricos y de combustión interna que sean objeto de recambio.
f) Partes y agregados que son objeto de recambio.
g) Objetos decorativos como: cuadros, cerámicas, trofeos u obras de arte en general
no museables.
h) Artículos deportivos excepto los que el INDER determine deban registrarse
como tales.
Relación de medios que no constituyen Activos Fijos Tangibles sino Inventarios en
Uso por lo que deben ser objeto de control físico y en valor o solamente físico
según el caso.
Inventarios en Uso
No.
DESCRIPCION
Físico y
Físico
valor
solamente
1
Banquitos de madera (rústicos)
X
2
Cajones o gaveteros de madera o metal
X
(tarjeteros independientes)
3
Carretillas
X
4
Ceniceros de pie (grandes)
X
5
Cestos para papeles
X
6
Cestos para desechos con pedal y tapa
X
7
Cortinas tropicales (de listones de madera tejidos)
x
8
Cortinas venecianas
x
9
Escabeles (banquito para subir a la cama)
x
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Escaleras de madera o metal
Escalones de madera con varios peldaños
Espejos de baño
Extintores
Infantómetro (para medir la talla en niños)
Jardineras (porta macetas de plantas ornamentales)
Lamparitas tipo aplique (lámpara de pared)
Muebles de cabecera de camas (empotrados en
paredes-hospitales)
Murales
Negatoscopios sencillos
Objetos decorativos
Objetos deportivos
Objetos simuladores humanos (medios de
enseñanza)
Palet de madera (medios de Almacén)
Parabanes
Pizarras (medios de enseñanza)
Pizarras informativas
Porta cubos
Porta irrigador
Porta sueros
Reloj (timer laboratorio)
Reloj despertador
Tarjeteros de personal
Vitrinas para llaveros centrales
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x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
2. Unidad Básica o Funcional.
Está constituida por un grupo de Activos Fijos Tangibles, unidos por lo general
estructuralmente, que desempeñan una función física u operativa, común,
independiente y duradera. Estas Unidades Básicas o Funcionales deberán respetar las
premisas siguientes:
a) Que se le asigne la definición de Activo Fijo Tangible que corresponda a la
agrupación que integren, para determinar la tasa de depreciación para
reposición que le corresponda, decisión que tomará la Entidad aprobada por su
órgano u organismo superior.
b) Que se aplique para su depreciación, la tasa para su reposición más
representativa (cuando los medios integrantes tengan tasas diferentes) sobre el
valor total de la Entidad Básica o Funcional.
c) Que la Unidad Básica o Funcional tenga un solo Número de Inventario,
decidiendo la Entidad el lugar donde se colocará el mismo.
d) Que en el Submayor de la Unidad Básica o Funcional se relacione cada medio
que la integre con sus valores individuales, siendo el valor de la Unidad Básica
Funcional la sumatoria de los mismos.
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Es importante tener presente en la definición de los Activos Fijos Tangibles los
conceptos siguientes:
•
Aditamento o implemento: Está constituido por uno o más objetos anexos que
técnicamente, desarrollan cierta función imprescindible para el funcionamiento
de la “unidad principal” considerada. Sin tales objetos dicha unidad no cumple
la función para la cual fue diseñada o sencillamente sin sus aditamentos no
funciona.
•
Accesorios: Están constituidos por uno o más objetos con los que se realiza un
conjunto de funciones necesarias a la “unidad principal” pero que técnicamente
no determinan su funcionamiento. Se unen a la “unidad principal” y en muchos
casos son necesarios para completar la realización de la función de la misma,
pero no con carácter de imprescindibles. Generalmente con estos accesorios se
realizan operaciones específicas.
Ej.: Microcomputadora.
Componentes
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Procesador Central
Teclado
Pantalla protectora
Mouse o ratón
Cables conectores
Modem interno
Quemador interno
Monitor
Impresora
Modem externo
Quemador externo
Estabilizador de voltaje
Fuente de alimentación
Scanner
Fax
No. Inventario
570734
570735
570736
570737
570738
570739
570740
570741
570742
3. Valoración.
Los Activos Fijos Tangibles se valoran al precio de adquisición (incluyendo aranceles,
gastos de transportación y otros) o a su costo real de elaboración o de producción o, en
su caso, por valor estimado cuando se reciban medios de uso.
Los medios recibidos en donación sin que exista un valor de origen, deben ser también
contabilizados a un valor estimado que represente el desembolso que hubiera sido
necesario efectuar para adquirirlos en el mercado según las condiciones en que se
reciben.
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El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los medios, representado por
el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para
colocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, derechos, gastos de
importación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta.
El costo real de elaboración o producción incluye los costos directos e indirectos, tales
como materiales, mano de obra y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el
período de producción, cuando ésta se realiza con medios propios de la Entidad.
Los Activos recibidos sin costo alguno o a un costo que no esté en correspondencia con
sus condiciones técnicas y de uso, se valoran al precio vigente de adquisición y de no
existir éste se realiza por avalúo efectuado por un especialista.
El valor de los Activos Fijos Tangibles se actualiza contablemente a través del
mecanismo de la depreciación, incluyéndose el importe en los gastos del ejercicio
económico.
Los medios adquiridos en moneda extranjera se registran en la moneda nacional
aplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición.
Los gastos de las reparaciones capitales que se realicen a los Activos Fijos Tangibles
no aumentarán el valor inicial de los mismos. En todos los casos en los submayores u
otro documento de control, deberá dejarse constancia de las modificaciones efectuadas
(16)
.
4. Revalorización.
Se atribuye al exceso de valor que representa un Activo después de extinguida su vida
estimada y se aplica cuando el importe de la base de cálculo o precio coincida con la
depreciación acumulada, estando el medio apto para seguir funcionando. Solo se puede
aplicar este concepto cuando los organismos rectores establezcan las orientaciones
correspondientes.
No obstante, cuando se hayan dictado disposiciones expresas de revalorización para el
aumento del valor de adquisición de Activos Fijos Tangibles y éstos sean dados de baja
antes de estar totalmente depreciados, el valor pendiente de depreciar se ajustará contra
la Inversión Estatal.
5. Valor Residual.
Representa la porción del valor de un medio en un momento dado, deduciendo de su
precio o valor original los importes acumulados por depreciación, computados de
acuerdo a la tasa que le corresponda.
6. Depreciación.
Pérdida en valor de uso o utilidad ocasionado por el empleo, desgaste u obsolescencia
técnica. Se expresa en porcientos que se calculan sobre el valor inicial al que están
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registrados contablemente. Es aplicable a partir de la puesta en uso del Activos Fijos
Tangibles, con excepción de aquellos que expresamente se exceptúen. Ej.: las obras de
arte o museables.
Los Activos Fijos Tangibles que continúen en explotación por tener valor de uso
después de transcurrido su período de vida útil, y por lo tanto, se encuentren totalmente
depreciados contablemente, no se continuarán incluyendo en el cálculo de la
depreciación, manteniéndose sin movimiento en libros, tanto su valor inicial como su
depreciación acumulada.
7. Submayor.
Tarjeta u hoja de trabajo que se habilita por cada Activo Fijo Tangible donde se
registran todos los datos que lo identifican. La suma de los valores de todos los
Submayores de una Entidad debe ser igual al importe que refleje la cuenta control de
contabilidad donde se registra el total del valor de sus Activos Fijos Tangibles.
Asimismo cuando los submayores se agrupen por Área de Responsabilidad, la suma
total de los mismos será igual al valor de los Activos Fijos Tangibles que obran y
aparecen registrados en las Actas correspondientes.
8. Área de Responsabilidad.
El Área de Responsabilidad es el ámbito de trabajo o custodia asignado a un jefe o
responsable para el control de los Activos Fijos Tangibles, pudiendo subdividirse en
áreas más pequeñas siempre que sean asignadas a otra persona como custodio de los
activos ubicados en las mismas.
Las Áreas de Responsabilidad no tienen que coincidir en todos los casos con los
Centros de Costo establecidos por las Entidades que tengan implantado el Subsistema
de Costos.
Se habilitarán como áreas comunes los locales, zonas, pasillos y otras áreas donde se
encuentren ubicados Activos Fijos Tangibles que no pertenecen a alguna Área de
Responsabilidad en particular por ser de uso común. En estos casos, el control debe ser
asumido preferentemente por los responsables de las áreas colindantes que utilizan
esos locales o los encargados de su atención.
En cada Entidad, la Administración conjuntamente con la Organización Sindical, realiza
un estudio para determinar las distintas áreas de responsabilidad material (2) existentes,
con el objetivo de definir cuales son los valores materiales, económicos y financieros de
cuyo cuidado y conservación deben responder, individualmente cada trabajador.
Lo acordado se informa a los trabajadores y forma parte del Convenio Colectivo de
Trabajo de la Entidad.
9. Automatización del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
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Para el control automatizado del Subsistema de Activos Fijos Tangibles se han
elaborado programas computadorizados que viabilizan el procesamiento y control de las
operaciones que componen este Subsistema. Entre otras acciones automatizadas del
Subsistema se describen las siguientes:
a) Representar los submayores de las cuentas y subcuentas contables
correspondientes a los Activos Fijos Tangibles y su depreciación acumulada.
b) Registrar los movimientos de altas, bajas y modificaciones a través del número de
inventario que se le asigna a cada Activo Fijo Tangible de acuerdo a lo
establecido metodológicamente.
c) Calcular el deterioro o traslado de su valor a los servicios o productos en los
cuales incide, de acuerdo a los procedimientos contables normados para la
depreciación.
d) Brindar información sobre la depreciación de los centros de costos declarados por
la Entidad, facilitando el análisis de las bajas incurridas y permitiendo la
verificación de los datos procesados durante el período, para garantizar la entrega
de la información al Subsistema de Costos por Áreas de Responsabilidad.
e) Emitir los modelos SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” ubicados en las
diferentes Áreas de Responsabilidad facilitando las supervisiones físicas y
revisiones contra los documentos firmados por sus custodios.
f) Viabilizar las consultas acerca de los Activos Fijos Tangibles, así como de las
operaciones realizadas durante el período de trabajo.
CAPITULO 3 – NORMAS DE ORGANIZACIÓN.
1. Identificación, registro y ubicación.
Generalmente el trabajo con los Activos Fijos Tangibles se produce en Entidades en
marcha donde se debe proceder a realizar, revisar o actualizar un inventario general o
parcial, aunque puede ocurrir que por el comienzo de una actividad o la conclusión de
un proceso inversionista se adquieran Activos a través de compras constituyendo el
inventario físico inicial.
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A partir de la existencia de los Activos se inicia el proceso de identificación,
codificación, descripción y registro contable, en el Área de Contabilidad y el control
físico en el Almacén y las Áreas de Responsabilidad. A partir de ese momento sus
movimientos se ejecutan a través de altas, bajas y traslados internos al amparo de un
modelo único.
Los Activos Fijos Tangibles, excepto los inmuebles y los sometidos a un proceso de
inversión, deben recepcionarse en el Almacén de la Entidad. Cuando se trata de equipos
que poseen un gran tamaño se pueden ubicar directamente en el área de trabajo, pero la
documentación debe tramitarse por el Almacén.
Cada Activo una vez recepcionado se le asigna un número de identificación el que debe
rotularse mediante etiqueta, chapilla, pintura o plumón indeleble. Esta identificación
perdurable debe hacerse con números cuyas dimensiones no afecten la estética del
medio, debiendo ser colocados en lugares apropiados.
Se recomienda una ubicación lo más uniforme posible para estas anotaciones, lo que
facilita la localización y lectura al hacer las revisiones de los medios. Ej.: utilizar la
parte posterior derecha o de no ser posible, la parte inferior derecha del frente siempre
que no afecte la estética como ya se indicó.
Se recomienda conformar el número o código de los Activos Fijos Tangibles a partir de
los grupos del Clasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles (CNMB), seguido del
número consecutivo que le corresponda al realizarse el alta en el inventario. Esto
permite asociar al Activo Fijo Tangible con el submayor contable donde esté registrado
de acuerdo al grupo del CNMB al que pertenezca.
Al propio tiempo este código permite identificar los movimientos de los medios por el
modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” y su ubicación a través del
modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” que se emite por cada Área de
Responsabilidad.
En los programas automatizados para el tratamiento de los Activos Fijos Tangibles
puede utilizarse otro tipo de numeración, que no contenga el grupo del (CNMB), puesto
que cada medio tiene asignado un campo específico para registrar el grupo al que
pertenece, con el propósito de poder ejercer el método de consulta, localización y
garantizar el control automatizado del proceso de la depreciación de los Activos Fijos
Tangibles.
Para el Registro de los Activos Fijos Tangibles, el Área de Contabilidad habilita un
registro de entrada, identificación y localización en forma de hoja de trabajo en el que se
debe asignar y registrar la numeración consecutiva e identificación de los Activos,
estableciendo un control documental sobre los mismos. Este registro debe contener los
datos mínimos que se expresan seguidamente:
• No de inventario.
• Descripción detallada del activo, incluyendo serie, país y otras particularidades
que lo puedan identificar plenamente.
• Fecha de entrada.
• No. de tarjeta Submayor.
• Importe.
• Fecha de ubicación.
• Número del movimiento.
• Área de Responsabilidad.
• Columnas para futuros movimientos. (fecha, número de movimiento y
ubicación.
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Página No. 17
Cuando el programa automatizado garantice la inserción de los datos de la descripción
con los requisitos expresados no será necesario llevar el Registro de los Activos Fijos
Tangibles de forma manual.
2. Control contable de los Activos Fijos Tangibles.
Las funciones que realizan los Activos Fijos Tangibles se controlan atendiendo a las
condiciones siguientes:
• En Almacén: El Activo Fijo Tangible es nuevo y está esperando ubicación para
ejercer sus funciones y se encuentra ubicado en el local de almacenaje.
•
Explotación: El Activo está cumpliendo plenamente sus funciones en el Área de
Responsabilidad donde ha sido ubicado.
•
Ocioso: Se encuentra en una fase momentánea de inactividad que puede ocurrir
por diversos motivos y que hay que supervisar sistemáticamente para disminuir
su tiempo de estancia en ella. Físicamente puede estar en un área especialmente
preparada para su ubicación o en la propia Área de Responsabilidad donde se
encuentra ubicado.
Cada una de estas condiciones son registradas y controladas contablemente.
El Área de Contabilidad ejerce el Control Interno de los Activos Fijos Tangibles a
través de los registros o submayores, por lo que a cada Activo se le habilita un
submayor por:
a) La terminación de un Proyecto de Inversión efectuado con medios propios o por
una empresa constructora, de acuerdo con la información del “Acta de
Terminación o Certificación de obra terminada”.
b) La recepción de medios nuevos o de uso, de acuerdo con la información
contenida en el documento de entrega correspondiente.
c) Activos Fijos Tangibles considerados “sobrantes” al efectuar los inventarios o
comprobaciones una vez hechas las investigaciones procedentes para llegar con
certeza a esa conclusión.
d) Los objetos de obra o parte de ellos que se hayan puesto en explotación, aunque
la inversión no esté totalmente terminada o entregada.
Los registros y submayores se habilitan de acuerdo al grupo del CNMB al que
pertenezca el Activo siendo los que se detallan a continuación:
a) SC 1-02 “Submayor de Edificios y Construcciones”. Su objetivo es registrar los
indicadores que corresponden a los edificios y otras construcciones para su
adecuada identificación y control tanto físico como en valor. Este submayor
debe formar parte de los expedientes que se habilitaron para dar cumplimiento
de lo establecido (6).
b) SC 1-03 “Submayor Máquina, Equipos y Medios de Transporte”. Este submayor
cumple el propósito de recoger los indicadores que corresponden a las
maquinarias, equipos y medios de transporte para la adecuada identificación y
control tanto físico como contable de los mismos.
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Página No. 18
c) SC 1-04 “Submayor Muebles y Otros Objetos”. Registra los datos que
corresponden a los muebles y otros objetos, para la adecuada identificación y
control tanto físico como contable.
d) SC 1-05 “Submayor de animales productivos y de trabajo”. Su objetivo es
registrar los indicadores que corresponden a los animales productivos, por
rebaños, que se encuentran en una misma Área de Responsabilidad para un
mejor control físico y contable.
También el Área de Contabilidad debe habilitar un modelo SC-1-07 “Control de
Activos Fijos Tangibles para cada Área de Responsabilidad, con el objetivo de registrar
y mantener un control permanente de los Activos tanto en el Área Contable como de los
ubicados en el resto de las Áreas de Responsabilidad de la Entidad. El original del
modelo debe estar en el Área de Contabilidad en una carpeta habilitada para cada Área
de Responsabilidad y el duplicado debe estar en poder de cada Área de
Responsabilidad.
Es responsabilidad del Área Contable mantener un control adecuado sobre los Activos a
través de las comprobaciones físicas, de manera que la suma de los saldos de los
submayores que conforman su registro sea igual al saldo de la cuenta control de los
Activos Fijos Tangibles en los registros contables, de acuerdo al Clasificador de
Cuentas vigente.
A los efectos de garantizar este cuadre se procede periódicamente a verificar las sumas
de los submayores dejando evidencias del mismo, lo que permitirá comprobar su
sistematicidad y ante la detección de diferencias, identificar el período en que se
produjeron. Para ello debe seguirse las indicaciones establecidas en el Capítulo 6
“Revisiones y Supervisiones”.
En los programas automatizados para el tratamiento de los Activos Fijos Tangibles
mensualmente y a partir de la codificación de los mismos se ejerce el registro y control
de forma metodizada, precisa y ágil, a partir de los movimientos que puedan tener los
medios tanto en el Área de Contabilidad como en las Áreas de Responsabilidad de la
Entidad.
3. Organización y Archivo de la documentación.
La organización y archivo de la documentación es de imprescindible necesidad para
mantener la información actualizada del inventario de los Activos y de su ubicación
física, por lo que las tarjetas Submayores de Activos Fijos Tangibles se mantienen
archivadas en el Área de Contabilidad de acuerdo al procedimiento siguiente:
Archivo: “Activos Fijos Tangibles”. Se agrupan todos los Activos Fijos Tangibles
debiendo estar dividido en explotación, En Almacén y en ociosos.
Los Activos Fijos Tangibles en explotación, En Almacén y ociosos, deben ordenarse
por una de las formas siguientes:
•
De acuerdo a los grupos y subgrupos del CNMB, clasificándose adicionalmente
por las Áreas de Responsabilidad donde están asignados, con el propósito de
facilitar los cuadres por tipo de Activos Fijos Tangibles, grupos del CNMB y
por Área de Responsabilidad.
ECONOMIA
•
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Página No. 19
Para mejor control y revisión en las Áreas de Responsabilidad la Entidad puede
agrupar los submayores por Área de Responsabilidad y dentro de ella según el
Clasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles. En este caso facilita el cálculo
de la depreciación por centro de costo.
A los Activos Fijos Tangibles en el Almacén se les habilita el submayor
correspondiente desde que llegan a la Entidad por diversas vías (compra, inversiones en
proceso, donación) y se controlan por medio del modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba”
mientras no sean asignados al área donde se ubicarán.
Al recibir el Área de Contabilidad confirmación del Almacén de la llegada de nuevos
Activos Fijos Tangibles, procederá a abrir, de no existir, un Área de Responsabilidad
denominada “En Almacén” donde se registrarán todos los Activos que se encuentran
en esta área pendientes de ubicar.
El Área de Contabilidad habilitará el o los modelos SC -1-01 “Movimientos de Activos
Fijos Tangibles” y personándose en el Almacén completará los datos de la descripción
de cada medio, consignándolo en el o los modelos.
Una vez concluido este paso, recogerá las firmas correspondientes en el o los modelos
SC-1-01”Movimientos de Activos Fijos Tangibles”, confeccionando con los datos que
estos suministran, el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” del Área de
Responsabilidad En Almacén, entregando las copias al Encargado del Almacén de
sendos modelos y manteniendo los originales en poder del Área de Contabilidad, quien
se encargará del seguimiento de dichos Activos hasta que definitivamente sean puestos
en uso.
Los Activos Fijos Tangibles Ociosos contiene los submayores de los Activos Fijos
Tangibles declarados bajo esta condición y para garantizar la integridad física y correcta
conservación, estos Activos Fijos Tangibles deben ser ubicados en locales con acceso
controlado y revisarse periódicamente de forma que no sólo se controle la existencia
física sino también su valor de uso, impidiendo que al estar ociosos se deterioren o le
sean extraídas piezas y componentes. En este caso se debe nominalizar un Área de
Responsabilidad que se nombre “Ociosos” que se controle a través de la persona que se
designe por la Dirección de la Entidad y a través del modelo SC-1-07 “Control de
Activos Fijos Tangibles”.
Cuando lo anterior no sea posible por falta de disponibilidad de locales o que estos sean
inapropiados por las condiciones de humedad u otra causa, los Activos Fijos Tangibles
pueden quedar ubicados en su Área de Responsabilidad original, pero el modelo del
Área de Responsabilidad deberá tener identificado los medios que están en esa
condición.
En las reuniones de los Consejos Económicos debe tratarse este tema periódicamente
para buscar una solución en el menor tiempo posible.
Archivo: “Activos Fijos Tangibles - Bajas”. En este archivo se mantienen los
submayores de las bajas producidas durante los doce meses siguientes al de haberse
efectuado una Auditoría que incluyó este Subsistema. Su conservación es fundamental a
los efectos de cualquier revisión del destino final que se ha dado a esos Activos Fijos
Tangibles.
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El procedimiento de las bajas que ocurran por fenómenos naturales y siniestros, se
regirá por las disposiciones que se emitan al efecto.
El frente encargado en el Área Contable de tramitar los Activos Fijos Tangibles debe
trasladar las tarjetas de uno a otro archivo, de acuerdo con los documentos que amparan
los movimientos, con el propósito de conocer en cualquier momento la situación de
cada uno de éstos, dentro de los grupos en explotación y ociosos y en qué área está
asignado y localizado. Debe verificar físicamente que los citados movimientos se
correspondan con la situación existente en cada Área de Responsabilidad.
En los casos de reparaciones, las tarjetas submayores permanecen en sus respectivos
archivos.
Entidades Presupuestadas Municipales y Similares. En el centro contable la forma de
archivo es la siguiente:
• Submayores según el CNMB, abarcará todos los Activos Fijos Tangibles que
existen en la Entidad, incluyendo los de sus establecimientos.
•
Debe controlar todos los movimientos realizados a los Activos Fijos Tangibles,
archivándolos en las carpetas indicadas por cada concepto: altas, bajas y
traslados internos. Una copia de estos movimientos queda en la Entidad o
establecimiento que le dio origen archivados de igual forma.
En las Entidades subordinadas que califican como centros de gastos y cuenten con
personal idóneo se recomienda como la forma de archivo más conveniente la indicada
en el punto Archivo: “Activos Fijos Tangibles de este Capítulo.
La ubicación de los Activos se realiza a través de los modelos SC-1-07 “Control de
Activos Fijos Tangibles” que emite el Área Contable y cuya copia entrega al Área de
Responsabilidad.
Cada responsable de Área requiere poseer este modelo en el que están anotados todos y
cada uno de los Activos Fijos Tangibles en existencia y bajo su custodia, detallados por
su codificación, descripción, documento y fecha del movimiento. Resulta indispensable
que ese documento esté suscrito por la firma del Jefe del Área a quien se designa como
responsable de los mismos.
También se elaborará la proforma “Acta de Responsabilidad Material” que será suscrita
por el Jefe del Área, cuando las características así lo demanden, pudiendo, si lo
requiriese el caso, ser firmado dicho documento por los trabajadores involucrados, de
acuerdo con lo establecido (2). El formato del “Acta de Responsabilidad Material” se
inserta en el Capítulo 7 “Modelos y Anexos”.
En ningún caso se permite registrar al responsabilizado de la custodia de los Activos
Fijos Tangibles el movimiento de los mismos, así como su anotación en el modelo SC1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” en su poder, sin que este se encuentre
autorizado por el documento oficialmente establecido, confirmando que los datos se
corresponden con el Activo y el movimiento está debidamente aprobado y autorizado.
Las administraciones deben garantizar que no se haga ningún movimiento sin el
conocimiento del responsable del Área de Responsabilidad.
En caso que exista algún Activo Fijo Tangible que sea propiedad personal y se justifica
su existencia y uso en las actividades de la Entidad se adoptará la conducta siguiente:
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“Levantar un Acta en original y tres copias, dejando constancia de la situación y
condiciones que concurren en este hecho, debiendo ser firmada por el Jefe del Área de
Responsabilidad donde labora el propietario del medio, el trabajador y el Jefe del Área
Administrativa, manteniendo cada firmante una copia de la misma. Debe entregarse una
copia en el Área de Contabilidad, que debe archivarla conjuntamente con la copia del
modelo original SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles del Área en cuestión”.
Nunca debe incluirse este medio en el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos
Tangibles” ni proceder a su contabilización”.
berá coordinarse con el frente de recursos humanos, cuadros y la Dirección de la
Entidad para que de forma oportuna sea de conocimiento del Área de Contabilidad los
movimientos del personal responsabilizado con la custodia de Activos Fijos Tangibles.
De este modo antes de que se produzca la ausencia por traslado o baja del dirigente o
funcionario, se efectúe el inventario físico del Área bajo su custodia y se deje constancia
de sus resultados, aplicando en los casos que corresponda lo legislado (2) (4) .
El Control Interno de los Activos Fijos Tangibles ubicados en las Áreas de
Responsabilidad subordinadas al Nivel Central del Minsap se ha regulado por un
procedimiento ajustado a las condiciones estructurales de esa instancia (19).
CAPITULO 4 - PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.
1. De los movimientos de los Activos Fijos Tangibles.
a) Los movimientos constituyen el principal factor de riesgo para la actualización
de los inventarios físicos, por lo que se requiere un proceder riguroso donde se
exija el cumplimiento de los pasos a seguir por todos los involucrados.
b) Los movimientos de los Activos Fijos Tangibles hay que procesarlos en el
momento que se ejecuten y para su realización el Subsistema tiene establecido el
modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” único y universal
para tramitar las altas, bajas y traslados internos que se efectúen en la Entidad.
El modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” constituye una fuente
única para la anotación en los Submayores en la cuenta y análisis de la
contabilidad, en el documento de control del Área que tiene la responsabilidad
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de su custodia, en la hoja de cálculo de la depreciación, así como en cualquier
otro registro establecido en la Entidad.
c) En general el modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles” se
emite en original y dos copias:
Original: Área de Contabilidad para efectuar el registro contable y archivase en
el consecutivo.
Duplicado: Área que cede o recibe para actualizar el modelo SC-1-07 “Control
de Activos Fijos Tangibles”.
Triplicado: Área que recibe o cede para actualizar el modelo SC-1-07 “Control
de Activos Fijos Tangibles”.
d) Para facilitar los trámites y ejercer el control del modelo SC-1-01 “Movimiento
de Activos Fijos Tangibles”, deben habilitarse las carpetas para archivo que se
utilizan de acuerdo a la metodología de dicho modelo, para cada tipo de los
movimientos siguientes:
•
•
•
Activos Fijos….................. Altas
Activos Fijos….................. Bajas
Activos Fijos…................. Traslados internos
e) En el Área de Contabilidad debe habilitarse, además, las carpetas o fólderes
siguientes:
•
•
Control de Activos Fijos Tangibles por Áreas de Responsabilidad.
Movimientos de Activos Fijos Tangibles:
§ Altas.
§ Bajas.
§ Traslados Internos.
§ Registro de Depreciación.
§ Registro de Entrada, Identificación y Localización.
f) Se deben definir los niveles de autorización por cada instancia administrativa
para la emisión de los movimientos de Activos Fijos Tangibles en cualesquiera
de los niveles: Nacional, Provincial o Municipal (17).
g) Como parte del proceso inversionista que se desarrolla en la actividad del
Sistema Nacional de Salud están siendo restaurados y ampliados inmuebles de
Entidades que necesariamente requieren reubicar en otras instalaciones los
servicios a la población o de dependencias administrativas, durante su proceso
reconstructivo. Por su relevancia se estima necesario reiterar aspectos que no
pueden dejar de atenderse:
1. Definir con los niveles de Dirección que corresponda el lugar de destino de
aquellos Activos Fijos Tangibles que continuarán utilizándose en la
prestación de servicios, rehaciéndose los modelos SC-1-07 “Control de
Activos Fijos Tangibles” que amparan las nuevas Áreas de Responsabilidad,
estén enclavadas dentro o fuera de la propia Entidad.
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2. Controlar los Activos Fijos Tangibles en los locales de almacenamiento,
cumpliéndose las indicaciones de preservación y custodia que se aplica a los
Activos Fijos Tangibles - Ociosos a fin de garantizar su puesta en marcha o
utilización cuando la Entidad haya sido reparada, cuidando que no le sean
sustraídos componentes o partes.
3. A los nuevos Activos Fijos Tangibles en caso de que aún no se hayan
terminado los locales a donde están destinados, una vez identificados y
contabilizados se depositan en áreas o locales que cumplan los requisitos y
garanticen la integridad física de los mismos.
4. Los Activos Fijos Tangibles que sean llevados a reparar o que por su mal
estado requieran una reconstrucción total, se agrupan en listados según la
Entidad receptora de los mismos, recogiéndose constancia de su entrega con
las observaciones que se entiendan para una mejor identificación cuando
sean recuperados.
5. Al recibir Activos Fijos Tangibles entregados para reparar y recuperar de las
empresas o talleres se identifican aquellos que por su estado no ha sido
posible reintegrarlos a la Entidad, en cuyo caso se determinan las bajas
correspondientes, tramitándose de acuerdo con el procedimiento establecido
en este propio Capítulo. De detectarse faltantes se procede según lo previsto
para estos casos (2) (5).
h) Mensualmente corresponde verificar los movimientos por personal
independiente del que efectúa las anotaciones y que los aumentos y
disminuciones estén avalados por el correspondiente modelo SC-1-01
“Movimiento de Activos Fijos Tangibles” debidamente formalizado y
autorizado.
i) Los movimientos se organizan en tres grupos básicos: Altas, Bajas y Traslados
Internos. En ese mismo orden se establece la numeración consecutiva y archivo
del modelo SC-1-01 ¨ Movimiento de Activos Fijos Tangibles”.
2. Movimientos de Altas.
Este movimiento incrementa el patrimonio de la Entidad como es la adquisición de
Activos Fijos Tangibles nuevos, de uso, construidos con medios propios y contratados
con terceros o la conclusión del proceso inversionista.
La obtención de los Activos Fijos Tangibles se realiza al amparo del financiamiento
para Inversiones utilizando los mecanismos de gestión y contratación establecidos para
la actividad comercial. Cuando se trata de equipos se necesita de la intervención de
personal especializado.
La recepción la realiza el Almacén de la Entidad utilizando el modelo SC-2-04
“Informe de Recepción” y habilitando el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” para cada
uno o grupos similares, incluyendo los equipos que por su gran tamaño se ubican
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directamente en el Área de Responsabilidad, exceptuando los sometidos a un proceso de
inversión y los inmuebles.
En el Área de Contabilidad por el modelo SC-2-04 “Informe de Recepción” se procede
a la descripción, identificación numérica y apertura de la tarjeta Submayor
correspondiente. Es importante realizar la descripción detallada del Activo Fijo
Tangibles, incluyendo los componentes de utilidad individual como motores,
microcomputadoras y otros, los que generalmente tienen marca, modelo, número de
serie y otros datos similares a los de la Entidad principal. Las Altas se pueden producir
por las causales siguientes:
a) Compras: Adquisición de Activos Fijos Tangibles nuevos o de uso. Incluye las
inversiones contratadas con terceros. Interviene la facturación.
b) Traslado: Se refiere al movimiento de traspaso de Activos Fijos Tangibles entre
entidades en el que no media la compraventa, pero que ocasiona alta en la
Entidad. Los movimientos originados por fusiones o uniones de Entidades
estatales previamente autorizadas. Los originados por cambio de subordinación.
Los que se efectúen entre establecimientos vinculados, pertenecientes a la
misma Entidad estatal. Estos movimientos se efectúan mediante transmisión
gratuita (13).
c) Donación: Corresponde un tratamiento similar a la compra.
d) Asignación: Se incluyen las viviendas entregadas por el órgano u organismo
facultado para ello “medio básico” por el Instituto de la Vivienda para ser
utilizadas de acuerdo a sus necesidades, según lo establecido (10).
e) Ajuste: Alta ocasionada por un sobrante detectado al efectuarse un inventario
físico. Esta causal requiere de la apertura de un expediente al amparo de lo
establecido (5).
f) Ajuste por la diferencia de los Saldos que resulten de los Avalúos. Se
estipula por la regulación (8) que expresa esencialmente lo siguiente:
“Se autoriza a las Entidades cubanas estatales o privadas a ajustar sus Activos
Fijos Tangibles y demás cuentas reales asociadas a estos, a partir del resultado
de los avalúos realizados por Entidades autorizadas a tal fin y previa
certificación de la Dirección de Patrimonio del Estado del MFP.
El ajuste que corresponda del valor que se certifique por la Dirección de
Patrimonio del Estado se hará, en las Entidades estatales, afectando la inversión
estatal”.
g) Del Control de los Módulos Eléctricos y Otros Medios Entregados para los
Consultorios del Médico de la Familia – CMF Ocupados por Médicos
Extranjeros.
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A través del Programa de Trabajadores Sociales, el país ha decidido asignar el
módulo de cocina que se vende a la población cubana para los CMF. Estos
recursos deberán ser adquiridos y pagados a través del Complejo de Servicios de
las Direcciones Provinciales de Salud de cada territorio y este a vez facturarlo a
las Unidades Presupuestadas Municipales.
El control contable que debe aplicar a partir de la recepción en los almacenes de
la Unidad Presupuestada Municipal es el siguiente:
Tratar como Activos Fijos Tangibles a:
Refrigerador
Televisor
Cocina
Olla Reina
Cama
Otros Equipos Electrodomésticos y Muebles
Realizar la entrega de estos medios así como de los que ya existían en los
consultorios y en las viviendas mediante las Relaciones o Actas de Inventarios
acompañadas del Acta de Responsabilidad Material.
Seminariar a los Médicos Extranjeros sobre el Decreto – Ley 249 de 2007 sobre
la Responsabilidad Material y el compromiso de velar por la custodia de los
medios e informar de cualquier rotura, pérdida o extravío.
3. Movimientos de Bajas.
Se produce cuando un Activo Fijo Tangible ha concluido su vida útil y el informe
técnico determina que no tiene valor de uso. Incluye, además, la entrega de Activos
Fijos Tangibles que se ceden en condición de Donación, así como la baja por
obsolescencia tecnológica. El movimiento de baja requiere de particular atención por la
afectación que puede representar a los servicios y su importancia económica. Es
necesario que quede en documento, y registrado en forma explícita, con la firma de los
receptores, el destino final de los Activos Fijos Tangibles dados de baja.
Todos los movimientos de Baja deben ser vistos y aprobados por la Comisión de
Activos Fijos Tangibles que estará constituida de forma permanente por la Máxima
Autoridad de la Entidad, el Jefe del Área de Contabilidad, el Jefe del Área
Administrativa y si es necesario por un trabajador experto que pueda opinar sobre los
asuntos técnicos que esta aborde.
Los modelos SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos Tangibles” que se originen por
las bajas deben estar firmados al menos por la Máxima autoridad y el Jefe del Área de
Contabilidad de la Entidad.
a) Deterioro: Baja ocasionada por la pérdida de capacidad o eficiencia, por
deterioro u obsolescencia, así como por el atraso tecnológico o ambas y que
determina la sustitución del Activo. Esta baja lleva implícito conocer su origen
por si de ella se deriva alguna responsabilidad material por mal trato o impericia
que hayan dado lugar a esta pérdida.
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b) Pérdidas: Representa el monto de los Activos Fijos Tangibles que son dados de
baja por causas anormales tales como: siniestros y desastres naturales.
c) Venta: Las ventas de Activos Fijos Tangibles, excepto los inmuebles, entre
Entidades empresariales y unidades presupuestadas se realiza mediante
compraventa suscribiendo al efecto el correspondiente contrato, a tenor de lo
establecido y emitiendo la factura que debe acompañarse al Modelo SC-1-01
“Movimiento de Activos Fijos Tangibles” (11) (12) .
d) Traslado: El movimiento de Activos Fijos Tangibles originados por fusiones o
uniones entre entidades estatales previamente autorizadas, las organizaciones
vinculadas al Presupuesto Central, los originados por cambio de subordinación y
los que se efectúen entre establecimientos vinculados, pertenecientes a una
misma Entidad, se efectúa mediante transmisión gratuita, cumpliendo lo
establecido en la legislación vigente (13).
e) Ventas de Activos Fijos Tangibles como chatarra (14).
Cuando un Activo Fijo Tangible es dado de baja y como consecuencia de su
desmantelamiento se decida por la autoridad competente venderlo como
Chatarra a otra Entidad, se afecta la cuenta de Inversión Estatal por el valor
inicial del Activo, menos el monto de depreciación acumulada.
En el caso de las Entidades presupuestadas, el importe que se obtenga de la
venta, se aportará al Presupuesto del Estado según la legislación vigente.
Las Entidades están obligadas a conformar y custodiar un expediente con los
documentos siguientes:
1) Autorización de baja del Activo con destino a chatarra emitida por el
nivel de autorización correspondiente.
2) Emisión del Modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos
Tangibles” con todas las características de dicho Activo y la firma de
los niveles de autorización establecidos.
3) Dictamen técnico de la Entidad competente si se trata de aparatos y
equipos técnicos especiales.
4) Documento de baja emitido por la Oficina del Registro de Vehículos
correspondiente que certifique la entrega de la chapa y la circulación,
en el caso de medios y equipos de transporte.
5) Documento primario emitido por la Empresa de Recuperación de
Materias Primas que recibe la Chatarra o de la Entidad autorizada por
los órganos estatales a centralizar la entrega de Chatarra.
f) Venta o traspaso de Activos Fijos Tangibles en las Entidades de
subordinación nacional.
El Ministerio de Finanzas y Precios mediante las Resoluciones Nos. 41 del 19
de octubre de 1998, 446 del 30 de septiembre de 2002 y 87 del 3 de abril del
2007 establece los de ventas y traspasos de Activos Fijos Tangibles entre
empresas estatales, Entidades presupuestadas, y las organizaciones y
asociaciones vinculadas al Presupuesto del Estado, correspondiendo al
Organismo determinar el nivel de aprobación de los mismos por lo que se
establece lo siguiente:
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1) Los traspasos y ventas de Activos Fijos Tangibles que realice una
Entidad de subordinación nacional a otra de igual subordinación deben
ser previamente aprobados por el Viceministro del área de la cual
depende la Entidad cedente.
2) Cuando los traspasos y ventas de Activos Fijos Tangibles de Entidades
de subordinación nacional se realicen hacia Entidades subordinadas a
otros Organismos, Organizaciones o Asociaciones requerirán, además del
requisito anterior, la autorización del Viceministro que atiende el Área de
Economía el que por delegación del Ministro ejerce esa facultad. En este
caso se encuentran las subordinadas a las direcciones de salud
provinciales y del municipio especial.
3) El Director, Rector o Decano de la Entidad cedente formalizará la
solicitud de aprobación al Viceministro del Área que lo atiende, mediante
documento que contendrá como mínimo los aspectos siguientes:
•
•
•
•
•
•
Datos de la Entidad a la que se traspasa o vende.
Descripción completa del Activo Fijo Tangible.
Número de inventario.
Valor original o de adquisición del Activo Fijo Tangible.
Importe de la depreciación acumulada.
Fundamentación de la solicitud.
4) Las solicitudes aprobadas serán enviadas por el Viceministro a la
Entidad solicitante, salvo en los casos señalados en el acápite 2 de este
punto, en que la trasladarán al Viceministro que atiende el Área de
Economía para su consideración final. En los casos de solicitudes
denegadas, se devolverán a la Entidad de origen por el Área que lo
decidió con la argumentación que motivó tal decisión.
5) El Viceministro que atiende el Área de Economía formalizará la
autorización del traspaso o venta de Activos Fijos Tangibles hacia
Entidades de otros Organismos, Organizaciones o Asociaciones
mediante Resolución, que emitirá a través de la Dirección Jurídica del
Minsap.
6) Cuando el Jefe de Contabilidad de la Entidad cedente haya recibido la
autorización referida en el acápite anterior, procederá a emitir el modelo
SC 1-01 - Movimiento de Activos Fijos Tangibles de acuerdo con lo
establecido por el Sistema de Contabilidad para los movimientos de
traspaso o venta y deberá proceder contablemente de acuerdo a lo
establecido.
7) La definición de que las entregas de Activos Fijos Tangibles se considere
traspaso o venta debe ajustarse a lo establecido en las Resoluciones del
Ministerio de Finanzas y Precios antes mencionado.
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Página No. 28
g) Bajas de equipos: En las bajas definitivas de equipos tendrá que presentarse
adjunto al modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles”, según el
equipo de que se trate, un Resumen del Dictamen Técnico con los documentos
siguientes:
1. Acta de recuperación de partes y piezas relacionadas una a una y su destino
final. Las partes y piezas recuperadas tendrán un valor estimado y se
controlarán en un inventario aparte, de ser asignadas a la Entidad y que haya
sido emitida por las entidades que se expresan seguidamente:
§
§
§
§
Taller de electromedicina.
Taller de electromecánica.
Combinados de servicios del Poder Popular en los casos de
refrigeradores,
televisores,
batidoras
y
otros.
(efectos
electrodomésticos)
En ausencia de algunos de los anteriores, el dictamen será de la
Entidad estatal de la localidad especializada en servicios al equipo en
cuestión.
2. Documento emitido por las oficinas del Registro de Vehículos que
certifique la entrega de la chapa y la circulación de éste y que por lo tanto
causó baja en el citado Registro, en el caso que el equipo sea un vehículo
automotor que haya concluido su vida útil y el informe técnico determine su
retiro. No se puede ejecutar la baja hasta tanto no se tenga este documento.
Con el objetivo de agilizar el proceso de tramitación de las bajas de los
medios de transporte automotor y realizar su recepción en los puntos
habilitados por el Sime en cada provincia, trabajándose de manera uniforme
en todo el territorio nacional, se establecen las siguientes indicaciones
conjuntas Sime-Mitrans, emitidas en enero del 2008:
“Las entidades propietarias de los vehículos automotores, durante el
proceso de preparación de la documentación de baja de los mismos,
solicitarán a la Empresa de Diagnóstico Vehicular del Mitrans (FICAV), la
realización de la inspección técnica y la emisión de la constancia del estado
de los medios, que formará a partir de ese momento parte integrante del
expediente de baja a tramitar.
Una vez aprobada la baja de los medios de transporte por las autoridades de
los OACE, CAP e instituciones de carácter nacional correspondientes, los
vehículos serán presentados en los Centros Provinciales designados por el
Sime.
En las provincias el Sime habilitará puntos fijos en los Centros de
Recepción de Materias Primas estableciéndose, previo acuerdo entre todas
las partes actuantes, los días y horarios en que se recibirán los medios de
transporte automotor propuestos para baja organizando el trabajo de manera
que no exista acumulación de bajas por revisar y tramitar.
En los Puntos de Recepción de bajas, los funcionarios de dichas
instalaciones, del Registro de Vehículos, y el representante de la entidad
propietaria del medio, realizarán la revisión de toda la documentación de
baja presentada, así como la inspección final del equipo, dando su
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Página No. 29
conformidad, si procede, para recibir el equipo. De manera excepcional si
todas las partes concuerdan, el medio puede ser trasladado hacia la planta
de desarme y remotorización del Sime más cercana, atendiendo a que el
equipo posee partes y piezas importantes que pueden ser recuperadas.
Durante la inspección, los funcionarios revisarán de forma exhaustiva la
concordancia del estado técnico y los componentes que tiene el vehículo
con el acta de revisión elaborada por Ficav, así como velarán por que los
elementos registrales coincidan con los controlados por el Registro de
Vehículo, procediendo de inmediato a su inhabilitación.
Solamente después de ejecutado este paso y aceptado el medio de
transporte en el Centro, se podrá dar baja oficial del medio de los registros
de activos fijos tangibles en la contabilidad de la entidad propietaria y el
Registro de Vehículos del Minint.
Los Centros de Desarme, abonarán a la entidad propietaria del medio de
transporte el mondo financiero que corresponda según lo aprobado a tales
efectos.
Las entidades propietarias de los Medios de Transporte Automotor en
trámites de baja tienen la responsabilidad de su custodia hasta el momento
en que se haga entrega oficial de los mismos en el Centro, quedando
terminantemente prohibido retirar las partes registrales (motor, chasis,
cabina, carrocería o cuadro)”.
h) Otras Bajas: Pueden ocurrir bajas de Activos Fijos Tangibles por causales no
descritas anteriormente como es el caso de las viviendas que están
contabilizadas en una Entidad como “medio básico” y que por decisión
superior y mediante la emisión de la documentación correspondiente, se le
asigne dicho Activo a una persona natural. En estos casos se debe cumplir lo
que al respecto está establecido (10).
i) Ajuste: La baja ocasionada por un faltante detectado al efectuarse un inventario
físico o extravío requiere del tratamiento establecido (2) (5).
j) Movimientos de los Activos Componentes de la Entidad Básica o
Funcional: Sólo se registra contablemente el importe del Activo componente
que se da de baja por su valor individual y se reconoce como alta el medio que
se repone. Sólo será preciso modificar en el submayor los valores de baja y
alta de los Activos objetos de movimientos. En todos los casos se elabora el
modelo SC-1-01 “Movimiento de Activos Fijos Tangibles”.
4. Movimientos de Traslados Internos.
El movimiento de Traslado Interno es el cambio administrativamente dispuesto de
ubicación física o de destino económico de un Activo Fijo Tangible entre
establecimientos, dependencias dentro de una misma Entidad presupuestada o empresa
y entre las Áreas de Responsabilidad de una misma Entidad. A este grupo pertenecen
los traslados entre Áreas de Responsabilidad, enviados a reparar y los traslados de
Activo a Ocioso y viceversa.
Es el más frecuente y determinante en el control de las Activos Fijos Tangibles por lo
que se debe propiciar un método ágil y de conocimiento general para tramitarlo.
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Página No. 30
a) Enviados a Reparar: En la evaluación de los riesgos el Área de Mantenimiento
se identifica como muy vulnerable, particularmente en lo concerniente al
tratamiento de los Activos Fijos Tangibles. Cuando se envía a reparar un Activo,
si el Área de Mantenimiento tiene medios para asumir su reparación, emite el
modelo Orden de Mantenimiento o documento similar, dejando constancia de
esta responsabilidad en el Área de Responsabilidad que controla el Activo. En
este caso no es necesario emitir el modelo SC-1-01¨ Movimientos de Activos
Fijos Tangibles¨
Cuando el Activo Fijo Tangible tenga que enviarse a reparar fuera de la Entidad,
el Área de Mantenimiento sí está obligada a emitir el modelo SC-1-01
“Movimientos de Activos Fijos Tangibles” hacia un Área que debe denominarse
“Enviados a Reparar” la que debe estar respaldada por el modelo SC-1-07
“Control de Activos Fijos Tangibles” por tratarse de una operación de riesgo. De
esta forma se garantiza el conocimiento del movimiento del activo por parte del
Área de Contabilidad.
b) Préstamos: En ocasiones por la Máxima autoridad de la Entidad, se autoriza el
préstamo a un Área determinada de un equipo similar que se encuentra ubicado
en otra Área de Responsabilidad. En estos casos y siempre y cuando esta
situación sea eventual se puede emitir un modelo SC-1-01 “Movimientos de
Activos Fijos Tangibles”, dejando constancia en el escaque “Fundamentos de la
operación” del motivo por el cual se emite el modelo y en autorizado la firma
de la Máxima autoridad de la Entidad. El original del modelo se entrega en
Contabilidad, una copia para el Área cedente y la otra al Área que recibe. Se
hace el movimiento físico pero no en los registros contables. Decursado un
tiempo prudencial el Área de Contabilidad actualizará la situación y orientará al
respecto.
c) Activo a Ocioso y Viceversa: Debe efectuarse el movimiento establecido a
través del modelo SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos Tangibles” cuando se
trate de traslado hacia el Área de Responsabilidad declarada “Ociosos” o
viceversa. Si el medio se mantiene físicamente en el Área donde se le declara
ocioso, se dejará constancia en el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos
Tangibles”.
d) Traslados internos masivos por reestructuraciones administrativas. Se
exonera la emisión del modelo SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos
Tangibles” por cada Activo y se confecciona un modelo SC-1-01
“Movimientos de Activos Fijos Tangibles” por el total de los Activos,
acompañándose un anexo donde se relacionen todos los medios trasladados con
la firma correspondiente del nivel de aprobación que proceda y de las personas
que reciben y entregan (18).
5. Cálculo y registro de la depreciación.
La depreciación se calcula sobre el valor inicial registrado en libros, excepto de los que
hayan llegado al término de su vida útil. Se aplicará la doceava parte de la tasa anual
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Página No. 31
indicada, sobre el valor total de los Activos Fijos Tangibles por cada grupo del
Clasificador Nacional de Activos Fijos Tangibles (CNMB) al cierre de cada mes. Las
tasas de depreciación vigentes de acuerdo con lo establecido por el MFP (9) son las
siguientes:
Grupo
Trib.
CN
MB
I
G1
EDIFICIOS Y OTROS
3
0.2500
IV
G3
MAQ. Y EQ. ENERGETICOS
6
0.5000
IV
G4
MAQ. Y EQ. PRODUCTIVOS
6
0.5000
II
G5
APAR. Y EQ. TEC. ESPEC.
15
1.2500
II
G5.1
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
25
2.0833
III
G6
MED. Y EQ. TRANSPORTE
20
1.6666
II
G7
MUEBLES Y O. OBJETOS
10
0.8333
Grupo de CNMB
Tasa a Aplicar
Anual Mensual
El modelo SC-1-08 “Registro de Depreciación” registra los importes que corresponden
a la depreciación para reposición de los Activos Fijos Tangibles, de cada cuenta y
subcuenta, así como de cada centro de costo, con el fin de facilitar los cargos a gastos
mensualmente.
Cuando se produce la baja en un Activo Fijo Tangible cuya depreciación acumulada es
inferior al de su valor de adquisición, es decir, ocurre antes que concluya su término de
vida útil, la diferencia no depreciada se cargará a los gastos de la Entidad en el
momento en que se ejecute la baja.
En las Entidades que tengan implantado el Subsistema de Costos por Áreas de
Responsabilidad se aplicará mensualmente la doceava de dicha tasa por centro de costo.
A tales efectos se cumplirá lo siguiente:
a) Para las Entidades que tienen implantado el control de los movimientos de Activos
Fijos Tangibles, en forma manual, sin tener implantado el Subsistema de Costos
por Áreas de Responsabilidad aplicado:
Deben habilitar la Hoja de Trabajo que se describe en el (Anexo II), Capítulo 7 –
“Modelos y Anexos”, para calcular la depreciación trimestralmente, según los
valores de los movimientos de Activos Fijos Tangibles que deben resumirse por
cada grupo del CNMB, aplicándose la tasa correspondiente por la doceava parte de
la tasa anual en cada mes.
b) Para las Entidades que tienen implantado el control de los movimientos de Activos
Fijos Tangibles en forma manual y además tienen implantado el Subsistema de
Costo por Áreas de Responsabilidad:
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Página No. 32
Deben elaborar el correlacionador entre los Centros de Costos y las Áreas de
Responsabilidad descrito en el (Anexo III).
Habilitar hoja de trabajo del (Anexo IV) para calcular la depreciación mensual de
los grupos 1 y 2 del CNMB “Edificios y otras construcciones”, de acuerdo con los
metros cuadrados que ocupa cada centro de costo según el estudio elaborado por el
Frente de Costos de la Entidad. Para la distribución de este gasto no financiero se
aplicará el porciento de metros cuadrados al valor total del edificio.
Habilitar Hoja de Trabajo (Anexo V) para calcular la depreciación mensual,
desglosando por Centros de Costo los valores de los movimientos de Activos Fijos
Tangibles por cada grupo del CNMB, aplicándose la tasa correspondiente (doceava
parte de la tasa anual) en cada mes.
c) Para las Entidades que tienen el Subsistema de Costos por Áreas de Responsabilidad
y cualquier método de Control de los movimientos de Activos Fijos Tangibles
automatizados, el cálculo de la depreciación se realizará mediante el Programa
computadorizado.
d) Se calculará la depreciación de los Activos Fijos Tangibles en explotación y ociosos
y las Entidades que tengan implantado el Subsistema de Costos por Áreas de
Responsabilidad, cargarán el importe que corresponda a los siguientes centros de
costo:
• En explotación: A cada centro de costo que corresponda.
• Ociosos: Al centro de costo Áreas Administrativas, si existe un local para
su conservación o al centro de costo que los posea si permanecen en el
Área de Responsabilidad a donde fueron asignados.
e) El Frente de Costos y el que controla los modelos SC-1-01 “Movimientos de
Activos Fijos Tangibles” establecerán las coordinaciones y el flujo de información
necesarios para que el cálculo y registro de la depreciación corresponda a los
importes reales de los Activos de que dispone cada centro de costo incluyendo los
movimientos que mensualmente se produzcan.
Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que se
generen por la aplicación de este documento, están contenidos en el Manual de
Instrucciones y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado en la
página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Minsap.
http://www.dncontabilidad.sld.cu
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Página No. 33
CAPITULO 5 – REVISION Y SUPERVISION.
a) La verificación de las existencias físicas debe iniciarse con el cotejo del modelo
SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles” en poder del Área de
Contabilidad contra la copia del modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos
Tangibles” del Área de Responsabilidad donde se va a efectuar la verificación.
Conciliadas estas Actas, se procederá a realizar la revisión, preferentemente por
un dúo, contra la existencia física, de modo que simultáneamente se compruebe
el listado con las características e identificación de cada Activo Fijo Tangible y
el modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles”.
b) Es recomendable en las áreas muy abiertas o con gran cantidad de Activos, hacer
al final de la comprobación un conteo del número total de Activos verificados y
cotejarlo con la cantidad de Activos Fijos Tangibles relacionados en el Acta,
pues pudiera haber un sobrante que no se ha detectado.
c) En los casos en que por fuerza mayor no se ejecute un chequeo en la fecha
programada, como son la ejecución de obras, reparaciones del inmueble o
traslados masivos de departamentos o servicios se ejecutarán donde no haya
afectación y el resto se reprogramará.
d) De no efectuarse las verificaciones programadas, es obligatorio realizar entonces
una vez en el año una comprobación física a todos los Activos Fijos Tangibles,
cumplimentando los requisitos señalados para esta actividad.
e) Es importante considerar que la demora en la ejecución de los movimientos de
altas y bajas incide negativamente en el esclarecimiento y mayor riesgo de
sustracción, pérdida o extravío de los Activos Fijos Tangibles.
f)
Es responsabilidad directa del Jefe de Contabilidad de que se realicen las
comprobaciones y rectificaciones en las fechas establecidas y los cuadres
correspondientes, así como dejar constancia o evidencia de haberse efectuado.
g) A partir de la identificación de los riesgos relevantes, e independientemente de
la ejecución del inventario programado mensual, deben realizarse chequeos
sorpresivos como expresión del control por excepción o selectivo sobre aquellos
Activos Fijos Tangibles que por sus características puedan ser objeto de fácil
apropiación ilícita tales como: ventiladores de mesa, radios, televisores, videos,
computadoras, así como los refrigeradores, aires acondicionados domésticos y
otros de alto valor de uso.
h) Para ello puede mantenerse un listado independiente de estos medios
agrupándolos por sus características o tipo y dónde están ubicados con lo cual
se facilita el seguimiento operativo de este control selectivo. Una vez concluido
y con independencia del resultado debemos tener la certeza de su exactitud.
i) Tales chequeos serán más frecuentes cuanto más alejadas estén las Entidades
organizativas o sean particularmente vulnerables las Áreas de Responsabilidad
por la accesibilidad del público.
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Página No. 34
4. Comprobaciones Parciales.
a) Para garantizar el chequeo periódico anual de todos los Activos Fijos Tangibles
de la Entidad se hace necesario elaborar un plan a partir de los controles
existentes en la cuenta Activos Fijos Tangibles distribuyendo racionalmente las
áreas de responsabilidad y los Activos a verificar por períodos parciales dentro
del año.
b) El “Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e Inventarios en Uso” se
confecciona siguiendo el formato que se indica en el Capítulo “Modelos y
Anexos”. Al determinarse la distribución por trimestre de los Activos Fijos
Tangibles a verificar se tendrá cuidado en considerar la totalidad de Activos
Fijos Tangibles con que cuenta cada centro de costo o Área de Responsabilidad
de modo que se distribuyan lo más uniformemente posible según los períodos
del año, etapa vacacional, y la complejidad de los servicios donde se harán los
conteos.
c) La fecha de presentación del Plan para su aprobación por el nivel
correspondiente será el día 15 del mes de enero de cada año.
d) Para efectuar las verificaciones se utilizará el original del modelo SC-1-07
Control de Activos Fijos Tangibles en poder del área de Contabilidad. El
resultado de la comprobación física se anota en una hoja de trabajo con espacio
para Faltante, Sobrante y Deficiencias en los controles.
e) El Plan aprobado se va ejecutando en cada trimestre, debiendo efectuarse los
chequeos físicos parciales programados mensualmente, por el funcionario o
encargado de la tarea el que al concluir cada Área de Responsabilidad emite la
Declaración Jurada descrita en el Capítulo “Modelos y Anexos”. De esta forma
se garantiza el chequeo anual de todos los Activos Fijos Tangibles de la Entidad.
f) En los Consejos Económicos de la Entidad debe ser analizado mensualmente el
cumplimiento del “Plan de Chequeo de los Activos Fijos Tangibles e Inventarios
en Uso”, las deficiencias encontradas y las medidas adoptadas para su solución.
g) El Director de la Entidad deberá depurar y exigir la responsabilidad de las
deficiencias informando de las mismas en el próximo Consejo Económico.
5. Comprobaciones Totales.
En el marco del Consejo Económico o en el Consejo de Dirección de la Entidad, el
Jefe Máximo o el Jefe del Área de Contabilidad fundamentará la necesidad de
efectuar un inventario dinámico sobre el total de los Activos Fijos Tangibles de la
Entidad y una vez aprobada la fecha de su ejecución de deberán adoptar las medidas
siguientes:
a) El inventario será realizado por los Jefes de las Áreas de Responsabilidad con el
asesoramiento del Área de Contabilidad y jerarquizado por la Dirección de la
Entidad, mediante chequeo físico de cada Activo Fijo Tangible por la copia del
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Página No. 35
modelo SC-1-07 “Control de Activos Fijos Tangibles”, que obra en poder del
Jefe del Área de Responsabilidad.
b) Como condiciones organizativas previas a la toma física las Entidades deben:
•
Mantener actualizada toda la documentación correspondiente de los
medios agrupados en el grupo N.0 1 – Edificios y Grupo N.0 2 – Otras
Construcciones del CNMB por obras y objetos de obras.
•
Tener habilitados todos los modelos SC – 1-01 “Movimientos de Activos
Fijos Tangibles por cada tipo de movimiento y muy especialmente los
referentes a: Equipos enviados a reparar (en talleres externos a las
Entidades) Ociosos, Retiro o Baja.
c) El chequeo debe efectuarse al mismo tiempo en todas las Áreas de
Responsabilidad de la Entidad, ese único día y una vez concluido, el Jefe del
Área de Responsabilidad llenará la proforma “Declaración Jurada” que entregará
ese mismo día al Área de Contabilidad.
d) En la proforma se hará constar solamente las diferencias que se determinaron,
detallando el número de inventario del Activo Fijo Tangible, la descripción y su
valor, estos datos que están registrados en el modelo SC-1-07 “Control de
Activos Fijos Tangibles”, así como la situación que tiene el activo tanto como
sobrantes o faltantes de acuerdo al cotejo del modelo y la toma física y
especificando en la proforma en cada caso el destino de los Faltantes y la
procedencia de los Sobrantes.
e) El Área de Contabilidad con los resultados de estos inventarios hará conciliación
con las diferencias de todas las áreas, para determinar aquellas que son faltantes
en una y sobrantes en otra y viceversa, para posteriormente emitir los
movimientos de Traslados Internos que correspondan.
f) Al propio tiempo aplicará lo regulado en los procedimientos a seguir en los
casos reales de Faltantes y Sobrantes que resulten de la conciliación del punto
anterior, habilitando los expedientes correspondientes por Área de
Responsabilidad para la eliminación y ajustes de las diferencias en aquellos
casos que proceda legalmente (2) (5) .
g) El Jefe del Área de Contabilidad de cada Entidad con el visto bueno del Jefe
Máximo de la misma, confecciona la proforma “Certificación” descrita en el
Capítulo “Modelos y Anexos” con el resultado del inventario realizado,
especificando la cantidad y el valor de los Faltantes y Sobrantes detectados, los
ajustes practicados, los que quedaron pendientes de ajustar y las causas, así
como las medidas que se han tomado para la total subsanación de las
irregularidades detectadas, el cual será presentado al Consejo Económico y
Consejo de Dirección que adoptó el acuerdo del inventario total.
6. Comprobaciones Sorpresivas.
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Página No. 36
a) Independientemente de la realización de los inventarios parciales, deben
efectuarse comprobaciones sorpresivas por el Área de Contabilidad o Área
Administrativa, utilizando las facilidades que brinda la automatización del
Subsistema pueden efectuarse inventarios temáticos de aquellos medios
susceptibles de ser movidos del área a la cual están asignados y también los que
por sus características pueden ser causa de apropiación ilícita, entre los que se
encuentran: ventiladores de mesa, radios, aires acondicionados domésticos,
refrigeradores domésticos, televisores y otros que se estime conveniente incluir.
b) Las Direcciones Sectoriales de Salud tomando en cuenta las regulaciones
vigentes aplicarán las medidas que estimen pertinentes para el control de la
ejecución, así como la conducta a seguir sobre el resultado de esta tarea en sus
Entidades.
c) Debe tenerse especial vigilancia con los Equipos de Transporte que se
encuentren pendientes de reparación por tiempo prolongado en talleres externos
a la unidad, así como los que estén desactivados y pendientes de baja por no ser
posible su reparación.
5. Cuestionario de Supervisión.
a) Se encuentran confeccionados los Submayores correspondientes a cada Activo
Fijo Tangible.
b) Se agrupan los Submayores de los Activos Fijos Tangibles de acuerdo a lo
establecido.
c) Coinciden los Activos Fijos Tangibles existentes según los Submayores con los
relacionados en los modelos de SC-1-07 “Control Activos Fijos Tangibles” por
Área de Responsabilidad.
d) El modelo SC-1-07 “Control Activos Fijos Tangibles se encuentra debidamente
firmado por el responsable del Área de Responsabilidad.
e) Se verifica trimestralmente que las sumas de los submayores coincidan con la
cuenta del mayor dejando evidencia de dicho cuadre. Donde esté aplicado el
programa automatizado comprobar esto mensualmente.
f) Se encuentra establecido por escrito los Niveles de Autorización para aprobar
los diferentes movimientos de los Activos Fijos Tangibles que se producen en la
Entidad.
g) Verificar la correcta confección y archivos de los movimientos de los Activos
Fijos Tangibles y el nivel de autorización.
h) Se recepcionan en el Almacén todos los Activos Fijos Tangibles que se reciben.
i) Se confecciona el modelo SC-1-01 “Movimientos de Activos Fijos Tangibles” a
los Activos cuando son puestos en uso.
j) Se encuentran debidamente identificados los Activos Fijos Tangibles.
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Página No. 37
k) Se encuentra elaborado el “Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e
Inventarios en Uso”. Se realiza el cumplimiento del plan de chequeo físico
mensualmente, con la documentación establecida y el informe.
l) Se registran los faltantes y sobrantes de Activos Fijos Tangibles detectados en
los chequeos físicos realizados.
m) Por los faltantes y sobrantes en los chequeos físicos se confeccionan los
expedientes correspondientes.
n) Se realizan chequeos físicos de los Activos Fijos Tangibles cuando se sustituye
al responsable de un Área de Responsabilidad (4).
o) El resultado obtenido después de un chequeo físico o inventario se analiza en el
Consejo de Económico o de Dirección.
p) Se calcula mensualmente la depreciación acumulada.
q) Existe cuadre entre los saldos de los Submayores por grupo y la depreciación
acumulada.
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Página No. 38
CAPITULO 6 - MODELOS Y ANEXOS.
Modelos del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
MODELO SC-1-01 - MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES (7)
MODELO SC-1-02 -SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES (7)
MODELO SC-1-03 SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS (7)
MODELO SC-1-04 - SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS (7)
MODELO SC-1-05 - SUBMAYOR DE ANIMALES PRODUCTIVOS Y DE
TRABAJO (7)
MODELO SC-1-06 - SUBMAYOR DE PLANTACIONES PERMANENTES (7)
MODELO SC-1-07 - CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES (7)
MODELO SC-1-08 - REGISTRO DE DEPRECIACION (7)
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Página No. 39
“Acta de Responsabilidad Material”
Área de Responsabilidad: _______________________________________________
Responsable del Área: __________________________________________________
Por este medio reconozco mi responsabilidad material en cuanto a los Activos Fijos
tangibles bajo mi custodia, relacionados en el modelo SC-1-07 “Control de Activos
Fijos Tangibles” y responderé por la pérdida o extravió de los mismos, de acuerdo a lo
regulado en el Decreto-Ley No. 249 del 23 de septiembre del 2007.
________________________________
Firma del Responsable del Área
Fecha: ______________
ECONOMIA
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ENTIDAD
Plan de Chequeo
de los Activos Fijos Tangibles e
Inventarios en Uso
Nombre del Centro de
Costo o Área de
Responsabilidad
Página No. 40
Año
Cantidad de Archivos Fijos Tangibles.
Cantidad de Inventarios en Uso.
Trimestres
I
II
III
IV
Total
Total de los AFT Inventarios en
Uso a chequear por trimestre
Hecho por
Aprobado por
J’ Área Contabilidad
Director
D
M
A
ECONOMIA
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Página No. 41
Plan de Chequeo de los Archivos Fijos Tangibles e Inventarios en Uso.
a) La fecha de presentación de este “Plan de Chequeo de Activos Fijos Tangibles e
Inventarios en Uso” para su aprobación por el nivel correspondiente será el día 15
del mes de enero de cada año.
b) Al determinarse la distribución por trimestre de los Activos Fijos Tangibles a
verificar se tendrá cuidado en considerar la totalidad de Activos Fijos Tangibles con
que cuenta cada centro de costo o Área de Responsabilidad de modo que se
distribuyan lo más uniformemente posible según los períodos del año, etapa
vacacional, y la complejidad de los servicios donde se harán los conteos.
c) El plan ya aprobado se va ejecutando durante cada trimestre por el funcionario a
cargo de la tarea, utilizando el modelo para el control de los Activos Fijos Tangibles
y los Inventarios en Uso en las Áreas de Responsabilidad”, establecido por los
Subsistemas de Activos Fijos Tangibles y de Inventarios en Uso.
d) Mensualmente, en el marco de la reunión del Consejo Económico de la Entidad se
informará el estado del cumplimiento del Plan, así como las incidencias de las
revisiones y las medidas aplicadas para la subsanación de las deficiencias
encontradas.
e) El Director de la Entidad deberá depurar y exigir las responsabilidades por las
deficiencias las que serán informadas también en el Consejo Económico.
ECONOMIA
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Página No. 42
“Declaración Jurada”
Entidad: ______________________________________________________________
El que suscribe: …………………………………………………………………………..
Jefe de Área de Responsabilidad: ………………………………………………………..
Por la presente hago constar que se ha realizado el chequeo de los Activos Fijos
Tangibles asignados al Área bajo mi Responsabilidad como custodio de los mismos.
Como resultado de esta revisión se determinaron las diferencias siguientes:
FALTANTES
No. Inv.
Descripción
Valor
Destino
SOBRANTES
No. Inv.
Descripción
Valor
Procedencia
Y para que así conste, se firma la presente a los ______ días del mes de
_____________________________ de 200_____.
____________________________
Firma
ECONOMIA
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Página No. 43
“Certificación”
Entidad: ______________________________________________________________
El que suscribe:……………………………………………………………………………
Jefe del Área de Contabilidad hago constar por la presente que se ha realizado el
inventario a todos los Activos Fijos Tangibles pertenecientes a esta Entidad y sus
dependencias (en el caso que procediese) según consta en los registros contables, el cual
ha tenido los resultados siguientes:
FALTANTES
DIFERENCIAS
Cantidad
Valor
AJUSTADAS
Cantidad
Valor
PENDIENTES
Cantidad
Valor
Explicar las causas de las pendientes.
SOBRANTES
DIFERENCIAS
Cantidad
Valor
AJUSTADAS
Cantidad
Valor
PENDIENTES
Cantidad
Valor
Explicar las causas de las pendientes.
Y para que así conste se firma la presente a los __ días del mes de___________de 200_.
Vto. Bno.
__________________________
Jefe del Área de Contabilidad
____________________________
Jefe Máximo de la Entidad
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Página No. 44
ANEXO II. Hoja de trabajo para las Entidades que tienen implantado el control de los
Activos Fijos Tangibles en forma manual y no tienen aplicado el Subsistema de Costo
por Áreas de Responsabilidad.
Ejemplo Ilustrativo
Grupos del
CNMB
1y2
3
4
5
6
7
Cuenta
240-1 y 2
240-3
240-4
240-5
240-6
240-7
Valor según
Libros
450 000
1 500
2 500
850 000
25 000
610 000
Tasa Anual
(%)
6
6
6
25
20
15
Total
Importe de la
Depreciación
(1) 2250.00
7.50
12.50
17708.05
416.65
7625.00
$ 28019.70
Se aplicará la 1/12 parte de la tasa anual al valor según libros para el cálculo de la
depreciación trimestral.
Fórmula: D = V x TA x 3/12
Leyenda: D = Depreciación
V = Valor de los AFT
TA = Tasa Anual
Ejemplo (1)
D 450 000 x 6/100 x 1/12
D = 450 000 x 0.5000
D = $ 2250.00
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ANEXO III. Hoja de Trabajo para correlacionar los Centros de Costos con las Áreas
de Responsabilidad para aquellas Entidades que tengan implantado el Subsistema de
Costo por Áreas de Responsabilidad.
Ejemplo Ilustrativo
N0 y Nombre
Centro de Costo
01 = Teléfono
02 = Caldera
03 = Transporte
04 = Áreas administrativas.
05 = Almacén de Misceláneas
06 = Mantenimiento
N0 y Nombre
Área de Responsabilidad
50 – Pizarra Telefónica
18 – Caldera (Serv. Generales)
70 – Transporte
01 – Dirección
02 – Contabilidad
03 – Planificación
04 – Cuadros
64 – Recursos Humanos
54 – Almacén
60 – Mantenimiento
y así sucesivamente.
Cada centro de costo se correlacionará con el Área de Responsabilidad que corresponda,
pudiendo ser más de una como es el caso del centro de costo “Áreas Administrativas”.
Si en algún caso ocurriera lo contrario, es decir, que haya más de un centro de costo en
un Área de Responsabilidad, necesariamente se hará un desglose por cada grupo del
CNMB de los valores de los Activos Fijos Tangibles que pertenecen a cada centro de
costo para calcular la depreciación.
Este desglose podría hacerse físicamente o utilizando un indicador como, por ejemplo,
el número de camas en una sala del hospital donde presten atención dos servicios
médicos (Medicina Interna y Endocrinología), calculándose el porciento de camas que
utiliza cada uno y aplicándolo a los valores de los Activos Fijos Tangibles para lograr
dicho desglose.
Este correlacionador se tendrá como ficha permanente de consulta y deberá actualizarse
cuando se produzcan modificaciones.
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ANEXO IV. Hoja de trabajo para calcular la depreciación mensual de los grupos 1“Edificios” y 2 - “Otras construcciones” en las Entidades que tienen aplicado el
Subsistema de Costo por Áreas de Responsabilidad.
EJEMPLO ILUSTRATIVO
Centros de
Costos
01
02
03
04
05
06
Resto de los
Centros
TOTALES
Metros
Cuadrados
15
60
150
72
18
3993
4308
Formula: D = V x TA x 1/12
%
0,35
1.39
3.48
1.67
0.42
Valor
Edificios
$ 1091
4331
10844
5204
1309
Importe de la
Depreciación
(1)$ 5.46
21.66
54.22
26.02
6.55
92.69
100.00
288831
311610
1444.16
1558.05
Leyenda
D = Depreciación
V = Valor de los AFT (grupo 1 y 2)
TA = Tasa Anual (en por ciento)
Ejemplo (1)
Por ciento de metros cuadrados que ocupa el centro de costo 01- Teléfono
= 0.35 %
15
4308
Valor del área del edificio del centro de costo 01- teléfono
311610 x 0.35 % = $ 1091
Tasa Anual = 6 %
D = $ 1091 x 6__ x 1_
100 12
D = $ 1091 X 0.5000
D = $ 5.46
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ANEXO V. Hoja de trabajo para las Entidades que aplican el sistema tradicional en
forma manual y tienen implantado el Subsistema de Costo por Áreas de
Responsabilidad.
EJEMPLO ILUSTRATIVO
C.C
Grupos 3
(TA:6)
Grupo 4
(TA: 6)
(0.5)
(0.5)
Valor Depre- Valor
ciació
n
01
02
03
04
05
06
Resto
de los
Centr
os
TOTA
LES
Dep
reciac
ión
Grupo 5 (TA:
25)
(2.0833)
Valor Depr
eciació
n
Grupo 6
(TA:20)
(1.6666)
De
preciac
ión
Val
or
Depr
eciaci
ón
$
991
141
$
12.39
1.76
-
-
905
15
178
8
260
1.45
1131.4
4
22.35
54.22
26.02
6.55
$
17.85
495.1
9
371.0
9
1185.
66
36.86
35.15
32.52
1444.
16
9084.
30
$
3535
60
$
1200.4
6
1558.
07
$
11226
.10
$-
$-
$-
$-
$-
$-
$-
17855
624
3.12
18210
379.37
-
-
-
89.28
(1)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
2226
6
-
371.
09
-
85
-
0.43
-
320
-
1.60
-
423
300
8.81
6.25
-
-
403.10
2510
12.5
5
345220
7191.9
7
-
-
$492.81
$ 3454
$
17.27
$361153
$7586.4
0
$222
66
$
371.
09
$98560
Gru TOT
po 1 AL
y2
(*)
Dep Depr
reeciac ciaci
ión
ón
Val
or
$-
80620
Grupo 7
(TA:15)
(1.2500)
5.46
21.66
* Es la suma total de los cálculos por centro de costo según metros cuadrados (Ver
ANEXO IV)
Descripción de la operatoria de esta hoja de trabajo:
A partir del correlacionador de los centros de costo con las áreas de responsabilidad se
identificaran las áreas que responden a cada centro de costo. En el caso del sistema
tradicional se hará la sumatoria de los valores de los Activos Fijos Tangibles en cada
Área de Responsabilidad por grupo del CNMB, reflejándose en las columnas
“VALOR” y realizándose el cálculo de la depreciación.
NOTA: Los totales de las columnas “VALOR” deben corresponderse con los importes
registrados en libros modelo SC 1-08 “Registro de Depreciación” por cada grupo del
CNMB y “Depreciación” que será el soporte para el registro contable de la
depreciación calculada en el mes.
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Página No. 48
ANEXO IX. Clasificador Nacional de (Medios Básicos) – CNMB - Activos Fijos
Tangibles.
Grupo 1 – EDIFICIOS
Subgrupos:
110 - Edificios productivos y no productivos
120 - Edificios para viviendas
Grupo 2- OTRAS CONSTRUCCIONES
Subgrupos:
210 - Construcciones para la producción industrial
230 - Embalses y depósitos
260 - Construcciones para servicios comunales
270 - Construcciones para la educación, ciencia, cultura y deportes
285 - Instalaciones internas de distribución
Grupo 3-MAQUINAS Y EQUIPO ENERGETICOS
Subgrupos:
Máquinas y equipos para comprimir y mover fluidos (gases y líquidos)
Máquinas y equipos para energía térmica
Máquinas y equipos para producir, transformar y rectificar la energía eléctrica
Equipos para producir y procesar gases (aparte de los equipos para la extracción)
Máquinas de propulsión accionadas por energía no eléctrica
Motores eléctricos
Equipos para aprovechar otras formas de energía
Grupo 4 – MAQUINAS Y EQUIPOS PRODUCTIVOS
Subgrupos:
Máquinas para la industria textil, de vestuario y del cuero
Máquinas y equipos para la industria gráfica, para otras actividades industriales,
para la alimentación pública, para los servicios a la población y para la cultura y
el arte.
Grupo 5 – APARATOS Y EQUIPOS TECNICOS ESPECIALES
Subgrupos:
Aparatos para medir las magnitudes físicas básicas
Aparatos para medir cantidades de magnitudes eléctricas y Magnéticas
Aparatos para medir cualidades y magnitudes de la materia
Aparatos para controlar y probar las magnitudes técnicas
Reguladores automáticos de los procesos de producción y de otras actividades
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Página No. 49
Otros aparatos, utensilios especiales de laboratorio
Equipos técnicos de comunicación y de seguridad
Máquinas de oficinas y computadoras
Equipos para la técnica médica y electromedicina
GRUPO 6 – MEDIOS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE
Subgrupos:
Medios de transporte urbano y por carretera
GRUPO 7 – MUEBLES Y OTROS OBJETOS
Subgrupos:
Equipos de calefacción, refrigeración, iluminación y otros de uso doméstico
Muebles
Muebles y objetos especiales para talleres y almacenes
Muebles y objetos de carácter comercial y de servicios
Muebles y objetos sanitarios y deportivos
Objetos para la cultura, recreación y educación
Objetos de protección y suplementarios
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Página No. 50
CAPITULO 7 - REFERENCIAS METODOLOGICAS.
Este espacio cumple el propósito de nominalizar las citas que han sido incluidas en el
texto del Manual.
(1) Resolución No. 297 del MFP de 23 de septiembre del 2003.
ASUNTO: Definición del Control Interno. Contenido de los componentes y sus
Normas.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(2) Decreto-Ley No. 249 del Consejo de Estado de 23 de julio de 2007.
ASUNTO: Establece el procedimiento para determinar y exigir la responsabilidad
material a los trabajadores de todas las categorías ocupacionales, funcionarios y
dirigentes.
UBICACIÓN: Gaceta Oficial Extraordinaria No. 36 del 24 de julio de 2007.
(3) Resolución No. 44 del MFP del 27 de agosto de 1997.
ASUNTO: Pone en vigor para todas las Entidades estatales conteos físicos de
Activos Fijos Tangibles y de medios materiales en general. Procedimiento a seguir
en los casos de faltantes o sobrantes, cancelaciones de cuentas por cobrar y por
pagar. Consumo material no registrado en el año que corresponda y ajuste como
consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas en calidad en los
productos agropecuarios.
UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día.
(4) Instrucción General No. 175 del Minsap de 24 de diciembre de 1984.
ASUNTO: Medidas a cumplimentar en las Entidades del Sistema Nacional de Salud
(SNS) al cesar en sus funciones el personal dirigente administrativo y aquellos casos
que sin ser dirigentes administrativos tengan bajo su custodia recursos monetarios
y/o materiales.
UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad –
Minsap.
(5) Circular No. 2 del Minsap de 2 de noviembre de 1998.
ASUNTO. Niveles de aprobación de los ajustes de acuerdo a la Resolución No. 44
del MFP
UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad.
Esta Circular se aplica solamente a las entidades del S.N.S. del Nivel Central. El
resto de las Unidades aplicarán lo establecido por el CAP de cada Provincia.
(6) Acuerdo No. 3551 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro (CECM) del 4 de
octubre 1999.
ASUNTO: Ordenamiento Jurídico Contable de Inmuebles Estatales.
UBICACIÓN: Gaceta Oficial.
ECONOMIA
(7)
(8)
(9)
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Página No. 51
Resolución No. 10 del MFP de 18 de enero de 2007.
ASUNTO: Anexo No. 1 de la Resolución que contiene el formato de los modelos
del Subsistema de Activos Fijos Tangibles.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
Resolución No. 399 del MFP de 13 diciembre de 2002.
ASUNTO: Ajuste por la diferencia de los Saldos que resulten de los Avalúos.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
Resolución No. 379 del MFP de 31 de diciembre de 2003.
ASUNTO: Aprueba el Reglamento del Impuesto sobre Utilidades y los tipos
impositivos por actividad económica.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(10) Resolución No. 34 del MFP de 2 de noviembre de 1989.
ASUNTO: Establece el procedimiento financiero que se aplicará a las viviendas
que se encuentran registradas como medios básicos y que formen parte del fondo
actual de las entidades estatales y de aquellas de nueva construcción que los
órganos locales del Poder Popular asignaran a las correspondientes personas o
entidades según las regulaciones que dicte el Instituto Nacional de la Vivienda.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(11) Resolución No. 25 del MFP de 1º. de abril de 1982.
ASUNTO: Creación, fusión, traslado, extinción de empresas. Traslados de
establecimientos y actividades presupuestadas. Procedimiento financiero.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(12) Resolución No. 41 del MFP de 19 de octubre de 1998.
ASUNTO: Tratamiento financiero a aplicar al traspaso de Activos fijos tangibles y
otras actividades que resulten del las relaciones de cooperación entre entidades
económicas subordinadas a los órganos y organismos del Estado. Regulaciones en
materia de precios.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(13) Resolución No. 446 del MFP de 30 de septiembre de 2002.
ASUNTO: Establece que el movimiento de Activos fijos tangibles, excepto los
inmuebles, entre entidades estatales y las organizaciones y asociaciones
vinculadas al Presupuesto Central, se llevará a efecto mediante compraventa,
suscribiendo al efecto el correspondiente contrato.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(14) Resolución No. 37 del MFP de 1º. de marzo de 2005.
ASUNTO: Establece el procedimiento contable y financiero para cuando un
Activo fijo tangible es dado de baja y como consecuencia de su desmantelamiento
se decide por la autoridad competente venderlo como chatarra a otra Entidad.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(15) Resolución No. 35 del MFP de 2de noviembre de 1989.
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Página No. 52
ASUNTO: Regula los aspectos relacionados con el registro y control de los
Activos Fijos Tangibles asignados a las unidades presupuestadas.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(16) Resolución No. 18 del MFP de 27 de abril de 1990.
ASUNTO: Reglamento para el cálculo, planificación y utilización de la
amortización de los Activos fijos tangibles de la Economía Nacional vigente a
partir de enero de 1991.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(17) Resolución No. 87 del MFP de 3 de abril de 2007.
ASUNTO: Actualiza los niveles de aprobación de los movimientos de Activos
fijos tangibles en todas las organizaciones pone en vigor el procedimiento con los
elementos claves sobre movimientos de estos Activos.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(18) Resolución No. 87 (ANEXO) del MFP de 3 de abril de 2007.
ASUNTO: Actualiza los niveles de aprobación de los movimientos de Activos
fijos tangibles en todas las organizaciones pone en vigor el procedimiento con los
elementos claves sobre movimientos de estos Activos.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(19) Carta Circular No 2 de 24 de marzo de 2003 del Minsap.
ASUNTO: Perfeccionamiento del Control Interno de los Activos Fijos Tangibles
y otros recursos materiales en las Áreas del Nivel Central.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
Dirección de Finanzas y Contabilidad
Aprobado el 15 de marzo del 2009.
“Año 50 de la Revolución”