Manual Aplicación de Reservas de la ETSINF

Aplicación de
Reservas
ETSINF
Manual de Usuario Julia Pérez
[Escriba texto]
Aplicacióón Reservas ETSIN
NF (v 1.0)
Manual dee Usuario
INDIC
CE
MANU
UAL APLICAC
CIÓN DE RES
SERVAS DE LA ETSINF
2 Intrroducción 2 Enttrada a la aplicación 2 Funncionalidadess
2 Tippos usuarios 3 Inteerfaz aplicacióón
O
Ocupación Diaria:
3 4 O
OCUPACIÓN SEMANAL
7 DAD: 9 DISPONIBILID
BA
ARRA SUPERIOR:
11 S
Solicitudes 11 Botón Colisionnes
11 Botón Informees
12 Reservas del día
12 Botón Configuuración 12 Botón Migraciión
13 Preeguntas frecueentes: 13 ¿Cómo realizaar una reservaa PUNTUAL nnueva? 13 ¿Cómo realizaar una reservaa PERIÓDICA
A nueva?
¿Por qué no puedo
p
modificcar una reservaa?
Envíos de em
mail
14 14 14 ¿Qué usuarioo realizó/modifficó/eliminó unna reserva?
14 ETSINF | MA
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ESERVAS DE
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Manual dee Usuario
MA
ANUAL APLICA
A
ACIÓN D
DE RESERVAS
S DE LA
A ETSINF
Intrroducción
Aplicación vía web que permite conssultar, gestionar las reservaas de los espaacios de la ET
TSINF.
Esta aplicación poodrá ser utilizada por ussuarios de laa ETSINF, usuarios
u
UPVV y externos UPV.
Depenndiendo del tippo de usuario se podrán reaalizar unas accciones u otrass.
Los naveggadores en los que se ha probado la applicación son Iexplorer y M
Mozilla. En cuaalquier
caso, se recomiendda el uso en Mozilla
M
porque responde muucho más rápiddo.
Enttrada a la
a aplicac
ción
Para usuarios no autenticados,
a
se dispondráá una entrada en la página web del Cenntro, en el meenú de
‘Infraeestructuras > Reservas
R
de Espacios’.
E
En caaso de usuarios autenticaddos está dispoonible en la intranet
i
del Centro,
C
dentroo de ‘Aplicacioones >
Reserrvas > Reservvas ETSINF’.
Fun
ncionalid
dades
Pasam
mos a ver unna visión genneral de las funcionalidades que la applicación de rreservas ofrece. La
expliccación detallada de cada una de ellas junto con im
mpresiones dee pantalla, laas encontrarás más
adelante en este doocumento.
CONS
SULTA de Reeservas: Sólo podrán consuultar datos de reservas usuarios autenticcados PAS o PDI
P de
la ETTSINF. Obtenndremos inforrmación detaallada: fecha, hora inicio y fin, professor o responnsable,
descripción.
EDICIIÓN RESERV
VAS: Los usuaarios autenticaados de la Dirrección, persoonal de conse rjería e inform
máticos
de la ETSINF, poodrán editar, suprimir las reservas proopias de la ETSINF,
E
nuncca podrán edditarse,
suprim
mirse las reservas de POD ni EXÁMENE
ES (en este último caso, sieempre que haayan sido geneerados
por laa aplicación de
d exámenes de la intraneet). En el casso de que el espacio sea un laboratorioo, sólo
podráán ser editado por conserjerría y personal informático.
La eddición o modifficación de laa reserva sóloo será de alggunos datos: responsable, email, descrripción,
actividdades a realizzar, añadir esspacios del miismo tipo y eddificio y/o elim
minar espacioss ya seleccionados.
En caaso de querer cambiar fechaa y/u hora, debbemos de reaalizar una reseerva nueva.
SOLIC
CITUDES: Enn caso de quee el usuario ‘‘NO esté auteenticado’, o si lo está peroo no tiene permisos
suficieentes, podrá buscar
b
espacioos disponibless, dados los criterios
c
de bússqueda y realiizará una ‘Sollicitud’.
En caaso de buscaar un ‘Laboraatorio’, siemprre, que el ussuario no seaa del personaal Informático ni de
conseerjería, se realiza una ‘Solicitud’.
Una ssolicitud NO ES
E UNA RES
SERVA, sino qque será supervisada por el gestor de la aplicación y éste
‘Aceptará’ o ‘Rechaazará’ la solicitud.
En toddo caso, tantoo cuando se hace la solicittud como cuaando se aceptta o rechaza, se enviarán emails
autom
máticos al usuaario.
RESE
ERVAS: Los usuarios
u
de Dirección,
D
Perssonal de Connserjería e Infformáticos de la ETSINF, podrán
p
realizaar reservas dee espacios. En
E caso de quue el espacio sea un laboraatorio siempree, que el usuaario no
sea deel personal Informático ni de conserjería,, se realiza unna ‘Solicitud’.
RESE
ERVAS PUNT
TUALES: Podrrán realizarsee desde el meenú de Disponnibilidad y el m
menú de Ocupación
Semaanal.
RESE
ERVAS PERIÓ
ÓDICAS: Úniccamente podrrán realizarse,, solicitarse poor el menú dee Disponibilidad. En
caso de usuario no autenticaado, usuario autenticado pero sin permisos, si el espacio es un
‘LABO
ORATORIO’ y no eres usuaario de Conserrjería ni Inform
mático, será unna ‘SOLICITU D’.
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SOLIC
CITUDES, CO
OLISIONES, INFORMES,
I
C
CONFIGURA
ACIÓN Y MIGRACIÓN: Toddas estas oppciones
sólo ppodrán gestioonarse por ussuarios con ppermisos adeecuados. Más adelante see explican conn todo
detallee.
Tipo
os usuarrios
Los usuarios se claasifican tal y como
c
se detaalla a continuaación. Identificca qué tipo dee usuario eress y los
permisos asociadoss.
TIPO USUARIO
SIN A
AUTENTICACIIÓN
USUA
ARIO AUTEN
NTICADO Y QUE
Q
PERTE NECE
AL CE
ENTRO ETSIN
NF
USUA
ARIO AUTENT
TICADO DEN
NTRO DEL GR
RUPO
DE C
CONSULTA : PDI O PAS DEL CENTR
RO (y
aquellos usuarios que determinne la Direccióón del
Centroo)
USUA
ARIO AUTENT
TICADO: EQ
QUIPO DIREC
CTIVO
DE LA
A ETSINF
USUA
ARIO AUTENTICADO : PA
AS CONSERJJERIA
Y PAS
S INFORMÁTICO
PER
RMISO
Sólo disponibilidadd sin autenticaación
Usuaario Autenticaddo, sólo podráá utilizar el meenú de
Disponibilidad (lass reservas sonn solicitudes)
Perm
mite consultaar las reserrvas, No geestiona
Reseervas, solo reaaliza solicitudees
Perm
mite gestionar las reservas Locales de aulas
a
y
salass. Laboratorios sólo Solicituudes. (Direccióón)
Perm
mite gestionarr reservas loocales y connfigurar
apliccación y colisioones (Conserj eria, Informáticos)
Inte
erfaz apliicación
A continuaación, se expllican todas lass opciones quue ofrece la aplicación,
a
perro hay que tener en
cuenta
ta que dependdiendo del tipoo de usuario veerá unas u otrras.
SINF: Pantalla de inicio
Aplicacción Reservas ETS
Al accceder a la apliicación podrem
mos tener las siguientes oppciones:
 Botones barra
b
superior:
o Solicitudes:
S
estará
e
activaddo cuando hayan
h
solicituudes de resservas de espacio
e
p
pendientes
de resolver
o Colisiones:
C
acttivado en casoo de haber collisiones de resservas
o Innformes: listado de reservvas realizadass entre una fecha
fe
inicio y fecha fin eleegidas,
p
permite
impressión a pdf.
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o
o
o
Reservas del día:
R
d listado conn las reservass del día, perm
mite impresiónn a pdf.
C
Configuración:
permite cam
mbiar algunas opciones de colores,
c
cursoo académico que
q se
m
migrará,
etc..
M
Migración:
realliza una imporrtación de datos del ASIC a la base de daatos de la ETS
SINF.
Aplicacción Reservas ETS
SINF: Pantalla de inicio – Barra Supperior Gestión


Barra leyeenda colores: Indica
I
lo que ssignifica cada color con el que
q se pinta laa reserva.
Menú izquuierda: con las opciones paara visualizarr las reservas diarias, reserrvas semanalles por
espacio, búsqueda
b
de espacios
e
dispoonibles.
Ocu
upación Diaria:
D
Muesttra todas las reservas
r
de laa ETSINF en uun día. Por deefecto se visuaalizará el día actual: (ver im
magen:
Aplicacción Reservas ETS
SINF: Pantalla de inicio)
Puedee cambiarse laa fecha situanndo el ratón deentro de la caaja fecha o preesionado en eel botón situaddo a su
dereccha.
Ocupacción Diaria: Seleccción de Fecha
La priimera pestañaa ‘Ocupación Diaria’ muesttra las reservaas de todos loos edificios, ell resto de pesstañas,
ofreceen la misma innformación que la pero refe rente a un único edificio.
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INFORRMACIÓN DETAALLADA DE LA
AS RESERVAS:
Seleccionaando con el ratón
r
una resserva se abrirrá una ventanna en la que recoge inform
mación
detallaada de la mism
ma.
mación detallada
Ocupacción Diaria: Inform

Reservas POD y Exám
menes: reserv
rvas que tenddrán las siglaas de la asiggnatura. Sólo podrá
consultarsse la informacción detalladaa, de hora inicio y fin y prrofesor. No ppodrán eliminaarse ni
modificarsse.
Ventanaa: Información dee reserva no editab
ble

Reservas Locales ETSIINF: tendrán llas siglas ‘RES’ y podrán editarse
e
y elim
minarse, a excepción
de que el espacio sea un
u Laboratorioo, que únicamente gestionará el usuario dde Conserjería y los
técnicos innformáticos.
o Reserva
R
puntual: En caso dee reserva puntual la ventana que se abrirrá será la siguuiente:
Diálogoo: Información Resserva modificablee
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

Suprim
mir: nos preguuntará si deseeamos realmennte borrar la re
reserva.
Editarr: abre el forrmulario de reservas
r
y permite modifiicar algunos datos.
Podráán añadirse ottros espacioss libres en el intervalo
i
de tiiempo elegidoo, pero
siemppre que sean ddel mismo tipoo (Aula, Laborratorio, Otros) . La fecha iniccio, fin,
hora inicio y fin NO
O podrán moddificarse. En caso
c
de modiificación, se enviará
e
un correo al usuarioo que responssable de la reserva, siemprre que esté acctivada
la cassilla ‘Enviar Coonfirmación’.
Diálogoo: Formulario Inseerción/Edición Resservas
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Una vvez aceptada la
l reserva noss aparece la veentana de connfirmación de la reserva sigguiente:
Diálogoo: Ticket Reserva Realizada
o
Reserva Perióddica: Si la res erva es perióddica, primero se
R
s abrirá una ventana comoo la de
u reserva puuntual, que noos dejará elegiir entre ‘Editarr’, ‘Suprimir’ o ‘Cancelar’. En caso
una
d elegir ‘Editar’ o ‘Suprim
de
mir’, se abrirrá otra ventana donde eleegiremos enttre las
s
siguientes
opciones:



‘Sólo esta vez’: si laa modificaciónn o borrado see realiza sólo dde la reserva actual
‘Todas las siguientees’: la modificcación o borrado se aplica a todas las reservas
que existan a partirr de esta, peroo no a las anteeriores.
‘Todaas las Reservvas de la seriee: que afectará a todas dessde la fecha inicio a
fin.
Diálogoo: Edición de Reseerva Periódica
Despuués se abrirá el
e formulario de
d reservas haabitual (ver im
magen: ‘Diálogo:: Formulario Inserrción/Edición Resservas’)

Solicitudess Reservas: con
c las siglass ‘SOL’ podráán editarse desde el botónn de ‘Solicituudes’ y
únicamentte cuando seaan espacios diiferentes de Laboratorios.
OCU
UPACIÓN
N SEMANAL
Muesttra todas las reservas de una
u semana een un espacioo de la ETSIN
NF . Por defeccto se visualizzará la
semana actual y el primer espacio del edificio 1G, en este momento
m
AULA 1G 0.0.
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Ocupacción Semanal
Puedee cambiarse laa semana situuando el ratónn dentro de la caja fecha o presionado e n el botón situuado a
su derecha. Tambiéén puede cam
mbiarse el ESP
PACIO, pulsanndo en el despplegable de esspacios.
Ocupacción Semanal: Sellección de fecha y espacio.
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INFORRMACIÓN DETAALLADA DE LA
AS RESERVAS:
Lee laa información de esta misma sección en ‘‘Ocupación Diaria’.
En la siguiente imagen se detallaa esta misma información:
plicación detallad
da.
Ocupacción Semanal: Exp
DISPONIBILIIDAD:
Desdee el menú dispponibilidad, poodrán buscarsse los espacios libres segúnn los requerim
mientos del usuuario.
Una vvez cumplimenntados todos los criterios puulsaremos en el botón ‘Busccar’.
Disponibilidad: Reserva PUNTUAL, expliccación detallada.
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Disponibilidad: Reserva PERIÓDICA, explicación detalladaa.
En esste momento en la parte de la derechha obtendrem
mos un listadoo con todos llos espacios libres.
Seleccciona el/los esspacio/s que quieres
q
reservvar, tal y comoo se indica en la imagen sigguiente:
Disponibilidad: Listado de
d espacios
Una vvez elijas los espacios o espacio
e
a resservar, apareccerá la ventanna que contieene el formulaario de
Reserrvar o Solicituud, según los permisos del usuario y dell tipo de espaacio solicitado . El formularioo es el
mismoo que se ha visto
v
anteriorm
mente (ver imaagen: ‘Diálogo: Formulario Inserrción/Edición Resservas’) y seguiremos
los paasos ya descrritos. El usuarrio será avisaddo de la solicitud o reservaa mediante unn correo electrónico,
siemppre que tengam
mos marcada la opción ‘Envviar confirmacción’ del formuulario de reserrva.
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En caaso de solicitudes los ‘gestoores de la apl icación’ superrvisarán la solicitud y la aceeptarán/rechaazarán.
Una vez aceptadaa o rechazada la solicituud, la aplicaación automááticamente ennviará un em
mail al
responsable de la solicitud.
s
BAR
RRA SUP
PERIOR::
La baarra de botonees superior, sóólo se mostraará para los ussuarios que teengan permisoos para ejecuutar las
accionnes que a conntinuación se indican.
Soliicitudes
El bottón solicitudess, permite gesstionar las sollicitudes realizzadas por los usuarios. Esttará activo mientras
haya ssolicitudes peendientes de ‘A
Aceptar o Recchazar’.
Al preesionar sobree el botón, apparecerán aquuellas solicitudes que podaamos gestionnar, por ejempplo las
solicittudes de Labooratorio, sólo podrán ser g estionadas poor los usuarioos con permissos para ello (véase
apartaado ‘Tipos de Usuarios’).
La ventana que obttendremos será la siguientee:
Botón S
Solicitudes: Listad
do Solicitudes
Una vvez presionem
mos en el iconno de edición, veremos unaa ventana conn la informacióón de la solicitud. El
formulario es el missmo que el utilizado para la inserción de reserva, con la única difereencia que tenddrá dos
botones en la parrte inferior que indicarán ‘Aceptar Sollicitud’ o ‘Rechazar Solicittud’. Si acepptamos
generraremos una reserva
r
en ‘firme’ y se enviaará automáticcamente un coorreo de ‘Soliccitud ACEPTA
ADA’ al
usuarrio responsablle de la reservva. En caso dde rechazar laa solicitud borrraremos la soolicitud y se enviará
e
un correo automáticamente al ussuario indicánndole ‘Solicitudd RECHAZAD
DA’ y todo loss datos relacioonados
con laa misma.
Cuanddo hayamos gestionado toodas las reseervas, la ventana con el listado de soolicitudes se cerrará
c
autom
máticamente y el botón de Solicitudes
S
apaarecerá desacctivado.
Botó
ón Colisiones
El bottón colisiones, permite gesttionar las colissiones que surgen entre lass reservas. Esstará activo mientras
haya ccolisiones penndientes de traatar.
Al preesionar sobre el botón, aparecerán aqueellas el listado de colisioness y seleccionaa con el ratón la que
quieraas gestionar.
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Botón C
Colisiones: Listad
do de Colisiones
Una vvez seleccioneemos examinaar nos llevará a la ocupacióón semanal deel espacio en eel que se prodduce la
colisióón, allí seleccionando las reeservas podreemos ver el detalle y gestioonarlas, eliminnando alguna de las
reservvas que produuce la colisión.
Botó
ón Inform
mes
El bottón de informees, permitirá a los usuarios con permisoss (Ver sección Tipos Usuari os), tener un listado
detallaado de las resservas ‘propiaas de la ETSIN
NF’, en un perríodo determinnado. NO se llistarán las reservas
de PO
OD ni los EXÁ
ÁMENES.
Al preesionar sobre el
e botón verem
mos la siguiennte ventana:
Botón IInformes: Listado de Reservas prop
pias de la ETSINFF.
Res
servas de
el día
El bottón de reservaas del día, perrmitirá a los ussuarios con peermisos (Ver sección
s
Tiposs Usuarios), teener un
listadoo detallado dee las reservas ‘propias de laa ETSINF’, dell día de hoy.
NO see listarán las reservas
r
de PO
OD ni los EXÁ
ÁMENES.
Este listado podrá imprimirse a PDF.
P
Botó
ón Config
guración
Permiite a los usuaarios con perm
misos (Ver seccción Tipos Usuarios),
U
gesttionar algunoss de los parám
metros
propioos de la aplicación, entre ellos:
e
hora iniccio y fin de reeservas, tiempo mínimo dee reserva, em
mail del
gestor de la aplicacción, colores de
d pintado de reservas.
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Manual dee Usuario
Botón C
Configuración
Botó
ón Migración
Permiite a los usuarios con permisos (Ver ssección Tiposs Usuarios), gestionar
g
la m
migración de datos
imporrtándolos del ASIC:
A
Botón M
Migración
Pre
eguntas frecuente
f
es:
¿Có
ómo realizzar una re
eserva PU
UNTUAL nueva?
Las reeservas nuevaas ‘PUNTUALLES’ podrán rrealizarse dessde el menú de
d Disponibiliddad. Rellenanndo los
criterioos que necesita el usuario encontraremo
e
os los espacios disponibles.
Otra oopción es creearla desde el
e menú de O
Ocupación Seemanal, pulsando con el raatón la celdaa de la
hora/m
minuto de inicio y sin soltarllo arrastrar haasta la última celda
c
que seráá la hora/minuuto de fin.
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Manual dee Usuario
Ocupacción Semanal: Nueeva Reserva
¿Có
ómo realizzar una re
eserva PE
ERIÓDICA
A nueva?
?
Las reeservas nuevaas ‘PERIÓDIC
CAS’ podrán rrealizarse dessde el menú de
d Disponibiliddad. Rellenanndo los
criterioos que necesita el usuario encontraremo
e
os los espacios disponibles.
¿Po
or qué no puedo modificar
m
una reserva?
Posibles causas:
 No tienes los permisos necesarios.
 ¿El espacio es un Laboratorio? Entonnces, sólo pueeden gestionaarla el personaal Informático y el de
Conserjeríía.
 ¿Se trata de una reserrva de POD o EXAMEN? Las reservas de POD o EEXAMEN no pueden
p
modificarsse.
Env
víos de em
mail
La applicación realizza envíos de email
e
al usuarrio responsabble de la reserrva si tenemoss activada la opción
de ‘Ennviar confirmaación’.
¿Qu
ué usuario realizó//modificó
ó/eliminó una rese
erva?
Se guuarda un históórico de qué usuario
u
y desdde que ip realizó acciones sobre las reseervas. Este innforme,
de moomento, hay que
q pedirlo a laa analista proggramadora deel centro.
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