¿Delegar en BUROCRACIA?

Punto de Vista
por
José Morales Mancera
¿Delegar en BUROCRACIA?
S
aber delegar es la manera efectiva de hacer
llegar la autoridad a los niveles medios y bajos
de la organización para coordinar la acción.
Es un arte y un instinto en ciertas personas, y es una
negación e incapacidad en otras: depende de su
habilidad para elegir a las personas y de su talento
para dividir lógicamente las funciones y capacitar para
las responsabilidades. Al dar un puesto se delegan
responsabilidades, no parcelas de poder y confort.
Autoridad es servicio al bien común no forma de
dominación y prepotencia.
Si la estrategia es errónea o mal comunicada, la
delegación lo que logra es eficientar tonterías o las
veleidades del jefe, acciones inútiles, perjudiciales y
costosas. Toda acción cuesta. Hay que madurar primero
el proyecto estratégico. Presuponiendo una estrategia
adecuada, la delegación es la autoridad en cascada
que permite la eficiencia del sistema como un todo. La
diversidad en la unidad. Unidad que sólo logra un buen
director, en una orquesta de muy variados instrumentos,
con músicos de excelencia en cada uno.
La delegación logra la aproximación de muy diversas
funciones a la acción conjunta, en forma subsidiaria,
o sea que no haga el jefe lo que puede hacer el
subalterno, y que se capacite a éste para que realice
lo mejor con eficiencia y compromiso. La autoridad la
tiene el que conoce y sabe (autoridad epistemológica)
y el que es capaz de cuidar el orden (autoridad
deontológica). El ignorante, el desordenado y peor el
corrupto carecen de autoridad, aunque puedan tener el
poder que les concede el nombramiento.
El nombramiento de un inepto o de un corrupto, que
no garantiza la eficiencia en el puesto y va a contagiar a
los demás, es un fraude de quien da el nombramiento.
La autoridad en cuanto capacidad es personal, no es
delegable: lo único delegable es el poder. De aquí el
peligro de dar poderes a quien carece de autoridad,
pues ésta es la relación personal de aptitudes para la
problemática concreta que el puesto requiere.
Cristóbal Colon, eligiendo a la tripulación para su gran
aventura, es un ejemplo de burócrata ejemplar, pues
se jugaba la vida si delegaba mal y tiraba el dinero de
la reina pues viajaba por cuenta del Estado. Tenía un
experto para cada función: navegación, velas, calafatear
etcétera. Por lo tanto, delegar funciones en la empresa o
en el gobierno es una terrible responsabilidad: separar
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el poder de la autoridad es catastrófico y dejar a la
autoridad sin poder, es castrante.
En la empresa, paga los errores el dueño o los
accionistas; en la burocracia lo paga el infeliz ciudadano
y los impuestos desperdiciados. Todos piden más
presupuesto, o sea poder, pero ninguno exige mejores
jefes, conocedores y exigentes. Elegir a quienes tienen
preparación, talento y responsabilidad, y discriminar
(palabra prohibida hoy) a quien es corrupto, inepto o
irresponsable, es una obligación de cualquiera que
quiera un liderazgo real en el mundo empresarial o
de gobierno.
Ésta es la enfermedad mortal de la burocracia, pues
se elige por compadrazgo y por docilidad; se premia
la complicidad y el silencio. Cualquiera sirve para
cualquier puesto y todos esperan la hora de salida
sin otro aliciente que el pago de la quincena o la
gratificación por favores concedidos. Hay honrosas
excepciones, muy honrosas y muy excepcionales.
Los partidos, como fuentes de empleo, son un fracaso
pues eligen por criterios políticos y docilidad partidista,
no por capacidades reales. Rencillas o pandillas
burocráticas son el resultado. La Secretaria de la Función
Pública tiene una tarea enorme de eficientar y no
duplicar burocracias. ¿Tendrá autoridad y poder para
lograrlo? En la burocracia, cada ventanilla o escritorio
se convierte en un centro de poder, sin una autoridad
o reglamento que esté por encima y sea respetado. El
poder autoritario se desparrama en las oficinas sin una
autoridad con poder que lo controle.
En la práctica, el subalterno conoce más del papeleo
que su jefe: Por ello realiza lo que se llama “delegación
ascendente”; esto es, crearle problemas al jefe, quitarle
el sueño, para volverse indispensable y benefactor,
resolviéndole los problemas que le creó cuando lo
juzgue conveniente. Es una forma de secuestro del
jefe. La ciencia del papeleo del escritorio la tiene el
subalterno a quien no convienen cambios ni mejoras.
Quien controla los sistemas electrónicos tiene, por
ahora, más poder que el jefe y es capaz de sabotear
cualquier intento. Además, esos puestos no pueden ser
tocados, pues “se cae el sistema”.
Cuando se esperan resultados tangibles a corto plazo,
como en el caso de la seguridad pública, que requiere
la coordinación de muchas dependencias, estos
resultados se vuelven imposibles. Se quedan
en enumeración de buenas intenciones.
Los funcionarios cambian continuamente,
no acaban de aprender, cada nuevo jefe
es un novedoso genio que trae a su gente y
su sistema, pues no reconoce a los anteriores,
y el caos interno de las oficinas es total. Así, la
burocracia se multiplica continuamente, pues nadie
desea vivir fuera del presupuesto por el nombramiento
que su compadre le consiguió, lo que en México
llamamos perder “el hueso”.
Con mayores impuestos, que reducen la liquidez de
las empresas medianas y pequeñas, se está logrando
reducir los puestos de trabajo para poder pagar a
mayor número de burócratas a los tres niveles de
gobierno. Crece la burocracia federal, pero mucho más
la estatal y la municipal, sin control alguno. El Presidente
Adolfo Ruiz Cortines, habiendo salido él mismo de la
burocracia, frenó la inflación que heredó de Miguel
Alemán mediante el control del crecimiento burocrático.
Las nuevas plazas las aprobaba personalmente.
Binomio de autoridad y poder
El poder es la fuerza para imponer lo que se manda,
sea inteligente o tonto, justo o injusto o el capricho del
jefe. De aquí el peligro que en la burocracia abunda: el
poder de quien carece de autoridad real; o la falta de
poder de quien —teniendo autoridad— carece de la
fuerza política para imponer el conocimiento y el orden
indispensables.
Foto: Santiago Arvizu
En ocasiones, esta situación puede darse en el
Presidente, la Suprema Corte o un Secretario de Estado,
por ejemplo, cuando el sindicato usa su poder para sus
propios fines contrarios al bien común del país y de su
dependencia. El gran dilema a niveles elevados es: a
quién se prefiere designar, ¿al hombre de confianza y
dócil, o al competente que hay que buscar y colocar
dentro del equipo?
La democracia mal entendida y complaciente merma
la autoridad y concede el poder a los indeseables.
La equidad mal entendida (todos son iguales para
cualquier puesto) destruye jerarquías, rangos,
experiencia y calidades de personas, acaba con el
sentido del deber, de la dignidad, de la lealtad y del
amor por el equipo. Esta falta de valores de convivencia
diaria se pierde o no se ha adquirido nunca, cuando en
las escuelas primarias la burocracia sindical impide la
disciplina y el orden ejemplar en el propio maestro.
La carencia de autoridad competente con el poder
real, conduce al caos social. El caos social conduce a la
dictadura, como en el caso de Hitler, Stalin o Mussolini.
El dictador triunfa cuando el pueblo pide a gritos orden,
aunque sea a costa de la libertad. Seguir los consejos de
Maquiavelo no es recomendable, por ejemplo, cuando
dice que “el fin justifica los medios”. Sin embargo, en
ocasiones dice cosas sabias que no inventó, sino que
vivió en la Italia de los Médicis: “Gobierno que no es
capaz de hacerse temer por las mafias y amar por el
pueblo, no podrá gobernar”.
Los pasos de la delegación como
consejo práctico
En los cursos de autoridad y delegación,
invariablemente se llega a ésta síntesis: para que la
delación realmente funcione, se requiere que la relación
entre subalternos y jefes cumplan tres principios:
• Que el subalterno sepa y conozca teórica y
prácticamente, al nivel que requiere el puesto, y
para ello se exige primero la selección y luego la
capacitación.
• Que el subalterno quiera y esté motivado, vinculado
al proyecto como cosa propia. Esta motivación puede
ser muy primitiva (se llama motivación extrínseca
de premios y castigos) pero no funciona. Solo la
motivación intrínseca o desde la voluntad del yo
—“quiero ser mejor, aprender, valer mas”—, o la
trascendente —“busco el bien común, me vinculo a la
empresa, a los clientes, a los compañeros”— funciona.
• Que el subalterno cuente con los medios necesarios
y modernos para realizar la tarea, con mínima fatiga y
riesgo y la mejor productividad.
Cuando la delegación triunfa, el mérito es del equipo;
cuando falla, casi siempre la responsabilidad es del jefe,
pues alguno de estos factores faltó y no supo delegar. E
El autor es Licenciado en Administración de Empresas
y Contador Público. Es Doctor en Filosofía por la
Universidad de Navarra y Director General del despacho
Morales Mancera, de Contabilidad y Consultoría.
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