OLVA COURIER SAC Manual de Guías de Despachos Ingreso a la
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OLVA COURIER SAC Manual de Guías de Despachos 1. Ingreso a la opción: 046 Guias de despachos: representantes 2. Hacer clic en el botón “Registro de Guías”, el sistema muestra una fila solicitando se ingresen datos. 3. Para registrar más guías, se hace clic en el ícono “+”, para agregar filas (como se muestra en el siguiente gráfico), y para quitar filas se hace clic en el ícono “X” (de cada fila respectiva). 4. El sistema solicita la información: - Guía del Vcourier : ingresar la emisión y el número de la guía generada por el sistema VCourier a través del menú Despachos/Despacho de Valijas (Generación de Guías de Despachos). EJEMPLO: Pueden guiarse por la siguiente imagen en la cual tenemos, enmarcadas y con flecha roja, 2 valijas para Lima (cuentan con una sola guía del Vcourier pues se despachan juntas en una misma empresa de transportes), y enmarcada y con flecha verde una valija para Pucallpa con su respectiva guía de despacho. OLVA COURIER SAC Entonces en la web tendremos que ingresar o registrar las guías: 013-1284234 que contiene 2 valijas para LIM y la guía 013-1284235 que contiene una valija para PCL. - Destino: Ingresar en el campo el código de la ciudad destino ó seleccionar el destino de la lista desplegable. - Tránsito Por: Ingresar la ciudad si la guía pasa por una ciudad tránsito, si no es tránsito dejar el campo vacío. - Despacho: Seleccionar la fecha del ícono del almanaque (lado del campo). - Transporte: Ingresar el nombre de la empresa de transporte. - Guía (Trans): Ingresar el número de guía de transporte. MUY IMPORTANTE: Esta guía se obtiene luego de realizar el despacho en la agencia terrestre o línea aérea, es uno de los datos más importantes para realizar el recojo de las valijas y/o bultos despachados. Debe ser registrado en la web, inmediatamente después de haber sido obtenida, es decir en el día. - Piezas: Ingresar la cantidad de bultos que se despacha en la guía. - Descripción (Contenido): Especificar el contenido que viaja. Por ejemplo: 2 valijas y 5 cajas. - BCP, BBVA: Marcar las casillas si ha valijas de BCP , BBVA o ambas si es el caso. Por ejemplo: Ingresamos la información del registro de una guía con destino Piura. OLVA COURIER SAC 5. Una vez ingresada la información, hacer clic en el ícono de diskette para guardar la información. 6. El sistema guarda la información y muestra el mensaje “La guía se registró con éxito” como se muestra a continuación. 7. Si por equivocación, intentamos registrar el mismo número de guía, el sistema mostrará el mensaje: “La guía ya fue registrada”. MUY IMPORTANTE: Si aún no han registrado la guía y le sale el mensaje “La guía ya fue registrada”, consultar la guía: seleccionando su ciudad origen en la fecha del día. Cuando una guía no se registra a tiempo, en el Almacén de Olva (Lima) se autogeneran las guías del Vcourier con datos incompletos a partir de las 3am (los datos que faltan son: la empresa de transporte, la guía de transporte, número de bultos que son información importante para realizar el recojo), es por ello que deben registrar la información a tiempo. OLVA COURIER SAC 8. Para ver lo registrado, realizamos la búsqueda por fecha de despacho, ciudad origen y destino. En el ejemplo: La fecha es 05/08/2013, la ciudad origen es Arequipa y la ciudad destino de la guía es Piura, hacemos clic en el botón “Ver Reporte” y se muestra lo siguiente: 9. Si se desea modificar algún dato de la guía, corregirlo y hacer clic en el botón “Guardar Cambios” para actualizar la información. 10. Para consultar las guías que llegan a la representación, consultar ingresando la fecha, ciudad origen opción (todos) y ciudad destino (seleccionar la ciudad de la representación). OLVA COURIER SAC Por ejemplo, si soy de la ciudad de Arequipa, quiero saber cuántas guías han llegado desde el 03/08/2013 al 04/08/2013 de todas las representaciones que envían. Desde: 03/08/2013 Hasta: 04/08/2013 Origen: Todos Destino: Arequipa 11. Si se desea consultar, las guías pendientes por recoger en un rango de fechas: Se debe seleccionar el estado “No recogido”, como se muestra en el siguiente gráfico. Cuando se realiza el recojo de las guías, completar la información: Estado (Completo, Parcial), Fecha del Recojo y Observación (si en caso hay).
