procedimiento para la expedición de certificados

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS
Código : PAR.24
Versión : 06
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Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico
Coordinador de Registro Académico
Profesional de Planeación
Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004
Resolución N° 885
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Aplica a estudiantes activos, egresados o retirados que soliciten
certificados.
Establecer las actividades necesarias para la expedición de certificados
NORMATIVIDAD
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Acuerdo No 072 de Octubre 8 de 1982 del Consejo Superior.
Acuerdo 005 de febrero 10 del 2003 del Consejo Superior.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
N/A
CONSIDERACIONES
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La Dirección de Admisiones y Registro Académico es responsable de verificar antes de su entrega, que la información contenida en los certificados
coincida con la registrada en la hoja de vida del solicitante
El certificado sólo se entrega a la persona que figura en él, previa presentación del documento de identidad; si la persona interesada no puede
reclamarlo podrá delegar a alguien, quien debe presentar una autorización por escrito y copia del documento de identidad del interesado.
Los certificados que no sean reclamados después de un año de su expedición se destruyen.
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CONSIDERACIONES
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Todos los certificados se expiden en la Dirección de Admisiones y Registro Académico, a excepción de los siguientes, los cuales se expiden en la
Secretaría General: original del diploma de grado, copia del acta de grado, duplicado del diploma de grado.
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La Universidad solo expide certificados en idioma Español.
Las anotaciones relacionadas con sanciones disciplinarias vigentes registradas en la hoja de vida del estudiante, serán transcritas en los certificados e
inhabilitan la expedición del certificado de buena conducta.
Los certificados de calificaciones por períodos académicos se expedirán sobre la totalidad de las asignaturas aprobadas por el estudiante, con la fecha
de realización de los estudios.
No se expedirán certificados por períodos académicos aislados del total de períodos cursados, excepto sobre el último período académico cursado
por el estudiante, en cuyo caso se hará constar que el certificado es parcial y no incluye la totalidad de las asignaturas cursadas en la Universidad.
Cuando un estudiante obtiene el grado, los certificados se expedirán con la totalidad de las asignaturas aprobadas por períodos académicos. Se podrá
adicionar el certificado del puesto ocupado por el estudiante en su programa académico, con respecto a la promoción correspondiente a su fecha de
grado.
La Universidad sólo expedirá certificados a los estudiantes que estén a paz y salvo con la Institución.
Para el caso de los estudiantes retirados que no hayan realizado el procedimiento para la cancelación de la matrícula, deberán presentar el paz y salvo
correspondiente al momento de reclamar el certificado.
La Dirección de Admisiones y Registro Académico se encarga de expedir certificados con formatos especiales cuando estos son enviados por
entidades externas o por unidades académicas de la institución donde se diligencia información correspondiente solicitada por el certificado.
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NOTA: en las Sedes regionales el estudiante realiza la solicitud de certificados de notas ante la Coordinación Académica y ésta se encarga de
enviarla a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para el tramite correspondiente.
Solo se podrá expedir en las Sedes Regionales Constancia del cumplimiento de requisitos de aprobación del nivel introductorio.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Estudiante
Egresado
Retirado
Cancela el valor del
certificado
1. El estudiante cancela el valor del certificado en los
lugares establecidos por la División Financiera.
Registra pago de certificado
y generar recibo de pago
2. Se registra el tipo de certificado solicitado y los datos del
estudiante, y se genera el recibo de pago.
División Financiera
3. Se entrega recibo al interesado, ya sea un estudiante
activo, un egresado o un retirado.
División Financiera
Entrega recibo a interesado
4. Realiza la solicitud del certificado, adjuntando el recibo
de pago, en el lugar establecido por la Dirección de
Admisiones y Registro Académico.
Estudiante
Egresado
Retirado
Realiza solicitud de
certificado y anexa
recibo de pago
Nota: en las Sedes Regionales, la secretaria de la
Coordinación de Programa es la encargada de recibir la
solicitud y enviarla a la Dirección de Admisiones y Registro
Académico.
Recibo de pago
Recibe información
1
5. Un Auxiliar administrativo o la Secretaria de la
Coordinación de Programa recibe la información del
certificado solicitado para proceder a elaborarlo.
Auxiliar administrativo
Secretaria de
Coordinación de
Programa
Solicitud de
Certificado
FAR.07
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Realiza certificado
6. Un Auxiliar administrativo elabora el certificado.
Auxiliar administrativo
Certificado
Solicitar Hoja de Vida y
notas
7. El auxiliar administrativo pasa al auxiliar de archivo las
solicitudes de certificado realizadas por los interesados,
para que este le acerque del archivo físico la hoja de vida y
las notas respectivas.
Busca Hoja de vida y Notas
8. El auxiliar de archivo busca en la carpeta respectiva la
hoja de vida y las notas.
Registra Hoja de vida y
Notas que salen del
Archivo
Registra Hoja de vida y
Notas que salen del
Archivo
2
9. El auxiliar de archivo registra las hojas de vida que
saldrán del archivo y las entrega al auxiliar administrativo.
10. El auxiliar administrativo revisa que la hoja de vida sea la
solicitada y que las notas estén completas. Compara el
certificado generado en el Sistema con la información que
reposa en el archivo físico, si hay alguna modificación realiza
los cambios pertinentes o incluye las consideraciones
generales.
Auxiliar administrativo
Auxiliar Archivo
Auxiliar Archivo
Auxiliar administrativo
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
2
11. Genera el certificado firmado
Auxiliar administrativo
Genera certificado firmado
Certificado
Coloca Sello de Seguridad
y pasa a otro auxiliar
administrativo.
12. Un Auxiliar administrativo coloca sello de seguridad y
pasa este certificado a otro auxiliar administrativo,
adjuntando la hoja de vida y los documentos que haya
utilizado para su elaboración.
.
13. Un Auxiliar administrativo
revisa el certificado
generado y entrega la hoja de vida y los documentos
respectivos al auxiliar de archivo.
Funcionario de
Admisiones y Registro
Académico
Auxiliar administrativo
Revisa y entrega
Presenta documento de
identidad
Entrega certificado firmado
y documento de identidad
FIN
14. Para reclamar el certificado, después del tiempo
establecido por la Dirección de Admisiones y Registro
Académico para la elaboración del mismo, el estudiante
activo, egresado o retirado, presenta el documento de
identidad (carné para el caso de estudiantes y cédula para
egresados).
Estudiante ó
Egresado ó
Retirado
Nota: los certificados correspondiente a las Sedes
Regionales serán enviados a la respectiva sede que lo
solicito.
15.
Un Auxiliar administrativo o Secretaria de la
Coordinación de Programa entrega el certificado solicitado
y devuelve el documento de identidad
Auxiliar administrativo
Secretaria de
Coordinación de
Programa
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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Creación del documento
·
El Procedimiento para la Expedición de Certificados código PAR.24, modifica y
sustituye al Procedimiento Expedición de Certificados, código A08.01, establecido en
el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución № 885 de Octubre 11
de 2004.5
Actualización en las clases
Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de
documentos.
02
Diciembre 3 de 2007
03
Abril 16 de 2008
·
·
Actualización en las actividades.
Se especifican las tareas que realiza el auxiliar de archivo en relación a este
procedimiento.
04
Octubre 30 de 2008
·
·
Actualización de considerandos
Se Incluye las solicitudes de información académica en formatos enviados por
entidades externas los cuales son diligenciados por esta dependencia.
05
Abril 17 de 2009
·
Actualización de los anexos
06
Febrero 04 de 2011
·
Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia con sus Responsables.
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ANEXOS
Clases de Certificados que se expiden
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Certificado de matrícula con nivel para estudiante activo.
Certificado de matrícula sin nivel para estudiante activo.
Certificado de nivel con intensidad horaria.
Certificados de notas por semestre cursado.
Certificado de admisión.
Certificados especiales.
Curso para ascenso en el escalafón.
Constancia de diplomados.
Programas de diplomados.
Certificado de pensum.
Firma de pensum.
Certificado de semestres cursados para estudiantes activos y retirados.
Certificado de buena conducta para estudiante activo.
Certificado de alumno distinguido por período académico.
Certificado de notas del último período académico para estudiante activo.
Certificado de notas totales para estudiante activo.
Certificado de duración de programa académico para estudiantes activos
Certificado de alumno por fuera de programa académico (PFU)
Certificado para visa de estudiante.
Certificado de readmisión.
Certificado de buena conducta para estudiante graduado.
Certificado de notas totales para estudiante graduado.
Certificado de título sin promedio.
Certificado de título con promedio.
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ANEXOS
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Certificado de título del proyecto de grado y nota.
Certificado de puesto en la promoción.
Certificado de notas totales para estudiante retirado.
Certificado de no haber perdido ni habilitado asignaturas por períodos académicos.
Certificado de notas del internado de medicina.
Certificado de finalización de estudios para graduados.
Certificado de programa acreditado.
Certificado de plan de estudios del programa académico.
Certificado de contenido de las asignaturas aprobadas contempladas dentro del programa académico.