tramites en linea empleadores v2 manual de referencia

TRAMITES EN LINEA EMPLEADORES V2
MANUAL DE REFERENCIA
Departamento de Tecnologías de la Información
Dirección del Trabajo
Contenido
Registro ............................................................................................................................................... 3
Cartas de Aviso .................................................................................................................................... 7
Certificados ....................................................................................................................................... 12
Constancias ....................................................................................................................................... 19
Jornada Excepcional .......................................................................................................................... 21
Comité paritario ................................................................................................................................ 25
Información de Multas. ..................................................................................................................... 27
Modificar Datos de Registro.............................................................................................................. 28
Centralización de Documentos ......................................................................................................... 32
Contacto ............................................................................................................................................ 37
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La nueva plataforma de los tramites en línea de la dirección del trabajo(DT) que está
siendo lanzada durante el mes de enero de 2013 presenta una nueva y mejora imagen, además de
ser mas interactiva e intuitiva para la experiencia del usuario.
Registro
Descripción
Registrar una empresa en Trámite en Línea de la Dirección del Trabajo, permite que las empresas
de todo el país puedan realizar distintos trámites sin tener que acudir a las Inspecciones.
Proceso
Para poder realizar los procesos de la plataforma debe estar registrado previamente en el sistema,
es se logra yendo al siguiente link: REGISTRO
Imagen 1.
En el cual se desplegaran las opciones de “persona natural” “persona jurídica”, este dependerá del
tipo de empresa que usted sea (para ambos caso el proceso es distinto, por lo cual es importante
saber ese dato.)
Para “persona natural” indicara cual es el documento que debe adjuntar (imagen 2) para continuar
el proceso:
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Imagen 2.
Y para “persona jurídica” desplegara la solicitud de otros archivos (imagen 3), estos deben ser en
formato pdf, jpg o doc de tamaño máximo 2mb por cada uno de ellos.
Imagen 3.
Luego se deberán completar los datos que se le indican en el formulario (imagen 4), el sistema le
indicara cuales campos obligatorios no completo para así poder seguir avanzando.
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Imagen 4.
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El paso siguiente será el final, se debe completar la información del contacto (imagen 5), esta es
importante pues será el correo electrónico que se comunicara la DT para el reenvió de la clave u
otras comunicaciones pertinentes.
Imagen 5.
La ultima pantalla mostrada (imagen 6) le indicara cual es la clave obtenida para ingresar al
sistema, esta se envía automáticamente al correo ingresado en el paso anterior (imagen 5) y
además podrá acceder (solo en esta pantalla) a un comprobante de registro en PDF.
Imagen 6.
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Luego de registrado e inicia la sesión del usuario se despliega el nuevo menú principal de los
tramites en línea de los empleadores (imagen 7). Donde podrá ver todos los tramites que hay
disponible para hacer mediante la pagina web de la DT.
Imagen 7.
El menú de la izquierda se mantiene igual que en la anterior versión del sitio de trámites.
Cartas de Aviso
Cartas de aviso individuales
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Descripción
Permite ingresar por medio del sitio Web de la Dirección del Trabajo (DT) una copia de la carta que
debe enviar el empleador al trabajador cuando lo despide. Cabe mencionar, que el documento
debe ser notificado personalmente o por correo certificado al domicilio del trabajador señalado en
el contrato.
Proceso
El primer trámite que se presenta es el de cartas de aviso de despido, este el menú (imagen 8) con
las opciones que se pueden hacer en este trámite.
Imagen 8.
Posee las opciones de hacer cartas individuales, cartas masivas (con el archivo Excel) y el historial
para poder acceder a las cartas creadas anteriormente.
La carta individual se comienza individualizando al empleador (imagen 9) e indicando el trabajador
involucrado.
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Imagen 9.
Allí debe ingresar los datos del trabajador declarado, los datos del empleador ya viene por defecto
de los datos de registro (puede modificar cantidad de trabajadores), nombres, Rut, domicilio de
trabajo y nacionalidad son todos datos requeridos. Se pueden ingresar trabajadores con
pasaportes o identificación extranjera (imagen 10).
Imagen 10.
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Luego de ingresado el trabajador se debe detallar la los datos de la carta de aviso (imagen 12)
según los datos solicitados.
Imagen 12.
Y se ingresan los montos pagados por indemnizaciones (si es que hubo, imagen 13), luego en
“finalizar” se crea la carta en PDF para que la descargue a su computador.
Imagen 13.
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Cartas de aviso por nominas
Descripción
Permite ingresar por medio del sitio Web de la Dirección del Trabajo (DT) una copia de la carta que
debe enviar el empleador al trabajador cuando lo despide. Se utiliza el procedimiento "por
nóminas" cuando se requiere ingresar la copia del aviso de término de la relación laboral de cinco
o más trabajadores.
Proceso
Las cartas por nomina se ingresan regularmente con el archivo Excel el cual no presenta
diferencias con el sistema anterior (imagen 14). Se adjuntan el formato Excel y el PDF de
especificación para la creación del archivo, muy importante de leer antes de la creación del
archivo.
Imagen 14.
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En el historial (imagen 15) se desplegaran todas las cartas creadas por ambos procesos
(individuales y masivas).
Imagen 15.
Certificados
Los certificados disponibles para realizar son los que se muestran en el menú (imagen 16). El
certificado de cumplimiento en línea (F 30-1) no registra modificaciones.
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Imagen 16.
Certificado Antecedentes
Descripción
Pedir a la Dirección del Trabajo (DT) el Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales. Este
documento acredita las eventuales multas pendientes de pago y deudas previsionales que un
empleador registra al momento de efectuar el trámite.
Proceso
Cada certificado tiene su menú interior que se compone del trámite y el historial, el certificado de
antecedentes (imagen 17) se completa los datos solicitados y se genera el PDF (imagen 18), este
proceso no tiene cambios de la versión anterior.
Imagen 17.
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Imagen 18.
En el historial (imagen 19) se despliegan los certificados de antecedentes creados hasta la fecha
actual pudiendo ser buscados por varios filtras como fechas, folios, vigencia, etc.
Imagen 19.
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Certificado Cumplimiento Presencial
Descripción
Solicitar a la Dirección del Trabajo (DT) un certificado que acredita que el empleador (contratista o
subcontratista), ha dado cumplimiento a las obligaciones laborales y previsionales respecto a sus
trabajadores, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que correspondan por término de
la relación laboral. La certificación de cumplimiento contempla un período que el propio
empleador debe fijar.
Proceso
El certificado de cumplimiento presencial despliega una menú de tres opciones(imagen 20), siendo
solamente la distinta la ultima que permite visualizar los certificados para pagar.
Imagen 20.
Este certificado presente los tres pasos de la solicitud, la identificación del empleador (imagen 21),
la de la obra que se realizo (imagen 22), importante porque según esta obra será la oficina de la
inspección donde debe presentar el comprobante de pago con la documentación para el proceso
del certificado, y la individualización de la empresa mandate (imagen 23).
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Imagen 21.
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Imagen 22.
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Imagen 23.
Luego de esto “finalizar” se pasara la pagina de la TGR para hacer el pago respectivo de la solicitud
del certificado, generando el comprobante de pago que se deberá presentar en la oficina que se le
indica con la documentación señalizada.
En la opción de “pagos de certificados” se podrán pagar tanto uno como varios certificados
pendientes.
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Constancias
Descripción
Permite a los empleadores dejar una constancia laboral ante la Dirección del Trabajo (DT) sobre
determinados hechos como atrasos, incumplimiento del contrato, mal desempeño, conductas
inapropiadas, cortes de suministros básicos como energía eléctrica y/o agua potable, etc. Se utiliza
para dejar registro de la versión del empleador ante la autoridad laboral, ante cualquiera de las
situaciones mencionadas anteriormente.
Imagen 24.
Proceso
Las opciones (imagen 24) de las constancias son realizar el trámite o ver el historial de las mismas.
En el trámite (imagen 25) solo se debe ingresar los datos solicitados y los hechos que acontecieron
según sea el caso.
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Imagen 25.
El historial (imagen 26) se puede ver por fecha o folio. Se muestra el declarante para una mayor
identificación de la ubicación.
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Imagen 26.
Jornada Excepcional
Descripción
Solicitar a la Dirección del Trabajo (DT) que autorice un Sistema Excepcional de Distribución de
Jornada de Trabajo y Descanso para una actividad o labor que la ley permite desarrollar en
domingos y festivos pero que, dadas sus especiales características, no puede efectuarse con una
distribución de jornada semanal.
Proceso
El trámite de jornada (imagen 27) parte en su primera parte con la declaración (imagen 28) que
debe aceptar para continuar, favor de leer las condiciones del proceso.
Imagen 27.
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Continua con la individualización de la empresa y los accidentes que acontecieron o no en la
faenas de la empresa (imagen 29).
Imagen 28.
Finalmente se ingresa el responsable del trámite (imagen 30), luego de terminado el proceso se
podrá ver la solicitud en PDF en el historial (imagen 31). El procesamiento de estas solicitudes de
jornadas excepciones se hacen en oficinas de DT, el proceso en línea solo conlleva estos paso
anteriormente señalados.
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Imagen 29.
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Imagen 30.
Imagen 31.
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Comité paritario
Descripción
Comunicar y entregar, a través del sitio web de la Dirección del Trabajo (DT), el Acta de Elección de
los Representantes de los Trabajadores, la designación de los representantes del empleador y la
constitución del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
El trámite realizado por esta vía reemplaza las comunicaciones que se realizan en forma presencial
en la Inspección del Trabajo.
El trámite se puede realizar durante todo el año luego de la constitución del comité y después de
cada una de sus renovaciones, las que deben efectuarse cada dos años.
Imagen 32.
Proceso
Se pueden ingresar dos tipos de comités paritarios (imagen 32), el comité paritario y el comité
paritario de faena (imagen 33). Para ambos es el mismo formulario que se despliega.
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Imagen 33.
En el historial (imagen 34) se pueden buscar por folio, fecha y por tipo de comité ingresado.
Imagen 34.
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Información de Multas.
Las multas (imagen 35) se pueden observar de dos tipos multas en cobranzas, no ejecutoriadas, y
además la comunicación electrónicas de las multas.
Imagen 35.
Las multas (imagen 36 y 37) se muestran en una grilla, para poder pagarlas u obtener el F9 o F42
según sea el caso.
Imagen 36.
Imagen 37.
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Modificar Datos de Registro.
Una de la mayor interacción de las funcionalidades (imagen 38) de la página web tiene que ver
con la modificación de los datos de la cuenta de la empresa. Pudiendo modificar (imagen 39) la
información del registro de la empresa, datos como actividad económica, representante legal,
contacto, email contacto y domicilio de la empresa. El domicilio ingresado es la casa matriz de la
empresa. Las opciones son:
-
Registro y actualización de cuenta; aquí pude ingresar los datos de su cuenta y empresa,
está separada en 4 secciones obligatorias todas. Datos del empleador, domicilio matriz,
información de contacto (donde se envía la clave) y declaración jurada que debe aceptar
(imagen 39).
-
Declaración de sucursales; en este modulo se ingresan las sucursales de la empresa que
tendrán clava para ingresar (con el Rut de la empresa) para realizar solo dos tramites
(cartas de aviso individual y nominas, constancias).
-
Declaración de obras; se ingresan las obras en las cuales trabajo la empresa, este modulo
también se reflejan las obras creadas en el certificado de cumplimiento en línea (CCL).
-
Declaración de trabajadores; se pude tener un listado de trabajadores ingresados para
usarlos como recordatorio. Se ingresan por obra o faena de trabajo.
-
Tramites en línea; vuelve al menú principal con todos los trámites de la web.
-
Cambio de clave; como su nombre lo indica es el modulo para cambiar el registro de la
clave del usuario.
Imagen 38.
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Imagen 39.
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En declaración de sucursales (imagen 40) se pueden ingresar nuevas sucursales para la empresa
así pueden obtener la clave para cada una de ellas (las sucursales solo pueden realizar constancias
y cartas de aviso), también se pueden realizar cargas masivas de sucursales según el formato
requerido. Además se pude desactivar las claves de una sucursal específica sin tener que borrar la
misma.
Imagen 40.
Se pueden ingresar obras(o empresa s mandantes, imagen 41) que la empresa quiere ocupar en
algún trámite dentro de la pagina web, aquí se pueden crear obras, modificar las creadas, crear
empresas mandates y modificarlas. Se pueden activar o desactivar para que aparezcan en el
listado.
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Imagen 41.
Imagen 42.
Declaración de trabajadores (imagen 42) se ingresan los trabajadores que se pueden ocupar en el
sistema, generalmente en cartas de aviso o constancias. Estos se pueden ingresar individualmente
o por carga masiva mediante un archivo Excel (imagen 43). Los trabajadores se ingresan según a la
obra a la cual pertenecen (imagen 44).
Imagen 43.
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Imagen 44.
La última opción es la de cambio de clave (imagen 45) para la cual se le pedirá la clave actual y la
nueva para registrar. Recuerde que el envió de la clave se hace al correo que se registro en
“Registro y actualización de empleadores”.
Imagen 45.
Centralización de Documentos
Descripción
Este nuevo tramite que se esta disponible para su versión web (imagen 46) para el cual se solicita
a la DT que autorice a los empleadores a centralizar la documentación laboral y previsional que se
deriva de las relaciones de trabajo. La norma legal establece que los antecedentes deben
mantenerse siempre en el establecimiento o faena donde se desarrollan las funciones.
Sin embargo, si existe la necesidad de centralizar la documentación por razones de administración,
ubicación geográfica y/o o porque existen diversas sucursales o lugares de trabajo, el empleador
puede solicitar este procedimiento a la Dirección del Trabajo, la cual mantendrá copias
digitalizadas de los antecedentes solicitud ingresada mediante este trámite.
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Imagen 46.
Proceso
El primer paso es hacer un pequeño resumen (imagen 47) de la empresa según los datos
solicitados, los datos de la empresa ya están ingresados por lo cual solo se muestran. Si se desean
modificar debe ir al trámite indicado previamente.
Se aceptan las condiciones del proceso (Imagen 48), para continuar con la individualización del
solicitante (imagen 49), luego de completa do ese paso, se procede a grabar.
Imagen 48.
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Imagen 49.
La siguiente pantalla está dividida en cuatro paso finales para completar el proceso, primero debe
indicar el domicilio donde se realizara la centralización de documentos (imagen 50), puede ser en
la casa matriz, sucursal o faena (se desplegaran en una lista según sea la selección). Todas estas
creadas previamente en “datos de registro” de la empresa.
Luego deberá indicar la forma que presentara la documentación previsional y laboral el
empleador, pudiendo ser electrónica o digital (imagen 50). Posteriormente debe ingresar a la/as
persona/s responsable de proveer la centralización documentación así también de la
comunicación con la DT (imagen 51). Finalmente deberá selecciona las sucursales o faenas de las
cuales desea centralizar (imagen 52) esta fueron creadas previamente, aquí solo se despliegan en
un listado.
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Imagen 50.
Imagen 51.
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Al grabar se completara el proceso y despliega el PDF con resolución de centralización completada
y lista.
Imagen 52.
Se pueden observar el historial (imagen 53) de las solicitudes desde el menú del trámite a
“historial”, este se despliega por nro. De resolución y domicilio centralizado.
Imagen 53.
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Contacto
Para problemas con los trámites o inconvenientes que encuentre en su funcionamiento,
disponemos de un formulario (imagen 54) en el cual puede informar o resolver los problemas.
Al formulario puede ingresar desde el siguiente enlace. Este formulario es SOLO para problemas
de la ventanilla empresa o trabajadores.
Imagen 54.
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