LINEAMIENTOS PARA ORGANIZADORES DE EVENTOS CAMPUS DE CIUDADES SOSTENIBLES HABITAT III 1. Comunicación e Imagen Todos los eventos dentro del Campus de Ciudades Sostenibles - Hábitat III deben cumplir con los lineamientos de comunicación e imagen para invitaciones, presentaciones y materiales de difusión provisto por la Secretaría de Ambiente (ver anexo 1). Cualquier duda en relación a temas de comunicación contactarse al: [email protected]. Los idiomas oficiales del Campus de Ciudades Sostenibles-Hábitat III son español e inglés. Para asegurar que los eventos sean inclusivos, abiertos y con alta convocatoria se sugiere que los eventos ofrezcan una traducción inglés-español. Todos los materiales comunicacionales (presentaciones, invitaciones, materiales de difusión, fichas) deben tener versión en inglés y español Los organizadores de eventos tienen la autorización de utilizar un máximo de dos banners que serán colocados al inicio de cada evento y deberán ser retirados al final del mismo. Otro material comunicacional o de trabajo asociado con el evento podrá ser distribuido en el salón al inicio o durante el evento. Todo material deberá ser retirado al finalizar el evento. La Secretaría de Ambiente habilitará un micro sitio donde se difundirá la agenda del Campus más información básica de cada uno de los eventos. Los organizadores son responsables de la convocatoria a sus eventos Para la difusión y promoción de los eventos que se desarrollarán dentro del Campus se debe siempre referir para más información dirigirse a quitocultura.info Para la promoción en redes sociales de contenido del evento se debe utilizar el #QuitoCasaHabitat3 2. Buenas Prácticas Ambientales Todos los eventos dentro del Campus de Ciudades Sostenibles-Hábitat III deben regirse estrictamente a los criterios de sostenibilidad y buenas prácticas ambientales establecidos por la Secretaría de Ambiente en la " Guía de Buenas Prácticas Ambientales para Eventos" (ver anexo 2) Se realizará la medición de la Huella de Carbono del Campus de Ciudades Sostenibles- Hábitat III. Para esto los organizadores de eventos tienen la obligación de proporcionar a la Secretaría de Ambiente la información solicitada en la " Guía de Buenas Prácticas Ambientales para Eventos" (ver anexo 2). Para reducir la Huella de Carbono del Campus, se desarrollará la Campaña " Adopte un Árbol" dónde los organizadores de eventos dependiendo de la huella producida contribuirán y participarán en la reforestación con especies nativas en zonas degradas dentro del Distrito Metropolitano de Quito. Las emisiones generadas serán retribuidas con una cantidad de árboles equivalentes. La retribución de la Huella de Carbono se realizará en coordinación con la Secretaría de Ambiente. 3. Logística La Campaña Adopta un Árbol inicia todos los años en el mes de Octubre y es liderada por la Secretaría de Ambiente del Distrito Metropolitano de Quito. Los organizadores de eventos son responsables del financiamiento necesario para llevar a cabo el evento, incluyendo gastos adicionales como equipo técnico, coffee breaks, almuerzos, logística, traducción y materiales comunicacionales u otros que pudieran requerir. Al ser aceptado para participar dentro del Campus de Ciudades Sostenibles-Hábitat III, los organizadores de eventos tienen derecho de uso de la sala asignada por el tiempo determinado. En el caso de la cancelación de un evento, los organizadores deben asumir toda la responsabilidad de todas las posibles repercusiones que puedan existir. Los organizadores de evento deben presentarse frente al equipo de la Secretaría de Ambiente 30 minutos antes de que empiece el evento. El evento debe empezar puntualmente y cumplir con el horario establecido. De no hacerlo el evento será suspendido. Todas las salas serán equipadas con sillas y mesas dependiendo de las necesidades del evento. Además, contarán con equipo técnico básico (proyector, pantalla, dos micrófonos y audio). Todo equipo o mobiliario adicional deberá ser cubierto por el organizador del evento. El organizador del evento deberá proveer con 7 días de anticipación la distribución de sillas y mesas. Se realizará un registro previo a los eventos a través del micro sitio habilitado por la Secretaría de Ambiente. Todas las salas contarán con una mesa de registro al ingreso de las mismas. El organizador del evento será responsable de designar a una persona encargada para el registro. El registro deberá a su vez ser compartido con la Secretaría de Ambiente. 4. Contenido y Sistematización En el caso que el evento ofrezca servicio de catering, los organizadores son responsables de la contratación de los proveedores para la logística requerida. El Campus de Ciudades Sostenibles trabajará con: -Grupo Barlovento -Hotel Hilton Colón Los servicios de catering deben regirse a la Guía de Buenas Prácticas Ambientales. Los organizadores de eventos deberán proveer con una semana (7 días) de anticipación la siguiente información a) nombre y cargo de los expositores y facilitadores; b) objetivos y descripción resumida del evento; c) agenda con distribución clara del tiempo. El formato de entrega se especifica en el anexo 4 parte 1. Los organizadores de eventos deberán informar con anticipación, por motivos de organización y logística, el nombre y cargo de autoridades que participarán de sus eventos. El contenido de los eventos debe estar relacionado con uno de los seis ejes de la Nueva Agenda Urbana 1. Cohesión Social y Equidad 2. Marcos Urbanos 3. Desarrollo Espacial 4. Economía Urbana 5. Ambiente y Ecología Urbana 6. Vivienda y Servicios Básicos Una vez finalizado el evento, los organizadores deberán entregar de manera digital a la Secretaría de Ambiente las presentaciones realizadas y material de trabajo y comunicacional. Al finalizar el evento, los organizadores son responsables de entregar la parte 2 del anexo 4 que contiene la siguiente información: a) Tres conclusiones de su evento con respecto a los objetivos del mismo; b) Dos mensajes producto de su evento que permita construir el Acuerdo de Quito y c) Dos mensajes para redes sociales (Twitter y Facebook), producto de sus conclusiones y el mensaje para el Acuerdo de Quito. Anexos Anexo 1. Manual de Comunicación Anexo 2. Guía de Buenas Prácticas Ambientales para Eventos Anexo 3. Ficha de Sistematización