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REGLAMENTO PARA ORGANIZAR UNA
ASAMBLEA EN CONSECOMERCIO
1.- DE LA ESCOGENCIA DE LA CIUDAD SEDE
La ciudad que aspire a ser sede de una Asamblea de CONSECOMERCIO,
deberá consignar un proyecto de factibilidad que contemple los elementos
siguientes:
1.1- Aporte de recursos financieros por empresas de la región, empresas
nacionales e internacionales bien sea como expositores, patrocinantes o
aportes especiales (se anexará carta de intención que especifique el tipo de
aporte, debidamente firmados por la persona que se debe comprometer con el
aporte). Debe evitarse en la medida de lo posible, sustentar la viabilidad del
proyecto con aportes del Gobierno, Institutos Autónomos y Empresas del
Estado,. ya que por lo general estos aportes no se concretan y le resta la
autonomía al Consejo y a las Cámaras anfitrionas en la organización de la
Asamblea. Por otra parte afectan el flujo de dinero y el financiamiento del
Evento.
1.2.- Capacidad hotelera suficiente para albergar el número de participantes
estimado para la Asamblea (asambleístas, acompañantes e invitados
especiales), se debe anexar al proyecto un listado de hoteles alternativos,
indicando los servicios que cada uno ofrece y el número de habitaciones
disponibles para la fecha de la Asamblea.
1.3.- Vías de comunicación y de acceso, tanto principales como alternativos.
De igual manera indicar los medios de transporte disponibles (Aéreos,
Terrestres, Fluviales, Marítimos) para llegar a la ciudad sede, para lo cual se
debe indicar, los aeropuertos disponibles y próximos a la ciudad, líneas aéreas
que operan, terminales terrestres, Puertos, etc.
1.4.- Recursos disponibles de las Cámaras y Asociaciones que asumirán
conjuntamente con CONSECOMERCIO la organización de la Asamblea.
1.5.- Listado de los posibles miembros del Comité Organizador con una breve
descripción curricular y gremial de cada uno de ellos.
1.6.- Monto estimado del costo de la Asamblea; es importante recordar que
ninguna Asamblea se organiza para producir pérdidas, ya que unos de los fines
fundamentales, además de la importancia Gremial, Profesional e Institucional
de este Evento para los Asociados, la obtención de recursos adicionales para el
funcionamiento de la Institución es prioritario. De ocurrir perdidas financieras,
las Cámaras anfitrionas deberán asumir la misma o en su defecto presentar
alternativas de recuperación del recurso. Por otra parte, es importante tener
presente que la Asamblea es de CONSECOMERCIO, en consecuencia es la
Institución la que fija las pautas en su organización.
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CONSECOMERCIO evaluara los proyectos de factibilidad presentados y
someterá a consideración de la Asamblea la decisión razonada de escogencia
de la sede. Si son presentados más de un proyecto y estos precalifican, se
someten a selección por parte de la Asamblea.
Se debe elegir una sede alterna, como medida preventiva, en el caso de que la
sede escogida como principal presente problemas para la realización del evento
en esa zona. .
2.- DEL PROGRAMA TENTATIVO.
Debe ser elaborado por CONSECOMERCIO, y discutido con los representantes
del Comité Organizador, agregando aquellos temas que sean de interés de la
Cámara anfitriona y de importancia para la ciudad, región o zona en la cual se
realice la Asamblea.
La Cámara anfitriona debe presentar a CONSECOMERCIO la siguiente
información:
2.1.- Instalaciones no hoteleras que podrían utilzarse para las deliberaciones,
se deben anexar listados de Centros de Convenciones, Teatros, Salones de
usos múltiples, etc., indicando las características de cada uno y su capacidad,
tanto de personas, como de puestos de estacionamiento y de servicios.
2.2.- Listado de empresas que pudieran asumir la Coordinación Logística del
Evento con breve reseña de cada una, indicando su experiencia en este tipo de
eventos.
2.3.- En el temario de Asamblea, se debe dar prioridad a las propuestas
sectoriales y regionales, recibiendo el Comité Organizador, con suficiente
antelación los diskettes con las propuestas.
2.4.- Se debe informar con suficiente antelación a todos los miembros de
CONSECOMERCIO, de los requerimientos técnicos bajo los cuales se debe
presentar la ponencia, conferencia o discurso, esto a objeto de presentar las
mismas en el mismo formato, que permita hacer más fácil la labor de
recopilación y grabado del CD o Diskette, que le será entregado a cada
Asambleísta.
3.- DE LAS
ASAMBLEA:
ACTIVIDADES
PREVIAS
A
LA
3.1.- Al Seleccionarse la sede debe procederse, a la brevedad posible, a
juramentar al Comité Organizador, que será encabezado por el Presidente,
en funciones, de la Cámara anfitriona y las Comisiones de Trabajo. La
primera Comisión que debe comenzar a funcionar es la de PROMOCIÓN, ya
que juega un papel muy importante en la divulgación del Evento, esta debe
iniciar el contacto con los medios de comunicación, a objeto de dar a conocer
las actividades que se van a desarrollar en la ciudad y la importancia de la
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celebración de la Asamblea en la zona, por la proyección económica que
representa .
3.2.- La elaboración del Afiche es el segundo elemento de importancia en esta
primera etapa, se debe proceder a escoger el patrocinante o los patrocinantes,
ya que este elemento publicitario juega un papel importante en la divulgación
del evento, tanto nacional como internacionalmente. El diseño del afiche debe
ser sometido a consideración del Directorio de la Institución, y que sea
aprobado su contenido por consenso, el lema y el tema central de la Asamblea,
debe ser escogido. El diseño puede ser elaborado por una empresa de
publicidad o de diseño gráfico, también puede ser elaborado convocando un
concurso libre, esto permitiría darle difusión a la Asamblea a través de la
invitación a concursar , dándole difusión a la Asamblea.
3.3.- Se recomienda, en esta primera etapa utilizar los medios de comunicación
social a través de las NOTAS DE PRENSA, de las cámaras anfitrionas y del
consejo, para informar sobre el evento., esto con la finalidad de ahorrar en
costos de publicidad.
3.4.- Para garantizar el éxito de la Asamblea, CONSECOMERCIO, seleccionará
la empresa que asumirá la coordinación logística del evento (si fuere el caso),
esto es recomendable ya que dejar esa responsabilidad al Comité Organizador
o a las Cámaras Anfitrionas ha demostrado que no funciona y distrae el tiempo
que pudieran dedicarle a otras tareas más productivas
3.5.- Si es posible, la fecha del evento debería de coincidir con un día feriado,
para que no se utilicen mas de dos (2) días hábiles, esto permitiría mayor
asistencia de Asambleístas y acompañantes a la Asamblea.
3.6.- Deben realizarse convenios de pre-reserva con los Hoteles seleccionados,
dejando muy bien especificado en el mismo, la factibilidad de que disminuya o
aumente el número de huéspedes indicados, por circunstancias ajenas a la
Organización, de tal manera que esto no ocasione costos adicionales a la
Institución y/o Cámaras anfitrionas.
3.7.- A fin de garantizar la mayor afluencia de Asambleístas, se deben realizar
convenios con las líneas aéreas que realizan vuelos regulares a la ciudad sede,
a objeto de garantizar tarifas preferenciales e itinerarios especiales en horarios
convenientes a los asistentes.
3.8.- Cada Comisión de Trabajo, presentará informes semanales al Comité
Organizador, a objeto de evaluar el avance de las mismas.
3.9.- Si la Asamblea contempla dentro de sus actividades eventos
internacionales o participación de algún invitado especial de otro país, se deben
iniciar de inmediato las gestiones pertinentes con las Embajadas y Organismos
Internacionales.
3.10.- Se deben realizar gestiones en la región para que el resto de la sociedad
civil y las fuerzas vivas se identifiquen con la Asamblea, las visitas a todas las
Instituciones son requeridas en este caso.
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3.11.- La información sobre la inscripción de los Asambleístas y Acompañantes
debe apoyarse en las Cámaras y Asociaciones de todo el país, para lo cual se
debe fijar una fecha tope de inscripción.
3.12.- Se nombrará y juramentará un Comité de Damas que preparará junto al
Comité Organizador el Programa para Acompañantes, este programa lo
deseable es que sea costeado por patrocinadores entre los cuales, los
operadores de los servicios en los lugares turísticos de la región son una buena
fuente para el patrocinio.
4.- DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y
DE LOS PATROCINIOS:
4.1.- El presupuesto de gastos será aprobado por el Comité Organizador y todo
desembolso regional será mediante dos (02) firmas conjuntas o a quien designe
el Directorio Ejecutivo de CONSECOMERCIO.
4.2.- Sé aperturará una cuenta corriente a nombre de la Asamblea que permita
recibir los recursos financieros e ir cancelando los gastos, Todo aporte a la
Asamblea, será en cheque a nombre de la Asamblea y el Comité organizador
nombrará las personas autorizadas a gestionar los aportes y sólo ellos podrán
realizar esta labor.
4.3.- Se debe seleccionar con suficiente antelación los expositores comerciales,
industriales, de servicios y sector público, ya que los recursos financieros que
garantizan el éxito de una Asamblea, generalmente provienen de estas
Empresas y Organizaciones. Como parte integral de este punto se debe
escoger con antelación el lugar sede de la Exposición, para poder
promocionarla.
4.4.- Otras fuentes importantes de recursos financieros, los cuales se deben
mercadear, son:
4.4.1.- Los Almuerzos Conferencias, para lo cual se deberán comprometer a
las empresas patrocinantes y conferencistas con estas actividades, es
importante la firma de los acuerdos.
4.4.2.- La ubicación estratégica de pendones, banderines, etc. en los
lugares donde se desarrolla la Asamblea.
4.4.3.- El material de apoyo que se le reparte a los Asambleístas y su
contenedor (maletín, carpeta, etc.) es un buen medio de publicidad, y en la
medida que es patrocinado por las empresas participantes, le ahorra gastos a la
Asamblea. Se debe (n) comprometer con antelación el y/o los patrocinantes de
este material, de manera tal que tenga (n) el tiempo suficiente para su
elaboración.
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4.4.4.- Las vallas y pancartas de calles y avenidas, son un medio publicitario
que también le da la proyección regional y nacional a la Asamblea, para lo cual
se deben ubicar patrocinantes.
4.5.- A los fines de conseguir mejores precios, mas garantía de servicios y
mayor compromiso, es recomendable que los servicios que se contraten se
hagan por intermedio del ente gremial que agrupe a estas empresas,. Por
Ejemplo: (Servicios de transporte urbano – por medio de la Cámara o
Asociación de transporte público de la ciudad sede).
4.6.- Es recomendable que los servicios, insumos y materiales se adquieran, se
arrienden o se contraten en la ciudad sede o en la región, salvo que no estén
disponibles, o la oferta no sea competitiva en precios o calidad.
5.- DE LA ASAMBLEA
5.1.- Se dispondrá de Guías en los Peajes, Terminales Terrestres y
Aeropuertos para recibir a los asambleístas y guiarlos a los hoteles y lugares
donde se desarrolla la Asamblea, entregándoles
material impreso con
indicación de los sitios de interés (hoteles, restaurantes, hospitales y clínicas,
bomberos, defensa civil, lugares turísticos, templos religiosos, etc.).
5.2.- En los Aeropuertos y Puertos Terrestres se dispondrá de vehículos para
el traslado de los Asambleístas.
5.3.- En los hoteles escogidos para el alojamiento de los Asambleístas debe
funcionar un Módulo de Atención, con información sobre las actividades que
se van a realizar día a día, así como también debe prestar orientación sobre
lugares de interés en al ciudad.
5.4.- Por cuanto el éxito de la Asamblea depende de la difusión que se haga de
la misma, la Sala de Prensa, deberá contar con todos los recursos de
comunicación necesarios, (Computadoras, Internet, Televisores, Radios), para
que los representantes de los medios de comunicación social, puedan
desempeñar su labor cómodamente, para que la información de interés para la
Asamblea y el acceso a las personalidades que generen noticias sea el mas
adecuado.
5.5.- El protocolo de todos los eventos, se regirá por el establecido por
CONSECOMERCIO, bajo ninguna circunstancia se permitirá que el mismo sea
modificado. Si se cuenta con la presencia del Presidente de la República, la
Casa Militar, generalmente, quiere imponer su protocolo, esto no debe ser
permitido. NO HAY QUE OLVIDAR QUE LA ASAMBLEA ES DEL CONSEJO
NACIONAL DEL COMERCIO Y LOS SERVICIOS Y NO DEL GOBIERNO.
5.6.- Es recomendable que las deliberaciones se inicien a las 9:00 a.m. de
manera puntual y no extenderse a más tardar hasta las 4:00 p.m., para permitir
a los Asambleístas participar en los eventos sociales que se organizan en su
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honor (estos eventos se realizan generalmente y es lo deseable, con el aporte
de patrocinantes regionales).
5.7.- Para el traslado de los Asambleístas y Acompañantes a los eventos
sociales, se dispondrá de vehículos adecuados en cada hotel.
5.8.- A objeto de ahorrar en costos de papelería y material de impresión, lo
deseable es que le entregue a cada asambleísta al final de la Asamblea un
disket con todas las ponencias para ello, se puede comprometer a un
patrocinante.
5.9.- Se debe instalar en el sito de la Asamblea una unidad médica para atender
emergencias, lo suficientemente dotada que permita la atención inmediata,
durante 24 horas al día (también puede ser patrocinada por los operadores
privados de salud).
6.- DE LAS ACTIVIDADES POST ASAMBLEA
6.1.- Una vez finalizada la Asamblea, se deberá organizar un evento para
reconocer a las personas e instituciones que colaboraron con la Asamblea. En
este caso se entregaran Placas o acrílicos a las empresas patrocinantes
principales y las personalidades que hicieron posible el éxito de tan importante
evento.
6.2.- Si alguna ponencia no es copiada en el momento de la Asamblea y el
diskette no pudo ser preparado en el momento oportuno, dicha información
será enviada a cada Asambleísta por intermedio de sus Cámaras de Afiliación.
6.3.- Concluido el evento, en un plazo no mayor de sesenta (60) días se
realizarán las conciliaciones o rendiciones de cuentas de la Asamblea al
Directorio y se hará el finiquito correspondiente.
6.4.- Un vez determinados los costos totales de la Asamblea y deducidos del
Ingreso Bruto, el beneficio de dicho evento será distribuido entre
CONSECOMERCIO y la Cámara anfitriona en un porcentaje de 80 a 20
respectivamente, para lo cual se recomienda la firma de un convenio. No se
debe olvidar que la Asamblea es el evento mas importante
de
CONSECOMERCIO y la principal fuente de recursos extraordinarios de la
Institución.