USO DE PLANTILLAS EN WORD

USO DE PLANTILLAS
EN WORD
Nombre: Andrés Gutiérrez Fernández
e-mail: [email protected]
Asignatura: Informática Aplicada a la Administración de Fincas
Curso 2º GEI (2004-2005)
Introducción.
El procesador de textos Word, puede ser una de las aplicaciones que más se
utilizan del Office. Su objetivo es la confección de documentos de textos en
la cual se puede incluir efectos, gráficos, ecuaciones, videos, folletos,
memorandos etc.
La misión principal de Word es escribir, revisar, dar formato, imprimir
documentos, crear cartas, informes, plantillas …
Las posibilidades que ofrece este procesador de texto son ilimitadas.
Word cuenta con la posibilidad de utilizar plantillas, complementos y
documentos XML para sacarle en mayor provecho o facilitarnos la tarea.
Una plantilla es un modelo para crear nuevos documentos que se puede
guardar para utilizar después de nuevo como son el estilo de la fuente
utilizada, formatos de las tablas, configuraciones de páginas. La principal
característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento
Word normal con los datos introducidos y la plantilla permanece en su
estado original de forma que la podamos utilizar cuantas veces queramos.
Nos puede ser útil cuando utilizamos un documento con la misma
estructura.
Para modificar la plantilla .dot creada anteriormente debemos abrirla, hacer
los cambios que deseemos y posteriormente muy importante guardarlos. Si
hemos realizado muchos cambios se puede volver al estado original
borrando los introducidos y cuando se vuelva abrir el documento plantilla
.dot se creara automáticamente.
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1. Utilización de las plantillas Word.
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde
Archivo, aparecerá una ventana con Nuevo Documento que permite abrir
un documento en blanco o a partir de otro ya existente, se puede elegir
desde:
- Plantillas en Office Online que se accede a la Web de Microsoft
donde hay varias plantillas que se pueden utilizar.
- En mi PC que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro
del ordenador.
- En sitios de la Web que permite elegir un sitio en la web para abrir
una plantilla.
En plantillas desde Office Online aparece una ventana con los distintos
tipos Memorandos, Otros documentos, Publicaciones, General, Cartas y
faxes, Combinar correspondencia e informes que según lo que
seleccionemos aparecerá unas plantillas u otras y hacer doble clic en la
que nos interese, aparecerá una vista previa del documento señalado y
en la parte inferior derecha nos dice crear documento nuevo a partir de
documento o plantilla. Aceptar o Cancelar.
El cuadro plantilla de documento muestra el nombre de la plantilla
adjunta al documento activo.
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- Adjuntar abre el cuadro de diálogo y Adjuntar plantilla si se va a
adjuntar una plantilla diferente al documento archivo.
- Actualizar los estilos automáticamente para que concuerden con los
estilos de la plantilla cada vez que se abra el documento.
- Adjuntar a todos los mensajes de correo electrónico nuevo la
plantilla automáticamente.
Cuando queremos utilizar la plantilla creada, nada mas tendremos que
sustituir los datos por los nuestros, así tendremos las plantillas con
nuestros datos y guardarlos como cualquier otro documento para
volverlo a utilizar, la plantilla original quedaría tal cual para otro
momento o caso.
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2. Plantillas globales y complementos.
En los elementos marcados están cargadas las plantillas disponibles;
para Agregar hacer clic en abrir el cuadro dialogo, Agregar plantilla y se
cargara la plantilla, para hacerlo automáticamente poner la plantilla o el
complemento en la carpeta Inicio de Microsoft Word. Para quitar la
plantilla seleccionada en la lista pulsar Quitar y para descargar un
elemento de Word y dejarlo en la lista desactivar la casilla verificación.
Quitar no esta disponible en los elementos que se muestran en la carpeta
de Inicio.
Cuando se quiere copiar estilos individuales, macros, entradas de
Autotexto o barras de herramientas de un documento a otro se utiliza el
cuadro de diálogo Organizador.
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3. Modificación de plantillas.
Se pueden modificar plantillas ya existentes tanto las de Word como las
que creemos nosotros. Para modificar una plantilla si es desde la de
Word desde la ventana de Nuevo Documento aparece los distintos
plantillas existentes, seleccionar la plantilla que quiere modificar por
ejemplo carta elegante, a continuación hacer doble clic en la plantilla
elegida carta profesional. En la parte inferior derecha en Crear nuevo
marcar plantilla así una vez modificada la plantilla, la guardar como
plantilla y no como documento de Word. Hacer clic en aceptar y se
abrirá la plantilla carta profesional. Sobre esta plantilla que aparece
podemos hacer todas las modificaciones que queramos, sustituir,
tamaño, tipo de letra etc sin necesidad de introducir cada vez. Lo que sí
es necesario es guardar la plantilla modificada en Guardar como en
Plantillas nombre del archivo, guardar como tipo plantilla de documento
y Guardar.
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4. Crear plantillas a partir de documentos Word.
Las plantillas y los documentos Word son distintos tipos de
documentos; para crear una plantilla a partir de un documento Word
bastará cambiar el tipo de documento, sin embargo para crear plantilla a
partir de documento es necesario:
1.- Diseñar el documento Word para darle aspecto de plantilla, se le
puede incluir distintos campos de estilos y se puede partir de un nuevo
documento en blanco.
2.- Guardar como plantilla con clic en Guardar como y en Tipo de
documento seleccionar Plantilla de documento, darle un nombre y
Aceptar.
3.- Elementos que se guardan en una plantilla, se guardan todas las
características del formato así como los estilos que definen la plantilla,
si se modifica la barra de herramientas añadiendo o quitando iconos, las
modificaciones también se guardan en la plantilla.
Si creamos o modificamos autotexto, macros o ventanas también se
guardará en la plantilla.
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4.- Hay que tener en cuenta que Word guarda por defecto las plantillas
creadas por lo usuarios en la carpeta Plantillas. Darle nombre a esa
plantilla y Aceptar a partir de ese momento podemos utilizar nuestra
plantilla desde la carpeta General.
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EJERCICIO PRÁCTICO:
[Fecha]
[Hora]
Reunión de equipo
[Lugar]
Reunión
convocada por:
Organizador:
Cronometrador:
Asistentes:
Tipo de
reunión:
Apuntador:
Leer:
Traer:
Puntos de la orden del día
Tema
Presentado
por
Tiempo asignado
Otra información
Observadores:
Recursos:
Notas
especiales:
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2 Julio 2005
Reunión de equipo
15:30
Málaga
Reunión convocada por:
Propietario
Tipo de reunión:
extraordinaria
Organizador:
Presidente
Comunidad
Apuntador:
Administrador
Asistentes:
Leer:
Traer:
Propietarios Comunidad “Sol y Mar”
Petición uso de zonas comunes (piscina)
Reglamento constitución comunidad
Puntos de la orden del día
Tema
Tiempo
asignado
Presentado por
Uso de la piscina por no-propietarios
Propietario 28
Contestación del vecino que trae acompañantes
Llegar a un acuerdo
Votación asignar nº de acompañantes por propietario
20 mtos
Propietario 21
15 mtos
Propietario 28
7 mtos
Presidente
16 mtos
Otra información
Observadores
:
Recursos:
Notas especiales:
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FIN
Málaga 2- Julio 2005
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