Área de Trabajo

UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRAL
DE CONTROL DE PROYECTOS
Guatemala, Julio de 2008
Índice
Gestión de equipos ..............................................................................4
Programación física .............................................................................5
Trabajos por Administración ................................................................6
Botones de Acción.............................................................................6
Área de Filtrado .................................................................................7
Tabla de Datos ..................................................................................8
Área de Navegación ........................................................................10
Área de Trabajo...............................................................................11
Estimaciones ......................................................................................12
Documentos de cambio .....................................................................15
Consultar Estimaciones .....................................................................26
Consulta de Sanciones ......................................................................28
Fotografías .........................................................................................29
Registro Climático ..............................................................................30
Estado del Equipo durante un Período ..............................................31
Registro de cantidades ejecutadas ....................................................33
2
Registros Mensuales
Gestión de Equipos
Gestión del Programa de Trabajo
Trabajos por Administración
Crear Estimación
Consultar Estimación
Registro de datos de ejecución: Fotografías, Registros Climáticos, Registro de Equipo y Registro de cantidades
Consulta de Sanciones
Generación de documentos de cambio
El Sistema Integral de Control de Proyectos (SICOP) permite a los supervisores el registro de
los distintos tipos de información que COVIAL requiere para con los supervisores. Las opciones
que el sistema ofrece para el registro de información son:
• Información general para el proyecto
o Equipo
o Programa de trabajo
o Trabajos por administración
o Estimaciones
o Documentos de cambio
• Información mensual de proyectos
o Registro fotográfico
o Registro climático
o Registro de equipo
o Registro de cantidades ejecutadas
•
Consulta de información sobre estimaciones y sanciones
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Gestión de equipos
En esta pantalla, se le da ingreso al equipo que se utilizara en el proyecto, acá se requiere
hacerle una breve descripción y luego guardar el respectivo equipo, con opción a eliminarlo o
editarlo.
Actualizar un registro de Equipo
Eliminar un registro de equipo
Guardar un registro de equipo
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Programación física
Para generar el programa de trabajo, habrá que ingresar por cada renglón contratado del
proyecto la cantidad que se ejecutará en cada uno de los periodos, presionando el botón
“Editar” para el renglón previamente seleccionado. Cuando por cada renglón se tenga lista la
programación se debe presionar el botón “Actualizar” para guardar los respectivos cambios.
Por defecto aparecerá toda la programación de los renglones en cero, para que posteriormente
sean modificados.
Editar programación por renglón
Actualizar los valores ingresados para la programación del proyecto
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Trabajos por Administración
Al presionar el botón de trabajos por administración en la pantalla de registro de datos, el
sistema mostrara la pantalla que se muestra a continuación; adonde se podrá agregar,
imprimir, editar, eliminar; estos dos últimos, siempre y cuando el trabajo por administración no
este aprobado por COVIAL.
Botones de Acción
Área de Filtrado
Tabla de Datos
Botones de Acción
Los botones de acción se utilizan para filtrar, agregar, eliminar o imprimir una fila en la tabla de
datos.
El botón filtrar realiza un filtro de los datos que han sido
introducidos en el área de filtrado
El botón agregar se utiliza para agregar una nueva fila (registro)
a la tabla de datos
El botón eliminar se utiliza para borrar una fila (registro) de la
tabla de datos, la fila debe estar previamente seleccionada
6
El botón imprimir se utiliza para generar un reporte de una fila
especifica, la fila debe estar previamente seleccionada
Área de Filtrado
El área de filtrado se encuentra normalmente contraída en todas las pantallas, es necesario
posicionarse con el Mouse sobre el área de color azul en la indicación que dice: Mostrar
opciones de filtro y dar un clic, se desplegaran el área de filtrado donde se encuentra las
opciones de filtro que se pueden utilizar y la indicación cambiara a:
Campo
Año
Proyecto
Correlativo
Descripción
En este campo se introduce el año del trabajo por
administración a buscar, se tienen que introducir 4 dígitos por
ejemplo: 2006, 2007,etc.
En este campo se introduce el código de proyecto que se esta
buscando como por ejemplo: B-01, B-02, etc.
En este campo se introduce el correlativo del trabajo por
administración a buscar.
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Tabla de Datos
Para realizar una acción sobre un registro de la tabla es necesario posicionar el Mouse al lado
izquierdo de esta, chequearla y esta fila cambiara su color.
La tabla de datos solo muestra 10 registros si existen mas, aparecerán al lado inferior izquierdo
el número de las páginas que contiene la tabla de datos.
Para editar un trabajo por administración se debe dar clic sobre la justificación donde podrá
editar la información pertinente.
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Mantenimiento de Trabajos por Administración
En esta pantalla se agrega un nuevo trabajo por administración y esta conformada por el Área
de Navegación y Área de Trabajo.
Botón de Acción Área de Navegación
Área de Trabajo
Tabla de Datos
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Área de Navegación
Esta área se usa para navegar entre los diferentes pasos u opciones que posee la pantalla
No
1
Paso
Datos Generales
Descripción
Presenta los datos generales que se tienen que
introducir cuando se agrega un trabajo por
administración, se puede insertar o modificar el
campo justificación del área de trabajo.
Solo se puede chequear el campo Aprobada de
un trabajo por administración que exista.
2
Asignación
Detalles
Cuando el campo Aprobada esta chequeado
aparece un nuevo campo en el área de trabajo
denominado Fecha de Aprobación la cual se
selecciona dando un clic sobre la imagen
desplegando un calendario en el cual se
seleccionara la fecha de aprobación.
de Se utiliza para asignar detalles a cada trabajo por
administración.
Este paso muestra el área de trabajo solamente
cuando existe un trabajo por administración y esta
siendo editado, caso contrario aparece un
mensaje y no se puede modificar esta área de
trabajo.
Cuando se esta editando aparecen los campos
descripción, unidad, cantidad y precio en el área
de trabajo.
10
Área de Trabajo
El área de trabajo presenta los campos que se van a agregar, modificar o eliminar dependiendo
el paso que se elige.
Paso 1: Datos Generales
Presenta los campos Año, Proyecto, Justificación, Aprobada y Fecha de Aprobación el ultimo
campo solo se presenta si el campo Aprobada esta chequeado.
Paso 2: Asignación de Detalles
Presenta los campos Descripción, Unidad, Cantidad y Precio los cuales pueden ser Insertados,
Actualizados o Eliminados, en los últimos dos casos tiene que estar seleccionada una fila de la
tabla.
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Estimaciones
Una vez se le ha dado clic al botón “Crear una nueva estimación”, se cargara el formulario
adonde se generan las estimaciones para el proyecto en cuestión; dependiendo del tipo de
esta: por estimación, informe financiero y anticipo.
Por Estimación: las particularidades de este tipo de estimación es que se necesita una fecha
final para calcular el monto de lo ejecutado en un determinado periodo; este monto final es
calculado automáticamente presionando el botón junto al campo “monto ejecutado”, el cual
será detallado en la pestaña “Renglones Ejecutados”. Una vez ingresados los datos; Fecha
hasta, Monto Anticipo, Deducciones, sobre costos se presiona el botón calcular que se
encuentra junto al campo “Monto a recibir” para hacer los respectivos cálculos se presiona el
botón “Guardar”, una vez guardada la estimación se agregara en el área de datos por defecto
con el estado “No Presentada”
Fecha Inicial
Fecha Final
Tipo de Estimación Calcular
Monto Ejecutado
Informe Financiero: las particularidades de este tipo de estimación con respecto al anterior(por
estimación) es que no aparece el botón calcular a la par del campo “monto ejecutado” y este
campo es ingresado por el usuario, a diferencia del anterior que se calculaba de acuerdo a la
ejecución de renglones en ese periodo, por lo demás el comportamiento es el mismo; se
ingresa la Fecha hasta, Monto Anticipo, Deducciones, sobre costos se presiona el botón
calcular que junto al campo “Monto a recibir” para hacer los respectivos cálculos se presiona el
12
botón “Guardar”, una vez guardada la estimación se agregara en el área de datos por defecto
con el estado “No Presentada”
Fecha Inicial Fecha Final
Tipo de Estimación
Monto Ejecutado
Anticipo: en este caso las particularidades son mas marcadas que las dos anteriores, ya que el
único dato que se requiere es el monto a recibir, poniendo como fecha inicial y final la fecha de
inicio del proyecto; luego de eso se le puede agregar un comentario [opcional] y se presiona el
botón “Guardar” y se agregara en el área de datos inferior con el estado “No estimación”, ya
que en este caso seria un anticipo que se le da a la empresa al momento de iniciar el proyecto.
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Monto a recibir
En la opción para generar una estimación se tiene la pestaña de renglones ejecutados, la cual
verifica de acuerdo a las fechas de inicio y fecha de final, desplegando un total en dinero de las
cantidades ejecutadas totales.
En esta pantalla siempre aparecerán las estimaciones generadas anteriormente, en la parte
inferior, con opción a borrarlas siempre y cuando no estén aprobadas.
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Documentos de cambio
Cuando se presiona el botón para generar un nuevo documento de cambio en la pantalla de
registros mensuales se carga una pantalla como la que se muestra en la figura siguiente; en la
cual se pueden ver, imprimir, editar y eliminar, estas dos ultimas opciones siempre y cuando un
documento de cambio no este presentado en COVIAL ó que sea el contrato original.
Seleccionar el tipo de documento de cambio a generar
Editar un documento de cambio
Eliminar un documento de cambio
Imprimir un documento de cambio
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Acuerdo de trabajo extra (ATE)
El objetivo de esta pantalla es la creación de nuevos renglones, así como sus respectivas
cantidades.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en común la cuál
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegación, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varían.
Barra de navegación
Registro general de información.
En el caso particular del ATE se pueden agregar componentes, renglones y componentes
renglones.
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Agregar un componente
A continuación se presentan los botones de acción al momento de la creación de un
documento de cambio ATE. Al final, cuando se agregue un componente, este se agregara al
área de datos inferior adonde se tendrá la opción de editarlos o eliminarlos
Eliminar
Editar
Insertar
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Agregar Renglones
La agregación de renglones es muy parecida a la agregación de componentes, ya que sus
opciones son muy similares. De la lista desplegable se selecciona el renglón en cuestión; y si
se requiere se le puede poner un código y nombre opcional, y si estos no se ingresan (el
código y nombre opcional) el registro se guardara con el código y nombre por defecto.
Eliminar
Editar
Insertar
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Componentes-Renglones
Al momento de realizar esta asociación entre un componente y un renglón, se selecciona el
componente en la lista, al igual que el respectivo renglón, y a este nuevo renglón se le asigna
un precio unitario y la cantidad a ejecutar, una vez se tengan todos esos datos se procede a
presionar el botón insertar. Por otro lado, existe para cada asociación componente-renglón
previamente insertado para el documento de cambio de insertarlo o modificarlo.
Eliminar
Editar
Insertar
Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales, los
componentes (en caso se necesiten agregar), los renglones y su respectiva asociación, para
terminar el proceso de guardado del documento de cambio se presiona el botón “Finalizar”,
teniendo en cuenta que hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan
realizado previamente.
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Orden de trabajo suplementario
El objetivo de esta pantalla es la agregación de alcance y cantidades para un proyecto en
particular.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en común la cuál
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegación, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varían; para este caso en particular de la orden de trabajo suplementario
se tienen las opciones: Datos generales, alcances y cantidades (componentes renglones). A
continuación se presenta la pantalla para el registro de datos generales para un documento de
cambio de tipo OTS.
Barra de navegación
Registro general de información
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Alcances
En caso sea un proyecto que tenga tramos como alcance, el sistema presentara una pantalla
similar a la que se presenta a continuación, donde para agregar un tramo se debe seleccionar
de la lista y presionar el botón “insertar” para agregar el tramo al área de datos. En caso se
haya cometido un error el sistema dará la opción a eliminar ese tramo. Teniendo en
consideración que los tramos que se podrán eliminar solo serán los que recién se han
agregado.
Eliminar
Listado de tramos
Botón de inserción
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Cantidades (Componentes – Renglones)
En esta parte, se agregan las cantidades a un determinado renglón; para hacer esto se debe
seleccionar el renglón y aparecerá el precio contratado de este (del renglón) sin opción a
modificarse. Luego de esto se ingresa la cantidad del renglón a aumentar y se presiona el
botón “insertar” y este se agregara a la tabla de datos en la parte inferior de la pantalla. En
caso se haya cometido un error en el ingreso de la cantidad se tiene la opción de editarla o
borrarla, presionando el respectivo botón de acción.
Eliminar
Editar
Insertar
Lista de renglones
Finalizar
Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales,
Alcances (en caso que existan en el documento de cambio), Componentes-Renglones
(Cantidades, en caso existan en el documento de cambio), para terminar el proceso de
guardado del documento de cambio se presiona el botón “Finalizar”, teniendo en cuenta que
hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan realizado previamente.
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Orden de cambio
El objetivo de esta pantalla es la eliminación de alcances y disminución de cantidades para un
proyecto en particular.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en común la cuál
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegación, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varían; para este caso en particular de la orden de trabajo suplementario
se tienen las opciones: Datos generales, alcances y cantidades (componentes renglones). A
continuación se presenta la pantalla para el registro de datos generales para un documento de
cambio de tipo OC.
Barra de navegación
Registro general de información
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Alcances
En caso sea un proyecto que tenga tramos como alcance, el sistema presentara una pantalla
similar a la que se presenta a continuación, donde para eliminar un tramo se debe presionar el
botón “eliminar” en el área de datos. En caso se haya cometido un error al eliminar un tramo,
con el hecho de abandonar la pantalla no se aplicaran los cambios.
Eliminar
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Cantidades (Componentes – Renglones)
En esta parte, se sustraen cantidades a un determinado renglón; para hacer esto se debe
seleccionar el renglón y aparecerá el precio contratado de este (del renglón) sin opción a
modificarse. Luego de esto se ingresa la cantidad del renglón a sustraer y se presiona el botón
“insertar” y este se agregara a la tabla de datos en la parte inferior de la pantalla. En caso se
haya cometido un error en el ingreso de la cantidad se tiene la opción de editarla o borrarla,
presionando el respectivo botón de acción. Hay que tener en cuenta que la cantidad a sustraer
debe ser negativa. (Anteponer el signo “menos” (-) a la cantidad).
Eliminar
Editar
Insertar
Lista de renglones
Finalizar
Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales,
Alcances (en caso que existan en el documento de cambio), Componentes-Renglones
(Cantidades, en caso existan en el documento de cambio), para terminar el proceso de
guardado del documento de cambio se presiona el botón “Finalizar”, teniendo en cuenta que
hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan realizado previamente.
25
Consultar Estimaciones
La pantalla de consulta de estimaciones, se observa una lista con todos los proyectos que tiene
la supervisora, además se tiene la opción de imprimirla y consultar sus respectivos reparos en
caso los tuviera.
Lista desplegable con los proyectos de la supervisora
Imprimir la estimación
Consultar los reparos
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Al momento de consultar los reparos de una estimación, con el botón azul mostrado en la
imagen anterior, se presenta una pantalla que muestra el detalle de los reparos de una
estimación, con opción a imprimir los reparos. Esta pantalla se muestra a continuación.
Expandir para ver las observaciones
Reparos
Imprimir el reparo
Observaciones
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Consulta de Sanciones
La pantalla de consulta de sanciones, se observa una lista con todos los proyectos que tiene la
supervisora, adonde se pondrán consultar las sanciones que se han impuesto a un proyecto.
28
Fotografías
Este formulario fue pensado para llevar un registro fotográfico de los proyectos para cada
periodo y tramo determinado. Y el formulario al cargarse luce de la siguiente manera:
Botón “Examinar”
Tramos
Botones Insertar/Cancelar
Área de datos
Para agregar un registro fotográfico; se trae del formulario de registro de datos la información
del plan anual, programa, y código de proyecto; por lo que los datos a ingresar serian: el
archivo de imagen (dar clic al botón “Examinar” y buscar el archivo, además hay que esperar
un poco de tiempo, ya que si el archivo es demasiado grande y la conexión a Internet es “lenta”
este proceso podrá demorar.), el tramo del proyecto al que se le agregara el proyecto, la
estación, la fecha, y la descripción de la fotografía. Una vez se tengan esos datos, se guarda la
fotografía presionando el botón “insertar”.
29
Registro Climático
Este modulo de la aplicación se pensó con el objetivo de registrar el posible retraso en la
ejecución de renglones por motivos de estado del tiempo. El formulario se presenta a
continuación:
Fecha del Registro Climático
Botones Insertar/Cancelar
Estados de Clima
Para insertar un registro climático, se debe tener seleccionado un plan anual, un programa, un
proyecto y un periodo (cuando se accede este formulario desde la pantalla de registro de datos
esta información ya viene adjunta; por lo tanto ya no es necesario agregarla.) Por ultimo,
también se requiere la fecha y el tipo de evento que sucedió.
30
Estado del Equipo durante un Período
Para poder especificar equipo para un periodo en un proyecto antes se tiene que haber dado
de alta en la parte de “agregar equipo” descrita previamente. Esta pantalla necesitara los
equipos agregados anteriormente para poder agregar su respectivo registro de uso. La pantalla
se presenta a continuación:
Para agregar un registro al proyecto para un periodo de un determinado equipo, dado que se
accede desde la parte de registros mensuales, ya se trae el plan anual, el programa, el código
del proyecto y el periodo. Una vez se seleccione el equipo, se cargaran los respectivos
registros de los días que comprenden el periodo; como se muestra a continuación:
Datos del proyecto
Periodo
Equipo a asociar información
31
Área de datos
Botones de acción Estado del equipo
Una vez cargada la pantalla anterior, se da clic en el botón “Editar” en la parte media de la
pantalla. Para luego seleccionar el respectivo estado del equipo en el periodo por cada día,
una vez finalizada la selección de dichos estados, se presiona el botón “Actualizar”. Hasta este
momento se guardaran los cambios.
Datos del proyecto
Área de datos
Periodo
Equipo a asociar información
Botones de acción Estado del equipo
32
Registro de cantidades ejecutadas
Ingreso a la pantalla.
Para registrar datos a un periodo específico, hay que seleccionar en el menú del sistema
la parte de “Ejecución”, para luego dar un clic a la opción “Registro de datos”
Registro de datos
33
Descripción de la pantalla.
Una vez cargada la pagina de registro de datos, se podrá ver una pantalla como la que
se presenta en la figura 2, la cuál permite ingresar más de un registro al mismo tiempo,
lo cuál hace más eficiente el ingreso de datos.
Por defecto el sistema presenta para ingresar 5 registros; lo cuál es lo recomendable;
pero si se desea ingresar mas registros al mismo tiempo queda a libre opción.
Pestañas
Componentes, Renglones y Tramos
Área de datos
Remanente Ayuda
Guardar
34
Aumentar el volumen de registros a ingresar.
Para agregar mas de 5 registros en la pantalla de cantidades ejecutadas, presionamos el
candado que se observa en la figura 3; y se habilitará la lista desplegable adonde se
podrá seleccionar la cantidad de registros a ingresar, luego al seleccionar la cantidad de
registros, el sistema bloquea la lista desplegable; esto con opción de habilitarla de nuevo
con el botón de candado, esto para evitar la perdida de datos.
Los pasos recomendados a seguir son:
1) Cargar la pantalla de registro de cantidades ejecutadas
2) Seleccionar el componente, Renglón y tramo.
3) Si se desean ingresar mas de 5 registros, presionar el candado y seleccionar el
volumen de registros a ingresar. (5 registros es lo recomendado)
4) Ingresar los datos.
Volumen de registros a ingresar
Candado: habilitar/des habilitar lista desplegable
35
Agregar registros de cantidades ejecutadas.
Para el ingreso de datos hay que ubicarse en la pestaña “Agregar” para luego empezar a
ingresar los datos en cada una de las celdas respectivas. Además, hay que hacer notar
que cada registro tiene un correlativo, cuya función es netamente de orientación, ya que
si existiera algún error o discrepancia en los datos, el sistema orientará al usuario para
poder corregir el error en la fila que tenga el correlativo en cuestión.
Luego del correlativo, se tienen 2 campos de tipo cheque, los cuales tienen una función
específica al momento de ingresar datos; las cuales son:
Operaciones con los registros de ejecución.
Calcular Km. Final
Registro Puntual
Chequeado
Chequeado
No Chequeado
(valor por defecto)
Error: Se debe definir una
sola operación.
No Chequeado
La estación final se
(valor por defecto)
calculara sumando el inicio
más la longitud.
La estación final será igual
a cero
Si hay un valor en la
estación final, se guardará
ese valor, de lo contrario el
sistema lanzará un Error.
Luego de haber definido la operación, los campos requeridos son: “Kilómetro Inicial”,
“Longitud o cantidad”, “Lado” y “Día del mes”; Luego de ingresar los datos requeridos se
presiona el botón guardar; para que los datos pasen a la pestaña “Detalles” que se verá
posteriormente.
Hay que recalcar que si se decidió ingresar 10 datos, y al final solo se ingresaron 7, el
sistema es capaz de buscar cada uno de los registros en los que se han ingresado datos,
sin importar el orden.
36
Precisión en los decimales.
Al momento de calcular la cantidad ejecutada, (dependiendo de los datos ingresados) la
precisión con que se toman los decimales son:
Campo
Precisión
Longitud o Cantidad
2 decimales
Ancho
2 decimales
Espesor
3 decimales
Cantidad
Se efectúa la respectiva operación, y el
resultado de la operación aritmética, se
redondea a 2 decimales.
37
Ver las cantidades ejecutadas previamente ingresadas
Para acceder a esta parte de la pantalla, basta con presionar la pestaña “Detalles”,
adonde se presentarán todos los registros ingresados para el período en cuestión, para el
componente, renglón y tramo seleccionado.
Además cada uno de los registros previamente ingresados, se pueden eliminar, como
también editar.
Pestaña “Detalles”
Detalle de registros de cantidades ejecutadas ingresados
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Eliminar Cantidades Ejecutadas
Para eliminar un registro de cantidades ejecutadas, se presiona el botón que se muestra
en la Figura 5, que se encuentra dentro de la pestaña “Detalle”
Eliminar
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Editar Cantidades Ejecutadas
Para editar un registro, solamente se da un clic al icono que se muestra en
la figura siguiente, y luego hay que ubicarse en la pestaña “Editar”, para
editar los campos del registro en cuestión, para luego presionar el botón
“Guardar”
Editar Pestaña “Editar”
40
Botón Actualizar
41