manual para la utilización de espacios

MANUAL PARA LA
UTILIZACIÓN DE
ESPACIOS
Sede UIS Bucarica
2014
PROCESO DE RECURSOS FISICOS
SUBPROCESO MANTENIMIENTO FÍSICO
MANUAL PARA LA UTILIZACIÓN DE
ESPACIOS FÍSICOS EN LA SEDE UIS
BUCARICA
Revisó:
Administrador de la
Sede Bucarica
Aprobó:
Rector
Código: MRF.07
Versión:
02
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Fecha de aprobación:
Abril 14 de 2008
Resolución No. 537
1. OBJETIVO.
Establecer lineamientos para el uso de los espacios físicos en la Sede Bucarica de la Universidad
Industrial de Santander.
2. ALCANCE.
Aplica para las actividades de alquiler y préstamo de espacios físicos (Salones, salas y aulas) de la
Universidad Industrial de Santander – Sede Bucarica.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS.
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Políticas de uso de espacios físicos: Requisitos establecidos por la administración de la
sede UIS Bucarica para el préstamo y/o alquiler de los espacios físicos de la sede.
Organizador: Persona que contrata los servicios de alquiler o préstamo de espacios físicos
directamente con la administración de la Sede Bucarica.
Eventos Empresariales: Son los organizados por empresas (Persona jurídica o natural) del
sector privado. (Conferencias, capacitaciones, foros, etc.)
Eventos Institucionales: Son los organizados por la Universidad, a través de las Unidades
Académico Administrativas que la integran y los organizados por las Entidades Públicas del
nivel Departamental y Municipal.
Eventos Sociales: Son los organizados por personas jurídicas o personas naturales cuya
finalidad sea una actividad social que deberá ajustarse a las normas de uso y funcionamiento
de la sede UIS Bucarica. (quinceaños, matrimonios, banquetes, fiestas, etc.)
PGIR: Programa de Gestión Integral de Residuos, tiene como función principal hacer
seguimiento a la generación y disposición final de los residuos generados por actividades de
docencia, investigación y extensión en las diferentes unidades académico-administrativas.
(Resolución Rectoral Nº 683 de 2012)
Residuo: Material no recuperable.
Residuos Ordinarios: Que por su estado no puede ser reciclado (Servilletas, empaques
de papel plastificado, barrido, colillas icopor, pitillos papel carbón, tela. Restos de
alimentos y empaques no contaminados).
Material Reciclable: Aquel que no se descompone fácilmente y puede volver a ser
utilizado en procesos productivos como materia prima.
Plan de Emergencias: Documento legal que contiene lineamientos generales que
permiten disminuir la vulnerabilidad y el grado de riesgo de los empleados, empresas
privadas y visitantes en las instalaciones de la Sede UIS Bucarica, al momento de
presentarse amenazas de tipo antrópico (incendios, atentados terroristas, desorden civil,
derrames) y natural (incendios, inundaciones, sismos), con el propósito de minimizar
pérdidas económicas de información, impactos ambientales y daños a la integridad de las
personas.
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Líder de evacuación: Persona capacitada en planes de emergencia, perteneciente a la
administración de la Sede UIS Bucarica, que guiará a los asistentes de los eventos, hacia las
salidas de emergencia y puntos de encuentro. El personal de evacuación está identificado
con elementos visibles: chaleco y gorra.
4. CONTENIDO.
A continuación se presentan lineamientos y consideraciones a tener en cuenta para el préstamo y/o
alquiler de los espacios físicos de la Sede UIS Bucarica.
4.1. REGLAS PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS ESPACIOS FÍSICOS EN LA
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER SEDE BUCARICA.
La Sede Bucarica cuenta actualmente con diversos espacios físicos (aulas, salas de juntas y salones),
donde se desarrollan actividades académicas, empresariales, culturales y sociales, de carácter
institucional y privado.
4.1.1 Del modo de reserva.
Para solicitar el préstamo o alquiler de los salones de la Sede Bucarica, el organizador deberá
realizar solicitud escrita con antelación a la fecha del evento, indicando claramente las
características del mismo: tipo de evento, fecha, hora, tiempo de utilización del salón y número de
personas o posibles asistentes.
Un salón se considera reservado cuando la Administración de la Sede, confirme la disponibilidad de
espacio y el Organizador haya presentado la factura o recibo de recaudo original a nombre de la
Universidad Industrial de Santander debidamente cancelado por valor correspondiente al cincuenta
por ciento (50%) del valor de alquiler. El Organizador debe pagar el saldo restante una semana
antes de la realización del evento y presentar el recibo original de soporte de pago.
4.1.2 De los eventos académicos y empresariales.
Los eventos Empresariales cuentan con tarifas completamente definidas, de acuerdo al artículo 4 de
la Resolución de Rectoría 1542 de 2008. Para la realización de dichos eventos, la administración
prestará el servicio de alquiler de salón con silletería tipo auditorio, mesa principal, atril, tablero,
sonido y servicio de aire acondicionado.
El préstamo de equipos portátiles y de proyección (videobeam) tendrá un costo adicional,
establecido por la administración de la Sede.
Para eventos de carácter institucional, cuyo organizador sea la Universidad a través de una de sus
unidades, se deberá cancelar las tarifas previstas en el artículo 4 de la Resolución Rectoral 1542 de
2008.
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Para eventos de carácter institucional distintos a los descritos anteriormente, se solicitará un
traslado económico acorde al tipo de evento, para efectos del mantenimiento de la planta física de
los espacios alquilados.
No se prestarán los salones de la Sede UIS Bucarica, para actividades de carácter político.
(campañas)
4.1.3 De los eventos sociales.
Los eventos sociales deben cancelar la tarifa básica establecida en el artículo 5 de la Resolución
Rectoral 1542 de 2008.
La tarifa de alquiler de espacios para eventos sociales no incluye elementos para la logística del
evento. (menajes, comidas, decoraciones, licores, mesas, sillas, etc.) La Universidad Industrial de
Santander no tiene convenios con casas banqueteras o casas de festejos, dichos costos los asume
directamente el organizador del evento.
Los eventos organizados en el Salón Hormiga o Salón Santander que requieran entrada por la calle
36, tendrán un recargo adicional para la contratación de un vigilante.
4.1.4. Del compromiso adquirido.
La Administración de la Sede UIS Bucarica, no hará devoluciones de dinero parciales o totales en
caso de aplazamientos de las actividades programadas, una vez se haya comprobado la no
disponibilidad de espacios en las fechas que el organizador requiera llevar a cabo su evento.
4.1.5. De la prestación del servicio.
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La administración de la Sede Bucarica no se responsabiliza por cortes o fallas de energía
eléctrica en el sector.
La Sede UIS Bucarica, no cuenta con servicio de parqueo para los eventos que se
programan en sus instalaciones.
La utilización de las baterías sanitarias en la Sede Bucarica es de uso compartido con las
personas asistentes a los demás eventos y residentes de la Sede, (Salón Santander, Salón
Hormiga y Salón Río de Oro). La Sede UIS Bucarica cuenta con sensores de proximidad
electrónicos instalados en los baños, que activan las descargas sanitarias, el suministro de
agua, jabón y secador de manos. Es importante atender las recomendaciones de uso que se
encuentran disponibles cerca a dichos dispositivos, para su correcto funcionamiento.
La Sede UIS Bucarica cuenta con un espacio especial para la organización de alimentos y
refrigerios. No se ofrece el servicio de cocina o estufa para la preparación de alimentos.
Dicho espacio es de uso compartido con las personas asistentes a los demás eventos,
(Salón Santander, Salón Hormiga y Salón Río de Oro).
La Administración de la Sede UIS Bucarica no será responsable de la manipulación que se
dé a los alimentos y comestibles en el desarrollo de eventos. El organizador debería
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asegurarse de la proveniencia de los comestibles y del cumplimiento de los requisitos
legales para su manipulación y comercialización por parte del proveedor.
No está permitida la instalación de adornos o decoraciones que afecten la infraestructura
física de los salones en paredes, columnas, cortinas, ventanas, cielorrasos, lámparas o
ductos de aire acondicionado.
Por las características del piso de los salones, no se permite la utilización de veladoras,
velas, candelabros o fuegos artificiales.
Se prohíbe el uso de confeti, figuras de hielo, o bombas con agua en todos los salones.
No se permite la instalación de adornos o decoración en el área de la piscina o fuente del
patio Español.
Está prohibido fumar dentro de las instalaciones de la Sede UIS Bucarica. Resolución
Rectoral 1956 de 2008 “UIS libre de humo de tabaco”.
4.1.6 Del cuidado de los salones.
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Se debe tener especial cuidado con la manipulación de líquidos, ya que los pisos poseen
características especiales de brillo y sellado, que al contacto con licor, agua o gaseosa,
comenzarán a deteriorarse.
Se recomienda especial cuidado en el traslado de estructuras, sillas y mesas, procurando en
todo momento levantarlas para evitar daños en la superficie de los pisos.
No se permite el uso de cinta adhesiva en techos, paredes o pisos.
El organizador del evento responderá por daños a la planta física derivados del
incumplimiento de las normas establecidas en el presente manual.
4.1.7 De los horarios.
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El alquiler de salones por media jornada o medio día, comprende un periodo de cuatro (4)
horas.
EL alquiler de espacios en jornada completa, comprende un periodo de ocho (8) horas.
Los eventos sociales se programarán máximo hasta las 2:00 am del siguiente día, teniendo
en cuenta el tiempo de alquiler en jornada completa (8 horas).
Si se requiere una preparación o instalación de elementos previa al evento social, el salón
podrá entregarse al organizador a las 4:00 pm del día del evento, sujeto a la disponibilidad
de actividades programadas en esa jornada.
Se solicita no exceder los horarios establecidos en el contrato de alquiler para el desarrollo
de eventos, ya que se podría incurrir en recargos adicionales.
4.1.8 Del retiro de elementos.


Los elementos utilizados en la realización del evento (mesas, sillas, manteles y demás)
deben ser retirados el mismo día de realización del evento.
Para eventos que se realicen en jornada nocturna, se podrán retirar los elementos antes de
las 6:00 horas del día siguiente (6:00 am).
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La administración de la Sede Bucarica no se hará cargo de la ornamentación utilizada en
eventos, que no haya sido retirada de la sede en los horarios establecidos para ello, así
mismo el organizador deberá responder con una multa de $50.000 por infringir dicho
horario.
La administración de la Sede no se responsabiliza por objetos y/o elementos dejados en los
salones.
Una vez culminado el evento, se debe reportar al guarda de seguridad de turno la entrega
del espacio. Es indispensable el diligenciamiento y firma del formato FRF.27 SOLICITUD
DE ESPACIOS FÍSICOS, para verificar el estado de entrega del salón, así como la
percepción del servicio recibido por parte de la administración de la Sede y las sugerencias
respectivas.
4.2 CONSIDERACIONES GENERALES
4.2.1 Gestión de residuos.
En cumplimiento de la Política Ambiental de la Universidad Industrial de Santander (Resolución
Rectoral Nº 785 de 2012, MDI.01 Manual de Gestión Integrado), para el alquiler de espacios físicos
se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:

Los residuos generados en el desarrollo de eventos serán separados desde su fuente
conforme a los lineamientos establecidos en el Programa PGIR (Resolución Rectoral Nº
683 de 2012) así:
o Recipiente Gris: Material Reciclable – Botellas de vidrio, botellas plásticas, vasos
desechables, platos desechables sin residuos de comida, latas de aluminio.
o Recipiente Verde: Residuos Ordinarios - Servilletas, empaques de alimentos,
pitillos, icopor, y residuos de doble material que no sean fáciles de separar
(Ejemplo: recipientes que contengan plástico y papel).


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
Los residuos orgánicos (restos de comida, cortezas de frutas, preparaciones) no serán
mezclados con los demás residuos generados en el evento.
Los residuos orgánicos serán retirados por las casas banqueteras u organizadoras una vez
finalizado el evento, ya que la Sede Bucarica no cuenta con un espacio adecuado para su
almacenamiento.
En las áreas comunes de la Sede se disponen puntos ecológicos (recipientes) con
recomendaciones para la separación de residuos según los lineamientos institucionales.
En los recipientes ubicados en las baterías sanitarias, solo se depositará papel sanitario y
papel de secado de manos.
4.2.2 Plan de Emergencias.
En cumplimiento de la política en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Industrial de
Santander (Resolución Rectoral Nº 785 de 2012, MDI.01 Manual de Gestión Integrado) y de las
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legislación aplicable, la Administración de la Sede ha establecido un Plan de atención a Emergencias
que se puedan presentar en las instalaciones de la Sede UIS Bucarica.
El organizador, al momento de firmar el contrato de servicio de alquiler de espacios físicos con la
Administración, se compromete a entender y divulgar con el personal que atenderá el evento, las
siguientes recomendaciones:
4.2.2.1 En condiciones normales.


Conocer e identificar claramente la señalización dispuesta en los espacios físicos de la Sede UIS
Bucarica respecto a salidas de emergencia, rutas de evacuación, puntos de reunión final.
Divulgar a las personas que atenderán el evento, las salidas de emergencia, puntos de
encuentro y rutas de evacuación. (ANEXO 1).
4.2.2.2 Durante la Emergencia.
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
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
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

Mantener la calma y escuchar las INSTRUCCIONES y la información que el guarda de
seguridad y los líderes de evacuación emitan.
Interrumpir inmediatamente y en forma segura la actividad que está realizando.
En caso de EVACUACIÓN, mantener el orden, NO GRITAR, caminar rápido, NO hacer
bromas y NO CORRER.
Si tiene visitantes evacúelos con usted.
NO devolverse por ningún motivo; a menos que lo ordene el Líder de Evacuación.
Permita que los autoridades y grupos de socorro atiendan la emergencia directamente.
Al salir a la calle esté alerta de cualquier situación (vehículos) o persona que amenace su
seguridad (ladrón, secuestrador).
4.2.2.2.1 En caso de Sismo.





No correr.
Esperar que el sismo termine para poder evacuar, si el líder de evacuación así lo determina.
Mantener la calma.
Si está en un corredor, arrodíllese en una pared interior, lejos de las ventanas, ubíquese cerca a
columnas estructurales. Proteja la parte lateral de la cabeza con los codos.
No pararse debajo de los marcos de las puertas.
4.2.2.2.2 En caso de incendio.



Si el incendio es proporciones manejables (conato de incendio) permita que el guarda de
seguridad o el líder de evacuación atienda la emergencia con los extintores y equipos de
atención.
En caso de humo, gatee hasta la salida y tápese la boca y nariz con una toalla mojada.
Toque las puertas antes de abrirlas. Si la puerta está caliente no la abra y use una salida
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alternativa.
Alerte de su presencia a través de un teléfono o una señal sonora.
No vuelva a entrar a un edificio en llamas.
4.2.2.3 Después de la Emergencia.

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
Al llegar al punto de reunión final permanezca con su grupo, NO se aleje y verifique que el
personal que asiste a los eventos ha evacuado totalmente.
Evacúe por las rutas contrarias al lugar donde se presente la emergencia.
Una vez que la Asistente Administrativa, Vigilante o Líder de Evacuación comunique la orden
de ingresar a las instalaciones, hágalo en orden y manténgase en grupo.
Usted debe avisar al Vigilante o Asistente Administrativa cualquier anomalía que se presente en
el área en la que se atiende el evento.
Para información adicional acerca del servicio de préstamo o alquiler de espacios físicos en la Sede
UIS Bucarica, puede comunicarse a los teléfonos: (7) 6520202, (7) 6344000 Ext. 3811, o a los
correos electrónicos [email protected] o [email protected].
5. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE
APROBACIÓN
Abril 14 de 2008
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Inclusión de nuevas definiciones. (PGIR y SYSO).
Actualización del modo de reserva.
02
Abril 23 de 2014
Modificación del numeral 4.1 y unificación con el numeral 4.2,
eliminando el subtítulo “Políticas para el uso de los espacios
físicos de la sede Bucarica de la Universidad Industrial de
Santander”.
Unificación de los ítems “de restricciones en el servicio”, “de
la utilización de los espacios compartidos” y “de la instalación
de adornos”, por: “de la prestaciones del servicio”
Inclusión Anexo 1. Ruta de evacuación Salón Santander, Salón
Hormiga y Salón Río de Oro. sede UIS Bucarica.
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ANEXO 1
RUTAS DE EVACUACIÓN SEDE UIS BUCARICA
Ruta de evacuación
Salón Santander
Punto de Encuentro
Interno:
Patio Español
Hacia:
Parque Santander
Salón Hormiga
Recepción
Salón Río de Oro
Punto de Encuentro:
Parque Santander