expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Y REGISTROS PRESUPUESTALES
ELABORACIÓN
Elaborado por:
REVISIÓN
Revisado por:
APROBACIÓN
Aprobado por:
Nora Lilia Rincón Ríos
Dora Rocío Gómez Cuartas
Osbaldo Morales Robi
Cargo: Técnico Administrativo
Cargo: Director Técnico
Cargo: Secretario de Despacho E
PROCEDIMIENTO
Expedición de Certificados de
Disponibilidad Presupuestal
Y Registros Presupuestales
Código: P-HAC-31
Versión: 05
Fecha: 11/10/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4
6. CONTENIDO..................................................................................................... 6
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7
9. ANEXOS ............................................................................................................ 7
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto mantener un estricto control sobre la
contratación y la ejecución de gastos por parte de la Administración Central
Departamental, a través de la expedición de certificados de disponibilidad y de
registros presupuestales.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la expedición de certificados de disponibilidad y los
registros presupuestales. Incluye la participación directa de la Dirección Financiera
e indirectamente de todas las dependencias o unidades administrativas de la
entidad.
3. DEFINICIONES
3.1 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
Es la partida asignada a cada rubro presupuestal para la vigencia fiscal
respectiva.
3.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP
Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con
el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la asunción de compromisos.
Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el
compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En
consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita
determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas
disponibilidades. (Decreto 568 de 1996. Artículo 19)
3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Realizada en concordancia con el Plan Anual Mensualizado de Caja,
correspondiendo a la expedición del registro presupuestal por medio del cual se
ejecuta el presupuesto.
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3.4 PRESUPUESTO DE GASTOS
Comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la
deuda y gastos de inversión; incluyendo transferencias, que se causen durante la
vigencia fiscal respectiva.
La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal
correspondiente, así su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal.
3.5 REGISTRO PRESUPUESTAL (R.P.)
Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en
forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún
otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las
prestaciones a las que haya lugar. (Decreto 568 de 1996. Artículo 20).
3.6 RUBRO PRESUPUESTAL
Representa cada uno de los ítem o conceptos en que se divide el presupuesto de
la Entidad, caracterizado por corresponder a un concepto específico de ingresos o
gastos.
3.7 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes
dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la
Entidad: Despacho del Gobernador, Secretaría Privada, Oficinas, Secretarías de
Despacho, Departamentos Administrativos y Direcciones.
4. NORMATIVIDAD
- Constitución política.
- Decreto 111 de 1996.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
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PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera.
SUBPROCESO: Gestión Financiera.
5.2 INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Dirección Financiera.
CLIENTE: Unidades Administrativas o Dependencias de la entidad.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
Disponibilidad presupuestal sin asumir compromisos contractual.
5.3.2 Puntos de Control
Verificación seguimiento a los certificados de disponibilidad presupuestal
expedidos, no afectados con el compromiso respectivo o solicitud de registro y
comunicar a solicitante para tramitar cancelación en caso necesario. (Actividad
7).
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6. CONTENIDO
No.
DESCRIPCIÓN
PRODUCTO
RESPONSABLE
1
Recibir solicitudes de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal CDP y
documentación soporte.
CDP a tramitar
Técnico –
Administrativo
2
Radicar y asignar turno a solicitudes
Solicitud radicada
recibidas.
Técnico
Administrativo
2
Revisar
que
la
solicitud
este
correctamente diligenciada y cumpla con
requerimientos legales y técnicos,
verificar disponibilidad en el sistema.
Revisión
disponibilidad
Técnico –
Administrativo
3
Expedir CDP aprobado de acuerdo con
disponibilidad
presupuestal
y
documentación soporte. Disponer envío
a dependencia solicitante.
Expedición CDP
Técnico
Administrativo
1 día
1 día
4
Recibir
solicitudes
de
Registro
Presupuestal y documentos soporte.
5
Revisar solicitud de registro presupuestal Revisión solicitud
y verificar en el sistema.
registro
6
Expedir Registro Presupuestal aprobado
teniendo en cuenta la documentación
soporte y disponer envío a Departamento
Administrativo Jurídico y de Contratación
Registro
presupuestal
aprobado
Técnico
Administrativo
Director Técnico
1 día
Verificar y realizar seguimiento a los
certificados
de
disponibilidad
presupuestal expedidos, que en un
término de 60 días no han sido afectados
con el compromiso respectivo o solicitud
de registro y comunicar al solicitante
para tramitar cancelación en caso
necesario.
Seguimiento
Director Técnico
1 día
7
Registro
presupuestal a
tramitar
Director Técnico
TIEMPO
Técnico –
Administrativo
1 día
Técnico –
Administrativo
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre
F-HAC-11 Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
CDP
F-HAC-12
Registro
Presupuestal
RP
F-HAC-17
Solicitud de
certificado de
disponibilidad
y registro
presupuestal
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
Personal
Autorizado
Tiempo de
Retención
Método
Recolección
Indización
Clasificación
Técnico
Base de
datos
Consecutivo
Técnico –
Administrativo
Director Técnico
Ver tabla de
retención
documental
Ver tabla de
retención
documental
Consecutivo
Técnico Administrativo
Director Técnico
Ver tabla de
retención
documental
Ver tabla de
retención
documental
Consecutivo
Técnico Administrativo
Director Técnico
Ver tabla de
retención
documental
Ver tabla de
retención
documental
Técnico
Carpetas
Base de
Datos
Carpetas
Técnico
Base de
Datos
Carpetas
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento.
9. ANEXOS
9.1 F-HAC-11: Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal
9.2 F-HAC-12: Solicitud de Registro presupuestal
9.3 F-HAC-17: Solicitud de certificado de disponibilidad y registro presupuestal