Procedimiento de Ejecución de Obra Contratada

Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección de Obra Pública
Clave: PR-05-05-01
Fecha de emisión: 23/06/2014
Versión N°. 0
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Procedimiento de Ejecución de
Obra Contratada
Elaboró
Revisó
Ing. Manuel González Castellanos
Ing. José Luis Rosales Ochoa
Coordinador de Supervisión del
Obra
Aprobó
Arq. José Fernando Morán
Rodríguez
Secretario de Desarrollo Urbano
Director de Obra Pública
Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección de Obra Pública
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE OBRA CONTRATADA
Clave: PR-05-05-01
Emisión: 23/06/14
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1. OBJETIVO.
Supervisar la ejecución de la Obra Pública, buscando la Excelencia y Calidad respecto al proyecto ejecutivo,
plazos y presupuestos establecidos en el Contrato así como el cabal cumplimiento de las Especificaciones
Generales de Construcción de la Secretaría de Desarrollo Urbano y la normatividad aplicable.
2. ALCANCE
Supervisión, Comprobación y Entrega de las Obras asignadas a la Dirección de Obra Pública de la Secretaría
de Desarrollo Urbano, Iniciando con el ingreso oficial de la documentación integrada según la guía GI-05-02-03
y finalizando con la retroalimentación al área generadora del proyecto.
3. POLÍTICAS
3.1 Durante la ejecución de la Obra, pueden llegar a surgir volúmenes excedentes y/o precios fuera de
catálogo, en caso de volúmenes excedentes se deberá realizar una justificación de dichos volúmenes y
en caso de los precios fuera de catálogo se debe presentar para su revisión y en su caso aprobación.
3.2 Para proceder a la revisión de los precios de catálogo se deberá presentar el análisis de precios
unitarios, croquis y/o fotos, bitácora de obra y cotizaciones necesarias. Todo debidamente firmado por el
contratista y el residente de obra.
3.3 Si durante la ejecución de la Obra se detecta que el monto contratado no es suficiente para el
cumplimiento de las metas, se debe tramitar un convenio modificatorio (FO-05-11-11). El soporte para
elaborar este convenio debe ser una justificación acompañada de un presupuesto y un programa de
ejecución de los trabajos.
3.4 Cuando Control Financiero detecte inconsistencia en la estimación, se procederá a notificar al residente
de obra para que este a su vez, se coordine con la empresa contratista y solvente las observaciones.
3.5 Cuando la estimación sea regresada por la DCSS a la DOP, Control Financiero tendrá que verificar la
naturaleza de la devolución, solventar la observación cuando así lo permita la situación o en su caso,
turnar la observación al área responsable de atenderla (Residente de obra y/o CUEL)
3.6 El expediente unitario de obra deberá contener toda la información necesaria y aplicable para la correcta
ejecución de la obra, con base a la LOPSRM según el listado de verificación de cada área que participa
en el proceso de integración del mismo.
3.7 El residente tendrá la facultad de suspender parcial o totalmente los trabajos, cuando el programa de
obra se vea afectado por una situación fortuita.
3.8 El residente deberá verificar el debido llenado de cada uno de los formatos aplicados en el Plan de la
Calidad para la Ejecución de Obra Pública.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Ley Estatal de Obras Públicas Vigente / Capitulo Segundo del Art. 15 fracc. XI y XII , Art. 52-69
4.2 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas / Reforma Publicada DOF 28-05-2009/
Capítulo Cuarto.- La Ejecución; Art. 52 y 59
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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4.3 Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas/ Última reforma
publicada DOF 28/07/2010/Capitulo Cuarto.- La Ejecución; Art. 52 y 59 Última reforma publicada
Reglamento Interior de la Secretaria de Desarrollo Urbano.- Art. 14 y 15
4.4 Especificaciones Técnicas de Construcción de la Secretaria de Desarrollo Urbano y demás aplicables.
4.5 Reglas de Operación vigentes de los diferentes Programas de Ejercicio Fiscal.
4.6
Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación.
4.7 Ley Federal de Archivo, Capitulo único Artículo 1°; Capitulo Uno, 2° y 6°.- Última reforma publicada el
23 de enero del 2012.
5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES
DOP: Dirección de Obra Pública.
CUEL: Coordinación de la Unidad Estatal de Licitación.
DCSS: Dirección de Control, Seguimiento y Sistemas.
Contratista: La persona que celebre contratos de obra pública, servicios, adquisiciones o
arrendamientos.
Estimación de Obra: Documento que ampara los trabajo ejecutados en un periodo de tiempo, se compone
de caratula de estimación, hoja de resumen, generadores, fotos y croquis.
Expediente Unitario de Obra: Expediente producto de la documentación requerida con base en la GI05-02-03 (Licitación y proyecto).
Residente: Servidor público designado por la dependencia o entidad, quien fungirá como su
representante ante la contratista y será el responsable directo de la supervisión, vigilancia, control y
revisión de los trabajos, incluyendo la aprobación de las estimaciones presentadas por la contratista. La
residencia de obra deberá estar ubicada en el sitio de ejecución de los trabajos.
Superintendente: Representante de la contratista ante la dependencia encargado de la ejecución de
los trabajos contratados.
Bitácora: La bitácora de obra es un documento físico o electrónico que constituye el medio de
comunicación entre las partes de un contrato o acuerdo de obra pública y servicios relacionados con la
misma, en la que se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución
de los trabajos.
Catálogo de conceptos: Listado detallado de conceptos, estructurados o agrupados por partidas de
obra, generado a partir del presupuesto base. Éste se organiza y presenta en un formato por columnas
las cuales se encabezan por un número consecutivo, concepto, unidad de medida, volumetría y una
última columna en blanco para el importe de cada concepto.
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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Obra Pública
Dirección de
Proyectos
Departamento de Control
Financiero
Contratista
Inicio
1
Recibe y Revisa
Documentos
Los documentos
son Correctos?
NO
2
SI
Elabora solicitud
de detalle
Corrección de
detalles
4
3
Envía oficio de
asignación de
residente de Obra
Envía Oficio de
asignación de
superintendente
5
Apertura de
bitácora de obra
electrónica o
convencional.
6
Envía Oficio de
Inicio de los
Trabajos
7
7
Verifica y
Supervisa la Obra
Ejecuta la Obra
2
2
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
DCSS
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Dirección de Obra Pública
Dirección de
Proyectos
Departamento de Control
Financiero
Contratista
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DCSS
1
8
Elabora
estimaciones
9
Revisa
Estimaciones
11
10
Recepción de
documentos para
tramite de pago.
Envía
Estimaciones
La
documentación
es correcta?
13
Da Vo.bo. a la
documentación.
No
SI
Regresa
Estimaciones
Elabora oficio para
trámite de
estimación
12
Recibe y Corrige
observaciones
14
16
Solicita Requisitos
3
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Registra la
estimación en el
Portal
15
Recibe
documentación
Secretaría de Desarrollo Urbano
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Dirección de Obra Pública
Dirección de
Proyectos
Departamento de
Control Financiero
Contratista
2
17
Envía Requisitos
para cierre de
obra
18
Revisa Requisitos
y Da Vo.bo.
19
Envía
Documentación
para Actas
20
Elabora Actas de
Entrega
Recepción y
Finiquito del a
Obra
21
Revisa Actas
22
Firma y Turna
Actas de Entrega
Recepción y
Finiquito de Obra.
Fin
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secuencia de fases / Descripción de Actividades
Referencias
1. Recibe Documentos.
1.1 Recibe expediente unitario de obra.
Dirección de Obra
Pública
1.2 Verifica que los documentos enlistados en el
concentrado efectivamente estén en el expediente
unitario de obra.
Dirección de Obra
Pública
2. Envía Oficio de Asignación de Residente de Obra.
2.1 Formaliza la designación del Residente de la Obra
(Director(a) de Obra Pública).
2.2 Elabora los Oficios de Asignación de Residente de
Obra y de aviso de Residente (Personal
Administrativo).
2.3 Firma los oficios el Director(a) de Obra Pública.
2.4 Entrega los oficios de Asignación y de aviso de
Residente. (Personal Asignado)
Contratista
3. Envía Oficio de Asignación de Superintendente.
3.1 Recibe el oficio de Aviso de Residente.
3.2 Elabora Oficio de Asignación de Superintendente
3.3 Firma Oficio
3.4 Entrega oficio a la Dirección de Obra Pública.
GI-05-02-03
Oficio de Asignación
de Residente de Obra
Oficio de Aviso de
Residente.
Oficio de Asignación
de Superintendente
de Obra
4. Apertura de Bitácora de Obra electrónica o
convencional.
4.1 Determina el tipo de bitácora a realizar. Si es con
recurso Estatal (bitácora convencional) y si es con
recurso Federal (BEOP). En caso de ser BEOP se
ingresa a la Página Beop.funcionpublica.gob.mx,
para iniciar el llenado de la bitácora. (Residente y
Superintendente).
Dirección de Obra
Pública
4.2 Llena la Bitácora de Obra Pública con los datos
del contrato. (Obra, Localidad, Municipio, Fecha,
Programa, No. de Contrato, Importe del Contrato,
Anticipo, fecha del Contrato, Fecha de inicio,
Fecha de término, periodo de estimación)
(Residente y Superintendente).
4.3 Firma la Bitácora
Superintendente).
Contratista
de
Obra
5. Envía Oficio de Inicio de los Trabajos
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
(Residente
Bitácora de Obra
Electrónica o
Convencional
y
Oficio de Inicio de los
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5.1 Elabora Oficio con el nombre de la Obra, Número de
Contrato y la fecha de inicio de la Obra.
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Trabajos
5.2 Firma Oficio.
5.3 Envía Oficio a la Dirección de Obra Pública
6. Ejecuta, verifica y supervisa la Obra.
6.1 Recibe oficio
Administrativo).
de
Inicio
de
Obra.
(Personal
6.2 Revisa que los datos del oficio estén correctos.
(Personal Administrativo).
Dirección de Obra
Pública
Contratista
Nota: En caso de que los datos del oficio no sean
correctos se regresa al contratista para su corrección.
6.3 Elabora oficio de Inicio de los Trabajos dirigido a la
Contraloría. (Personal Administrativo).
Oficio de Inicio de los
Trabajos dirigido a
Contraloría.
6.4 Verifican en campo el banco de nivel y toman
acuerdos para proceder a la ejecución de la obra.
(Residente y Superintendente).
Bitácora
6.5 Ejecuta la obra físicamente y registra en bitácora.
(Contratista).
6.6 Verifica, Supervisa y Registra que la ejecución de la
obra se realice conforme al objeto del contrato,
respetando todas las normatividades aplicables
(Residente).
7. Elabora estimaciones.
Contratista
7.1 En base a lo establecido en el contrato presenta la(s)
estimación(es) al residente de la obra para su revisión.
FO-05-05-07
Estimaciones
8. Revisa Estimaciones
Dirección de Obra
Pública
8.1 Revisa la(s) estimación(es) en formato vigente,
respecto a: volúmenes de trabajos ejecutados o
generadores, periodos de estimación, precios
unitarios, importes, croquis, fotos, bitácora de obra y
firma de aceptación del contratista. (Residente)
Nota: En caso de exista alguna inconsistencia se
regresa al contratista para su corrección.
FO-05-05-07
Estimaciones
8.2 Una vez que las estimaciones estén correctas, firma
de autorización (Residente).
8.3 Turna estimaciones autorizadas al Contratista.
(Residente)
9. Envía Estimaciones
9.1 Recibe estimaciones autorizadas.
Contratista
9.2 Elabora oficio para ingresar estimación(es) a la
DOP.
9.3 Firma oficio
FO-05-05-07
Estimaciones
Oficio de entrega de
estimaciones
9.4 Envía oficio y estimación (es) a la DOP.
Departamento de Control
10. Recepción de documentos para trámite de pago.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Oficio de Trámite ante
Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección de Obra Pública
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Financiero
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la DCSS
10.1 Recibe Oficio y estimación autorizada.
10.2 Verifica la(s) estimación(es) (factura, resumen
de estimación, cuerpo de estimación, generadores,
croquis, fotos, notas de bitácoras y en su caso
pruebas requeridas y/o
estudios, oficios de
diferimiento, prórrogas o justificaciones, y análisis de
precios unitarios cuando corresponda).
FO-05-05-07
Estimaciones
Control Financiero
(Estado Contable)
10.3 Revisa factura y la registra en el estado
contable.
10.4 Elabora Oficio de Trámite de Estimación y
Turna Documentación a firma del Director.
Oficio de Trámite ante
la DCSS
11. Da Vo.Bo. a la documentación.
11.1 Recibe documentación
Director de Obra Pública
11.2 Firma el Director(a) de Obra Pública.
FO-05-05-07
Estimaciones
11.3 Reintegra documentación a control financiero para
trámite correspondiente
12. Registra estimación en el Portal.
Departamento de Control
Financiero
12.1 Registra la estimación en el Portal de la Secretaría
de Desarrollo Urbano http://10.10.36.250/.
1T
1T
1T
Portal de la Secretaría
http://10.10.36.250/.
1T
12.2 Turna la documentación a la DCSS
13 Recibe documentación
13.1 Recibe la documentación.
13.2 Firma de recibido en el oficio y en el Portal
http://10.10.36.250/.
1T
DCSS
1T
13.3 Regresa la estimación(es) debidamente requisitada
(s) a la Dirección de Obra Pública para sus respectivas
fotocopias; conservando una copia de la factura y la(s)
estimación(es) original(es).
Acuse del Oficio de
Trámite ante la DCSS
Nota: Para el trámite de estimaciones, se repite todos los
pasos, cuantas veces sea necesario, desde el punto 8
hasta esta etapa.; es decir cada obra puede contar con
una o más estimaciones.
14. Solicita requisitos.
Dirección de Obra
Pública
14.1 En la última estimación de la Obra, solicita al
contratista los requisitos especificados y aplicables en la
lista de verificación de finiquito (FO-05-05-04).
(Residente).
FO-05-05-04
Lista de Verificación
de Finiquito de Obra.
15. Envía requisitos para el cierre de obra
FO-05-05-04
Lista de Verificación
de Finiquito de Obra.
Contratista
15.1 Envía requisitos de forma impresa, rubricados y por
CD´S.
Dirección de Obra
Pública
16 Revisa Requisitos y Da Vo.Bo.
16.1Recibe requisitos
(Residente).
para
el
cierre
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
de
la
obra
FO-05-05-04
Lista de Verificación
de Finiquito de Obra.
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16.2 Da Vo.Bo. y rubrica el documento revisado.
(Residente)
Nota: En caso de que alguna inconsistencia se le notifica
al contratista para que lo corrija o complemente.
FO-05-05-02
Expediente de Obra
16.3 Archiva expediente de Obra FO-05-05-02, con el
Vo.bo del residente de obra. (Personal Administrativo).
17. Envía documentación para Actas.
Departamento de Control
Financiero
Dirección de Obra
Pública
17.1 Envía al personal administrativo la documentación
necesaria para elaborar el acta de entrega-recepción y el
acta de finiquito de la obra, con base en el Estado
Contable generado en el transcurso de la Obra y la
descripción entregada por el contratista en el cierre de la
obra.
18. Elabora Actas de Entrega-Recepción y Finiquito
de Obra.
18.1 Elabora las actas de entrega recepción y de finiquito
de la obra. (Personal Administrativo).
18.2 Envía Actas al Departamento de Control Financiero
para su revisión (Personal Administrativo).
Control Financiero
(Estado Contable)
Descripción de la
Obra
FO-05-11-09.
Copia de la Caratula
del Contrato
Acta de EntregaRecepción
Acta de Finiquito de
Obra.
19. Revisa Actas de Entrega-Recepción y Finiquito de
Obra.
19.1Recibe actas
Departamento de Control
Financiero
19.2Revisa las actas
Nota: Si las actas están mal se regresan para su
corrección.
19.3 Turnan las actas correctas
al personal
administrativo de la Dirección de Obra Pública, para la
elaboración del oficio.
20. Firma Oficio y Actas de Entrega-Recepción y
Finiquito de Obra.
20.1 Elabora Oficio (Personal Administrativo).
20.1 Turna oficio y actas, para la firma del Director(a) de
Obra Pública. (Personal Administrativo).
Dirección de Obra
Pública
Acta de EntregaRecepción
Acta de Finiquito de
Obra.
Acta de EntregaRecepción
20.2 Firma oficio y acta (Director(a) de Obra Pública.
Acta de Finiquito de
Obra.
20.3 Entrega oficio y acta al Orden Operador de la Obra
que se entrega.
Oficio
20.4 Se archiva acuse envió de acta entrega-recepción
20.5. Retroalimentación a la dirección de proyectos
mediante entrega digital de planos finales y presupuesto
definitivo.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Acuse de recepción
de acta para recabar
firma
Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección de Obra Pública
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Emisión: 23/06/14
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2. REGISTROS DE CALIDAD
Clave
FO-05-05-02
Registros
Lista de Verificación de Expediente de Obra
Tiempo
de
retención
1 año
Responsable de conservarlo
Director(a) de Obra Pública
FO-05-11-09
Caratula de Contrato
1 año
Director(a) de Obra Pública
FO-05-11-10
Contrato
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Fianzas
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Proyecto Ejecutivo
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Oficio de Asignación de Residente de Obra
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Oficio de Aviso de Residente.
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Oficio de Asignación de Superintendente de
Obra
1 año
N.A.
Bitácora de Obra Electrónica o Convencional
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Oficio de Inicio de los Trabajos
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Bitácora
1 año
Director(a) de Obra Pública
Estimaciones
1 año
Director(a) de Obra Pública
Lista de Verificación de Finiquito de Obra
1 año
Control Financiero (Estado Contable)
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Descripción de la Obra
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Acta de Entrega-Recepción
1 año
Director(a) de Obra Pública
N.A.
Acta de Finiquito de Obra.
1 año
Director(a) de Obra Pública
FO-05-05-07
FO-05-05-04
N.A.
Director(a) de Obra Pública
Director(a) de Obra Pública
3. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
0
23/06/2014
Inicia su uso.
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