Gerente de Administración y Finanzas

PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 Objetivo del puesto: Administrar los recursos humanos, materiales (logística) y financieros relacionados con el proceso de negocios, diseñando las políticas y procedimientos a seguir en materia presupuestal, flujos de efectivo, análisis financiero, movilidad del personal y control del gasto administrativo; garantizando el suministro oportuno de los recursos necesariamente requeridos en la implementación de los proyectos de producción. Descripción del perfil del puesto: CONCEPTO Área a la que pertenece DESCRIPCIÓN Gerencia de Administración y Finanzas Puesto al que reporta Director General Puestos que le reportan Asistente de Apoyo a la Operación, Coordinador de Gestión de Calidad, Jefe de Finanzas y Tesorería, Coordinador de Nóminas, Coordinador de Recursos Humanos, Jefe de Sistemas, Jefe de Logística y Gestión y Coordinador Administrativo de Frente. Número de personas a su Cargo 15 Edad 30 años en adelante Sexo Indistinto Nivel Académico Licenciado en Administración de Empresas, Licenciado en Contaduría y Administración, Licenciado en Dirección de Empresas (Posgrado deseable en áreas de administración y finanzas), Licenciado en Informática. Experiencia Laboral requerida: 3 años Disponibilidad de Viajar Si Idiomas Español e inglés 60% Conocimientos requeridos en el Puesto: Habilidades Técnicas •
Administración de Recursos Humanos •
Contabilidad Financiera •
Finanzas Corporativas •
Administración de la Logística Operacional •
Informática Administrativa con Microsoft Excel •
Interpretación de estados financieros •
Elaboración de presupuestos Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General
PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Relaciones del cargo (Internas y Externas). CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 •
Análisis de flujo de efectivo •
Diseño y seguimiento a indicadores financieros •
Entrevista de Selección de Personal. •
Administración del proceso de compras •
Internos: Consejo de Administración, Dirección General, Gerentes de Area y Personal a su cargo. •
Externos: Clientes, Proveedores, Directores de Empresas y Dependencias de Gobierno. Ubicación en la Estructura Organizacional: Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General
PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 Funciones Generales •
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Realizar conjuntamente con la Dirección General y Consejo de Administración, la elaboración preliminar del presupuesto de la empresa, analizando las partidas que serán autorizadas para su control y presupuestación. Realizar en forma coordinada con la Gerencia Comercial, el análisis de flujo del efectivo, coordinando la toma de decisiones directamente con la Dirección General y Consejo de Administración. Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto, administrando y controlando las partidas estratégicas como el suministro de combustible, compras de activo fijo, viáticos y gastos de representación para la ejecución de los proyectos de producción, etc. Realizar en coordinación con la Dirección General las autorizaciones de cheques requeridas para el suministro de recursos a la operación de proyectos en cada uno de los “Frentes de Producción” Garantizar la emisión oportuna de la nómina, verificando que los pagos realizados correspondan a la plantilla autorizada por la Dirección General. Coordinar con la Dirección General, la administración del centro de costos establecido para formulación y seguimiento de control presupuestal asignado a la operación de cada uno de los “Frentes de Producción”. Realizar propuestas de análisis estratégico a la Dirección General y Consejo de Administración sobre opciones de financiamiento, dirigidas a soportar la carga financiera requerida para la atención y seguimiento de la operación. •
Verificar y asegurar que los procesos de compras de refaccionamiento y equipo se realizan en las mejores condiciones de rentabilidad para Grupo Catsa. •
Autorizar el pago a las facturas de proveedores asegurando que en los procesos de compra se efectúa la orden de compra de acuerdo a cartas comparativas de previos en base a las mejores opciones de compra. Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:39
Comentario [1]: HACER UN PRESUPUESTO
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:40
Comentario [2]: REPORTE DE COBRANZA
VS. REPORTE DE COMPROMISOS DE PAGO
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:42
Comentario [3]: CENTRO DE COSTOS POR
CADA FRENTE
PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS •
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CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 Efectuar en forma coordinada con el despacho de contabilidad, los análisis de la situación financiera de la empresa derivados del estado de resultados y balance general. Realizar las gestiones necesarias con proveedores, relacionadas con los periodos de financiamiento a fin de no afectar la relación comercial. José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:44
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Programar en coordinación con el área de Contraloría y Jefes de Frente, la realización de los inventarios generales o rotativos en el Almacén General, con el propósito de efectuar la validación de los mismos. Comentario [4]: IMPLEMENTAR CONTROL
DE PROVEEDORES
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Proporcionar el apoyo a la operación, garantizando el cumplimiento de las políticas de recursos humanos y el pago oportuno de la nómina. Asegurar el suministro de los recursos destinados a la operación de cada uno de los Frentes de Producción, coordinando las operaciones de logística de entrega de equipos y abastecimiento de los insumos. Comentario [5]: IMPLEMENTAR
INVENTARIOS ROTATIVOS EN EL ALMACÉN
•
Administrar el centro de costos de la empresa, proporcionando el seguimiento oportuno a la carga presupuestal con el propósito de conocer los índices reales de rentabilidad de cada Frente de Producción. Comentario [7]: ASEGURAR LA LOGÍSITCA
DE SUMINISTRO DE INSUMOS A CADA
FRENTE
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Establecer los lineamientos administrativos del control presupuestal y vigilancia del control interno para las Gerencias que cuenten con el manejo de fondos revolventes y adquisición de activo fijo. •
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 23:07
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:53
Comentario [6]: ELABORAR POLÍTICAS DE
RECURSOS HUMANOS; MANUAL DE
INDUCCIÓN Y REGLAMENTO DE TRABAJO
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 21:49
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 22:16
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Establecer las políticas de operación para la administración de los recursos humanos y del manejo del efectivo utilizado como fondo revolvente de cada uno de los Frentes de Producción. Comentario [8]: IMPLEMENTAR ARQUEOS
DE FONDO REVOLVENTE E INVENTARIOS
SORPRESIVOS
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Supervisar y dar seguimiento a los procesos de facturación de la empresa, verificando en coordinación con la Gerencia Comercial, que las acciones de cobro se realicen oportunamente. Comentario [9]: ELABORAR POLÍTICAS
DEL MANEJO DEL GASTO Y
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Autorizar los proyectos de desarrollo de sistemas evaluando la viabilidad de los mismos y el costo por su financiamiento y tiempos de entrega. •
Evaluar y autorizar en coordinación con la Dirección General y Consejo de Administración la adopción de nuevas tecnologías de Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General
José Alberto Ventura Avalos 6/4/11 22:28
PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS •
CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 información y telecomunicaciones que permitan a la empresa posicionarse a la vanguardia en el servicio al cliente. Autorizar los contratos del personal que se integra a la empresa, verificando el cumplimiento de los perfiles propuestos y que hayan cumplido con la entrega de la documentación requerida por la empresa. •
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Coordinar conjuntamente con la Dirección General y el outsourcing jurídico, las decisiones sobre montos en liquidaciones o finiquitos entregados al personal en los procesos de salida por terminación de contrato, renuncias voluntarias o despidos. Administrar y controlar en coordinación con el Jefe de Personal la plantilla de personal, asegurando que las plazas existentes correspondan al presupuesto asignado a la operación de las áreas administrativas y frentes de producción. Supervisar que el personal contratado sea debidamente inducido al conocimiento de las políticas administrativas, reglamento interior, responsabilidades y filosofía de Grupo Catsa. •
Promover la gestión de la calidad, seguridad y preservación ambiental, asegurando el cumplimiento de los requerimientos legales que apliquen a la operación de Grupo Catsa. •
Coordinar con el Consejo de Administración, Dirección General y Gerentes de Área, la ejecución de los programas de formación y desarrollo de competencias, previendo de manera oportuna las autorizaciones de los presupuestos autorizados, así como la aplicación efectiva de los recursos que hayan sido destinados. •
Diseñar e instrumentar el Tablero de Control correspondiente a su área, diseñando los objetivos estratégicos por área de responsabilidad y proporcionando el seguimiento efectivo para la evaluación de su eficacia y eficiencia administrativa. Realizar todas aquellas actividades relacionadas con su puesto y que le sean indicadas por su Jefe Inmediato. •
Indicadores del Puesto: •
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Gasto Ejercido/Ingresos Totales X 100 Gastos Ejercido/Gasto Presupuestado X 100 Costos Reales por Frente/Costos presupuestados por Frente X 100 Rentabilidad de operación por Frente de Producción Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General
PERFIL DE PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS •
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CÓDIGO: C-­‐PRO-­‐003 FECHA: 01/04/2011 /Rentabilidad de Operación Proyectada por Frente de Producción x 100. Emisión oportuna del Flujo de Efectivo (quincenal) Emisión oportuna de los Estados Financieros (Los primeros 10 días de cada mes) Control y seguimiento oportuno del centro de costos por Frente de Producción (Emisión oportuna del Estatus Presupuestal los primeros días de cada mes) Ingresos Totales/Total Personal x 100 (Mensual) Tecnología eficazmente implementada/Proyectos Programados x 100 * Las actividades aquí descritas son enunciativas, más no limitativas
Revisó:
Aprobó:
Lic. Alma Rosa Espadas Hernández
Gerente de Administración y Finanzas
MV.Z. Edgar Javier Espadas García
Director General