procedimiento de entradas y salidas de bienes muebles

PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
ÍNDICE
PÁGINA
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO
3
FUNDAMENTO LEGAL
4
POLÍTICAS
5
PROCEDIMIENTO 01. PARA LA SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES DEL
ORGANISMO
7
DIAGRAMA DE FLUJO
10
PROCEDIMIENTO 02. PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE BIENES MUEBLES PERSONALES
12
DIAGRAMA DE FLUJO
15
ANEXO. FORMATO 1 CON INSTRUCTIVO DE LLENADO
17
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
INTRODUCCIÓN
La entrada y salida de bienes muebles de las instalaciones de Capufe, tanto los que son de su
propiedad, como los de pertenencia de sus trabajadores y de personas ajenas al mismo, que por
diversas causas presentan la necesidad de retirar e introducir o de introducir y retirar, según sea el
caso, son un punto vulnerable para el Organismo, que propicia la necesidad de definir un esquema
que señale la forma en la que se habrá de autorizar y controlar dichos movimientos.
Derivado de lo anterior la Subdirección de Bienes y Servicios, con la finalidad de evitar daños al
patrimonio del Organismo, ha elaborado la disposición normativa denominada “Procedimiento
de Entradas y Salidas de Bienes Muebles del Organismo”, para que las personas que
justificadamente requieran llevar a cabo las acciones antes señaladas, cumplan con los requisitos y
formalidades que para tal fin este documento establece.
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES PROPIEDAD DEL ORGANISMO
CAPUFE
OBJETIVO
Implementar los mecanismos que permitan controlar la entrada y salida de activos fijos o bienes
instrumentales, que pertenecen al Organismo, así como los bienes personales que ingresan y salen
de las instalaciones del mismo, con el fin de lograr un adecuado control y seguimiento de los
bienes institucionales.
3
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
FUNDAMENTO LEGAL
−
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
D.O.F del 05-02-1917 y sus últimas reformas
−
Ley Federal de las Entidades Paraestatales
D.O.F del 14-05-1986 y sus últimas reformas
−
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
D.O.F del 13-03-2002 y sus últimas reformas
−
Estatuto Orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos
D.O.F. 13 de diciembre de 2006
−
Manual General de Organización de CAPUFE
Vigencia a partir del mes de marzo de 2000
−
Manual de Administración de Almacenes y Manejo de Bienes Muebles en CAPUFE
Vigencia a partir del 21-12-2001, actualización del 14-04-2005
−
Lineamientos de Seguridad y Protección Civil de CAPUFE
Vigencia a partir del 16-03-2004, actualización del 8-08-2006
4
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
POLÍTICAS
1. El personal del Organismo, proveedores y representantes de empresas pueden introducir
bienes personales a las instalaciones de CAPUFE, siempre y cuando lo informen a la
Subgerencia de Seguridad y Salvaguarda por escrito (formato autorizado, Anexo 1)
mencionando las características específicas del bien, a través del personal de vigilancia que
controla las áreas de acceso a las instalaciones; esta acción se debe llevar a cabo en el
momento de presentar el o los bienes.
2. La salida de bienes instrumentales propiedad del Organismo, se podrá llevar a cabo previo
aviso por escrito (Anexo 1) a la Subgerencia de Seguridad y Salvaguarda anexando copia
del resguardo firmado proporcionado por la Subgerencia de Control de Bienes
Instrumentales, previa autorización del resguardatario y el superior jerárquico inmediato.
3. La Subgerencia de Seguridad y Salvaguarda dará autorización a la salida de bienes
instrumentales propiedad del Organismo mediante el acuse de recibo en el formato.
4. El formato autorizado (anexo 1) de salida de bienes instrumentales deberá especificar las
características del bien, número de serie, número de inventario, nombre del resguardatario,
así como la fecha en las que sale el bien del Organismo.
5. Los formatos originales para la entrada de bienes personales permanecerán durante el
proceso anexos al parte de novedades.
6. Solo podrán autorizar la salida de bienes institucionales los:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Directores
Titular del OIC
Coordinadores
Secretario Particular del Director General
Subdirectores
Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones
Delegados
Gerentes de Tramo
Gerentes
Subdelegados
Subgerentes
Administradores de Plazas de Cobro y
Campamentos
5
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
7. El área de servicio de vigilancia la Gerencia de Servicios Especiales a través de los
elementos de seguridad que se tengan contratados, será la responsable de verificar que la
descripción de los bienes en el oficio formato 1 que se presente, corresponda al bien de
que se trate.
8. Todo el personal que labora en las oficinas de Capufe, en su caso, deberá reportar la salida
y entrada de bienes ya sean personales o institucionales.
9. Las Subgerencias de Control de Bienes Instrumentales y de Seguridad y Salvaguarda
deberán reportar cualquier incidencia al área a la Dirección Jurídica para la aplicación de
sanciones de conformidad con lo dispuesto en las Leyes, Normas y Disposiciones
Normativas Internas que correspondan.
6
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA Y ENTRADA DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que permitan controlar la salida y entrada de activos fijos o bienes
instrumentales que pertenecen al Organismo, con el fin de lograr un adecuado control y
seguimiento de los bienes institucionales.
7
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA SALIDA Y ENTRADA DE BIENES
MUEBLES PROPIEDAD DEL ORGANISMO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE: 01
PAG.
1
DE
2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
RESPONSABLE
Personal del
Organismo
No.
ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
1. Procede de acuerdo a si va a sacar el bien o va a regresarlo a las instalaciones del
Organismo
¿Qué acción va a llevar a cabo?
Sacar el bien
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
2. Requisita el Formato, solicitando la salida del bien mueble propiedad del
Organismo, describiendo la fecha en la que sale el bien, las características del
mismo, el número de inventario y en su caso el número de serie, anexa al formato,
copia del resguardo.
Formato, copia del
resguardo
3. Recaba en el Formato, firma del titular del área de acuerdo a las políticas
establecidas al respecto y a las instrucciones del mismo formato.
Formato, copia del
resguardo
4. Presenta en la recepción de las instalaciones del Organismo el bien, el formato
original con copia del resguardo y dos juegos de fotocopias de ambos documentos,
requiriendo se revise el artículo y se permita la salida.
Formato, copia del
resguardo. 2 Juegos
de copias
5. Revisa el bien contra la descripción contenida en el Formato y en el resguardo,
verificando minuciosamente los datos del mismo contra los establecidos en los
documentos.
Formato, copia del
resguardo. 2 Juegos
de copias
¿Coinciden los datos?
No
6. No permite la salida del bien, registra los datos del bien que se pretendía sacar y
los datos del formato en el parte de novedades, devuelve los documentos.
Fin
Si
7. Acusa de recibo en los 2 juegos de copias que devuelve al interesado y permite la
salida del bien.
Subgerencia de
Bienes
Instrumentales o
Subdelegaciones o
Subgerencias de
Admón.
Formato, copia del
resguardo. 2 Juegos
de copias
Formato, copia del
resguardo. 2 Juegos
de copias
8. Registra en el parte de novedades los datos del formato original con copia del
resguardo y al cambio de turno, entrega estos documentos a la Subgerencia de
Bienes Instrumentales o de la Subdelegación o Subgerencia de Administración
correspondiente, para conocimiento.
Formato, copia del
resguardo. Parte de
Novedades
9. Recibe para conocimiento el formato con la copia del resguardo y archiva.
Formato, copia del
resguardo
Fin
Regresar el bien
(Viene de la actividad 1)
Personal del
Organismo
10. Presenta en la recepción de las instalaciones del Organismo, el bien mueble y las
fotocopias del Formato con el resguardo, que autorizaron la salida del artículo con
el acuse de recibo del Personal de Seguridad y Salvaguarda, solicitando la revisión
y autorización de entrada del bien.
2 Juegos de copias
del Formato con
copia del resguardo.
8
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA SALIDA Y ENTRADA DE BIENES
MUEBLES PROPIEDAD DEL ORGANISMO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE: 01
PAG.
2
DE
2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
RESPONSABLE
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
No.
ACTIVIDAD
11. Revisa el bien contra la descripción contenida en las fotocopias, verificando que
los datos coinciden con los asentados en los documentos.
FORMA O
DOCUMENTO
2 Juegos de copias
del Formato con
copia del resguardo.
¿Coinciden los datos?
No
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
12. Registra los datos del bien y del formato, en el parte de novedades. No permite el
acceso del bien a las instalaciones del Organismo.
Fin
2 Juegos de copias
del Formato con
copia del resguardo.
Parte de novedades
Si
13. Firma y sella (nuevamente) las fotocopias, que se acuso de recibo y autorización
de salida del bien y devuelve un juego de fotocopias.
Juego de copias del
Formato con copia
del resguardo.
14. Registra en el parte de novedades los datos del formato original con copia del
resguardo y al cambio de turno, entrega estos documentos a la Subgerencia de
Bienes Instrumentales o de la Subdelegación o Subgerencia de Administración
correspondiente, para conocimiento.
Fotocopia del
Formato y del
resguardo. Parte de
Novedades
Subgerencia de
Bienes
Instrumentales o
Subdelegaciones o
Subgerencias de
Admón.
15. Recibe para conocimiento el formato original con la copia del resguardo y archiva.
Fotocopia del
Formato y del
resguardo
Personal del
Organismo
16. Coloca el bien mueble en el lugar que corresponde y conserva el juego de
fotocopias con los respectivos acuses de recibo y autorización para cualquier
aclaración que se suscite.
Fotocopia del
Formato y del
resguardo
Termina Procedimiento
9
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA SALIDA Y ENTRADA DE BIENES
MUEBLES PROPIEDAD DEL ORGANISMO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE:
01
PÁGINA:
1 DE 2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
SUBGERENCIA DE BIENES
PERSONAL DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA INSTRUMENTALES O SUBDELEGACIONES O
SUBGERENCIAS DE ADMINISTRACIÓN
PERSONAL DEL ORGANISMO
2 JUEGOS DE COPIAS
COPIA DEL RESGUARDO
INICIO
FORMATO
COPIA DEL RESGUARDO
REVISA EL BIEN CONTRA LA
DESCRIPCIÓN CONTENIDA EN EL
FORMATO Y EN EL RESGUARDO,
VERIFICANDO MINUCIOSAMENTE LOS
DATOS DEL MISMO CONTRA LOS
DOCUMENTOS
5
PROCEDE DE ACUERDO A SI VA A
SACAR EL BIEN O VA A REGRESARLO A
LAS INSTALACIONES DEL ORGANISMO
FORMATO
RECIBE PARA CONOCIMIENTO EL
FORMATO ORIGINAL CON COPIA DEL
RESGUARDO Y ARCHIVA
9
1
¿COINCIDEN LOS
DATOS?
SI
1
¿QUE ACCIÓN VA A
LLEVAR A CABO?
REGRESAR
EL
BIEN
2 JUEGOS DE COPIAS
NO
COPIA DEL RESGUARDO
COPIA DEL RESGUARDO
FORMATO
A
SACAR
EL
BIEN
FIN
NO PERMITE LA SALIDA DEL BIEN,
REGISTRA LOS DATOS DEL BIEN QUE
SE PRETENDÍA SACAR Y LOS DATOS
DEL FORMATO EN EL PARTE DE
NOVEDADES, DEVUELVE LOS
DOCUMENTOS
6
FORMATO
REQUISITA FORMATO, SOLICITANDO
SALIDA DEL BIEN Y ANEXA COPIA DEL
RESGUARDO
FIN
2
2 JUEGOS DE COPIAS
COPIA DEL RESGUARDO
FORMATO
RECABA EN EL FORMATO FIRMA DEL
TITULAR DEL ÁREA DE ACUERDO A LAS
POLÍTICAS Y A LAS INSTRUCCIONES
DEL FORMATO
3
2 JUEGOS DE COPIAS
COPIA DEL RESGUARDO
FORMATO
PRESENTA EN LA RECEPCIÓN DE LAS
INSTALACIONES DEL ORGANISMO EL
BIEN, FORMATO Y DOS JUEGOS DE
FOTOCOPIAS, REQUIRIENDO SE REVISE
EL ARTÍCULO Y SE PERMITA LA SALIDA
4
1
COPIA DEL RESGUARDO
FORMATO
ACUSA DE RECIBO EN LOS 2 JUEGOS DE
COPIAS QUE DEVUELVE AL
INTERESADO Y PERMITE LA SALIDA DEL
BIEN
7
PARTE DE NOVEDADES
COPIA DEL RESGUARDO
FORMATO
REGISTRA EN EL PARTE DE NOVEDADES
LOS DATOS DEL FORMATO ORIGINAL
CON COPIA DEL RESGUARDO Y AL
CAMBIO DE TURNO, ENTREGA LOS
DOCUMENTOS PARA CONOCIMIENTO
8
10
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA SALIDA Y ENTRADA DE BIENES
MUEBLES PROPIEDAD DEL ORGANISMO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE:
01
PÁGINA:
2 DE 2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
PERSONAL DEL ORGANISMO
SUBGERENCIA DE BIENES
PERSONAL DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA INSTRUMENTALES O SUBDELEGACIONES O
SUBGERENCIAS DE ADMINISTRACIÓN
A
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
PRESENTA EN LA RECEPCIÓN DEL
ORGANISMO, LOS DOS JUEGOS DE
COPIAS DE LOS DOCTOS. QUE
AUTORIZARON LA SALIDA DEL BIEN Y
QUE TIENEN EL ACUSE, SOLICITANDO
LA REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE
10
ENTRADA DEL BIEN
PARTE DE NOVEDADES
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
REVISA EL BIEN CONTRA LA
DESCRIPCIÓN CONTENIDA EN LAS
FOTOCOPIAS, VERIFICANDO QUE LOS
DATOS COINCIDAN
11
RECIBE PARA CONOCIMIENTO JUEGO
DE FOTOCOPIAS Y ARCHIVA
15
E
2
¿COINCIDEN LOS
DATOS?
SI
2
2
NO
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
COLOCA EL BIEN MUEBLE EN EL LUGAR
QUE CORRESPONDE Y CONSERVA EL
JUEGO DE FOTOCOPIAS CON LOS
CUSES PARA CLARACIONES.
16
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
REGISTRA LOS DATOS DEL BIEN Y DEL
FORMATO, EN EL PARTE DE
NOVEDADES. NO PERMITE EL ACCESO
DEL BIEN A LAS INSTALACIONES
12
FIN
TERMINA
PROCEDIMIENTO
2
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
FIRMA Y SELLA (NUEVAMENTE LAS
FOTOCOPIAS, QUE ACUSÓ DE RECIBO Y
AUTORIZACIÓN DE SALIDA DEL BIEN Y
DEVUELVE UN JUEGO DE FOTOCOPIAS,
PERMITE SE ACCESE EL BIEN
13
PARTE DE NOVEDADES
FORMATO Y COPIA DEL
RESGUARDO (COPIA)
REGISTRA EN EL PARTE DE NOVEDADES
LOS DATOS DEL FORMATO Y AL
CAMBIO DE TURNO, ENTREGA ESTOS
DOCUMENTOS PARA CONOCIMIENTO
14
11
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE
BIENES MUEBLES PERSONALES
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que permitan controlar la entrada y salida de bienes muebles
personales, con el fin de lograr un adecuado control y seguimiento de los activos fijos o bienes
instrumentales institucionales.
12
TITULO:
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE BIENES
MUEBLES PERSONALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE: 02
PAG.
1
DE
2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
RESPONSABLE
Personal del
Organismo,
Proveedores y
Representantes de
Empresas
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
No.
ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
1. Procede de acuerdo a si va a introducir el bien o va a sacarlo de las instalaciones
del Organismo
¿Qué acción va a llevar a cabo?
Introducir el bien mueble a las instalaciones del Organismo
2. Requisita formato 1 notificando la entrada del artículo, con la descripción exacta
del bien y lo entrega en la entrada principal con 2 copias, solicitando la revisión y
autorización de entrada del mismo.
Formato 1 y 2
fotocopias
3. Recibe formato 1, verifica el bien y revisa minuciosamente que los datos del mismo
coincidan con los establecidos en el formato 1.
Formato 1 y 2
fotocopias
¿Coinciden los datos?
No
4. Devuelve el formato 1, no permitiendo se introduzca el bien.
Fin
Formato 1 y 2
fotocopias
Si
5. Acusa de recibo en las 2 copias que devuelve al interesado y permite la entrada del
bien.
Formato 1 y 2
fotocopias
6. Registra en el parte de novedades los datos del formato 1 y al cambio de turno lo
entrega a la Subgerencia de Control de Bienes Instrumentales, Subdelegación o
Subgerencia de Administración que corresponda, para conocimiento.
Formato 1, Parte de
Novedades
Subgerencia de
Control de Bienes
Instrumentales o
Subdelegaciones o
Subgerencias de
Admón.
7. Recibe para conocimiento y archiva.
Fin
Formato 1
Personal del
Organismo,
Proveedores y
Representantes de
Empresas
8. Presenta en las oficinas de la Subgerencia de Control de Bienes Instrumentales o
de la Subdelegación o Subgerencia de Administración correspondiente, el bien
mueble y las fotocopias con el acuse de recibo que presentó cuando introdujo el
bien, solicitando se autorice la salida.
2 fotocopias (acuse)
Subgerencia de
Control de Bienes
Instrumentales o
Subdelegaciones o
Subgerencias de
Admón.
9. Verifica los datos del bien contra los datos establecidos en el documento, sella y
firma como autorización de la salida.
2 fotocopias (acuse)
Personal del
Organismo,
Proveedores y
Representantes de
Empresas
10. Presenta en la recepción de las instalaciones del Organismo, el bien mueble con el
acuse, sellado y autorizado por la Subgerencia de Control de Bienes Instrumentales
o de la Subdelegación o Subgerencia de
Administración correspondiente,
solicitando se revise y se permita el retiro del artículo.
2 fotocopias (acuse)
Sacar el bien mueble de las instalaciones del Organismo
13
TITULO:
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE BIENES
MUEBLES PERSONALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE: 02
PAG.
2
DE
2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
RESPONSABLE
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
No.
ACTIVIDAD
11. Recibe acuse, verifica el bien y revisa minuciosamente los datos del artículo contra
los establecidos en el documento.
FORMA O
DOCUMENTO
2 fotocopias (acuse)
¿Coinciden los datos?
Personal de
Seguridad y
Salvaguarda
No
12. Retiene el bien con el acuse, aclarando que no puede retirarlo y da aviso a la
Gerencia de Servicios Especiales o área correspondiente a Seguridad y Salvaguarda
en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y
Emulsiones, para que proceda de acuerdo a las disposiciones del Organismo, que
aplican al caso.
Ver Lineamientos de Seguridad y Protección Civil de Capufe
2 fotocopias (acuse)
Fin
Si
13. Acusa de recibo nuevamente en ambas fotocopias que permitieron la entrada del
bien, devuelve 1 fotocopia al interesado y permite la salida del mismo, se queda
con una fotocopia.
Subgerencia de
Control de Bienes
Instrumentales o
Subdelegaciones o
Subgerencias de
Admón.
2 fotocopias (acuse)
14. Registra en el parte de novedades los datos de la fotocopia del formato 1 y al
cambio de turno entrega la fotocopia a la Subgerencia de Control de Bienes
Instrumentales o de la Subdelegación o Subgerencia de
Administración
correspondiente, para conocimiento.
1 fotocopia (acuse)
15. Recibe para conocimiento la fotocopia del formato y archiva.
1 fotocopia (acuse)
Termina Procedimiento
14
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA ENTRADA Y SALIDA DE BIENES
MUEBLES PERSONALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE:
02
PÁGINA:
1 DE 2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
PERSONAL DEL ORGANISMO
PROVEEDORES Y REPRESENTANTES DE
EMPRESAS
SUBGERENCIA DE CONTROL DE BIENES
PERSONAL DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA INSTRUMENTALES O SUBDELEGACIONES O
SUBGERENCIAS DE ADMINISTRACIÓN
INICIO
PROCEDE DE ACUERDO A SI VA A
INTRODUCIR EL BIEN O VA A SACARLO
DE LAS INSTALACIONES DEL
ORGANISMO
1
¿QUE ACCIÓN VA A
LLEVAR A CABO?
SACAR EL
BIEN MUEBLE
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
A
INTRODUCIR EL
BIEN MUEBLE
FORMATO 1
RECIBE EL FORMATO 1, VERIFICA EL
BIEN Y REVISAS QUE LOS DATOS DEL
MISMO COINCIDAN CON LOS
ESTABLECIDOS EN EL FORMATO
3
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
FORMATO 1
REQUISITA EL FORMATO 1 CON LA
DESCRIPCIÓN EXACTA DEL BIEN Y LO
ENTREGA EN LA ENTRADA PRINCIPAL,
CON 2 FOTOCOPIAS, SOLICITANDO LA
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
2
¿COINCIDEN LOS
DATOS?
NO
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
SI
FORMATO 1
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
DEVUELVE EL FORMATO 1 Y LAS
FOTOCOPIAS, NO PERMITIENDO SE
INTRODUZCA EL BIEN
FORMATO 1
4
FIN
PERSONAL DE ORGANISMO,
PROVEEDORES Y
REPRESENTANTES DE EMPRESAS
ACUSA DE RECIBO EN LAS 2
FOTOCOPIAS QUE DEVUELVE AL
INTERESADO Y PERMITE EL ACCESO
5
PARTE DE NOVEDADES
FORMATO 1
REGISTRA EN EL PARTE DE NOVEDADES
LOS DATOS DEL FORMATO 1 Y AL
CAMBIO DE TURNO LO ENTREGA PARA
CONOCIMIENTO
6
FORMATO 1
RECIBE PARA CONOCIMIENTO Y
ARCHIVA
7
FIN
15
TITULO:
PROCEDIMIENTO DE LA ENTRADA Y SALIDA DE BIENES
MUEBLES PERSONALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES
CLAVE:
02
PÁGINA:
2 DE 2
FECHA: AGOSTO DE 2008
CAPUFE
PERSONAL DEL ORGANISMO
PROVEEDORES Y REPRESENTANTES DE
EMPRESAS
SUBGERENCIA DE CONTROL DE BIENES
PERSONAL DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA INSTRUMENTALES O SUBDELEGACIONES O
SUBGERENCIAS DE ADMINISTRACIÓN
A
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
PRESENTA EL BIEN MUEBLE Y LAS
FOTOCOPIAS CON EL ACUSE DE RECIBO
CUANDO INTRODUJO EL BIEN,
SOLICITANDO SE AUTORICE LA SALIDA
8
VERIFICA EL BIEN CONTRA LOS DATOS
ESTABLECIDOS EN EL FORMATO, SELLA
Y FIRMA COMO AUTORIZACIÓN DE LA
SALIDA
9
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
PRESENTA EN LA RECEPCIÓN DE LAS
INSTALACIONES DEL ORGANISMO EL
BIEN MUEBLE Y LAS FOTOCOPIAS CON
EL ACUSE DE RECIBO Y LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA, SOLICITANDO SE
PERMITA LA SALIDA
10
RECIBE Y VERIFICA LOS DATOS DEL
BIEN CONTRA LOS ESTABLECIDOS EN
EL DOCUMENTO
11
¿COINCIDEN LOS
DATOS?
NO
SI
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
RETIENE EL BIEN CON EL ACUSE, NO
PERMITIENDO LA SALIDA Y DA AVISO A
LA GERENCIA DE SERVICIOS
ESPECIALES O ÁREA DE SEGURIDAD Y
SALVAGUARDA EN DELEGS., GCIAS. DE
TRAMO Y PLANTA DE PINTURAS Y
EMULSIONES QUE CORRESPONDA,
PARA QUE PROCEDA
12
FIN
2 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
ACUSA DE RECIBO NUEVAMENTE EN
AMBAS FOTOCOPIAS, DEVUELVE UNA
FOTOCOPIA Y PERMITE LA SALIDA DEL
BIEN Y SE QUE DA CON UNA
FOTOCOPIA
13
PERSONAL DE ORGANISMO,
PROVEEDORES Y REPRESENTANTES DE
EMPRESAS
1 FOTOCOPIA DEL FORMATO 1
1 FOTOCOPIA DEL
FORMATO 1
REGISTRA EN EL PARTE DE NOVEDADES
LOS DATOS DE LA FOTOCOPIA DEL
FORMATO 1 Y AL CAMBIO DE TURNO LA
ENTREGA PARA CONOCIMIENTO
14
1 FOTOCOPIAS DEL
FORMATO 1
RECIBE PARA CONOCIMIENTO Y
ARCHIVA
E
15
TERMINA
PROCEDIMIENTO
16
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
Formato
ENTRADA O SALIDA DE BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
1
FECHA:___________________
2
3
NOMBRE: _____________________________
PUESTO O EMPRESA: _________________________
4
5
N° DE EMPLEADO1_________________
N° DE EXTENSIÓN O TELÉFONO____________________
BIEN PROPIEDAD DE CAPUFE
TIPO DE BIEN:
SI ( 6 )
EQUIPO ( 8 )
NO ( 7 )
MOBILIARIO ( 9 )
11
DESCRIBA VARIOS:
DESCRIPCIÓN 2
CANTIDAD
VARIOS (herramienta etc.. (10 )
12
No. INVENTARIO
13
No. DE SERIE
13
13
SI EL BIEN ES PROPIEDAD DE CAPUFE 3
14
15
FECHA DE SALIDA:______________________
FECHA DE ENTRADA: _____________________
16
ÁREA: _______________________________________________________________
SI EL BIEN NO ES PROPIEDAD DE CAPUFE
18
17
FECHA DE ENTRADA: _____________________
FECHA DE SALIDA:______________________
19
DESTINO: ________________________________________ (ÁREA O LUGAR A LA QUE SE DIRIGE)
ENTERADO 4
DUEÑO/RESGUARDATARIO
RETIRA O INTRODUCE
EL BIEN 5
20
21
22
NOMBRE/PUESTO/FIRMA
NOMBRE/PUESTO/FIRMA
AUTORIZA
JEFE INMEDIATO
NOMBRE/PUESTO/FIRMA
1
SOLO EN CASO DE TRATARSE DE EMPLEADOS DE CAPUFE O FARAC.
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
3
ANEXAR COPIA DE RESGUARDO ACTUAL
4
FIRMA DE LA PERSONA QUE TIENE EL BIEN BAJO SU RESGUARDO
5
FIRMA DE LA PERSONA QUE RETIRA EL BIEN (SI ES EL RESGUARDATARIO FIRMA OTRA VEZ)
6
FIRMA DE ENTERADO O SELLO (EN LA ENTRADA PRINCIPAL)
2
Vo.Bo.
6
23
SUBGERENCIA DE SEGURIDAD
Y SALVAGUARDA
17
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
Formato
ENTRADA Y SALIDA DE BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Número
Descripción
Se anota:
1
Con números arábigos, la fecha (Ejem: 02/01/2008) día, mes y año, en la que se
requisite el formato.
2
Nombre de la persona que va a introducir o sacar el bien
3
Nombre del puesto que tiene en Capufe o Farac, en caso de que sea trabajador o
nombre de la empresa que representa en caso de ser persona ajena al organismo.
4
El número de empleado que tiene como trabajador. En caso de ser persona ajena
al organismo este espacio se queda en blanco
5
El número de extensión del trabajador que va a sacar el bien; en caso de ser
persona ajena al Organismo, el número telefónico de la empresa que representa.
6
Una “X” cuando el bien es propiedad del Organismo, en caso contrario se deja el
espacio sin requisitar.
7
Una “X” cuando el bien no es propiedad del Organismo, en caso contrario se deja
el espacio sin requisitar.
8
Una “X” si el bien que entra es equipo de computo, en caso contrario se deja el
espacio sin requisitar
9
Una “X” si el bien que entra es algún tipo de mobiliario, en caso contrario se deja
el espacio sin requisitar
10
Una “X” si el bien que entra es algo distinto a un equipo de computo o algún
mobiliario, se considera radios, equipos de medición, herramienta etc. en caso
contrario se deja el espacio sin requisitar.
11
La descripción del bien en caso de corresponder al concepto de varios
12
La cantidad de bienes que van a salir o entrar del organismo.
13
La descripción de el/los bien(es) que van a entrar o salir del organismo, así como
el número de inventario y/o el número de serie (si el bien cuenta con ambos
18
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
BIENES MUEBLES DEL ORGANISMO
CAPUFE
datos, se deberán anotar).
14
La fecha (Ejem: 02/01/2008) día, mes y año, en la que se sacará el bien de las
instalaciones del Organismo. Este espacio únicamente se llena cuando el bien sea
propiedad de CAPUFE
15
La fecha (Ejem: 02/01/2008) día, mes y año, en la que se regresa el bien al
organismo; este espacio debe de llenarse al momento de que se regrese el bien.
16
El nombre del lugar o centro de trabajo, al que pertenece el bien
17
La fecha (Ejem: 02/01/2008) día, mes y año, en la que se introduce el bien a las
instalaciones del Organismo. Este espacio únicamente se llena cuando el bien sea
propiedad de persona ajena a Capufe.
18
La fecha (Ejem: 02/01/2008) día, mes y año, en la que se retira el bien de las
instalaciones del Organismo. Este espacio únicamente se llena cuando el bien sea
propiedad de persona ajena a Capufe.
19
El nombre del centro de trabajo al que se lleva el bien.
20
Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza (Jefe inmediato), este se
requisito se cubre en el caso de bienes de Capufe.
21
El nombre, puesto y firma de enterado del resguardatario del bien, en el caso de
que no sea la persona que va a sacar en bien, este requisito se cubre en el caso
de bienes de Capufe.
22
El nombre, puesto y firma de la persona que retira o introduce el bien (según sea
el caso), este espacio se requisita para bienes propiedad del Organismo y para
bienes de personas ajenas al mismo.
Nota: en el caso de bienes de Capufe y si la persona que retira el bien es el
resguardatario, se requisitan ambos espacios(21 y 22).
23
La firma del personal de seguridad encargado del área de recepción, en el mismo
espacio sella como acuse de recibo.
19