Activos Fijos Tangibles - Fondo Cubano de Bienes Culturales

GUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
No. Aspectos a Verificar
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
SUBDIRECCIÓN GENERAL
Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual
1.
Definidos los objetivos de trabajo de la entidad.
2.
El plan anual de actividades asegura la correspondencia entre los
objetivos de trabajo, las actividades y los recursos de la entidad,
respondiendo a la instrumentación de las actividades recogidas en el
plan de actividades principales del órgano u organismo al que se
subordina, de acuerdo a las regulación aprobada por el Presidente
de los Consejos de Estado y de Ministros para la planificación.
3.
Para la elaboración del plan anual de actividades, se tiene en cuenta
entre otros aspectos los siguientes:
4.
SÍ
La misión de la entidad.
Los objetivos de trabajo de la entidad
Las funciones definidas de cada área y puesto de trabajo.
Las actividades a realizar en cada proceso o subproceso.
Los riesgos más relevantes o sea aquellos que ponen en peligro
el cumplimiento de los objetivos y la misión de la entidad (Plan
de Prevención de Riegos).
El Plan de actividades debe contener las tareas de consulta y
discusión del Plan económico y el Presupuesto anual con los
trabajadores en todas sus etapas o procesos
Se analiza el cumplimiento de la planeación y se adoptan las
medidas que correspondan.
2
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
5.
Aspectos a Verificar
SÍ
Elaborado el plan de trabajo mensual sobre la base de lo aprobado
en el plan anual de actividades de cada nivel de dirección,
puntualizando las actividades que hayan sufrido cambios y las
nuevas, como resultado del proceso de dirección, teniendo en
cuenta también que en el cumplimiento del mismo se incluyan las
acciones de control y seguimiento a realizar por la propia entidad
para solucionar las deficiencias o limitaciones que se detecten, lo
que debe incidir en la actualización de los planes de Prevención de
Riesgos.
6.
Cada cuadro, funcionario y especialista elabora su plan de trabajo
individual, teniendo presente el plan de trabajo mensual del nivel de
dirección a que se subordina, el aseguramiento de los objetivos y
tareas que responda a su responsabilidad y a las misiones
asignadas. El jefe inmediato superior revisa, aprueba y analiza el
cumplimiento del plan aprobado.
7.
Se informa a los niveles que correspondan, el cumplimiento de los
planes de trabajo.
Integridad y valores éticos
8.
Firmado por los cuadros el Código de Ética de los Cuadros del
Estado cubano. Se evalúan en las rendiciones de cuenta y en las
evaluaciones la observancia de los preceptos éticos.
9.
Identificados por los trabajadores los valores éticos de la entidad.
10.
Cuenta la entidad con un Código de ética específico para la
actividad.
3
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
11.
Aspectos a Verificar
Se conoce por los trabajadores y se aplica el Reglamento
Disciplinario aprobado.
12.
Se cumple el Convenio Colectivo de Trabajo elaborado
conjuntamente entre la administración y la organización sindical,
habiendo sido discutido y aprobado por los trabajadores, el que
debe mantener su vigencia por un periodo máximo de tres años.
Creado y actualizado el registro consecutivo de medidas
disciplinarias.
13.
SÍ
14.
Existe evidencia de la preparación general de los cuadros y
reservas, su vinculación con los demás trabajadores, para lograr una
cultura de responsabilidad administrativa.
Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad
15. Se cuenta con la disposición que aprueba la constitución de la
entidad y su objeto social o encargo estatal, según proceda.
16.
17.
18.
19.
20.
Poseen los certificados de inscripción en los registros públicos
correspondientes según la actividad que realiza la entidad (Registros
de la Oficina Nacional de Estadística e Información y la Oficina
Nacional de Administración Tributaria, entre otros).
Se cuenta con la documentación que aprueba la plantilla de cargos,
así como con el organigrama de la entidad, los que se corresponden
con la estructura organizativa de la entidad y sus necesidades.
Identificados los procesos, actividades y sus responsables, a partir
de las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos
trazados.
Elaborado y aprobado por la máxima dirección, el manual de
procedimientos, donde se relacionan los procedimientos a seguir en
cada uno de los procesos fundamentales.
Elaborado:
El manual de funcionamiento interno, donde se establecen las
funciones y relaciones entre las áreas y puestos de trabajo de
4
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
21.
22.
Aspectos a Verificar
acuerdo con los procesos y actividades que se desarrollan para
el cumplimiento de los objetivos de trabajo de la entidad, así
como la autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo, encontrándose aprobado por la máxima dirección.
El Reglamento Orgánico, según corresponda.
Se aplica el sistema de información del Gobierno, conforme a lo
establecido en la legislación vigente.
SÍ
Se aplican las normas obligatorias emitidas por la Oficina Nacional
de Normalización para los procesos que lo requieran.
23.
Los cuadros, funcionarios y trabajadores designados cuentan con
las resoluciones de nombramiento, así como se debe contar con los
contratos de trabajo en los casos que corresponda y tener definido
por escrito sus deberes, derechos y la responsabilidad material de
los recursos que custodian.
24. Existe evidencia del proceso de entrega y recepción del cargo y se
evalúa con rigor el plan de medidas elaborado para solucionar las
deficiencias y limitaciones presentes en la organización.
25. Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los
órganos de dirección, colegiados y consultivos y se conservan las
actas de sus respectivas reuniones.
26. Integrados y armonizados los sistemas de gestión que aplica la
entidad al sistema de control interno.
COMPONENTE GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS
Identificación del riesgo y detección del cambio
27. Conformado el grupo para la identificación y análisis de los riesgos
que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos y metas de la
organización, sean externos e internos, clasificados por procesos,
actividades y operaciones de cada área, con la participación de los
trabajadores.
28. Se analizan periódicamente los riesgos identificados en cada
proceso, actividad y operación, que afectan el cumplimiento de los
objetivos y metas de la entidad.
5
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Determinación de los objetivos de control
29. En reuniones presididas por la máxima autoridad, el dirigente
sindical, representantes de las organizaciones políticas y los
trabajadores, se realiza un diagnóstico utilizando el informe emitido
por el grupo de trabajo y se realiza la determinación de los objetivos
de control.
30. Se conservan las actas de las reuniones por áreas con los
trabajadores para la determinación de los objetivos de control y
fueron antecedidas de un trabajo de información y preparación de
los trabajadores.
Prevención de riesgos
31. Elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, a partir
de los riesgos más relevantes contenidos en los respectivos planes
de Prevención de Riesgos de las áreas y considerando el
autocontrol como una de las medidas.
32. Se consideran en el Plan de Prevención los riesgos más relevantes
relacionados con la seguridad informática, la seguridad y protección
física, la protección de la Información Oficial en la entidad y la
actuación ética.
33. Aprobado el Plan de Prevención de Riesgos por parte del órgano
colegiado de dirección y los trabajadores, dejando evidencia
documental mediante acta de la reunión.
34. Existe evidencia de la evaluación y actualización sistemática del
Plan de Prevención de Riesgos a partir del análisis de las causas y
condiciones y las vulnerabilidades identificadas por diferentes
acciones de control.
35. De existir riesgos financieros en su entidad, estos son administrados
para la toma de decisiones, considerando lo siguiente:
Pérdidas por el impacto del cambio en la política cambiaria.
Pérdidas por variación de precios.
Pérdidas por variación de la tasa de interés.
Otros.
SÍ
6
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
SÍ
NO
NP
OBSERVACIÓN
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL (Se revisan algunos elementos del componente Ambiente de Control por las áreas que realizan la inspección)
SE REVISA POR LAS ÁREAS
Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización
36. Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas
y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento,
autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos.
37. Se incrementan las acciones de supervisión y control, en los casos
que no es posible la división de tareas y responsabilidades.
38.
Comprobadas las responsabilidades por áreas y los niveles de
autorización definidas en el Reglamento Orgánico y en el Manual de
Funcionamiento, según corresponda.
39. Están definidas las firmas autorizadas para las diferentes
transacciones y operaciones de la entidad.
SUBDIRECCIÓN ECONÓMICA
40. La estructura y organización de las áreas económicas y contable se
corresponden con la misión de su organización y el volumen de las
operaciones para garantizar los procesos de revisión sobre:
Elaboración, ejecución y cumplimiento del Plan Económico y el
Presupuesto Anual asignado
Veracidad de la información administrativa
Cumplimiento de los deberes formales del Sistema tributario
Análisis económico-financieros y su situación de producirse
cambios técnico – organizativos.
Planificación Estratégica, Plan y Presupuesto
41. Está implementada la Planificación Estratégica.
42.
43.
Se analiza en los diferentes niveles de la organización el
cumplimiento de la Planificación Estratégica y se adoptan las
medidas que corresponden.
Está el Plan desagregado por unidades organizativas y por áreas,
de acuerdo con la estructura de la entidad.
7
No.
44.
Aspectos a Verificar
El Plan y su cumplimiento se conocen y analiza por los dirigentes y
trabajadores de las unidades organizativas y áreas.
45.
Está el Plan de Ingresos y Gastos en divisas, desagregado por
unidades organizativas y por áreas, de acuerdo con la estructura de
la entidad.
El Plan de Ingresos y Gastos en divisas y su cumplimiento se
conocen y analizan por los dirigentes y trabajadores de las unidades
organizativas y áreas.
Está elaborado el Plan de Ahorro.
46.
47.
48.
Se analiza el cumplimiento del Plan de Ahorro con la participación
de los trabajadores.
49.
Existe evidencia de los aspectos tratados en las reuniones del
Consejo de Dirección para el análisis de la ejecución de la
Planificación Estratégica, el Plan y el Presupuesto y las medidas que
se adoptan en caso necesario.
Se adoptan medidas en las reuniones realizadas en los diferentes
niveles y áreas de la entidad, que contribuyan a la erradicación de
aspectos que conspiren contra su buen funcionamiento.
Se han establecido las Normas Unitarias de Gastos para cada
actividad o área y se analiza su comportamiento periódicamente.
50.
51.
52.
Se chequea sistemáticamente el cumplimiento de los planes de
trabajo en cada unidad organizativa, que permita detectar posibles
incumplimientos y adoptar las medidas necesarias.
53.
Se cumple con el objeto social aprobado.
SÍ
8
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Presupuesto
1.
Se elabora el modelo Balance de Ingresos y Gastos, como base de
cálculo para la planificación de indicadores seleccionados y los
resultados económico – financieros de las actividades empresariales
estatales del país; teniendo en cuenta lo que establece la legislación
vigente.
2.
Se tiene en cuenta el modelo Base PAE-1, para detallar la
información que contienen las filas 03, 04, 08 y 35 del modelo PAE-1
Balance de Ingresos y Gastos; teniendo en cuenta lo que establece
la legislación vigente.
3.
Al cierre de cada mes, se presenta el modelo Evaluación de la
Ejecución del Presupuesto en la Actividad Empresarial; teniendo en
cuenta lo que establece la legislación vigente.
4.
Al cierre de cada mes, se presenta el modelo Desglose de Partidas;
teniendo en cuenta lo que establece la legislación vigente.
5.
Al cierre de cada año se elabora el modelo Liquidación de
Transferencias a la Actividad Empresarial; teniendo en cuenta lo que
establece la legislación vigente.
Se elabora el modelo Liquidación del Plan Financiero de Inversiones
de la Actividad Empresarial; teniendo en cuenta lo que establece la
legislación vigente.
Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
6.
7.
8.
SÍ
Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Manuales
9.
Tienen establecidos los manuales de:
a) Contabilidad
9
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
10.
11.
Aspectos a Verificar
b) Procedimientos Generales en el Manual de Políticas y
Procedimientos
Están actualizados el manual de contabilidad y los procedimientos
generales.
SÍ
Se cumple lo establecido en el manual de contabilidad y los
procedimientos generales.
Separación de tareas y responsabilidades
12.
13.
14.
Están asignadas a personas diferentes, las tareas y
responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización,
registro y revisión de las transacciones y hechos, para que no se
afecte la división de funciones y la contrapartida.
Se adoptan medidas cuando se detectan deficiencias y violaciones,
fijando la responsabilidad en quien corresponda.
Están identificados los responsables colaterales, cuando se detectan
deficiencias y violaciones en los controles realizados.
Niveles definidos de autorización
15. Tienen definidas las firmas autorizadas para las diferentes
operaciones de la entidad.
16.
Existe evidencia documental de la aprobación por quien
corresponda, de los usuarios con acceso a los sistemas contablesfinancieros.
Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
17. Las transacciones, operaciones y hechos cuentan con un soporte
documental demostrativo, fiable y que garantice la trazabilidad de la
misma.
18. El sistema costo implantado se corresponde con el tipo de actividad
que realiza la entidad e incluye:
Áreas de responsabilidad y centros de costo definidos.
10
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Métodos de cálculo del costo empleado.
Análisis de las desviaciones del costo y su aplicación en la toma
de decisiones.
Fichas de costo y precio.
19. Utilizadas como herramientas de dirección los resultados obtenidos
en el cálculo de las razones financieras con la situación real de la
entidad considerando de proceder las siguientes:
Razones de liquidez: general, inmediata y acida.
Razones de actividad: ciclo de cobros, ciclo de pagos, ciclo de
efectivo y ciclo de inventarios.
Razones de endeudamiento: razón de endeudamiento, deudaactivos, deuda-patrimonio, calidad de la deuda y cobertura de
los intereses.
Razones de rentabilidad: margen de utilidad, rentabilidad
financiera y rentabilidad económica.
Administración financieramente del inventario.
La estructura del inventario y sus respectivos ciclos deben
corresponderse con las necesidades de la entidad.
La no existencia de inventarios ociosos y de lenta rotación.
Conocimiento de los instrumentos de cobros y pagos que puede
emplear y seleccionarlos adecuadamente.
Análisis de antigüedad de las cuentas por Cobrar y Pagar y que
sus saldo estén conciliados y documentados.
20. Revisado que los procedimientos contables cumplan con las normas
de control interno de los subsistemas contables vigentes por el
Ministerio de Finanzas y Precios.
Acceso restringido a los recursos, activos y registros
21. Se cumplen los procedimientos de seguridad realizados para
proteger y conservar los recursos y registros que constituyen
evidencia de los actos administrativos.
22. Se revisa que se cumplan los niveles de acceso a las áreas y
dependencias.
SÍ
11
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
23.
Aspectos a Verificar
Las personas autorizadas para acceder a los recursos, activos,
registros y comprobantes; rinden cuenta de su custodia y utilización.
SÍ
Cuentas por Pagar
24. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Cuentas por Pagar, teniendo en cuenta lo
siguiente:
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y
pendientes de pago según controles contables, con los de los
suministradores.
Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores
contentivos de cada factura, su correspondiente informe de
recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago,
cancelándose las facturas con el cuño de “Pagado”.
Es preciso mantener al día los submayores de Cuentas por
Pagar a suministradores, los de Cuentas por Pagar Diversas y
los de Cobros Anticipados y no presentar saldos envejecidos.
Deben liquidarse en tiempo los préstamos bancarios recibidos.
Las Cuentas por Pagar a proveedores, las diversas y los Cobros
Anticipados deben desglosarse por cada factura recibida y cada
pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores
deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por
lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de
todos los Submayores de las cuentas por pagar coincidan con
los de las cuentas de control correspondientes (Incluyendo los
de Depósitos Recibidos).
Los Efectos por Pagar deben registrarse correctamente,
analizándose sus fechas de vencimiento para efectuar sus
pagos correctamente.
12
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
25.
Aspectos a Verificar
Se realizan las conciliaciones con los proveedores de las cuentas
pendientes de pago.
26.
Las compras de mercancías a suministradores están amparadas en
los contratos correspondientes.
27.
Se sustentan debidamente, por facturas comerciales realmente
recibidas del proveedor y por los informes de recepción; los saldos
de las cuentas por pagar.
Se controlan, concilian y sustentan por los documentos
correspondientes los cobros anticipados; así como se analiza su
envejecimiento y causas.
28.
29.
Existe un expediente por proveedor y estos a su vez contienen la
documentación establecida.
30.
Se cumple con lo establecido en la legislación vigente, con relación
a los pagos que se realizan en pesos cubanos, pesos convertibles y
moneda libremente convertible que se deriven de una relación de
compra venta de mercancías o prestación de servicios entre
personas jurídicas cubanas o entre estas y personas naturales
cubanas.
Están separadas las funciones de Recepción en el Almacén, de
Autorización del Pago y de Firma del Cheque de su liquidación.
31.
32.
Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
33.
Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
SÍ
13
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Cuentas por Cobrar
34. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Cuentas por cobrar, teniendo en cuenta lo
siguiente:
Los modelos en blanco de facturas y órdenes de compras o de
servicio deben controlarse en el área de contabilidad por
persona ajena a la que los confecciona, estar prenumerados y
controlarse por dicha área las numeraciones de los emitidos y
de los no utilizados.
Es preciso que exista separación de funciones entre el
empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o
mercancías, el que confecciona la facturación y el que
contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.
Deben conciliarse periódicamente las facturas emitidas y los
cobros efectuados según los datos contables con los de los
clientes.
El registro contable de las facturas debe efectuarse en orden
numérico, manteniéndose actualizados los submayores de los
clientes y no presentar saldos envejecidos.
Deben mantenerse actualizados los submayores de Cuentas por
Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
No deben existir saldos por pagos anticipados, fuera de los
términos pactados para su liquidación.
Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las
Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente.
Las Cuentas por Cobrar a clientes, las diversas y los Pagos
Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por
cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados
por el Consejo de Dirección.
La provisión para cuentas incobrables debe estar autorizada y
operarse correctamente.
Los efectos por cobrar pendientes y los descontados deben
controlarse contablemente por sus vencimientos.
SÍ
14
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
35.
Aspectos a Verificar
Deben habilitarse expedientes de cobros por clientes
contentivos de cada factura emitida y del cheque cobrado; así
como de las reclamaciones aceptadas.
Está establecido el mecanismo para la custodia y archivo del modelo
Factura Comercial en blanco y su numeración consecutiva.
36.
Se controlan las facturas canceladas y están archivadas todas las
copias de estas.
37.
Se controlan las facturas emitidas y canceladas.
38.
Se realizan las conciliaciones con los clientes de las cuentas
pendientes de cobro, dejando evidencia documental de las
gestiones de cobro efectuadas.
Están debidamente aprobadas por la autoridad facultada, las
devoluciones de las ventas y el destino final de los productos o
artículos devueltos.
Existen mecanismos para controlar y sustentar por los documentos
correspondientes los pagos anticipados, así como su envejecimiento
y causas.
Existe un expediente por cliente y estos a su vez contienen la
documentación establecida.
39.
40.
41.
42.
43.
SÍ
Están separadas las funciones entre el empleado del Almacén que
efectúe la entrega de los productos o mercancías, el que
confecciona la factura y el que contabilice la operación; así como del
que efectúe el cobro.
Las Cuentas por Cobrar a Clientes, las Diversas y los Pagos
Anticipados son analizados en el Consejo de Dirección.
15
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
44.
Aspectos a Verificar
Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
45.
Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
SÍ
46.
En los casos que proceda, se controla y exige la tramitación ágil y
oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de
deudas entre las partes del contrato, considerando lo siguiente:
Si existen obligaciones de cobro no ejecutadas.
Están estas obligaciones de pago reconocidas por la entidad
deudora.
De no estar documentadas se ha instado ante el tribunal en el
proceso correspondiente.
De haberse obtenido fallo favorable del tribunal, medidas
adoptadas para su cumplimiento.
Si el fallo del tribunal fue desfavorable, medidas adoptadas para su
cobro y delimitación de responsabilidades.
Activos Fijos
47. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Activo Fijos, teniendo en cuenta lo siguiente:
Cada responsable de área tiene firmada un Acta de
Responsabilidad Material de los activos fijos bajo su custodia.
En el área Contable debe constar con la información mínima
indispensable de estos bienes, para su correcta identificación
verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta
control correspondiente periódicamente.
Los modelos de control por áreas de los activos fijos tangibles
deben encontrarse actualizados, en éstas y en el área contable.
Debe elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los modelos
de movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados,
enviados a reparar, ventas, etc.
16
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Es preciso elaborar el plan anual y efectuar chequeos periódicos
y sistemáticos del 10% de estos bienes y en caso de detectarse
faltantes o sobrantes elaborarse los expedientes
correspondientes, contabilizarse éstos correctamente y aplicarse
en el caso de faltantes, la responsabilidad material.
Los valores de los activos fijos tangibles se deprecian
mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en
base a las tasas establecidas para su reposición.
Cuando proceda, dicha depreciación debe aportarse al
Presupuesto del Estado correctamente y en el plazo fijado.
Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse
el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia,
a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.
Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar
aprobadas por los funcionarios autorizados.
Los activos fijos intangibles deben controlarse en submayores
habilitados al efecto y amortizarse mensualmente.
Comprobar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por
la legislación vigente para el uso de los vehículos estatales, en
las que se incluyen las relacionadas con el registro de vehículos
del Ministerio del Interior.
Activos Fijos Tangibles
48. Cada responsable de área tiene firmada el Acta de Responsabilidad
Material de los Activos Fijos Tangibles, que están bajo su custodia.
49.
Las Actas de Responsabilidad Material están actualizadas por
áreas.
50.
Están establecidos por áreas los modelos de control de los Activos
Fijos Tangibles.
SÍ
17
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
51.
Aspectos a Verificar
Están actualizados los modelos de control de los Activos Fijos
Tangibles de cada área.
52.
Existe evidencia de todos los movimientos de Activos Fijos
Tangibles.
53.
Los movimientos de baja de Activos Fijos Tangibles tienen el
dictamen técnico en los casos que corresponde.
54.
Se conoce el destino final de los Activos Fijos Tangibles dados de
baja.
55.
Existe autorización por los niveles competentes para el desarme de
Activos Fijos Tangibles destinados para chatarra.
56.
Está establecido un mecanismo para controlar los Activos Fijos
Tangibles enviados a reparar.
57.
Está elaborado el Plan Anual para la realización de chequeos
periódicos y sistemáticos de los Activos Fijos Tangibles.
58.
Se realizan chequeos periódicos y sistemáticos de los Activos Fijos
Tangibles.
59.
Está habilitado el Registro de Depreciación.
60.
Está actualizado el Registro de Depreciación.
61.
Los valores de los Activos Fijos Tangibles se deprecian
mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y sobre la
base de las tasas establecidas para su reposición.
SÍ
18
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
62.
Aspectos a Verificar
Cuando procede dicha depreciación se aporta al Presupuesto del
Estado correctamente y en el plazo fijado.
63.
Las bajas, ventas y traslado de Activos Fijos Tangibles están
aprobados por los funcionarios autorizados.
64.
Los Activos Fijos Tangibles se controlan en Submayores habilitados
al efecto y están actualizados.
65.
Están conciliados los Activos Fijos Tangibles de todas las áreas de
la entidad, con el área de Contabilidad.
66.
Los modelos que se utilizan para los Activos Fijos Tangibles
contienen los datos obligatorios que establece la legislación vigente.
Dichos modelos son:
a) SC-1-01-Movimiento de Activos Fijos Tangibles.
b) SC-1-02-Submayor de Edificios y Construcciones.
SÍ
c) SC-1-03-Submayor de Máquina, Equipos y Medios de
Transporte.
d) SC-1-04-Submayor de Muebles y Otros Objetos.
e) SC-1-07-Control de Activos Fijos Tangibles.
f)
SC-1-08-Registro de Depreciación.
67.
Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
68.
Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
19
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Inventarios
69. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema de Inventarios, teniendo en cuentan lo siguiente:
Se cumple con la política de gestión de inventarios establecida
por el Ministerio de Comercio Interior.
La persona del almacén que cuenta, mide y pesa todos los
productos recibidos no tiene acceso al documento del
suministrador (recepción a ciega).
Los submayores de inventario del área contable deben estar al
día.
El almacén informa las existencias de cada producto en todos
los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos
movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse
diariamente con los submayores de inventario, localizándose
inmediatamente las diferencias detectadas.
Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos
periódicos del 10% de los productos almacenados, y cuando
estos chequeos arrojen sistemáticamente diferencias, se realiza
un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a
la legislación vigente.
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de
responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales
y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha
responsabilidad, de acuerdo con lo establecido.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales
se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan
inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los
términos establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para insumo
remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el
documento justificativo de la entrega de éstas.
Se controla a través de las tarjetas de estiba y de los
submayores de inventario, los materiales y los equipos por
instalar destinados al proceso inversionista, así como los
SÍ
20
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
70.
Aspectos a Verificar
productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
En caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por
ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes,
deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.
Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en
uso; en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos
bienes se elaboran los expedientes correspondientes, se
contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad
material.
El personal del almacén no tiene acceso a los registros
contables ni a los Submayores de Control de Inventarios.
El área contable tiene que revisar los precios y cálculos de los
productos recepcionados.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser
controlados separadamente, así como activarse y dar
seguimiento a las gestiones para su eliminación.
Se cuentan, miden y pesan, según corresponda, los productos
recibidos en el almacén.
71.
El encargado del almacén no tiene acceso al documento del
suministrador, o sea, hace la Recepción a Ciega.
72.
El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni
a los Submayores de Control de Inventarios.
73.
Las tarjetas de estiba están actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren
a la intemperie o destilen sustancias que las deterioren.
Se controlan las existencias en unidades físicas de los productos en
el almacén, a través de la Tarjeta de Estiba.
74.
SÍ
21
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
75.
Aspectos a Verificar
Los Submayores de Inventario del área contable están al día.
76.
El almacén informa las existencias de cada producto en los modelos
de entradas y salidas, después de anotados los movimientos.
77.
Las existencias de cada producto en los modelos de entradas y
salidas, son cotejadas diariamente con las de los Submayores de
Inventario, para localizar las diferencias.
Cuenta el almacén con listados de los cargos y nombres del
personal con acceso.
78.
79.
Están establecidos los nombres, cargos y firmas del personal
autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
80.
Está elaborado el Plan Anual para efectuar los conteos periódicos
de los productos almacenados.
81.
Se efectúan conteos periódicos de los productos almacenados, de
acuerdo con el plan aprobado.
82.
El personal de los almacenes tiene firmadas las Actas de
Responsabilidad Material.
83.
Se controlan los Útiles y Herramientas en Uso y estos son
verificados sistemáticamente.
84.
El área Contable revisa los precios y cálculos de los productos
recepcionados.
85.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso se controlan
separadamente y se activan las gestiones para su eliminación.
SÍ
22
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
86.
Aspectos a Verificar
Los almacenes tienen las condiciones de seguridad, orden y
limpieza requeridas.
87.
En los almacenes tienen las condiciones de pesaje y medición
necesarios y éstos están certificados.
88.
A los productos que se reciben en los almacenes, procedentes de
otras entidades o proveedores, se les elabora el modelo Informe de
Recepción.
Son excepcionales las compras en que no media contrato.
89.
90.
91.
92.
93.
94.
SÍ
Se notifican a los suministradores o a los transportistas las
reclamaciones originadas por errores en precios y cálculos al
primero y por averías o roturas en ambos.
Se entregan los productos terminados al almacén, bien sean con
destino a la comercialización o al insumo, provenientes de las áreas
de producción, a través del modelo de Entrega de Productos
Terminados al Almacén.
Se utiliza el modelo de Solicitud de Entrega para pedir los productos
con destino al consumo dentro de la entidad.
Se amparan los despachos de productos por el almacén, con
destino al consumo, o su devolución, a través del modelo Vale de
Entrega o Devolución.
Están amparadas las transferencias de productos entre los
almacenes de la entidad.
95.
Se controlan las Transferencias entre Almacenes.
96.
Se formalizan a través de Conduce, las entregas parciales de los
productos a incluir en una Factura, amparando su tránsito hasta su
destino. Se utiliza asimismo como documento provisional en los
casos en que no exista condiciones para efectuar la facturación en
el momento de efectuar la entrega; o para transferir productos entre
establecimientos distantes.
23
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
97.
Aspectos a Verificar
Se formalizan las ventas de productos y prestaciones de servicios
mediante factura.
98.
Se controlan las existencias en el almacén, de los productos
adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor, a través del
Submayor de Inventario.
Se realizan los ajustes que corresponden a partir de los resultados
de los inventarios físicos realizados, cuando proceden.
99.
SÍ
100. Se realizan conciliaciones entre las áreas y la contabilidad para
identificar las diferencias.
101. Se confecciona el modelo “Movimiento de Reservas Movilizativas”
para los inventarios que pasarán a formar parte de las Reservas
Movilizativas por concepto de acumulación e incremento; así como
para la rotación de los productos.
102. Se utiliza la prefactura para sustentar la autorización de la compra y
la emisión del instrumento de pago.
103. Los modelos que se utilizan para las operaciones de Inventarios
contienen los datos de uso obligatorio que establece la legislación
vigente. Dichos modelos son:
a) SC-2-01-Solicitud de compras.
b) SC-2-02-Solicitud de Servicio.
c) SC-2-04-Informe de Recepción.
d) SC-2-05-Informe de Reclamación.
e) SC-2-06-Entrega de Productos Terminados al Almacén.
24
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
f) SC-2-07-Solicitud de entrega.
SÍ
g) SC-2-08-Vale de Entrega o Devolución.
h) SC-2-09-Transferencia entre Almacenes.
i)
SC-2-10-Orden de Despacho.
j)
SC-2-11-Conduce.
k) SC-2-12-Factura.
l)
SC-2-13-Submayor de Inventario.
m) SC-2-14-Tarjeta de Estiba.
n) SC-2-15-Hoja de Inventario Físico.
o) SC-2-16-Ajuste de Inventario.
p) SC-2-17-Movimiento de Reservas Movilizativas.
q) SC-2-18-Factura Comercial.
r) SC-2-21-Prefactura.
25
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
104. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
SÍ
105. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Caja y Banco
106. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Efectivo en Caja, teniendo en cuenta lo siguiente:
El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar
apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. y el
cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la
custodia del efectivo y otros bienes valores depositados en la
caja de seguridad.
Se cumple lo establecido con relación a la tenencia y custodia
de la combinación de la caja seguridad.
Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo
y se corresponden con la suma de los documentos justificantes.
Se controlan como está establecido los modelos de Recibo de
Efectivo que se encuentran en poder del cajero.
Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos,
no se utilicen para efectuar pagos.
Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva y al
término de cada mes.
La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no
reembolsados coinciden con el fondo autorizado.
Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo
recaudado; de no ser así existe un documento por las personas
facultadas que aprueba otro término.
Se controlan los vales para pagos menores y sus justificantes
como está establecido.
Tienen establecido el registro para el control de los cheques
emitidos, cargados por el banco, caducados y cancelados.
26
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes
de firmarlos.
Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no
contabilicen dichas operaciones.
107. El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar
apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc.
SÍ
108. El cajero es el único que posee la combinación de la caja fuerte.
109. Se cambia la combinación de la caja por movimiento del cajero y
está actualizada la autorización del acceso a la caja.
110. La combinación de la caja fuerte de la entidad, se encuentra bajo el
poder del director, la OCIC o en otro lugar seguro determinado por la
dirección.
111. El cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la
custodia del efectivo depositado en la caja y dicha acta se encuentra
guardada en el Área de Contabilidad.
112. El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni
talonarios de cheques en blanco.
113. Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo y se
corresponden con la suma de los documentos justificantes.
114. Se emite el modelo “Recibo de Efectivo” para formalizar los cobros
que se realizan en efectivo.
115. Los recibos de efectivo están numerados previamente por el área
económica.
27
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
116. Se controlan los recibos de efectivo que se encuentran en poder del
cajero.
SÍ
117. Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no
se utilicen para efectuar pagos.
118. Se autorizan los anticipos y se efectúan las liquidaciones de las
dietas y otros gastos en que incurran los dirigentes, funcionarios y
demás trabajadores, a través del modelo de Anticipo y Liquidación
de Gastos de Viaje.
119. El registro de control de anticipos está actualizado.
120. La liquidación de anticipos se realiza en la fecha establecida.
121. Los salarios no reclamados y los indebidos así como los Anticipos
de Gastos de Viaje liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los
términos establecidos.
122. Se controla que no se entreguen Anticipos para Gastos de Viaje a
trabajadores que tengan pendiente de liquidar otro anticipo.
123. Se realiza reembolso del fondo para pagos menores al cierre del
mes y de acuerdo con lo establecido para tales efectos.
124. Se realizan arqueos al efectivo en caja al término de cada mes.
125. Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva.
28
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
126. Tienen un documento que establezca el fondo autorizado para la
caja.
SÍ
127. La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no
reembolsados coinciden con el fondo autorizado.
128. Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo recaudado;
de no ser así existe una carta del director que aprueba otro término.
129. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Efectivo en Banco, teniendo en cuenta lo siguiente:
Existe control sobre los cheques emitidos, cargados por el
Banco, caducados y cancelados.
Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que
revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos,
antes de firmarlos.
Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian
periódicamente y existe evidencia de las conciliaciones de todas
las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.
Se revisan las operaciones y justificantes correspondientes a
cobros automáticos.
Los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos
y los montos aprobados en los presupuestos correspondientes.
Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden
contabilizar estas operaciones.
130. Tienen establecido el registro para el control de los cheques
emitidos, cargados por el banco, caducados y cancelados.
131. Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de
firmarlos.
29
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
132. Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no
contabilicen dichas operaciones.
SÍ
133. Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian
periódicamente y se deja evidencia mensualmente de las
conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco.
134. Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes son cancelados
con el cuño de PAGADO al reembolsarse.
135. Los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos
Menores, así como los justificantes provisionales del efectivo
entregado como anticipo (con excepción de los anticipos de gastos
de viajes); se formalizan a través del modelo Vale para Pagos
Menores.
136. Los modelos que se utilizan para Caja y Banco contienen los datos
obligatorios que establece la legislación vigente. Dichos modelos
son:
a) SC-3-01-Recibo de Efectivo.
b) SC-3-02-Anticipo y liquidación de gastos de Viaje.
c) SC-3-03-Vale para pagos Menores.
d) SC-3-04-Control de Anticipos a Justificar.
e) SC-3-05-Reembolso de Fondos.
f)
SC-3-06-Arqueo del Efectivo en Caja.
g) SC-3-07-Control de Cheques Emitidos.
30
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
h) SC-3-08-Conciliación Bancaria.
SÍ
137. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
138. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Nóminas
139. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema Nómina, teniendo en cuentan lo siguiente:
Debe existir separación de funciones entre la persona que
controla el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la
que la paga y la que la registra.
Debe procederse a revisar y aprobar las nóminas antes de la
extracción del efectivo para su pago.
Deben establecerse controles eficientes para la forma de pago
mediante tarjetas prepagadas y por la entrega del efectivo para
pago y liquidación de nóminas.
Número del cheque de extracción del efectivo para pago de la
nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los
salarios, vacaciones y subsidios a pagar a los trabajadores.
Es preciso garantizar la actualización del modelo SC-4-08
“Registro de salario y tiempo de servicio”.
Es necesario comprobar la actualización de los Submayores de
Vacaciones y el cuadre de la suma de sus saldos con el de la
cuenta control correspondiente, no debiendo acumularse tiempo
en exceso al autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social.
Se controlan según lo establecido en la legislación vigente los
pagos por concepto de estipendio alimentario y de estimulación.
31
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
140. Existe separación de funciones entre la persona que controla el
tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la
que la registra.
141. Se realiza el movimiento de nóminas para la preparación y pago de
las nóminas y estos se controlan mediante el modelo Control de
Datos de Nómina.
142. Tienen implementado el Control de Asistencia de los trabajadores y
de las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.
SÍ
143. Se informa al Área de Contabilidad por el Área de Personal la
solicitud de las vacaciones, el importe de los descuentos, así como
los pagos a efectuar por conceptos de licencias o subsidios, a través
del modelo de Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y
Subsidios.
144. La información que se reporta en la Prenómina es coincidente con
las incidencias reportadas en el control de asistencia y la notificación
de vacaciones, deducciones, licencias y subsidios, según
correspondan, que han tenido los trabajadores en el período a
pagar.
145. El importe total de la nómina a pagar es coincidente con el importe
reflejado en el cheque emitido para este concepto.
146. Los pagos que se realizan en la nómina se corresponden con lo
reportado en la prenómina.
147. Están actualizados los Submayores de Vacaciones y el cuadre de la
suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente.
148. Está actualizado el Registro de Salarios y Tiempo de Servicios.
32
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
149. Se impide que existan salarios no reclamados pendientes de pago,
fuera de los términos establecidos para su reclamación.
SÍ
150. Las extracciones para pagos de salarios no reclamados son
aprobadas previamente por el área económica.
151. Los modelos que tienen relación con la Nómina contienen los datos
obligatorios que establece la legislación vigente. Dichos modelos
son:
a) SC-4-01-Control de Datos de Nóminas.
b) SC-4-02-Movimiento de Nóminas.
c) SC-4-03-Control de Asistencia.
d) SC-4-04-Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y
Subsidios.
e) SC-4-05-Prenómina.
f)
SC-4-06-Nómina.
g) SC-4-07-Submayor de Vacaciones.
h) SC-4-08-Registro de salarios y tiempo de servicio.
i)
SC-4-09-Certificación de años de servicios y salarios
devengados.
j)
SC-4-10-Autorizo de Cobro.
33
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
152. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
SÍ
153. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Registros, Submayores y Otros Modelos
154. Se resume en el Mayor las operaciones que afectan las cuentas
control, con independencia de que el registro de las operaciones se
efectúe de forma manual, mecanizada o computarizada.
155. Se analizan los gastos incurridos por elementos, así como cualquier
otra clasificación que se requiera; a través del modelo Análisis de
Gastos.
156. Se adjuntan a los comprobantes de operaciones los documentos,
papeles de trabajo u otros justificantes que respalden aquellas
operaciones que no se recogen en ningún registro específico.
157. Los registros, submayores y otros modelos que se utilizan en
contabilidad, cumplen con los datos obligatorios establecidos en la
legislación vigente. Dichos modelos son:
a) SC-5-01-Mayor.
b) SC-5-02-Submayor.
c) SC-5-03-Análisis de Gastos.
d) SC-5-04-Registro de Operaciones.
e) SC-5-05-Comprobante de Operaciones.
158. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
159. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
34
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Faltantes, Pérdidas y Sobrantes
160. Se comprueba la efectividad del control interno en el tema
Faltantes, Pérdidas y Sobrantes, teniendo en cuenta lo
siguiente:
En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos
Tangibles, bienes materiales o recursos monetarios: se
determinan éstos en unidades físicas y en valor en aquellos casos
en que solamente proceda legalmente; el monto de la
depreciación acumulada de los Activos Fijos Tangibles; las causas
y condiciones que les dieron lugar, investigaciones o
comprobaciones realizadas; y la denuncia en caso de faltantes,
ante el órgano estatal competente.
En los casos de mercancías por faltantes de Origen en las
Operaciones de Comercio Exterior, se cuenta con: la factura del
proveedor; la certificación de conocimiento de embarque; el
certificado de supervisión de la mercancía en origen por una
tercera entidad; la declaración de mercancía; el certificado del
pesaje por la Empresa de Servicios de Certificación y Pesaje de
las Cargas; el certificado de supervisión de la mercancía en
destino por una tercera entidad; y la reclamación al proveedor o al
seguro.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar,
se cuenta con: el nombre del o de los clientes o suministradores;
las causas por las que no se efectuó el cobro o pago; la
constancia de las gestiones realizadas para el cobro; la
certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega que son
transportadas por un tercero: tiene constancia de las gestiones
realizadas con éste y su resultado. De ser imputable al
transportista, siempre que lo haya firmado, se reconoce la cuenta
por cobrar a éste y se cancela el faltante.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega, por las
SÍ
35
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
transportaciones realizadas con medios propios que no son
responsabilidad del transportista: se tramita el expediente de
faltante de inventario.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega, que son faltantes
de Origen y responsabilidad del proveedor: se procede a la
reclamación y se reconoce la cuenta por cobrar contra la cuenta
faltante, cerrando el expediente. Lo mismo se hace cuando son
mercancías cubiertas por el seguro.
En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año,
se cuenta con: los documentos que amparan los gastos; las
causas por las que no se efectuó el registro en su oportunidad; y
el importe total.
El expediente destinado para los ajustes, realizados a
consecuencia de las rebajas de precios minoristas, por pérdidas
de calidad en los productos agropecuarios, cuenta con: las actas
detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores
autorizados para aprobar las citadas rebajas; y el importe total.
Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las
actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores
autorizados para aprobarlas; un listado que contenga, para cada
producto, la descripción, la cantidad, el precio, el importe, la fecha
de adquisición y la fecha de vencimiento; el importe total de la
pérdida, la certificación del destino de los productos vencidos; y
las gestiones realizadas por la entidad antes de su fecha de
vencimiento, pasa su utilización o venta.
Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en
exceso a las normas técnicas; el importe de cada producto y el
monto total de la afectación.
Las cancelaciones por adeudos con el órgano estatal o el
Presupuesto del Estado, que no son tramitadas oportunamente,
cuentan con: el documento primario que genera el adeudo; el
importe total; y la certificación del Ministerio de Finanzas y Precios
o del órgano estatal que autorice la cancelación del adeudo.
SÍ
36
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Los errores contables de años anteriores, cuentan con la
evidencia documental que sustente el error; el importe total; y el
informe de causas y condiciones que fundamenten los errores
detectados.
Cuando se detectan diferencias en los procesos de actualización o
depuración de la contabilidad, se posee la evidencia documental
que sustente el error; el importe total; y el informe de las causas y
condiciones que fundamente los errores detectados.
Las pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales,
cubiertas o no por pólizas de seguro, tienen: el informe de las
tasaciones certificadas por la entidad competente; y el importe
total.
En el caso de detectarse un presunto hecho delictivo, se procede
a la realización de la denuncia policial teniendo en cuenta lo que
establece la legislación vigente.
161. En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos
Tangibles, bienes materiales o recursos monetarios: se determinan
éstos en unidades físicas y en valor en aquellos casos en que
solamente proceda legalmente; el monto de la depreciación
acumulada de los Activos Fijos Tangibles; las causas y condiciones
que les dieron lugar, investigaciones o comprobaciones realizadas; y
la denuncia en caso de faltantes, ante el órgano estatal competente.
162. En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar,
se cuenta con: el nombre del o de los clientes o suministradores; las
causas por las que no se efectuó el cobro o pago; la constancia de
las gestiones realizadas para el cobro; la certificación del
suministrador de la no existencia del adeudo.
163. En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega que son
transportadas por un tercero: tiene constancia de las gestiones
realizadas con éste y su resultado. De ser imputable al transportista,
siempre que lo haya firmado, se reconoce la cuenta por cobrar a
éste y se cancela el faltante.
SÍ
37
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
164. En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega, por las
transportaciones realizadas con medios propios que no son
responsabilidad del transportista: se tramita el expediente de faltante
de inventario.
165. En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar
debido a faltantes de mercancías en la entrega, que son faltantes de
Origen y responsabilidad del proveedor: se procede a la reclamación
y se reconoce la cuenta por cobrar contra la cuenta faltante,
cerrando el expediente. Lo mismo se hace cuando son mercancías
cubiertas por el seguro.
166. En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año,
se cuenta con: los documentos que amparan los gastos; las causas
por las que no se efectuó el registro en su oportunidad; y el importe
total.
SÍ
167. El expediente destinado para los ajustes, realizados a consecuencia
de las rebajas de precios minoristas, por pérdidas de calidad en los
productos agropecuarios, cuenta con: las actas detalladas y
certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para
aprobar las citadas rebajas; y el importe total.
168. Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las actas
detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores
autorizados para aprobarlas; un listado que contenga, para cada
producto, la descripción, la cantidad, el precio, el importe, la fecha
de adquisición y la fecha de vencimiento; el importe total de la
pérdida, la certificación del destino de los productos vencidos; y las
gestiones realizadas por la entidad antes de su fecha de
vencimiento, pasa su utilización o venta.
169. Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en
exceso a las normas técnicas; el importe de cada producto y el
monto total de la afectación.
38
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
170. Las cancelaciones por adeudos con el órgano estatal o el Presupuesto del Estado, no tramitadas oportunamente, cuentan con: el
documento primario que genera el adeudo; el importe total; y la
certificación del Ministerio de Finanzas y Precios o del órgano
estatal que autorice la cancelación del adeudo.
171. Los errores contables de años anteriores, cuentan con: la evidencia
documental que sustente el error; el importe total; y el informe de
causas y condiciones que fundamenten los errores detectados.
172. Cuando se detectan diferencias en los procesos de actualización o
depuración de la contabilidad, éstas cuentan con: la evidencia
documental que sustente el error; el importe total; y el informe de las
causas y condiciones que fundamente los errores detectados.
173. Las pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales, cubiertas
o no por pólizas de seguro, tienen: el informe de las tasaciones
certificadas por la entidad competente; y el importe total.
174. En el caso de detectarse un presunto hecho delictivo, se procede a
la realización de la denuncia policial teniendo en cuenta lo que
establece la legislación vigente.
SÍ
175. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
176. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Sistema de Costo
177. Se comprueba la efectividad del control interno en el
Subsistema de Costo, teniendo en cuenta de proceder lo
siguiente:
La entidad debe establecer y aplicar un sistema que le permita
conocer los costos de sus producciones por áreas y procesos y
determinar las desviaciones desglosadas por conceptos, al
compararse con las Fichas de Costo confeccionadas.
39
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Es imprescindible la actualización de las Fichas de Costo por
producciones.
Deben realizarse análisis periódicos y sistemáticos de las
informacione de costo y de las causas de las desviaciones
determinadas y analizarse éstas en el Consejo de Dirección.
Es conveniente elaborar presupuestos de gastos por áreas de
responsabilidad y compararse éstos con los gastos reales
incurridos en las mismas, analizándose las causas de las
desviaciones detectadas.
Los gastos deben registrarse al incurrirse y analizarse por los
elementos (conceptos) de gastos establecidos por las entidades.
En las unidades presupuestadas deben mantenerse
actualizados los registros de los gastos presupuestarios
devengados, analizados por grupos presupuestarios y epígrafes
y partidas.
Los precios de los productos y servicios prestados facturados,
deben establecerse, de proceder, en base a las Fichas de Costo
elaboradas y tanto éstos como los de las mercancías vendidas
deben haber sido aprobados por el nivel correspondiente.
Los gastos indirectos de producción deben trasladarse a los
costos directos de cada producto elaborado o servicio prestado,
mensualmente.
Deben definirse los métodos para la determinación de las unidades
equivalentes y para el tratamiento de los residuos, subproductos,
productos intermedios y defectuosos.
EL ÁREA JURÍDICA
178. Cuentan con asesoramiento jurídico y se le da seguimiento a los
dictámenes sobre aspectos legales de la gestión que desarrolla la
entidad.
179. Expediente de la Documentación Jurídica Básica de la entidad:
a) Los documentos autorizante y constitutivo o de creación de la
entidad
b) La designación del jefe de la entidad
SÍ
40
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
c) La designación de los funcionarios del primer nivel de
dirección de la entidad;
d) El Reglamento del Consejo de Dirección
e)
El Convenio Colectivo de Trabajo
f)
El Reglamento Disciplinario Interno
g)
Resoluciones de constitución y modificación, según el caso,
de los órganos consultivos de la Filial y el Código de Ética.
SÍ
180. Asesoramiento en la gestión de cobros y pagos de la entidad.
181. Atención a las reclamaciones y demandas que se requieran.
182. Casos de representación de la entidad en los procesos
administrativos, arbitrales y judiciales que corresponda.
183. Asesoría en los procesos disciplinarios de cuadros, dirigentes,
funcionarios y trabajadores en general.
184. Certificación de los documentos emitidos por el jefe máximo de la
entidad y los demás dirigentes y funcionarios.
185. Participación en comisiones de trabajo que requieren el concurso de
la especialidad jurídica.
186. Documentación e información brindada por las diferentes áreas
necesarias para el desarrollo de la actividad.
187. Actualización de las disposiciones legales nacionales o extranjeras,
relacionadas con la entidad y la actividad a su cargo.
188. Control y actualización de las disposiciones jurídicas, incluyendo la
colección de la Gaceta Oficial de la República.
189. Los Objetivos Estratégicos Secundarios del Área Jurídica.
41
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
190. El Plan de Riesgo del Área Jurídica.
SÍ
191. Plan de Prevención del Área Jurídica.
192. El Plan de trabajo del asesor jurídico en el año 2010.
193. De la revisión de los registros y consecutivos de los contratos, según
lo indicado en la Circular 8/05 del FCBC.
SISTEMAS INFORMÁTICOS
194. Existe un sistema de información con indicadores cuantitativos y
cualitativos.
195. Existen procedimientos para las copias de seguridad, para la
recuperación y la planeación de contingencia.
196. Existen controles sobre la adquisición, implementación y
mantenimiento del software del Sistema.
197. Existen mecanismos de control que regulen la información que va
dirigida a terceros.
198. Existen mecanismos de seguridad para las entradas, procesos,
almacenamiento y salida de la información.
199. Se revisa y actualiza periódicamente los sistemas contable y
presupuestario con el propósito de generar una garantía de
exactitud de los registros.
200. Se han incorporado a los sistemas de información computarizados,
cuando se requiere, la realización de conciliaciones, comparaciones
y verificaciones en forma automática y la generación de reportes de
inconsistencias.
42
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones
201. Cumplen las políticas, normas y procedimientos escritos para la
planificación, ejecución, evaluación y control del uso de las
tecnologías de Información para el logro de los objetivos de la
entidad.
202. Comprobado el cumplimiento del Plan de Seguridad Informática, el
cual contiene entre otros aspectos, procedimientos para:
Protección contra virus y otros programas dañinos.
Obtención de copias de resguardo.
Verificación periódica de la seguridad de la red, para detectar
posibles vulnerabilidades.
Eliminar la adición de algún equipo o la introducción de
cualquier tipo de software en una red, sin la autorización de la
dirección de la entidad.
Asegurar la integridad, confidencialidad y oportunidad de la
información, de acuerdo a los servicios que se reciben y se
ofertan.
Garantizar que tanto para la asignación o para el retiro de los
identificadores de usuarios en los sistemas, el jefe inmediato del
usuario, notifica la solicitud de otorgamiento o retiro de permisos
de acceso a quienes corresponda, definiendo los derechos y
privilegios, y dejando la
evidencia documental.
Salvar y analizar las trazas de los diferentes servicios,
especificando quién la realiza y con qué frecuencia y
permitiendo que sean auditables.
203. Verificar que los sistemas contables financieros utilizados por la
entidad cuenten con certificado actualizado emitido por la entidad
autorizada.
204. Se realizan inspecciones sorpresivas para detectar entre otros
aspectos:
Las extracciones o préstamos no autorizados de bienes
informáticos.
SÍ
43
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
El control y uso adecuado de los servicios informáticos y
telefónicos.
SÍ
205. Al producirse un incidente o violación, se reporta la información
oportunamente a la Oficina de Seguridad para las Redes
Informáticas (OSRI) y a la instancia superior de la entidad, de
acuerdo con la importancia de la misma.
Control de la tecnología de información
206. Elaborado y actualizado el plan de seguridad informática de acuerdo
con la legislación vigente.
207. Los sistemas contables-financieros tienen contraseñas y éstas no
son visualizadas en pantalla.
208. Están establecidos los mecanismos para el control y supervisión de
los medios de computación.
209. La información clasificada se trabaja en microcomputadoras
desconectadas de la Red.
210. Están establecidos mecanismos para la utilización de la información
clasificada.
SUBDIRECCIÓN COMERCIAL
211. Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados
de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con
personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas
vigentes, teniendo en cuenta:
Se exige por la calidad del proceso de negociación, elaboración,
firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.
44
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Se controlan según lo establecido por la legislación vigente los
contratos vinculados con el comercio exterior, los convenios, y
proyectos de colaboración, cumpliendo estas relaciones
contractuales las disposiciones de la Aduana General de la
República.
212. Tiene entre sus principales estrategia el desarrollo de las
exportaciones en el territorio
SÍ
213. Constituye el análisis comercial una herramienta para la toma de
decisiones
214. Se realizan reuniones mensuales para el análisis de las ventas y las
nuevas estrategias comerciales en función del cumplimiento del Plan
215. Realiza análisis de los expedientes a presentar a los Comité de
Contratación antes del Análisis en el Comité y el Comité de la Casa
Matriz
216. Prioriza el análisis de los resultados de la red minorista en cada
reunión del área, con la participación de las Promotoras
217. Realiza estudios de nuevos productos con desarrollo e imagen con
el criterio de las promotoras con el fin de elevar las ventas
218. Establece prioridad en la relación de su área con el área económica
de la Filial
219. Se concilia mensualmente las relaciones de cobros y pagos con
economía y queda constancia documental del proceso.
220. Tiene designado al personal de comercial que se interrelaciona
directamente con su homologo en el área económica.
45
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
221. Mantiene estricta conciliación con Jurídico para la ejecución y
cumplimiento de los contratos de todas las modalidades de venta
SÍ
222. Mantiene estrecha relación con la Subdirección comercial de la
Casa Matriz
223. Tiene actualizado el Plan de Prevención y aparecen en los Planes
de Trabajo de él y sus especialistas el control de los mismos
224. Tiene identificado claramente los objetivos del área para el año y el
riesgo de los mismos.
225. El Subdirector Comercial conoce el estado diario de las ventas,
sobre todo la de la red minorista
Obras por encargo
226. Los especialistas conocen el Plan de Ventas y el comportamiento
del mismo.
227. Los expedientes cuentan con la documentación exigida por el MNP
228. Los Artistas que participan tienen actualizados su Registro del
Creador
229. Los expedientes cuentan con la Certificación de Procedencia de las
Materias Primas
230. Los Contratos están debidamente firmados por las Partes
46
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
231. De aplicar el 17% se cuenta con la aprobación de la autoridad
competente
SÍ
232. Se elabora la Ficha de Costo para las OXE
233. Son conciliadas las materias primas que se utilizan con producción
para determinar la procedencia de las mismas, queda constancia
escrita del proceso.
234. Se tienen identificados los riesgos que atentan contra la ejecución
satisfactoria de esta actividad.
235. Todos los Contratos son revisados y aprobados por el Jurídico de la
entidad
236. Certifica el Jurídico todas las operaciones de pagos a terceros
Ventas minoristas
237. Los especialistas conocen el Plan de Ventas y el comportamiento
del mismo.
238. Se tienen identificados los productos de mayor rotación en cada
punto de venta y existen contratos con los artistas que no permitan
el desabastecimiento de los mismos.
239. Se tienen identificados los meses de mayor venta para garantizar el
respaldo de mercancías en estos periodos.
240. Todos los productos cuentan con su precio y código
47
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
241. Cuando los productos son sometidos a rebaja de precios se coloca
en un lugar diferenciado, se tacha el precio anterior y se coloca el
nuevo
242. Existen estudios que permitan conocer los lugares en que se
necesita la apertura de un punto de venta
SÍ
243. El especialista que atienden la Red minorista visita periódicamente
los puntos, analiza los resultados con los analistas y propone
soluciones al subdirector, refleja en su Plan de Trabajo esta
actividad.
244. Se tienen identificados los productos deficitarios con demanda en la
red minorista
245. Se realiza el proceso de relaciones entre las filiales para cubrir las
demandas insatisfecha
246. Cuando son medios propios se le realiza el proceso de Rebaja de
Precios a aquellos artículos en lento y nulo movimiento.
247. La subdirección comercial realiza estudios de vida útil de las
diferentes líneas de productos para la ventas minoristas
248. Existen artículos con más de 60 días sin rotación
249. Las promotoras culturales de las tiendas participan en los análisis
comerciales emitidos por el Analista de la filial.
Artesanos en vivo
250. Se cuenta con el expediente de cada creador actualizado
48
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
251. Se controla el depósito de la cuota fija
SÍ
Análisis comercial
252. El analista comercial conoce los Centros de Costo a que debe llevar
cada producto
253. Participa mensualmente en los análisis comerciales de la
subdirección
254. Cuenta con sistemas automatizados que le permitan el eficiente
desenvolvimiento de su actividad.
255. Visita las Tiendas, analiza las obras por encargo y ventas
mayoristas de la Filial para desarrollar un informe con calidad.
SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN
256. Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados
de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con
personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas
vigentes, teniendo en cuenta:
Se exige por la calidad del proceso de negociación, elaboración,
firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.
Se controlan según lo establecido por la legislación vigente los
contratos vinculados con el comercio exterior, los convenios, y
proyectos de colaboración, cumpliendo estas relaciones
contractuales las disposiciones de la Aduana General de la
República.
49
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
257. Tienen establecidas las normas de consumo para los productos que
se elaboran.
SÍ
258. Existen cartas tecnológicas para los productos que se fabrican por la
entidad.
259. Se analizan las desviaciones que existen entre lo normado en las
cartas tecnológicas y el real obtenido en el proceso productivo, en
las partidas Materias Primas y Materiales, Salario, Gastos, etc.
260. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
261. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Precios
262. Los productos y servicios que se comercializan tienen precios
aprobados por el nivel que corresponde.
263. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
264. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
Talleres de Producción
265. Tienen establecidas normas de Consumo para Productos que
elaboran
50
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
266. Existen cartas tecnológicas para los que se fabrican en la entidad.
SÍ
267. Se analizan las desviaciones que existen entre lo normado en las
cartas tecnológicas y el real obtenido en el proceso productivo, en
las partidas de materias primas, materiales, salario, gastos, etc.
268. Se actualiza el plan de prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema
269. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el plan de
prevención a partir del análisis de causas y condiciones
270. Plan de Producción Anual
271. Desagregación Por Meses en unidades físicas y valor
272. Solicitud de la demanda del área comercial
273. Relación Comercial Producción (Conciliación e/ las áreas)
274. Orden de producción
275. Capacidad de Producción
276. Ficha de Costo
277. Aprobación de los prototipos y diseños por la CTA
51
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
278. Control de la calidad de la producción
SÍ
279. Control del plan de mantenimiento y reparación
280. Cumplimiento de las indicaciones de PHT. Medios de Protección
281. Organización del Taller
282. Acta de Responsabilidad Material de útiles y herramientas
entregados
283. Control de la materia prima para el proceso productivo
284. Control de la Producción Terminada
Almacenes
285. Tienen certificados los medios de medición
286. Las tarjetas de estivas están actualizadas y colocadas junto a los
productos y coinciden con las unidades existentes.
287. Cuenta el taller y el almacén con el listado con los cargos y nombres
del personal con acceso.
288. Están establecidos los nombres, cargos y firmas del personal
autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
52
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
289. Existen las firmas de las actas de responsabilidad material.
SÍ
290. Se controlan los útiles y herramientas en uso y estos son verificados
sistemáticamente.
291. El taller cuenta con las condiciones de seguridad orden y limpieza
requerida.
292. Cuentan con los medios de protección.
293. Realiza la solicitud de las Facilidades Artísticas en Moneda
Nacional.
294. Protección de los almacenes y las tiendas.
295. Existencia y calidad del plan de prevención.
296. Ubicación de los productos inflamables en el almacén.
297. Solicitud de Materias Primas Productos Terminados.
298. Autorización de entrega de al almacén de los productos terminados
de la producción del taller y medios propios.
299. Objetivos de trabajo y los riesgos.
300. Ubicación de la Oficina.
53
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
301. Estado de calidad de los productos terminados y las materias
primas.
SÍ
302. Seguridad del Almacén.
Almacenes de productos en consignación
303. Independencia de los almacenes
304. Transferencias de productos terminados
305. Personal Autorizado
306. Tiempo de rotación de los productos.
307. Mercancía existente en el almacén
308. Medios Básicos
309. Seguridad del almacén
Otros aspectos específicos del Área de Producción
310. Actualización de los expedientes de los creadores
54
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
311. Actualización del registro de los creadores
SÍ
312. Inventario de los equipos en los talleres de los creadores
313. Normas de consumo de los creadores
314. Contrato con el FCBC y sus Anexos
315. Facturas de materias primas existentes en los talleres de los
creadores
316. Calidad de la producción
317. Acta de visita a los talleres de los creadores
318. Vales de entrega de la producción terminada a la filial
319. Relación entre la materia prima entregada y la producción
terminada.
320. Documento que acredite que el taller está ubicado en la propiedad
del creador
321. Certificación de que no tiene personal subcontratado
55
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
Tienda Tema
322. Mercancías exhibidas para la venta con precio de venta (10%) en
ambas monedas y el código.
SÍ
323. Carta de autorización para la compra de materias primas por
personal autorizado.
324. Autorización de depósito del modelo de facilidad artística en caja por
personal autorizado.
325. La materia prima debe pasar por el comité de contratación de la filial
en ambas monedas para la aprobación de la compra
326. Modelo de compra descentralizada en CUC
327. Modelo de compra descentralizada en MN
328. Vales de Ventas con No del RC, Nombre y Firma del creador
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Portadores energéticos
329. Se comprueba la efectividad del control interno en el tema
Combustible y Otros Portadores Energéticos, considerando lo
siguiente:
Cuenta con un Plan de Ahorro Energético y se analiza en el
Consejo de Dirección el cumplimiento de ese plan, quedando
evidencia en las actas levantadas.
Todos los equipos poseen sus normas de consumo específicas
y se analizan con perioricidad y sobre la base de pruebas de
consumo.
56
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Existe evidencia documental de las acciones de control y
supervisión que realizan a la adquisición de combustibles.
Existe correspondencia entre los datos del modelo 5073-03
“Balance de consumo de portadores energéticos” y los registros
primarios de combustible y hay contrato firmado entre las partes
en caso de haber equipos de transporte que no forman parte de
los Activos Fijos Tangibles de la entidad.
Están establecidas normas de consumo para todos los equipos
y la periodicidad en que se revisan, a fin de mantenerlas
actualizadas, utilizándose estas para el control del consumo de
combustible a los medios de transporte.
Hay correspondencia entre la información contenida en las
Cartas Porte y las Hojas de Ruta, referido a: horario de
recepción y entrega de las cargas, las distancias recorridas y el
combustible consumido.
En caso de que exista algún vehículo con el odómetro roto, se
verifica que se esté trabajando con la Tabla de Distancia de
recorridos.
Se entrega combustible solamente a vehículos que se
encuentren funcionando y las tarjetas magnéticas se custodian
en la caja de seguridad o en el área que se decida por la
entidad.
Existe un adecuado control de la entrega y devolución de las
tarjetas prepagadas en caja y hay documento firmado por las
personas que las reciben y entregan.
Hay documento que autorice la compensación y autorización del
combustible a vehículos privados.
Se controlan las Hojas de Ruta y se analiza el kilometraje.
En los casos donde se utiliza Sistema de Posicionamiento
Global (GPS) en los vehículos, comprobar la correspondencia
con las Hojas de Ruta la distancia recorrida, el combustible
consumido y en los casos que proceda, verificar la carga física
real con respecto a la reflejada en los documentos.
SÍ
57
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
La persona encargada del control de las tarjetas, tiene un listado
de las personas autorizadas a la recogida de las mismas y sus
asignaciones.
Para la adquisición de combustible son entregadas las tarjetas
por el encargado del control, mediante un documento que
permita exigir la responsabilidad material si procede, de acuerdo
con la legislación vigente.
Se entregan los comprobantes que avalen el consumo total de
combustible al final de cada mes y estos están firmados al dorso
por el chofer del vehículo y contiene el número de chapa del
auto que fue serviciado.
Se liquida el consumo de combustible dentro del mes y
mediante los vales que emiten los servicentros o por documento
de entrega-liquidación que confeccione la entidad, al que se le
adjunta dichos vales.
Los modelos registro de control de tarjetas prepagadas de
combustible y de entrega-liquidación de combustible, contienen
los datos de uso obligatorio que establece la legislación vigente.
Existe un contrato que ampare la utilización del Grupo Electrógeno,
el cual está firmado por la entidad montadora y la inversionista.
330. Existe correspondencia entre los datos del modelo 5073-03 “Balance
de consumo de portadores energéticos” y los registros primarios de
combustible.
SÍ
331. Se aplican y controlan los Portadores Energéticos según los
Modelos
P-1, P-2 y P-3, dejando copia de los resúmenes mensuales.
332. Poseen Plan de Medidas de Ahorro y se analizan en los Consejos
de Dirección y Reuniones Sindicales.
333. Se entrega combustible solamente a vehículos que se encuentren
funcionando.
58
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
334. Las tarjetas magnéticas de combustibles se custodian en la caja
fuerte o en el área que se decida por la entidad.
SÍ
335. Existe un adecuado control de la entrega y devolución de las tarjetas
magnéticas en caja y hay documento firmado por las personas que
las reciben y entregan.
336. Hay documento que autorice la compensación y autorización del
combustible a vehículos privados.
337. Se ha habilitado un registro de control de tarjetas prepagadas para
combustible.
338. Están definidas por escrito las personas autorizadas a realizar la
carga de las tarjetas.
339. Existe una persona encargada del control de las Tarjetas
Prepagadas para Combustible.
340. La persona encargada del control de las tarjetas, tiene un listado de
las personas autorizadas a la recogida de las tarjetas y sus
asignaciones.
341. Las tarjetas prepagadas para la adquisición de combustible son
entregadas por el encargado del control, mediante un documento
que permita exigir la responsabilidad material si procede, de acuerdo
con la legislación vigente.
342. Se cuenta con un listado actualizado del combustible asignado a
cada tarjeta.
343. Los autos particulares en la modalidad de compensados, se rigen
bajo el mismo procedimiento establecido en la legislación vigente
para los autos estatales en cuanto al combustible.
59
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
344. Se entregan los comprobantes que avalen el consumo total de
combustible al final de cada mes y estos están firmados al dorso por
el chofer del vehículo y contiene el número de chapa del auto que
fue serviciado.
345. Existe evidencia documental de las acciones de control y
supervisión que se realicen a la adquisición de combustibles.
SÍ
346. Se liquida el consumo de combustible dentro del mes y mediante los
vales que emiten los servicentros o por documento de entregaliquidación que confeccione la entidad, al que se le adjunta dichos
vales.
347. Los modelos registro de control de tarjetas prepagadas de
combustible y de entrega-liquidación de combustible, contienen los
datos de uso obligatorio que establece la legislación vigente.
348. Se actualizó el Plan de Prevención a partir de las deficiencias e
irregularidades detectadas en este tema.
349. Se prevén posibles manifestaciones y medidas en el Plan de
Prevención a partir del análisis de causas y condiciones.
350. Los documentos de entrega y recepción están debidamente foliados
y controlados.
351. Se aplica el procedimiento de combustible según la Ley 60.
Transporte
352. Hay contrato firmado entre las partes en caso de haber equipos de
transporte que no forman parte de los Activos Fijos Tangibles de la
entidad.
353. Consta en el contrato firmado entre las partes en los casos de
equipos de transporte que no forman parte de los activos de la
entidad, cuál de ellas entrega el combustible, así como la cifra a
entregar.
60
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
354. Están establecidas normas de consumo para todos los equipos y la
periodicidad en que se revisan, a fin de mantenerlas actualizadas.
SÍ
355. Hay correspondencia entre la información contenida en las Cartas
Porte y las Hojas de Ruta, referido a: horario de recepción y entrega
de las cargas, las distancias recorridas y el combustible consumido.
356. Se aplican las normas de consumo de combustible a los medios de
transporte, para analizar el comportamiento del consumo de
combustible.
357. Hay correspondencia entre el consumo de combustible y el parque
de vehículos asignados a la entidad.
358. En caso de que exista algún vehículo con el odómetro roto, se
verifica que se esté trabajando con la Tabla de Distancia de
recorridos.
359. Se controlan las Hojas de Ruta y se analiza el kilometraje.
360. Se mantienen actualizados el control de Inventario del Parque
Automotor por tipo, marca, modelo, años y su estado técnico
361. Existe correspondencia entre el control del Parque de Vehículos, el
control de Medios Básicos en Contabilidad y el Registro
Vehículos de la PNR (Transito)
362. Tienen confeccionado los Expedientes Técnicos de los vehículos
acorde al subsistema de transporte, se le habilita con los
documentos :
Factura o vale de entrega, cambios de motor, circulación, somatón u
otros.
Se controlan a través del expediente:
Reparaciones y mantenimientos, el cambio de agregados, baterías,
neumáticos, piezas y otros medios asignados.
61
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Se registra en el mismo: Consumo de combustible, aceite, Km.
recorridos.
Se anexan documentos de:
Control de Prueba del Litro
Inspección Técnica
363. Los equipos de transporte de carga y transporte de pasajeros
cuentan con la Licencia Operativa que los ampara para ello.
SÍ
364. Los vehículos de transporte tienen actualizada la Inspección
Técnica del MITRANS (Somatón) y están controladas y planificadas
las mismas según documento.
365. Están asegurados todos los vehículos que así lo requieren. Están
actualizados los pagos del seguro.
366. Se realiza Prueba del Litro dejando prueba documental en el
Expediente del equipo.
367. Se tramita según lo establecido los vehículos que causan baja
técnico-económica con el Registro de la PNR con el Control de
Medios Básicos de la Entidad.
368. La Entidad efectúa chequeo físico e inspecciones periódicas a los
vehículos dejando constancia documental sobre los resultados y
registrado en los expedientes de cada uno, se trabaja según los
resultados de cada uno.
369. Poseen Planificación del Mantenimiento para el año y se da
cumplimiento al mismo de forma adecuada.
370. Tienen personal autorizado para realizar trámites en tránsito.
371. Poseen elaborados expedientes de los autos vinculados.
62
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
372. Los conductores de los vehículos conocen y están prevenidos de las
causas que pueden motivar el decomiso del vehículo.
SÍ
373. Se controlan los lugares de parqueos estatales o establecimientos
oficiales de los vehículos estatales de la Entidad. Poseen el
documento de Parqueo Permanente o Eventual que lo autoriza.
374. Poseen Manual de Procedimientos Internos para la actividad de
transporte según orientaciones de la Casa Matriz
375. Realizan y controlan en Inventario de neumáticos, baterías y
equipos de música
Seguridad y protección
376. Manual de Procedimientos de Seguridad y Protección.
377. Elaborado y actualizado el plan de seguridad y protección física
conforme a lo establecido legalmente. (Resolución 2 del MININT el
cual es CONFIDENCIAL). Estudio de los Riesgos.
378. Funcionamiento del sistema de sellaje. Registro de Control de los
sellos. En cada Dpto. Deben haber 2 sellos como mínimo.
379. La presencia del llavero Central donde se conservan las llaves de
los locales y Departamentos para casos de emergencias y el Nivel
de Acceso al mismo firmado por el Director.
380. Comprobar los Niveles de Accesos a los locales, Almacenes, Caja
de Pago de los trabajadores, otras áreas que lo requieran (Puntos
vitales y Áreas Reservadas)
381. Señalización del voltaje en los tomacorrientes, en los cuartos de
electricidad, plantas eléctricas y compresores ¨PELIGRO ALTO
VOLTAJE¨
382. Protección de los aires acondicionados. Su instalación no puede ser
directa a la red eléctrica.
63
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
383. Condiciones de los Almacenes para su función en cuanto a
seguridad, iluminación, espacio, las instalaciones eléctricas no
deben pasar por encima de la mercancía. El área de Despacho debe
estar bien delimitada del área de almacenamiento. Enrejado, medios
contra incendios. Documentos de Seguridad y Protección.
384. Las medidas de seguridad con las cajas fuertes, su enrejado y
anclaje. Debe tener la abertura para efectuar el pago y el nivel de
Acceso al mismo firmado por el Director.
385. Plan de Evacuación de Incendios y Plan Contra Incendios, Brigada
Contra Incendios capacitada y acreditada por el comando de
Bomberos, extintores, Actas de inspección de los Bomberos.
386. Actas de cooperación con los Centros aledaños para casos
excepcionales de catástrofes, disturbios, etc.
SÍ
387. Plan Contra Disturbios y Contingencias.
388. Norma de control para la información Clasificada (Secretaria del
Director) Registros de Control de la información
389. Fuerza y medios de protección de las instalaciones. Alarmas, Grupo
de Seguridad interna, Servicios de SEPSA, SEPROT, etc.
390. Libro de control del delito y afectaciones originadas por catástrofes,
clima o hechos de contrarrevolución.
391. Funcionamiento de la Guardia Obrera.
392. Plan de Prevención Contra el Delito, las ilegalidades y las posibles
manifestaciones de corrupción por la Resolución 013 MAC.
393. Plan de Seguridad Informática clasificado como LIMITADO
64
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
394. Recepción: Reglamento para las Recepcionistas, Guía telefónica
interna y Teléfonos de Urgencias, Libro de Control de Visitantes,
Solapín de los visitantes, Llave del Llavero Central con el Nivel de
Acceso. Indicaciones para la Guardia del Agente y libro de
Incidencias.
395. Recorrer el exterior de la entidad y ver la seguridad de los locales en
sus ventanas, aires acondicionados, techos, patio, etc.
SÍ
396. Los Objetivos subordinados a las Filiales y Centros Nacionales
deben tener los documentos de Seguridad y Protección (Galería,
Talleres, Almacenes, etc.)
397. Los trabajadores deben estar identificados con su Solapin a los
Contratos se le hará un PASE PROVISIONAL.
398. Base Legal de Seguridad y Protección (Leyes, Resoluciones,
Indicaciones, Reglamento, entre otros de interés)
399. Copia de los informes trimestrales, semestrales y anuales
archivados.
Almacenes de insumo y materiales
400. Tienen certificados los medios de medición
401. Las tarjetas de estivas están actualizadas y colocadas junto a los
productos y coinciden con las unidades existentes.
402. El almacén con el listado con los cargos y nombres del personal
con acceso.
403. Están establecidos los nombres, cargos y firmas del personal
autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
65
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
404. Existen las firmas de las actas de responsabilidad material.
SÍ
405. El almacén cuenta con las condiciones de seguridad orden y
limpieza requerida.
406. Cuentan con los medios de protección.
407. Existencia del plan de prevención.
408. Ubicación de los productos inflamables en el almacén.
409. Objetivos de trabajo y los riesgos.
410. Seguridad del Almacén.
411. Existe control de los números consecutivos en:
Vales de Solicitud de Entrega
Vales de salida
Transferencias
412. Se realiza según Plan Inventario 10% mensual y se deja constancia.
413. Esta actualizado el Inventario Anual.
414. Existe control de los Medios Básicos del Almacén.
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
415. Se plasman todos los datos establecidos y firmas en los documentos
de entrega, devolución, recepción y transferencia.
SÍ
416. Se lleva control de las transferencias entre Filiales y Casa Matriz.
Aspectos generales de la Administración
417. Poseen control de hospedaje, pasaje y alimentación de los
visitantes.
418. Control del Pago de servicios por VIAZUL y ASTRO
SUBDIRECCIÓN DE RRHH
Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos
419. Tienen los procedimientos, las políticas y prácticas en la gestión de
los recursos humanos para el reclutamiento, selección y aprobación
del personal.
420. Se conservan las actas de conformación de los órganos de justicia
laboral de base, y las correspondientes a las asambleas con los
trabajadores para el análisis de la eficiencia.
421. Está elaborado y se cumple un programa de salud y seguridad de
los trabajadores.
422. Está elaborado y se cumple el procedimiento de acogida a nuevos
trabajadores.
423. Relaciones de familiaridad:
Realizado el levantamiento de relaciones de familiaridad y en
este se encuentran identificadas las relaciones que afectan la
contrapartida.
Está elaborado y se cumple el plan de acción para dar solución
a las relaciones de familiaridad cuando se afecta la
contrapartida.
67
NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
424. Están elaborados los planes individuales de capacitación y
desarrollo de los trabajadores, a partir de la determinación de las
necesidades y los resultados de las evaluaciones.
425. Los planes mencionados en el punto anterior, se integran en el plan
de Capacitación y desarrollo de la entidad.
SÍ
426. Se desarrollan actividades de capacitación en las diferentes áreas,
en función de las deficiencias y aspectos que conspiran contra la
calidad del trabajo el cumplimiento de las funciones asignadas y los
objetivos y metas de la entidad.
427. Se tiene definido algún mecanismo para la preparación de los
trabajadores en materia de control interno.
428. Están establecidos los requisitos de idoneidad que deben cumplir los
diferentes cargos.
429. Se realiza la evaluación de los dirigentes, técnicos, administrativos,
de servicios y operarios.
(Verificar que exista correspondencia entre las funciones del cargo,
el contenido y el plan de trabajo. Además que la evaluación sea una
fotografía detallada del trabajador)
430. Está constituido el Comité de Ingreso.
431. Hay evidencia del funcionamiento del Comité de Ingreso.
432. La estructura organizativa permite el logro de los objetivos de la
entidad y la aplicación de los controles pertinentes.
433. Se mantienen actualizados los documentos relativos a:
Plantilla aprobada y cubierta;
(Verificar que exista correspondencia de cargos, grupo escala y
nomenclatura del cargo)
Estructura organizativa;
68
NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Contenido de los puestos de trabajo.
(Muestrear planes de trabajo, evaluaciones del desempeño con los
contenidos)
Convenio Colectivo de Trabajo
(Que esté diseñado acorde a las características de la entidad)
SÍ
Reglamento Disciplinario Interno
Expediente laboral del trabajador y las hojas resumen.
434. Acta de elección de los Órganos de Justicia Laboral de Base.
435. Acta de creación del Comité de Ingreso o del órgano similar con
diferente denominación.
436. Los cuadros, dirigentes, funcionarios y trabajadores designados
cuentan con las resoluciones de nombramientos.
437. Existe proyección de la entidad referente a la plantilla de cargos en
función de las nuevas estrategias económicas del país
438. Posee la entidad control del proceso de redimensionamiento laboral
(En este aspecto se debe chequear que la entidad haya realizado
balances de carga y capacidades función de determinar los
trabajadores no necesarios)
439. Existe una adecuada relación jerárquica entre los puestos.
440. Los puestos de trabajo están diseñados correctamente.
441. Cuenta la entidad con un registro de personal donde se controlan los
aspirantes interesados en ingresar a la entidad para ocupar cargos.
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
442. Cuenta la entidad con un procedimiento documentado para el
proceso de selección de los trabajadores.
SÍ
443. Se cumple con las prioridades a tener en cuenta, en el proceso de
selección, en correspondencia con la política de empleo aprobada.
444. Está elaborado el programa de acogida a los nuevos trabajadores,
que garantice su iniciación laboral y desarrollo.
445. Se cumple con lo establecido en la legislación, con respecto al
período de prueba, para evaluar que el trabajador posee la
idoneidad y competencia para el desempeño del cargo que aspira a
ocupar.
446. Se cumplen las normativas establecidas para la contratación del
personal.
447. Se cumplen todas las indicaciones referente a los Desfiles de Moda
(Sistema de contratación, formas d e pago, como se consideran
para el promedio de trabajadores)
448. Está elaborado y aprobado, por el nivel correspondiente, el
Reglamento donde se definen los trabajadores y áreas que abarca
el sistema de estimulación material que se utiliza y el procedimiento
para su aplicación.
449. Reglamentos de la estimulación material y moral.
450. Tienen establecidos manuales y procedimientos para los procesos,
subprocesos y actividades que ejecutan teniendo en cuenta las
normativas emitidas por los órganos reguladores y las
particularidades propias de la entidad.
451. Se cumplen las regulaciones establecidas en los manuales y
procedimientos.
452. Se mantiene actualizado el Registro de Contratos
(Verificar que exista coincidencia entre la suma del p-4, el registro
de contratos y el promedio de trabajadores)
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
453. Cuenta la entidad con un
Plan de Vacaciones diseñado
correctamente
(Verificar que se haya tenido en cuenta los saldos acumulados al
cierre del año para realizar la planificación; que exista la solicitud del
jefe inmediato para el disfrute)
454. Existen trabajadores con exceso de vacaciones en el submayor
SÍ
455. Existe abuso de la facultad discrecional Art. 91 de la ley 49/85
456. Posee la entidad los Sistemas de Pago aprobados y sus
Reglamentos
457. Exista evidencia del análisis de la efectividad de los sistemas de
pago aplicados
458. Se cumple el Reglamento del Sistema de Estimulación
459. Existe evidencia del otorgamiento del CPL
460. Se cumple el Reglamento del sistema de pago de CUC por
sustitución de la jaba de aseo.
461. Existe control de los Indicadores de Trabajo y Salarios
462. Están identificados los riesgos que afectan el cumplimiento de los
objetivos y metas de la entidad, por cada proceso, subproceso y
actividad.
463. Está elaborado el Plan de Medidas para la Prevención de
Indisciplinas, Ilegalidades y Manifestaciones de Corrupción (Plan de
Prevención).
464. Se revisa el cumplimiento de las medidas del Plan de Prevención
en la fecha en que corresponde su verificación.
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
465. Está realizado el levantamiento de las relaciones de familiaridad y
en este se encuentran identificadas las relaciones que afectan la
contrapartida.
466. Se ha elaborado el plan de acción para dar solución a las relaciones
de familiaridad cuando se afecta la contrapartida.
SÍ
467. Existe un plan de rotación, de forma consciente, del personal que
tiene a cargo las tareas con mayor probabilidad de comisión de
irregularidades.
468. Están establecidos indicadores para medir el desempeño del
personal.
469. Está elaborado e implantado el Manual de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
470. Existe el Levantamiento de Riesgos y programa de prevención,
relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
471. Existe evidencia del control de las medidas emanadas del
Levantamiento de Riesgo
472. Existe Plan de capacitación y desarrollo en materia de Seguridad y
Salud del trabajo.
473. Existe evidencia del cumplimiento el Plan mencionado en el aspecto
anterior
474. Existe separación de funciones entre la persona que controla el
tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la
que la registra.
475. Se realiza el movimiento de nóminas para la preparación y pago de
las nóminas y estos se controlan mediante el modelo Control de
Datos de Nómina.
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
476. Tienen implementado el Control de Asistencia de los trabajadores y
de las incidencias relativas al cumplimiento de la disciplina laboral.
SÍ
477. Se realiza el descuento de las impuntualidades según lo establecido
en la legislación vigente.
478. Se informa al Área de Contabilidad por el Área de Personal la
solicitud de las vacaciones, el importe de los descuentos, así como
los pagos a efectuar por conceptos de licencias o subsidios, a través
del modelo de Notificación de Vacaciones, Deducciones
479. La información que se reporta en la Prenómina es coincidente con
las incidencias reportadas en el control de asistencia y la notificación
de vacaciones, deducciones, licencias y subsidios, según
correspondan, que han tenido los trabajadores en el periodo.
480. Mostrar evidencia el control del pago de Horario Irregular
481. Se paga correctamente la nocturnidad
482. Se efectúan correctamente los cálculos de la seguridad social
483.
Está actualizado el Registro de Salarios y Tiempo de Servicios.
484. Se hacen las anotaciones en el SNC 2-25 correctamente
485.
Los modelos que tienen relación con la Nómina contienen los datos
obligatorios que establece la legislación vigente. Dichos modelos
son:
SC-4-01-Control de Datos de Nóminas.
SC-4-02-Movimiento de Nóminas.
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NO
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OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
SC-4-03-Control de Asistencia.
SÍ
SC-4-04-Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y
Subsidios.
SC-4-05-Prenómina.
SC-4-06-Nómina.
SC-4-08-Registro de salarios y tiempo de servicio.
SC-4-09-Certificación de años de servicios y salarios devengados.
Indicadores de rendimiento y de desempeño
486. Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para
medir el desempeño del personal.
487. Existen y se cumplen los procedimientos escritos de cómo aplicar
los indicadores de rendimiento y de desempeño.
Rotación del personal en las tareas claves
488. Existe un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas
con mayor probabilidad de comisión de irregularidades.
489. Existe evidencia documental de la rotación sistemática del personal
en dichas tareas.
490. En el caso de contar con pocos trabajadores y dificultarse el
cumplimiento de esta norma, se aumenta la periodicidad de las
acciones de supervisión y control.
INVERSIONES
491. Se comprueba la efectividad del control interno en el tema de
Inversiones, teniendo en cuenta de proceder lo siguiente:
La entidad posee el Plan de Inversiones para cada año.
En el caso de tratarse de una inversión nominal de la rama
productiva, la entidad cuenta con el estudio de factibilidad
técnico económico.
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Para la realización del estudio de factibilidad:
Se realiza el Pliego de Concurrencia, con la participación como
mínimo de tres suministradores o proveedores.
Se cuenta con el documento que acredite su aprobación por el
Ministerio de Economía y Planificación.
Se desglosa por componentes y se define la fuente de
financiamiento.
El Estudio de Factibilidad se basa en la documentación técnica
del proyecto elaborada a nivel de ingeniería básica o
anteproyecto.
Los gastos incurridos en la fase de Preinversión pasan a formar
parte del costo total de la inversión en el componente Otros
Gastos.
Existe correspondencia entre el presupuesto que aparece
reflejado en el Estudio de Factibilidad y el de la obra.
Las condiciones y términos de facturación de los proyectos son
las acordadas en el contrato entre el Inversionista y el
Proyectista.
Se llenan correctamente las cartas límites y se actualizan
teniendo en cuenta las salidas de los materiales según el vale
de entrega.
Los pagos que se realizan, provienen de la cuenta Efectivo en
Banco-Inversiones.
Después de concluida la inversión, los activos fijos están
registrados por su valor en la cuenta control correspondiente.
La certificación de Avance de Obra emitida por el constructor
está firmada por el inversionista directo, como constancia de su
aprobación a los trabajos reportados y a los precios
establecidos.
El que es designado como inversionista directo, revisa y
aprueba los documentos por compras de materiales, equipos y
activos fijos tangibles y por la contratación de proyectos,
asistencia técnica y otros gastos del proceso inversionista.
SÍ
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NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Cuenta con los cheques que mensualmente se certifican los
gastos incurridos en la ejecución de inversiones con medios
propios y su contabilización correctamente.
Las reparaciones que se ejecutan están autorizadas.
Existe evidencia de que periódicamente se verifica, por el área
de contabilidad y a pie de obra con el inversionista, si los
reportes contabilizados se corresponden con el valor de los
trabajos realizados y se evalúan los resultados de la inversión.
Se le informa al Órgano u Organismos al que se subordina y al
Ministerio de Economía y Planificación, el comportamiento del
proceso de inversión desde la planificación hasta la evaluación
de resultados y cumplimiento de lo regulado al respecto.
COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SUBDIRECCIÓN GENERAL
Sistema de información, flujo y canales de comunicación
492. Implementado un sistema para la gestión de la información que
garantice:
La elaboración del diagrama del flujo de la información de la
entidad, definiendo el emisor, receptor, canales de
comunicación, frecuencia, formato, almacenamiento y soporte
de los documentos y bases de datos relevantes.
Clasificada la información oficial de la entidad, identificando su
contenido, períodos de conservación y otros aspectos
específicos.
Determinar los accesos a la información.
493. Verificar que la entidad cuenta y cumple con el programa de
comunicación institucional que defina el contenido informativo, su
origen, destino y periodicidad, y posibilite en lo fundamental con su
gestión:
Desarrollar cohesión, armonía e implicación de todos los
trabajadores.
Fortalecer identidad e imagen interna y externa que dé
respuesta a políticas institucionales.
SÍ
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NO
NP
OBSERVACIÓN
No.
Aspectos a Verificar
Incrementar economía, eficiencia y eficacia de los recursos,
potenciar el sentido de pertenencia y desarrollar valores éticos y
de la cultura organizacional.
494. El sistema para la gestión de la información logra que la
comunicación descendente, facilite que los trabajadores conozcan y
entiendan los principios y metas de la organización.
495. El sistema para la gestión de la información logra que la
comunicación ascendente, permita la mejora continua de la
organización al retroalimentarse de la opinión de los trabajadores.
496. El sistema para la gestión de la información logra que la
comunicación horizontal, garantice la ágil y rápida respuesta de los
problemas que se presentan en los diferentes procesos y fortalece el
trabajo en grupo y el desarrollo de la inteligencia colectiva.
Contenido, calidad y responsabilidad
497. Están definidos los responsables de la información y comunicación
en la entidad.
SÍ
498. Se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de la
información relevante, su organización y conservación, que permita
ser auditada.
499. Existe una adecuada disciplina informativa que garantice el
cumplimiento de lo establecido para el sistema informativo y el
intercambio entre sus integrantes.
Rendición de cuentas
500. Aplica su entidad las buenas prácticas para el tratamiento de la
evidencia documental prevista en la legislación archivística cubana y
las normas del sistema de gestión documental que permita, de
forma transparente y responsable la rendición de cuenta de los
cuadros y funcionarios.
501. Los cuadros y funcionarios informan de forma integral acerca de la
probidad de su gestión y toma de decisiones.
502. Existe un cronograma con las fechas de las rendiciones de cuenta.
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NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
503. Después del análisis detallado de la rendición de cuentas, se guarda
el acta.
SÍ
504. En la rendición de cuenta se incluyen aspectos fundamentales
relacionados con:
El uso, custodia y destino de los recursos.
La evaluación del cumplimiento de los objetivos y metas.
Las incidencias ocurridas.
La situación financiera de la entidad.
Actuación y conducta ética.
COMPONENTE SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control interno
505. El sistema de control interno implementado se corresponde con los
principios y características que se refrendan en la Resolución No.
60/11 de la Contraloría General de la República.
506. Adecuada la Guía de Autocontrol General a las condiciones y
características de la entidad.
507. Analizados los resultados de las acciones de control interna y
externas con los trabajadores y se elaboró del plan de medida
correspondiente.
508. Se realizan periódicamente autoevaluaciones del sistema de control
interno y se deja evidencia documental de su análisis con los
trabajadores.
509. Realizan los trabajadores el control permanente sobre las
actividades que ellos mismos llevan a cabo.
510. Se controla la aplicación del Sistema de Control Interno en las
unidades subordinadas.
511. Conformado el expediente de las acciones de control de acuerdo
con la legislación vigente.
512. Existen auditores internos en la entidad y han elaborado un plan de
auditoría interna que se cumple.
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NP
OBSERVACIÓN
No. Aspectos a Verificar
513. Se logra medir el impacto sobre el control y cumplimiento de las
tareas, constatando mayor calidad, motivación y mejores resultados
de trabajo, producto del cambio en la mentalidad de los directivos en
cuanto al desarrollo de sus funcionen a partir de la implementación y
actualización del modelo de gestión económica aprobado en los
Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la
Revolución.
Comité de prevención y control
514. Constituido el Comité de Prevención y Control, presidido por el jefe
máximo de la entidad, mediante un documento legal.
515. La composición, permanencia y periodicidad de las reuniones, del
Comité de Prevención y Control están definidas por la máxima
autoridad, mediante evidencia documental, así como el cronograma
de reuniones y de los temas tratados, acuerdos adoptados y su
seguimiento en las sesiones de trabajo.
Se conservan las actas y acuerdos como evidencia de los análisis
realizados.
516. Se analizan con la rigurosidad requerida los casos de indisciplinas,
ilegalidades y presuntos hechos delictivos y de corrupción. Se
aplican las medidas disciplinarias pertinentes.
517. Los hechos o conductas que pueden ser constitutivas de delitos, se
dan a conocer a las autoridades correspondientes,
independientemente de la medida disciplinaria que se decida
imponérsele al infractor.
SÍ
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OBSERVACIÓN