del Registro Mercantil Cómo registrar la apertura de una agencia de

Cómo registrar la aperturaServicios
de una agencia
de sociedad
nacional
delegados
por el Estado
GUÍA
del Registro Mercantil
Cómo registrar la apertura de una
agencia de sociedad nacional
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INFORMACIÓN GENERAL
¿Qué es una agencia?
Es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad, una empresa unipersonal, o por una sociedad unipersonal o
pluripersonal dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, cuyo
administrador carece de facultades para representar legalmente a la sociedad. Comúnmente a las agencias se les llaman
tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.
¿Qué es la matrícula mercantil?
Es una obligación legal que tienen todos los comerciantes y que consiste en el registro de la agencia en la Cámara de
Comercio del lugar donde va funcionar, a través de un formulario de Registro Único Empresarial y Social - RUES especial
donde se consignan datos importantes de la sociedad y de la agencia como su dirección, teléfonos, actividad económica
y situación financiera, entre otros.
¿Dónde debe matricularse y registrarse?
La agencia debe presentar la solicitud de matrícula y de registro de los documentos de apertura en la Cámara de Comercio
con jurisdicción donde va a desarrollar su actividad
Anexar el Formulario de Registro Único Empresarial y Social - RUES.
¿Cuándo debe matricularse?
La agencia debe matricularse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura (art. 31 C de Co).
¿Cómo efectuar la inscripción y la matrícula de la agencia?
Para inscribir y matricular una agencia, allegue los documentos relacionados a continuación y tenga en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Remitir acta donde conste la decisión de apertura de la agencia que debe provenir del órgano social competente, sea éste
la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con los estatutos sociales. El acta debe estar
autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público. (Se sugiere
consultar la Guía No. 19, elaboración de actas).
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Entregar copia auténtica del documento donde se realizó el nombramiento del administrador o factor de la agencia y las
facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo. También se podrá enviar
copia auténtica del contrato de preposición.
Hacer entrega de certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal.
Anexar el Formulario RUES.
Es necesario diligenciar por lo menos la siguiente información:
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Nombre de la agencia (verificar Homonimia en el RUES).
Nombre completo de la entidad propietaria de la agencia, de acuerdo como figura en certificado de existencia y
representación.
Información de la dirección comercial.
Información de la dirección de notificación judicial.
Actividad mercantil.
Información correcta de los códigos CIIU.
Valor de los activos de la agencia.
Tenga en cuenta al presentar el formulario:
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Que esté firmado por el representante legal, o administrador o factor de la agencia o su apoderado, anexando poder.
Que esté completo, sea legible y no contenga tachones ni enmendaduras.
Si encuentra alguna duda sobre el correcto diligenciamiento del formulario antes mencionado, consulte con el Asesor
Especializado en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá, quién le guiará.
Realice los siguientes pagos
• Cancele el valor de los derechos de inscripción por el acto que decretó la apertura de la agencia, del contrato de
preposición, según el caso.
• Cancele el valor de los derechos por la matrícula mercantil de la agencia, los cuales liquidará el cajero, con base en el
activo que se declare en el formulario de la agencia.
• La inscripción del documento donde se decreta la apertura de la agencia causa, adicionalmente, un impuesto de
registro a favor del departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá, el cual se cobra como un acto sin
cuantía.
Este rubro no se causará:
• Si se aportaron bienes inmuebles a los activos de la agencia. En este caso debe anexar fotocopia del recibo que
acredite la cancelación del impuesto de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos o la constancia de
inscripción (Folio de matrícula inmobiliaria) de la escritura pública en cualquiera de los inmuebles que hacen parte de
los activos de la agencia.
• Si el documento fue inscrito en la Cámara de Comercio donde funciona la casa principal, por lo que debe remitir copia
del recibo de pago del impuesto de registro del documento de apertura.
Tenga en cuenta que
La falta de alguno de los documentos antes enunciados, la falta del formulario o su mal diligenciamiento impiden la
radicación de la solicitud.
La falta de uno o más de los requisitos de los documentos antes citados, es causal que impide la inscripción de la agencia
y ocasiona la devolución de los documentos por parte de la Cámara de Comercio.
La falta de pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impide el registro.
Cuando solicite ante el secretario de la Cámara de Comercio la diligencia de presentación personal debe presentar el original
del documento de identificación o la contraseña de primera vez expedida por Registraduría Nacional del Estado Civil.
Consultas
Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de matricular e inscribir la agencia. Aunque no son obligatorias,
sí son importantes para brindarle la información adecuada para el buen funcionamiento de su empresa y el correcto
diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas.
Consulta de nombre (Homonimia):
Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario de Registro Único Empresarial y Social - RUES, presentarlo
en una de nuestras sedes de atención y cancelar los derechos respectivos.
Cómo registrar la apertura de una agencia de sociedad nacional
También lo puede hacer a través de Internet en nuestra página electrónica www.ccb.org.co, Servicios en línea Renovación
de Matrícula Mercantil”. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre
del año inmediatamente anterior.
Nota: Si usted o su sociedad se encuentra inscrito en el Registro Único de Proponentes - RUP, la información financiera debe
coincidir tanto en el registro mercantil como en el RUP.
Consulta de actividad económica:
Identifique el código que le corresponde a la actividad económica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas
internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios. La consulta se puede hacer:
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En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
En nuestra página electrónica “www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa - Servicios en línea Clasificación por actividad económica”.
En la dirección aplica.ccb.org.co/ccbinternet/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx.
Consulta de uso de suelo:
Verifique que la actividad económica se pueda desarrollar en la ubicación (dirección) prevista para la agencia.
Puede realizarla:
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En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
En nuestra página electrónica “www.ccb.org Apoyo Empresarial.
Pasos para crear una empresa”.
En la dirección cae.ccb.org.co/consultas/index.htm.
Consulta de marca:
Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no esté ya registrada. La puede realizar en:
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•
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En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogotá.
En www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa.
En la dirección/cae.ccb.org.co/consultas/index.htm.
Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia la cual
tiene un costo establecido por dicha entidad.
Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios diríjase al abogado de la sede quien le ofrecerá información
sobre este tema.
¿Por qué es importante matricular y registrar la agencia
• Matricular e inscribir la agencia es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros la existencia del
establecimiento. Quiere decir, que si la empresa no matricula e inscribe la agencia que está creando, no existe para los
terceros.
• Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la agencia y los nombres de los administradores
(factores).
• La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la
agencia, como actividad económica y activos.
• Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
• Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes.
• Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
• Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
• Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
• Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.
¿Cuándo debe renovarse la matrícula mercantil de la agencia?
Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se
derivan y evitar sanciones legales.
Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario RUES, presentarlo en una de nuestras sedes de atención
y cancelar los derechos respectivos.
GUÍA del Registro Mercantil
También lo puede hacer a través de Internet en nuestra página electrónica www.ccb.org.co, Servicios en línea Renovación
de Matrícula Mercantil”. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre
del año inmediatamente anterior.
¿Cómo modificar la información de la matrícula o la renovación
Cuando sea necesario modificar alguna de la información contenida en el formulario de matrícula o renovación, debe
solicitarlo por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes, donde debe cancelar el valor de
los derechos autorizados por Ley.
Si lo desea puede utilizar los formatos de modificación de información que gratuitamente le suministra la Cámara de
Comercio de Bogotá, o imprimirlos a través de Internet en www.ccb.org.co. Servicios en línea Formularios en línea.
¿Cómo se cancela la agencia
Existen dos eventos para la cancelación y cierre de una agencia:
•
Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. En este caso, se debe remitir
copia auténtica del acta de la junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva en la que conste la decisión de
cerrar la agencia. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o de un representante legal, o
autenticada ante notario.
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Tenga en cuenta que, para la cancelación y cierre de la agencia, es necesario que se haya renovado la matrícula
respectiva hasta el momento en que se inscribe el acta donde se aprueba dicho cierre
Servicios
en línea CCB
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La Cámara de Comercio de Bogotá tiene un espacio diseñado para que a través de nuestros
Servicios en Línea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:
Renovación de matrícula mercantil
Calculadora valor renovación matrícula mercantil o inscripción ESAL
Consulta para el trámite de actualización de la actividad económica (Código CIIU)
Asistencia virtual para la elaboración de actas, donde podrá resolver todas sus inquietudes a través de un chat en línea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cámara de Comercio de Bogotá
Trámites virtuales para el Registro Único de Proponente (Nuevo)
CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS
Podrá adquirir los siguientes Certificados Electrónicos de las personas jurídicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá:
• Certificado de Matrícula.
•
Certificado de Existencia y Representación Legal.
•
Certificado del Registro Único de Proponentes
•
Certificado Especial Negativo de Libros.
Certificados que pueden ser solicitados en nuestra página web, con total celeridad, seguridad y validez técnica y jurídica,
tanto el mundo físico como en el electrónico.
Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co
“Este documento contiene información y orientaciones de carácter
general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y
documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El presente
texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma.“
Fecha de publicación septiembre de 2013.
Código 827-1