Manual para el Pago de Nómina y Prestaciones

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES
MEXICO
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
IT-DRH-GAP-02
01/09/03
Versión 01
© Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Humanos
Gerencia de Administración de Personal
Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2 piso Col. Escandón.
México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización
expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de
México, S.A. de C.-V., dándole el crédito correspondiente.
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CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
2
2
Alcance
2
3
Referencias
2
4
Políticas
2
5
Responsabilidades
3
6
Definiciones
4
7
Método de Trabajo
5
7.1
Diagrama de Flujo
5
7.2
Descripción de Actividades
6
8
Registros
10
9
Anexos
10
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1. OBJETIVO
Realizar oportunamente el pago de sueldos y prestaciones al personal que labora en las
oficinas centrales del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. dentro del
marco legal establecido en la Ley Federal del Trabajo y demás disposiciones aplicables.
2.
ALCANCE
El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todo el personal que labora en las
oficinas centrales del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V..
3. REFERENCIAS
3.1. Ley Federal del Trabajo
3.2. Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
3.3. Manual de Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
3.4. Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal
3.5. Tabulador de Percepciones Ordinarias para los Funcionarios Públicos de las
Dependencias y sus Equivalentes en las Entidades
3.6. Tabulador de Percepciones Ordinarias para los puestos de Enlace de alto nivel de
responsabilidad del Gobierno Federal
3.7. Tabulador de percepciones para el personal operativo de las dependencias y Entidades
4.
POLITICAS

Las percepciones asignadas a cada puesto están estipuladas de acuerdo a los
tabuladores de sueldos emitidos por la Unidad de Servicio Civil de la Secretaría de la
Función Pública además de las prestaciones establecidas en el Manual de
Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V

Los salarios que perciban los trabajadores por la prestación de sus servicios serán
pagaderos en quincenas vencidas los días 10 y 25 de cada mes

El sueldo será pagado por el Consejo en sus oficinas ubicadas en Mariano Escobedo
No. 550, 5º. Piso, Colonia Anzures, Delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11590 México,
D.F., vía depósito bancario en la cuenta de invernómina que le asigne el Consejo a
cada trabajador, teniendo el trabajador la obligación de firmar los comprobantes de
pago respectivos

El otorgamiento de prestaciones institucionales queda sujeto a lo establecido en el
Manual de Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
vigente y al Contrato Colectivo de Trabajo
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5.

Las prestaciones institucionales se podrán pagar a través de la nómina o mediante
cheque nominativo, según lo determinen la Dirección de Recursos Humanos o la
Dirección de Recursos Financieros

Estas políticas serán complementadas por las establecidas en el Formato “FO-DRHGAP-06 Solicitud de Servicios y/o Prestaciones Institucionales (DRH-05)”
RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Humanos
5.1
5.2
Aprobar esta instrucción de trabajo
Verificar que los sueldos se paguen conforme a las normas y lineamientos
establecidos.
5.3
Autorizar la nómina del personal
Gerente de Administración de Personal
5.4
Elaborar, mantener actualizada y apegarse a las disposiciones contenidas en esta
Instrucción de Trabajo.
5.5
Garantizar que los pagos relativos a sueldos y prestaciones se realicen en tiempo y
forma con apego a la normatividad aplicable
5.6
Dar de alta al personal de nuevo ingreso en nómina, así como identificar el nivel y la
plaza de acuerdo a la solicitud de movimientos de personal presentada por el área
solicitante
5.7
Asignar los sueldos de acuerdo a los Tabuladores Vigentes emitidos por la Unidad de
Servicio Civil de la Secretaría de la Función Pública o en su caso, por la Valuación de
Puestos autorizada por la Subdirección General de Administración
5.8
Aplicar las prestaciones que se especifican en el Manual de Prestaciones de acuerdo
al nivel
5.9
Aplicar descuentos, principalmente aquellos derivados de préstamos de fondo de
ahorro, ISR, faltas, etc.
5.10
Integrar la nómina México
5.11
Recibir nómina y validarla previa conciliación con la información enviada al despacho
5.12
Revisar y firmar la nómina y recabar firmas de visto bueno y de autorización de pago
5.13
Capturar la transferencia electrónica para el pago de la nómina y enviarla en
coordinación con la Dirección de Recursos Financieros
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5.14
Generar solicitudes de pago de nómina y prestaciones por conceptos de sueldos,
fondo de ahorro, prestaciones y obligaciones
Asistente Administrativo
5.15 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo
5.16 Enviar los recibos de nómina mensualmente a los empleados que laboran en las
Oficinas en México
5.17 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en cada
Procedimiento efectuado que así lo requieran
6.
DEFINICIONES
6.1 Personal de Nuevo Ingreso.- Candidato seleccionado por el Subdirector General
correspondiente o su equivalente de la propuesta enviada por el Comité de Servicio
Profesional de Carrera
6.2 Contrato.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre el empleado y el
Consejo de Promoción Turística de México, la relación laboral, conforme a los términos
establecidos en la Ley de Federal del Trabajo.
6.3 DRH.- Dirección de Recursos Humanos.
6.4 DRF.- Dirección de Recursos Financieros.
6.5 GAP.- Gerencia de Administración del Personal.
6.6 AA.- Asistente Administrativo
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7.
METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Pago de Nómina y
Prestaciones México. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento.
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
13.- Verifica la
disponibilidad de las
cuentas generadas al
personal de nuevo
ingreso
Solicitud de Movimiento de
Personal
GAP
1.- Identifica Nivel y
Plaza
14.CapturaTransferencia
electrónica
2.- Asigna sueldos
conforme al tabulador
vigente
15.- Verifica saldo vs
nómina
3.- Aplica prestaciones
conforme al Manual de
prestaciones vigente
16.- ¿ Coinciden ?
NO
17 Identifica y corrige
error
Asistente Administrativo
4.- Realiza corte de las
incidencias del
personal
GAP/DRF
GAP

5.- Aplica Descuentos




Fondo de Ahorro
Seguro de Auto
Incidencias del personal
Seguro de Gastos Medicos
Mayores
Gastos No comprobados
Desccuentos Especiales



Integración de
Nomina
18.- Realiza
transferencia
electrónica
GAP
19.- Solicita pago de
prestaciones y
Obligaciones
Solicitudes de pago
6.- Envía integración de
Prenómina al
Despacho externo para
que elabore la nomina
Nómina
Asistente Administrativo
20.- Recibe y distribuye
recibos de nómina
Oficio de entrega
Prenómina
de recibos
7.- Prenómina para
validación
Oficio de entrega
de recibos
firmado
21.- Recibe Oficio con
respuesta y recibos
firmados
8.- ¿ Hay
correcciones ?
NO
9.- Aprueba prenómina
FIN
SI
22.- Hace correcciones
10.- Recibe Nomina
firmada por la
responsable de la
elaboración en el
despacho
Nominas impresas
5
11.- Recaba firmas de
Visto Bueno, revisión y
autorización de pago
12.- Solicita a la
Subgerencia de
Situación financiera
comprometer recursos
Solicitud de
Pago de Nomina
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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable
Paso
1.
Gerente de
1.1
Administración
de Personal
Asistente
Administrativo
Documento de
Trabajo
Actividad
Identifica nivel y plaza
Recibe solicitud de movimiento de personal, identifica grupo,
grado y nivel salarial y plaza de cada persona de acuerdo a Tabuladores México
Pre nómina.
lo establecido en el contrato contra tabuladores autorizados
2.
Asigna sueldos conforme a tabulador vigente
2.1
Asigna sueldos conforme a niveles de acuerdo a los
tabuladores vigentes emitidos por la Unidad de Servicio Civil
3.
Aplica prestaciones conforme al Manual de Prestaciones
vigente
3.1
Asigna las prestaciones correspondientes de acuerdo al nivel
y a la plaza asignada, estas se especifican en el Manual de
Prestaciones
4.
Realiza corte de las incidencias del personal.
4.1
Detecta las omisiones no justificadas e informa a la Gerencia
de Administración de Personal
5.
Aplica descuentos
5.1
Calcula los descuentos que correspondan, salvo los
impuestos, IMSS e Infonavit
5.2
Fondo de ahorro.- Conforme al Manual de Prestaciones
Gerente de
5.3
Administración
de Personal
Recuperación de prestamos o gastos no comprobados.- Lo
convenido con el trabajador
5.4
Descuento por faltas.- Conforme a los días no laborados y
partes proporcionales del 6° y 7° días
5.6
Descuentos por convenios relativos a adquisición de bienes
y/o servicios del trabajador
6.
Envia integración de pre nómina al despacho externo
para que elabore la nómina
6.1
La información de la pre nómina se envía vía mail al
despacho que elabora la nomina
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Solicitud de
Servicios y/o
Prestaciones
Institucionales.
(Anexo 2)
Manual de
Prestaciones
México
Prenómina
Nómina
Pre nómina
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Responsable
Paso
Documento de
Trabajo
Actividad
7.
Recibe nómina para validación
7.1
Recibe nómina, misma que debe ser validada previa
conciliación con la información enviada
8.
¿Hay correcciones?
Nómina
No, ir al paso 9
Si, Continuar en el paso 9
9.
Aprueba nómina
9.1
Se aprueba nómina vía telefónica
10.
Recibe nómina
elaboración
firmada
por
Nómina
la
responsable
de
10.1
Gerente de
Administración
de Personal 11.
Recibe dos impresiones de nómina y de acumulados,
firmados por la responsable de elaboración
11.1
Firma de revisión y recaba firmas de visto bueno de la titular
de la Dirección de Recursos Humanos y de autorización de
pago por parte del titular de la Dirección de Recursos
Financieros
11.2
Se entrega un ejemplar de la nómina debidamente firmado a
la Subgerencia de Presupuestación
11.3
Se envían los archivos correspondientes a la Subgerencia de
Presupuestación.
12.
Solicita a la Subgerencia de Situación Financiera
comprometer recursos
12.1
Recaba firmas de visto bueno, revisión y autorización
de pago
Nóminas impresas.
Archivo electrónico
(virtual)
Solicitud de pago de
nómina,
Una vez determinado el monto neto a pagar, se solicita el
prestaciones y
compromiso de los recursos a la Subgerencia de Situación
obligaciones
Financiera
(Anexo 1)
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Nómina y
acumulados
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Responsable
Paso
Documento de
Trabajo
Actividad
13.
Verifica la disponibilidad de las cuentas generadas al
personal de nuevo ingreso
13.1
Las cuentas bancarias solicitadas cuando ingresó el
personal, tardan alrededor de 8 días en generarse. Se revisa
el sistema antes de capturar la transferencia para ver si es
posible incluir esas cuentas en la transferencia electrónica
de sueldos
14.
Captura transferencia electrónica
14.1
Capturar transferencia persona por persona
Gerente de
Administración 15.
de Personal
15.1
Verifica saldo vs nómina
¿Coinciden?
16.1
No, ir al paso 17
Si, continuar en el paso 18
17.
Identifica y corrige error
17.1
Se realiza una revisión verificando cada importe capturado
hasta identificar el error y corregirlo
Nómina
Sistema de Banca
Electrónica
Realiza transferencia electrónica de la nómina
Se hace la conexión vía MODEM con el NIP del Director de
Recursos Financieros
Sistema de Banca
Electrónica
Se envía transferencia con el NIP del Director de Recursos
Financieros
19.
Solicita pago de prestaciones y obligaciones
19.1
Elabora solicitudes de pago por los que hayan afectado la
nomina de esa quincena: sueldos, fondo de ahorro,
prestaciones y obligaciones, etc.
Gerente de
Administración
de Personal 19.2
Nómina.
Sistema de Banca
Electrónica
Se verifica que el monto total capturado en el sistema
coincida con el monto neto impreso en la nómina
16.
18.
Gerente de
Administración
18.1
de Personal y
Director de
Recursos
18.2
Financieros
Sistema de Banca
Electrónica
Nómina.
Solicitud de pago de
nómina,
Se recaban las firmas de solicitud y autorización
prestaciones y
respectivamente de los Directores de Recursos Humanos y
obligaciones
de Recursos Financieros y se entregan a la Subgerencia de
(Anexo 1)
Presupuestación
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Responsable
Paso
Documento de
Trabajo
Actividad
20.
Recibe y distribuye recibos de nómina
20.1
Se reciben los recibos de nomina por parte del despacho
20.2
Se elabora oficio para los asistentes de cada Subdirección
General y Homologa a fin de que entreguen los recibos a
cada persona de su área
21.
Recibe oficio con respuesta y recibos firmados
21.1
Se reciben los recibos con la firma de cada empleado, a
través oficio enviado por las asistentes de la Subdirecciones
Generales y Homólogos y los Archiva
Recibos de nómina.
Asistente
Administrativo
Oficio de entrega
Recibos firmados
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Oficio de entrega
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8. REGISTROS
No. de Control
Nombre
Responsable de Conservarlo
Tiempo de
Conservación /
Disposición
FO-DRH-GAP-01
(DRF-02) *
Solicitud de pago de nómina,
prestaciones y obligaciones
Gerente de Administración de
Personal
5 Años/Archivo
muerto
S/N
Nóminas México 2003
(Documentos impresos)
Gerente de Administración de
Personal
5 Años/Archivo
muerto
S/N
Nóminas México 2003
(Archivo Electrónico)
Gerente de Administración de
Personal
5 Años/Archivo
muerto
S/N
Integración de Nóminas México
2003
(Archivo Electrónico)
Gerente de Administración de
Personal
5 Años/Archivo
muerto
S/N
Transferencia Electrónica 2003
Archivos Banca Electrónica
Gerente de Administración de
Personal
1 Años/Archivo
muerto
S/N
Recibos de Nómina
Asistente Administrativo
5 Años/
S/N
Incidencias de personal
(Archivo Electrónico)
Asistente Administrativo
1 Año/
9. ANEXOS
Anexo No.
1
2
Nombre
No. de Control
Solicitud de pago de nómina, prestaciones y obligaciones
FO-DRH-GAP-01
(DRF-02) *
Solicitud de Servicios y/o Prestaciones Institucionales
FO-DRH-GAP-02
(DRH-05) *
* Guía Electrónica de Servicios Administrativos
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10 de 10
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