PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y

PR O C E DI MI E N TO D E RE C LU T AM I EN TO , S E LE CCI Ó N Y CO N T R AT AC I Ó N D E
P E R SO N AL
I.- OBJETIVO: Describir las actividades y responsabilidades en el proceso de Reclutamiento,
Selección y Contratación de Personal, con el objetivo de entregar el mejor servicio a las diferentes
áreas de la organización y cumplir con las directrices entregadas por la Gerencia General de la
empresa, permitiendo incorporar personal idóneo de acuerdo a los requerimientos de las diferentes
posiciones a cubrir, ya sea de carácter permanente y/ o temporal (plazo fijo).
II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
•
No aplica.
III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
a) SOLICITUD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Toda decisión de iniciar un proceso de Reclutamiento y Selección, salvo las excepciones
naturales, deberá estar basada en una visión coherente con el plan de desarrollo de la compañía
y los requerimientos específicos de cada área, además de contar con las respectivas
autorizaciones para iniciar la búsqueda.
La solicitud de Reclutamiento y Selección de Personal deberá ser gestionada por la jefatura
directa del cargo requerido, a través del formulario de “Requerimiento de Personal” (Ver anexo
1), que deberá contener información completa y detallada sobre el perfil del cargo solicitado
(para este fin se puede utilizar, de no haber modificaciones, la información existente respecto a
perfiles de cargo anteriormente definidos). Si la jefatura solicitante lo requiere, podrá contar con
la asesoría de Recursos Humanos para ajustar y clarificar algunos aspectos de este
requerimiento. Dicho formulario deberá contar con la autorización de la Gerencia de la División y,
adicionalmente para los cargos de jefatura y/o para los aumentos de dotación, de la Gerencia
General de ADS Mundo y Gerencia General de Empresas Andina del Sud.
Una vez aprobado el requerimiento deberá ser enviado a Recursos Humanos (Departamento de
Selección y Capacitación), donde se analizará y dará curso al proceso de Reclutamiento y
Selección, siempre y cuando no se encuentren observaciones al respecto. En caso contrario, se
revisará con la jefatura solicitante para lograr los ajustes necesarios.
Si, ocasional o adicionalmente a la base de datos y fuentes de reclutamiento disponibles en el
departamento de Selección y Capacitación, resulta necesario realizar una publicación, ésta será
discutida con la jefatura requeriente, dado que el costo deberá ser asumido por el área
solicitante.
b) RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
El departamento de Selección y Capacitación realizará el proceso de búsqueda, reclutando y
seleccionando a las personas más idóneas para el desarrollo del negocio, considerando su
adecuación al perfil de cargo definido y su potencial de desarrollo. Es política de la empresa no
contratar personal que tenga lazos familiares cercanos con personal de la empresa, así como
tampoco, malas referencias laborales y/o cualquier antecedente que lo invalide para pertenecer a
Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010
Número de versión: 02
Fecha de revisión: 07 de Septiembre de 2010
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la empresa de acuerdo a los requerimientos de la posición. Los casos excepcionales deberán ser
autorizados única y exclusivamente por la Gerencia General de Empresas Andina del Sud, lo
que queda consignado con su firma en la ficha de contratación
Una vez realizado el proceso de Reclutamiento se inicia la Selección del Personal, que incluye
un conjunto de pasos, a través de los cuales se busca identificar si las características del
postulante se adecuan al perfil del cargo y los valores de la empresa. Todo postulante deberá
cumplir con el proceso de Selección definido por Recursos Humanos, independientemente del
cargo, posición y/o condición de permanente o temporal (plazo fijo). Este proceso contará con
evaluaciones técnicas, toma de referencias laborales y entrevista en base al perfil previamente
definido.
Para cualquier requerimiento se evaluará un pool de candidatos, incluyéndose en éste los
sugeridos por el propio solicitante que idealmente, no debe ser considerado como única
alternativa. Cada candidato presentado irá acompañado de un “Informe Psico-laboral” (Ver
anexo 2), y referencias laborales (cuando sea factible su obtención), presentando a la jefatura
solicitante alternativas de candidatos. Esta información es de estricta confidencialidad,
considerándose como falta grave cualquier mal manejo de la misma.
El departamento de Selección y Capacitación ha establecido los siguientes plazos de entrega de
candidatos:
- Profesionales-Ejecutivos: 21 días hábiles;
- Técnico-Administrativos: 15 días hábiles , y
Operativos: 15 días hábiles.
Si durante el proceso de Reclutamiento y Selección se realizan modificaciones al perfil del cargo,
los plazos de entrega se contarán a partir de estas modificaciones.
Si durante el proceso de Reclutamiento y Selección, existe interés por algún candidato que no
cumpla plenamente con las condiciones definidas como indispensables para el perfil de la
posición (Formación académica, experiencia laboral, competencias para el cargo entre otros
aspectos.) se podrá convalidar estas exigencias, mediante un programa de entrenamiento y/o
acreditación de las competencias requeridas para la posición. Este programa deberá ser definido
y autorizado por la jefatura directa del cargo y la gerencia de la división. Dicha autorización
deberá ser comunicada a RRHH vía mail.
En el caso eventual de procesos de Reclutamiento y Selección para zonas fuera de la Región
Metropolitana, estos plazos tendrán un margen de ajuste de acuerdo a las condiciones
particulares de cada proceso, la movilidad de los candidatos y del personal del área de Selección
y Capacitación hacia las distintas zonas.
La jefatura solicitante contará con un plazo máximo de 05 días hábiles para ratificar o rechazar a
los candidatos sugeridos, con el objetivo de no perder candidatos que se encuentran en
búsqueda activa de oportunidades laborales. Si los candidatos enviados no satisfacen los
requerimientos del solicitante, éste deberá comunicarlo por escrito y/o mail a Recursos Humanos
(Departamento de Selección y Capacitación), para revisar el perfil del cargo y reiniciar la
búsqueda de un nuevo grupo de candidatos. Si por el contrario, dentro de los candidatos
presentados se encuentra la persona para la posición requerida, la jefatura solicitante deberá
comunicar su decisión al departamento de Selección y Capacitación, mediante la entrega de la
“Ficha de Contratación” (Ver anexo 3), que incluirá las condiciones formales de contratación
(fecha de ingreso, renta, otros), debidamente autorizadas por los niveles establecidos en el
formulario de “Requerimiento de Personal”, y la Gerencia de Recursos Humanos.
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La comunicación al candidato seleccionado de la decisión de contratación y sus condiciones será
realizada exclusivamente por el departamento de Selección y Capacitación, una vez
recepcionada la “Ficha de Contratación”, no pudiendo la jefatura solicitante ni ninguna otra
persona llevar a cabo dicha comunicación.
c) INDUCCIÓN DE PERSONAL
El personal contratado participará en un “Programa de Inducción” (Ver anexo 5), individual y/o
grupal, que facilite su integración al cargo y a la empresa, elaborado en forma conjunta entre la
jefatura solicitante del cargo y el departamento de Selección y Capacitación.
Además, todo candidato ya sea permanente o temporal (Plazo fijo) que se contrate, deberá
contar con información acerca de su “Descripción de Cargo” (Ver anexo 4), que deberá
elaborarse en conjunto entre la Gerencia de Recursos Humanos y la Gerencia de División
respectiva. El manejo de la documentación derivada de este proceso será de responsabilidad
formal y exclusiva del departamento de Selección y Capacitación.
Posteriormente, se realizará un proceso de seguimiento al contratado que consiste en una
entrevista realizada por el equipo de Selección y Capacitación al contratado, mediante el uso de
la “Ficha de Seguimiento” (Ver Anexo N° 6), y un informe que emite la jefatura, mediante el uso
de la “Ficha de Seguimiento Jefatura” (Ver anexo Nº7). Este proceso se realizará, al menos una
vez, a los 15, 30 y/o 60 días de ingresada la persona a la empresa, con el fin de evaluar el grado
de ajuste al cargo.
Para el personal temporal (plazo fjio), la jefatura directa realizará al término del plazo, un informe
de su desempeño, utilizando la ficha “Evaluación de desempeño personal temporal (plazo fijo)”
(Ver Anexo Nº8), con el objetivo de mantener dicha información en las bases de datos de
Recursos Humanos para futuras contrataciones temporales o permanentes.
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
•
•
•
•
•
•
•
•
Formulario de Requerimiento de personal
Informe psico-laboral
Ficha de contratación
Descripción de cargo
Programa de inducción
Ficha de Seguimiento Contratado
Ficha de Seguimiento Jefatura
Evaluación de desempeño personal temporal(plazo fijo)
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a las Gerencias y Jefaturas de ambas Divisiones. La responsabilidad de
su ejecución y control corresponde al área de Recursos Humanos.
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VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha
15 octubre 2008
00
N° de Versión
03 Junio 2010
01
07 Sept. 2010
02
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Motivo de la modificación
Versión original
Se ajusto el formato a los
controles
de
modificación
exigidos por la Norma ISO 9001
(Pie de página y cuadro de
modificación)
- Se incluye que si en el
proceso de reclutamiento y
selección,
existiese
un
candidato que no cumpla con
requisitos como por ejemplo
experiencia laboral, formación
académica, podrá ingresar a
la empresa, convalidando
estos requisitos con un
programa de entrenamiento
y/o carta de acreditación.
- Se cambia formato de Informe
Psicolaboral.
Responsable
Gerente Recursos
Humanos
Asistente De
Recursos
Humanos
Asistente De
Recursos
Humanos
Página 4
Requerimiento de personal
(Anexo N° 1)
Nombre Jefatura requeriente:
Cargo :
Fecha
Cargo solicitado:
Motivo de Solicitud
Prioridad
Reemplazo:
Promoción:
Crecimiento:
Alta:
Media:
Baja:
Otros:
Plazo de Entrega
Perfil del cargo (Complemente descripción general del cargo)
Indispensable
Deseable
Plus
Contraindicación
Formación/
conocimientos
formales
Experiencia
Aptitudes/
Habilidades
Indispensable:
Deseable: Características y condiciones que contribuyen al éxito en las funciones del cargo.
Plus: Características y condiciones que son un valor agregado para desempeñar con éxito la gestión
Contraindicaciones:
Características y condiciones mínimas y obligatorias para desempeñarse eficientemente en el cargo.
global del cargo
Características y condiciones que interfieren o dificultan el desarrollo de las Funciones del
cargo.
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Objetivos del Cargo:
Principales funciones del cargo:
Estructura de Remuneración:
Autorizaciones:
Gerencia de División
Gerencia General ADSMUNDO
Gerencia General Holding
Nombre
Firma
Fecha
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INFORME PSICOLABORAL
(Anexo Nº 2)
Identificación del Postulante
Nombre:
Edad:
Estado Civil:
Cargo:
Teléfonos:
Fecha Ev.:
Solicitante:
Ps. Evaluador:
Información Relevante al Cargo
-
Formación académica:
-
Experiencia:
-
Habilidad computacional:
-
Idiomas:
-
Pretensiones de renta:
-
Disponibilidad para comenzar a trabajar:
Competencias Principales
Baja
Regular
Adecuada
Alta
Muy Alta
1
2
3
4
5
6
7
Observaciones Generales
-
Fortalezas:
-
Debilidades:
-
Referencias:
Conclusión:
Recomendado
Recomendado con observaciones
No recomendado
Nombre Evaluador:
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Fecha Entrega:
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Ficha de Contratación
(Anexo Nº 3)
FICHA DE CONTRATACIÓN
A. ANTECEDENTES DEL CARGO
Empresa
: _________________________________________________________________________
Área/ Centro Costo
: _________________________________________________________________________
Nombre del Cargo
: _________________________________________________________________________
Fecha de Ingreso
: _________________________________________________________________________
Jefatura Directa
: _________________________________________________________________________
B. ANTECEDENTES PERSONALES TRABAJADOR
Nombres
:____________________________________________________________________________
Apellidos
:__________________________________
Rut
:____________________________________________________________________________
Fecha de Nacimiento
:__________________________________
Dirección
:____________________________________________________________________________
Comuna
:__________________________________
Estado Civil
:____________________________________________________________________________
Fono
:__________________________________
Nacionalidad
:____________________________________________________________________________
Correo electrónico
:__________________________________
C. ANTECEDENTES DEL CONTRATO
Motivo Contratación
: Aumento de Dotación
Reemplazo
De quién? :_____________________
Tipo y Plazo de Contrato
Relación Contractual
: Contrato
Primer Contrato Plazo Fijo
Desde: ___________________
Honorarios
Hasta: ___________________
Segundo Contrato Plazo Fijo
Desde: ___________________
Hasta: ___________________
Contrato Indefinido
Desde: ___________________
Jornada de Trabajo
Art. 22
Art. 38
Turnos
Horario Turnos
:___________________________
Otro Horario
: Ingreso ____________________
Salida : ____________________
D. ESTRUCTURA DE REMUNERACIÓN
Renta Fija
Concepto
Monto $
Definición
Periodicidad
Inicio Vigencia
Fin Vigencia
Concepto
Monto $
Definición
Periodicidad
Inicio Vigencia
Fin Vigencia
Concepto
Monto $
Definición
Periodicidad
Inicio Vigencia
Fin Vigencia
Sueldo Base
Gratificación
Otros
Renta Variable
Comisión
Bono
Beneficios
Colación
Movilización
Estimación Total:
:Bruta $ ____________________
Líquida $ _________________________
(No considera beneficios)
E. AUTORIZACIONES
_______________________
__________________________
GERENTE GENERAL
__________________________
GERENTE DE DIVISIÓN
GERENTE DE RR. HH
USO EXLUSIVO RECURSOS HUMANOS
Isapre / FONASA
:____________________________________________________________________________
AFP: ________________________________
Cuenta Bancaria:
Tipo:____________________________________________________________________________
Nº: ________________________________
Banco: ________________________
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Descripción de Cargos
(Anexo N° 4)
1.- Antecedentes Generales:
Nombre del cargo:
Empresa:
Área:
2.- Objetivo General del cargo:
3.- Funciones y Responsabilidades del cargo:
Funciones Principales
Funciones del Sistema de gestión de Calidad
1.- Cumplir con los valores organizacionales definidos por la empresa, promoviendo el apego a los
mismos entre sus compañeros de trabajo.
2.- Cumplir con las políticas y procedimientos fijados por la empresa
3.- Mantener estándares elevados para mejorar los conocimientos del trabajo, tanto cuantitativa como
cualitativamente
4.- Informar a la jefatura inmediata sobre problemas y hallazgos importantes y resultados obtenidos
con recomendaciones oportunas.
5.- Cumplir con las metas y objetivos de calidad fijados para cada una de las áreas correspondientes
6.- Mantenerse correctamente informado, revisando periódicamente los sistemas de comunicaciones
internas.
7.-Detectar oportunamente no conformidades y proponer acciones de mejoramiento continuo tanto
preventivo como correctivo.
8.- Velar por el buen funcionamiento y óptimas condiciones de máquinas, equipos y herramientas a su
cargo, solicitando mantención, calibración o reparación cuando sea necesario.
Los puntos anteriores solo representan las funciones principales del cargo y en ningún caso
la
totalidad de éstas.
4.- Nivel de Supervisión y Dependencia:
Tipos de dependencia
Jerárquica
Dependencia
Funcional
Dependencia Indirecta
Supervisión Directa
Supervisión Indirecta
5.- Autoridades del cargo:
6.- Competencias del cargo:
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6.1 Formación Académica Requerida
Enseñanza
Básica
Enseñanza
Media
Técnica
Profesional
Universitaria
Observación
Requisito de formación académica de nivel técnico
profesional y/o universitaria, podrá ser reemplazado por
experiencia comprobada en el cargo y/o negocio.
Para cargos:
Administrativos/ Operativos entre 1 a 3
años.
-
Ejecutivos de 3 a 5 años de experiencia.
6.2 Experiencia Requerida:
Tipo Experiencia:
N° Años
Categoría:
1. Altamente especializada - particular
2. Especifica - Estándar
3. General - básica
6.3.- Conocimientos o entrenamientos adicionales:
Idiomas
Categorías
Informática
Otros
Especialización
Oral
Escrito
Nivel de
Requerimiento
6.4.- Habilidades Requeridas:
Habilidades Necesarias
FIRMA DEL OCUPANTE
FIRMA GERENTE DE AREA
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Alto
Medio
Bajo
FIRMA GERENTE RECURSOS HUMANOS
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Programa de Inducción
(Anexo Nº 5)
Sr.(a).......... ........
Nombre del Cargo
Actividades
(Día / Mes al Día/ Mes)
Fecha
Horario
Gerencia Solicitante
La Empresa: Explicación
del negocio/ Organización
general
Estructura y funcionamiento del área
Ejes de trabajo
05/07
Gerencia General Holding
05/07
08:40 a 10:30
Responsables
Gte de Empresa
10:30 a 12:30
 Estructura y composición
Gerencia de Marketing
Estructura, organización
Complementación con otras Empresas
Sistemas actuales de trabajo
Gerencia de RR. HH.
05 /07
Gte. General
12:30 a 14:00
Gte. Adm. y Finanzas
15:00 a 17:00
Gte. General
17:00 a 19:00
Jefes de Área
08:30 a 10:30
Estructura, organización y objetivos del
área
Complementación con otras Empresas
Agencia de Viajes, Andina del Sud
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
ADS Mundo
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
Turistour
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
Asinco
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
Cruce de Lagos
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
Zona Sur
Estructura, organización y objetivos
área
Complementación con Operaciones
Sistemas actuales de trabajo
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Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos
06 /07
10:30 a 13:00
15:00 a 16:30
del
06/07
16:30 a 19:00
Gte. General
Jefes de Área
Gte. General
Jefes de Área
Gte. General
del
08:30 a 10.30
07/07
Gtes. Unidad
10.30 a 14:00
del
07/07
15:00 a 18:00
Gte. General
del
08/07
08:30 a 10:30
Gte. General
08/07
10:30 a 14:00
Gte. General
09/07
17:00 a 19:00
Gte. General
del
del
Página 11
Ficha de Seguimiento Contratado
(Anexo N° 6)
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
Días
15
30
60
Nombre
ENTREVISTADOR :
Cargo
Empresa
Jefatura
F. Ingreso
F. Ev.
APRECIACIÓN GENERAL
¿Cómo se ha sentido?
Grupo de Trabajo
1. Jefatura
2. Subalternos
3. Pares
Relación entre el ofrecimiento y la realidad del cargo
Principales Problemas o Dificultades / Áreas en las que requiere apoyo
Sugerencias o Comentarios / Solicitudes Específicas
Observaciones del Evaluador
Firma de Contrato
SI
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Fecha de revisión: 07 de Septiembre de 2010
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NO,
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Ficha de Seguimiento Jefatura
( An e x o N ° 7 )
Nombre del Trabajador:
Cargo:
Nombre de la Jefatura:
Fecha Evaluación:
A continuación se presentan una serie de items asociados a la adecuación del trabajador al perfil establecido
para el cargo.
Marque con una X la alternativa que corresponde con su apreciación.
MUY BUENO
BUENO
PROMEDIO
REGULAR
MALO
Adaptación al cargo
Adaptación a la empresa
Adaptación al equipo de trabajo
Adecuación Técnica a los
requerimientos del cargo (conocimientos
y experiencia)
Adecuación al perfil definido para el
cargo en términos de aspectos de
personalidad
Adecuación a aspectos formales
(puntualidad, presentación personal)
Apreciación General
Renovación de contrato
SI
NO
Observaciones:
Firma Jefatura
Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010
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Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos
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Evaluación de Desempeño Personal Temporal (Plazo Fijo)
(Anexo N° 8)
Ev. Personal Temporal(Plazo Fijo)
Nombre del Trabajador:
Cargo:
Nombre de la Jefatura:
Fecha Evaluación:
A continuación se presentan una serie de items asociados a la adecuación del trabajador al
perfil establecido para el cargo.
Marque con una X la alternativa que corresponde con su apreciación.
MUY BUENO BUENO
PROMEDIO
REGULAR MALO
Adaptación al cargo
Adaptación a la empresa
Adaptación al equipo de trabajo
Observaciones:
Firma Jefatura
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Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos
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