Código de Conducta

CODIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL Y
LABORAL
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CODIGO DE CONDUCTA EN
INSTALACIONES DE LA EMPRESA
CODIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL Y
LABORAL
INDICE
Código de Conducta en Instalaciones de la Empresa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Objetivo
Alcance
Definiciones
Documentos de Referencia
Responsabilidades
Desarrollo
Registros / Anexos
Control de cambios
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1. OBJETIVO
Describir los estándares mínimos de conducta y convivencia que se deben observar donde el
personal labora o llega como visitante por motivos laborales en GANDULES INC S.A.C.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todo el personal que labora en GANDULES INC S.A.C.
independientemente de su condición de Obrero, Empleado o Ejecutivo.
3. DEFINICIONES
3.1. Código de Ética
Documento elaborado por GANDULES INC S.A.C. donde se definen los principios básicos de
la conducta laboral en nuestra empresa.
3.2. Conductas indecorosas
Se considerará como tales a aquellas que son indeseadas, irrazonables y ofensivas para
otras personas o para la empresa; si esta se utiliza en forma explícita o implícita como base
para una decisión que tenga efectos sobre el acceso de esa persona a la formación profesional
o al empleo, sobre la continuación en el mismo, los ascensos, el salario o cualesquiera.
Dicha conducta crea un entorno laboral intimidatorio, hostil o humillante para la persona que es
objeto de la misma o para la empresa con respecto de las percepciones colectivas a su interior.
3.3. Hostigamiento Sexual
Conducta física o verbal de naturaleza sexual no deseada o rechazada y que se realiza por
una o más personas que se aprovechan de una posición o jerarquía o cualquier situación
ventajosa afectando la dignidad y derechos fundamentales de la mujer o del hombre en el
trabajo o en la sociedad.
3.4. Conflicto de intereses:
Conflicto de intereses se define como la situación en la cual los intereses de la Compañía se
encuentran en oposición con los intereses personales de los colaboradores o de sus
familiares, de tal forma que lleven al colaborador a actuar bajo parámetros diferentes a los que
se han establecido para garantizar el real y ético cumplimiento de sus responsabilidades
frente a la Empresa. Estas situaciones son evitables si se logra que los colaboradores se
responsabilicen de no generar para su beneficio y desde la Empresa, ingresos más allá de los
estrictamente laborales.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Código de Ética
 Reglamento Interno de Trabajo
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Cada trabajador está obligado a vigilar que se cumpla con estas normas o lineamientos en
todo momento.
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5.2. Las Gerencias tienen la responsabilidad general de asegurar que estos lineamientos sigan a
través de toda la organización y que estén enmarcados dentro de los principios de un buen
manejo global así como en arreglo a las leyes y normativas vigentes.
5.3. La Gerencia General y la Gerencia de RRHH, ante una duda en la interpretación de este
código de conducta harán prevalecer el juicio y discernimiento apropiado en su aplicación.
6. DESARROLLO
Consideraciones Generales:
6.1.
El presente código de conducta se publica buscando asegurar la tranquilidad y
seguridad de todos los trabajadores.
6.2.
Todo trabajador debe obedecer las regulaciones de la empresa y los adicionales
publicados por la Gerencia General y/o de Recursos Humanos con este propósito.
6.3.
El incumplimiento de estas regulaciones puede generar una amonestación escrita,
suspensión o despido, si la naturaleza del incumplimiento es considerada y probada
como grave.
6.4.
Es obligatorio que los trabajadores respeten las normas, reglas, costumbres, cultura, y
tradiciones del área de la empresa.
6.5.
Todo el personal deberá cuidar las instalaciones de la empresa. Todo daño que es
deliberadamente hecho en contra de las instalaciones de la empresa, podrá ser
descontado al trabajador, si es demostrado tal daño con conocimiento de causa,
pudiendo ser causal de término del vínculo laboral.
6.6.
Todo trabajador debe ser capaz de aceptar y reconocer errores incurridos,
comunicándolos oportunamente a la jefatura inmediata superior o Gerencia General.
6.7.
Todo trabajador debe denunciar de manera oportuna sobre hechos contrarios a las
disposiciones y buenas prácticas establecidas en el presente documento o actos
fraudulentos que hayan sido cometidos por trabajadores de la Compañía. Esta
denuncia puede ser anónima con la Gerencia de Recursos Humanos o Gerencia
General.
6.8.
Todo trabajador de la empresa debe minimizar y/o evitar, en la medida de lo posible,
causar cualquier impacto negativo al medio ambiente.
6.9.
Transparencia en las relaciones y derecho a disentir
Cada uno de los miembros GANDULES INC SAC se obliga a interactuar de manera
positiva, entendiendo por esto la ausencia de segundas intenciones, manipulación de
información o de personas e inducción al error. La buena fe presidirá las relaciones de
la Compañía con los colaboradores, los accionistas, los clientes, los proveedores, el
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estado y los competidores.
La controversia en la Compañía es bienvenida y respetada. Los miembros de esta
Organización pueden manifestar sus desacuerdos frente a acciones que consideren
opuestas a sus principios de equidad, de la dignidad humana y de sus ideas. Pero su
obligación deberá ser siempre la manifestación responsable, madura, prudente y
respetuosa.
La aceptación del otro como un ser único y diferente garantizará a todos los
colaboradores el derecho a permanecer en la Compañía interactuando con otros sin
importar su religión, raza, credo, filiación política y formas de pensar, sentir o actuar
6.10. Imagen Corporativa
La Empresa tiene especial empeño en ser reconocida en el medio por su trayectoria
impecable, su responsabilidad social, sus creencias y su compromiso con el medio
ambiente y la comunidad. Por lo tanto es obligación de todos los trabajadores
proyectar una imagen positiva y abstenerse de conductas laborales o personales
que puedan poner en riesgo su imagen o buen nombre.
6.11. Vinculación de familiares
Queda prohibida la vinculación laboral entre familiares consanguíneos o
conyugales dentro de una misma área, en la misma que haya que interactuar en una
relación de subordinación o dependencia. Así mismo en la propia organización si es
que esta genera conflicto de intereses.
6.12. Gastos de viaje y representación
Los gastos de representación o de viaje y la responsabilidad con la cual se manejen
los recursos que la Empresa ha dispuesto al servicio del colaborador para el
desempeño de su cargo, deben corresponder a las necesidades del negocio,
esperando que sus empleados hagan el uso adecuado y racional del dinero, con el
mismo interés con el que administran los propios. El control está en los ámbitos de la
Gerencia de RRHH.
6.13. Fiestas en la Empresa
Las instalaciones de la empresa, no están a disposición de sus colaboradores para
realizar celebraciones que no hayan sido autorizadas. En consecuencia sólo se
realizará este tipo de eventos con carácter excepcional e institucional y todos los
colaboradores estarán obligados a observar una conducta sobria y apropiada a su
posición, evitando así que se pueda afectar la buena imagen de la Empresa y las
relaciones entre sus integrantes.
6.14. Consumo de alcohol y alucinógenos
Sin excepción a ningún colaborador al servicio de GANDULES INC SAC se le permitirá
acceder a las instalaciones o sitios de trabajo bajo los efectos de alcohol y/o de drogas.
De igual manera se deja expresa prohibición para consumir alcohol dentro de las
instalaciones de la empresa. Con excepción del uso moderado que se autoriza en
eventos de carácter institucional previamente formalizados en la empresa, de
presentarse este caso queda prohibida la conducción de vehículos.
De presentare el caso de realizar celebraciones fuera de las instalaciones de la empresa
en donde se tolere el uso moderado de alcohol, queda expresa y terminantemente
prohibido que los trabajadores conduzcan vehículos propios o de la compañía por
constituir un riesgo para la seguridad e incumplimiento de la legislación y
normativas de tránsito.
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La inobservancia de las obligaciones antes descritas, será sancionada conforme a
los alcances del Reglamento Interno de Trabajo de GANDULES INC SAC, así como
de la normativa laboral vigente que devenga en aplicable en cada supuesto.
6.15. Instrumentos y medios de trabajo
Todas las ayudas o facilidades que se otorguen al empleado para desempeñar mejor
su trabajo tales como vehículos, tarjetas de crédito, equipos de computación, equipos
audiovisuales, acciones de clubes sociales o de negocios, sólo pueden ser usadas con
fines empresariales y nunca con fines de beneficio personal, a menos que se hubiese
obtenido expresa autorización para ello.
6.16. Uso de descuentos
La Empresa ha dispuesto de algunos materiales que están en sus inventarios, o
materia prima para beneficiar a sus colaboradores a través de ventas con descuento,
su compra deberá realizarse sin excepción cumpliendo el procedimiento que ha sido
establecido y en ningún caso con fines comerciales o para beneficio de familiares,
amigos o terceros.
6.17. Relaciones afectivas:
GANDULES INC SAC no prohíbe, pero tampoco fomenta que existan relaciones
afectivas entre su personal con prescindencia de que exista o no entre ellas una
relación de subordinación o dependencia directa o indirecta. En el caso de
relaciones afectivas entre personas vinculadas laboralmente no deberán en ningún
momento perturbar el ambiente laboral, ni infringir el reglamento Interno de Trabajo o
las normas laborales. En el sentido de lo antes indicado, cualquier muestra de afecto
producida en el centro de trabajo deberá brindarse con discreción, prudencia,
moderación y respeto a sus demás compañeros de trabajo; cualquier exceso, o
exhibición que pueda ser considerada como indecorosa, será sancionada por la
compañía conforme a las previsiones legales vigentes y el reglamento Interno de
Trabajo. Asimismo, las relaciones afectivas que pudieran surgir entre trabajadores no
deberán en ningún momento perturbar el normal desarrollo de las actividades en el
centro laboral, ni ocasionar conflicto de intereses, o establecer preferencias o
irrogación de gastos y/o viáticos innecesarios a la compañía.
6.18. Toda persona que mantenga una relación laboral con GANDULES INC S.A.C. y/o con
sus sedes deberá:
6.18.1. Observar las leyes y disposiciones normativas vigentes.
6.18.2. Evitar ponerse o poner a GANDULES INC S.A.C. en una situación de conflicto
de intereses.
6.18.3. Comportarse con honestidad e integridad.
6.18.4. Mantener la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la
información, y asegurar la protección de los activos de GANDULES INC
S.A.C.
6.18.5. Tratar correcta y equitativamente a todas las personas que tengan relaciones
con GANDULES INC S.A.C., ya sean clientes, proveedores, empleados, u
otras personas.
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Conductas Indecorosas:
6.19. Las conductas indecorosas que la empresa observará no solo serán las generadas en
oficina, sino también en eventos que organice la empresa, viajes o reuniones de
negocios fuera de las instalaciones.
6.20. No será tolerada ninguna conducta indecorosa o de hostigamiento sexual sin importar
el nivel, rango o jerarquía, proveedores o cual fuera el tipo de relación laboral,
comercial o académica.
6.21. La empresa tiene todo el derecho de exigir al trabajador el respeto a sus compañeros y
a sí mismos.
6.22. La Gerencia de Recursos Humanos tienen la facultad de indagar y conocer, de los
mismos trabajadores involucrados, acerca de los hechos y motivaciones que
generaron tales situaciones.
6.23. Todos los trabajadores se comprometen a un continuo mejoramiento de su desempeño
y deben aspirar a no causar daño a las personas ni al entorno.
6.24. Los trabajadores no deben participar en actividades, ni mantener, ni negociar activos
que impliquen o que supuestamente puedan implicar un conflicto entre sus intereses
personales y los de la empresa. Tales circunstancias pueden comprometer la
capacidad directa o supuesta del trabajador para la toma de decisiones, están
totalmente prohibidas.
Conflicto de intereses:
Algunos ejemplos de conflicto de intereses son:
Ser trabajador, director o asesor y tener u interés significativo en un cliente, proveedor o
competidor de la empresa.
Recibir para su propio beneficio regalos, préstamos, favores, descuentos de proveedores,
sin la autorización expresa de la empresa.
Recibir beneficios personales por el uso de activos de la empresa.
Uso de información confidencial en detrimento de los intereses de la Empresa.
6.25. Participación en compañías o negocios
La participación o propiedad del colaborador en compañías o negocios que compitan con
GANDULES INC SAC donde se actúe como proveedor, contratista o cliente.
6.26. Información sobre conflictos:
Abstenerse de informar de manera oportuna a sus superiores la presencia de un conflicto,
con el fin de que se tomen las determinaciones necesarias y la revisión de la conducta.
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6.27. Relación comercial con familiares:
Abstenerse de informar los eventos en los cuales familiares o allegados perciban algún
beneficio a través de la propiedad o participación en Empresas en las cuales la
Organización tenga relación comercial o de servicios.
6.28. Exclusividad de la relación laboral:
Salvo que se tramite con la Gerencia General y con la debida anticipación, todo trabajador
independientemente de su rango o posición dentro de la estructura de GANDULES INC
SAC debe dedicar toda su atención, tiempo y talento al servicio EXCLUSIVO de la
Organización con quien ha celebrado un contrato laboral. Esos eventos
excepcionales para los cuales se tramitará la correspondiente autorización deberán
asegurar la no-ocurrencia de conflictos de interés entre la empresa, el trabajador y a
la organización a la que la empresa pretende brindarle servicios.
6.29. Uso de la información:
No está permitido hacer uso en beneficio propio o de familiares de información relativa a
GANDULES INC SAC o sus negocios. La información confidencial incluye secretos
comerciales, de tecnología, de investigación, de propiedad, de información financiera, y
toda aquella información personal de los accionistas, directores, clientes, proveedores y
otros individuos. Los colaboradores que se desvinculen laboralmente de la empresa y que
hayan tenido acceso a información confidencial tienen la responsabilidad de proteger y de
mantener su confidencialidad.
Directores, Gerentes y colaboradores cuyas funciones exigen tener acceso a información
confidencial son los únicos autorizados a acceder a ella.
6.30. Uso de la jerarquía
No está permitido hacer uso de la jerarquía en GANDULES INC SAC para desviar
oportunidades de negocios en beneficio propio o de familiares y allegados.
6.31. Uso personal de los recursos
Hacer uso del personal de la Compañía, de sus instalaciones, equipos, herramientas,
vehículos y recursos de cualquier naturaleza, para beneficio personal, de terceros o para
fines distintos a los que le son propios en el desarrollo de su objeto social.
6.32. Poseer o tener participación en cualquier empresa que sea competidor, cliente o proveedor
de la Compañía.
Alimentación:
6.33. El personal que labora en la empresa deberá mantener limpio y ordenado el ambiente
designado como comedor.
6.34. Está prohibido retirar y/o mover el menaje y mobiliario del comedor. De ser necesario,
deberá consultarse previamente al administrador de comedor.
6.35. Las instalaciones del comedor serán de uso exclusivo para la toma de alimentos, de
necesitarse los ambientes para algún otro evento, deberá ser solicitado a la Gerencia de
Recursos Humanos.
6.36. Está prohibido el ingreso de los trabajadores a las instalaciones de la cocina, salvo
aquellas personas que estén autorizadas.
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6.37. El ingreso a las instalaciones del comedor está permitido a aquellas personas que se
encuentren aseadas, evitando de esta manera cualquier contaminación y/o enfermedad.
6.38. Todo el personal podrá dar sugerencias para la mejora del servicio, depositándolas en un
buzón ubicado en el comedor.
6.39. Cualquier descontento o queja con el servicio, deberá ser comunicada al Administrador del
Comedor y al área de RRHH.
Recreación:
6.40. Está prohibido cualquier tipo de juego peligroso, o aquellos en el que se detecte el
incumplimiento de las regulaciones. Si esto ocurre, se solicitará al trabajador abandonar el
área de recreación y dicho suceso será reportado al área de RRHH.
Huéspedes y Visitantes:
6.41. Todos los trabajadores y visitantes deberán mostrar su fotocheck al momento de ingresar a
la empresa.
6.42. No ingresarán a la empresa aquellas personas que no cuenten con fotocheck, salvo que
cuenten con un pase de Ingreso de Visitantes, el mismo que deberá estar firmado por el
área de Seguridad.
Medio Ambiente:
6.43. Ninguna persona está permitida de cortar, excavar, quemar o alguna otra manera de
maltratar los árboles, arbustos y flores que se encuentren en los alrededores de la
empresa.
6.44. Todo tipo de caza alrededor de la empresa está totalmente prohibida.
6.45. Queda terminantemente prohibido hacer fuego dentro de la empresa, sin previa
autorización por parte de las Jefaturas Seguridad Integral.
6.46. Está prohibido arrojar basura en cualquier lugar. Para tal fin, encontrarán depósitos de
basura en lugares estratégicos de la empresa.
6.47. Está prohibido arrojar basura en las vías de acceso y en las instalaciones de la empresa.
6.48. Deberán de cerrar las llaves de agua cuando hayan terminado de usarlas, la pérdida de
agua sin ninguna razón puede ser causal de amonestación.
6.49. Cualquier violación hecha en contra del medio ambiente se considera como una razón
válida para la terminación de los vínculos laborales con el trabajador relacionado, previa
investigación de los hechos.
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Seguridad:
6.50. No se permite el ingreso de armas de fuego, armas blancas o cualquier otro tipo de arma a
la empresa. Este incumplimiento puede causar el término del contrato laboral, sin perjuicio
del posible trámite ante las autoridades correspondientes por violación de la ley, de ser el
caso.
6.51. Queda terminantemente prohibido fumar dentro de los módulos públicos o del comedor.
6.52. Se proveerá a la empresa con extintores estratégicamente ubicados, los cuales no podrán
ser reubicados sin el previo consentimiento de la Jefatura de Seguridad Integral.
Relaciones comerciales:
6.53. La honestidad, la cortesía y el respeto en el trato con los clientes, con los proveedores, con
la competencia o con la comunidad son de obligatorio cumplimiento.
6.54. Con los clientes
La conducta a observar con nuestros clientes estará enmarcada por los principios de
transparencia, trato sincero, cortés y directo dentro del marco ético. Se basará en el
cumplimiento de los pactos acordados y en el manejo de sus intereses particulares
inspirados en los más altos principios de honestidad, lealtad, confidencialidad, moralidad,
buena fe, legalidad y profesionalismo, además de procurar superar la satisfacción de sus
expectativas.
Así mismo se prohíbe sin excepción ofrecer retribuciones a cambio de adjudicación de
contratos.
6.55. Con los proveedores
Las relaciones de nuestros colaboradores que en el ejercicio de sus funciones tengan la
responsabilidad de sostener relaciones con los proveedores, se regirán sin excepción por
los más altos principios de honestidad y delicadeza. Para ello es necesario que aquellos
colaboradores que deban aprobar o decidir sobre la compra de servicios o materiales para
la Empresa, carezcan de intereses particulares en las compañías vendedoras o
suministradoras, bien sea a título personal o por medio de familiares o allegados. De igual
manera se prohíbe entregar al proveedor información que le otorgue ventaja frente a otros
proveedores que aspiran a contratar con GANDULES INC SAC. En consecuencia,
ningún colaborador está autorizado a titulo personal a recibir obsequios en dinero o
en especie de personas o entidades externas que sostengan o tengan interés en
celebrar relaciones de negocios con la Empresa. Igualmente no se admite la
solicitud de retribuciones o favores de ninguna especie a cambio de la adjudicación
de contratos.
6.56. Con la competencia
Todos los colaboradores deben asumir el respeto como regla de conducta frente a las
Empresas que presten los mismos servicios de la Compañía. Se abstendrán entonces de
actos que atenten contra la libre competencia, tales como la información que desacredite a
otros, pactos desleales de exclusividad o adquisición ilegítima de información reservada.
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Conducta ante el manejo de la información:
6.57. Manejo de la información
Todos los trabajadores de GANDULES INC SAC deben asegurarse de entender cuál
es la información de carácter público o no reservada que puede ser compartida con
terceros, siempre que no implique riesgos de daño para la Empresa y previa
consulta con su superior inmediato. Así mismo debe obligarse a mantener en
reserva y con carácter confidencial, información de carácter estratégico o de
negocios a la que tenga acceso y que en ningún caso debe usar para beneficio
propio, de otros empleados que no la requieran en el ejercicio de sus funciones, de
familiares, allegados o terceros.
6.58. Relación con la prensa
La voz oficial de GANDULES INC SAC será determinado por la Gerencia General en
coordinación con la Gerencia de Recursos Humanos. En este caso ningún miembro de
la Compañía está autorizado a emitir declaraciones o pronunciamientos en nombre
de la Empresa.
6.59. Manejo de la documentación
La memoria escrita, gráfica, fílmica, fotográfica, en medios electrónicos o digitales de los
procesos de GANDULES INC SAC es propiedad de la Empresa y es responsabilidad de
todos los colaboradores velar por su conservación. En particular cada persona deberá
hacerse responsable de la información que le ha sido asignada y la documentación propia
de su cargo. Igualmente deberá informar sobre el manejo inadecuado de dicha
documentación o sobre cualquier riesgo que pueda generar su pérdida o deterioro. Todo
colaborador que se desvincule de la Empresa tiene el deber de entregar formalmente los
documentos y materiales que le fueron confiados o los que produjo, sin reservarse para él
copias en medios impresos, electrónicos o digitales.
6.60. Capital intelectual
Los datos, una vez asociados a un objeto y evento con significado para alguien, se
convierten en información. La información asociada a un contexto y a la experiencia, se
convierte en conocimiento. Finalmente el conocimiento, asociado a una organización y a
sus capacidades, se convierte en capital intelectual. Por lo anterior, todo colaborador de
GANDULES INC SAC, cuyas funciones estén asociadas a la creación, ingreso,
modificación, borrado, consulta y visualización de información, se compromete a:
6.60.1. Ser honesto con el manejo que le corresponda, ingresando datos ciertos,
reflejo de las actividades del proceso al cual está asociado, aún en
condiciones que se presumen desfavorables para su evaluación de
desempeño.
6.60.2. Verificar con la fuente oficial o área responsable toda información sobre el
estado de la empresa y de sus decisiones, la cual no haya llegado por los
medios formales como boletines, carteleras, mensajes de correo electrónico,
sitio internet o intranet.
6.60.3. Garantizar la integridad, seguridad, confiabilidad y oportunidad de la
información que genera, recibe y/o almacena, bajo condiciones normales o
de desastre, de tal forma que garantice la continuidad operativa de la
empresa.
6.60.4. No acceder por medios directos o tecnológicos a la información que no es
relativa a su trabajo. Igualmente no acceder a los sistemas de información
con miras a afectar el flujo normal de la información o la seguridad local o
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remota de dichos sistemas (no a los “Hacker” o infractores de seguridad).
Declaración de Conocimiento
6.61. Todo el personal debe leer este documento anualmente y declarar por escrito
que lo ha leído y que ha cumplido con sus lineamientos, además de haber
reportado cualquier infracción, real o presumida, que haya notado.
6.62. Toda persona que ingresa a GANDULES INC S.A.C. con un vínculo laboral, está
obligado a leer el Código de Conducta en Instalaciones de la Empresa antes de su
primer día de trabajo, para ello debe recibir una copia de este documento, dejando
constancia escrita de su recepción así como de su lectura.
6.63. Toda infracción a los lineamientos establecidos en el Código de Conducta puede dar
origen a medidas disciplinarias que pueden incluir desde la amonestación hasta
la extinción del vínculo que mantiene con GANDULES INC S.A.C. Incluso,
GANDULES INC S.A.C.
puede verse obligado a informar a las autoridades
supervisoras sobre ciertos tipos de infracción, en cuyo caso el empleado podría verse
sujeto a las sanciones administrativas, legales o judiciales que amerite, establecidas
en la legislación vigente.