UD12 Gestion de existencias

Tema 12: Gestión de existencias
Elvira Carmona Rubio
Operaciones administrativas de
compraventa
En esta unidad aprenderemos a:
• Representar gráficamente los stocks y su
evolución en el tiempo.
• Calcular el punto de pedido y el lote
económico de pedido.
• Analizar el movimiento de stocks mediante
índices de rotación e interpretar los
resultados.
• Clasificar las mercancías según el criterio ABC.
1. Aprovisionamiento
El aprovisionamiento comprende tres funciones
importantes:
• Compras
• Almacenamiento
• Gestión de stocks
1.1.Función compras
- Comprar productos y servicios y:
- Estudiar las posibilidades de mercado.
- Solicitar presupuestos y realizar ofertas a los
proveedores.
- Seleccionar los proveedores más adecuados.
- Realizar los pedidos.
- Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.
- Efectuar reclamaciones, devoluciones o
anulaciones de pedidos.
1.2. Función de almacenamiento
El almacenamiento se ocupa de
las siguientes actividades:
- Recepción de las mercancías.
- Colocación de las mercaderías en
el almacén.
- Cuidados para evitar deterioros.
- Gestionar
las
salidas
de
mercaderías del almacén.
1.3. Gestión de stocks
Consiste en:
-Determinar las cantidades óptimas a pedir para la
constitución y renovación de los stocks.
-Determinar la periodicidad óptima para realizar los
pedidos.
2. Objetivos de la gestión de stocks
Las empresas tienen que tener un nivel de
stocks suficiente para satisfacer tanto la
demanda interna del departamento de
producción como la demanda externa de los
clientes, pero siempre teniendo mucho
cuidado de que el coste de almacenamiento
no sea excesivo.
• Rotura de stock: Cuando no se puede hacer
frente a la demanda de un artículo por falta
de existencias en el almacén.
• Consecuencias:
Pérdida
de
ventas,
deterioro de la imagen de la empresa,
pérdida de la confianza de los clientes.
2.1 La gestión eficaz de stocks
Con una adecuada gestión de stocks se conseguirá:
• Tener artículos disponibles para cuando los demanden los clientes.
Stocks excesivos ocasionan mayores costes en el almacén, que
pueden repercutir en los precios de venta y, en consecuencia, en la
demanda.
• Evitar la escasez, protegiendo a la empresa de los retrasos en el
suministro de los pedidos a los proveedores.
• Disminución de costes. Hay que tener en cuenta que a medida que
aumenta el volumen de compras disminuyen los costes, debido a
los rappels. Además, se obtienen descuentos mayores cuanto
mayor sea el pedido, se obtendrá un mayor descuento comprando
de una vez 200 unidades que 100 en dos veces.
3. Los costes de aprovisionamiento
A) Costes de adquisición. Comprende el coste de las
mercancías más los gastos necesarios hasta que los
productos llegan al almacén.
B) Coste de emisión de pedidos: Abarca el coste de personal
administrativo,
teléfono,
electricidad,
seguros,
amortizaciones de los equipos, comisiones de agentes y
representantes,
recepción
del
pedido,
etc.
El coste de emisión de pedidos será mayor cuanto mayor
sea el número de pedidos que se realicen.
C) Coste de almacenamiento. Comprende costes de
diferente índole como los salarios de los empleados del
almacén, la amortización de las instalaciones, los seguros
de edificios y vehículos, impuestos locales, electricidad,
agua, etc.
3.1 Costes específicos del almacén
a) Coste del capital invertido en el edificio, las instalaciones y en
la compra de las mercancías.
b) Coste del deterioro físico de los productos debido a roturas
humedades, suciedad, etc.
c) Coste de la obsolescencia debido al cambio en los gustos o en
el avance de la tecnología.
d) Coste de la rotura de stocks. Coste ocasionado por la falta de
existencias, que puede ocasionar la pérdida de clientes.
4. Clases de stocks
1.
Stock activo o de ciclo. Se constituye para hacer frente a la demanda normal
de los clientes en un periodo de tiempo concreto. Evoluciona entre un
máximo y un mínimo.
a)
b)
2.
3.
4.
Stock máximo: Es la cantidad máxima que puede haber de un producto en el
almacén, lo marca la capacidad del almacén, el capital invertido en la compra de
mercancías o los costes derivados del mantenimiento de esas mercancías.
Stock mínimo: Es la cantidad mínima que puede haber de un producto en el
almacén, lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas en el stock, y no
se puedan atender los pedidos de los clientes, o que se paralice el proceso de
producción de la empresa.
Stock de seguridad. Se constituye para evitar las roturas de los stocks. Es
complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas
anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.
Stock óptimo. Es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas y
una mayor rentabilidad de los artículos almacenados en relación con el
capital invertido.
Stock cero o Just in time. Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo se
producirá cuando exista una demanda concreta. Este método propone que
los materiales y componentes se reciban cuando se precisen realmente, así
se reducen los artículos almacenados al mínimo para reducir los costes de los
stocks.
5. Evolución de las existencias en
almacén
• https://www.youtube.com/watch?v=5SS9eepJ
V-U
5. Evolución de las existencias en
almacén
• El nivel de stocks va cambiando con las
compras y ventas de mercancías.
• Uno de los principales problemas que surge al
gestionar los stocks es determinar el volumen
de existencias.
• Para entender mejor el nivel de stocks vamos
a representarlo gráficamente.
5.1 Modelo de previsión perfecta
Se fundamenta en que el ritmo de la demanda de mercancías es
constante y prevé el momento en que se van a agotar las
existencias y, además, se supone que la reposición de las
mercancías es inmediata.
Stock máximo
Nivel
de
stock
0
Tiempo
5.2. Rotura de stocks
Existe rotura de stocks cuando en un almacén no quedan
existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes.
Nivel de stock
Stock máximo
s
0
-s
Rotura de
stock
Retraso en el
aprovisionamiento
Tiempo
5.3 Stock de seguridad
Se constituye para evitar las roturas de stocks. Es
complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las
demandas anormales de los clientes, a las demoras en el plazo
de entrega de los proveedores o a circunstancias imprevistas.
Nivel de stock
Stock 0
Stock de
seguridad
Rotura de
stock
Retraso en el
aprovisionamiento
Tiempo
Actividad 1 pg. 213
Representa gráficamente las siguientes situaciones de un almacén:
a)
b)
c)
El stock máximo son 1200 unidades, el consumo es constante y se
realizan pedidos cuando el stock llega a cero. Los pedidos de
mercancías se realizan cada 60 días y la reposición es inmediata.
En el almacén del apartado a) se produce un retraso de 4 días en
la reposición de mercancías, Como consecuencia, se produce una
rotura de stocks de 80 unidades.
Continuación del apartado B. Para evitar la rotura de stocks, se
crea un stock de seguridad de 100 unidades. No obstante, en el
tercer periodo se produce otro retraso en la entrega de 2 días,
ocasionando una rotura de stock de 40 unidades.
Solución actividad 1
a)
1200
unidades
60 días
120 días
180 días
Tiempo
Solución actividad 1
b)
80 unidades
Retraso de 4 días
Tiempo
Solución actividad 1
• C)
Stock de
seguridad
100
unidades
Tiempo
40 unidades
Retraso 2 días
6. La reposición de mercancías
Para que no se produzcan roturas de stocks y para que las
existencias almacenadas sean las justas en cada
momento, sin que supongan un coste excesivo, se han de
resolver dos cuestiones:
• Cantidad que se ha de solicitar en cada pedido.
• Momento en el que han de realizar los pedidos
Para resolver estas cuestiones surgen dos conceptos:
1. Punto de pedido. Es la cantidad de existencias que
quedan en el almacén, alcanzadas las cuales se ha de
realizar un pedido.
2. Lote económico. Es la cantidad de producto que hay
que solicitar a los proveedores para que los costas de
adquisición y mantenimiento resulten mínimos.
6.1 Punto de pedido
Es el nivel de stocks que, llegado al cual, indica que se debe realizar un
nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se
produzca una rotura de stocks.
También se puede definir el punto de pedido como el número de
unidades necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo
de entrega del proveedor.
Al punto de pedido se le añade el stock de seguridad para evitar las
roturas de stocks:
PP = DM + StkS
PP Punto de pedido
DM Demanda media prevista durante el plazo de entrega
StkS Stock de seguridad
El PP se calcula de la siguiente forma…
• Cada pedido se ha de hacer con tiempo suficiente
para que el proveedor reponga antes de que se
produzca una rotura de stock.
• Durante este plazo de entrega (PE), se sigue
consumiendo.
• Este consumo será: consumo medio multiplicado por
los días del plazo de entrega ( PE x DM)
PP = (PE x DM) + Stks
Caso práctico 1
En una empresa en la que se trabaja 22 días al mes se
consumen, como media, 850 unidades diarias, es decir,
18.700 unidades al mes.
El plazo de entrega del proveedor es de 3 días
Tienen calculado un stock de seguridad de 1300
unidades.
Se desea saber:
a) ¿Cuál es el punto de pedido?
b) ¿Cómo es la representación gráfica de la evolución del
stock?
Solución
a) El punto de pedido: Consumo medio previsto
durante el plazo de entrega + stock de
seguridad.
– Consumo durante el plazo de entrega: 850x3=
2550 unidades.
– Stock de seguridad: 1300 uds.
– Punto de pedido: 2550 + 1300= 3850 uds.
La empresa realizará un nuevo pedido cuando el
nivel de existencias en el almacén descienda a 3850
uds.
b) Representación gráfica de la
evolución del stock.
unidades
Stock máximo
18700 uds
18700
Punto de pedido
3850 uds
3850
1300
Stock de seguridad
1300 unidades
Plazo de entrega: 3 días
Actividades
2. En una empresa dedicada a la distribución de material
eléctrico venden, como media, 700 uds diarias de una
determinada lámpara. La reposición de la mercancía se
realiza cada 20 días.
El plazo de entrega del proveedor es de 3 días.
Tienen calculado un stock de seguridad de 1000 unidades.
Se pide:
a) Calcula el punto de pedido.
b) Representa gráficamente la evolución del stock.
c) Representa gráficamente la situación, si en el segundo
periodo se retrasa la entrega un día sobre el plazo de
entrega habitual.
Solución
a) Punto de pedido
– Consumo durante el plazo de entrega: 700 x 3=
2100 uds.
– Stock de seguridad: 1000uds
– PP = 2100+1000= 3100 uds
b) Representación gráfica de la
evolución del stock.
unidades
Stock máximo
14000 uds
14000
Punto de pedido
3100 uds
3100
1000
Stock de seguridad
1000 unidades
Plazo de entrega: 3 días
b) En el segundo periodo se retrasa la entrega
un día
unidades
Stock máximo
14000 uds
14000
Punto de pedido
3100 uds
3100
1000
Stock de seguridad
1000 unidades
Plazo de entrega: 3 días
Retraso en la entrega: 1 día
6.2 Cantidad óptima de pedido
• La cantidad óptima que hay que solicitar en cada pedido, se
denomina lote económico. Es la cantidad que hay que
solicitar a los proveedores para que resulten mínimos los
costes de adquisición y mantenimiento.
• Cuando se calcula el lote económico hay que tener en cuenta
que cada emisión de pedido lleva un coste asociado y,
posteriormente, un coste de almacenamiento.
• Para calcular el lote económico, suele emplearse el modelo
de Morris Wilson, que parte del supuesto de que son
constantes en el tiempo de las ventas:
– los costes de emisión del pedido
– los costes de almacenamiento.
Modelo Morris Wilson
• LE =
2 x Cp x v / Ca
Siendo:
-Cp: Coste de emisión de pedidos
-V: Ventas medias anuales o consumo medio anual
-Ca: Coste de almacenamiento por unidad de
artículo
Caso práctico 2
Calcula la cantidad óptima de pedido de kilos de
harina que debe realizar un empresario
panadero, basándose en los datos siguientes:
• Consumo medio anual: 12.000kg
• Coste de almacenamiento por kg: 0’05€
• Coste de emisión de pedido: 0’13€
Solución
LE =
2 x cp x v/ ca = 2 x 0’13 x 12.000/ 0’05=
62400 = 249’7
La cantidad óptima de pedidos que hace mínimos los costes de adquisición y
mantenimiento son 249’7 kg
Actividades
4. Calcula la cantidad óptima de pedido que
debe realizar una empresa teniendo en cuenta
los siguientes datos:
- Consumo medio anual 183000uds
-Coste de almacenamiento por unidad 0’5€
- Coste de emisión de pedido 0’2€
Solución
LE =
2 x cp x v/ ca = 2 x 0,2 x 183000/ 0’5=
146.400 = 382,62
La cantidad óptima de pedidos que hace mínimos los costes de adquisición y
mantenimiento son 382,62 kg
Actividad 5
En un almacén desean aprovisionarse de un
determinado artículo, realizando uno, dos o más
pedidos. Desean saber cual será el número de
unidades que ha de demandar en cada pedido para
que los costes de adquisición y mantenimiento sean
mínimos. Los datos de los que se dispone para
hacer el cálculo son:
-Ventas medias anuales 70.000€
-Coste de emisión del pedido 3€
-Coste de almacenamiento por unidad 0’15€
7. Análisis ABC
• Las empresas han de llevar un control de sus inventarios pero un
control minucioso de todos y cada uno de los artículos puede tener
un coste demasiado elevado.
• Para decidir que grado de control se lleva se suele recurrir al
método ABC.
• ES un sistema de gestión de almacén basado en los principios de
que solo interesa un control minucioso de los productos más
importantes, mientras que para los que tengan menor relevancia
bastará con una vigilancia menos rigurosa.
• Este método clasifica los stocks en tres grupos A,B y C según su
importancia.
• El resultado del análisis se representa en un gráfico denominado
curva de Pareto Lorenz .
Curva de Pareto Lorenz
75%
B
A
20%
7.1 Clasificación de los productos según el método ABC
Grupo A: Está formado por un número reducido de productos (entre un 5%
y un 20%) y suponen un porcentaje de inversión de capital elevado respecto
al total de stocks (del 60% al 80%)
Grupo B: Son un número mayor de productos almacenados (del 20% al 40%)
y suponen entre un 20% y un 30% del total invertido en el almacén.
Grupo C: Representa al grupo de artículos más numeroso
(entorno al 50 o al 60%) pero solo representan del 5% al 20% del
capital invertido en el almacén
7.2 Procedimiento para aplicar el
método ABC
1. Organizar los productos de mayor a menor valor.
2. Establecer los grupos A,B y C
3. Calcular el porcentaje de cada grupo de artículos
(A,B y C) respecto el total de artículos y el total de la
inversión.
4. Representar gráficamente la situación.
Caso práctico 3
Representa gráficamente, mediante el análisis ABC, la situación del
almacén de una empresa dedicada a la venta de productos
informáticos. Las mercancías se pueden agrupar en las tres categorías
siguientes.
Grupo A: Ordenadores de sobremesa y portátiles
-En total son 70 unidades
-El importe total de las 70 unidades es 50000€
Grupo B: Monitores, impresoras, escáneres.
-En total son 500 unidades
-El importe total de las 500 unidades es 15000€
Grupo C: Tinta, pequeños periféricos y otros.
-En total son 1000 unidades.
-El importe total de las 1000unidades es 5000€
Caso práctico 4
Representa gráficamente, mediante el análisis ABC, la situación del
almacén de una empresa dedicada a la venta de productos
informáticos. Las mercancías se pueden agrupar en las tres categorías
siguientes.
Grupo A: Ordenadores de sobremesa y portátiles
-En total son 65 unidades
-El importe total de las 65 unidades es 30000€
Grupo B: Monitores, impresoras, escáneres.
-En total son 450 unidades
-El importe total de las 450 unidades es 10000 €
Grupo C: Tinta, pequeños periféricos y otros.
-En total son 1500 unidades.
-El importe total de las 1500 unidades es 1000€
Solución
• Número total de artículos: 70+500+1000=1570
• El importe total de la inversión en almacén: 50000+15000+5000=
70000€
Grupo A
Porcentaje de artículos A sobre el total: (70/1570)x100= 4,45%
Porcentaje de inversión sobre el total: (50000/70000)x100= 71’42%
Grupo B
Porcentaje de artículos B sobre el total: (500/1570) x 100= 31,84%
Porcentaje de inversión sobre el total: (15000/70000) x 100= 21,42%
Grupo C
Porcentaje de artículos C sobre el total: (1000/1570) x 100= 63’69%
Porcentaje de inversión sobre el total: (5000/70000) x 100= 7’14%
Representación gráfica
(92’84% + 7’14%) = 100%
(21’42% + 71’42%) = 92’84%
C
71’42%
B
A
4’45%
31’84%+4’4
5= 36’29%
36’29%+63’69=
100%
8. Rotación de los stocks
Concepto: Es el número de veces que, en un periodo de
tiempo, un artículo pasa por el proceso de venderse,
salir del almacén y ser cobrado, recuperando así la
inversión realizada al adquirirlo.
Cálculo: I.R = Importe de las salidas anuales/ Importe
de las existencias medias anuales
Rotación de los stocks
• El índice de rotación adecuado ha de ser siempre superior a 1.
• Si un artículo rota 4 veces al año significa que se ha recuperado 4
veces la inversión realizada en él.
• Si el índice de rotación es muy bajo significa que la inversión que se
ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco.
• Si el índice de rotación es muy elevado, significa que las existencias
están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar
atención al stock de seguridad para evitar que no se produzca su
rotura.
• Ventajas de una alta rotación:
– Al pasar las existencias menos tiempo en el almacén, hay menos
dinero inmovilizado en existencias.
– Los costes de almacenamiento disminuyen.
– Es más difícil que las existencias queden obsoletas.
8.1 Clases de índices de rotación
Se pueden calcular dos índices de rotación de
stocks:
a) Índice de rotación física. Se calcula el
movimiento en unidades de producto.
b) Índice de rotación económica. Se calcula el
movimiento en unidades monetarias (euros)
Caso práctico 4
• Calcula el índice de rotación anual del almacén de una
empresa que distribuye ordenadores, teniendo en cuenta
los datos siguientes:
Artículos
Importe salidas
Importe de las
existencias en el
ejercicio (12 meses)
Ordenadores de
sobremesa
20.000
45.000€
Ordenadores portátiles
15.000
60.000€
• Calcula el índice de rotación general del almacén y los
índices independientes de los ordenadores de sobremesa
y de los portátiles
Solución (Caso práctico 4)
Índice de rotación general del almacén= 20.000+15000/(45000+60000/12)=
35000/8750= 4
Significa que las mercancías han recuperado 4 veces la inversión realizada en
ellas.
Índice de rotación sobremesa= 20000/(45000/12)= 20000/3750= 5,3
Índice de rotación portátiles = 15000/(60000/12)= 15000/5000= 3
Actividad 6
El movimiento de los artículos A,B,C en el almacén, en un
año, ha sido el siguiente:
• Artículo A: Salidas al año 30000, existencias medias 24000
• Artículo B: Salidas al año 60000, existencias medias 12000
• Artículo C: Salidas al año 54000, existencias medias 62000
Se pide:
a) Calcula el índice de rotación general de almacén.
b) Calcula el índice de rotación de cada uno de los artículos.
Solución
• Calcula el índice de rotación general del almacén.
Índice de rotación de almacén=
30000+60000+54000/(24000+12000+62000)/12=
144000/(98000)/12=144000/8166’66= 17’63
• Calcula el índice de rotación de cada uno de los artículos.
-Artículo A= 30000/(24000/12)=15
-Artículo B= 60000/(12000/12)= 60
-Artículo C= 54000/(62000/12)= 10’45