Procedimiento para la entrega y recepción de equipos técnicos en

Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE
EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
Revisión 01
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ELABORADO POR:
DESARROLLO INSTITUCIONAL
I.
RECOMENDADO POR:
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
APROBADO POR
DIRECCIÓN GENERAL
PROPÓSITO
Establecer la metodología general para la entrega y recepción de los equipos técnicos en el Almacén de
Equipos de la Dirección de Operaciones, así como para el uso del Estudio del Sistema Estatal de Radio y
Televisión.
Este procedimiento también indica las directrices necesarias para la solicitud de personal técnico de la
Dirección de Operaciones.
II.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal de la Dirección de Operaciones, así como para todo el
personal del Sistema Estatal de Radio y Televisión, que requiera del uso de los Equipos Técnicos y/o del
Estudio para grabaciones, transmisiones u otro evento o actividad a realizar.
También es aplicable para todo el personal responsable por la Seguridad de las Instalaciones del Sistema
Estatal de Radio y Televisión.
III.
DEFINICIONES
Equipos Técnicos:
Conjunto de elementos como cámaras, micrófonos, baterías, trípode, lámparas, cables, entre otros,
utilizados para la producción de los programas que se llevan a cabo en el Sistema Estatal de Radio y
Televisión.
Verificación:
Revisión de las condiciones físicas, técnicas, así como del funcionamiento de los elementos o dispositivos
que forman parte de los equipos técnicos.
Unidad Gestora / Gestor:
Unidad Administrativa responsable de la definición y expresión de la necesidad, de acuerdo con el
procedimiento establecido para ello, la cual está involucrada en el proceso o sistema en mención, y como
tal, es responsable del cumplimiento, ejecución y administración del mismo.
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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IV.
CONTROLES
Solicitud de Equipo y/o Servicio
Generalidades
•
Todas las Solicitudes de Equipos Técnicos y de Personal para grabaciones, transmisiones y/o estudio,
deben hacerse directamente a la Dirección de Operaciones, a través del Formulario para la Solicitud de
Servicio (Anexo No. 1).
•
En el Formulario para la Solicitud de Servicio debe especificarse y detallarse todo el equipo, personal
y/o estudio requerido, así como las horas pautadas, locación, fecha de solicitud, fecha de la actividad o
grabación, nombre del productor o solicitante, dirección a la que pertenece el solicitante, así como la
necesidad de transporte y/o viáticos de requerirse, etc.
•
En el caso de los Productores, deben realizar la Solicitud de Servicio (equipos, estudio, personal,
transporte y/o viáticos) a la Dirección de Producción con quince (15) días antes que culmine el mes,
para realizar la programación del mes siguiente o por lo menos quince (15) días antes de llevarse a
cabo la actividad o evento.
•
La Dirección de Producción debe aprobar las solicitudes de servicio antes de enviarlas a la Dirección
de Operaciones. No se aprobaran las solicitudes de servicios hasta que el realizador y/o productor
obtenga la aceptación del guión o escaleta de su programa o documental.
•
La Dirección de Producción, a través de la Coordinación Técnica de Producción es responsable de
enviar las solicitudes a la Dirección de Operaciones.
Asignación de Equipos y Personal
•
El Jefe de Operaciones Externas debe verificar la disponibilidad del equipo y personal antes de aprobar
las Solicitudes de Servicio.
•
El Coordinador de Operaciones, con la participación de la Coordinadora de Producción, son
responsables de realizar la programación del Calendario Mensual de Operaciones (Anexo No. 3), en el
cual se asignan los equipos y personal de acuerdo a las solicitudes aprobadas, tanto de la Dirección de
Producción, así como las solicitudes de otras Unidades de la Institución. Este Calendario debe estar
firmado por los responsables de confeccionarlo, así como la firma y fecha de aprobación del Director
de Operaciones.
•
El Coordinador de Operaciones es responsable de colocar la numeración consecutiva de las solicitudes
aprobadas (No. de Solicitud); Esta numeración puede ser mensual, por ejemplo: jul- 001 (jul = mes en
que se genera y 001= solicitud número uno) y será utilizada hasta que se realice el procedimiento para
la confección de los formularios con la numeración pre-impresa y con la copia respectivamente.
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•
El Coordinador de Operaciones debe distribuir el Calendario Mensual de Operaciones, a las unidades
correspondientes y colocarlo en un lugar visible para conocimiento de todo el personal involucrado en
el mismo. La Secretaria de la Dirección de Operaciones, debe archivar el original del Calendario
Mensual de Operaciones y las copias del Formulario para la Solicitud de Servicio aprobados.
•
Antes de una grabación, el realizador y el productor o solicitante, deben reunirse con el personal de la
Dirección de Operaciones asignado, para coordinar, entregar y discutir el guión o la escaleta de su
programa o documental, o actividad a realizar.
•
Las series o actividades que así lo requieran deben planificar y realizar sus locaciones, a las cuales
deben asistir personal de Operaciones asignado y un técnico de Ingeniería, en caso de Unidad Móvil.
Uso del Estudio
•
El horario de inicio de una grabación en estudio de un pre-grabado, dependerá de lo establecido en la
solicitud. Independientemente de la hora de inicio de la grabación, todo el equipo asignado debe estar
y permanecer en sus puestos en el estudio una hora antes de la hora de inicio de la grabación, para
efectos de coordinar las actividades a realizar.
•
Durante una grabación en estudio o Unidad Móvil el Realizador debe permanecer en Sub-control con el
Director de Cámara y conjuntamente tomar decisiones que coadyuven a la óptima calidad del
programa. El Productor y/o Asistente debe permanecer en el área de estudio o tras bastidores, en el
caso de Unidad Móvil.
•
El Realizador y/o Productor deben comunicar cordialmente a sus invitados, que esperen en el Lobby su
turno para su participación en los programas y asegurarse que en el estudio permanezcan solo
aquellas personas que participarán en la grabación.
Entrega de Equipos Técnicos
•
En el caso de los equipos de la Dirección de Noticias, se hará la entrega de acuerdo al Formulario para
Solicitud de Equipo – Asignación de Noticias, previa aprobación por el Director (a) de Noticias y/o
Coordinador de Noticias.
•
El Almacenista es responsable de la entrega del Equipo Técnico, en cumplimiento con el Calendario
Mensual de Operaciones y las solicitudes recibidas.
•
El Almacenista de Operaciones no entregará equipos que no estén contemplados dentro del
Calendario Mensual de Operaciones y que no cuenten con la solicitud aprobada por la Dirección de
Operaciones.
•
Los productores o solicitantes que hayan realizado la solicitud de equipo y/o personal, deben estar en
el Almacén de Equipos a la hora citada, media (½) hora antes del inicio de la actividad, para la
verificación de los equipos y confirmar que los mismos corresponden con los que fueron solicitados.
De no estar en el almacén a la hora citada, productores o solicitantes, se dará un lapso hasta media
(½) hora después de la hora de inicio de la actividad, previa justificación ante la Dirección de
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Operaciones, de lo contrario el Almacenista procederá a cancelar la entrega, ya que el incumplimiento
del horario afecta la realización de las actividades posteriores programadas en el Calendario.
El Almacenista deberá notificar inmediatamente la cancelación a la Dirección de Operaciones.
En caso de que el Personal de Operaciones no cumpla con la hora citada (ausencia o tardanza), el
Director de Operaciones o el Coordinador de Operaciones tomarán las medidas al respecto, a fin de
asegurar que la actividad programada se cumpla.
•
Para realizar la entrega de equipos, el Almacenista debe llenar el Formulario para la Entrega y
Recepción de Equipo Técnico (Anexo No. 4), de acuerdo a lo establecido en el Formulario para
Solicitud de Servicio o en el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (en caso de
la Dirección de Noticias). El “No. de Solicitud” debe corresponder con el “No. de Formulario” en el
Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico para mantener un control sobre los equipos
entregados, tanto de la Dirección de Operaciones como de la Dirección de Noticias.
Nota: El Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico anexo a este procedimiento, será
utilizado temporalmente hasta que cada equipo cuente con un formato donde se disponga de la marca,
serie y placa pre-impresa.
•
El Almacenista y el Personal responsable de retirar el equipo (Camarógrafo, Técnico de Exteriores,
Productores o Personal Autorizado), deben verificar que el mismo esté en buenas condiciones antes
de la entrega y registrar cualquier situación o condición especial del equipo en el Formulario para la
Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
•
En caso de que un equipo no esté en condiciones de ser entregado o presenta daños técnicos, el
Almacenista debe notificar inmediatamente al Director de Operaciones o al Coordinador de
Operaciones, quién debe coordinar con el Jefe de la Unidad Gestora, a fin de determinar el reemplazo
o no del equipo, teniendo en cuenta la prioridad del servicio a brindar..
El Almacenista debe realizar el Informe del Daño o Inconveniente en el Equipo (Anexo No.6)
correspondiente.
•
El Director de Operaciones y/o el Coordinador de Operaciones deben asegurarse que el Almacén de
Equipos tenga delimitadas e identificadas las áreas donde se encuentran los equipos; por ejemplo:
área para verificación de equipos, área de entrega, área de recepción, a fin de preservar el manejo y
cuidado de los equipos técnicos.
•
El Almacenista debe firmar en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico como
responsable de los equipos a entregar, así como colocar la fecha y hora en que hace entrega del
equipo en el almacén.
•
Los Camarógrafos y todo el personal que haga uso del Equipo Técnico de Operaciones y Noticias,
serán responsables de los mismos, desde el momento en que el Almacenista le haga entrega formal
del mismo, hasta que el equipo sea devuelto al Almacén de Equipos.
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•
El Almacenista debe entregar el Equipo Técnico (cámaras, luces, etc.) en su respectivo estuche (de
tenerlo) y cerciorarse de que los mismos sean regresados al almacén tal como se entregó.
•
El Almacenista debe adjuntar el Formulario para la Solicitud de Servicio o el Formulario para Solicitud
de Equipo / Asignación de Noticias (en el caso de Noticias) a la copia del Formulario para la Entrega y
Recepción de Equipo Técnico y colocarlo en la Carpeta de Equipos Entregados, hasta que el equipo
sea regresado al almacén con el formulario original. El Almacenista debe tener una Carpeta para los
equipos de la Dirección de Noticias y otra para los equipos de la Dirección de Operaciones que hayan
sido entregados, pero no regresados.
•
Los Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico de la Dirección de Noticias deben
archivarse separadamente del resto de los formularios entregados.
Nota: El Camarógrafo (Operaciones o Noticias) o Técnico de Exteriores asignado (Ingeniería) son los
únicos funcionarios autorizados de retirar equipos de cámara, previa autorización mediante la Solicitud de
Servicio o Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (para el caso del personal de Noticias).
Control de Salida de Equipos Técnicos
•
El Camarógrafo o personal responsable y el Personal de Seguridad en la recepción, deben confirmar la
cantidad de equipos, marca, número de serie, modelo y verificar que correspondan con lo señalado en
el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico, antes de que los mismos salgan de las
instalaciones de la institución.
•
El Camarógrafo o el personal responsable de retirar un equipo debe entregar al personal de seguridad
en la recepción el original del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
•
El personal encargado de la seguridad debe cerciorarse de que lo indicado en el Formulario
corresponda físicamente con el equipo retirado.
•
El personal de seguridad debe registrar completamente en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de
Equipos Técnicos (Anexo No.5) el movimiento del equipo técnico fuera de las instalaciones con la
siguiente información:
1. Fecha en que se genera la bitácora diariamente.
2. El Número de Formulario (igual al # de Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo
Técnico).
3. Nombre del Funcionario Autorizado.
4. Dirección a la cual pertenece el funcionario asignado.
5. Fecha y hora de salida y entrada.
6. Firma de salida y entrada del funcionario autorizado.
7. Nombre del Seguridad que autoriza salida y la entrada.
8. Observaciones (de ser necesarias).
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Recepción de Equipos Técnicos
•
El Camarógrafo y el Personal de Seguridad en la recepción, deben confirmar la cantidad de equipos,
marca, número de serie, modelo, placa y verificar que los mismos correspondan con lo señalado en el
Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico, al momento del ingreso de los mismos a
las instalaciones.
•
El Personal de Seguridad debe registrar el movimiento de entrada del equipo en la Bitácora Diaria de
Salida y Entrada de Equipos Técnicos.
•
El Personal de Seguridad es responsable de archivar diariamente la Bitácora Diaria de Salida y
Entrada de Equipos Técnicos, como constancia del movimiento de los equipos fuera de las
instalaciones y verificar que la misma sea llenada correcta y completamente.
Cuando un equipo no sea devuelto el mismo día de la entrega, la Bitácora Diaria de Salida y Entrada
de Equipos Técnicos no debe archivarse hasta que dicho equipo sea devuelto. Al momento que el
equipo regrese, se debe colocar el ingreso en la bitácora del día en que fue entregado, colocar la
observación al respecto y completar la bitácora para entonces proceder con el archivo de la misma.
•
Todos los Equipos Técnicos debe ser devueltos directamente al Almacén de Equipos, por lo tanto, los
mismos no deben dejarse fuera del almacén.
•
Los camarógrafos y el personal autorizado son responsables de devolver los equipos en sus
respectivos estuches (de tenerlo), tal como fue entregado.
•
Los Camarógrafos y todo el personal autorizado que retire equipo, deben regresarlo al Almacén de
Equipos una vez realizada la actividad de acuerdo a la hora pautada aproximada (final).
•
Igualmente, todos los Equipos Técnicos deben ser recibidos únicamente por el Almacenista de
Operaciones, por lo tanto, ningún equipo debe ser entregado a otra persona que no esté autorizada
por la Dirección de Operaciones.
•
Cuando el equipo sea devuelto, el Almacenista obtiene de la Carpeta de Equipos Entregados, la
copia del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico y el Formulario para la Solicitud
de Servicio o el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (en el caso de Noticias) y
registra la recepción del equipo en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico
(original y copia).
•
El Almacenista es responsable de recibir los equipos en el Almacén de Equipos y verificar que los
mismos estén completos, funcionando adecuada y correctamente.
•
Los Formularios de Entrega y Recepción de Equipos Técnicos (original y copia) con su respectiva
solicitud deben archivarse diariamente en Carpeta de Entrega y Recepción de Equipos Técnicos
(Operaciones y Noticias), posteriormente, esta carpeta debe reposar en un archivo mensual.
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•
Si el Equipo Técnico devuelto tiene algún daño, no funciona correctamente o está incompleto, el
Almacenista debe realizar un Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos (Anexo No.6).
Si el equipo está dañado, el Almacenista debe llenar el Formulario para Solicitud de Mantenimiento y/o
Reparación de Equipos (Anexo No.7).
El Almacenista debe remitir inmediatamente el Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos
Técnicos y/o la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos al Director de Operaciones.
El Director de Operaciones es responsable de autorizar al almacenista el movimiento o traslado del
equipo con daño al departamento de Mantenimiento y Reparación de Equipos en la Dirección de
Ingeniería conjuntamente con copia del Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos y del
Formulario de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos original.
El Almacenista debe archivar el Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos y el
Formulario de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos firmado por Ingeniería (original),
en el Expediente del Equipo Técnico correspondiente.
•
Cuando el Almacenista encuentre algún equipo fuera del almacén, debe realizar un Informe en donde
se establezca el nombre de la persona responsable por la utilización del equipo y el estado en que lo
dejó. Este Informe debe remitirse inmediatamente al Director de Operaciones, el cual debe evaluar la
situación y tomar las medidas necesarias.
El Almacenista debe realizar un Reporte Diario a la Dirección de Operaciones acerca de las entregas
realizadas durante el día (por turno). Ejemplo: cantidad de equipos entregados, cantidad de equipos con
daño, cantidad de solicitudes canceladas, cantidad de equipos recibidos etc.
En caso de que algún equipo sea regresado o ingrese a las instalaciones después de la hora de salida del
último almacenista en turno, el equipo debe igualmente verificarse y registrarse en la recepción con el
Personal de Seguridad, el cual debe anotar la observación en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de
Equipos Técnicos y en el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
El Camarógrafo o el Personal Autorizado debe trasladar el equipo hasta el anaquel o armario bajo llave,
destinado para los equipos técnicos fuera del almacén, por lo tanto el camarógrafo o personal autorizado
debe guardar custodia de la llave y es responsable por el equipo hasta que el Almacenista regrese o inicie
su turno y el equipo ingrese formalmente al almacén de equipos.
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
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Expediente de los Equipos Técnicos
Todos los equipos técnicos deben contar con una Ficha Técnica que refleje las características técnicas del
mismo; esta ficha se encuentra archivada el expediente de cada equipo.
La Ficha Técnica es un documento en el cual deben registrarse características como:
• Nombre del Equipo
• Nombre del Fabricante
• Número de serie
• Marca
• Código de Identificación
• Ubicación (en el Almacén)
• Características Generales
El Expediente del Equipo contiene otros documentos que forman parte del control del equipo, como Reportes
de Mantenimiento y Reparaciones, Catálogos del Equipo, si cuenta con los mismos y otros documentos
necesarios que permitan un adecuado control del estado y ubicación del mismo.
El Almacén de Equipos debe contar con un Listado de los Equipos Técnicos que se encuentran en el mismo, a
fin de mantener un control sobre la existencia de éstos.
El Almacenista debe codificar, elaborar y mantener actualizados: la Ficha Técnica, el Expediente y el Listado de
los Equipos Técnicos, con revisión periódica del Director de Operaciones y/o el Coordinador de Operaciones.
El Director de Operaciones es responsable de garantizar la capacitación del personal del Almacén de Equipos
en el uso y cuidado del Equipo Técnico.
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Control del Procedimiento
Toda revisión que se emita de este procedimiento, el P.DO-ALM.01.00, será aprobada por las instancias
que han aprobado la versión inicial (00).
•
•
•
Preparado por:
Recomendado por:
Aprobado por:
Desarrollo Institucional (OIRH)
Dirección de Operaciones
Dirección General
Las revisiones, modificaciones y actualizaciones de este procedimiento se incluyen en el registro de control
que permanece ubicado en el archivo de la unidad de Desarrollo Institucional.
El código “P.DO-ALM.01.00” establecido para este procedimiento indica en su secuencia lo siguiente:
P = Se trata de un procedimiento.
DO-ALM = Se trata de un procedimiento que desarrolla una materia de la Dirección de Operaciones,
específicamente en el Almacén de Equipos.
01 = Es el procedimiento número uno en la secuencia numérica de los procedimientos de la Dirección de
Operaciones.
00= Es la versión original del procedimiento.
V.
METODOLOGÍA Y RESPONSABILIDADES
Flujo del Macroproceso (Entrega de Equipos Técnicos)
Unidad Gestora
Dirección de
Operaciones
1
Solicitud de
Servicio
(equipos y
personal)
Recepción
4
Solicitud de
Equipos Asignación
de Noticias
2
Almacén de
Equipos
Revisión y
verificación
de equipos
3
Asignación de
Equipo y
Personal de
Operaciones
5
Entrega de
Equipos
Técnicos en
el Almacén
6
Salida de
Equipos Téc.
de las
Instalaciones
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Narrativa del Proceso de Entrega de Equipos
Referencia
1.
1.1
1.2
1.3
2.
Actividad
Solicitud de Equipo - Asignación de Noticias
Realiza la asignación de noticias y autoriza el uso
del equipo, al personal de noticias con el Formulario
para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias
(Anexo No.1).
Entrega al Almacenista, el formulario original
debidamente autorizado.
Recibe el formulario y procede de acuerdo al punto
4.2 y 4.3.
Solicitud de Servicio (Equipos y Personal)
Unidad
Responsable
Dirección de
Noticias
Dirección de
Noticias
Almacén de
Equipos
Cargo del
Responsable
Director (a) de
Noticias y/o
Coordinador (a) de
Noticias
Camarógrafo de
Noticias
Almacenista
Realiza la solicitud a la Dirección de Operaciones a
Director o Jefe de la
través del Formulario para la Solicitud de Servicio Unidad Gestora
Unidad
(Anexo No.2).
Nota: En caso de los Productores deben realizar la solicitud de acuerdo al punto 2.2 y se procede conforme
a los puntos 2.3, 2.4 y 2.5.
Realiza la Solicitud de Servicio a la Dirección de
Dirección de
2.2
Productor
Producción con quince días (15) de anticipación.
Producción
Revisa el guión o escaleta del programa o
Dirección de
Directora de
2.3
documental y emite el V°B° del mismo.
Producción
Producción
De recibir el V°B° del guión, aprueba las solicitudes
Coordinación
Coordinadora de
2.4
recibidas.
de Producción
Producción
Envía las Solicitudes de Servicio a la Dirección de
Coordinación
Coordinadora de
2.5
Operaciones.
de Producción
Producción
Nota: De requerirse la Unidad Móvil para el evento solicitado, se debe coordinar con la Dirección de
Ingeniería y enviar la solicitud para la asignación de los técnicos de exteriores. Posteriormente, se envían a
la Dirección de Operaciones para seguir con los trámites correspondientes.
Recibe los Formularios para las Solicitudes de
Dirección de
Coordinador de
Servicio aprobadas por la Unidad Administrativa
2.6
Operaciones
Operaciones
correspondiente y la Dirección de Ingeniería (en
caso de requerirse la Unidad Móvil).
Asignación de Equipos y Personal de
3.
Operaciones
Tramita y aprueba las solicitudes recibidas de
Dirección de
Coordinador de
3.1
acuerdo a la disponibilidad de equipo y personal.
Operaciones
Operaciones
2.1
3.2
3.3
Realiza la programación del Calendario Mensual de
Operaciones
dividido en cuatro (4) semanas
(Anexo No.3), en coordinación con la Dirección de
Producción.
Revisa y aprueba el Calendario Mensual de
Operaciones.
Dirección de
Operaciones
Coordinador de
Operaciones
Dirección de
Operaciones
Director de
Operaciones
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Referencia
3.4
3.5
3.6
3.7
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Actividad
Archiva copia de las solicitudes aprobadas y original
del Calendario Mensual aprobado por la Dirección
de Operaciones.
Entrega copia del Calendario al Director de
Operaciones y a la Directora de Producción.
Coloca semanalmente, en un lugar visible, el
Calendario para conocimiento del personal que va a
utilizar los equipos.
Entrega al Almacenista copia del Calendario y de
las solicitudes originales aprobadas.
Revisión y verificación de equipos en el
Almacén de Equipos Técnicos.
Recibe copia del Calendario y de las solicitudes de
equipos aprobadas.
Compara la solicitud de equipo contra el Calendario
antes de realizar la entrega del equipo.
Llena el Formulario para la Entrega y Recepción de
Equipo Técnico (Anexo No. 4).
Realiza la revisión y verificación de los equipos
técnicos y coloca cualquier situación u observación
en el Formulario para la Entrega y Recepción de
Equipo Técnico.
En caso de que el equipo no esté en condiciones de
uso o se detecte algún daño, notifica
inmediatamente al Director de Operaciones.
De acuerdo al Calendario, verifica si existe equipo
disponible para el cambio y/o evalúa otras
opciones, en coordinación con la Dirección de la
Unidad Gestora.
Si hay equipo disponible, autoriza el cambio del
equipo.
Realiza cambio del equipo y lo registra en el
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo
Técnico y procede de acuerdo al punto 4.3.4.
En caso de que no haya equipo disponible para el
cambio y no exista otra opción, autoriza cancelar la
entrega del mismo en coordinación con la Unidad
Gestora.
Cancela la entrega del equipo y registra la acción
en el Formulario para Entrega y Recepción de
Equipos Técnicos correspondiente.
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Dirección de
Operaciones
Secretaria de
Operaciones
Dirección de
Operaciones
Coordinador de
Operaciones
Dirección de
Operaciones
Coordinador de
Operaciones
Dirección de
Operaciones
Coordinador de
Operaciones
Almacén de
Equipos
Almacén de
Equipos
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacenista
Almacenista
Almacén de
Equipos y
Unidad Gestora
Almacenista,
Camarógrafo o
Técnico de Exteriores
y Productor
Almacén de
Equipos
Almacenista
Dirección de
Operaciones
Dirección de
Operaciones
Director de
Operaciones o
Coordinador de
Operaciones
Director de
Operaciones o
Coordinador de
Operaciones
Almacén de
Equipos
Almacenista
Dirección de
Operaciones
Director de
Operaciones o
Coordinador de
Operaciones
Almacén de
Equipos
Almacenista
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Referencia
4.11
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
6.
6.2
6.3
6.4
Realiza un Informe en el cual se establece el daño
o inconveniente del equipo y procede de acuerdo al
punto 3.3, 3.4, 3.5 y 3.6 de la Narrativa del Proceso
de Recepción de Equipos, para el registro de la
reparación correspondiente.
Entrega de Equipos Técnicos en el Almacén de
Equipos
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Almacén de
Equipos
Almacenista
Si el equipo a entregar se encuentra en buenas
condiciones para su uso, coloca el mismo en el
Área de Entrega de Equipos.
Registra fecha y hora en el Formulario para la
Entrega y Recepción de Equipo Técnico (original y
copia), así como, el nombre completo (legible) del
almacenista que entrega el equipo.
Entrega equipo conjuntamente con el original del
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo
Técnico.
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacén de
Equipos
Almacenista
Archiva copia del Formulario para Entrega y
Recepción de Equipo Técnico con la respectiva
solicitud, en la Carpeta de Equipos Entregados
(Operaciones o Noticias), hasta que el equipo sea
devuelto con el original.
Almacén de
Equipos
Almacenista
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal autorizado
o Técnico de
Exteriores y
Productor
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal autorizado
o Técnico de
Exteriores y
Productor
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Retira el equipo del almacén con el original del
formulario, se dirige al área de recepción.
5.5
6.1
Actividad
Salida
de
Equipos
Instalaciones.
Técnicos
de
las
Entrega original del Formulario para la Entrega y
Recepción de Equipo Técnico al Personal de
seguridad en turno.
Verifica la cantidad de los equipos entregados
contra el Formulario para la Entrega y Recepción de
Equipo Técnico.
Coloca el la parte inferior del Formulario para la
Entrega y Recepción de Equipo Técnico la fecha de
salida, revisado por (Nombre del seguridad) y la
hora de salida.
Registra salida del equipo en la Bitácora Diaria de
Salida y Entrada de Equipos Técnicos (Anexo No.
Código: P.DO-ALM.01.01
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27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
Revisión 01
Página 13 de 23
Referencia
6.5
6.6
Actividad
5).
Coloca Firma (nombre completo legible) del
Funcionario Autorizado, en la Bitácora Diaria de
Salida y Entrada de Equipos Técnicos como
evidencia del responsable de la salida equipo.
Guarda custodia del original del Formulario para la
Entrega y Recepción de Equipo Técnico hasta que
el equipo sea devuelto.
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal Autorizado
o Técnico de
Exteriores
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Flujo del Macroproceso (Recepción de Equipos)
Recepción
Almacén de Equipos
1
2
3
4
Ingreso y
verificación
del Equipo
Técnico
Entrega del
Equipo en el
Almacén de
Equipos
Verificación y
revisión del
Equipo Téc.
recibido
Almacenamiento del
Equipo
Narrativa del Proceso de Recepción de Equipos
Referencia
1.
Actividad
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Ingreso del Equipo Técnico a Recepción
1.1
Ingresa el equipo a la recepción de las instalaciones
de Sistema Estatal de Radio y Televisión
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal Autorizado
o Técnico de
Exteriores y
Productor
1.2
Recibe el Equipo Técnico en la recepción y registra
el ingreso en la Bitácora de Salida y Entrada de
Equipos Técnicos.
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
1.3
Revisan y verifican que los equipos que ingresan
corresponden con lo indicado en el Formulario para
la Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
Servicios
Generales y
Unidad Gestora
1.4
Coloca en la parte inferior del Formulario para la
Servicios
Personal de
Seguridad,
Camarógrafo o
Técnico de Exteriores
y Productor
Personal de
Código: P.DO-ALM.01.01
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
Revisión 01
Página 14 de 23
Referencia
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
Actividad
Entrega y Recepción de Equipo Técnico, la
información correspondiente a la entrada de los
equipos a las instalaciones, fecha de entrada,
recibido por (nombre del seguridad), hora de
entrada y observación (de ser necesaria).
Registra cualquier inconveniente visible en el
Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo
Técnico (Observación) de ser necesario.
Registra el ingreso en la Bitácora Diaria de Salida y
Entrada de Equipos Técnicos.
Firma en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de
Equipos Técnicos como evidencia de la entrada
equipo.
Si el almacén se encuentra abierto, hace entrega
del original del Formulario para Entrega y
Recepción de Equipo Técnico al Camarógrafo o al
Personal autorizado.
Recibe el Formulario para Entrega y Recepción de
Equipo Técnico original, se dirige con el equipo al
almacén de operaciones y procede de acuerdo al
punto 2 “Entrega del Equipo en el Almacén de
Equipos”.
En caso de que el equipo sea utilizado en Unidad
Móvil, registra la observación, en el formulario y en
la bitácora diaria, del traslado del equipo a
Ingeniería para limpieza y entrega el Formulario
para la Entrega y Recepción de Equipo al Técnico
de Exteriores.
Procede a trasladarlo a la Dirección de Ingeniería a
Mantenimiento y Reparación de Equipo, para la
debida limpieza de los mismos antes de entregarlos
al almacén, en un lapso no mayor de dos (2) días.
Si el almacén de equipos se encuentra cerrado,
coloca observación en el formulario y en la bitácora.
Si es equipo portátil, o cualquier otro equipo
técnico, coloca el equipo conjuntamente con el
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo
Técnico, en el anaquel para equipos técnicos
ubicado fuera del almacén, bajo llave, guarda
custodia de la misma y es responsable del equipo
hasta que el Almacenista regrese o inicie su turno y
el equipo ingrese formalmente al almacén.
Unidad
Responsable
Generales
Cargo del
Responsable
Seguridad
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal Autorizado
o Técnico de
Exteriores
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo,
Personal Autorizado
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Unidad Gestora
Técnico de Exteriores
Servicios
Generales
Personal de
Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo o
Personal Autorizado
Código: P.DO-ALM.01.01
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27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Página 15 de 23
Referencia
1.14
1.15
2.
2.1
2.2
2.3
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Unidad Gestora
Camarógrafo o
Personal Autorizado
Abre el anaquel, saca los equipos y verifica los
mismos contra el Formulario para Entrega y
Recepción de Equipo Técnico y registra el ingreso
formal de los mismos en el almacén.
Almacén de
Equipos
Almacenista
Entrega del Equipo en el Almacén de Equipos
Si el Almacén de Equipos se encuentra abierto,
devuelve el equipo utilizado con el original del
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo
Técnico.
Realiza la recepción del equipo técnico utilizado.
Unidad Gestora
Camarógrafo o
Técnico de Exteriores
Almacén de
Equipos
Almacenista
Busca la copia del Formulario para Retiro de Equipo
Técnico en la Carpeta de Equipos Entregados.
Almacén de
Equipos
Almacenista
Actividad
Entrega la llave al almacenista
formalmente el equipo al almacén.
y
entrega
Verificación y revisión del Equipo Técnico
recibido
Revisa y verifica que el equipo se encuentre en
buenas condiciones y de acuerdo como fue
entregado con el Formulario para Entrega y
Recepción de Equipo Técnico.
Registra y firma (nombre completo legible) la
recepción del equipo en el Formulario para Entrega
y Recepción de Equipo Técnico (original y copia).
Archiva original y copia del Formulario para Entrega
y Recepción de Equipo Técnico y de la solicitud
correspondiente, en la Carpeta de Entrega y
Recepción de Equipos Técnicos (Operaciones y
Noticias),y al término de cada mes, ubica de forma
consecutiva, todos los formularios según el mes
que corresponda.
En caso de que el equipo no esté en condiciones de
uso, realiza un Informe de Daños e Inconvenientes
en Equipos Técnicos (Anexo No.6) en el cual se
establezca el daño o inconveniente del equipo,
nombre del Camarógrafo o de la persona
responsable que utilizó el equipo por última vez.
Llena el Formulario para la Solicitud de
Mantenimiento y/o Reparación de Equipo (Anexo
No.7).
Entrega el Informe y copia de la Solicitud de
Mantenimiento y/o Reparación de Equipo al Director
Almacén de
Equipos y
Unidad
Gestora
Almacén de
Equipos y
Unidad
Gestora
Almacenista y
Camarógrafo o
Técnico de Exteriores
Almacenista y
Camarógrafo o
Técnico de Exteriores
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacén de
Equipos
Almacenista y/o
Camarógrafo o
Personal Autorizado
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacén de
Equipos
Almacenista
Código: P.DO-ALM.01.01
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Referencia
Actividad
Unidad
Responsable
Cargo del
Responsable
Dirección de
Operaciones /
Dirección de
Noticias
Director de
Operaciones /
Directora de Noticias
Dirección de
Operaciones
Director de
Operaciones
Almacén de
Equipos
Almacenista
Dirección de
Ingeniería
Técnico de
Mantenimiento y
Reparación de
Equipos
Almacén de
Equipos
Almacenista
Almacén de
Equipos
Almacenista
de Operaciones y a la Directora de Noticias (en el
caso de los equipos de Noticias).
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
4.
4.1
VI.
Recibe el Informe y la Solicitud de Reparación para
su análisis.
Autoriza el traslado del equipo al departamento de
Mantenimiento y Reparación de Equipos en la
Dirección de Ingeniería.
Traslada equipo al área de Mantenimiento y
Reparación de Equipos, con el Formulario para la
Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de
Equipo.
Recibe el equipo y firma la Solicitud
Mantenimiento y/o Reparación de Equipo.
de
Archiva copia del Informe y del Formulario para la
Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de
Equipo en el Expediente del Equipo.
Almacenamiento del Equipo
Si el equipo está en buenas condiciones lo
almacena adecuadamente (en su estuche, si lo
tiene) en los anaqueles o lugares delimitados para
el mismo dentro del Almacén.
ANEXOS
Anexo No. 1
Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias.
Anexo No. 2
Formulario para la Solicitud de Servicio.
Anexo No. 3
Calendario Mensual de Operaciones.
Anexo No. 4
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
Anexo No. 5
Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos en Recepción.
Anexo No. 6
Informe de Daños o Inconvenientes en Equipos Técnicos.
Anexo No. 7
Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo.
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 1
F.DO-ALM.01.00.01
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
SOLICITUD DE EQUIPOS / ASIGNACIÓN DE NOTICIAS
# de Solicitud
Nombre del Periodista Asignado
Fecha de Asignación
Horas Aproximadas
Inicio
Final
a.m.
Camarógrafo Asignado
Actividad o Evento
Lugar de la Actividad o evento
p.m.
a.m.
p.m.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR
Cámaras
REQUERIMIENTOS
Otros Especifique:
Iluminación
Audio
Estudio
Firma del Periodista Asignado
Firma del Camarógrafo Asignado
Nota: La Asignación puede estar autorizada por el Director (a) de Noticias y/o por el Coordinador (a) de Noticias.
Autorizado
por:
Recibido por:
Hora:
Director (a) de Noticias
Coordinador (a) de Noticias
PARA USO DEL ALMACÉN DE OPERACIONES
Observación:
Periodista o Camarógrafo responsable:
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
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Página 18 de 23
ANEXO No. 2
F .D O - A L M .0 1 .0 0 .0 2
R A D IO Y T E L E V IS IÓ N E D U C A T IV A
D IR E C C IÓ N D E O P E R A C IO N E S
F O R M U L A R IO P A R A S O L IC IT U D D E S E R V IC IO
# d e S o lic itu d
P A R A U S O D E L P R O D U C T O R O S O L IC IT A N T E
F e c h a d e S o lic itu d
P ro d u c to r
F e c h a d e A c tiv id a d
S o lic ita n te
P ro g ra m a o E v e n to
U n id a d
A d m in is tra tiv a
L o c a c ió n
S e rv ic io S o lic ita d o
H o ra s P a u ta d a s A p ro x im a d a s
In ic io
F in a l
U n id a d P o rtá til
G ra b a c ió n
* * U n id a d M ó v il
N ú m e ro d e C á m a ra s
T ra n s m is ió n
T ra n s p o r te
E s tu d io
a .m .
a .m .
p .m .
p .m .
D E S C R IP C IÓ N D E L A A C T IV ID A D A R E A L IZ A R
R E Q U E R IM IE N T O S E S P E C IA L E S
P E R S O N A L (C o lo c a r la c a n tid a d d e p e r s o n a l r e q u e r id o )
D ire c to r d e C á m a ra s
V iá tic o s
C a m a ró g r a f o (s )
A s is te n te (s )
O p e ra d o r d e A u d io
L u m in o té c n ic o
O tro s
E Q U IP O T É C N IC O
Ilu m in a c ió n
A u d io
O tr o s / E s p e c if iq u e
F ir m a d e l P r o d u c to r (a ) o S o lic ita n t e
D ir e c to r o J e f e d e la U n id a d S o lic ita n te
** P A R A U S O D E L A D IR E C C IÓ N D E IN G E N IE R ÍA
T é c n ic o ( s ) A s ig n a d o
(s )
A p ro b a d o p o r
D ire c to r (a ) d e In g e n ie ría
P A R A U S O D E L A D IR E C C IÓ N D E O P E R A C IO N E S
D ire c to r d e C á m a ra
C a m a ró g ra fo (s )
O p e ra d o r d e A u d io
A s is te n te (s )
L u m in o té c n ic o
O tro s
O b s e r v a c io n e s
A p ro b a d o p o r:
H o r a S o lic it u d d e
R e tiro
H o r a d e C it a c ió n
D ir e c t o r d e O p e r a c io n e s
S O LO P A R A U S O D E L A LM A C É N
M o tiv o :
a .m .
C a n c e la d a
p .m .
A lm a c e n is ta d e O p e r a c io n e s
A c e p ta d a
P r o d u c to r o S o lic it a n t e
Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 3
F.DO-ALM.01.00.03
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
CALENDARIO MENSUAL DE OPERACIONES
MES / AÑO
SEMANA
HORA
EQUIPOS / PERSONAL
LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
T
A
R
D
E
N
O
C
H
E
VIERNES
SÁBADO
DOMINGO
OBSERVACIONES
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
COORDINADOR DE OPERACIONES
COORDINADORA DE PRODUCCIÓN
DIRECTOR DE OPERACIONES
FECHA
Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Página 20 de 23
ANEXO No. 4
F.DO-ALM.01.00.04
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
FORMULARIO PARA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS
Formulario #
Camarógrafo
Programa o Evento
Solicitante
Locación
Unidad Administrativa
DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS
Marca
Modelo
Serie
Placa
Marca
Cámara
Base de Trípode
VTR
Maleta de Trípode
Lente
Lámpara
Viewfinder
Bandor de Lámpara
Micrófono Cámara
Trípode de Lámpara
Batería
Cable de Lámpara
Batería
Horquillas
Cargador de Batería
Maleta de Lámpara
Amplificador de Audio
Cables de BNC
Ultralight
Cables de Audio
Micrófono de mano
Extensiones
Micrófono de mano
Multitomas
Monitor
Forro de Maletas
Trípode
Maleta de Cámaras
Modelo
Serie
Otros
PARA USO DEL ALMACÉN DE OPERACIONES
ENTREGA
RECEPCIÓN
Fecha de Entrega
Fecha de Recepción
Recibido por
Entregado por
Almacenista de Operaciones
Almacenista de Operaciones
Hora de Entrega
Hora de Recepción
Observación
Observación
Retirado por
Entregado por
PARA USO DEL SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES
SALIDA
ENTRADA
Fecha de Salida
Fecha de Entrada
Entregado por
Recibido por
Seguridad
Hora de Salida
Seguridad
Hora de Entrada
Placa
Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 5
F.DO-ALM.01.00.05
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
BITÁCORA DIARIA DE SALIDA Y ENTRADA DE EQUIPOS TÉCNICOS EN RECEPCIÓN
FECHA
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
# DE
FORMULARIO
NOMBRE DEL FUNCIONARIO
AUTORIZADO
DIRECCIÓN
FECHA
SALIDA
ENTRADA
HORA
SALIDA
ENTRADA
FIRMA DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO
SALIDA
ENTRADA
NOMBRE DEL SEGURIDAD
ENTREGA
RECIBE
OBSERVACIÓN
Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
Revisión 01
Página 22 de 23
ANEXO No. 6
F.DO-ALM.01.00.06
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
INFORME DE DAÑOS O INCONVENIENTES EN EQUIPOS TÉCNICOS
Fecha
Director de Operaciones
Director (a) de la Unidad
Responsable
Dirección Responsable
Equipo Técnico
Modelo
Serie
Marca
Placa
INFORME DE LA ACTIVIDAD REALIZADA
Responsable por el Equipo
Técnico
# de Solicitud
Programa o
Evento
Fecha de la
Actividad
Productor
Solicitante
Locación
Unidad Administrativa
Servicio Solicitado
Tiempo Ejecutado
Unidad Portátil
Transporte
Grabación
** Unidad Móvil
Estudio
Transmisión
Inicio
Final
a.m.
a.m.
p.m.
p.m.
INFORME DE DAÑOS O INCONVENIENTES
Preparado por
Almacenista de Operaciones
Camarógrafo o Personal Autorizado
Código: P.DO-ALM.01.01
Fecha de Creación:
24 de junio de 2005
Fecha de Actualización:
27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS
TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
Revisión 01
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ANEXO No. 7
F.DO-ALM.01.00.07
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EQUIPOS
# de Solicitud
Nombre del
Solicitante
Equipo
Técnico
Placa
Fecha de
Solicitud
Modelo
Serie
Tipo de Solicitud
Mantenimiento
Reparación
DESCRIPCIÓN DEL DAÑO O INCONVENIENTE
Para uso de la Dirección de Operaciones
Observación
Aprobado por
Director de Operaciones
Para uso de la Dirección de Ingeniería
Recibido por
Mantenimiento y Reparación de Equipos
Fecha de
Recibido
Observación