Excesivo costo de ventas y de distribución

Unidad 12
• Excesivos costo de ventas y distribución
Excesivos costo de ventas y distribución
GENERALIDADES
El costo de ventas es el resumen de un determinado número de partidas. Es el
conjunto de esfuerzos y recursos tasables en dinero, invertidos hasta tener un bien en
condiciones para venderse. El costo de ventas, empleando una expresión matemática
que describe la complejidad del problema, es la integración de todas las diferenciales
que representan los diversos costos incurridos,... de aquí que el cálculo del costo tenga
que ser un cálculo basado en el análisis, pero no por esto es un cálculo accesorio,
como por mucho tiempo se le ha dado esta interpretación equivocada. El problema del
costo no es aditamento o apéndice, sino que es un problema central de toda unidad
productora.1
Siendo las ventas la esencia de todo negocio y la causa determinante de los
costos, para poder llegar a una conclusión adecuada respecto del descenso en la
utilidad bruta, el estudio analítico del costo de ventas debe hacerse simultáneamente y
en relación con el estudio analítico de las ventas, tomando como base de comparación
a estas últimas. La citada conclusión tiene capital importancia, en virtud de que,
basándose en ella, es posible que se hagan trascendentales modificaciones en la
organización y en la política administrativa de la empresa, principalmente en la función
de ventas y en la de compras o de producción, según el caso.
La utilidad bruta es un resultado: es la diferencia entre el producto de las ventas
y el costo de las mismas; y como en toda diferencia las variaciones en la utilidad bruta
están en función de los cambios operados en cada uno de los elementos que se
comparan. En esa virtud, el estudio analítico de los cambios en la utilidad bruta queda
satisfecho al hacer el estudio analítico de las ventas y del costo de las mismas.
Los cambios en el costo de ventas, como los cambios en las ventas, están en
función de dos variables independientes y de influencia recíproca: precios y unidades
de mercancías. Por tanto, al hacer el estudio analítico de las variaciones del costo de
ventas es necesario considerar: (1) que dichas variaciones se deben: (a) a cambios en
el volumen de unidades vendidas; o (b) a cambios en el costo de ventas; o (c) a una
1
Lic. y C.P. Sealtiel Alatriste, Técnica de los Costos.
combinación de cambios en las dos variables citadas; y (2) cuando la función de ventas
y la de compras o producción, según se trate de una empresa mercantil o de una
empresa industrial, respectivamente, están coordinadas, debido a que el volumen de lo
comprado o de lo producido, según el caso, depende del volumen de lo vendido. Los
cambios en el volumen de unidades vendidas influyen sobre el costo de ventas, puesto
que a mayor volumen de unidades compradas o producidas, corresponden menores
costos unitarios; esto se explica considerando que como los costos fijos ascienden a
sumas de consideración, al hacer su prorrateo, mientras mayor sea el número de
unidades compradas o producidas, menor es el importe de la parte alícuota; a la
inversa, a menor número de unidades compradas o producidas, corresponden mayores
costos unitarios, porque al prorratear los costos fijos entre un menor número de
unidades mayor es el importe de la parte alícuota.
CAUSÁS DEL EXCESO
Las causas internas, además de las externas, de los aumentos en el costo de
ventas, son múltiples y persistentes, lo que hace complejo el problema y amerita un
estrecho y continuo estudio.
Entre las causas internas de carácter genérico que motivan la elevación del
costo de ventas, figuran las siguientes: (1) deficiente política de compras; (2)
inadecuado manejo y almacenaje de las mercancías; (3) deficiente contratación y
manejo del factor humano; (4) incremento continuo de los costos fijos; (5) inadecuado
financiamiento; (6) ventas insuficientes; y (7) inadecuada técnica de producción.
Cada una de las citadas causas genéricas, a su vez, está originada por un
conjunto de causas específicas. Así, tratándose de las compras, la deficiencia puede
estar localizada en los gastos de compra, fletes y acarreos, seguros, comisiones de
compra, impuestos en general, etcétera, o bien, la deficiencia puede localizarse en los
precios de compra.
Dichos conceptos pudieron ser pagados en exceso por negligencia, falta de
capacidad, falta de información; y así, cada una de las mencionadas causas genéricas
se debe analizar en sus causas específicas, si se desea llegar a conocer y resolver el
problema de modo apropiado.
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS
El análisis del costo de ventas consiste en distinguir las partes que lo forman,
distinción que no debe hacerse más allá de lo que las necesidades prácticas lo
requieran; en estudiar el costo total de cada una de las diferentes clases de los artículos
vendidos cuya suma da el resultado del costo total de ventas, estudio que no debe
hacerse en forma absoluta sino en forma comparativa con las ventas respectivas, en
unidades y en precios; con los demás conceptos de los costos incurridos que formen el
costo de ventas de una empresa; así como, cuando sea posible, con los costos de otras
empresas similares y con las respectivas medidas básicas de eficiencia.
Como las ventas son el resultado de un esfuerzo sostenido durante el transcurso
del tiempo, y el estudio analítico del costo de ventas debe hacerse simultáneamente y
en relación con el estudio analítico de aquéllas, se deduce que los métodos de análisis
más apropiados para hacer el estudio analítico del costo de ventas son: (1) el método
de las tendencias a base de números relativos, como un medio para formarse un juicio
de carácter general acerca de la trayectoria seguida por dicho costo y de los síntomas
manifestados por la presencia de la citada deficiencia; y (2) para fines de
administración, es decir, para fines de control y como medida de eficiencia, el método
de las razones estándar, representado aquí por los costos estándar en su acepción, no
como un medio sino como un fin, es decir, no como medidas fijas de comparación sino
como metas a las cuales se debe llegar en las condiciones corrientes de operación. Si
así se desea, puede hacerse la representación gráfica de los resultados obtenidos por
los métodos de análisis antes citados.
Como el costo de ventas está en función de los precios y el volumen de unidades
de mercancía, al practicar el estudio analítico del citado costo es necesario principiar
por la distinción de estos dos elementos, con el fin de estar en aptitud de poder
ponderar debidamente el cómo, el cuándo y el porqué de la acción ejercida sobre el
costo de ventas, por las fluctuaciones en precios y por las variaciones en el volumen de
la mercancía vendida. La separación de los dos elementos antes citados facilita
considerablemente el estudio de este problema y reduce la posibilidad de incurrir en
errores, tanto al hacer el análisis como la interpretación respectiva.
Cuando se utiliza el método de razones estándar este distingo es esencial, en
virtud de que al considerar a los costos estándar como medidas de control y de
eficiencia, implícitamente se está significando, con ello, que tales medidas se refieren al
debido aprovechamiento de los elementos internos de un negocio y no a los elementos
externos, tales como los cambios en precios por motivo de las variaciones en la oferta y
la demanda, y por la desvalorización monetaria. Las desviaciones de las medidas de
eficiencia significan ineficiencia. Toda ineficiencia se traduce en un desperdicio que
aumenta los costos y disminuye las utilidades; por lo cual, tales desviaciones deben
investigarse en su origen y tratar de corregirlas. Para hacer patente la cuantía de las
desviaciones del estándar, es conveniente expresarlas en forma de por cientos con
relación al estándar total o con relación a los estándares parciales que integran el
estándar total.
Hecha la susodicha distinción de precios y unidades de mercancía, debe hacerse
la clasificación de los conceptos que forman el costo de ventas en: (1) costos fijos; y (2)
costos variables. Para juzgar del control y eficiencia de la administración con respecto
al aumento o a la disminución del costo unitario de venta, el estudio analítico de los
cambios operados en el costo de venta debe hacerse con mayor amplitud en los costos
variables. Con respecto a los costos fijos, se debe puntualizar si su importe es el
mínimo posible.
El detalle del análisis del costo de ventas no debe llevarse más allá de lo que las
necesidades prácticas lo requieran; por ejemplo, si se trata de un negocio industrial de
transformación en el cual no se dispone de medidas de eficiencia sino tan sólo de los
costos históricos de producción y considerando, para facilitar las explicaciones, que los
inventarios periódicos no son dignos de tomarse en consideración, por su reducido
valor; y que se ha elegido para practicar el análisis el método de las tendencias a base
de números relativos, se procede a calcular las tendencias del costo total de ventas en
moneda y en especie; se hace la comparación de dichas tendencias con la tendencia
de las ventas, a precio de venta, del modo antes citado. Si después de practicar el
análisis en esta forma no quedan satisfechas las necesidades prácticas que lo
motivaron, se pasa a distinguir el importe de los costos fijos y el importe de los costos
variables, calculando las tendencias y haciendo las comparaciones en la forma descrita
arriba.
Si lo referido no es suficiente, se sigue con el cálculo de las tendencias de los
costos variables de cada uno de los elementos del costo de producción: (a) materias
primas; (b) mano de obra; y (c) gastos indirectos de producción; y se hacen las
comparaciones respectivas. Así se continúa hasta dejar satisfechas las demandas
prácticas que dieron origen al análisis y las cuales, en última instancia, son las de
señalar posibles deficiencias y obtener puntos de orientación que sirvan para localizar
las causas que hayan originado esas deficiencias. Sin embargo, una adecuada
investigación previa, hecha directamente con los interesados, por medio de la cual se
precise lo que ellos desean, capacita al analizador para resolver directamente el
problema relativo al detalle necesario del análisis en particular. La práctica enseña que
para facilitar el análisis formal y precisar lo que efectivamente desean los interesados,
es conveniente hacer un análisis preliminar con datos generales. En el caso de
disponer de medidas de eficiencia, se toman los costos históricos como base de
comparación, para hacer patente las desviaciones.
Como en las anteriores deficiencias, al practicar el análisis del costo de ventas,
se debe proceder a las investigaciones conducentes, hasta puntualizar las causas de
las deficiencias, para tratar de corregirlas.
Así, por ejemplo, después de proceder en la forma indicada arriba y reducir la
producción de los periodos a la misma base, y determinar los costos unitarios, se hace
la comparación del costo de la materia prima utilizada en cada unidad y si se encuentra
que aumentó, se procede a localizar si el aumento se debe a un mayor consumo de
materias primas o a un incremento en los precios. Si el aumento fue por ambos
elementos, se procede a precisar si el incremento en los precios se debe a una
deficiencia interior o a un ascenso de los precios en el mercado; y si el aumento en las
materias primas se debe a mala calidad de las mismas, a descomposturas en la
maquinaria, a incompetencia o negligencia de los operarios, se concluye que tanto el
incremento en los precios como el aumento en el consumo de las materias primas
tuvieron su origen en descuidos en la política de compras, que motivaron que las
últimas adquisiciones de materias primas tuvieran costos superiores y calidades
inferiores a las normales.
Al hacer el estudio analítico del costo de ventas es importante que se ponderen
debidamente los efectos producidos sobre aquél, por las bases de estimación de los
inventarios finales de mercancías, en virtud de que el valor asignado a tales inventarios
tiene una influencia digna de tomarse en consideración sobre el importe del costo de
ventas. En efecto, si su estimación se hace en exceso de su valor justo, el costo de
ventas disminuye en la cantidad de tal exceso, y como consecuencia aumenta la
utilidad bruta en esa misma cantidad; pero si al hacer la estimación de los inventarios
se les asigna un precio inferior a su valor justo, el costo de ventas aumenta en la
diferencia respectiva, y como consecuencia disminuye la utilidad bruta en tal diferencia.
Con relación a la influencia de las bases devaluación de los inventarios finales
sobre el costo de ventas, también tiene importancia cerciorarse de si los inventarios
iniciales y los inventarios finales se formularon sobre las mismas bases y, en caso
contrario, el efecto aproximado que el cambio refleja en el costo de ventas. Hay
necesidad de estudiar la forma como el cambio en las bases de valuación de los
inventarios afecta el costo de ventas en dos o más ejercicios. Cuando se trate de
estados financieros dictaminados por Contador Público, es de recomendar que el
dictamen se lea con detenimiento para evaluar debidamente la amplitud del examen
practicado al respecto, así como, en su caso, los efectos producidos en los resultados
por un cambio hecho en las bases de valuación de los inventarios: costos promedios a
primeras entradas primeras salidas, a últimas entradas primeras salidas, etcétera.
EXCESIVO COSTO DE DISTRIBUCIÓN
GENERALIDADES
El costo de distribución, también llamado gastos de ventas, comprende: (1) los
gastos de administración de ventas; y (2) los gastos propios o relacionados con la
función de ventas. En las prácticas actuales el costo de distribución tiene la
característica de que su importe constituye una deducción directa de los productos
propios de la operación mercantil, su importe se toma como un costo realizado del
ejercicio en el cual se incurrió; por tanto, no tiene ningún valor de balance y su cálculo
sólo tiene una función estadística.
El análisis del costo de distribución debe hacerse con los siguientes propósitos:
(1) determinación del costo; (2) control del costo; y (3) determinar el cómo, el cuánto y
el porqué de la aplicación del esfuerzo en determinado sentido.
El análisis del costo de distribución es digno de consideración, en virtud de lo
complejo del problema de la distribución, complejidad derivada de la amplitud, tanto
intensiva como extensiva de los mercados. El costo de distribución se traduce en
erogaciones de bastante significado para las empresas, erogaciones que con
frecuencia en su origen son insignificantes; se miden en pequeñas cantidades de
dinero, muchas de ellas en centavos, lo cual hace que se consideren insignificantes y
como consecuencia se dificulte su control. Timbres postales, sobres y hojas de papel;
desperdicio de energía eléctrica; desperdicio de gasolina del equipo de reparto;
conferencias telefónicas a larga distancia en lugar de una carta, y así sucesivamente.
Problema similar al control del costo de distribución lo es el control del costo de
producción; empero en las empresas bien administradas el costo de producción se
controla adecuadamente. El costo de distribución puede y debe ser controlado de modo
análogo al costo de producción. Controlar el costo de producción es una tarea difícil
pero no imposible. También es difícil controlar el costo de distribución pero no
imposible. Sin embargo, el control no debe ir más allá de los requerimientos
demandados por las necesidades prácticas, estando condicionada su amplitud por el
costo de su ejercicio, es decir, el precio de control del costo de distribución no debe ser
superior al beneficio de dicho control.
En países en los cuales son deficientes sus medios y sistemas de distribución,
principalmente los transportes, y el desconocimiento del mercado en el cual se opera, la
distribución adolece de múltiples deficiencias. El costo de distribución es un elemento
determinante en el cuadro o estándar de vida de una población, puesto que, en último
término, es el consumidor quien paga el costo. Una distribución costosa encarece el
costo de la vida, y el encarecimiento del costo de la vida significa una contracción en el
estándar de vida de la población, cuyos efectos perjudiciales no necesitan comentario
alguno.
Si lo puntualizado en el párrafo anterior no se tiene como razón suficiente para
apoyar la necesidad de practicar el análisis del costo de distribución, para satisfacer los
tres propósitos citados, puede agregarse el hecho, por cierto frecuente, que a menudo
la utilidad bruta que obtiene una empresa es más que suficiente, quizá excesiva, y, sin
embargo, debido a lo excesivo del costo de distribución la utilidad neta es nula o casi
nula. A mayor abundamiento, el análisis del costo de distribución ha hecho patente en
diversas industrias la costeabilidad de la producción pero la incosteabilidad de la
distribución.
Es esencial para normar el criterio de quien estudia el costo de distribución el
conocimiento de los problemas del mercado en el cual opera la empresa, conocimiento
que no sólo debe comprender el de los factores económicos sino también el de los
clientes. El primero se adquiere mediante el estudio de los indicadores económicos y el
segundo mediante el análisis del mercado. El análisis del mercado basado sobre datos
estadísticos especialmente recolectados para este objeto ha llegado a ser un factor de
suma importancia en la determinación de por qué, cómo, cuándo, dónde y en cuánto los
artículos pueden ser vendidos.
Proceder así significa actuar con el debido conocimiento de causa, y las
conclusiones a que se llegue son adecuadas. Es difícil derivar inferencias correctas,
con relación al costo de distribución, por la simple comparación de cifras, sin tener en
cuenta los problemas del mercado en el cual se opera; proceder así, es hacerlo por
“corazonada”.
De los diversos conceptos específicos que integran el costo de distribución
algunos son fijos, otros semifijos y otros variables; al hacer el análisis de este costo se
debe tener presente lo expuesto al respecto en los comentarios relativos al costo de
ventas.
Vender significa distribuir y, siendo las ventas la causa eficiente de los costos de
una empresa, se infiere que entre los costos de distribución y las ventas, existe un alto
grado de dependencia; por tanto, hacer la comparación de dicho costo con las ventas
respectivas, es correcto.
CAUSAS DEL EXCESO
Las causas que pueden dar origen a esta deficiencia, excesivo costo de
distribución, además de las enunciadas en la parte final de los comentarios relativos al
costo de ventas, son: (1) desconocimiento del mercado; (2) mala política administrativa;
(3) mala política de ventas; y (4) mala política financiera, que puede deberse a las
circunstancias siguientes: (a) negligencia y (b) incapacidad.
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS
El análisis preliminar del costo de distribución puede hacerse por medio de la
comparación de las tendencias, calculadas a base de números relativos, del costo total
de distribución o de cada uno de los conceptos genéricos que integran dicho total:
gastos de administración de ventas y gastos propios o relacionados con la función de
ventas, con la tendencia de las ventas en moneda y en especie. Este análisis sirve: (a)
para hacer aparentes los síntomas respectivos; (b) como determinante de lo que debe
hacerse en el análisis formal; y (c) como índice de la amplitud que debe dársele al
análisis formal. Es importante hacer la representación gráfica de estas tendencias.
El análisis formal del costo de distribución, estadísticamente, puede hacerse en
diversas formas, según las bases que se adopten: (1) por la naturaleza de los gastos;
(2) por departamentos; (3) por productos; (4) por áreas geográficas; (5) por pedidos; (6)
por clases de clientes; y (7) por métodos de venta. Las cuatro primeras, son las formas
que comúnmente se utilizan en la práctica.
La técnica seguida para hacer esta última clase de análisis es la correspondiente
a la distribución y redistribución de los gastos de producción, tratándose de los costos
de producción.
Los análisis anteriores, condicionados al análisis del mercado, tienen por objeto
determinar el costo y proporcionar adecuadas bases para orientar convenientemente la
política de ventas; determinar cómo, cuándo y por qué de la aplicación del esfuerzo en
determinado sentido; pero son insuficientes como medios para controlar el costo de
distribución. Para controlar el costo de distribución, se considera como medio apropiado
el método de control presupuestal.