Definición, desarrollo e implantación de un sistema de

Liderazgo empresarial para el desarrollo sostenible
CASO PRÁCTICO
Definición, desarrollo e
implantación de un sistema
de gestión medioambiental en
una industria láctea
Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
Índice
1. Definición, desarrollo e implantación de un
sistema de gestión medioambiental en una
industria láctea
1.1. Descripción general de la industria.............................. 3
1.2. Objetivos y alcance del SGMA....................................... 3
1.3. Los recursos disponibles y las necesidades.................. 4
1.4. Desarrollo de la implantación del SGMA....................... 7
1.5. Ayudas para la implantación de SGMA.......................... 14
Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
1.1.
Descripción general de la industria
La industria Lácteos Otero se encuentra en la ciudad de
Oviedo, Comunidad Autónoma de Asturias. En origen, se
trataba de un pequeño negocio ubicado en el centro
urbano. La mejora del negocio y el crecimiento de la
ciudad, hicieron que los propietarios decidieran el
traslado del negocio a un polígono industrial situado a
las afueras de la ciudad, aunque manteniendo los
almacenes originales, que se destinaron a almacenes
para suministro al por menor.
Hoy en día, la empresa tiene 39 empleados y factura 1,5
millones de euros al año.
La Dirección de la empresa está decidida a implantar un
sistema de gestión medioambiental en su organización.
La Dirección ha tomado conciencia de que las
instalaciones y actividades de la empresa sí afectan al
medio ambiente y de que una adecuada gestión de la
actividad es clave para controlar las posibles afecciones.
No son ajenas a esta decisión algunas consideraciones,
tales como:
• Los problemas legales y administrativos que
pueden generarse como consecuencia de la
demanda
(por
gestión
ilegal de
residuos
peligrosos.)
• Las exigencias ambientales de los clientes.
• La presión del entorno.
• Las oportunidades y ventajas competitivas, sobre
todo al nivel de marketing.
Objetivos y
planificación inicial
En primer lugar, los responsables de Lácteos Otero
deben plantearse algunas cuestiones importantes:
•
•
•
•
•
¿Qué objetivos se pretenden lograr con el sistema
de gestión medioambiental?
¿Qué partes de la organización se van a ver
afectadas por dicho sistema?
¿Cómo se va a desarrollar la implantación?
¿Qué recursos se necesitan y de cuales se dispone?
¿Quién y cómo va a controlar el proceso?
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
1.2.
Objetivos y alcance del SGMA
El objetivo fundamental de un sistema de gestión
medioambiental es la prevención y el control de la
incidencia que una empresa tiene sobre el medio
ambiente. Este control debe permitir:
− Asegurar
que
la
empresa
tiene
un
buen
comportamiento medioambiental.
− Cumplir con la legislación medioambiental vigente (y,
como condición previa, conocer la legislación que
afecta a la empresa).
− Demostrar a terceros, como por ejemplo clientes, que
la
empresa
tiene
un
buen
comportamiento
medioambiental y que está decidida a mejorarlo.
Sus responsables han decidido aplicar el sistema a toda
la instalación industrial.
Otro detalle importante es el Modelo de Sistema que se
va a adoptar. El Comité de Dirección ha decidido
acogerse al sistema comunitario EMAS, ya que presenta
un mayor interés para sus clientes. Una vez que el
sistema de gestión medioambiental haya sido
implantado, se auditará y verificará de acuerdo con este
Reglamento Europeo.
1.3.
Los recursos disponibles y las
necesidades
Para planificar la implantación del Sistema hay que
conocer la estructura de la empresa y el personal que
forma la plantilla y sus características.
La organización de la empresa Lácteos Otero se recoge
en el organigrama anexo.
La cabeza visible de la organización es el Director de la
empresa. De él dependen el Director de Administración,
el Director de Producción y el Director Comercial, que,
además, es el Representante de la Dirección para la
Calidad.
El Director de Producción tiene cuatro subordinados: el
Jefe de Fabricación de Leche, el Jefe de Fabricación de
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
Yogur, el Jefe de Compras y Almacenes y el Jefe de
Mantenimiento. Este último subcontrata una parte de los
trabajos, en particular el mantenimiento preventivo. A
su vez, existen varios encargados de cada una de las
secciones de la fábrica.
Organigrama de Lácteos Otero
Comité de Dirección
Dirección
Calidad
Administración
Recursos
Humanos
Financiero
Medio Ambiente
Comercial
Mantenimiento
Producción
Fabricación
Leche UHT
Fabricación
Yogur
Compras
Almacén
La mayoría de la plantilla tiene contrato indefinido y una
edad media baja. Aparte de los puestos directivos, el
grado de formación es medio o bajo.
Actualmente en Lácteos Otero conocen lo que es un
sistema de gestión estructurado, dado que lo han
implantado para Calidad. Cuando se plantea la
necesidad de implantar un SGMA, la primera medida que
se toma es designar a un miembro de la organización
como Representante de la Dirección para la Gestión
Medioambiental. En este caso, se decidió que este
representante fuera el Director de Producción, por varias
razones:
− Conoce bien todos los detalles de la actividad,
instalaciones, servicios y productos de la empresa.
− Tiene una buena formación académica y profesional y
además conocimientos del tema, ya que ha realizado
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
varios cursos de gestión medioambiental y participado
en charlas y seminarios.
− De su gestión directa dependen varios de los residuos
generados e impactos potenciales de la empresa.
Asimismo, se ha creado la figura de Coordinador
Medioambiental que ha recaído en los Jefes de
fabricación, correspondientes a las dos líneas de
producción, leche UHT y yogur. Los coordinadores, bajo
la dirección y supervisión del Director de Producción, van
a llevar al día el sistema desde sus inicios.
Entre los temas a tratar por el Comité de Dirección,
mencionado anteriormente y constituido por Dirección y
los Directores de los departamentos Administrativo,
Comercial y de Producción, están los de índole
medioambiental.
Desde
este
punto
de
vista
medioambiental, es el órgano ejecutivo encargado de:
− Planificar y promover todas las acciones necesarias
para el desarrollo e implantación del SGMA.
− Canalizar todas las propuestas relacionadas con el
desarrollo del SGMA.
− Proporcionar los recursos internos necesarios para el
desarrollo e implantación del SGMA.
− El seguimiento y el control del proceso de desarrollo e
implantación del SGMA.
También se decidió que el Director de Producción, en su
condición de Representante de la Dirección para la
Gestión Medioambiental, actuara como Secretario del
Comité de Dirección y que se responsabilizara de la
coordinación y supervisión de las distintas actuaciones
medioambientales aprobadas por el Comité.
Asesoría externa
Sin embargo, lo que realmente sabe hacer el personal
de Lácteos Otero es fabricar leche y yogur, y sus
conocimientos en temas de medio ambiente y sistemas
de gestión medioambiental son limitados. Por ello, eran
conscientes de la necesidad de disponer de
asesoramiento externo, para lo cual contactaron con una
consultoría especializada en sistemas de gestión
medioambiental, con objeto de que realizara una
primera revisión de la situación ambiental de la empresa
(el Análisis Medioambiental) y que asesorara en:
•
•
•
•
la formación y sensibilización del personal.
la definición del SGMA.
la implantación del SGMA.
la realización de una evaluación final del SGMA una
vez implantado, es decir la Auditoría interna para
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comprobar que el sistema está bien implantado y
responde a los objetivos previstos (previa a la visita
del Verificador externo acreditado).
1.4.
Desarrollo de la implantación del
SGMA
Una vez tomada la decisión y habiendo contratado al
asesor externo, el Comité de Dirección de Lácteos Otero
estableció un plan de implantación por fases. Preparó un
cronograma, con un tiempo total previsto de doce
meses, y comenzó su desarrollo.
Cronograma de implantación del SGMA en Lácteos Otero
Fase
Meses
Actividad
1
0
Compromiso de la
Dirección
1
Definición de Política
Medioambiental
2
Análisis
Medioambiental
3
Definición del modelo
de SGMA
4
Elaboración
documentación básica
SGMA
5
Elaboración
documentación detalle
SGMA
6
Revisión
documentación SGMA
7
Implantación SGMA
8
Auditoría implantación
SGMA
9
Preparación de la
Declaración
Medioambiental
10
Verificación, validación
y registro
F
Formación SGMA
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
El compromiso de la
Dirección
Análisis
Medioambiental
Definición del modelo
de SGMA
El arranque del proceso de implantación ha sido la toma
de conciencia de los responsables de la empresa de la
importancia del factor medioambiental en la gestión de
Lácteos Otero, que se ha plasmado en un Compromiso
de la Dirección en relación con el medio ambiente. Esto
lleva a formular y poner por escrito una Política
Medioambiental, en virtud de la cual Lácteos Otero se
compromete con una serie de principios generales de
gestión medioambiental. Dicha política cumple los
requisitos exigidos por la Norma UNE-EN ISO 14001.
La siguiente fase es realizar el denominado Análisis
Medioambiental. Este trabajo es realizado por la
consultora externa, la cual envía a dos técnicos que,
acompañados, por los Jefes de Fabricación (como
coordinadores
de
la
gestión
medioambiental),
entrevistan a cada uno de los directivos y responsables
funcionales, visitan las instalaciones comprobando sus
características y funcionamiento, revisan los documentos
existentes (muestran especial interés por el "registro de
aspectos medioambientales" que habían realizado los
Jefes de Fabricación y el Jefe de Mantenimiento), los
objetivos o planes de mejora, la gestión de residuos
existente, la documentación del Sistema de Calidad y
otras cuestiones. Solicitan, incluso, la realización de
algunos análisis de aguas residuales y mediciones de
ruido
(que
efectúan
laboratorios
o
empresas
autorizadas) y recaban información del Ayuntamiento,
de la Comunidad Autónoma y de otras partes
interesadas.
Estudian,
además,
la
legislación
medioambiental que afecta a la empresa y evalúan su
grado de cumplimiento. Al cabo de un cierto tiempo,
entregan un informe donde se relacionan de forma
ordenada todas estas cuestiones. Este informe
constituye la base para abordar las siguientes etapas del
proceso de implantación.
La Dirección de Lácteos Otero tiene relativamente claro
el modelo de SGMA que quiere implantar y, además,
cuenta con la asesoría externa. No obstante subsisten
algunas dudas acerca de su relación con el sistema de
calidad.
El Director, preocupado por la competencia de
fabricantes ya certificados, quiere desarrollar el SGMA
rápidamente y opina que lo mejor para ello es integrar
ambos sistemas.
Sin embargo, el Director Comercial (como representante
de calidad) teme que la integración suponga una
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
complicación mayor, al tener que revisar algunos
procedimientos de calidad recientemente implantados.
Por ello, prefiere sistemas independientes.
Por otro lado, el Director de Producción (y representante
de medio ambiente) considera que es importantísimo
integrar desde el principio ambos sistemas, pues aunque
suponga un esfuerzo inicial mayor, a medio plazo
redundará en mayores beneficios (simplificación de
documentación, evitar duplicidades, mayor facilidad a la
hora de integrar otros sistemas, etc.)
Finalmente,
se
decide
que
los
coordinadores
medioambientales consulten y estudien algunos casos de
empresas, a poder ser del mismo sector, que hayan
implantado el SGMA.
Con tal motivo, acudieron a una sesión de benchmarking
convocada por una asociación empresarial del sector
lácteo, en la que dos empresas con sistema ya
certificado exponían las características de sus sistemas
de gestión medioambiental, el grado de integración que
habían adoptado en relación con el sistema de calidad y
los problemas que habían encontrado durante la fase de
implantación, para consultar cual era la mejor vía de
integración en su caso.
Los Responsable de gestión medioambiental de ambas
empresas (con los dos sistemas integrados) coincidieron
en que aunque la definición de la documentación del
sistema fue más compleja, el sistema final es más
coherente y su implantación fue relativamente fácil,
evitando así problemas de duplicidades y contradicciones
que pudieran retrasar el proceso de implantación y la
consecuente certificación.
Por otro lado, el asesor externo compartió sus
experiencias contradictorias en otras empresas con
sistemas de calidad según el modelo ISO que abordaron
la
implantación
de
un
sistema
de
gestión
medioambiental.
Con esta información, en Lácteos Otero decidieron
adoptar un sistema de referencias cruzadas, lo que
supone
la
elaboración
independiente
de
la
documentación general de referencia del SGMA y la
integración de ambos sistemas a nivel de procedimientos
operativos e instrucciones técnicas, con registros
comunes e independientes.
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
Documentación
básica del SGMA
El documento básico es el Manual de Gestión
Medioambiental, cuyo fin es "traducir" el Reglamento
EMAS y la norma ISO 14001, para adaptarla a la
situación real de Lácteos Otero. Este documento es el
primero en elaborarse. A partir de él van a elaborarse los
procedimientos básicos del SGMA (a excepción de
control operacional).
Entre los procedimientos que ya existían en el Sistema
de Calidad, destacan:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Formación.
Elaboración y control de la documentación.
Compras.
Recepción, manipulación y almacenamiento
productos y materiales.
Evaluación de Proveedores.
Mantenimiento.
Seguimiento y medición.
No conformidades.
Acciones correctoras y preventivas.
Auditorías internas.
Control de los registros.
de
Se acordó con el auditor externo la revisión de estos
procedimientos y, si procedía, la modificación de los
mismos o la elaboración de instrucciones de control
operacional que los complementaran desde el punto de
vista medioambiental.
Una vez realizado el Manual de Gestión Medioambiental,
se procedió a elaborar los procedimientos necesarios
para el SGMA, como los relativos a:
•
•
•
•
•
•
•
Documentación de
detalle del SGMA
Identificación, evaluación y registro de aspectos
medioambientales directos e indirectos, que incluía
condiciones normales y anómalas de operación,
nuevos proyectos, situaciones de emergencia y
actividades históricas.
Identificación y registro de los requisitos legales
medioambientales aplicables a la empresa.
Comunicación interna.
Comunicación
externa
y
declaración
medioambiental.
Control operacional.
Respuesta a emergencias medioambientales e
investigación de incidentes/accidentes.
Revisión por la Dirección.
A partir de estos procedimientos, empezó la revisión de
las instrucciones de trabajo. También se identificaron los
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registros a mantener, modificando en algunos casos los
existentes (del sistema de calidad) y creando otros
nuevos.
Esta fase se acortó con respecto al plazo inicialmente
previsto, realizándose en tan sólo mes y medio. Sin
embargo, esta estrategia de reducir plazos, debida en
buena parte a la presión del Director (que tenía mucha
prisa en obtener la certificación para incluirlo en la
publicidad de la empresa y hacerlo valer ante algunos
clientes), se demostró al final desacertada, como se verá
más adelante.
Implantación del
SGMA
La implantación fue relativamente sencilla, y se hizo en
un plazo de tiempo inferior al previsto (cinco meses) por
las mismas razones.
Sin embargo, pronto se observó que había algunas
instrucciones y procedimientos de difícil cumplimiento.
Por ejemplo, la Instrucción de Control de Consumos
exigía un control de temperaturas en el tratamiento UHT
de la línea de fabricación de la leche con frecuencia
diaria, con una toma de datos cada 2 h. El Jefe de
Fabricación correspondiente (coordinador de medio
ambiente) no aplicaba este procedimiento de forma
adecuada, ya que, no podía dedicar un trabajador casi
en exclusiva a la toma de datos de temperatura.
Otro procedimiento que resultó inadecuado fue el de
Evaluación de Proveedores y Contratistas. Una de las
instrucciones del sistema indicaba que la subcontrata de
limpieza de las instalaciones y equipos debía
comprometerse a retirar los envases vacíos de los
productos de limpieza, así como posibles partidas
caducadas. Sin embargo, dicha subcontrata se mostró
reticente a cumplir dicha condición, ya que, tenía que
darse de alta en la Consejería de Medio Ambiente de la
Comunidad Autónoma de Asturias como gestor
autorizado de residuos peligrosos. Por esta razón, se
tuvo que modificar esta Instrucción y la Instrucción para
la gestión de residuos peligrosos, donde se tuvo que
contemplar la gestión de los residuos de envases que
habían contenido un producto peligroso, siendo ésta
responsabilidad de la empresa.
Otros problemas vinieron de la resistencia del personal a
cambiar de hábitos. Así, fue muy fácil convencer al
personal de mantenimiento para que recogiera los
envases de productos peligrosos vacíos y los llevara al
correspondiente
contenedor,
como
indicaba
la
Instrucción anteriormente citada, pero no sucedía lo
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mismo a la hora de segregar los residuos sólidos
urbanos en orgánicos, material plástico y papel y cartón
que se depositaban todos juntos, aún existiendo
contenedores específicos.
Auditoría de
implantación del SGMA
Una vez se consideró que el SGMA estaba implantado, la
consultora externa realizó una auditoría previa. En
general, el resultado fue bueno, pero se encontraron
diversas No Conformidades:
− La Instrucción para la gestión de residuos peligrosos
establecía que los residuos generados se pesaran una
vez por semana, sin distinguir entre tipos. Sin
embargo, el Jefe de Mantenimiento observó que, en
este plazo, la cantidad de envases de productos
peligrosos generados como consecuencia de sus
actividades, era muy pequeña y decidió pesarlos una
vez al mes, dejando en blanco los correspondientes
cuadros de los impresos de control.
− La instrucción de gestión de residuos sólidos urbanos
indicaba que en cada sección existía un contenedor de
residuos urbanos (RU) de 220 l de capacidad y de
color negro. Sin embargo, en la realidad se utilizaban
bidones, contenedores de diverso tamaño y color e
incluso bolsas de basura sin soporte. El Representante
de Medio Ambiente explicó que, aunque estaban
previstos los contenedores, no había presupuesto
para comprarlos.
− Otra No conformidad detectada fue el incumplimiento
legal en relación al vertido de aguas residuales de
proceso, ya que en la última analítica realizada se ha
detectado un valor de DBO5 (indicador de la carga
orgánica del vertido) muy superior al límite fijado en
la Autorización de vertido concedida por el
Ayuntamiento de Oviedo dos años atrás. Los
resultados de la analítica no habían sido contrastados
con los límites de la Autorización y en consecuencia
no se había tomado ninguna acción correctora al
respecto, cuyo responsable era el Director de
Producción (representante de Medio Ambiente).
A causa de estas deficiencias, y de otras más, hubo que
revisar el conjunto del SGMA y reconsiderar algunos
procedimientos e instrucciones. Por ello, se retrasó la
fase de verificación.
Obtención de la
certificación
Una vez resueltos estos problemas, se decidió solicitar
los servicios de un Verificador Medioambiental
acreditado.
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Caso práctico: sistema de gestión medioambiental en la industria láctea
Esta etapa del proceso no careció de importancia, pues
tras la apertura del mercado, existían varias empresas
acreditadas para tal fin. Así, se solicitaron varias ofertas
de empresas verificadoras acreditadas y se procedió a su
estudio. El Comité de Dirección de Lácteos Otero
emplearon como criterios a la hora de evaluar las
ofertas, el grado de experiencia del verificador en el
sector, su reconocimiento en el mercado y, por supuesto,
el coste económico del proceso.
Una vez evaluadas las ofertas se optó por el verificador
que contaba con más experiencia en el sector,
reconocido en Europa y que resultó ser uno de los más
baratos.
Para iniciar el proceso de verificación, se dirigió la
solicitud pertinente al verificador seleccionado, que fue
admitida a trámite, se les remitió una copia de la
documentación del sistema, y una vez ésta fue dada por
válida, se realizó la verificación del sistema implantado,
del programa de auditorías y de la Declaración
Medioambiental (preparada por los coordinadores de
Medio Ambiente, con la aprobación del Director).
El verificador entregó un Informe al Director donde se
relacionaban diversas No Conformidades. Lácteos Otero
preparó un plan de acciones correctoras, que remitió al
verificador. Esta entidad, considerando que el plan de
acciones correctoras era válido, y que las No
Conformidades detectadas no tenían carácter crítico,
decidió la validación de la declaración.
Formación en el
SGMA
A la hora de abordar la formación del personal durante
esta primera fase de implantación del sistema, se
distinguió entre tres niveles organizativos, elaborándose
cursos específicos para cada uno de ellos que fueron
impartidos por la asesoría externa:
• Formación de Directivos: durante media jornada se
abordaron
principalmente
aquellos
temas
relacionados con el cumplimiento estricto de la
legislación medioambiental aplicable a la empresa y
las responsabilidades inherentes a la Dirección.
• Formación dirigida a Jefes de Departamento: durante
una sesión de aproximadamente media jornada se
inició a los jefes de departamento en el
funcionamiento
del
Sistema
de
Gestión
Medioambiental, las características principales del
Reglamento EMAS y su aplicación en la empresa y
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las responsabilidades derivadas de la implantación
del sistema.
• Formación al resto del personal: durante dos horas y
media su formación se centró especialmente en la
interrelación del sistema implantado y sus puestos de
trabajo,
haciendo
especial
hincapié
en
las
modificaciones que se hayan producido en sus tareas
habituales.
1.5.
Ayudas para la implantación del
SGMA
El proceso de implantación del SGMA ha sido
relativamente caro. Además de la factura presentada por
el consultor, que ha ascendido a 17.000 €, hay que
contar con el tiempo dedicado por la dirección y los jefes
de departamento, que no se ha valorado, y los costes de
formación, tanto en el precio pagado como en horas de
trabajo consumidas y los gastos derivados de las
medidas
implantadas
(mediciones,
compra
de
contenedores, contratación de gestores autorizados de
residuos, etc.)
El Director de Administración ha estimado los siguientes
costes:
Consultoría
Formación
Varios
Total
17.000 €
4.500 €
2.000 €
23.500 €
Como ya se preveía que el coste podía ser elevado, se
pensó desde un principio buscar ayudas oficiales. Así,
tras una pequeña investigación en la Cámara de
Comercio e Industria y en varias Administraciones, se
encontraron varias vías de subvención:
− El FORCEM subvencionó el 60% de los costes de
formación del personal.
− La Comunidad Autónoma de Asturias subvencionó un
15% del coste de la asesoría externa, además del
coste de la verificación externa.
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