Guíadel proceso de elaboración de informes de

Guía del proceso de elaboración
de informes de sostenibilidad
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GUÍA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE INFORMES
DE SOSTENIBILIDAD
página
1
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GUÍA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN
DE INFORMES DE SOSTENIBILIDAD
© Derechos reservados
Primera edición: Tiraje: junio 2008
400 ejemplares
Editores:
Empresa Nacional de Electricidad S.A.
ENDESA
Santa Rosa 76
Santiago de Chile
Teléfono: (56 2) 630 9000
www.endesa.cl
Autores: Wilfredo Jara
Katherine Köpfer
Colaboración:
Caroline Reid, Ingendesa
Yasminia Zabib, Consultora en RSE
Inscripción en el Registro de Propiedad Intelectual Nº 171922
I.S.B.N. Nº 978-956-8191-08-5
Se autoriza su reproducción, citando la fuente.
Diseño y Producción: Leaders S.A.
Impresión:
Ograma
Impreso en Chile / Printed in Chile
página
2
TABLA DE CONTENIDOS
página
1
2.
3.
INTRODUCCIÓN TRAYECTORIA DE ENDESA CHILE EN LA ELABORACIÓN DE INFORMES
DE SOSTENIBILIDAD
PAUTAS INTERNACIONALES UTILIZADAS POR ENDESA CHILE
PARA LA ELABORACIÓN DE SU INFORME
3.1
Global Reporting Initiative
5
3.1.1 La Guía de elaboración de memorias de Sostenibilidad 15
3.1.1.1 Indicadores de GRI 16
3.1.1.2 Principios de GRI
16
3.1.2 Protocolos de indicadores
17
3.1.3 Suplemento sectorial
17
3.2
Pacto Mundial
17
4.
3.3
Accountability 1000 (AA1000)
ETAPAS DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE
SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
4.1
Descripción del proceso de elaboración del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile
4.1.1 Diagnóstico
4.1.2 Recopilación de la información
21
4.1.3 Desarrollo de los contenidos
22
7
15
15
18
19
19
20
4.1.4 Verificación externa
23
4.1.5 Edición y distribución
24
5.
4.1.6 Análisis de oportunidades de mejora
4.2
Cronograma para la elaboración del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile
DESCRIPCIÓN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2007 DE ENDESA CHILE 26
5.1
Cumplimiento de los principios GRI para la definición de contenidos
27
5.1.1 Principio de materialidad
27
5.1.2 Principio de participación de los grupos de interés
27
5.1.3 Principio de contexto de sostenibilidad
29
5.2
5.1.4 Principio de exhaustividad
Cumplimiento de los principios GRI para la definición de la
calidad del informe
5.2.1 Principio de equilibrio
29
5.2.2Principio de comparabilidad
30
5.2.3Principio de precisión
30
5.2.4Principio de periodicidad
30
5.2.5Principio de claridad
30
5.2.6Principio de fiabilidad
31
6. COMENTARIOS FINALES
24
25
30
30
32
ANEXO A
33
PRINCIPIOS DE LA GUÍA GRI PARA ELABORACIÓN DE REPORTES DE SOSTENIBILIDAD
ANEXO B
35
LISTA DE COMPROBACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE GRI
página
3
página
4
1. INTRODUCCIÓN
Cada vez más, los diversos grupos de interés demandan una mayor transparencia
de parte de las empresas en cuanto a su desempeño en los ámbitos ambiental,
social y económico. La elaboración de un Informe de Sostenibilidad es un esfuerzo importante que la
empresa de hoy emprende con el fin de transparentar, rendir cuentas y comunicar
su desempeño a la sociedad, entre otras importantes consideraciones.
Los trabajadores, contratistas, clientes, instituciones del estado, organizaciones
de la sociedad civil, entre otras, pueden informarse a través de este reporte de
la gestión de una empresa, su ámbito de acción, sus proyectos, sus estrategias y
prácticas ambientales y sociales, su conducta ética, su relación con la comunidad,
etc. Del mismo modo, los analistas de mercado e inversionistas pueden analizar
los reportes de sostenibilidad para la valoración de una empresa.
Siendo Endesa Chile una de las empresas con mayor
trayectoria y experiencia en la elaboración de informes
de sostenibilidad en Chile, hemos decidido plasmar el
proceso empleado por la compañía en un documento que
queremos compartir con aquellos que se están iniciando
en la elaboración de reportes.
En este documento se describen las etapas necesarias para la elaboración de un
reporte de sostenibilidad y las pautas metodológicas recomendadas a seguir.
Basados en nuestros principios de transparencia y acercamiento con la sociedad,
entregamos a la comunidad este documento, que esperamos sea de interés y
ayuda.
página
5
página
6
Portada Informe de Sostenibilidad 2002
2. TRAYECTORIA DE ENDESA CHILE EN LA ELABORACIÓN DE
INFORMES DE SOSTENIBILIDAD
Hace ocho años, Endesa Chile decidió, de manera casi pionera en Chile, elaborar
un Informe de Medio Ambiente. En el año 2000, la transparencia y el compromiso
con el desarrollo sostenible eran temas incipientes, pero siempre necesarios.
Dos años más tarde, la empresa dio un nuevo paso, acertado y seguro, hacia
la transparencia. Elaboró el primer Informe de Sostenibilidad con indicadores
para las tres dimensiones de la sostenibilidad: ambiental, social y económica.
Este camino no fue sencillo, no por falta de intenciones y esfuerzo, sino por
escasez de buenos ejemplos en el mundo. Fue necesario abrirse camino, buscar
las mejores prácticas y mirar a los más avanzados.
En 2002 utilizamos por primera vez
las pautas de una organización que
estaba naciendo, que ya había tenido
una experiencia con guías para elaborar
reportes en el año 2000 y que, en
2002, lanzaba su segunda versión
en la Reunión Mundial de Desarrollo Sustentable, en
Johannesburgo, Sudáfrica. Es el Global Reporting
Initiative (GRI), organización internacional que se dedica a
desarrollar estándares globales para elaborar reportes
de sostenibilidad1. Nos aventuramos y no fallamos:
hoy es el estándar mundial más importante para la
elaboración de Reportes de Sostenibilidad.
1
www.globalreporting.org
página
7
En nuestro segundo esfuerzo, en 2003,
conformamos el Comité de Medio
Ambiente y Desarrollo Sostenible,
integrado por todos los gerentes
corporativos, y el Grupo de Trabajo
Permanente en Desarrollo Sostenible
Empresarial, equipo compuesto por
representantes de todas las gerencias
corporativas que trabaja en conjunto
en las diversas instancias relacionadas
con la sostenibilidad empresarial.
Esta organización interna facilitó la
obtención de los datos y mejoró las
decisiones sobre el alcance y contenido
del reporte.
sobre la base de las tres dimensiones
de la sostenibilidad y comenzó a
estructurarlo en concordancia con los
“Siete Compromisos con el Desarrollo
Sostenible” que orientan su Política de
Sostenibilidad Empresarial, los que
dicen relación con la calidad del servicio,
la creación de valor y la rentabilidad,
la salud, seguridad y desarrollo de
los trabajadores, el buen gobierno
corporativo, la protección del entorno,
la eficiencia y la innovación y, por último,
el desarrollo de las sociedades en las
que operamos.
En ese mismo año, una entidad externa
verificó por primera vez la calidad de
su información y la conformidad con
las pautas del GRI.
Para responder en forma más directa
a sus grupos de interés, en 2004 la
empresa dejó de estructurar su informe
página
8
En 2005, Endesa Chile comenzó a publicar el índice GRI,
reportando todos sus indicadores e incluyendo en un mismo cuadro
la referencia a los Principios del Pacto Mundial de las
Naciones Unidas a los que adhiere la compañía, utilizando de
este modo el Informe de Sostenibilidad como Comunicación del
Progreso del Pacto Mundial.
página
9
página
10
El Informe 2006 siguió las pautas de la versión 3 del GRI (GRI/
G3), lanzada durante ese mismo año. La empresa se sometió a
la evaluación del nivel de aplicación de dicha guía por parte del
GRI y obtuvo una calificación A+, coincidiendo ésta con la autoevaluación de la compañía y la de los verificadores externos.
Esta corresponde a la más alta calificación posible y refleja el
máximo nivel de transparencia en la entrega de información a la
comunidad.
Endesa Chile se convierte en la primera
empresa en Sudamérica en obtener la
calificación A+ por parte del GRI, por su
Informe de Sostenibilidad 2006.
página
11
El Informe de Sostenibilidad 2006 fue catalogado como
“Comunicación de Progreso Notable”
por Naciones Unidas, como reporte del cumplimiento de
los 10 principios del Pacto Mundial.
Se encuentra destacado en la página Web del Pacto Mundial
http://www.unglobalcompact.org/COP/notable_cops.tml?detail=Endesa+Chile
página
12
El Informe de Sostenibilidad 2006 de Endesa Chile
fue premiado por Acción RSE en 2007 como el Mejor
Reporte de Sustentabilidad. Además, fue distinguido en otras tres categorías:
P Mejor Desempeño Económico
P Mejor Descripción Global y Gestión Integral de la RSE
P Mención Honrosa por la Verificación del Reporte
página
13
En 2007, Endesa Chile publica su
sexto Informe de Sostenibilidad. Las características de este reporte
se describen en el capítulo 5 de la
presente publicación.
Todos estos Informes de Sostenibilidad
se
encuentran
disponibles
en
la página Web de Endesa Chile,
ht tp: // w w w.endesa.cl /r se /ac tion.
asp?id=10000&lang=es.
Además, la última versión del Informe
de Sostenibilidad puede ser solicitada
impresa en papel.
página
14
3. PAUTAS INTERNACIONALES UTILIZADAS POR ENDESA CHILE
PARA LA ELABORACIÓN DE SU INFORME
3.1Global Reporting Initiative
El estándar mundial más utilizado para la elaboración de memorias de
sostenibilidad es el Global Reporting Initiative (GRI).
Su objetivo es contar con una pauta que permita que la información sobre
el desempeño económico, ambiental y social de las organizaciones sea tan
rutinaria y comparable como la información financiera. Para esto, GRI trabaja
en el desarrollo, mejora y construcción continuada de diversos documentos que
componen el marco de elaboración de memorias de sostenibilidad, los que se
señalan a continuación:
•
•
•
La guía de elaboración de memorias de sostenibilidad (GRI/G3)
Los protocolos de indicadores
Los suplementos sectoriales
Todos los elementos de dicho marco se desarrollan utilizando un enfoque global,
participativo y de búsqueda de consenso entre todos los grupos de interés.
3.1.1
La Guía de Elaboración de Memorias de Sostenibilidad
En octubre de 2006, GRI lanzó la versión 3 de la Guía de elaboración de memorias
de sostenibilidad (GRI/G3), una nueva versión mejorada y actualizada de la
anterior. Esta guía define una serie de indicadores y principios a responder en la
elaboración de un reporte de sostenibilidad y se
encuentra disponible en español en la siguiente
dirección de Internet:
www.globalreporting.org/NR/
rdonlyres/415F297B-5289-4160-8B6C7CC034D5BE52/0/G3_GuidelinesESP.pdf
En Chile, en 2007, se elaboraron cerca de 30
reportes con esta guía.
página
15
3.1.1.1 Indicadores de GRI
En la Guía GRI/G3 se definen indicadores centrales e indicadores adicionales. Los indicadores centrales son aquellos que la Guía GRI/G3 identifica como
los que tienen más relevancia para la mayoría de los grupos de interés y se
los considera materiales, a menos que -sobre la base de los Principios de
elaboración de memorias del GRI- se estime lo contrario.
El éxito de GRI radica en que sus indicadores fueron elaborados mediante un
proceso participativo de los diversos grupos de interés, lo que le da garantía a
la fase de selección de las variables.
3.1.1.2 Principios de GRI
Estos son lineamientos que permiten garantizar el contenido del reporte y la
calidad de la información.
Las organizaciones se encuentran en la búsqueda de la optimización de los
recursos que destinan al proceso de elaboración de sus reportes. Observar los
principios que entrega la Guía GRI/G3 permite realizar un filtro de cada uno de los
aspectos e indicadores sugeridos por la guía. De esta forma, se logra conseguir
un reporte que informa sobre lo que realmente es material y relevante para sus
diversos grupos de interés.
En este contexto, la Guía GRI/G3 entrega 10 principios que orientan y apoyan
a las empresas en la realización de dos grandes tareas fundamentales en el
proceso de reportar:
Definir el contenido
u ¿Qué reportar?
Asegurar la calidad de la información
u ¿Cómo reportar?
PRINCIPIOS PARA DEFINIR EL
CONTENIDO DEL REPORTE
¿Qué Reportar?
PRINCIPIOS PARA DEFINIR LA
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
¿Cómo Reportar?
Materialidad / Relevancia
Participación de los grupos de interés
Contexto de sustentabilidad
Exhaustividad
Equilibrio
Comparabilidad
Precisión
Periodicidad
Claridad
Fiabilidad/Verificabilidad
La Guía GRI/G3 entrega, para cada uno de los principios, una definición, una
explicación detallada y una lista de preguntas que permite a la organización
informante realizar un auto chequeo sobre el nivel de cumplimiento de cada
principio (ver Anexos A y B).
página
16
3.1.2
Protocolos de indicadores
Existen protocolos que describen en detalle cada uno de los indicadores de
desempeño que contiene la Guía GRI/G3, con el fin de ayudar a quienes preparan
la memoria y asegurar la consistencia de la interpretación de los indicadores
del desempeño. Los protocolos de indicadores se encuentran disponibles en la siguiente
dirección de Internet:
http://www.globalreporting.org/ReportingFramework/
G3Guidelines/
3.1.3
Suplemento sectorial
El suplemento sectorial es un complemento de la Guía
GRI/G3, que incluye interpretaciones y orientaciones
sobre cómo aplicar la Guía GRI/G3 a un determinado
sector e incluye indicadores del desempeño específicos
de dicho sector. El suplemento del sector eléctrico se
encuentra actualmente en su versión piloto.
Los suplementos sectoriales de los distintos
sectores se encuentran disponibles en: http://
www.globalreporting.org/ReportingFramework/
SectorSupplements/
3.2Pacto Mundial
La adhesión al Pacto Mundial de Naciones
Unidas2 compromete a las empresas miembro
a rendir cuenta anualmente del cumplimiento
de cada uno de los diez principios del Pacto
Mundial, lo que se realiza a través de la
denominada “Comunicación de Progreso”
(COP).
GRI, en conjunto con Pacto Mundial,
elaboraron el documento “Making the
Connection, The GRI Guidelines and the UNGC Communication
on Progress”. Esta guía relaciona cada uno de los principios del Pacto Mundial
con uno o varios de los indicadores GRI. Se encuentra disponible en:
http://www.unglobalcompact.org/docs/communication_on_progress/260607_
COP_MTC.pdf
2
www.unglobalcompact.org
página
17
3.3 Accountability 10003 (AA1000)
La norma de aseguramiento AA1000 es un estándar
que se aplica para evaluar, atestiguar y fortalecer la
credibilidad y calidad del informe de sostenibilidad
de una organización y de sus principales procesos,
sistemas y competencias. Asimismo, provee de
orientación sobre los elementos clave del proceso
de asegur amiento. En su elabor ación se han
considerado las tendencias actuales en el ámbito del
aseguramiento financiero, ambiental y de la calidad,
y se han incorporado lecciones clave derivadas de la
reciente práctica de la gestión de la sostenibilidad
y de la responsabilidad.
Esta norma se centra en la relevancia de la relación
con sus partes interesadas. Examina de manera exhaustiva
cómo la organización comprende sus propios resultados e impactos y los
puntos de vista de sus grupos de interés, respondiendo a sus demandas, y cómo
interpreta la preparación del informe como parte de un continuo compromiso
con sus grupos de interés.
3
www.accountability.org.uk
página
18
4. ETAPAS DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
Endesa Chile ha diseñado un proceso para la elaboración de sus informes
de sostenibilidad que cuenta con cinco etapas: diagnóstico, recopilación de
información, desarrollo de contenidos, verificación y, finalmente, análisis
de oportunidades de mejora.
Este proceso además busca atender a los principios de contenido y
calidad expuestos en la Guía del GRI.
4.1Descripción del Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad de Endesa Chile
Análisis de
oportunidades de
mejora
Diagnóstico
Edición y
distribución
Recopilación de
información
Desarrollo de
contenidos
Verificación
Figura 1 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
página
19
4.1.1
Diagnóstico
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
•
Benchmark de Informes de Sostenibilidad. Se analizan informes de
sostenibilidad de otras compañías del sector eléctrico y de otras empresas
nacionales e internacionales líderes en materia de sostenibilidad empresarial,
con el fin de identificar asuntos y retos en materia de sostenibilidad
empresarial.​
•
Análisis de medios. Se revisan los medios de prensa escrita y sitios Web para
establecer temas de importancia desde la perspectiva de la sostenibilidad
empresarial, sobre los cuales Endesa Chile fue foco de análisis durante el
período a reportar.
•
Determinación de la cobertura del informe. Desde 2006 se hizo coincidir
la cobertura del Informe de Sostenibilidad con el de la Memoria Anual de
Endesa Chile, tornando ambas publicaciones como complementarias en
relación con el desempeño de la compañía.
página
20
4.1.2
Recopilación de la Información
Las principales actividades de esta
etapa son:
•
Elaboración de formularios de
recopilación de información. Se
elaboran formularios destinados
a recopilar la información para
cada uno de los indicadores de la
Guía GRI/G3, desde las respectivas
áreas responsables de Endesa
Chile. Estos formularios contienen
una definición de los aspectos
e indicadores propuestos por
l a Guía, detalles del proceso
de recopilación, la información
presentada en el reporte del año
anterior como referencia y campos
para presentar la información o
datos que se deberán incluir en
el informe de sostenibilidad en
desarrollo.
•
Preparación de la información. La
respuesta de los formularios es de
responsabilidad de los integrantes
del Grupo de Trabajo Permanente en
Desarrollo Sostenible Empresarial
de Endesa Chile, quienes a partir
d e l o s d i v e r s o s s i s te m a s d e
gestión económicos, ambientales
y sociales, implementados en las
distintas áreas de la organización,
completan los formularios que les
correspondan dependiendo de sus
respectivas áreas de trabajo.
•
Recopilación de información.
La información es repor tada a
la Gerencia de Medio Ambiente
y Desarrollo Sostenible, quien
tiene a su cargo la elaboración del
reporte.
página
21
4.1.3
Desarrollo de los contenidos
En esta fase se realizan las siguientes actividades:
•
Análisis de información. Se analizan los formularios de recopilación de
información y se procede a sistematizar su contenido, con el objetivo de
mostrar el desempeño del período a reportar por Endesa Chile en materia
económica, social y ambiental, dando respuesta a cada uno de los siete
compromisos de la Política de Sostenibilidad Corporativa.
•
Elaboración del borrador del informe. Con la información sistematizada,
la cobertura definida y las líneas de contenido establecidas, se redactan las
distintas secciones del informe, colocando énfasis en los temas relevantes
(materiales) identificados, mediante una comparación de datos con el
desempeño del período anterior y respondiendo a los indicadores de la
Guía GRI/G3. Además, el estilo considera presentación estricta de hechos,
para garantizar precisión, claridad y contexto de sustentabilidad, a través
de enmarcar los antecedentes del reporte en un contexto más global de
actuación.
•
Auditoría interna de información y datos. Con el objetivo de determinar las
áreas de mejora y procurar garantizar la calidad y veracidad del contenido
y los datos presentados, la gerencia de Medio Ambiente y Desarrollo
Sostenible realiza un proceso aleatorio de revisión interna, que consiste en
analizar la información base recopilada.
•
Validación de borrador final. Una vez que se cuenta con el borrador del
informe, se somete a la revisión y aprobación por parte del Comité de Medio
Ambiente y Desarrollo Sostenible.
página
22
4.1.4
Verificación externa
•
Verificación independiente. De manera de fortalecer la transparencia de
la compañía y asegurar la veracidad de los datos contenidos en el informe,
Endesa Chile contrata anualmente el servicio de verificación de los contenidos
del reporte por terceras partes externas e independientes. Los verificadores
externos llevan a cabo entrevistas con los responsables de la información y
efectúan la revisión de los datos y de la información no financiera, de acuerdo
al estándar de revisión AA1000 y a las directrices de la Guía GRI/G3. El informe
de revisión independiente que emite el verificador se publica al final del
documento del Informe de Sostenibilidad de cada período.
•
Evaluación de GRI. Con el objeto de contar con la evaluación del propio
GRI respecto del nivel de adecuación de la Guía GRI/G3, Endesa Chile ha
sometido sus últimos dos informes de sostenibilidad a evaluación por parte
de este organismo. Los criterios utilizados por GRI para determinar el nivel
de adecuación de un reporte se describen en “GRI Application Levels”, en el
siguiente sitio Web
http://www.globalreporting.org/NR/rdonlyres/FB8CB16A-789B-454ABA52-993C9B755704/0/ApplicationLevels.pdf .
página
23
NIVEL DE APLICACIÓN GRI G3
Reportar sobre:
1.1
2.1-2.10
3.1-3.8, 3.10-3.12
4.1-4.4-4,16-4.15
Presentación de los
sistemas de gestión G3
No es requerido.
Indicadores G3 e
indicadores Suplementos
Sectoriales
Reportar un mínimo
de 10 indicadores de
desempeño, incluyendo
al menos uno del ámbito:
social, económico y
ambiental.
4.1.5
B
Reportar sobre todos los
criterios del nivel C más:
1.2
3.9, 3.13
4.5-4.13, 4.16-4.17
Declaración del enfoque
de los sistemas de gestión
para cada categoría de
indicadores.
Reportar un mínimo de 20
indicadores de desempeño,
incluyendo al menos uno
del ámbito: económico, ambiental, derechos
humanos, trabajo, sociedad,
responsabilidad del producto.
B+
A
Reportar los mismos
requerimientos que el
nivel B.
Declaración del enfoque
de los sistemas de
gestión para cada
categoría de indicadores.
Reportar cada indicador
central de G3 e indicadores
sectoriales a la luz del
principio de materialidad.
Si no se reporta, explicar
porqué.
Edición y distribución
Para efectos de programar del tiempo necesario en la elaboración de un reporte,
no es menor aquel que se requiere para la diagramación, diseño, edición final e
impresión del mismo. Por esto, Endesa Chile considera dentro del proceso de
elaboración de su Informe de Sostenibilidad, la contratación con antelación de
las empresas encargadas del diseño e impresión.
Finalmente, previo a la distribución del informe realizamos anualmente una
rigurosa actualización de la base de datos a la que se despachará el reporte.
4.1.6
Análisis de oportunidades de mejora
•
Informe de oportunidades de mejora. Dentro del servicio de verificación
externa, Endesa Chile contrata la emisión por parte de los verificadores,
de un informe de oportunidades de mejora. A través de éste, se identifican
una serie de acciones de mejora que son consideradas para el proceso de
elaboración del informe del año siguiente.
•
Análisis de encuestas del reporte del período anterior. En cada Informe
de Sostenibilidad de Endesa Chile se incluye una encuesta dirigida a los
grupos de interés. Las respuestas recibidas se analizan para retroalimentar
el proceso.
•
Análisis de reportes de otras empresas. A través de la participación en
el “Premio al mejor reporte de sustentabilidad” que otorga Acción RSE
anualmente, Endesa Chile realiza una revisión de todos los informes
participantes, identificando las mejores prácticas e ideas innovadoras, las
cuales quedan plasmadas en un informe interno y contribuyen a identificar
puntos de mejora para el informe siguiente.
página
24
A+
Reporte verificado por terceros
Presentación
del perfil del G3
C+
Reporte verificado por terceros
C
Reporte verificado por terceros
4.2 Cronograma para la elaboración del Informe de Sostenibilidad de
Endesa Chile
A continuación, presentamos el cronograma de preparación del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile, el cual puede servir de referencia para otra
organización que desee iniciar su propio proceso de elaboración de reporte de
sostenibilidad.
En el caso de Endesa Chile, el informe es publicado generalmente en marzo de
cada año. Se inicia el proceso de preparación en noviembre del año anterior,
requiriendo alrededor de 4 meses para la elaboración del informe.
Tabla 1 Cronograma de elaboración del Informe de Sostenibilidad de Endesa Chile
Análisis de
oportunidades de
mejora
Edición y distribución
Verificación externa
Desarrollo de
Contenidos
Recopilació
n de
información
Diagnóstico
Etapas del Proceso
Responsables
internos
Actividades
1. Benchmark de Informes de Sostenibilidad
2. Preparación de la estrategia
3. Definición de estructura y alcance de contenidos
3.1 Elaboración de propuesta de estructura, contenido y alcances
3.2 Validación de propuesta de contenidos con grupo de trabajo
4. Análisis de medios de prensa
5. Recopilación de información
5.1 Elaboración de formularios de recopilación de información
5.2 Reuniones individuales con encargados de la información
5.3 Preparación de información y respaldo por parte de las áreas responsables
5.4 Reuniones de avance y soluciones de consultas con las áreas responsables
6. Redacción del Informe
Gemades
Gemades
6.1 Elaboración de borrador de Informe
Gemades
6.2 Realización de auditoría interna de la información y datos
Gemades
6.3 Validación de borrador final por parte de gerentes corporativos
7. Verificación independiente
7.1 Proceso de contratación de verificación externa
7.2 Envío de borrador a la empresa verificadora
7.3 Coordinación y ejecución de reuniones con verificadores
7.4 Proceso de verificación
7.5 Incorporación de cambios y recomendaciones
7.6 Presentación final de resultados de verificación
Comades
Gemades
GTP/DSE
Gecom
Gemades
Gemades
GTP/DSE
Gemades
Gemades
Gemades
Gemades
Gemades GTP/DSE
Gemades
Verificadores
8. Evaluación de GRI para definir nivel de adecuación de GRI/G3
8.1 Formalización de contrato con GRI
8.2 Envío de documento a GRI para su calificación
8.3 Aclaraciones a GRI, incorporación de cambios en el informe
9. Diagramación e imprenta
9.1 Proceso de contratación de diseño gráfico
9.2 Diseño - Diagramación
9.3 Imprenta
10. Distribución
10.1 Despacho a 200 principales accionistas junto con Memoria Anual para citación
a la Junta de Accionistas
10.2 Definición de públicos objetivos
10.3 Preparación carta de envío
10.4 Envío
11. Análisis a posteriori
11.1 Informe de Oportunidades de Mejora emitido por Verificadores Externos
11.2 Análisis de encuestas de retroalimentación incluidas en Informe de
Sostenibilidad
11.3 Análisis de informes participantes en el Premio al Mejor Reporte de
Sustentabilidad que otorga Acción RSE anualmente
GTP/DSE: Grupo de Trabajo Permanente en Desarrollo Sostenible Empresarial
Gemades: Gerencia de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible
Gecom: Gerencia de Comunicación
FUENTE: Endesa Chile
página
25
Gemades
Gemades
Gemades
Gemades
Gemades/Gecom
Gecom
Investor Relations
Gemades/Gecom
Gemades
Gemades/Gecom
Verificadores
Gemades
Gemades
Noviembre Diciembre
Meses
Enero
Febrero
Marzo
Resto año
5. DESCRIPCIÓN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2007 DE ENDESA
CHILE
Endesa Chile, a través de su sexto Informe de Sostenibilidad, da continuidad a
su política de informar y transparentar anualmente a sus grupos de interés, su
desempeño en las dimensiones social, ambiental y económica.
Por segundo año consecutivo, el informe fue elaborado sobre la base de la Guía
GRI/G3 y representa el primer esfuerzo de Endesa Chile por incorporar los
indicadores de la versión piloto del Suplemento del sector eléctrico (“Electric
Utility Sector Supplement”).
GRI ha evaluado el nivel de aplicación de la Guía
GRI/G3 en nuestro informe de sostenibilidad,
tras lo cual se obtuvo nuevamente la calificación
de A+ de parte de GRI. Esta corresponde al más
alto nivel de aplicación de la guía, denotando
una vez más la rigurosidad y transparencia en
la entrega de información.
El reporte incorpora además la correlación
entre los indicadores de desempeño y los
principios del Pacto Mundial de Naciones
Unidas, utilizando este mismo informe
para reportar la tercera Comunicación de
Progreso. Además, relaciona el desempeño de nuestra empresa con los ocho Objetivos
del Milenio.
Siguiendo el mismo proceso aplicado para la elaboración de los informes
de los períodos anteriores, Endesa Chile llevó a cabo acciones tendientes a
determinar el contenido del Informe y tomó medidas para garantizar la calidad
de la información y de los datos presentados.
A continuación, se describe el cumplimiento de los principios de contenido y de
calidad de GRI.
página
26
5.1Cumplimiento de los principios GRI para la definición de contenidos
5.1.1
Principio de materialidad
Por segundo año consecutivo y dada la importancia que tiene
reportar sobre los aspectos relevantes
para las partes interesadas de Endesa
Chile, en la elaboración del informe se
efectuó un benchmark de informes
de sostenibilidad de empresas del
sector eléctrico y líderes en su
contribución al Desarrollo Sostenible
Empresarial (DSE) y un análisis de
los medios de prensa escrita. Esto fue
realizado en la etapa de diagnóstico. A
través de estos procesos se detectaron
los siguientes aspectos relevantes para
los grupos de interés o stakeholders,
que son tratados en el contenido del
Informe de Sostenibilidad:
•
•
•
•
•
•
Información relativa a los avances del Proyecto Hidroeléctrico Aysén.
La diversificación de la matriz energética sobre la base de las Energías
Renovables no Convencionales (ERNC).
Aseguramiento del abastecimiento energético.
Nuevos proyectos.
Emisiones atmosféricas y Cambio Climático.
La resolución de pasivos ambientales en las operaciones.
5.1.2
Principio de participación de los grupos de interés
Los principales grupos de interés de Endesa Chile se encuentran identificados
en los siete compromisos por el Desarrollo Sostenible Empresarial (DSE)
establecidos en su Política de Sostenibilidad: clientes, trabajadores, accionistas
e inversionistas, las comunidades donde opera, entre otros.
La comunicación de Endesa Chile con sus grupos de interés es esencial
para avanzar en la implementación de su política y estrategia en materia de
sostenibilidad empresarial.
Los diferentes capítulos del Informe de Sostenibilidad dan cuenta de la gestión
en torno a los siete compromisos de la Política de Sostenibilidad de Endesa
Chile y así respondemos a la relación que existe con los stakeholders. En la
Tabla 2, se presentan los principales canales de comunicación que la compañía
mantiene con sus partes interesadas y que hacen posible establecer un diálogo
fluido con cada uno de ellos.
página
27
Tabla 2. Canales de comunicación con los grupos de interés
Canales selectivos de
información
Parte Interesada
Canales de
participación
• Boletines
• Página Web inversionistas
• Notas de prensa
• Encuestas
• Junta de Accionistas
• Relación directa con
inversionistas
• Encuentros con la
comunidad financiera
Clientes
• Revistas
• Boletines
• Extranet clientes
• Encuestas de
satisfacción de clientes
• Encuentros con clientes
• Reuniones
personalizadas
• Visitas a instalaciones
Trabajadores
•
•
•
•
•
•
• Encuesta de clima
laboral
• Diálogo sindical
• Ciclo de charlas
y programas de
participación
Accionistas e
Inversionistas
Proveedores y
contratistas
Organizaciones
sociales y
medioambientales
Organizaciones
Gubernamentales
Revistas
Intranet
Folletos en general
Diario electrónico
Campus Latam
Boletines
• Página Web proveedores
• Informes específicos
• Página Web de RSE de
Endesa Chile
• Informes específicos
página
28
• Charlas y encuentros
ampliados con
proveedores y
contratistas
• Líneas directas de
atención: teléfono y
correo electrónico
• Reuniones
• Talleres y encuentros
con organismos
locales, nacionales e
internacionales.
• Comunicación continua
Adicionalmente, durante 2007,
y continuando con el proceso
iniciado a fines de 2006, a través del Grupo de Trabajo Permanente
en Desarrollo Sostenible
Empresarial y la Gerencia de
ACTUAR
Medio Ambiente y Desarrollo
Sostenible, se llevó a cabo la
segunda fase del programa
corporativo de relación con sus
grupos de interés, que estuvo
orientada a:
PENSAR
Resultado de las
relaciones con los
grupos de interés de
Endesa Chile
PLANIFICAR
• Efectuar un diagnóstico externo
respecto de la manera en que
otras compañías comprometidas RELACIÓN
FORTALECER
con la sostenibilidad empresarial
llevan a cabo sus procesos de
diálogo con sus stakeholders.
• Realizar un diagnóstico interno para levantar más información respecto de
los stakeholders identificados en la primera fase, que correspondió a un
mapeo de ellos.
• La individualización de las partes interesadas prioritarias.
• La definición de líneas de acción para 2008.
5.1.3
Principio de contexto de sostenibilidad
El compromiso de Endesa Chile con la Sostenibilidad se encuentra en la
visión de la compañía, donde se define como: “Una compañía multinacional
responsable, eficiente y competitiva”. A lo largo del Informe de Sostenibilidad
se describen los principales desafíos que comprende el concepto de desarrollo
sostenible, la estrategia en la materia y los resultados de la gestión 2007, en
torno a los siete compromisos que la compañía se ha auto impuesto en relación
con el Desarrollo Sostenible Empresarial.
Adicionalmente, cuando es posible y pertinente, se entrega información de
un contexto más global y general, como índices sectoriales, a fin de entregar
más herramientas para situar el desempeño de la compañía en un contexto
económico, social y ambiental.
5.1.4
Principio de exhaustividad
La delimitación de la cobertura del informe fue determinada mediante los
principios anteriores, con la finalidad de representar de manera fehaciente
los impactos económicos, ambientales y sociales significativos, junto con
un sistema de recolección de información uniforme para Endesa Chile y sus
filiales. La mayoría de los temas planteados como relevantes por el proceso de
página
29
diagnóstico son presentados como estudios de caso, dándole la trascendencia
que se espera en el reporte.
En el capítulo “Alcance del Informe de Sostenibilidad 2007” de dicho documento,
se describe el alcance y horizonte de tiempo del informe.
5.2 Cumplimiento de los principios GRI para la definición de la calidad
del informe
5.2.1
Principio de equilibrio
El Informe de Sostenibilidad presenta tanto resultados favorables como
desfavorables como incidentes o multas, entre otros.
En el reporte, para la mayoría de los indicadores se muestran los resultados
de tres años, de modo que el lector pueda visualizar las tendencias positivas o
negativas del desempeño anualmente.
Se les da mayor énfasis en el informe a aquellos temas de mayor relevancia
para el negocio y para los grupos de interés.
5.2.2 Principio de comparabilidad
Como se indicó en el numeral anterior, para todos los casos en que se dispone de
la información histórica se presentan datos de tres años, de modo que se puedan
realizar comparaciones con carácter anual. Las variaciones significativas entre
períodos son explicadas en el informe. Se informa explícitamente cuando los datos no son comparables con los años
anteriores.
5.2.3 Principio de precisión
Los datos cuantitativos presentados en el informe han sido medidos anualmente
con las mismas técnicas de medición y bases de cálculo, de modo que los
márgenes de error no afectan en las conclusiones sobre el desempeño. En aquellos casos en que hubo modificaciones en la metodología de cálculo
respecto de los años anteriores, se expresa explícitamente.
5.2.4 Principio de periodicidad
El Informe de Sostenibilidad 2007 corresponde al año calendario, desde el 1 de
enero al 31 de diciembre. Toda la información reportada corresponde a este
período. El informe ha sido editado el primer trimestre del 2008.
página
30
5.2.5
Principio de claridad
El Informe de Sostenibilidad es editado en español e inglés, considerando las
necesidades de los diferentes grupos de interés. La información se presenta a
través de tablas y gráficos, de modo de facilitar la comprensión. El Informe cuenta
con un glosario donde se aclaran aquellos conceptos técnicos específicos, que
pudieran no ser de conocimiento de todos los lectores.
5.2.6
Principio de fiabilidad
Por cuarto año consecutivo, Endesa Chile sometió el Informe de Sostenibilidad
a verificación externa. Los verificadores externos realizaron entrevistas con
los responsables de la información y efectuaron la revisión de los datos y de la
información no financiera, de acuerdo al estándar de revisión AA 1000 y de las
directrices de la Guía GRI/G3.
El Informe de revisión independiente que emitió el verificador ha sido publicado
en un anexo del Informe de Sostenibilidad 2007.
página
31
6. COMENTARIOS FINALES
La elaboración de un informe de sostenibilidad es un proceso que requiere de la
participación de una amplia gama de profesionales de las distintas áreas de una
organización, para poder desarrollar un reporte completo que dé respuesta a
los distintos ámbitos de la gestión en Desarrollo Sostenible Empresarial.
Se considera de gran utilidad la utilización de la Guía GRI/G3, la cual permite
ordenar los contenidos del reporte, asegurar su calidad y garantizar la
transparencia de una empresa, al dar respuesta a todos los indicadores que
sean útiles para los grupos de interés (es decir, que sean materiales), sean los
resultados favorables o desfavorables para la organización que reporta.
Animamos a que otras empresas que aún no elaboran reportes de sostenibilidad,
sean grandes o pequeñas, hagan los esfuerzos por elaborar su propio informe,
considerando que además de permitir comunicar su desempeño a la sociedad y
aumentar la transparencia con los grupos de interés, el Informe de Sostenibilidad
es una excelente herramienta de gestión y seguimiento integral del contexto de
sostenibilidad al interior de una empresa.
Igualmente, recomendamos que las empresas que estén adheridas al Pacto
Mundial de Naciones Unidas, utilicen su reporte de sostenibilidad como
Comunicación de Progreso.
Finalmente, esperamos que esta publicación sea de utilidad para otras
organizaciones que estén iniciando su proceso de elaboración de reportes
de sostenibilidad, guiándolos en cuanto a las etapas a desarrollar, los plazos
involucrados y las guías metodológicas a utilizar.
página
32
ANEXO A PRINCIPIOS DE LA GUÍA GRI PARA ELABORACIÓN DE
REPORTES DE SOSTENIBILIDAD
PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA DEFINICIÓN DEL CONTENIDO
PRINCIPIO
DEFINICIÓN
Materialidad/Relevancia
L a infor mación contenida en l a memor ia
deberá cubrir aquellos aspectos e indicadores
que reflejen los impactos significativos de la
organización en los ámbitos sociales, ambientales
y económicos o aquellos sobre los cuales podría
ejercer una influencia sustancial, de acuerdo a
las evaluaciones y decisiones de sus grupos de
interés.
Participación de los grupos
de interés
La organización informante debe identificar a
sus grupos de interés y describir en la memoria
cómo se ha dado respuesta a sus expectativas e
intereses razonables, a través de su contenido.
Contexto de
sustentabilidad
La organización informante debe presentar su
desempeño dentro del contexto más amplio de
la sostenibilidad. Para ello, la empresa debe
cerciorar que la información incluida en el reporte
está en el contexto de los principales temas de
sustentabilidad que afectan a la empresa y su
industria, y describirlos.
Exhaustividad
La cobertura de los indicadores y aspectos
materiales y la definición de la cobertura de la
memoria deben ser suficientes para reflejar los
impactos sociales, económicos y ambientales
significativos y para permitir que los grupos
de interés puedan evaluar el desempeño de la
organización informante durante el período que
cubre la memoria. En otras palabras, se debe
entregar suficientes detalles sobre: alcance,
límites y horizonte temporal.
página
33
PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA DEFINICIÓN DE LA CALIDAD
PRINCIPIO
DEFINICIÓN
Equilibrio
La memoria deberá reflejar los aspectos
positivos y negativos del desempeño de la
organización para permitir una valoración
razonable del desempeño general.
Comparabilidad
Se deben seleccionar, recopilar y divulgar los
aspectos y la información de forma consistente.
La información publicada se debe presentar de
modo que permita que los grupos de interés
analicen los cambios experimentados por la
organización con el paso del tiempo, así como
con respecto a otras organizaciones.
Precisión
La información que contiene la memoria debe
ser precisa y suficientemente detallada como
para que los diferentes grupos de interés de la
organización puedan valorar el desempeño de
la organización informante.
Periodicidad
L a información se presentar á a tiempo y
siguiendo un calendario periódico, de forma que
los grupos de interés puedan tomar decisiones
con la información adecuada.
Claridad
La información debe exponerse de una manera
comprensible y accesible para los diferentes
grupos de interés que vayan a hacer uso de la
memoria.
Fiabilidad/Verificabilidad
La información y los procedimientos seguidos
en la preparación de una memoria deberán ser
recopilados, registrados, compilados, analizados
y presentados de forma que puedan ser sujetos
a examen y que establezcan la calidad y la
materialidad de la información.
página
34
ANEXO B LISTA DE COMPROBACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS
PRINCIPIOS DE GRI
Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio
Comprobaciones
•
•
•
•
Materialidad
•
•
•
•
•
•
•
Participación de
los grupos de
interés
•
•
Intereses/aspectos principales sobre el desempeño
sostenible e Indicadores planteados por los grupos de
interés.
Principales asuntos y retos futuros del sector, tal como
informen las empresas homólogas y los competidores.
Leyes, reglamentos, acuerdos internacionales o acuerdos
voluntarios relevantes con importancia estratégica para
la organización y sus grupos de interés.
Riesgos, impactos y oportunidades que afecten a la
sostenibilidad y que se puedan estimar razonablemente
(por ejemplo, el calentamiento global, la pobreza), que
hayan sido identificados a través de sólidas investigaciones
llevadas a cabo por expertos con capacitación reconocida
o por organismos suficientemente exper tos en ese
campo.
Principales valores de la organización, políticas,
estrategias, sistemas de gestión operativa, objetivos y
metas.
Los intereses/expectativas de los grupos de interés
que han contribuido al éxito de la organización (p. ej.,
empleados, accionistas y proveedores).
Riesgos importantes para la organización.
Factores críticos que hacen posible el éxito de la
organización.
Principales competencias de la organización y en qué
manera contribuyen o podrían contribuir al desarrollo
sostenible.
La organización puede describir a aquellos grupos de
interés ante quienes se considera responsable.
El contenido de la memoria se basa en los resultados de
los procesos de inclusión y participación de los grupos de
interés utilizados por la organización en sus actividades
en curso, tal y como exige el marco institucional y legal
en el que opera.
El contenido de la memoria se basa en los resultados de
los procesos de inclusión y participación de los grupos de
interés que se han llevado a cabo específicamente para
la memoria.
Los procesos de inclusión y participación de los grupos
de interés que aportan información sobre las decisiones
acerca de la memoria son coherentes con el enfoque y la
cobertura de la memoria.
página
35
Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio
Comprobaciones
•
•
Contexto de
sustentabilidad
•
•
•
•
Exhaustividad
•
•
•
Equilibrio
•
•
La organización presenta su entendimiento sobre el
significado del desarrollo sostenible y lo incluye en los
asuntos tratados en la memoria utilizando para ello
información disponible y objetiva así como las mediciones
de desarrollo sostenible.
La organización presenta su desempeño dentro de un
contexto más amplio en cuanto a condiciones y objetivos
de desarrollo sostenible, tal como queda reflejado en
publicaciones de reconocido prestigio de nivel local,
regional, mundial o sectorial.
La organización presenta su desempeño tratando de
comunicar la magnitud de su impacto y su aporte en los
correspondientes contextos geográficos.
La memoria describe la relación existente entre los
asuntos de sostenibilidad y la estrategia organizativa,
los riesgos y las oportunidades a largo plazo, incluyendo
temas referentes a la cadena de suministro.
La memoria se elabora teniendo en cuenta la cadena
completa de entidades, tanto anteriores (upstream)
como posteriores a la organización (downstream) en el
ciclo económico, cubre y prioriza aquella información
considerada material basada en los principios de
materialidad, contexto de sostenibilidad y participación
de los grupos de interés.
La memoria incluye todas las entidades que cumplan
los criterios de ser sujeto de control o de influencia
significativa por parte de la organización informante, salvo
que se manifieste en contrario.
La información contenida en la memoria incluye todas
las acciones o eventos significativos que hayan tenido
lugar en el período cubierto por la memoria, así como
estimaciones razonables de los futuros impactos de
acontecimientos pasados, siempre que tales impactos
sean razonablemente previsibles y puedan convertirse
en inevitables o en irreversibles.
La memoria no omite información relevante que pueda
influir o aportar información a los grupos de interés en sus
decisiones y valoraciones, o que pueda reflejar impactos
sociales, ambientales o económicos significativos.
La memoria incluye tanto resultados y aspectos favorables
como desfavorables.
La información de la memoria se presenta en un formato
que permita al usuario ver las tendencias positivas y
negativas del desempeño anualmente.
El énfasis sobre los diferentes aspectos de la memoria
es proporcional a su materialidad relativa.
página
36
Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio
Comprobaciones
•
•
Comparabilidad
•
•
•
•
Precisión
•
•
•
•
Periodicidad
•
•
•
Claridad
•
•
La memor ia y l a infor mación que contiene puede
compararse con carácter anual.
El desempeño puede compararse con las organizaciones
de referencia que le cor respondan (análisis
comparativos).
Toda variación significativa entre períodos informativos
con respecto la cobertura, alcance, duración del período o
información incluida en la memoria puede ser identificada
y explicada.
La memoria indica qué datos se han medido.
Se describen adecuadamente las técnicas de medición de
datos y las bases de cálculo utilizadas, de forma que estos
sean reproducibles con resultados similares.
El margen de error de los datos cuantitativos es tal que
no influye de manera sustancial en las conclusiones sobre
el desempeño.
La memoria indica qué datos se han estimado y qué
hipótesis y técnicas se han empleado para generar
dichas estimaciones, o la referencia donde encontrar esa
información.
Las declaraciones cualitativas de la memoria son válidas
en función del resto de las informaciones expuestas y de
otras evidencias disponibles.
La información de la memoria se divulga siendo ésta
relativamente reciente con respecto al periodo sobre el
que se informa.
La recopilación y publicación de los principales datos del
desempeño es coherente con el calendario de elaboración
de la memoria de sostenibilidad.
La información de las memorias (incluidas las publicadas
en formato Web) indica claramente el período al que ésta
hace referencia, cuándo se actualizará y cuándo se hicieron
las últimas actualizaciones.
La memoria contiene el nivel de información necesario para
satisfacer las necesidades informativas de los usuarios de
la misma, pero evitará ser excesiva e innecesariamente
detallada.
Los usuarios de la memoria pueden encontr ar la
información específica que buscan sin tener que hacer
esfuerzos extraordinarios, ayudados por tablas de datos,
mapas, enlaces y otros mecanismos.
La memoria evita términos técnicos, acrónimos, jerga u
otro tipo de contenido que pueda resultar desconocido para
sus grupos de interés, e incluye explicaciones (siempre
que sea necesario) en la sección pertinente o en su
correspondiente glosario.
Los datos y la información de la memoria están disponibles
para los distintos grupos de interés, incluyendo aquellos
con necesidades específicas de accesibilidad (diferentes
capacidades, idioma, tecnología…).
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Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio
Comprobaciones
•
•
Fiabilidad
•
•
Se identifica el alcance y la medida en que se ha
verificado la memoria de forma externa.
La organización puede identificar la fuente original de
toda la información que figura en la memoria.
La organización puede justificar la fiabilidad de
las hipótesis o de los cálculos complejos que se ha
efectuado.
Se dispone de una declaración de los responsables de
la información o de los datos originales, dando fe de su
fiabilidad o precisión, dentro de márgenes aceptables
de error.
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40