Instrucción de Trabajo para la Reserva de Recursos

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
RESERVA DE RECURSOS
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
IT-DRM-GS-04
01/09/03
Versión 01
© Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales
Viaducto Miguel Alemán No.105 2º piso Col. Escandón
México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización
expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de
México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente.
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RESERVA DE RECURSOS
CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
2
2
Alcance
2
3
Referencias
2
4
Políticas
2
5
Responsabilidades
3
6
Definiciones
5
7.
Método de Trabajo
6
7.1
Diagrama de Flujo
6
7.2
Descripción de Actividades
7
8.
Registros
9
9.
Anexos
9
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades y políticas para la administración y control eficaz de los bienes y
servicios utilizados, por las diversas áreas del Consejo de Promoción Turística de México S.A.
de C.V.
2.
ALCANCE
El contenido de esta instrucción de trabajo, aplica a todas las áreas que requieran de los
servicios de:
¾
Reservación de Salas(salas “A”, “B” y “C”)
¾
Reservación de Vehículos(camioneta RAM WAGON 159 PAV, RAM 380 MWF y
camioneta Pointer pick-up 764 LAK)
¾
Reservación de Recursos(Proyector Acetatos 1/Equipo, Proyector Acetatos 2/equipo,
Proyector Computadora 1/equipo, Rota folio)
para el adecuado desempeño de sus funciones.
3.
REFERENCIAS
3.1 Estatuto Orgánico
3.2 Manual de Organización
3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos
3.4 Página de Intranet del CPTM
4.
POLITICAS
•
Los recursos requeridos por las áreas, deberán solicitarse electrónicamente mediante la
página de Intranet, en el rubro “Reserva de Recursos”
•
La Gerencia de Servicios, será el área facultada para administrar y proporcionar los
recursos solicitados
•
Todos los recursos solicitados que sean autorizados, se notificarán de la misma manera
en que fueron solicitados, “electrónicamente”
•
El solicitante deberá firmar un resguardo, en caso de que se le haya autorizado algún
vehículo, proyector acetatos o proyector computadora(activo fijo)
•
Firmado el resguardo, el solicitante será el responsable de el buen estado y buen uso
del recurso(activo fijo)
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5.
•
En caso de que por algún motivo, el solicitante cancele el recurso, deberá notificarlo a la
Gerencia de Servicios para su disponibilidad
•
El recurso, se dará conforme al orden cronológico en que se solicite
•
El solicitante que requiera del servicio de cafetería, deberá especificarlo en la solicitud
electrónica de reserva de recursos en el punto de “propósito”
•
El servicio de consumibles (café, té, refrescos, galletas, agua, etc.), lo suministrará la
Gerencia de Servicios
•
Los consumibles que se suministren en las salas del piso 8, serán para consumo único y
exclusivo en los eventos que se realicen dentro de las mismas
•
El solicitante, deberá especificar en la solicitud de reserva de recursos, en el punto de
“propósito”, la forma en que requiera el montaje de las mesas
•
El solicitante deberá solicitar el recurso que requiera, mínimo con 24 hrs. de anticipo
RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Materiales
5.1
Aprobar esta Instrucción de Trabajo
Gerente de Servicios.
5.2
Revisar y apegarse a los procedimientos contenidos en ésta Instrucción de Trabajo.
5.3
Verificar que los procedimientos para autorizar y otorgar los recursos, se respeten y se
lleven acabo, de acuerdo a la presente Instrucción de Trabajo.
5.4
Solicitar los recursos para el suministro de los consumibles que se requieran en las
salas de juntas del piso 8
5.5
Instruir al personal a su cargo, para compra de los consumibles y para el suministro de
la despensa
5.6
Instruir al personal correspondiente, para el montado de las mesas así como del
suministro de consumibles (servicio de cafetería), dentro de las salas
5.7
Supervisar que las solicitudes sean atendidas correctamente, por el personal a su
cargo
5.8
Atender oportunamente las solicitudes formuladas por el personal
5.9
Supervisar el buen estado de los recursos
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5.10
Programar y autorizar los mantenimientos preventivos y correctivos de los recursos
que lo requieran
5.11
Verificar la administración y mantenimiento que le den sus colaboradores a los
recursos
5.12
Atender las inconformidades presentadas por los usuarios.
5.13
Elaborar el resguardo y entregar el recurso
Subgerente de Servicios Generales
5.14
Revisar y apegarse a los procedimientos contenidos en ésta Instrucción de Trabajo.
5.15
Coordinar al personal, para el montado de mesas y suministro de consumibles(servicio
de cafetería)dentro de las salas de juntas
5.16
Detectar y reportar las anomalías de los servicios para su corrección
5.17
Reportar cualquier anomalía o mal funcionamiento de los recursos a la persona
correspondiente
5.18
Supervisar que el personal atienda correctamente las solicitudes del personal
5.19
Atender las inconformidades presentadas por los usuarios
5.20
Coadyuvar en la programación y coordinación de los servicios(reservación de
recursos) que se soliciten
Asistente Administrativo
5.21
Elaborar, mantener actualizado y
Instrucción de Trabajo
apegarse a las actividades contenidos en ésta
5.22
Autorizar o Declinar los Recursos Solicitados en base a disponibilidad.
5.23
En caso de declinar la solicitud de los recursos, notificar al solicitante el motivo por el
cual no se autorizó el recurso
5.24
Comprar y suministrar los consumibles que se requieran, para la despensa de las
salas del piso 8
5.25
Coordinar el suministro de consumibles y el montado de mesas
5.26
Supervisar que las solicitudes sean debidamente atendidas
5.27
Detectar y corregir cualquier anomalía
5.28
Detectar y reportar las anomalías o mal funcionamiento de los recursos
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6.
5.29
Programar compras y establecer máximos y mínimos de despensa
5.30
Programar los mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos asignados a
la Gerencia de Servicios
5.31
Mantener en buen estado, para su uso, a los vehículos asignados a la Gerencia de
Servicios
5.32
Controlar y mantener actualizado el calendario de eventos
5.33
Atender oportunamente las solicitudes formuladas por los solicitantes
5.34
Elaborar certificado, donde el usuario se hace responsable del recurso solicitado
5.35
Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada, anexándola al
archivo correspondiente
5.36
Atender las inconformidades presentadas por los usuarios.
5.37
Coadyuvar en la programación y coordinación de los servicios(reserva de recursos)
5.38
Generar y entregar la documentación e información, cuando esta sea requerida por
auditores externos e internos ò en atención en alguna instrucción de su jefe inmediato,
Gerente de Servicios, Director de Área ò Subdirector General.
DEFINICIONES
6.1
Intranet.- Instrumento de comunicación interna, con el cual, todo el personal del CPTM,
mantiene de manera electrónica la comunicación.
6.2 Usuario.- Persona, que cumpliendo con ésta instrucción, se le han autorizado los
recursos solicitados.
6.3
Solicitantes.-Aquellas personas que de acuerdo a ésta instrucción, solicitan
electrónicamente algún recurso por medio de la Intranet.
6.4
Resguardo.- Documento que genera la Gerencia de Servicios, mediante el cual, se
responsabiliza al solicitante del recurso ò activo fijo que solicitó y fue autorizado.
6.5 Reserva de Recursos.- Rubro ubicado en la Intranet, por medio del cual, se solicitan los
recursos con los que contamos en el CPTM.
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7.
METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para la Reserva de Recursos.
Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento.
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Formato Múltiple
Solicitud
de Solicitud
Asistente Administrativo
1. Recibe Solicitud
por e-mail de la
reserva de
resursos
2. Identifica tipo
de Servicio
Solicitado
Asistente Administrativo
NO
3. ¿Es una
Sala?
4. Identifica el
Recusos
Solicitado
SI
NO
13. ¿Está
Disponible?
NO
5. ¿esta
Disponible?
6
6. Declina
Solicitud y
notificar.
E-mail
SI
SI
14. Aprueba
Reserva e
Informar
7. Aprueba
reserva de
Recursos e
Informa
15. Prepara Sala y
Suministra
Recurso
8. Entrega
Solicitud al
Responsable del
Bien
Fin
9. Genera el
Resguardo y
Documentación
correspondiente
Fin
Resguardo y
Documentación
10. Entrega
recurso y Obtiene
Firma
11. recibe
Recurso, Revisa y
Libera Resguardo
12. Archiva
Solicitud y
Resguardo
Fin
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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable
Paso
Actividad
1.
Recibe solicitud por e-mail de la reserva de recursos
1.1
Recibe vía electrónica la solicitud de reserva de recursos por
parte del solicitante.
1.2
Revisa que esté bien especificada la necesidad del
solicitante.
2.
Identifica tipo de servicio solicitado
2.1
Identifica el tipo y necesidad del servicio solicitado.
Asistente
Administrativo 3.
Documento de
Trabajo
Formato Múltiple
de Solicitud
(Intranet reserva
de recursos)
Anexo 1
¿Es una sala?
No, ir al paso 4.
Si, continuar en el paso14.
4.
Identifica el recurso solicitado
4.1
Identifica el tipo de recurso solicitado.
5.
¿Está disponible?
No, ir al paso 6.
Si, continuar en el paso 7.
6.
Declina solicitud y notificar
6.1
Declina la solicitud.
6.2
Notifica vía electrónica(e-mail) al solicitante, el motivo por el
cual no se autorizó el recurso.
7.
Aprueba reserva de recursos e informar
7.1
Aprueba la reserva de recursos.
7.2
Notifica vía electrónica(e-mail)al solicitante, la autorización
del recurso.
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Intranet
(reserva de
recursos, correo
electrónico e-mail)
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Responsable
Paso
Actividad
Documento de
Trabajo
8.
Entrega solicitud al responsable del bien
8.1
Turna la solicitud de reserva de recursos autorizada al
responsable del recurso.
correo
electrónico(e-mail)
9.
Genera el resguardo y documentación correspondiente
9.1
Genera el resguardo y lo imprime.
9.2
Da de alta el resguardo en su PC.
9.3
Genera la documentación que se requiera.
Documentación
(resguardo,
expediente,
solicitud de
reserva de
recursos de forma
impresa)
10.
Entrega recurso y obtiene firma
10.1
Entrega el recurso al solicitante.
10.2
Solicita la firma del solicitante en el resguardo y/o
documentación que se generó.
resguardo
Asistente
Administrativo 11.
Recibe recurso, revisa y libera resguardo
11.1
Recibe el recurso proporcionado al usuario.
11.2
Revisa el estado en que el usuario hace entrega del recurso.
11.3
Libera el resguardo, en caso de que el usuario, entregue el
recurso en buen estado.
12.
Archiva solicitud y resguardo
12.1
Archiva la solicitud autorizada y el resguardo liberado, en el
control correspondiente.
13.
¿Está disponible?
resguardo,
expediente
(base de datos)
resguardo,
solicitud de
reserva de
recursos impresa,
expediente
No, ir al paso 6.
Si, continuar en el paso 14.
14.
Aprueba reserva e informar
14.1
Aprueba la reserva.
14.2
Notifica vía electrónica (e-mail)al solicitante, informándole la
aprobación de la sala.
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Intranet(reserva
de recursos),
correo
electrónico(e-mail)
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Responsable
8.
Paso
15.
Prepara sala y suministra recurso
15.1
Prepara el montado de las mesas de la(s) salas según lo
solicitado.
15.2
Suministra los recursos para el servicio de cafetería.
Intranet(reserva
de recursos),
expediente de
suministro de
despensa
REGISTROS
Responsable de
Conservarlo
No. de Control
Nombre
FO-DRM-GS-03
Formato Múltiple de Solicitud
S/N
Expediente
9.
Documento de
Trabajo
Actividad
Asistente
Tiempo de
Conservación /
Disposición
3 Años / Archivo
muerto
ANEXOS
Anexo No.
Nombre
No. de Control
1
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