La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros* Margarita Lugo Hubp** y Aurelia Orozco Aguirre*** Resumen Abstract Este documento describe brevemente el inicio de la revista electrónica en la unam y explica con cifras su problemática en esta institución y en otras bibliotecas en relación con los aumentos en el costo de las revistas y el escaso incremento de los presupuestos destinados a la suscripción y adquisición de materiales. Se menciona también la situación que ha surgido con la aparición de la revista electrónica, la cual ha beneficiado ampliamente a los usuarios finales al romper barreras geográficas y temporales, y a la vez los costos de este tipo de publicación se han incrementado considerablemente debido a la necesidad de suscribir ambos formatos. This document describes briefly the beginning of the electronic journal in the unam and explains through some figures its problems in this institution and other libraries experiences in relation with subscription cost increases and the low increase of subscription budgets for acquisitions. It also mentions the situation arose with the introduction of electronic journals, which have given ample benefits to end users, bringing them better access and breaking the geographical barriers. At the same time is also mentioned that the current problem for librarians is cost related when they need to subscribe both, print and electronic version. Como respuesta a esta situación se informa acerca del proyecto que la Dirección General de Bibliotecas de la unam diseñó y aplicó para racionalizar los recursos destinados a la suscripción de revistas en ambos formatos y la selección de los modelos de precios actuales en este proceso. As an answer to this problematic, the General Directorate for Libraries of unam designed and implemented a project whose main goal is to rationalize the economic resources for the electronic and print subscriptions based on the knowledge of pricing models. Palabras clave: Revista electrónica, suscripciones de revistas, modelos de precios, unam, Dirección General de Bibliotecas, México Keywords: Electronic journals, serial subscriptions, pricing models, unam, (Dirección General de Bibliotecas), México Introducción Por más de tres siglos la revista impresa ha jugado un papel importante como medio básico en la comunicación científica. No ha cambiado de función y forma en un periodo prolongado; la nueva modalidad electrónica aparece hace poco más de diez años. Este breve tiempo de existencia puede ser la razón por la que en nuestro medio exista cierta reticencia y resistencia a la * Documento presentado en la II Conferencia Internacional sobre Bibliotecas Universitarias. "La publicación electrónica y los servicios bibliotecarios", organizada por la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM,. Ciudad de México, D.F. 23 y 24 de octubre de 2003. Mesa redonda "Acceso a revistas electrónicas: gestión y retos". ** Subdirección de Servicios Especializados, Dirección General de Bibliotecas (DGB), Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Circuito de la Investigación Científica, Ciudad Universitaria, 04510 México, D.F. [email protected] *** Departamento de Suscripciones, Dirección General de Bibliotecas (DGB), Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Circuito de la Investigación Científica, Ciudad Universitaria, 04510 [email protected] BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2, P. 138-151 138 México, D.F. Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre cancelación en papel, inclusive de parte de muchos investigadores. Todo inició cuando se vislumbró que con la revista electrónica se acabarían muchas de las desventajas de las publicaciones en papel, tales como precios en constante incremento, demora en el proceso de publicación, en la recepción de los fascículos y en el almacenamiento, lo que significaría un ahorro considerable para las bibliotecas. Sin embargo, los pretendidos precios bajos han sido inversamente proporcionales al aumento de las publicaciones, por una parte debido a que el editor y las bibliotecas debían realizar grandes inversiones para sufragar "los gastos ocultos" que conlleva el mejorar software y hardware, infraestructura indispensable para las ediciones electrónicas, aunque no exclusiva para su consulta y uso, y hacer una inversión mayor para mantener un porcentaje importante de las publicaciones que se adquieren en ambos formatos. Además, del posible ahorro se tomó en cuenta la facilidad de acceso al material y la posibilidad de que un mismo fascículo pudiera ser consultado simultáneamente por múltiples usuarios en diferentes puntos geográficos y en horarios ilimitados. Estas ventajas hicieron que la revista electrónica se popularizara rápidamente. El desarrollo de colecciones digitales en la UNAM produjo enorme satisfacción, especialmente para los investigadores que con frecuencia requieren datos no disponibles en fin de semana o en horarios en los que las bibliotecas están cerradas. Este documento se centra en la experiencia que a lo largo de siete años se ha tenido en la UNAM con la revista electrónica y en los retos, problemas o limitaciones que actualmente se enfrentan, así como en las acciones que se han tomado y que se tendrán que instrumentar con el propósito de seguir con paso firme, seguro, ascendente y constante para asegurar que los servicios lejos de sufrir menoscabo, mejoren y se optimicen y que los recursos asignados a ellos se aprovechen al máximo al hacer una selección y negociación adecuada para cada suscripción. Breve reseña del desarrollo de las colecciones electrónicas en la UNAM Aunque el desarrollo de las revistas electrónicas empieza en los 80´s1, es en la década de los 90´s cuando inicia en una forma no experimental. En un principio, el avance observado fue cuantitativo, más tarde, además del aumento en el número de las revistas electrónicas, se presentan cambios cualitativos. En 1991 se tuvo registro de 110 títulos y de 1 HALLYDAY, Leah & O PPENHEIM, Charles. Progress in Documentation. Developments in Digital Journals. Journal of Documentation, vol. 57, no. 2, 2001, p. 266 BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 139 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros 240 en 19932. Para 1994 había solamente 75 e-journals con arbitraje; para 1997 había aumentado el número aunque algunas editoriales importantes de revistas técnicas y científicas aún no publicaban revistas electrónicas. En un principio algunas editoriales no cobraron nada por hacer uso de la versión electrónica; para el 2000, 75% de los editores ofrecían el acceso electrónico gratis con la suscripción en papel; sin embargo cada año la tendencia parece revertirse. En el 2002 de 7, 623 e-journals integrados a EBSCO, solo el 61% de los títulos se ofrecían gratis con la suscripción en papel3 y es posible que en estos momentos el porcentaje sea menor. En el año de 1997 la revista electrónica penetra e impacta substancialmente los servicios bibliotecarios a nivel mundial y en ese mismo año es cuando la publicación electróni- 2 SCHAFFNER, A. C. The Future of Scientific Journals: Lessons from the past. Information Technology and Libraries, vol. 13, no. 4, 1994, p. 239. 3 VAN ORSDEL, Lee & BORN, Kathleen. Doing the Digital Flip. 42nd. Annual Report. Library Journal, April, 2002. 4 Servicios de información digital para la comunidad universitaria. México: UNAM, ca accede a la UNAM y nunca en tan poco tiempo un producto de información ha marcado una huella tan honda. Unos días antes, concretamente el 2 de diciembre de 1996, el Director de Elsevier en América Latina y la UNAM , a través del Centro de Información Científica y Humanística (CICH ) firmaron un convenio por tres años (1997-1999) para acceder a la versión electrónica de las publicaciones de Elsevier. Las revistas de esta editorial tenían peso y presencia en la UNAM de muchos años atrás y cuando esas suscripciones en papel sirven de base para las versiones electrónicas, la comunidad recibe con beneplácito los más de 500 títulos y los empieza a usar a manera de prueba en 1997 y ampliamente a partir de 1999 en la modalidad de intranet. El documento sobre Servicios de información digital 4, publicado en enero de 1999 reporta además de las mencionadas publicaciones de Elsevier, cerca de 300 títulos electrónicos disponibles para la comunidad UNAM de las editoriales Academic Press y Springer Verlag. El mismo folleto incluye también una lista de más de 1,600 títulos de revistas electrónicas accesibles a través de los sistemas denominados agregadores y consigna 66 bases de datos de diferentes temas. Dirección General de Bibliotecas, 1999. 95 p. 5 VAN ORSDEL, Lee & BORN, Kathleen.. 2002, Op cit Lo difícil fue que iniciaran las primeras bases y sets de revistas electró- nicas de las editoriales más renombradas: Elsevier, Academic, Kluwer, Nature, ACS, I-EEE, etc. porque su crecimiento empezó a darse en forma importante, tratando de abarcar todas las ramas de las ciencias que se estudian e investigan en esta institución; sin embargo, se nota que en arte, ciencias sociales y humanidades el número no es todavía relevante y ello obedece a la misma oferta editorial, la cual es mucho menor en estas disciplinas que en las científicas, médicas y técnicas. El crecimiento de las revistas electrónicas y el porcentaje por áreas temáticas también puede ser observado en los siguientes datos: para 1998 el 30% de los títulos indizados en Science Citation Index estaba disponible en electrónico. Cuatro años más tarde, o sea en el 2002, el porcentaje de revistas científicas online era de 75%, de 63% para las de ciencias sociales y de 34% para las indizadas en el Arts & Humanities Citation Index.5 El cuadro que se presenta a continuación muestra el crecimiento que han tenido las revistas y bases de datos electrónicas en la UNAM. Cabe aclarar que todas las bases y revistas electrónicas por las que se está pagando han sido seleccionadas y propuestas por las diferentes comunidades académicas, de allí que su consulta y uso se incremente también día a día. BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 140 Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre Cuadro 1. Crecimiento e inversión realizados a revistas y bases de datos electrónicas en la UNAM Año Servicios/bases/ sets de revistas Revistas B.D. USD Tipo de Cambio M.N. 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2800 6000 6400 6500 7300 7300 $ 1, 369,888 $ 2, 231,043 $ 2, 720,652 $ 2, 806,754 $ 2, 580,571 $ 3, 208,551 10.23 9.58 9.51 9.38 10.52 11.32 $ 14, 014,292 $ 21, 382,840 $ 25, 885,535 $ 26, 321,699 $ 27, 150,838 $ 37, 000,000 66 106 140 142 160 162 Fuente: Subdirección de Servicios Especializados/Departamento de Suscripciones de la DGB, 2003. En 1998, el entonces Director de la DGB, logró un incremento para el pagó de los recursos electrónicos. La cantidad inicial que se obtuvo, se fortaleció con los ahorros que se hicieron al cancelarse varias bases de datos en disco compacto, en versión monousuario, y sustituirse por versiones multiusuario, obteniéndose por todo 18 millones de pesos, mismos que prácticamente para el año 2000 se habían rebasado. Desde entonces, el aumento anual en la partida 523 "revistas técnicas y científicas" ha sido mínimo por lo que se ha tenido que pagar parte con el presupuesto corriente del año, y el resto con el del siguiente afectando por adelantado un porcentaje importante del monto asignado al siguiente periodo. Actualmente, se cuenta con 160 bases de datos, con más de siete mil tres- cientos títulos de revistas electrónicas de diferentes editoriales, o a las que se accede a través de agregadores. La revista electrónica se ha utilizado ampliamente por miles de usuarios de la UNAM durante los últimos cinco años. Las ventajas que ofrece en relación con el formato impreso, han provocado una demanda creciente de títulos, misma que ha sido atendida parcialmente debido a que los costos han ido aumentando paulatinamente. Al tener la posibilidad de recuperar información del uso de la revista electrónica y del número de artículos que fueron consultados por los usuarios finales, resulta de gran valor para evaluar las colecciones y desarrollarlas más adecuadamente. A continuación, se muestran los resultados del total de consultas a bases de datos en línea en los años 2000 a 2002, así como el número de artículos de revistas Cuadro 2. Porcentaje de lo electrónico respecto a las suscripciones en papel y cómo ha ido variando Año Inversión total 1999 2000 200 2002 2003 2004 $ 104,075,992 $ 114,800,075 1$ 115,388,793 $120,575,974 $ 120,817,718 $ 135,000,000 Inversión en suscripciones en papel $ 90,061,700 $ 93,417,235 $ 89,503,258 $ 94,254,275 $ 93,666,880 $ 98,000,000 Porcentaje respecto al total 82.91 % 76.13 % 73.57 % 74.28 % 73.49 % 72.60 % Inversión en recursos electrónicos $ 14,014,292 $ 21,382,840 $ 25,885,535 $ 26,321,699 $ 27,150,838 $ 37,000,000 Porcentaje respecto al total 17.09 % 23.87 % 26.43 % 25.72 % 26.51 % 27.40 % Fuente: Departamento de Suscripciones, 2003 BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 141 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros Cuadro 3. Revistas electrónicas 2003 de los principales editores Editor Títulos American Chemical Society American Institute of Physics American Physiological Society Annual Reviews BioOne Cambridge University Press Elsevier Science Emerald I-EEE Kluwer Academic Publisher Marcel & Dekker Springer Verlag Wiley & Sons Otros Sistemas "agregadores" 30 26 10 21 49 33 829 120 148 600 70 100 146 1091 4062 Total 7335 partida presupuestal, ese año el incremento de las publicaciones es mayor y en muchos países como el nuestro, se enfrenta con cierta frecuencia el fantasma de la devaluación y de la paridad "dispar" con respecto a divisas extranjeras. Se vive un periodo de transición en el que prácticamente ninguna actividad de la biblioteca se escapa al impacto o aspecto económico. De 1981 a 1995 el presupuesto asignado a la adquisición de materiales de 89 de las bibliotecas académicas más grandes e importantes de los Estados Unidos casi se triplicó, teniendo un incre- Fuente: Subdirección de Servicios Especializados, 2003. electrónicas consultados en texto completo en el mismo periodo. Como se puede observar en la gráfica núm. 1, hay una tasa del 202% de crecimiento de las consultas a bases de datos en línea en la UNAM, entre los años 2000 y 2002. En esta gráfica se puede apreciar un crecimiento del 146% en la obtención de artículos de revista electrónica en el mismo periodo. Retos presentes Las bibliotecas en general han sufrido el síndrome del "presupuesto insuficiente". Es común que cuando obtienen un aumento en su Gráfica 1. Consultas a bases de datos en línea en la UNAM, periodo 2000-2002* Fuente: Subdirección de Servicios Especializados, 2003 * Datos obtenidos de los sitios de los editores o proveedores de la información BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 142 Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre mento promedio del 82% para ajustar los niveles de inflación.6 Desafortunadamente, aunque esas bibliotecas han mantenido un alto nivel presupuestal, su nivel adquisitivo ha decrecido en un 38%, ya que el costo promedio de las revistas científicas publicadas por editoriales comerciales se incrementó en un 50% de 1996 al 20007, y se considera que el precio que se paga por las revistas científicas representa el concepto más costoso de operación de una biblioteca. Las mejores revistas generalmente son las más caras y éstas sofocan a las más baratas. El incremento promedio de las publicaciones que adquirieron bibliotecas norteamericanas de 1998 al 2002 fluctuó entre el 7 y el 9%; para el 2003 se espera un 9% y seguramente este porcentaje se conservará para el 2004, aunque puede aumentar debido a la pérdida que ha tenido el dólar frente el Euro en los 6 WEST, Richard P. and STROMGREN, Paul. Economics of Academic Libraries. En: Encyclopedia of Library and Information Science. New York : Marcel Dekker, c2003. p. Gráfica 2. Artículos de revista electrónica obtenidos por la comunidad UNAM, periodo 2000-2002* Fuente: Subdirección de Servicios Especializados. 2003 * Datos obtenidos de los sitios de los editores o proveedores de la información últimos meses y eso también afecta a las bibliotecas mexicanas. La UNAM también padece la "crisis de las revistas", misma que impacta no solamente en el tamaño del presupuesto, sino la forma en que éste se ejerce. Una prueba de ello es que nuevamente después de varios años nos encontramos imposibilitados para pagar toda la colección en una sola exhibición. 951. [En línea] http://www.dekker.com/servlet/product/productid/E-ELIS ¨[Consulta: Octubre 2 de 2003] 7 Ibidem 8 VAN ORSDEL, Lee & BORN, Kathleen, 2002. Op. cit. 9 Ibidem En la UNAM, asimismo, impactan los precios exagerados en algunas disciplinas de las cuales se tienen precisamente varios centenares de suscripciones.8 El cuadro 4 muestra los costos promedio de las revistas de las disciplinas más caras y el porcentaje de aumento esperado.9 También incide la diferencia cambiaria. En los últimos meses nuestro peso ha tenido un desliz de $ 1.22 con respecto al dólar y de 3.5 pesos con respecto al Euro, lo que quiere decir que en una cuenta de un millón de dólares, por pura diferencia cambiaria estamos perdiendo o pagando de más, según quiera verse, la cantidad de $ 1,222,000 y en un millón de euros $ 3,500,000. Pese a los diversos problemas que ya comentamos, la UNAM ha hecho BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 143 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros Cuadro 4. Costos promedio de las revistas de las disciplinas más caras Disciplina Física Química Ingeniería Astronomía Tecnología Matemáticas y Cómputo Biología Costo promedio 200210 $ 2, 218 USD $ 2, 143 USD Costo Promedio 200311 $ 2, 357 $ 2, 403 Incremento estimado 2004 $ 2, 628 $ 2, 669 $ 29, 749 $ 30, 213 $ 1, 249 USD $ 1, 249 USD $ 1, 111 USD $ 1, 359 $ 1, 357 $ 1, 200 $ 1, 460.5 $ 1, 561.7 $ 1, 308.5 $ 16, 533 $ 17, 678 $ 14, 812 $ 1, 107 USD $ 1, 097 USD $ 1, 151 $ 1, 175 $ 1, 275.4 $ 1, 244.2 $ 14, 438 $ 14, 084 Monto en M.N. Fuente: Datos tomados del 42º y 43º Annual Report, Periodical Price Survey 2002 y 2003 un esfuerzo muy grande, no solamente para conservar las suscripciones que se tuvieron hace un lustro, sino para aumentar año con año sus recursos en papel y electrónicos. Proyecto de Racionalización de Recursos (PRR) Para contrarrestar no sólo el efecto de un presupuesto que ha aumentado muy poco en los últimos cinco años (2000- 2004), sino además el alza de las publicaciones, el deslizamiento paulatino del peso frente al dólar y muy especialmente frente al Euro en el presente año, un subcomité del Comité Evaluador de Revistas y Bases de Datos Electrónicas de la DGB trabajó un Proyecto de Racionalización de Recursos asignados a revistas técnicas y científicas en la UNAM , mismo que tiene como objetivo Evaluar las colecciones de publica- ció la primera etapa del proyecto ya mencionado que involucró: 265 títulos 524 Suscripciones duplicadas en papel, de 23 bibliotecas de facultades y escuelas y de 34 bibliotecas de la Coordinación de la Investigación Científica, de la cuales por lo menos 25 serán bibliotecas depositarias La diferencia entre este proyecto y otros que se han dado en el pasado radica en que: ciones periódicas actuales con el fin de optimizar los recursos informativos haciendo una redistribución del presupuesto destinado a la adquisición de revistas técnicas y científicas de la UNAM. La comunidad académica de la UNAM se ha manifestado muy entusiasmada con el acceso a la gran cantidad de títulos de revistas electrónicas y a otros recursos de información digital. Es muy probable que un número considerable de estos usuarios paulatinamente vaya abandonando la consulta a la versión en papel y la DGB pueda atender las solicitudes de suscripciones a nuevos títulos de revistas impresas y/o electrónicas buscando la racionalización de los recursos financieros. Precisamente en esa búsqueda de una mejor inversión del presupuesto, hace unos meses la DGB ini- a. Se han designado bibliotecas depositarias o custodias de las suscripciones en papel. b. Hay un organismo coordinador que establece políticas y procedimientos claros y que está dando seguimiento a las acciones tomadas. c. Los titulares de las dependencias han sido informados en qué consiste el programa y se comprometerán por escrito a la custodia de los títulos asignados. d. La comunidad universitaria tendrá en todo momento conocimiento de los títulos y bibliotecas custodias, responsables del servicio, etc. e. Se respaldará en un programa de suministro de documentos. 10 11 VAN ORSDEL, Lee & BORN, Kathleen,. Big Chill on the Big Deal. 43rd. Annual Report. Library Journal, April, 2003. BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 144 Ibidem Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre El primer paso consistió en estudiar las suscripciones duplicadas o múltiples; se tomó por separado a cada editor, empezando en esta etapa por los títulos de Elsevier, Academic Press, Kluwer, I - EEE y American Chemical Society, debido a que su información electrónica ha sido estable en los últimos años. Con base en un listado maestro de los títulos de las cinco editoriales mencionadas, de los cuales existen dos suscripciones o más en bibliotecas del Sistema UNAM, se emitieron recomendaciones de cancelación a las diversas bibliotecas que las suscribieron en el 2003. Una vez precisadas las bibliotecas depositarias se procedió a enviarles a los directores de las dependencias y a las unidades de información el listado, las observaciones, las políticas y la invitación para que se procediera a la cancelación de los títulos duplicados innecesariamente. Políticas a seguir: 1. Cancelar suscripciones impresas repetidas, solamente de las editoriales mencionadas que se encuentran disponibles en formato electrónico. 2. Designar bibliotecas depositarias en las diferentes disciplinas, ubicadas de preferencia en Ciudad Universitaria para custodiar las suscripciones en papel. BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 145 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros 3. Utilizar los recursos ahorrados de las cancelaciones para adquirir nuevos títulos de revistas impresas y/o electrónicas y para enfrentar la renovación del 2004, así como para mantener y ampliar los recursos electrónicos actuales. Los requisitos que se consideraron para designar a las bibliotecas depositarias son: a. Que sea la que preferentemente tenga la colección más completa b. Que se comprometa por escrito a través de un formato que debe firmar el titular de la dependencia y de la DGB de mantener la suscripción mientras se siga publicando el título y éste siga siendo relevante para la comunidad c. Que proporcione los artículos solicitados por otras bibliotecas en caso de problemas con la versión electrónica. Para ello, debe contar con la infraestructura tecnológica necesaria y el personal profesional capacitado, para brindar un buen programa de suministro de documentos d. Que disponga de los recursos humanos, de equipo y de espacio para poder albergar los títulos en custodia. El proyecto al que se ha hecho referencia fue revisado y avalado por el Comité Evaluador de Revistas y Bases de Datos Electrónicas de la Dirección General de Bibliotecas. Resultados de la primera etapa del PRR El Sistema Bibliotecario de la UNAM está integrado por varios subsistemas; no todos responden con la misma intensidad al uso de los recursos con los que cuentan, ni a la innovaciones que se introducen en las bibliotecas, ni a los programas que se instrumentan. Una vez que se puso en marcha el PRR , se recibió un total de 270 suscripciones canceladas, poco más de las que se esperaban, con un ahorro de $ 3,200,000 pesos. Se considera que además cada biblioteca podría tener a mediano plazo, un ahorro adicional por concepto de cancelación de duplicados en papel innecesarios, ya que se reduciría el costo de almacenamiento que se estima excede de los 20 dólares por volumen, por año, más un costo adicional de un dólar anual por cada volumen, así como en la reducción de nuevo espacio para almacenar12. De las editoriales 12 cit. BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 146 WEST, Richard P. and STROMGREN, Paul . Op. Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre del Proyecto de Racionalización de Recursos se dio el número siguiente de cancelaciones: 39 de Academic Press 18 de ACS 165 de Elsevier 14 de I-EEE 34 de Kluwer 270 total Razones por las que varias dependencias no aceptaron cancelar suscripciones del PRR: 1. Desean verificar cómo marcha el proyecto, en especial lo relacionado a las bibliotecas depositarias y el programa de suministro de documentos. 2. Quieren darse otro año de márgen para examinar bien su colección. 3. Desean se defina adecuadamente el resguardo futuro de la información digital ya que existe mucha incertidumbre al respecto. Algunas bibliotecas foráneas argumentaron problemas de conexión. El PRR continuará en otras etapas, cada vez involucrando nuevas acciones, bibliotecas, editoriales, bibliotecarios y posiblemente proveedores. La UNAM y los modelos de precios El desarrollo de colecciones de revistas en las bibliotecas está ubicado plenamente en el fenómeno de la globalización. En todo el mundo se observa que el aumento en los costos de las publicaciones impresas y electrónicas excede en mucho al incremento de los presupuestos de las bibliotecas. Esa es la principal causa de la llamada "crisis de las revistas", caracterizada como la etapa en la que las grandes casas editoriales como Elsevier, Kluwer, Wiley y Blackwell están ofreciendo diversos modelos de precios a través de los cuales pretenden mantener y mejorar sus ventas, pero a la vez encontrar respuesta a las demandas cambiantes de las bibliotecas. Actualmente, existen numerosos editores científicos que dejan en manos de unos cuantos editores comerciales la edición, distribución y difusión de sus publicaciones, dando lugar con ello al surgimiento de los grupos que monopolizan los títulos de más alta demanda13. En el modelo comercial los editores dominan el proceso de publicaciones técnicas y científicas, ya que un académico da al editor los derechos de un artículo a cambio de que el trabajo se publique. Los editores coordinan la revisión (arbitraje), editan el artículo, producen la revista y la distribuyen. Este esquema permite que las editoriales tengan un control absoluto de la publicación académica por lo que fijan precios muy altos. Los editores comerciales tienen planes para invertir sus ganancias y aumentar el número de títulos relevantes para seguir incrementando sus ventas, poniéndose en ventaja en relación con los editores académicos que publican uno o dos títulos y con dificultad recuperan la inversión que han realizado. La revista electrónica es muy joven aún, pero se observa una gran aceptación de ella, en particular en algunas disciplinas científicas y técnicas: química, física, matemáticas, biología y las ingenierías. Esa gran demanda ha dado lugar a la opción e-only como uno de los modelos de precios más difundidos últimamente por algunos editores. La devaluación de la moneda, dificulta mantener las colecciones estables; pero en algunos países europeos que pagan IVA en todo producto electrónico también se presentan desventajas para no optar por un modelo de precios como el e-only. La etapa que estamos viviendo actualmente, es la de migrar del papel a lo electrónico. A varios editores les preocupa, porque no es un modelo totalmente probado. En la UNAM no está resultando sencillo 13 HALLYDAY, Leah & OPPENHEIM, Charles. Progress in Documentation. Developments in digital journals. Journal of Documentation, vol. 57, no. 2, 2001, p. 266 BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 147 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros porque una parte considerable de los académicos, inclusive investigadores del área de ciencias, manifiestan dudas y temores acerca del futuro de este formato. La publicación electrónica debería ser más económica para todos los agentes que intervienen en el proceso de transferencia de la información: autor, editor, distribuidor, bibliotecas, lectores; sin embargo, las empresas editoriales comerciales tratan de protegerse haciendo cálculos de ventas que les permitan obtener las ganancias esperadas cuando el e-only se generalice. En el lugar opuesto se encuentra la propuesta de pago papel + electrónico basada en la estabilidad de las colecciones impresas. En la UNAM se ha definido como política conservar un ejemplar impreso de cada título que se suscribe, aun cuando se tiene claro que los incrementos anuales son bastante 14 ANGLADA, Lluis y COMELLAS, Nuria. ¿Qué es justo? Modelos de precios en la era electrónica.. Biblioteconomia i Documentatio, no. 8, jun. 2002. [En línea] http://www.ub.es/biblio/bid/08angla2.htm mayores para el papel. En la reciente negociación con Wiley, el tener como base el esquema electrónico + papel, ofreció la posibilidad de sustituir suscripciones duplicadas impresas por nuevos títulos y a la vez bajar el costo de la colección.14 Otro de los modelos de precios que los editores han implementado para evitar riesgos posibles es el de ofrecer la venta de paquetes de toda su colección y asegurar a través de las licencias o contratos la imposibilidad de cancelar títulos. El llamado Big Deal consiste en adquirir un paquete que se puede modificar muy poco año con año, por ejemplo cancelar un mínimo porcentaje en papel o agregar alguna suscripción impresa con descuento, pero se mantiene la totalidad de los títulos en formato electrónico. Este modelo ha sido duramente criticado por algunos especialistas por considerar que solo beneficia a los grandes editores.15 Desde la perspectiva de nuestra Universidad, los modelos de precios menos convenientes son aquellos que se basan en la dimensión o características de las instituciones, ya que los costos dependen del número de estudiantes y profesores así como de los campus existentes. [Consulta: octubre 10 de 2002] 15 FRAZIER, Keneth. The Librarians Dilemma. D-Lib Magazine, vol. 7,. no.3, 2001. [En línea] http://www.dlib.org/dlib/march01/frazier/03fr azier.html [Consulta: enero de 2003] 16 ANGLADA, Lluis. 2002. Op cit. p. 8 Ante este tipo de modelo, las negociaciones que realizamos en la UNAM son largas y tediosas debido a que los editores difícilmente comprenden que más de la tercera parte de nuestra población (aproximadamente 96,000 estudiantes) está adscrita al bachillerato y que muchos de los lectores de licenciatura utilizan mucho más otro tipo de recursos de información como el libro impreso y los apuntes, ya que un porcentaje significativo de profesores siguen impartiendo su curso apegados a modelos tradicionales. Además, se debe considerar que la mayoría de las revistas electrónicas se publican en inglés y tienen perfiles anglosajones. Si en España la proporción de uso en relación con el Reino Unido es de 1 a 4 y de 1 a 7 con respecto a los Estados Unidos16, en México, seguramente estamos en un nivel semejante o tal vez inferior. Otro modelo que han implementado recientemente las editoriales, es el denominado pay per use que consiste en pagar únicamente los artículos que los lectores requieren. Puede funcionar muy bien en instituciones pequeñas, pero en las de gran tamaño incrementa mucho el trabajo administrativo además de que necesita de un excelente sistema de control estadístico. En la UNAM no se ha trabajado con este modelo. Acciones para contrarrestar la "crisis de las revistas" Como una de las respuestas a la crisis de las revistas, los bibliotecarios y usuarios finales han implementado sobre todo en Europa y Estados Unidos la creación de consorcios de bibliotecas para tener información a BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 148 Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre menor precio o más información a un precio similar. Otras de las ventajas que ofrece este tipo de organización, es que los gastos de negociación y gestión disminuyen, los productos que se adquieren resultan más visibles para los lectores y por lo tanto el uso aumenta, pueden obtenerse mejores descuentos y condiciones de acceso superiores, facilitan la implementación de intercambio de documentos y cooperación bibliotecaria. La UNAM actualmente tiene grandes posibilidades para integrarse a consorcios con otras instituciones, en particular si éstas reúnen los siguientes requisitos: - Contar con recursos para suscribir información electrónica o en formato impreso que pueda ser aplicada a lo electrónico. - Conocer con precisión lo que quieren adquirir colectivamente. - Tener al día sus listados de revistas vigentes en suscripción impresa y si es el caso también en electrónica. En las alianzas se involucran instituciones de educación superior, asociaciones académicas y editores a través de una nueva forma de colaboración. El propósito es publicar nuevas revistas, creando un mercado de comunicación académica más competitivo que contrarreste los altos costos actuales de las revistas. En vez de que el académico ceda sus derechos al editor y después compre el produc- to que se basa en esos derechos, el modelo colaborativo conserva esos derechos dentro de la academia. Con estas alianzas se obtienen recursos para emprender otros proyectos o publicaciones. Un ejemplo de alianza es el Proyecto de BiOne, el cual consiste en un acuerdo cooperativo entre el American Institute of Biological Science (AIBS) un gran consorcio entre bibliotecas académicas y un editor comercial. Mediante la alianza, se ha logrado desarrollar una base de datos de aproximadamente 80 institutos americanos de ciencias biológicas (AIBS ) y revistas relacionadas. Los miembros contribuyen con fondos para el proyecto para cubrir los gastos fijos de producción de la base, la cual se montó en los servidores de la Universidad de Kansas, por lo que los costos de producción y distribución son bajos. Esta alianza permite competir con las revistas de la disciplina existentes publicadas por grandes casas editoriales.17 Aunque brevemente, es necesario mencionar el papel que ha venido desarrollando la Coalición de Recursos y Publicaciones Académicas conocida por sus siglas en inglés como SPARC (Scholary Publishing and Academic Resources Coalition) cuyo objetivo 17 WEST, Richard P. and STROMGREN, Paul. c2003. Op. cit., p.95 BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 149 La revista electrónica en la UNAM: retos presentes y futuros ha sido el apoyar diversas iniciativas de publicaciones científicas que reúnen alta calidad y nulo o bajo precio. Es el caso por ejemplo de la revista New Journal of Physics del Institute of Physics, la cual se encuentra disponible en Internet sin costo para los usuarios finales. SPARC también ha reforzado el trabajo editorial de la revista Organic Letters, creada por la American Chemical Society para competir con Tetrahedron Letters de Elsevier, cuyo costo se volvió inaccesible para muchas bibliotecas.18 18 HALLIDAY. Leah & OPPENHEIM, Charles. 2002. Op. cit. 19 Simpson, Pauline. E-Prints and the Open Archive Initiative: Opportunities for Libraries. En: International Association of Aquatic and Marine Science Libraries and Information Centers. Conference (28th : 2002 : Mazatlán, Sinaloa) Bridging the Digital of IAMSLIC. Eds. James W Markham and Andrea L. Duda. 2002. p. 101-104 Citado por: ANGLADA, Luis y COMELLAS, Núria. "¿Qué es justo? : modelos de precios en la era electrónica" Biblioteconomia i docu- mentació, núm. 8., jun. 2002. [En línea] http://www.ub.es/biblio/bid/08angla2.htm [Consulta octubre 10 de 2002] 21 TOWNSEND Kane, Laura. Otro ejemplo exitoso de alianza en los Estados Unidos, a nivel nacional, es JSTOR, creado con la finalidad de asegurar el almacenamiento y la preservación de la información. En este caso, escuelas y universidades han digitalizado recursos de dominio público y los han hecho accesibles a través de Internet. Se requiere un nivel sin precedente de colaboración. Divide. Proceedings of the 28th Annual Conference 20 Actualmente realiza proyectos comunes con las universidades de Arizona para editar el título Journal of Insect Science, con la de Bielefield para editar Documenta Mathematica y con las de California, Columbia, Cornell y Warwick, apoyando otros títulos creados con la misma finalidad de difundir el conocimiento científico a través de revistas con un alto factor de impacto, pero libres del control de precios impuesto por los grandes editores comerciales19. "Access versus Cabe mencionar también que algunos editores comerciales, presionados por los bibliotecarios y usuarios finales se han visto obligados a dar respuestas positivas a la demanda de seguridad en el acceso perpetuo. Es así como Elsevier y Kluwer han logrado acuerdos con la Biblioteca Nacional de Holanda para resguardar en ella sus colecciones. Ownership" En: Encyclopedia of Library and Information Science. New York : Marcel Dekker, 2003. p.50-63. [En Conclusiones y recomendaciones línea] http://www.dekker.com/servlet/product/productid/E-ELIS [Consulta: octubre de 2003] Se debe considerar que cuando iniciaron las revistas electrónicas se tomó como base las suscripciones que se tenían en papel. En aquel entonces, por obvias razones, se tenían varias suscripciones del mismo título, por lo que cuando iniciaron las negociaciones el modelo fue papel + electrónico, mismo que básicamente se ha conservado y no permite la cancelación de muchas suscripciones duplicadas en papel innecesariamente. En algunos casos, será necesario cambiar la formula a electrónico + papel, esquema en el que el precio base de lo electrónico no debe ser superior al 80% y el precio conjunto de electrónico y papel no debe superar el precio del papel.20 También debe replantearse el concepto de colección. La definición tradicional se refiere a los diferentes materiales que la biblioteca ha adquirido y custodiado. Un concepto actual se refiere a la colección no solamente como el material que se posee, sino como al que se accede a través del préstamo interbibliotecario o en forma remota. Por otro lado, dependiendo del uso real y/o potencial de los materiales, no será necesario adquirir todo, ya que de esa forma la erogación es mayor; deberá considerarse un servicio de obtención de documentos de calidad, eficiente, expedito en el que se paga solamente por el material que verdaderamente se requiere. Es lo que Townsend Kane llama "acceso versus posesión".21 BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 150 Margarita Lugo Hubp y Aurelia Orozco Aguirre Referencias bibliográficas ANGLADA, Lluis y C OMELLAS, Nuria. ¿Qué es justo? Modelos de precios en la era electrónica.. Biblioteconomia i Documentatio, no. 8, jun. 2002. [En línea] http://www.ub.es/biblio/bid/08angla2.htm [Consulta: octubre 10 de 2002] Lo anterior debe derivar en menor posesión y mayor acceso a la información. Esto puede servir para que de acuerdo a los reportes de uso, los artículos de publicaciones poco consultadas puedan obtenerse a través del servicio documental y no por medio de suscripción. F RAZIER, Keneth. The Librarians Dilemma. D-Lib Magazine, vol. 7,. no.3, 2001. [En línea] http://www.dlib.org/dlib/march01/frazier/03frazier.html [Consulta: enero de 2003] H ALLYDAY , Leah & O PPENHEIM Charles. Progress in Documentation. Developments in digital journals. Journal of Documentation, vol. 57, no. 2, 2001, p. 266 S CHAFFNER , A. C. The Future of Scientific Journals: Lessons from the past. Information Technology and Libraries, vol. 13, no. 4, 1994, p. 239. Servicios de información digital para la comunidad universitaria. México: UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1999. 95 p. TOWNSEND Kane, Laura. "Access versus Ownership" En: Encyclopedia of Library and Information Science. New York: Marcel Dekker, 2003. p.50-63. [En línea] http://www.dekker.com/servlet/product/productid/E-ELIS [Consulta: octubre de 2003] VAN Orsdel, Lee & B ORN , Kathleen. Doing the Digital Flip. 42nd. Annual Report. Library Journal, April, 2002. ______. Big Chill on the Big Deal. 43rd. Annual Report. Library Journal, April, 2003. W EST , Richard P. and S TROMGREN , Paul. Economics of Academic Libraries. En: Encyclopedia of Library and Information Science. New York : Marcel Dekker, c2003. p. 951. [En línea] http://www.dekker.com/servlet/product/productid/EELIS ¨[Consulta: octubre 2 de 2003] Más allá de los aspectos económicos, están los académicos en los que se vislumbra un uso más racional y mayor de los recursos, una evaluación de los que realmente se están consultando y frecuencias de uso. Conocer en una forma más expedita la intereses, necesidades de información, inclinaciones y hábitos de consulta de los usuarios. La UNAM debe analizar las posibilidades que le permitan enfrentar los presupuestos estáticos y alza de materiales mediante la colaboración a través de consorcios y alianzas. En próximas negociaciones, será necesario cambiar los modelos que le convengan a la UNAM y a los consorcios en los que llegue a participar, debido a que varios esquemas de precios con los que se ha trabajado hasta ahora y se acordarán a futuro, será necesario facilitar el buen desarrollo de nuestras colecciones impresas y electrónicas. D BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2003, VOL. 6, No. 2 151