R Registro Administrativo Contable de Facturas

Registro administrativo-contable de facturas
Registro Administrativo
Contable de Facturas
Fecha: 31/01/2014
Versión 1.0
Servicio de
Coordinación y
Apoyo al
Área
Económica
[email protected]
Registro administrativo contable de facturas
La ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del
registro contable de facturas en el sector público establece la obligación de los proveedores de
presentar la factura en un registro administrativo en un plazo máximo de 30 días desde la fecha de
la entrega de los bienes o prestaciones de servicios. Se excluyen de esta obligatoriedad las facturas
por importe inferior o igual a 5.000,00 €.
Asimismo, esta ley también establece la creación de un registro administrativo contable de
facturas que facilite el seguimiento de este tipo de facturas.
¿Qué se registra obligatoriamente por este registro administrativo contable?

Facturas con importe superior a 5.000,00 € (importe total, incluyendo base imponible e IVA),

cuya tramitación vaya a ser pago centralizado (en Génesis, RMS, Logística) o Pagos a Justificar.
Para dar cumplimiento a lo establecido en esta Ley, se han incorporado a Génesis y RMS
varias opciones de menú que se describen en los apartados siguientes.
Paso 1: presentación de la factura y registro administrativo contable
El proveedor presentará en la
Sección de Asuntos Económicos la
factura que deberá registrarse primero
en el registro administrativo contable.
Para cada factura presentada, debe
seguirse
este
procedimiento,
disponible en la ruta de menú SAP
Ejecución del presupuesto de gastos ->
Gastos presupuestarios -> Orden de
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pago -> Registro administrativo-contable -> Creación registro administrativo-contable de facturas .
Los datos que se deben introducir son los siguientes:

Sociedad: 1000.

Acreedor: NIF del acreedor de la
factura.

Referencia: número de la factura
(con el mismo formato que
indica el proveedor).

Ejercicio: en el que se está
registrando la factura.

Fecha de documento: la fecha indicada en la factura. Mediante este campo se comprueba que
la fecha no sea inferior en más de 30 días de la del registro de la factura en esta pantalla. En
caso de superar ese plazo, no será posible registrar la factura y deberá devolverse al proveedor.

Importe: el importe bruto de la factura, es decir, su base imponible + IVA nacional. Preste
atención a la advertencia tras la lista de campos.

Centro gestor: el centro gestor al que se va a imputar la factura. Observe que el campo no
permite indicar múltiples valores, por lo que, si la factura ha de ser desglosada, deberá contactar
con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica para su evaluación.
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No se registrarán por este procedimiento las facturas con importe inferior a 5.000,01 €.
Preste atención al importe en las facturas que también llevan descuento por IRPF o por
alquiler de espacios, ya que estas retenciones no deben computarse a efectos del cálculo
del importe total.
Una vez cumplimentados los
datos, pulse Grabar (
) y el sistema
mostrará una ventana de diálogo
donde indicará el número, fecha y
hora de registro.
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Tras aceptar el diálogo anterior, el
sistema pregunta si se quiere imprimir el
formulario de copia que hay que entregar al
proveedor (si no se desea imprimir en estos
momentos, existe otra transacción para posteriores impresiones de un formulario).
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Actualmente se imprime un formulario por cada factura registrada.
Al escoger imprimir el formulario, se muestra la ventana habitual de diálogo de impresión,
tras lo cual se imprime un formulario similar al de la imagen siguiente.
Paso 2: indicar conformidad o disconformidad con las facturas
El registro administrativo-contable no implica, per se, la aceptación de la obligación, sino
sólo la presentación en plazo por parte del proveedor. Una vez recibidas las facturas, deben ser
analizadas y presentadas al encargado del crédito al que se imputarán. Puede suceder que la factura
tenga defectos formales (tipos de IVA erróneo, datos de dirección del cliente equivocados, etc.) o
puede que el gasto no sea aprobado por el encargado del crédito porque se haya producido algún
defecto en la prestación del servicio o la entrega de bienes.
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Por ello, es necesario
indicar,
existente
para
en
administrativo
cada
factura
el
registro
contable,
la
conformidad o disconformidad
con la misma, para lo cual hay
que entrar en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Gastos presupuestarios ->
Orden de pago -> Registro administrativo-contable -> Conformidad de facturas . En esa pantalla se
indican los criterios de selección que se consideren oportunos para obtener una lista de facturas (los
campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios):

Sociedad *: 1000.

Ejercicio *: el que se indicó
al registrar la factura.

Centro gestor *: el que se
indicó al registrar la factura.

Proveedor: NIF del acreedor
del que se desea obtener la lista de facturas. Puede indicar intervalos y múltiples valores. Si no
se indica ningún acreedor, la lista recogerá facturas de todos los acreedores.

Fecha de factura: fecha de emisión de la factura por el proveedor. Como en el caso anterior,
puede indicar intervalos y múltiples valores, y si no se indica ningún dato, la lista recogerá
facturas de cualquier fecha de emisión.

Fecha de registro: fecha en la que se incluyó la factura en el registro administrativo contable.
Como en los otros campos opcionales, puede indicar intervalos y múltiples valores, y si no se
indica ningún dato, la lista recogerá facturas cualquiera que sea el momento en que se
registraron.
Tras indicar los criterios de selección que considere oportunos, pulse Ejecutar (
) y se
mostrará un listado (en formato ALV, que permite su manipulación de manera similar a una hoja de
cálculo) con todas las facturas registradas de las que aún no se ha informado la conformidad o
disconformidad:
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En esa relación, si lo considera necesario se pueden seleccionar varias facturas a la vez.
Otorgar la conformidad a facturas recibidas
Tras seleccionar una o
varias facturas, si pulsa el botón
Conformar
(
),
se
muestra la ventana de diálogo que
figura a la derecha.
Si
se
responde
afirmativamente,
deberá
introducir la fecha de la conformidad de la factura, que
no podrá ser posterior a la del día en que se está
efectuando esta acción ni anterior a la del registro de la
factura en el RACF.
Asignar no conformidad a facturas recibidas
Cuando se marca una
factura y se pulsa No conformar
(
)
el
sistema
muestra la ventana de diálogo
que figura a la derecha.
Si contesta afirmativamente,
deberá introducir la fecha de no
conformidad y, además, un motivo
por el cual se devuelve la factura
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seleccionada. La imagen mostrada ha sido recortada, pero en realidad se permite un texto más
amplio.
Tras aceptar el diálogo
anterior, el sistema pregunta si se
quiere imprimir el formulario de
rechazo que hay que enviar al
proveedor junto con la factura no
conformada.
Cuando se responde afirmativamente, muestra la ventana de diálogo de impresión habitual y
se genera un formulario como el siguiente:
Paso 3: incorporación de facturas conformadas al registro de Génesis
Una vez se otorga la conformidad a las facturas incluidas en el registro, ya se puede
proceder a su registro presupuestario habitual en Génesis. Para ello, debe acceder a la ruta de menú
SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Gastos presupuestarios -> Orden de pago -> Registro
administrativo-contable -> Incorporación de facturas .
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En
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la
pantalla
que
aparece al entrar en
esta
opción
se
pueden indicar los
criterios
de
selección siguientes (los campos marcados en rojo son obligatorios):

Sociedad *: 1000.

Ejercicio *: el ejercicio indicado durante el registro administrativo contable de las facturas que
se quieren registrar presupuestariamente en Génesis.

Centro gestor *: el centro gestor con el que se registraron las facturas.

Proveedor: opcionalmente, puede indicar uno o varios acreedores para limitar los resultados.
Tras indicar los criterios que desee, pulse Ejecutar (
) para obtener una lista de facturas
que hayan sido conformadas previamente y no se hayan tramitado aún.
Aquí debe marcar la factura que desea incorporar al registro presupuestario de Génesis.
Pulse
para registrar la factura para su pago centralizado, o bien pulse
para registrar la factura con cargo a un pago a justificar.

Se incorporarán las facturas una a una obligatoriamente.
Incorporación de la factura al registro para pago centralizado
Tras seleccionar una factura y pulsar el botón
, el sistema muestra una ventana de
confirmación. Si responde afirmativamente, accederá
al registro de facturas de pago centralizado.
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En
Versión 1.0
esta
pantalla, los datos que
ya se introdujeron en el
registro administrativo
contable
aparecen
cumplimentados
automáticamente
bloqueados
y
para
impedir
su
modificación. Es decir,
los campos de fecha y
número de factura, NIF
del proveedor y centro
gestor
aparecerán
bloqueados.
Desde este momento, el proceso es el habitual de registro de facturas centralizado.
Incorporación de la factura al registro para pagos a justificar
Tras
seleccionar
una
factura
y
pulsar
el
botón
, el sistema muestra una ventana de
confirmación. Si responde afirmativamente, accederá a un
segundo diálogo en el que se le solicita el número del ADOJ y su
ejercicio, tras lo cual accederá a la pantalla de registro de facturas
de pagos a justificar con esos datos y los suministrados durante el registro administrativo contable
ya cumplimentados. A partir de ahí, el procedimiento es el habitual.
Impresión de formularios del registro administrativo contable
En caso de que sea
necesario
reimprimir
un
formulario, o si desea solicitar
una lista de todas las facturas
incluidas
en
el
registro
administrativo contable en un ejercicio y un centro gestor, puede acceder a la ruta de menú SAP
Ejecución del presupuesto de gastos -> Gastos presupuestarios -> Orden de pago -> Registro
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administrativo-contable -> Impresión formularios RACF . En la pantalla que aparece dispone de los
siguientes criterios de selección (los campos marcados en rojo son obligatorios):

Sociedad *: 1000.

Ejercicio *: el ejercicio indicado durante el registro administrativo contable de las facturas.

Centro gestor *: el centro gestor con el que se registraron las facturas.

Proveedor: opcionalmente, puede indicar uno o varios acreedores para limitar los resultados.
Cuando se pulsa Ejecutar (
), el sistema muestra un listado en formato ALV con la
relación de todas las facturas registradas con el centro gestor indicado.
Para reimprimir un formulario basta con marcar una línea y pulsar el botón
y el
sistema muestra el diálogo de impresión habitual y se imprime el formulario de registro de la
factura en el RACF.
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