CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER
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Código: TR_ADE_001 Versión: 09/05/2012 CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: AREA DE DISTRIBUCION ELECTRICA CODIGO SERIES - SUBSERIES 3300.01 ACTAS 3300.01.17 ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO RETENCION ARCHIVO DE ARCHIVO GESTION CENTRAL CODIGO 3300 DISPOSICION FINAL FISICO ELECTRONICO CT E D S TIPO DE SOPORTE 1 4 X X 1 10 X X 1 5 X 1 10 X PROCEDIMIENTOS X Actas Comunicaciones Correos electrónicos 3300.03 ALUMBRADO PUBLICO X X Comunicaciones Informes Levantamiento de planos Mantenimiento o inversión Orden Interna de Trabajo Presupuestos de mano de obra, materiales Programa 3300.06 ATENCION DAÑOS A USUARIOS como X 10% representativa X Atención al usuario Reportes de trabajo diario 3300.08 AUTOEVALUACION DEL CONTROL Actas Cuestionario de autoevaluación Informes Plan de mejoramiento Registro asistencia Resultados Soporte de Acciones 3300.16 COMUNICACIONES OFICIALES X X X muestra Comunicaciones 3300.22 3300.22.01 CONTRATACION ACEPTACION DE OFERTA 1 19 X X 1 19 X X X Aceptación de oferta Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Presupuesto Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 3300.22.02 CONTRATO Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones Contrato Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas X X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Presupuesto Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 3300.22.08 ORDEN DE COMPRA BIENES 1 19 X X X 1 4 X X X Actas Adendos Comunicaciones X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Informes Presupuesto Ofertas Orden de Compra Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 3300.22.09 PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS Actas Adendos Certificado de disponibilidad presupuestal Comunicaciones Evaluación de ofertas Conservar el 20% de los X expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Informes Ofertas Solicitud de oferta Solicitud y Justificación de Pedido 3300.24 CONTROL PORTERÍA 1 9 X 2 8 2 8 X 1 5 X 1 5 x 1 5 X X 20% como representativa muestra X X 20% como representativa muestra Comunicaciones Correos Electrónicos Formato de Autorización 3300.56 INDICADORES Actas Comunicaciones Encuestas Hoja de vida Indicador Seguimiento Indicador 3300.57 INFORMES 3300.57.03 INFORMES DE GESTION X X Comunicaciones Correos electrónicos Informe 3300.62 3300.62.01 MANTENIMIENTO DE LINEAS MANTENIMIENTO LINEA DESENERGIZADA X x X X X X Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales 3300.62.02 MANTENIMIENTO LINEA ENERGIZADA Comunicación Desconexión de circuitos Lista chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial X Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés Orden Interna de Trabajo Requisiciones y Reintegro de materiales 3300.74 3300.74.03 PLANES Y PROGRAMAS PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 X X X X 1 4 X X X X 0 10 X X X X 1 10 X X X X Acciones de mejora, correctivas o preventivas Actas Comunicaciones Correos electrónicos Informes Plan Seguimientos Soporte de Acciones 3300.85 3300.85.02 PROYECTOS ELECTRICOS PROYECTOS ELECTRICOS PARTICULARES Actas Comunicaciones Correo Electrónico Documentos Legales Factibilidad de servicio Informes Memorias de cálculo Planos Presupuesto de obra 3300.91 REVISIONES E INSTALACIONES DE ENERGIA ELECTRICA X Orden de revisión Registros Fotográficos 3300.92 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS Actas Análisis estadísticos de datos Comunicaciones Correo Electrónico Encuestas Indicadores Se conserva en medio digital Informes 3300.94 SERVICIO PROVISIONAL DE ENERGIA ELECTRICA 0 1 X X Comunicaciones Orden de revisión Solicitud CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación D= Digitalización S= Selección Fecha de elaboración Marzo de 2012 Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar Aprobó: José Rafael Chaustre Lara Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos Cargo: Jefe Área Distribución Eléctrica X X Eliminación por picado
