Función y estructura de la gestión de compras

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Farmacia
Empresa
Compras
Curso de compras y gestión activa de stocks
Capítulo 1.
Función y estructura
de la gestión de compras
El primer capítulo de este curso, dirigido especialmente al farmacéutico como
empresario, aborda la relación directa entre una buena dirección de compras
y la rentabilidad de la farmacia.
M. LUZ DÍEZ CREMADES
Farmacéutica comunitaria. Socia de Gestock&Pharma. gestockpharma&gmail.com
«La utilización estratégica de la actividad de
compras requiere un director que observe el
entorno de la empresa, prevea los cambios de
ese entorno, comparta la información pertinente con proveedores y colegas de otras
funciones e identifique las ventajas y desventajas competitivas de la empresa con respecto a sus proveedores, etc.».
La nueva función de Compras
Harvard Business Review
este objetivo deberá incardinarse en la
política y objetivos de la farmacia, como empresa a medio o corto plazo.
La función de compras cubre la responsabilidad de adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares,
materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa
desarrolle sus operaciones satisfactoriamente. Para alcanzar este objetivo
es preciso que se satisfagan las siguientes condiciones de compra:
Aunque habitualmente se entiende
por comprar el mero acto de adquirir
un producto o servicio, desde una
perspectiva de gestión tenemos que
contemplar todo el ciclo que incorpora la función de compras, es decir:
➔ La calidad del producto o servicio
➔ Aprobación y pago de facturas a
➔ Determinación de las necesidades
de nuestra farmacia.
➔ Selección de fuentes de suministro.
➔ Emisión y seguimiento de pedidos.
➔ Recepción e inspección de los pedidos a fin de darles conformidad.
El proceso básico
La misión general de las compras consiste en obtener del exterior de la farmacia los materiales, productos y/o
servicios que necesita para su funcionamiento, en las cantidades y plazos
establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que
permita el mercado. Como podemos
ver, el objetivo final del sistema de
compras es indicar al farmacéutico
qué, cuánto, cuándo y cómo lo debe
comprar.
El fin concreto de la gestión activa
de compras (GAC) consistiría en cubrir las necesidades de la farmacia con
elementos exteriores a la misma (aprovisionamiento o compra), maximizando el valor de lo invertido. Además,
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Farmacia Profesional
➔
➔
comprado ha de ser la necesaria
para el fin al que se destina.
El plazo de entrega del suministro
por parte del proveedor debe ser el
apropiado, de modo que se halle disponible en el momento oportuno.
El precio ha de ser justo en relación
con la calidad, las condiciones de pago y el plazo de entrega estipulados.
proveedores.
➔ Control de resultados.
Solo la segunda, la tercera y la cuarta de estas 6 fases son las que se suelen
relacionar con la función de compras
en una farmacia. Deberá existir un flujo bidireccional de información con
los responsables de las otras 3 fases pa-
El precio ha de ser justo
en relación con la calidad,
las condiciones de pago
y el plazo de entrega estipulados
Vol. 21, Núm. 3, Marzo 2007
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ra obtener un enfoque global y una optimización de resultados.
La función de compras
y la rentabilidad
de la farmacia
La función de compras es un área básica de la gestión de la farmacia que
afecta directamente a su rentabilidad.
Peso de las compras
Cuanto mayor sea el peso del coste de
las compras, menor será el margen y la
rentabilidad, ya que siendo el activo el
conjunto de inversiones en tesorería,
cuentas por cobrar, existencias e inmovilizado, la rentabilidad de una empresa se obtiene como cociente entre beneficio y activo.
Beneficio/Activo Beneficio/Ventas Ventas/Activo
=
×
(Rentabilidad)
(Margen)
(Rotación)
O lo que es lo mismo:
Margen × Rotación = Rentabilidad
La figura 1 recoge dos ejemplos de lo
apuntado.
Coste total de la farmacia
Si otros costes diferentes de los de la
compra crecen, lógicamente bajarán
los beneficios de la empresa y, en consecuencia, ésta tendrá un menor margen y una menor rentabilidad.
Leo Flores
Fijación de precios
Vol. 21, Núm. 3, Marzo 2007
Cuanto menor sea la capacidad de repercutir eventuales
incrementos de costes sobre el
precio de venta (PVP), menor será
la rentabilidad. La elasticidad en la fijación de los precios, es decir, la posibilidad de trasladar a los clientes dichos
incrementos es una solución «fácil»
para mantener la rentabilidad, que se
aplica habitualmente en la parafarmacia. Si las estructuras de fijación de precios son rígidas, se deberán gestionar
estrictamente los costes, mejorando la
eficiencia para preservar el beneficio.
Sin embargo, con frecuencia, esta
función tiende a caer en la rutina y en
Farmacia Profesional
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COMPRAS.
Capitulo 1. Función y estructura de la gestión de compras
una gestión puramente mecánica, con
lo que la empresa, a su vez, tiende a
perder gran parte de los beneficios que
podría obtener de una gestión más cuidadosa, dinámica, flexible, planificada
y estratégica de la actividad de compra.
Objetivos de la función
compras
El objetivo final de la función de compras es la prestación de un servicio eficaz, con la mínima inversión y la máxima rentabilidad. Con ese objetivo
global, la farmacia se dotará de una organización que dependerá del entorno
(mercado) y de las personas.
Independientemente de estas circunstancias concretas, la función de
compras deberá ocuparse de:
Ejemplo n.° 1
Una disminución de un 10% en el coste de las compras produce en 2 farmacias con
igual rentabilidad inicial lo siguiente:
Situación
Ventas
Coste compras
Otros costes
Beneficio
Activo
Margen
Rotación
Rentabilidad
Actual
Actual
Con reducción del 10%
en el coste de las compras
Farmacia 1
Farmacia 2
Farmacia 1
Farmacia 2
100
60
10
30
20
30%
5,00
150%
100
40
25
35
100
35%
4,29
150%
100
54
10
36
20
36%
5,00
180,00
100
36
25
39
100
39%
4,29
167,31
La farmacia 1 logra un incremento del 45% (de 150% a 180%) y la farmacia 2, de
un 25,97%, casi el doble.
Realizar previsiones de ventas (análisis de la demanda final). Anticipan-
do lo que pueden demandar los consumidores, usuarios o clientes y haciendo un cálculo de previsiones
partiendo del histórico de ventas de la
farmacia.
Conversión de la demanda en requerimientos específicos. Determinación
de las materias primas, materiales, formas, elementos y productos terminados necesarios para abastecer la demanda final.
Ejemplo n.° 2
Del mismo modo, una farmacia que con igual margen global de compras pase de 3 a
7, verá cómo su coeficiente de rotación hace crecer su rentabilidad en un 133,33%.
Margen × Rotación = Rentabilidad
33,2 × 3 = 99,60
33,2 × 7 = 232,40
Figura 1. Ejemplos.
Análisis de los stocks disponibles en
la empresa para abastecer la demanda.
Se trata de adecuar el stock en profundidad y amplitud a una demanda cambiante.
otras fuentes de aprovisionamiento:
¿existen otras alternativas, además de
las usuales, a las que podamos recurrir
para adquirir lo que necesitamos?
Elaboración del plan de compras.
Permite responder al qué, el cuánto y
el cuándo debemos comprar.
Investigación de los proveedores.
Averiguar quiénes venden lo que necesitamos y solicitar recepción y evaluación de las ofertas de los proveedores.
Selección de las mercancías que se
comprarán. Selección de los provee-
dores de las mercaderías segmentadas
que les compraremos.
Evaluación de posibles sustituciones o
incorporación de nuevos suministros o
productos terminados. Búsqueda de
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Acuerdos con los proveedores. De-
terminación de clase, precio, calidad,
cantidades, condiciones, plazos de
entrega, etc. Negociación con proveedores.
de que las mercancías recibidas coinciden en clase, calidad, cantidad, etc.,
con las pedidas.
Colocación en los lineales o almacén
de la farmacia. Gestión por categorías
con señalética adecuada y precios visibles y competitivos. Conviene contar
con jefes de categorías, que serán los
encargados de los lineales y de formar
al resto del equipo en esa categoría.
Colocación de las órdenes de compra.
Tramitación administrativo-contable,
registros, etc.
Seguimiento de los pedidos. Vigilan-
cia del cumplimiento de las fechas y
condiciones de entrega.
Recepción y comprobación de las
mercancías pedidas. Comprobación
Delegación efectiva de las compras
en jefes de categoría. Una vez imple-
mentadas las categorías de la farmacia
y previa formación del personal, se delegará en cada responsable de una categoría todo el recorrido que va desde
las compras a la fijación del precio, los
lineales y la formación en esa categoría
del resto del equipo.
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COMPRAS.
Subcontratación o externalización
de servicios. Incluye los servicios de
contabilidad fiscal, formación, consultaría.
Ejecución del proceso de compra. La
ejecución del proceso de compra, como la de todo proceso gerencial, exige
una planificación, organización, gestión y control adecuados y, precisamente de esta forma, se pueden estructurar los objetivos específicos de la
función de compras. El dinamismo y la
retroalimentación presidirán la operativa del proceso.
Planificación
Es necesario planificar en numerosos
ámbitos:
➔ Asegurar la existencia de fuentes de
➔
➔
suministro solventes, fiables y competitivas, capaces de aprovisionar a
la empresa con la calidad, cantidad,
servicio y precio requeridos.
Colaborar con los demás jefes de
categoría en la definición de la necesidad, formulando sugerencias
oportunas y proponiendo la estandarización y sustitución de materiales siempre que sea oportuno.
Contribuir a facilitar las decisiones
de la dirección manteniendo un
servicio de información en relación
con nuevos productos y servicios o
cambios en su diseño, necesidades
del mercado, nuevas fuentes de
aprovisionamiento, fluctuaciones y
tendencia de los precios.
Capitulo 1. Función y estructura de la gestión de compras
En resumen
La gestión de las compras requiere
unos procedimientos normalizados
de trabajo (PNT), es decir, unas
pautas enmarcadas en las normas o
procedimientos normalizados de
calidad. Si éstas se respetan y se
aplica un tratamiento diferenciado
del stock por segmentos, se
conseguirá tener un poco de todo
(lo que fije la demanda) y lo justo
para tener una tasa normal de
faltas. Dicho de otra forma, se
tendrá la mayor parte de lo que los
clientes piden (demanda), con una
óptima profundidad (número de
unidades de cada artículo) del stock.
Para lograr este objetivo, la
botica, como toda empresa, ha de
tener un director general y unos
jefes de compras que sustenten sus
decisiones en la planificación y no
en la improvisación. Al establecer
categorías, se delegará parte de las
compras en los jefes de categoría.
La estructura más eficaz para la
gestión de compras en la farmacia
Organización
Conviene organizar y utilizar la función de compras de acuerdo con los intereses de la empresa y mantener un
equipo de compras cualificado, mediante procesos de selección, formación y evaluación de rendimiento. En
este sentido, es positivo designar jefes
de categoría (cosmética, infantil, genéricos, etc.), encargados de efectuar las
compras de su categoría tras una formación adecuada al respecto.
Gestión
será la que se basa en delegar tras
haber formado adecuadamente en
compras a los jefes de categoría en
quienes se delega. Esta estructura
descentralizada fomenta la formación
del personal, reparte el trabajo de
compras en el equipo, motiva a los
empleados de la farmacia con nuevas
funciones y enriquece a todo el
equipo. Todo ello conduce a una
mayor rentabilidad, un mejor control
y una gestión optíma.
Aquí no hay milagros, pero el
titular de la farmacia sí tiene la
«varita mágica» que supone saber
crear y organizar un equipo y
trabajar con él. La formación en
GAC, que pueden articularse
mediante el uso de una consultoria
externa, la asistencia a cursos de
formación o en plan autodidacta
(mediante libros o revistas) serán un
punto de apoyo imprescindible.
En el próximo capítulo
hablaremos de nuestros
proveedores: ¿amigos o enemigos?
dad, la cantidad y los servicios requeridos. Asimismo, conviene utilizar fuentes internas de suministro siempre que
sea conveniente para la empresa y promover una imagen positiva entre los
proveedores, estableciendo y manteniendo con ellos relaciones equitativas
y de colaboración.
Control
El control es otro de los apartados de la
función de compras y contempla:
➔ La supervisión permanente del ni-
Hay que obtener en todas las compras
el menor coste compatible con la cali-
➔
Conviene contar con jefes de
categorías, que serán los
encargados de los lineales y de
formar al resto del equipo en
esa categoría
Vol. 21, Núm. 3, Marzo 2007
➔
➔
vel de inventario fijado de acuerdo
con las políticas definidas de esta
área.
El aprovechamiento de rechazos
recuperables y sobrantes.
La evaluación del desarrollo de los
procesos de compras con identificación y corrección de posibles errores.
Verificación de la eficacia global de
la función de compras. ■
Farmacia Profesional
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