Procedimiento de despacho de bienes en almacenes

Código: P.CPA.02.00
Fecha de Creación:
17 de Diciembre de 2007
Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO
DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL
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PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO
DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL
Unidad Solicitante:
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Es la unidad responsable de solicitar y buscar la debida autorización para
adquirir Bienes y/o Servicios dentro de la institución con el objetivo de realizar sus tareas cotidianas
correspondientes a sus funciones dentro de la estructura.
Custodio: Es la figura responsable de cuidar y velar por los bienes y/o servicios en su destino final y
responde directamente por las condiciones en las que se encuentren los mismos durante el proceso de
ejecución y uso después de haber sido despachados por la unidad de almacenes.
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I. CONTROLES
El documento “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” es el documento que se
utiliza para integrar tres (3) operaciones que afectan directamente al registro de los bienes
que se encuentran bajo custodia y almacenamiento en el Almacén General del Sistema
Estatal de Radio y Televisión.
Estas operaciones son:
Pedido de Bienes al Almacén General: es responsabilidad de la unidad solicitante llenar éste
campo, describiendo con detalle y con la ayuda del catálogo de artículos del almacén, aquellos
insumos que va a solicitar, la cantidad específica y el código correspondiente. Debe incluir la
fecha en el extremo superior izquierdo del documento, el detalle de la unidad que solicita (Ej.
Unidad de Escenografía).
Comprobante de Despacho de Almacén: lo realiza el almacenista y en ésta sección
documenta el proceso de entrega colocando la cantidad despachada, el número de orden de
compra correspondiente y el valor unitario y total de cada artículo solicitado.
Afectación Contable: lo realiza el Departamento de Contabilidad cuando le es remitido el
documento con el informe final de todos los despachos realizados en la unidad del Almacén
General.
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Este documento debe ir respaldado por las siguientes firmas:
•
Aprobación y Fecha
Debe Firmar el Director de área o el Jefe inmediato.
•
Entregado por
Debe Firmar el Almacenista.
•
Recibido Conforme
Debe Firmar la Unidad Solicitante o el Custodio Final.
Las Direcciones deben contar con un mínimo disponible del documento Pre-Impreso
“Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén, de manera tal, que cada secretaria de
Dirección sea quien lo custodie y lo pueda distribuir entre las unidades que solicitarán los
bienes al Almacén General.
El documento Pre-Impreso “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” contará con
una numeración secuencial que permitirá saber la ubicación del formulario, y se llevará un
registro en el Almacén cada vez que las secretarias de las Direcciones retiren el “stock” de
éstos documentos para su área. Esta actividad de retirar los Pads para cada Dirección se puede
realizar mensualmente o cuando se llegue al “stock” de seguridad de éste documento y tengan
que hacer un re-pedido para abastecerse.
Se establece un horario de despacho con el detalle de los días de entrega de bienes dentro de la
institución, siendo éstos los días Lunes, Miércoles y Viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. de
manera que se pueda desarrollar una planificación de las solicitudes internas por parte de las
unidades solicitantes.
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En los casos en que se presente una URGENCIA EVIDENTE será potestad de la Jefa de
Compras y Almacén, el Director de Administración y Finanzas o el Director General dar
autorización para la entrega fuera de horario siempre y cuando este requerimiento esté bien
sustentado y no que sea producto de la mala planificación de las unidades administrativas u
operativas de la institución.
Se elabora para Contabilidad, posterior a la jornada diaria de despacho de bienes, un informe
con el detalle de los movimientos de salidas realizados en el Almacén General, debidamente
respaldados con los documentos de “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén” de
cada una de las transacciones realizadas.
En el caso de que al momento de solicitar un bien en el Almacén General, no se disponga del
inventario, el documento Pre-impreso “Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén”
deberá anularse por medio de firma y sello de anulado, y la copia original se quedará en los
archivos del Almacén, llevándose la unidad solicitante la copia de éste documento. Esto nos
permitirá llevar una historia de las solicitudes que presenten insuficiencias en el inventario y
poder medir el impacto de la planificación de las compras.
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METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES
• Flujo del Macro-proceso (Despacho de Bienes en el Almacén General):
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DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL
SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION
PANAMA
CUSTODIO
DIRECTOR O JEFE DE UNIDAD
GESTORA
ALMACENISTA
1
SI
Confirma que las
cantidades y condiciones
del bien son optimas y
corresponden a lo
solicitado.
¿El bien es un
activo Fijo?
Se registra el No.
de Serie, la Marca y
el Modelo.
NO
Elabora Informe de
Despachos Diarios con
respaldo adjunto de copia
de los “PedidosComprobantes de
Despacho de Almacén”
Firma de recibido
conforme y recibe copia el
documento “PedidoComprobante de
Despacho de Almacén”
Envía a Contabilidad
Informe de los
Despachos diarios con el
respaldo
correspondiente.
Retira el bien del
Almacén.
1
Archiva Doc. “PedidoComprobante de
Despacho de
Almacén”
FIN
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Narrativa del Proceso de Despacho de Bienes en el Almacén General:
Paso
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DESCRIPCIÓN
Llena el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén"
RESPONSABLE
Custodio/Unidad
Solicitante
Revisa y autoriza con su firma, el Documento "Pedido-Comprobante de Director / Jefe de
Despacho de Almacén"
Recibe el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén"
Verifica la disponibilidad que existe en el Almacén para comprobar que
cantidades podrán ser despachadas en el proceso a la unidad solicitante.
Unidad Solicitante
Almacenista
Almacenista
Si en el momento de verificar dentro del almacén, confirma que no existe
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inventario para proceder a despachar el artículo solicitado, se elimina del
Almacenista
documento y se firma y coloca el sello de “No Existencia”.
Se le entrega copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
6
Almacén a la unidad solicitante como parte del proceso, dejando
Almacenista
establecido que no se realizó el despacho por falta de inventario.
Se debe guardar copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho
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de Almacén" con el sello de anulado como parte del registro que lleva el
Almacenista
almacén de los artículos en los cuales hay insuficiencia.
Si al verificar el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén" se observa que existe inventario para despachar, pero no el
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suficiente para cumplir con el total de lo solicitado se coloca en la columna
en la sección que llena el Almacén, la cantidad real que se va a despachar
con el Vo.Bo de la unidad solicitante y/o custodio.
Almacenista
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Paso
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se revisa con el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
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Almacén" las cantidades físicas que se están entregando a la unidad
Almacenista
solicitante y/o custodio para garantizar el cumplimiento de la solicitud.
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Se revisan las condiciones físicas del artículo solicitado, de manera tal que
Almacenista/Unidad
se garantice la buena condición antes de la salida del almacén.
Solicitante/Custodio
Si el bien que se esta recibiendo en el Almacén corresponde a un Activo
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Fijo se debe registrar en la documentación el No. de Serie, la Marca y el
Almacenista
Modelo.
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Firma para garantizar que ha recibido las cantidades correctas de los
bienes solicitados en condiciones óptimas y de manera conforme.
Recibe copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacén".
Retira el Bien solicitado del Almacén General.
Unidad
Solicitante/Custodio
Unidad
Solicitante/Custodio
Unidad
Solicitante/Custodio
Registra en el Sistema los despachos realizados y elabora informe de
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Despachos diarios en el Almacén General, adjuntándole al paquete final
copia de todos los documentos "Pedido-Comprobante de Despacho de
Almacenista
Almacén", que fueron utilizados para cada una de las solicitudes.
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Envía al departamento de contabilidad el informe de los despachos diarios
Almacenista
con sus respectivos respaldos.
Archiva copia del Documento "Pedido--Comprobante de Despacho de
Almacenista
Almacén"
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ANEXOS
•
Formulario Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén
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