Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 Introducción 1. La Norma de Desempeño 1 destaca la importancia de la gestión del desempeño social y ambiental asociado con las actividades comerciales del cliente a lo largo de todo el proyecto (diseño, construcción, operación y desmantelamiento o cierre, cuando proceda). Un sistema de gestión y evaluación social y ambiental eficaz es un proceso dinámico y permanente iniciado y respaldado por 1 2 la gerencia, y que implica la comunicación eficaz entre el cliente y actores sociales : trabajadores , 3 4 actores sociales afectados , y otros actores sociales . Basándose en los elementos del proceso de gestión empresarial establecido de “planificación, ejecución, verificación y acción”, el sistema de gestión conlleva un enfoque metodológico de la gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales de manera estructurada y constante. Un buen sistema de gestión de acuerdo con el 5 tamaño y la naturaleza de la actividad comercial promueve un desempeño social y ambiental sólido y sostenible, y puede llevar a mejorar los resultados financieros, sociales y ambientales del proyecto. 2. En ocasiones, la evaluación y la gestión de ciertos riesgos e impactos sociales y ambientales puede ser responsabilidad del Gobierno o de otras terceras partes sobre las que el cliente no ejerce 6 control ni influencia . Estos son algunos ejemplos de dicha situación: i) cuando el Gobierno o terceras partes adoptan decisiones iniciales de planificación que afectan a la selección del emplazamiento o el diseño del proyecto y/o ii) cuando el Gobierno o terceras partes llevan a cabo acciones específicas relacionadas directamente con el proyecto, como la aportación de terrenos para un proyecto que hubiera podido acarrear el reasentamiento de comunidades o personas, y/o la eliminación de biodiversidad del lugar. Aunque el cliente no puede controlar o, a menudo, ni siquiera influir en estas acciones del Gobierno o terceras partes, un sistema de gestión eficaz debe identificar las diferentes entidades involucradas y las funciones que desempeñan, y los riesgos correspondientes que presentan para el cliente con el fin de contribuir al logro de resultados ambientales y sociales acordes con las Normas de Desempeño. Objetivos 1 Determinar y evaluar los riesgos y los impactos sociales y ambientales del proyecto. “Actores sociales” incluye a los trabajadores, los actores sociales afectados y otras actores sociales. 2 Por “trabajadores” se entiende los empleados del cliente, así como otros trabajadores contratados directamente por el cliente para trabajar en el proyecto. 3 Los “actores sociales afectados” son personas, grupos o comunidades que están sometidos a riesgos o impactos adversos reales o potenciales relacionados con el proyecto sobre su entorno físico, su salud o sus medios de vida; y que se encuentran con frecuencia en un punto geográfico cercano al proyecto, especialmente las comunidades contiguas a instalaciones existentes o propuestas para el proyecto. 4 Se entiende por “otros actores sociales” a las personas o grupos que no se encuentran en el área geográfica de influencia del proyecto y tienen interés en el proyecto o capacidad para influir en sus resultados. 5 Al reconocer el hecho de que financieros, aseguradoras e inversionistas utilizan las Normas de Desempeño en conexión con el financiamiento y garantías para actividades comerciales específicas o generales, al igual que las empresas en general para las evaluaciones del cumplimiento y como orientación constante, en las Normas de Desempeño, el término “proyecto” no implica necesariamente el financiamiento para proyectos o límites físicos específicos de las actividades comerciales que se están considerando. En cambio, cada usuario de las Normas de Desempeño debe definir la actividad empresarial a la que deben aplicarse las Normas de Desempeño, y desarrollar su estrategia de evaluación y gestión de los riesgos y los impactos sociales y ambientales de acuerdo con esta norma. 6 Para los fines de esta Norma de Desempeño, no se consideran terceras partes a los contratistas empleados por el cliente o los clientes o que actúan en su representación. 1 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 Adoptar una jerarquía de medidas de mitigación para evitar, o en su defecto, reducir, restaurar o compensar los riesgos y los impactos sobre los trabajadores, los actores sociales afectados y el medio ambiente. Promover un mejor desempeño social y ambiental de los clientes mediante el empleo eficaz de los sistemas de gestión. Garantizar que los actores sociales afectados y otras partes interesadas puedan acceder a la información ambiental y social pertinente relacionada con el proyecto. Desarrollar relaciones constructivas y garantizar que los actores sociales afectados estén involucradas de manera apropiada a lo largo de todo el proyecto en los asuntos que pudieran afectarlas. Garantizar que los proyectos manejen las comunicaciones y las quejas de los actores sociales afectados y otros actores sociales. Alcance de aplicación 3. Esta Norma de Desempeño se aplica a proyectos con riesgos e impactos sociales y ambientales que deban ser manejados en las etapas iniciales de desarrollo del proyecto y de manera sostenida a lo largo de todo el proyecto. Requisitos Sistema de evaluación y gestión social y ambiental 4. El cliente, cuando proceda, en coordinación con otros organismos gubernamentales o terceras partes responsables, realizará un proceso de evaluación social y ambiental, y establecerá y mantendrá un sistema de gestión acorde con la naturaleza y la dimensión del proyecto y en relación con el nivel de riesgos e impactos sociales y ambientales. El sistema de gestión incorporará los siguientes elementos: i) declaración de política, ii) identificación de riesgos e impactos (sistema de evaluación social y ambiental), iii) sistemas de gestión, planes y acuerdos, iv) capacidad y competencia organizativas, v) preparación y respuesta para emergencias; vi) relación con comunidades y otros actores sociales y vii) seguimiento y evaluación. Declaración de política 5. El cliente presentará una declaración amplia de su política con respecto a los objetivos y principios sociales y ambientales para guiar el proyecto y lograr un desempeño social y ambiental sólido. La declaración de política ofrece un marco para el proceso de evaluación y gestión social y ambiental, y especificará que el proyecto cumplirá con las leyes y los reglamentos aplicables de las jurisdicciones en las que se emprenda, incluyendo las leyes para la aplicación de las obligaciones contraídas por el país anfitrión en el marco del derecho internacional. La declaración de política debe ser congruente con los principios de las Normas de Desempeño. En ciertas circunstancias, los clientes también pueden suscribir a otras normas, sistemas de certificación o códigos de prácticas internacionalmente reconocidos que también deben incluirse en la declaración de política. La declaración de política indicará la persona dentro de la organización encargada de garantizar el cumplimiento de la declaración de política y responsable de su ejecución (haciendo referencia a un organismo oficial o tercera parte responsable, según sea necesario). El cliente tiene que asegurarse que la declaración política se comunique adecuadamente en todos los niveles de la organización. Identificación de riesgos e impactos 2 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 7 6. El cliente determinará los riesgos y los impactos sociales y ambientales del proyecto . El tipo, la dimensión y la ubicación del proyecto condicionan el alcance y el nivel de esfuerzo dedicado al proceso de identificación de riesgos e impactos. El alcance del proceso de identificación de riesgos 8 e impactos será acorde con buenas prácticas internacionales en el sector , y determinará los métodos y los instrumentos de evaluación apropiados y pertinentes. La evaluación puede comprender un extenso y completo estudio de impacto social y ambiental, una evaluación limitada o específica de aspectos ambientales o sociales, o una aplicación directa de las normas sobre emplazamiento ambiental, contaminación, criterios de diseño o construcción. Cuando el proyecto incluya actividades comerciales existentes, puede ser necesario realizar auditorías sociales o ambientales para determinar áreas de preocupación o, en otras situaciones, realizar una evaluación de los riesgos o los peligros. El proceso de identificación de riesgos e impactos se basará en datos 9 básicos de referencia sobre aspectos sociales y ambientales con un nivel de detalle adecuado . El proceso considerará todos los riesgos e impactos sociales y ambientales relevantes, incluyendo los temas identificados en las Normas de Desempeño 2 a 8, y las comunidades o las personas que podrían verse afectadas por dichos riesgos e impactos. El proceso también considerará los posibles efectos transfronterizos, como la contaminación de la atmósfera, o el uso o la contaminación de vías fluviales internacionales, además de las emisiones de gases de efecto invernadero. 7. Los riesgos e impactos se analizarán en el contexto del área de influencia del proyecto. Esta área de influencia comprende, cuando sea pertinente: Las actividades, los activos o las instalaciones propiedad directa del cliente o que este opere o gestione (incluso por contratistas) y que estén relacionados con 10 el proyecto . Las instalaciones conexas se definen como aquellas instalaciones que no se construirían de no existir el proyecto y sin las que el proyecto del cliente no sería 11 viable . Las instalaciones conexas se pueden financiar, tener en propiedad, construir u operar por separado. Áreas que posiblemente puedan ser afectadas por los impactos acumulativos del desarrollo planificado del proyecto, cualquier condición o proyecto existente y otros desarrollos asociados al proyecto que estén identificados de manera realista al momento de la realización del proceso de identificación de los riesgos e impactos 12 ambientales . 7 Entre los riesgos e impactos relevantes a considerar e identificar, si se espera de manera razonable que sean significativos, están los relacionados con el cambio climático, la salud humana, los derechos humanos, las diferencias de género, las funciones del ecosistema y el acceso a recursos hídricos. 8 Definidas como el ejercicio de la aptitud profesional, la diligencia, la prudencia y la previsión que podrían esperarse razonablemente de profesionales idóneos y con experiencia que realizan el mismo tipo de actividades en circunstancias iguales o semejantes en el ámbito mundial. 9 Un ejemplo de un nivel adecuado de detalle es tener en cuenta la variabilidad prevista de las condiciones climáticas y ambientales debido al posible cambio climático significativo que puede producirse a la largo del proyecto, que puede exigir cierto nivel de adaptación cuando sea viable. La viabilidad dependerá de la ubicación del proyecto y la disponibilidad de datos a un nivel pertinente. 10 Algunos ejemplos son corredores para la transmisión de energía, tuberías, canales, túneles, caminos de reubicación y acceso, zonas de zanjas y desecho, campos de construcción y terrenos contaminados (por ejemplo, tierra, aguas subterráneas y superficiales, y sedimentos). 11 Algunos ejemplos son líneas de ferrocarril, carreteras, plantas de generación o líneas de transmisión de energía, tuberías, servicios de abastecimiento, almacenes y terminales logísticas. 12 Otros desarrollos pueden incluir, en función de las condiciones específicas, cualquier combinación de desarrollos planeados, propuestos o permitidos. 3 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 Áreas que puedan verse afectadas por los impactos de desarrollos no planeados pero previsibles derivados del proyecto que pueden producirse posteriormente o en un lugar diferente. El área de influencia no incluye impactos posibles que pudieran ocurrir sin el proyecto. 8. Los riesgos e impactos también se analizarán en las etapas clave durante todo el ciclo del proyecto, incluyendo el diseño, la construcción, la operación y el desmantelamiento o cierre, según proceda. En aquellos casos en que sea relevante, la identificación de los riesgos e impactos también considerará el papel y la capacidad de terceras partes (tales como los Gobiernos locales y nacionales, contratistas y proveedores) en la medida en que pudieran constituir un riesgo para el proyecto, reconociendo que el cliente debe abordar dichos riesgos e impactos de acuerdo con el control y la influencia que ejerza el cliente sobre las acciones de terceras partes. 9. Los impactos asociados con las cadenas de suministro se considerarán cuando el recurso que utiliza el proyecto sea sensible desde el punto de vista ecológico (consultar la Norma de Desempeño 6), o en los casos en que exista un alto riesgo de trabajo infantil, trabajo forzado o problemas significativos para la salud y la seguridad en el trabajo (consultar la Norma de Desempeño 2). 10. La identificación de los riesgos e impactos tendrá en cuenta las observaciones y las conclusiones relacionadas a los planes, estudios o evaluaciones aplicables preparados por las autoridades gubernamentales competentes directamente relacionadas con el proyecto. Esto incluye planes maestros de desarrollo económico, planes regionales, estudios de viabilidad, análisis de alternativas y evaluaciones ambientales acumulativas, regionales, sectoriales o estratégicas, cuando sean pertinentes. Los riesgos y los impactos reflejarán los resultados de la consulta con los actores sociales afectados. 11. Dentro del proceso de determinación de los riesgos e impactos, el cliente identificará a los grupos o comunidades que puedan verse afectadas de manera directa y diferente o desproporcionada por el proyecto debido a su condición de desfavorecidos o vulnerables 13. Cuando se haya determinado que los grupos son desfavorecidos o vulnerables, el cliente propondrá e implementará medidas específicas para que los impactos adversos no recaigan sobre ellos de manera desproporcionada y no estén en desventaja para disfrutar de los beneficios y las oportunidades del desarrollo. 12. El proceso de identificación de los riesgos e impactos consistirá en una evaluación y presentación adecuadas, precisas y objetivas preparadas por personas calificadas y con experiencia. En el caso de los proyectos que planteen impactos adversos significativos o que conlleven cuestiones técnicas complejas, los clientes contarán con expertos externos para ayudar en el proceso de identificación de los riesgos e impactos y comprobar la información. Sistema de gestión, planes y acuerdos 13. En consonancia con la declaración de política del cliente y los objetivos y principios que se describen en el presente documento, el cliente establecerá un sistema de gestión de medidas y 13 La condición de desfavorecido o vulnerable puede derivarse de la raza, el color, el sexo, el idioma, la religión, la opinión política o de otro tipo, el origen nacional o social, la propiedad, el lugar de nacimiento u otra característica de una persona o un grupo. El cliente debe considerar también factores como el género, la edad, la etnia, la cultura, el nivel de alfabetización, la enfermedad, la discapacidad física o mental, la pobreza o desventaja económica y la dependencia de recursos naturales únicos. 4 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 acciones de mitigación y mejora del desempeño que aborde los riesgos sociales y ambientales identificados del proyecto. 14. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, los sistemas de gestión consistirán en cierta combinación, debidamente documentada, de los procedimientos operacionales, prácticas, planes y documentos de apoyo relacionados que se gestionan de manera sistemática. El sistema de gestión se aplicará ampliamente a toda la organización del cliente, lo que incluye contratistas y proveedores 14 principales sobre los que ejerce un control gerencial, o a emplazamientos, instalaciones o actividades específicos. En ciertos casos, algunas de las medidas y acciones incluirán las impuestas por financistas o inversionistas como condiciones para el financiamiento, sobre la base de su evaluación independiente de la capacidad del proyecto para cumplir los requisitos de las Normas de 15 16 Desempeño 1 a 8 . Siempre que sea técnicamente y financieramente viable, en la jerarquía de medidas de mitigación para abordar los riesgos e impactos identificados se dará prioridad a evitar 17 los impactos, por encima de las medidas para minimizarlos, restaurarlos o compensarlos . 15. En los casos en que los impactos y los riesgos no se puedan evitar, se identificarán las medidas y acciones de mitigación de manera que el proyecto opere en cumplimiento de las leyes y reglamentos y que cumpla los requisitos de las Normas de Desempeño 1 a 8. El nivel del detalle y complejidad de este sistema de gestión y la prioridad de las medidas y acciones y planes documentados serán proporcionales a los riesgos e impactos del proyecto y reflejarán los resultados de cualquier consulta relevante con los actores sociales afectados. 16. El sistema de gestión definirá los resultados deseados y las acciones para abordar las 18 cuestiones planteadas en el proceso de identificación de los riesgos e impactos como sucesos cuantificables, en la medida de lo posible, con elementos tales como indicadores de desempeño, metas o criterios de aceptación que puedan seguirse a lo largo de períodos de tiempo determinados, y con estimaciones de los recursos y las responsabilidades para su ejecución. Cuando sea apropiado, el sistema de gestión reconocerá e incorporará la función de las acciones y los eventos pertinentes controlados por terceras partes para abordar los riesgos e impactos identificados. Reconociendo la naturaleza dinámica del proceso de desarrollo y ejecución del proyecto, el sistema de gestión deberá responder a los cambios en las circunstancias, cualquier suceso imprevisto y los resultados del seguimiento y revisión. Plan de acción 17. Cuando el cliente identifique medidas y acciones de mitigación específicas que sean necesarias para cumplir los requisitos de las Normas de Desempeño, el cliente elaborará un plan de acción. Estas medidas y acciones reflejarán los resultados de las consultas sobre riesgos e impactos 14 Los proveedores principales son los proveedores de primer nivel que suministran bienes o materiales esenciales para las actividades comerciales fundamentales. 15 Como resultado de cualquier evaluación independiente del proyecto por parte de financistas, se pueden identificar otras medidas y acciones (planes de acción suplementarios) más allá de las determinadas previamente por el sistema de gestión del cliente, y formarán parte del sistema general de gestión. 16 La viabilidad técnica se basa en la posibilidad de que las medidas y acciones propuestas se puedan poner en práctica con técnicas, equipos y materiales disponibles comercialmente, tomando en consideración los factores locales predominantes, tales como el clima, la geografía, la demografía, la infraestructura, la seguridad, la gobernabilidad, la capacidad y la confiabilidad operacional. 17 La viabilidad financiera se basa en la capacidad de aplicación de recursos financieros suficientes para implementar las medidas y mantenerlas en funcionamiento a largo plazo. 18 Por ejemplo, el proceso de identificación de los riesgos e impactos puede generar varios planes como planes de acción para el reasentamiento, planes de acción para biodiversidad, planes de gestión de recursos hídricos, planes de seguridad para la comunidad, y planes de desarrollo para comunidades o pueblos indígenas. Es probable que los planes contengan medidas que tendrán que implementarse a través del sistema de gestión. 5 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 sociales y ambientales y las medidas y acciones propuestas para abordarlos, conforme a los requisitos del párrafo 22. El plan de acción puede variar desde una breve descripción de las 19 medidas de mitigación periódicas hasta una serie de planes específicos . El plan de acción i) describirá las acciones necesarias para ejecutar los diversos conjuntos de medidas de mitigación o acciones correctivas que se emprenderán, ii) priorizará dichas acciones, iii) incluirá el cronograma para su ejecución, iv) se divulgará a los actores sociales afectados (véase el párrafo 26 más adelante) y v) describirá el programa y mecanismo para la presentación de informes externos sobre la ejecución que haga el cliente del plan de acción. Capacidad y competencia organizativas 18. El cliente, con la colaboración de terceras partes pertinentes, establecerá, mantendrá y fortalecerá, en caso necesario, una estructura organizativa que defina las funciones, las responsabilidades y la autoridad para la ejecución del sistema de gestión. Se deberá designar el personal específico, incluido el representante o los representantes de la gerencia, con responsabilidades y potestades bien definidas. Las principales responsabilidades sociales y ambientales deber quedar bien definidas y ser puestas en conocimiento del personal pertinente y el resto de la organización del cliente. Se prestará el respaldo administrativo y los recursos humanos y financieros suficientes de forma continua a fin de lograr un desempeño social y ambiental eficaz y sostenido. 19. Los empleados de la organización del cliente, directamente responsables de actividades relacionadas con el desempeño social y ambiental del proyecto, tendrán los conocimientos y las habilidades necesarias para realizar su trabajo, incluyendo conocimiento actualizado sobre los requisitos reglamentarios del país anfitrión y los requisitos aplicables de las Normas de Desempeño 1 a 8. El personal también poseerá los conocimientos y las habilidades necesarias para aplicar las medidas y acciones específicas que se requieren conforme al sistema de gestión y los métodos requeridos para ejecutar las acciones de forma competente y eficiente. Preparación y respuesta para emergencias 20. Un elemento importante del sistema de gestión será establecer un sistema de preparación y respuesta para emergencias con el fin de que el cliente, con la colaboración de terceras partes apropiadas y relevantes, esté preparado para responder a situaciones accidentales y de emergencia asociadas con el proyecto de manera adecuada para prevenir y mitigar cualquier daño contra las personas o el medio ambiente. Esta preparación incluirá la identificación de áreas en las que puedan producirse accidentes y situaciones de emergencia, las comunidades y las personas que puedan resultar afectadas, los procedimientos de respuesta, la disposición de equipo y recursos, la asignación de responsabilidades, la comunicación, incluso con posibles actores sociales afectados, y la capacitación periódica para garantizar una respuesta eficaz. 21. Cuando proceda, el cliente también asistirá y colaborará con los posibles actores sociales afectados (consulte la Norma de Desempeño 4) y los organismos oficiales locales en sus preparativos para responder eficazmente a situaciones de emergencia, especialmente cuando la participación y la colaboración sean necesarias para asegurar dicha respuesta. Si los organismos oficiales locales tienen escasa capacidad o no tienen capacidad para responder eficazmente, el cliente desempeñará una función activa en la preparación y la respuesta para emergencias asociadas con el proyecto. El cliente documentará sus actividades, recursos y responsabilidades 19 Por ejemplo, planes de acción para el reasentamiento, planes de acción para biodiversidad, planes de manejo de materiales peligrosos, planes de preparación y respuesta para emergencias, planes de salud y seguridad para la comunidad y planes de desarrollo para los pueblos indígenas. 6 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 relacionados con la preparación y la respuesta para emergencias, y aportará información apropiada a las posibles Partes Afectadas y los organismos oficiales competentes. Relación con comunidades y otros actores sociales 22. La relación con comunidades y otros actores sociales es la base para el desarrollo de las relaciones sólidas, constructivas y adaptables que son esenciales para la gestión óptima de los 20 impactos sociales y ambientales de un proyecto . Esta relación y participación es un proceso permanente que implica la divulgación de información, consulta y participación de dichas partes, especialmente las que puedan resultar directamente afectadas por los riesgos o impactos adversos del proyecto (actores sociales afectados). La naturaleza, la frecuencia y el nivel de esfuerzo dedicado a la relación y participación con comunidades y otros actores sociales puede variar considerablemente y será proporcional a los riesgos e impactos adversos del proyecto sobre los actores sociales afectados y la etapa de desarrollo del proyecto. La relación y participación con comunidades y otros actores sociales i) comenzará lo antes posible en el ciclo del proyecto; ii) continuará a lo largo del proyecto; iii) estará libre de manipulación, interferencia, coacción o intimidación; iv) permitirá que los miembros de la comunidad se reúnan libremente y expresen sus opiniones, incluso sus objeciones al proyecto; v) se llevará a cabo sobre la base de información oportuna, pertinente, comprensible y accesible en un formato culturalmente adecuado. Análisis de las comunidades y otros actores sociales y planificación de su participación 23. Como parte del proceso de identificación de los riesgos e impactos del proyecto, el cliente identificará a los principales actores sociales y dará prioridad a los que puedan verse afectados por dichos riesgos e impactos. En proyectos con posibles impactos adversos significativos, el cliente puede identificar a una serie más amplia de actores sociales relevantes que deberían participar en el proceso, como las autoridades locales o los proyectos vecinos. 24. Partiendo del análisis de los actores sociales , el cliente puede necesitar o no desarrollar e implementar un plan de participación de los actores sociales que cumpla los requisitos de esta Norma de Desempeño. Este proceso de participación será proporcional a los riesgos e impactos del proyecto y su etapa de desarrollo, y estará adaptado a las características e intereses de los actores sociales afectados. Los proyectos en los que no haya actores sociales afectados no necesitan un plan de participación, los proyectos con pocos actores sociales requerirán un plan de participación limitado y los proyectos con posibles impactos significativos a actores sociales exigirán un plan de participación integral. Este proceso debe formar parte del sistema de gestión del proyecto y los resultados de esta participación deben contribuir a informar a la alta gerencia del cliente y a su junta directiva u organismo equivalente. El plan de participación de las partes interesadas reflejará los requisitos relacionados con dicha participación estipulados en otras Normas de Desempeño, tal como sean aplicables. Cuando proceda, este plan también incluirá medidas específicas para garantizar la participación eficaz de aquellos considerados en desventaja o vulnerables, para asegurar su participación activa y eficaz en el proceso. Cuando el proceso de participación dependa 21 considerablemente de los representantes de los actores sociales , el cliente hará todos los esfuerzos razonables para comprobar que dichas personas representan realmente los puntos de vista de actores sociales afectados y que se puede confiar en que estos representantes comunicarán de manera fehaciente los resultados de las consultas a sus representados. 20 La Norma de Desempeño 2 contiene requisitos acerca de la relación y participación con los trabajadores. Por ejemplo, líderes comunitarios o religiosos, representantes del Gobierno local, representantes de la sociedad civil, políticos, maestros de escuela y otras personas que representen a uno o otros grupos de actores sociales afectados. 21 7 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 25. En los casos en que se desconozca la ubicación exacta del proyecto, pero se pueda esperar razonablemente que el proyecto afecte significativamente a actores sociales, el cliente elaborará un marco de participación para actores sociales, como parte de su sistema de gestión, que contenga los principios generales y una estrategia para identificar a los actores sociales afectados y planificar un proceso de participación compatible con esta Norma de Desempeño, que deberá implementarse una vez que se conozca el emplazamiento del proyecto. Acceso a la información 26. El acceso a la información contribuye a que los actores sociales afectados comprendan los riesgos, impactos y oportunidades del proyecto. Cuando el cliente haya emprendido un proceso de evaluación social y ambiental o desarrollado un sistema de gestión, el cliente divulgará de manera 22 pública el documento correspondiente . Si actores sociales fueran afectados por riesgos e impactos adversos del proyecto, el cliente brindará a estos actores i) acceso a la información sobre el propósito, la naturaleza y la dimensión del proyecto; ii) la duración de las actividades propuestas del proyecto; iii) cualquier riesgo e impacto posible sobre estos actores sociales y los elementos pertinentes del sistema de gestión; iv) la participación prevista de todos los actores sociales; y v) el mecanismo de resarcimiento de quejas. En proyectos con impactos sociales y ambientales adversos, la divulgación debe darse al inicio del proceso de identificación de los riesgos e impactos ambientales y sociales y, en todo caso, antes de que se inicie la construcción del proyecto, y deberá darse de manera continua. La información proporcionada debe ser transparente, objetiva, significativa y de fácil acceso y estar culturalmente adaptada al idioma y el formato local, y que pueda ser comprendida por los actores sociales afectados.. Consultas 27. El alcance y el grado de participación necesarios para el proceso de consulta deben ser proporcionales a los riesgos e impactos adversos del proyecto y las preocupaciones planteadas por los actores sociales afectados. La consulta eficaz es un proceso recíproco que debe comenzar en una fase inicial del proceso de identificación de los riesgos e impactos sociales y ambientales, y que i) se documentará, ii) se basará en una divulgación previa de información relevante y adecuada, iii) dará prioridad a aquellos actores sociales directamente afectados y iv) se llevará a cabo de manera continua cuando surjan los riesgos e impactos. El proceso de consulta se emprenderá de forma 23 inclusiva de los varios segmentos de los actores sociales afectados y culturalmente apropiada. El cliente adaptará su proceso de consulta a las preferencias lingüísticas de los actores sociales afectados, su proceso de toma de decisiones y las necesidades de los grupos vulnerables o en desventaja. 28. En proyectos con impactos adversos limitados para los actores sociales afectados, el cliente emprenderá el proceso de consulta de manera que se ofrezcan oportunidades a dichos actores de expresar sus opiniones sobre los riesgos, los impactos y el sistema de gestión propuesto para el proyecto, y se permita al cliente considerarlas y responder a ellas. 22 En función de la dimensión del proyecto y la importancia de los riesgos e impactos, el documento o los documentos pertinentes pueden abarcar desde evaluaciones ambientales y sociales y planes de acción completos (es decir, plan de participación de los actores sociales, planes de acción para el reasentamiento, planes de acción para biodiversidad, planes de manejo de materiales peligrosos, planes de preparación y respuesta para emergencias, planes de salud y seguridad para la comunidad, planes de desarrollo para los pueblos indígenas, etcétera) hasta resúmenes fáciles de entender sobre las cuestiones y los compromisos fundamentales. 23 Como los hombres, las mujeres, las personas ancianas, los jóvenes, las personas desplazadas y las personas o grupos vulnerables o desfavorecidos. 8 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 29. En proyectos con impactos adversos significativos para los actores sociales afectados, el proceso de consulta garantizará su consulta libre, anticipada e informada y facilitará su participación informada. La participación informada implica un intercambio en detalle de perspectivas e información, y una consulta organizada e iterativa, que conduce a que el cliente incorpore al proceso de formulación de decisiones las opiniones de los actores sociales afectados sobre los asuntos que les afectan directamente, como las medidas de mitigación propuestas, la distribución de los beneficios y oportunidades derivadas del desarrollo y los problemas relativos a la ejecución. El cliente documentará el proceso, en especial las medidas tomadas para evitar o reducir al mínimo los riesgos y los impactos adversos para los actores sociales afectados. También se requiere una consulta libre, anticipada e informada para los proyectos con posibles impactos adversos a poblaciones indígenas (véase la Norma de Desempeño 7). Informes a los actores sociales afectados 30. El cliente facilitará informes periódicos a los actores sociales afectados en los que describirá el progreso en la implementación del plan de acción del proyecto con respecto a cuestiones que conlleven riesgos o impactos constantes para los actores sociales afectados, o acerca de cuestiones consideradas preocupantes por los actores sociales durante el proceso de consulta o a través de los mecanismos de queja. Si el sistema de gestión genera cambios importantes o aumenta las medidas o acciones de mitigación descritas en el plan de acción con respecto a las cuestiones que preocupan a los actores sociales afectados, se comunicarán las nuevas medidas o acciones de mitigación a los actores sociales afectados. Estos informes tendrán un formato accesible para los actores sociales afectados. La frecuencia de los informes será proporcional al nivel de preocupación de los actores sociales afectados, pero su periodicidad será como mínimo anual. Además, se alienta a los clientes a publicar informes periódicos sobre su desempeño social y ambiental que estén al alcance de los actores sociales interesados. Mecanismo de queja 31. El cliente implementará y mantendrá un procedimiento para el manejo, como mínimo, de las comunicaciones externas relacionadas con el desempeño ambiental y social de su proyecto con los actores sociales afectados y otras partes interesadas. Este procedimiento incluirá un mecanismo de resarcimiento de quejas adaptado a la escala de los riesgos e impactos adversos identificados en el proyecto, centrado en los actores sociales afectados. El mecanismo deberá incluir métodos para i) recibir y registrar preguntas, preocupaciones, quejas y denuncias de los actores sociales afectados; ii) analizar y evaluar las cuestiones planteadas por la pregunta o queja y determinar cómo abordarlas; iii) desarrollar e implementar procedimientos y plazos para ofrecer respuestas; y iv) hacer un seguimiento y documentar la respuesta. En ciertos casos, el diseño del mecanismo de queja puede estar basado en los comentarios y las sugerencias de los actores sociales afectados. 32. El mecanismo de queja deberá abordar las inquietudes a la brevedad empleando un proceso comprensible y transparente que sea culturalmente apropiado y de fácil acceso, y sin costo ni represalia alguna para la parte que planteó el problema o la preocupación. El mecanismo no debe impedir el acceso a otros recursos administrativos o judiciales. El cliente informará a los actores sociales afectados sobre el mecanismo durante el transcurso del proceso de participación con los actores sociales. La implementación del mecanismo de queja debe permitir la mejora continua del sistema de gestión del proyecto. En algunos casos, debido a circunstancias específicas del proyecto, el cliente puede tener que recurrir a una tercera parte independiente como parte del proceso de resarcimiento de quejas. Responsabilidades del sector privado dentro del proceso de participación de actores sociales liderado por el Gobierno 9 Norma de Desempeño 1-Rev 0.1: Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales 14 de abril de 2010 33. Cuando la participación de los actores sociales sea responsabilidad del Gobierno anfitrión, el cliente colaborará con el organismo gubernamental responsable, en la medida en que esta lo permita, para lograr resultados acordes con los objetivos de esta Norma de Desempeño. Además, cuando la capacidad del Gobierno sea limitada, el cliente desempeñará una función activa durante la planificación, la implementación y el seguimiento de la participación de los actores sociales. Si el proceso liderado por el Gobierno no cumple los requisitos aplicables de esta Norma de Desempeño, el cliente emprenderá un proceso complementario y preparará un plan suplementario para la participación de los actores sociales. Seguimiento y evaluación 34. El cliente, en colaboración con terceras partes apropiadas y pertinentes, establecerá procedimientos para seguir y medir la eficacia del sistema de gestión, así como el cumplimiento de cualquier obligación legal o contractual y requisito reglamentario relacionados. Cuando sea adecuado, los clientes considerarán contar con la participación de representantes de los actores sociales afectados para complementar o verificar las actividades de seguimiento. El programa de 24 seguimiento del cliente debe ser supervisado por el nivel apropiado dentro de la organización . 35. Además de registrar la información para seguir de cerca el desempeño y establecer los controles operacionales pertinentes, el cliente deberá emplear mecanismos dinámicos, tales como inspecciones y auditorías internas, cuando corresponda, a fin de verificar el cumplimiento y el progreso hacia los resultados deseados. El grado de supervisión deberá adecuarse a los riesgos e impactos del proyecto y a los requisitos de cumplimiento del proyecto. El seguimiento incluirá normalmente el registro de información para seguir el desempeño y compararla con las referencias establecidas previamente o los requisitos del sistema de gestión. El seguimiento deberá ajustarse en función de la experiencia del desempeño, las medidas solicitadas por las autoridades regulatorias competentes, y deberá reflejar las opiniones de los actores sociales afectados y otras actores sociales interesadas, cuando proceda. El cliente documentará los resultados del seguimiento e identificará y reflejará las acciones correctivas y preventivas necesarias en la versión modificada del sistema de gestión y los planes. El cliente, con la colaboración de las terceras partes apropiadas y pertinentes, pondrá en práctica estas acciones correctivas y preventivas, y realizará el seguimiento de dichas acciones en los siguientes procesos de seguimiento a fin de asegurar su eficacia. 36. La alta gerencia del cliente recibirá evaluaciones periódicas de la eficacia del sistema de gestión basadas en la recopilación y análisis sistemáticos de datos. El alcance y la frecuencia de dichos informes dependerán de la naturaleza y el alcance de las actividades identificadas y emprendidas de acuerdo con el sistema de gestión del cliente y otros requisitos aplicables del proyecto. Partiendo de los resultados de estas evaluaciones del desempeño, la alta gerencia adoptará todas las medidas necesarias y apropiadas para garantizar que se cumplan las intenciones de la declaración de política del cliente, que se implementen los procedimientos, las prácticas y los planes, y que se asegure su eficacia. 24 Por ejemplo, seguimiento participativo de los problemas relacionados con el agua. 10