FICHA RESUMEN OBJETIVO Garantizar la adecuada

REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
FICHA RESUMEN
OBJETIVO
Garantizar la adecuada identificación, distribución, manejo,
modificación y disposición final de los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía Distrital de
Barranquilla.
ALCANCE
El procedimiento aquí establecido es aplicable al control de
todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión
de Calidad
RESPONSABLE
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Responsable del Proceso de Gestión Documental.
Jefe de Oficina de Control Interno
Coordinador de Calidad.
Secretarios
Jefes de Oficina.
Líderes de proyectos.
Versión:
Página:
2.0
1 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
APROBACIÓN: Es autorizar que lo escrito tiene que hacerse.
REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la
conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la
revisión, para alcanzar unos objetivos planificados.
APROBAR: Dejar constancia documentada de estar de
acuerdo con el contenido del documento, dar visto bueno
mediante firma autorizada.
GLOSARIO
NO CONTROLADOS: Son los documentos que están
disponibles para el uso indiscriminado del personal de la
Empresa.
DOCUMENTOS OBSOLETOS: Aquellos que han sufrido
modificaciones y han sido sacados de la documentación
vigente.
DUEÑO DE PROCESO: Persona responsable por un proceso
determinado.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Índice utilizado
para describir en forma ordenada los documentos internos
como procedimientos e instructivos que conforman la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Entidad, acompañados de sus códigos, nombre, número de
versión y fecha de aprobación.
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
2 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
REGISTROS
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
“Solicitud de Modificación de Documentos” MAGDCD- F1
“Historial de Cambios” MAGDCD- F2
“Registro de difusión de Documentos” MAGDCD- F3
Versión:
Página:
2.0
3 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
GESTION DOCUMENTAL
MAGDCD
Control de Documentos
DETALLE DE ACTIVIDADES
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
Identificación del manual de calidad: Para la identificación del Manual de
Gestión de la Calidad, se utiliza un código de la siguiente forma:
ADBMGC, en donde:
1.
ADB
M
G
C
=
=
=
=
Alcaldía Distrital de Barranquilla
Manual
Gestión
Calidad
Identificación de Macroprocesos, Procesos: El Sistema de Gestión de
Calidad de la entidad maneja los documentos teniendo en cuenta los
Macroprocesos identificados en el Mapa de Procesos: Macroprocesos de
Gestión Estratégica, Macroprocesos Misionales, Macroprocesos de Apoyo y
Macroprocesos de Control Institucional.
2.
La fuente de presentación de los documentos se ha establecido como ARIAL
tamaño 12 con el objeto de obtener la estandarización de los mismos.
La identificación de los niveles de la cadena de valor son:
Descripción para el Macroproceso: Los Macroprocesos se identifican con 2
letras que corresponden a las iniciales del mismo, así:
GE: Gestión Estratégica
DS: Gestión del Desarrollo Social
GI: Gestión Integral del Territorio
SJ: Seguridad, Justicia y Convivencia Ciudadana
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
4 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
PS: Promoción Social
MA: Macroprocesos de Apoyo
CI: Control Institucional
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
5 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
Descripción para el Proceso: Los procesos se identificaran con 4 letras
en donde las dos primeras corresponden a las del macroproceso que
corresponden y las dos siguientes serán las iniciales del nombre del
proceso así:
GEDE : Direccionamiento Estratégico
GEGE : Gestión Ética
GECO : Comunicaciòn
GEGR : Gestión de Recursos Financieros
DSSS : Servicio Público de Salud
DSSE : Servicio Público Educativo
DSPE : Programas Especiales
DSHA : Habitad
DSCT : Servicios Culturales y Turísticos
DSRD : Servicios Recreativos y deportes
GIOD : Ordenamiento y desarrollo público
GIDC : Diseño y Control de Obras de Infraestructura
SJSC : Garantía de la Seguridad ciudadana
SJSJ : Fortalecimiento al Sistema de Justicia
SJMT : Gestión de la Movilidad y el Transporte
SJAE : Prevencion y atención de desastres y calamidades
PSFP : Fortalecimiento de las Instancias de la participación
MAGH: Gestión Humana
MAGJ : Gestión Jurídica
MAGC: Gestión de la Contratación
MASI : Sistemas de Información
MAAB: Administración de bienes
MAGD: Gestión Documental
CIES : Evaluación del Sistema Integrado de Gestión y Control
CICD : Control Disciplinario
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
6 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
3.
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
Elaboración, Revisión y Aprobación del Manual de Calidad: El
Coordinador de Calidad lidera las actividades para elaborar el Manual de
Gestión de Calidad. Cada capitulo del Manual es aprobado por el
Comité MECI y de Calidad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, como
constancia de la revisión y de la aprobación del documento los
responsables de dichas actividades y el Representante de la alta
dirección deja constancia en el acta correspondiente.
Elaboración, Revisión y Aprobación de los Procedimientos del
Sistema de Gestión de la Calidad: El Coordinador de Calidad lidera las
actividades para elaborar los procedimientos en conjunto con el equipo
de trabajo conformado por el personal técnico y administrativo de la
entidad, el cual nombra un responsable de su documentación.
4.
El personal con la responsabilidad y autoridad para revisar los
procedimientos son los Responsables de los procesos, los agentes de
cambio y el coordinador de Calidad y la aprobación es responsabilidad
del Representante de la dirección en representación del Comité de MECI
y de Calidad. Una vez revisado y aprobado un documento, los
responsables de la revisión dejan constancia en el acta correspondiente.
Revisado y aprobado el documento el Coordinador de Calidad lo emite y
distribuye las copias a los sitios donde se requiere el mismo. Como
constancia del recibo del documento, el Coordinador de Calidad hace
firmar al responsable de la tenencia del documento en el formato
“Difusión de documentos”.
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
7 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
8 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
Actualización
de los Documentos: Cualquier miembro de la
organización que considere que un procedimiento o instructivo requiere
ser modificado, para mejorar el servicio, solicita la modificación al
Responsable del proceso al cual pertenece el documento, para que a
través del Representante de la dirección se haga el análisis de la
modificación solicitada.
5.
En el caso que se modifique el documento posterior a su revisión y
aprobación, éste será revisado y aprobado nuevamente por los mismos
cargos que lo hicieron inicialmente. En este caso, se incrementa el nivel
de revisión, por ejemplo, pasando de revisión 0 a revisión 1. Se consigna
la fecha y la naturaleza de la modificación del documento en el “Historial
de cambios”
Documentos Adicionales Controlados: Los documentos adicionales
controlados son: Leyes, artículos, decretos, resoluciones, circulares y
recomendaciones que regulan el servicio que presta la Alcaldía distrital
de Barranquilla.
6.
Estos son recibidos por las Oficina Asesora Jurídica quien verifica si es
una modificación de artículos, decretos, resoluciones o circulares ya
existentes o si hay nueva información, la entrega al Gerente de Calidad,
quien la comunica al personal pertinente e informa al responsable del
proceso de gestión Documental, para que registre el nuevo documento
de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y su
Manual de aplicación, si el nuevo documento deroga un documento ya
existente, el responsable del proceso de Gestión documental elimina el
documento de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
9 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
Documental.
7.
Documentos Obsoletos: El cambio de los documentos obsoletos del
Sistema de Gestión de la Calidad en todas las Secretaria de la Entidad es
realizado por el Coordinador de Calidad, quien informa al responsable del
OBSOLETO
Proceso de Gestión Documental.
Los documentos obsoletos se
identifican ya que llevan el sello de “Documento Obsoleto”.
Control de Documentos: El Responsable del proceso de Gestión
Documental es el responsable de crear y mantener actualizado las
Tablas de Retención Documental, previa información del Coordinador de
Calidad quien debe controlar los documentos del Sistema de Gestión de
la Calidad, quien mantiene registros de los documentos revisados y
aprobados.
8.
Los originales de los procedimientos e instructivos los conserva el
Coordinador de Calidad. Los originales de los procedimientos e
instructivos se diferenciará de las copias con la leyenda “ORIGINAL”, en
el pie de página, mientras que las copias se marcan con la leyenda
“COPIA CONTROLADA”.
9.
Difusión de los Documentos: La difusión de los documentos se debe
hacer a aquellas personas que por su trabajo deben conocer y aplicar el
contenido de los documentos. El Coordinador de Calidad
recibe
constancia de la recepción de cada una de las copias mediante firma de
los tenedores del “Registro de difusión de documentos” MAGDCD-F4
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
10 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCD
Control de Documentos
El Dueño del Proceso debe asegurar que el documento esté disponible
en el puesto de trabajo respectivo y que su contenido sea dominado por
las personas que lo aplican.
10.
Información Confidencial: La información confidencial se entregará a
los entes que lo requieran únicamente previa solicitud por escrito y con la
debida autorización del Gerente de Calidad. El reporte debe llevar la
siguiente nota:
“Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su
reproducción está prohibida.”
11.
Fin.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
12/11/10
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción del Cambio
2.0
Se introduce el ítem Control de Cambio
Versión:
Página:
2.0
11 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
MARZO
2010
COD.
PROCEDIMIENTO
MAGDCR
Control de Registros
Elaboró:
Equipo Agentes de Cambio
Versión:
Página:
2.0
12 de 12
Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.
COPIA CONTROLADA