Servicio de alerta

Servicio de alerta
PRO-23-1-01-14
FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO ......................................................................................................... 2
2.
ALCANCE .......................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ................................................................................................ 2
3.1.
3.2.
4.
RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 2
4.1.
4.2.
5.
Directrices ............................................................................................. 2
Lineamientos ......................................................................................... 2
Responsable del proceso ......................................................................... 2
Responsabilidades .................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................... 2
5.1. Diagrama de flujo: Servicio de alerta ................................................................... 2
5.2. Descripción de actividades: Servicio de alerta ....................................................... 2
6.
DEFINICIONES .................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................... 4
8.
INDICADORES ................................................................................................... 4
9.
RIESGOS .......................................................................................................... 4
10.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 4
11.
APROBACION .................................................................................................... 5
Servicio de alerta
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Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
1. OBJETIVO
Brindar un servicio de alarma periódicamente notificando la identificación de recursos bibliográficos
requeridos por los usuarios.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud del servicio de alarma y finaliza con la inhabilitación o actualización del
servicio para el semestre entrante.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:

PDI
o

1.1 Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de
investigación en cuanto a recursos bibliográficos
o 1.1.1 Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografía de los cursos
académicos y líneas de investigación
Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:
El Servicio de alerta está disponible únicamente para profesores, estudiantes en tesis y
estudiantes de posgrado.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso: JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
4.2. Responsabilidades :
Gestor de Servicios de Información:
Mensualmente se debe generar un reporte estadístico del Servicio de Alerta.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Servicio de alerta
5.2. Descripción de actividades: Servicio de alerta
Servicio de alerta
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Recursos Académicos
ENTRADA
PROVEEDOR
No
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de Información Bibliográfica
Solicitud de Servicio de Alerta.
Usuario: profesores, estudiantes en tesis y estudiantes de posgrado.
SALIDA
Actualización o cancelación del servicio semestralmente.
CLIENTE
Usuario: profesores, estudiantes en tesis y estudiantes de posgrado.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Solicitar servicio de
alarma en página web
del Sistema de
Bibliotecas
A través del portal web, se solicita el
servicio de alarma. Se debe diligenciar
un formulario con los datos básicos del
usuario, área de interés, especificar
idioma del recurso, tipo de material,
palabras claves, autor recomendado, y
si el usuario es estudiante debe
especificar el programa al que
pertenece.
Recibir y remitir
formulario de solicitud
de servicio de alerta
Se recibe el formulario de solicitud del
servicio, y se remite al Gestor
responsable de hacer habilitar el
servicio.
3
Habilitar servicio de
alerta en Descubridor
En el Descubridor, se habilita el servicio
de alarma, registrando el correo del
usuario que solicitó el servicio y
configurando la periodicidad de la
alarma. El sistema automáticamente,
según la información ingresada, envía
las alarmas al correo del usuario.
4
Enviar correos para
confirmar servicio de
alerta
GESTOR
Al finalizar cada semestre se envía un
SERVICIOS DE
correo electrónico al usuario para
INFORMACIÓN validar si desea continuar con el servicio
SERSB
de alarma el siguiente semestre.
Deshabilitar el servicio
en Descubridor
En caso de que el usuario no haya
respondido al correo o haya notificado
que desea cancelar el servicio de
alarma, se deshabilita el servicio para el
siguiente semestre en el Descubridor.
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
Actualizar servicio en
Descubridor
En caso de que el usuario haya
notificado continuar con el servicio de
alarma, se actualiza en el Descubridor
el servicio para que continúe habilitado
el siguiente semestre.
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
1
2
5
6
USUARIO
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
SISTEMA
DOCUMENTOS
Formulario de
solicitud de servicio
de alerta
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6. DEFINICIONES
No aplica.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)



No aplica.

ISO-9001_2008
PDI: Sistema de Bibliotecas 2011-2015
Procedimiento Operativo Estandarizado
SABIO- Servicio de Alerta Bibliográfica
Oportuna 2012
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO
 Error en el envío de referencias que no apliquen a las necesidades del usuario solicitante.

Envío de referencias a otro usuario.
CALIDAD DE SERVICIO
 Demoras en el envío de las referencias en los tiempos establecidos.
 Errores en las temáticas que abordan las referencias enviadas, no pertinencia de los contenidos.
 Fallas en el gestor bibliográfico.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/05/2015
Publicación
12/01/2016
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11. APROBACION
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
Manuela Peña Infante
Ingeniera de Procesos
13/05/2015
REVISÓ
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
APROBÓ
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015