Código: AN-AI-P-02 - Ministerio del Interior

Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Ministerio del Interior
Fecha: 26/12/2011
República de Colombia
1. OBJETIVO
Planificar, ejecutar y efectuar seguimiento a las actividades requeridas para atender las
solicitudes de las asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas, para el
registro de:





Constitución de Asociación
Cambio de Junta Directiva
Reforma de Estatutos
Afiliación a una Asociación
Desafiliación a una Asociación
Así mismo para la Certificación de existencia y representación legal de estas asociaciones.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las
comunidades y/o resguardos indígenas que desean asociarse para constituir o realizar una
novedad en una Asociación existente y finaliza con el archivo del acto administrativo o
certificación.
3. DEFINICIONES
DAI: Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías
Territorios indígenas. Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una
comunidad, parcialidad o grupo indígena y aquellas que, aunque no se encuentren poseídas en
esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y
culturales (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Comunidad o parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia
amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres
de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos
propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad, o que no
puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados
vacantes (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Autoridad Tradicional: Las autoridades tradicionales son los miembros de una comunidad
indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de
organización, gobierno, gestión o control social. (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Cabildo indígena. Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una
comunidad indígena, elegidos y reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica
tradicional, cuya función es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y
Página 1 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Ministerio del Interior
Fecha: 26/12/2011
República de Colombia
realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno
de cada comunidad
Resguardo Indígena. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las comunidades
indígenas a favor de las cuales se constituyen y conforme a los artículos 63 y 329 de la
Constitución Política, tienen el carácter de inalienables, imprescriptibles e inembargables. Los
resguardos indígenas son una institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada
por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva que goza de
las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y
su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema
normativo propio. (Artículo 21, decreto 2164 de 1995)
Censo. Es el listado de los miembros de una comunidad, identificando el número de familias, el
grupo familiar con su parentesco frente al jefe del hogar, los cuales se incorporan en una base
de datos censal de la Dirección.
Resguardo Colonial: Los resguardos coloniales son una institución legal y sociopolítica de
carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que poseen títulos de
las tierras poseídas por los miembros de la parcialidad a título individual o colectivo desde la
época de la colonia, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por
una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio.
Asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas: Son entidades de
Derecho Público de carácter especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa, que tienen por objeto, el desarrollo integral de las comunidades Indígenas. Para
el cumplimiento de su objeto podrán desarrollar las siguientes acciones: a) Adelantar
actividades de carácter industrial y comercial, bien sea en forma directa, o mediante convenios
celebrados con personas naturales o jurídicas. b) Fomentar en sus comunidades proyectos de
salud, educación y vivienda en coordinación con las respectivas autoridades nacionales,
regionales o locales y con sujeción a las normas legales pertinentes. (Artículos2 y 3 del Decreto
1088 de 1993)
4. NORMATIVIDAD
Decreto 1088 de 1993 por el cual se regula la creación de Asociaciones de Cabildos y/o
Autoridades Tradicionales Indígenas.
Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones
del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana
NTC- ISO: 9001:2008
Página 2 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Ministerio del Interior
Fecha: 26/12/2011
República de Colombia
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la
Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)
5. DESARROLLO
5.1. DOCUMENTOS REQUISITO REGISTRO DE CONSTITUCIÓN DE ASOCIACIÓN





Solicitud de registro de constitución de asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en
el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:
Copia del acta de la Asamblea General de Constitución de la Asociación, suscrita por los
cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o resguardos
Asociados.
Copia de las actas de posesión de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas de
las Comunidades y/o Resguardos asociados.
Un (1) ejemplar de los estatutos y su respectiva aprobación.
Actas de las reuniones de las respectivas comunidades y/o resguardos indígenas, donde
aprueban su afiliación a la Asociación.
5.2. DOCUMENTOS REQUISITO PARA REGISTRO DE CAMBIO DE JUNTA DIRECTIVA




Solicitud de registro de cambio de junta directiva, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en
el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:
Copia del acta de la Asamblea general a través de la cual se elije la nueva junta directiva,
suscrita por quienes participaron en la misma.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de los nuevos directivos de la junta.
Copia de las actas de posesión de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de
las comunidades afiliadas a la Asociación.
5.3. REGISTRO DE REFORMA DE ESTATUTOS



Solicitud de registro de reforma de estatutos, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en
el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:
Copia del acta de la Asamblea General a través de la cual se aprobó la reforma de los
estatutos, suscrita por los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las
Comunidades y/o Resguardos afiliadas y demás miembros asambleístas que se encuentren
contemplados en los estatutos.
Ejemplar de los nuevos estatutos
Página 3 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Fecha: 26/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia
5..4. REGISTRO DE AFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN



Solicitud de registro de afiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en
el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:
Una (1) copia del acta de la Asamblea General donde la comunidad y/o Resguardo tomo la
decisión de afiliarse suscrita por quienes la integran.
Una (1) copia del acta de posesión del cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas
5.5. REGISTRO DE DESAFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN



Solicitud de registro de desafiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede
utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe
radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando
los siguientes documentos:
Una (1) copia del acta de la Asamblea General donde la comunidad y/o Resguardo tomo la
decisión de afiliarse suscrita por quienes la integran.
Una (1) copia del acta de posesión de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas.
No.
1
Tarea
Recepción de la
solicitud
2
Transferir la
solicitud
3
4
5
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
Asignar a
Funcionario
Encargado
Estudiar la
solicitud y
preparar el acto
administrativo
Descripción de la tarea
Recepcionar la solicitud, presentada
por
el
solicitante,
quien
usa
opcionalmente los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5
según la novedad, de conformidad con
el Procedimiento para la Gestión de la
Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento para
la Gestión de la Correspondencia
Externa.
Asignar la solicitud al funcionario o
Coordinador de grupo encargado del
tema.
Punto de Control
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DARM
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Entregar la solicitud al Funcionario
encargado del tema.
Revisar los documentos recepcionados
respecto a los requisitos de los
numerales 5.1.1. al 5.1.5. de acuerdo a
la solicitud.
Responsable
Verificar
los
requisitos
de
acuerdo al Decreto
1088 de 1993
Profesional
Universitario
1. Si cumple requisitos se elabora el
Acto Administrativo respectivo, de
acuerdo a la “Guía lineamientos para la
Página 4 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Fecha: 26/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia
elaboración
y/o
modificación
de
documentos”, luego se realiza la tarea
6 de este procedimiento.
2. Si no cumple los requisitos, se
elabora oficio al peticionario, de
acuerdo a la plantilla establecida en el
SIGI, explicando el motivo de no
cumplimiento de requisitos de la
solicitud, para que se realicen los
ajustes respectivos.
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
peticionario.
6
Aprobación del
Acto
Administrativo
Revisión de datos
de oficio.
Funcionario o
Coordinador
Si
cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Revisar y aprobar el Acto
Administrativo
Director Técnico
Elaborar oficio de notificación y
remisión del Acto Administrativo, de
acuerdo a la plantilla establecida en el
SIGI, a la Alcaldía respectiva según la
jurisdicción del solicitante, aplicando el
Procedimiento para la Gestión de la
Correspondencia Interna con destino
Externo e Interdependencias.
7
Profesional
Universitario
Notificación del
Acto
Administrativo
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
peticionario.
Revisión de datos
de oficio.
Funcionario o
Coordinador
Director Técnico
Si
cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
8
Actualización en
el Registro
9
Archivar
Actualizar
los
datos
del
acto
administrativo en el Formato AN-AI-P02-F01 “Registro de Asociaciones de
Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas”.
Archivar una copia del Acto
Administrativo en la carpeta de la
Técnico
Técnico
Página 5 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Fecha: 26/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia
respectiva asociación.
5.6. DOCUMENTOS REQUISITO PARA CERTIFICACIÓN DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES
TRADICIONALES INDÍGENAS






Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de
Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas, para ello opcionalmente puede utilizar el
modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en
el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, especificando:
La Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas
Nombre y firma
Documento de Identidad
Dirección de correspondencia
Teléfono
No.
Tarea
1
Recepción de la
solicitud
2
Transferir la
solicitud
3
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
4
Asignar a
Funcionario
Encargado
Descripción de la tarea
Recepcionar
la
solicitud,
presentada por el solicitante, quien
usa opcionalmente el Anexo 7 de
conformidad con el Procedimiento
para
la
Gestión
de
la
Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento
para
la
Gestión
de
la
Correspondencia Externa.
Realizar
el
reparto
de
la
correspondencia al Funcionario o
Coordinador de grupo encargado
del tema.
Punto de Control
Responsable
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DAI
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Entregar la solicitud al Funcionario
encargado del tema.
Revisar los requerimientos de la
solicitud y verificar los datos en el
Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro
de Asociaciones de Cabildos y/o
Autoridades
Tradicionales
Indígenas”.
5
Registro y
verificación de
datos
Profesional
Universitario
Si cumple requisitos, efectuar
Tarea 6 de este procedimiento
Si no cumple los requisitos,
elaborar
oficio
dirigido
al
peticionario
devolviendo
la
documentación, de acuerdo a la
plantilla establecida en el SIGI.
Revisar y aprobar el oficio dirigido
Revisión de datos
Coordinador de
Página 6 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Fecha: 26/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia
al peticionario.
de oficio.
grupo
Si
cumple se da
visto bueno.
Si
no
devuelve
corrección.
6
Elaboración de la
certificación
7
Aprobación de la
certificación
8
Notificación de la
Certificación
9
Archivar
Elaborar la certificación según
plantilla establecida para ello.
Revisar y aprobar la certificación
Enviar certificación de acuerdo al
Procedimiento para la Gestión de
la Correspondencia Interna con
destino Externo e
Interdependencias.
Archivar una copia de la
certificación en la carpeta
respectiva.
Director Técnico
cumple
para
Profesional
Universitario
Coordinador de
Grupo
Director Técnico
Profesional
Universitario
Coordinador de
Grupo
Profesional
Universitario
6. REGISTROS



Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades
Tradicionales Indígenas”.
Actos administrativos.
Certificaciones emitidas.
7. INFORMACIÓN SECUNDARIA
INFORMACIÓN A
PUBLICAR
No existe
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Relación de los sistemas de información que se usan o aplican en desarrollo del procedimiento.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Base de datos Interna
DESCRIPCIÓN
Formato en Excel
RESPONSABLE
Técnico
UBICACIÓN
Red Interna de la Dirección
9. ANEXOS


Anexo 1: Solicitud de registro de constitución de la asociación.
Anexo 2: Solicitud de registro de cambio de junta directiva.
Página 7 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Fecha: 26/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia





Anexo 3: Solicitud de registro de reforma de estatutos.
Anexo 4: Solicitud de registro de afiliación a una asociación.
Anexo 5: Solicitud de registro de desafiliación a una asociación.
Anexo 6: Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o
Autoridades Tradicionales Indígenas”.
Anexo 7: Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de
Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
10/07/09
26/07/10
26/12/2011
CAMBIO
Unificación de antiguos procedimientos: Solicitud
de afiliación, desafiliación e inscripción y registro
de asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o
cabildos indígenas.
Actualización del procedimiento y se incluyen
anexos
Actualización del procedimiento de acuerdo a la
“Guía lineamientos para la elaboración y/o
modificación de documentos” y al Decreto 2893 de
2011 "Por el cual se modifican los objetivos, la
estructura orgánica y funciones del Ministerio del
Interior y se integra el Sector Administrativo del
Interior“
VERSIÓN
Versión 02
Versión 03
Versión 04
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
Viviana Rebolledo Osorio
Profesional Especializado (E)
Pedro Santiago Posada Arango
Director Asuntos Indígenas, Rom
y Minorías
_____________________________
Nidia Consuelo Pulido Rubio
Profesional Especializado (E)
_____________________________
Diana XimenaHuertas Rivera
Profesional Especializado (E)
TRD. 0113.11.06
Página 8 de9
Código: AN-AI-P-02
PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04
Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Ministerio del Interior
Fecha: 26/12/2011
República de Colombia
Página 9 de9