IAP 1000 - PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN BANCARIA

IAP 1000 - PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN BANCARIA
Índice
- Introducción
- La necesidad de confirmación
- Utilización de solicitudes de confirmación
- Preparación y envío de solicitudes de confirmación
- Contenido de las solicitudes de confirmación
- Anexo: Glosario
Introducción
1. El propósito de esta Declaración es suministrar sobre los procedimientos de confirmación
interbancaria a los auditores independientes externos y a los profesionales de la banca, tales
como auditores internos o inspectores. Se estima que los criterios contenidos en esta
Declaración contribuyen a la efectividad de los procedimientos de confirmación interbancaria y
a la eficacia del procesamiento de las respuestas.
2. Una etapa importante en el examen de los estados financieros de los bancos y de la
información relacionada con ellos es la solicitud de confirmación directa de otros sobre los
saldos mutuos y otros importes que aparecen en el balance y sobre otra información que si
bien no siempre aparece en dicho documento, puede ser puesta de manifiesto en cuentas de
orden o en la memoria.
La información fuera de balance que puede requerir confirmación incluye cuestiones tales
como las garantías, compras a futuro, contratos de recompra o reventa, opciones de compra y
acuerdos de compensación o de retenciones en garantía de determinados saldos.
Este tipo de evidencia es valiosa, porque procede directamente de una fuente independiente
y, por tanto, suministra un más alto nivel de seguridad y fiabilidad que la obtenida únicamente
de los propios registros del banco.
3. El auditor, al tratar de obtener confirmaciones interbancaria, puede encontrar dificultades
en relación con el idioma, terminología, interpretaciones consistentes y ámbito de cuestiones
cubiertas por la respuesta. Frecuentemente, tales dificultades resultan del uso de diferentes
tipos de solicitud de confirmación o de interpretaciones inadecuadas del ámbito que se
pretende abarcar en ellas.
4. Los procedimientos de auditoría pueden diferir de un país a otro y, por tanto, las prácticas
habituales en un determinado lugar pueden tener incidencia en la manera en que se aplican
los procedimientos de confirmación interbancaria. Si bien esta Declaración no pretende
describir un conjunto completo de los procedimientos de auditoría, contempla algunos de los
aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta en la utiliz ación de las solicitudes de
confirmación.
La necesidad de confirmación
5. Una característica esencial del control de gestión en las relaciones empresariales, con
individuos, con grupos de sociedades o con instituciones financieras, es la posibilidad de
obtener confirmación de las transacciones originadas de este modo, así como de las
situaciones deudoras y acreedoras resultantes. La solicitud de confirmaciones bancarias se
sustenta en la necesidad de la dirección del banco y de sus auditores de confirmar las
relaciones financieras y comerciales entre el banco y:
- otros bancos en el mismo país;
- otros bancos en diferentes países;
- sus clientes no pertenecientes al sector bancario.
Aunque las relaciones interbancarias son similares en su naturaleza a las mantenidas entre los
bancos y sus clientes no pertenecientes al sector, pueden tener importancia especial, por
ejemplo, en relación con algunos tipos de información que se registra al margen de las
cuentas de balance, tales como transacciones a futuro, compromisos o acuerdos de
compensación o de retención de garantía .
Utilización de solicitudes de confirmación
6. Los criterios incluidos en los párrafos que aparecen a continuación pretenden brindar apoyo
a los bancos y a sus auditores en la obtención de confirmaciones independientes de las
relaciones financieras o comerciales con otros bancos.
No obstante, pueden existir ocasiones en las que los criterios incluidos en esta Declaración
pueden ser también aplicables a los procedimientos de confirmación entre el banco y sus
clientes no pertenecientes al sector bancario.
Sin embargo, no son aplicables en los procedimientos de confirmación interbancaria de rutina
que se llevan a cabo en relación con las transacciones comerciales realizadas día a día entre
los bancos.
7. El auditor debe decidir a que banco o bancos debe solicitar confirmación, teniendo en
cuenta cuestiones tales como dimensión de los saldos, volumen de actividad, grado de
confianza en los controles internos y parámetros de importancia relativa en el contexto de los
estados financieros.
La comprobación de las actividades concretas del banco puede estructurarse de manera
diversa y las solicitudes de confirmación pueden, por tanto, limitarse solamente a una
investigación en relación con tales actividades.
La solicitud de confirmación de transacciones individuales pueden formar parte de las pruebas
incluidas en el sistema de control interno de un banco o bien puede ser una manera de
verificar los saldos que aparecen en sus estados financieros en una fecha determinada.
No obstante, las solicitudes de confirmación deben ser diseñadas para cumplir la finalidad
específica a la que se orientan.
8. El auditor debe determinar cual de las siguientes posibilidades es la más adecuada en la
obtención de confirmación de saldos o de otra información en relación con otro banco:
- establecer una lista de saldos de otra información y solicitar confirmación de su precisión y
carácter completo, o
- solicitar detalles de saldos y de otra información, que serán comparados con los registros del
banco solicitante.
En la determinación de cual de estas posibilidades es la más adecuada, el auditor debe
sopesar la calidad de la evidencia de auditoría que necesita en las circunstancias concretas,
teniendo en cuenta también la probabilidad de obtener respuesta del banco al que se ha
solicitado confirmación.
9. Pueden encontrarse dificultades en la obtención de respuestas satisfactorias incluso cuando
el banco solicitante remite información para su confirmación al otro banco. Es importante que
se produzca una respuesta a todas las solicitudes de confirmación. No es una práctica habitual
solicitar respuesta sólo cuando la información enviada es incorrecta o incompleta.
Preparación y envío de solicitudes y recepción de respuestas
10. El auditor debe determinar al destinatario adecuado al que debe enviarse la solicitud de
confirmación, tal como un departamento concreto, que puede ser el de auditoría interna,
inspección o cualquier otro, que puede ser designado por el banco que ha de atender la
confirmación como el responsable de responder a solicitudes de este tipo.
Puede ser adecuado, no obstante, remitir las solicitudes de confirmación a la alta dirección del
banco (en la que, normalmente, están situados los departamentos indicados), más que a
aquellas áreas en las que se confeccionan los saldos o la información en cuestión. En otros
casos, el destinatario adecuado puede ser la sede local del banco del que se requiere la
confirmación.
11. En la medida de lo posible, la solicitud de confirmación debe prepararse en el idioma del
banco del que se requiere confirmación o en el normalmente utilizado en las actividades
comerciales.
12. El control del contenido y del envío de la solicitud de confirmación es responsabilidad del
auditor. No obstante, puede ser necesario que se obtenga autorización al respecto del banco
en cuyo nombre se realiza. Las respuestas deben devolverse directamente al auditor y ser
facilitadas mediante la inclusión en la solicitud de un sobre con su dirección.
Contenido de las solicitudes de confirmación
13. La forma y contenido de las solicitudes de confirmación puede depender de la finalidad
requerida para las mismas, de las prácticas locales y de los procedimientos contables del
banco que las solicita, teniendo en cuenta, por ejemplo, si se utilizan con extensión sistemas
informáticos.
14. La solicitud de confirmación debe redactarse de manera clara y concisa, que asegurase su
rápida comprensión por el banco al cual se envía.
15. No toda la información sobre la que suele requerirse confirmación debe solicitarse al
mismo tiempo. Normalmente, las solicitudes de confirmación deben enviarse en momentos
diferentes durante el año, en relación con aspectos concretos de las rela ciones interbancarias.
16. Las solicitudes de información más comúnmente realizadas son las que se refieren a
saldos, tanto deudores como acreedores, relativos al banco que los solicita, sobre tesorería,
depósitos, prestamos y otros importes.
La solicitud debe suministrar la descripción de la partida correspondiente, su importe y el tipo
de moneda en que está expresado el saldo. también puede ser conveniente solicitar
información sobre los saldos de importe nulo en cuentas mutuas o en aquellas que hayan sido
canceladas en los doce meses anteriores a la fecha a la que se refiere la confirmación.
El banco que solicita la información puede requerir confirmación no sólo de los saldos de las
diferentes partidas sino, también, en los casos en que resulte de interés, de otros datos, tal
como fechas de vencimiento, interés pactado, condiciones inusuales, líneas de crédito o
disponibilidad similares, posibilidades de compensaciones de saldos o de retención en
garantía, garantías reales u otros derechos similares, y detalles de cualquier garantía personal
o pignoraticia prestada o recibida.
17. Una parte importante del negocio bancario se refiere al control de las transacciones
normalmente conocidas como "fuera de balance". De acuerdo con ello, es probable que el
banco que realiza la solicitud y sus auditores requieran confirmación sobre pasivos
contingentes, tales como los que pueden surgir de garantías, avales, aceptaciones, endosos y
operaciones similares.
La confirmación puede referirse tanto a los pasivos contingentes del banco que realiza la
solicitud en relación con el banco al que se envía la misma como a los originario en sentido
contrario. El detalle suministrado o solicitado debe describir la naturaleza de los pasivos
contingentes junto con la moneda en la que están expresados y su importe.
18. También suele realizarse confirmación de las compras y ventas a futuro o de las opciones
de compra vigentes en el momento en que se realiza la solicitud. Tal confirmación debe
describir los activos a los que se refiere el acuerdo, la fecha en que se acordó la transacción,
su vencimiento y los términos en los que puede ser completada.
19. Otro tipo de información, sobre la que con frecuencia suele requerirse confirmación en
fecha diferente a la relativa a la transacción, se refiere a cuestiones tales como posibles
contratos de futuro en moneda extranjera, lingotes de oros, acciones y otros contratos en
vigor.
Suele ser práctica habitual en los bancos confirmar las transacciones con otros bancos cuando
se realizan, pero, aún cuando sea así, el auditor debe confirmar, de manera independiente,
una muestra de las referidas a un período de tiempo concreto o confirmar todas las
operaciones o posibles compromisos en vigor con un determinado tercero.
La solicitud debe suministrar detalles de cada operación o acuerdo, incluyendo sus importes,
la fecha de contratación, la fecha de vencimiento, el precio al que se ha fijado la operación, la
moneda en que se realiza la misma y los correspondientes importes, todo ello en relación con
los contratos en los que el banco solicitante haya podido intervenir como comprador o como
vendedor.
20. Los bancos reciben con frecuencia valores mobiliarios u otros activos en depósito de
seguridad establecido a favor de sus clientes. Una solicitud de confirmación puede también,
por tanto, referirse a estas partidas recibidas por el banco solicitante en una determinada
fecha. La confirmación debe solicitar una descripción de los bienes depositados, así como de
la naturaleza de los derechos sobre los mismos.
ANEXO
Glosario
Este Anexo define algunos de los términos utilizados en esta Declaración. La lista no pretende incluir
todos los términos utilizados en las solicitudes de confirmación interbancaria. Las definiciones se han
realizado teniendo en cuneta las prácticas habituales en la banca, si bien los usos locales o la aplicación
de la legislación a un caso concreto pueden ser diferentes.
Depósito de seguridad: Servicio ofrecido por los bancos a sus clientes, en el que éstos realizan la
custodia de cualquier tipo de activo, normalmente por motivos de seguridad.
Garantía personal o pignoraticia: Garantía ofrecida por el prestatario al prestamista, como compromiso
de pago de un préstamo que, no obstante, no es habitual en el caso de los negocios interbancarios.
El prestamista, tiene con ello asegurada su deuda en caso de impago, en la medida en la que puede
proceder contra el garante o contra la garantía, en búsqueda de obtención de satisfacción de su
crédito. Cualquier tipo de bienes puede ser utilizado como garantía. Ejemplos al respecto son las
propiedades inmobiliarias, bonos, existencias, efectos, avales y créditos documentarios, enseres,
justificantes de depósitos o pignoraciones, etc.
Gravámenes: Derecho de un tercero, tal como una hipoteca sobre un bien inmueble, que limita el
ejercicio de los de los derechos inherentes a la propiedad.
Líneas de crédito: Acuerdo de poner a disposición de un cliente un importe máximo de fondos durante
un determinado período de tiempo.
Opciones: Derecho de comprar o vender o, simultáneamente, comprar y vender, durante un período
determinado, acciones o mercancías a un precio previamente acordado.
Pasivos contingentes: Obligaciones potenciales, que sólo se materializan por el cumplimiento o por el
incumplimiento de determinadas condiciones. Pueden surgir de ventas, transferencias, endosos o
garantía en efectos negociables o en otras transacciones financieras. Por ejemplo, pueden originarse
en:
- redescuento de efectos, aceptaciones comerciales y bancarias procedentes de letras de cambio
comerciales;
- garantías otorgadas;
- cartas de aval, de conformidad o similares.
Recompra o reventa (contrato de): Acuerdo entre el vendedor y el comprador, de manera que el
vendedor (o comprador) pueden revender (o recomprar) efectos, acciones, o activos de cualquier
tipo al finalizar un determinado plazo, al cumplirse determinadas condiciones o al darse ambas
circunstancias.
Retenciones en garantía: Derecho del banco, normalmente establecido por escrito, de tomar posesión
de saldos contables que un garante o un deudor puede mantener con el mismo, para cubrir la
obligación del garante, deudor o tercero con el banco.