IAP 1000 - PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN BANCARIA Índice - Introducción - La necesidad de confirmación - Utilización de solicitudes de confirmación - Preparación y envío de solicitudes de confirmación - Contenido de las solicitudes de confirmación - Anexo: Glosario Introducción 1. El propósito de esta Declaración es suministrar sobre los procedimientos de confirmación interbancaria a los auditores independientes externos y a los profesionales de la banca, tales como auditores internos o inspectores. Se estima que los criterios contenidos en esta Declaración contribuyen a la efectividad de los procedimientos de confirmación interbancaria y a la eficacia del procesamiento de las respuestas. 2. Una etapa importante en el examen de los estados financieros de los bancos y de la información relacionada con ellos es la solicitud de confirmación directa de otros sobre los saldos mutuos y otros importes que aparecen en el balance y sobre otra información que si bien no siempre aparece en dicho documento, puede ser puesta de manifiesto en cuentas de orden o en la memoria. La información fuera de balance que puede requerir confirmación incluye cuestiones tales como las garantías, compras a futuro, contratos de recompra o reventa, opciones de compra y acuerdos de compensación o de retenciones en garantía de determinados saldos. Este tipo de evidencia es valiosa, porque procede directamente de una fuente independiente y, por tanto, suministra un más alto nivel de seguridad y fiabilidad que la obtenida únicamente de los propios registros del banco. 3. El auditor, al tratar de obtener confirmaciones interbancaria, puede encontrar dificultades en relación con el idioma, terminología, interpretaciones consistentes y ámbito de cuestiones cubiertas por la respuesta. Frecuentemente, tales dificultades resultan del uso de diferentes tipos de solicitud de confirmación o de interpretaciones inadecuadas del ámbito que se pretende abarcar en ellas. 4. Los procedimientos de auditoría pueden diferir de un país a otro y, por tanto, las prácticas habituales en un determinado lugar pueden tener incidencia en la manera en que se aplican los procedimientos de confirmación interbancaria. Si bien esta Declaración no pretende describir un conjunto completo de los procedimientos de auditoría, contempla algunos de los aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta en la utiliz ación de las solicitudes de confirmación. La necesidad de confirmación 5. Una característica esencial del control de gestión en las relaciones empresariales, con individuos, con grupos de sociedades o con instituciones financieras, es la posibilidad de obtener confirmación de las transacciones originadas de este modo, así como de las situaciones deudoras y acreedoras resultantes. La solicitud de confirmaciones bancarias se sustenta en la necesidad de la dirección del banco y de sus auditores de confirmar las relaciones financieras y comerciales entre el banco y: - otros bancos en el mismo país; - otros bancos en diferentes países; - sus clientes no pertenecientes al sector bancario. Aunque las relaciones interbancarias son similares en su naturaleza a las mantenidas entre los bancos y sus clientes no pertenecientes al sector, pueden tener importancia especial, por ejemplo, en relación con algunos tipos de información que se registra al margen de las cuentas de balance, tales como transacciones a futuro, compromisos o acuerdos de compensación o de retención de garantía . Utilización de solicitudes de confirmación 6. Los criterios incluidos en los párrafos que aparecen a continuación pretenden brindar apoyo a los bancos y a sus auditores en la obtención de confirmaciones independientes de las relaciones financieras o comerciales con otros bancos. No obstante, pueden existir ocasiones en las que los criterios incluidos en esta Declaración pueden ser también aplicables a los procedimientos de confirmación entre el banco y sus clientes no pertenecientes al sector bancario. Sin embargo, no son aplicables en los procedimientos de confirmación interbancaria de rutina que se llevan a cabo en relación con las transacciones comerciales realizadas día a día entre los bancos. 7. El auditor debe decidir a que banco o bancos debe solicitar confirmación, teniendo en cuenta cuestiones tales como dimensión de los saldos, volumen de actividad, grado de confianza en los controles internos y parámetros de importancia relativa en el contexto de los estados financieros. La comprobación de las actividades concretas del banco puede estructurarse de manera diversa y las solicitudes de confirmación pueden, por tanto, limitarse solamente a una investigación en relación con tales actividades. La solicitud de confirmación de transacciones individuales pueden formar parte de las pruebas incluidas en el sistema de control interno de un banco o bien puede ser una manera de verificar los saldos que aparecen en sus estados financieros en una fecha determinada. No obstante, las solicitudes de confirmación deben ser diseñadas para cumplir la finalidad específica a la que se orientan. 8. El auditor debe determinar cual de las siguientes posibilidades es la más adecuada en la obtención de confirmación de saldos o de otra información en relación con otro banco: - establecer una lista de saldos de otra información y solicitar confirmación de su precisión y carácter completo, o - solicitar detalles de saldos y de otra información, que serán comparados con los registros del banco solicitante. En la determinación de cual de estas posibilidades es la más adecuada, el auditor debe sopesar la calidad de la evidencia de auditoría que necesita en las circunstancias concretas, teniendo en cuenta también la probabilidad de obtener respuesta del banco al que se ha solicitado confirmación. 9. Pueden encontrarse dificultades en la obtención de respuestas satisfactorias incluso cuando el banco solicitante remite información para su confirmación al otro banco. Es importante que se produzca una respuesta a todas las solicitudes de confirmación. No es una práctica habitual solicitar respuesta sólo cuando la información enviada es incorrecta o incompleta. Preparación y envío de solicitudes y recepción de respuestas 10. El auditor debe determinar al destinatario adecuado al que debe enviarse la solicitud de confirmación, tal como un departamento concreto, que puede ser el de auditoría interna, inspección o cualquier otro, que puede ser designado por el banco que ha de atender la confirmación como el responsable de responder a solicitudes de este tipo. Puede ser adecuado, no obstante, remitir las solicitudes de confirmación a la alta dirección del banco (en la que, normalmente, están situados los departamentos indicados), más que a aquellas áreas en las que se confeccionan los saldos o la información en cuestión. En otros casos, el destinatario adecuado puede ser la sede local del banco del que se requiere la confirmación. 11. En la medida de lo posible, la solicitud de confirmación debe prepararse en el idioma del banco del que se requiere confirmación o en el normalmente utilizado en las actividades comerciales. 12. El control del contenido y del envío de la solicitud de confirmación es responsabilidad del auditor. No obstante, puede ser necesario que se obtenga autorización al respecto del banco en cuyo nombre se realiza. Las respuestas deben devolverse directamente al auditor y ser facilitadas mediante la inclusión en la solicitud de un sobre con su dirección. Contenido de las solicitudes de confirmación 13. La forma y contenido de las solicitudes de confirmación puede depender de la finalidad requerida para las mismas, de las prácticas locales y de los procedimientos contables del banco que las solicita, teniendo en cuenta, por ejemplo, si se utilizan con extensión sistemas informáticos. 14. La solicitud de confirmación debe redactarse de manera clara y concisa, que asegurase su rápida comprensión por el banco al cual se envía. 15. No toda la información sobre la que suele requerirse confirmación debe solicitarse al mismo tiempo. Normalmente, las solicitudes de confirmación deben enviarse en momentos diferentes durante el año, en relación con aspectos concretos de las rela ciones interbancarias. 16. Las solicitudes de información más comúnmente realizadas son las que se refieren a saldos, tanto deudores como acreedores, relativos al banco que los solicita, sobre tesorería, depósitos, prestamos y otros importes. La solicitud debe suministrar la descripción de la partida correspondiente, su importe y el tipo de moneda en que está expresado el saldo. también puede ser conveniente solicitar información sobre los saldos de importe nulo en cuentas mutuas o en aquellas que hayan sido canceladas en los doce meses anteriores a la fecha a la que se refiere la confirmación. El banco que solicita la información puede requerir confirmación no sólo de los saldos de las diferentes partidas sino, también, en los casos en que resulte de interés, de otros datos, tal como fechas de vencimiento, interés pactado, condiciones inusuales, líneas de crédito o disponibilidad similares, posibilidades de compensaciones de saldos o de retención en garantía, garantías reales u otros derechos similares, y detalles de cualquier garantía personal o pignoraticia prestada o recibida. 17. Una parte importante del negocio bancario se refiere al control de las transacciones normalmente conocidas como "fuera de balance". De acuerdo con ello, es probable que el banco que realiza la solicitud y sus auditores requieran confirmación sobre pasivos contingentes, tales como los que pueden surgir de garantías, avales, aceptaciones, endosos y operaciones similares. La confirmación puede referirse tanto a los pasivos contingentes del banco que realiza la solicitud en relación con el banco al que se envía la misma como a los originario en sentido contrario. El detalle suministrado o solicitado debe describir la naturaleza de los pasivos contingentes junto con la moneda en la que están expresados y su importe. 18. También suele realizarse confirmación de las compras y ventas a futuro o de las opciones de compra vigentes en el momento en que se realiza la solicitud. Tal confirmación debe describir los activos a los que se refiere el acuerdo, la fecha en que se acordó la transacción, su vencimiento y los términos en los que puede ser completada. 19. Otro tipo de información, sobre la que con frecuencia suele requerirse confirmación en fecha diferente a la relativa a la transacción, se refiere a cuestiones tales como posibles contratos de futuro en moneda extranjera, lingotes de oros, acciones y otros contratos en vigor. Suele ser práctica habitual en los bancos confirmar las transacciones con otros bancos cuando se realizan, pero, aún cuando sea así, el auditor debe confirmar, de manera independiente, una muestra de las referidas a un período de tiempo concreto o confirmar todas las operaciones o posibles compromisos en vigor con un determinado tercero. La solicitud debe suministrar detalles de cada operación o acuerdo, incluyendo sus importes, la fecha de contratación, la fecha de vencimiento, el precio al que se ha fijado la operación, la moneda en que se realiza la misma y los correspondientes importes, todo ello en relación con los contratos en los que el banco solicitante haya podido intervenir como comprador o como vendedor. 20. Los bancos reciben con frecuencia valores mobiliarios u otros activos en depósito de seguridad establecido a favor de sus clientes. Una solicitud de confirmación puede también, por tanto, referirse a estas partidas recibidas por el banco solicitante en una determinada fecha. La confirmación debe solicitar una descripción de los bienes depositados, así como de la naturaleza de los derechos sobre los mismos. ANEXO Glosario Este Anexo define algunos de los términos utilizados en esta Declaración. La lista no pretende incluir todos los términos utilizados en las solicitudes de confirmación interbancaria. Las definiciones se han realizado teniendo en cuneta las prácticas habituales en la banca, si bien los usos locales o la aplicación de la legislación a un caso concreto pueden ser diferentes. Depósito de seguridad: Servicio ofrecido por los bancos a sus clientes, en el que éstos realizan la custodia de cualquier tipo de activo, normalmente por motivos de seguridad. Garantía personal o pignoraticia: Garantía ofrecida por el prestatario al prestamista, como compromiso de pago de un préstamo que, no obstante, no es habitual en el caso de los negocios interbancarios. El prestamista, tiene con ello asegurada su deuda en caso de impago, en la medida en la que puede proceder contra el garante o contra la garantía, en búsqueda de obtención de satisfacción de su crédito. Cualquier tipo de bienes puede ser utilizado como garantía. Ejemplos al respecto son las propiedades inmobiliarias, bonos, existencias, efectos, avales y créditos documentarios, enseres, justificantes de depósitos o pignoraciones, etc. Gravámenes: Derecho de un tercero, tal como una hipoteca sobre un bien inmueble, que limita el ejercicio de los de los derechos inherentes a la propiedad. Líneas de crédito: Acuerdo de poner a disposición de un cliente un importe máximo de fondos durante un determinado período de tiempo. Opciones: Derecho de comprar o vender o, simultáneamente, comprar y vender, durante un período determinado, acciones o mercancías a un precio previamente acordado. Pasivos contingentes: Obligaciones potenciales, que sólo se materializan por el cumplimiento o por el incumplimiento de determinadas condiciones. Pueden surgir de ventas, transferencias, endosos o garantía en efectos negociables o en otras transacciones financieras. Por ejemplo, pueden originarse en: - redescuento de efectos, aceptaciones comerciales y bancarias procedentes de letras de cambio comerciales; - garantías otorgadas; - cartas de aval, de conformidad o similares. Recompra o reventa (contrato de): Acuerdo entre el vendedor y el comprador, de manera que el vendedor (o comprador) pueden revender (o recomprar) efectos, acciones, o activos de cualquier tipo al finalizar un determinado plazo, al cumplirse determinadas condiciones o al darse ambas circunstancias. Retenciones en garantía: Derecho del banco, normalmente establecido por escrito, de tomar posesión de saldos contables que un garante o un deudor puede mantener con el mismo, para cubrir la obligación del garante, deudor o tercero con el banco.