politicas generales para el uso de vehículos propiedad del inifap

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INDICE
I.
Introducción.…………………………………………………………………………….
3
II.
Objetivo general ………………………………………………………………………….
4
III.
Marco jurídico …………………………………………………………………………….
5
IV.
Políticas generales ……………………………………………………………………….
6
V.
Del uso de los vehículos ………………………………………………………………...
8
VI.
Del mantenimiento ……………………………………………………………………….
9
VII.
Del combustible …………………………………………………………………………..
9
VIII.
Del aseguramiento ……………………………………………………………………….
10
IX.
De los vehículos siniestrados …………………………………………………………... 11
X.
De las bajas de vehículos ……………………………………………………………….
12
XI.
Transitorio …………………………………………………………………………………
13
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I. INTRODUCCION
La Dirección General a través de la Coordinación de Administración y Sistemas, ha
encaminado sus esfuerzos a la instrumentación de normatividad en materia del uso racional
de los recursos, con el propósito de lograr un ordenamiento y control de estos activos, para
el cumplimiento eficiente y oportuno del mandato Institucional.
En este sentido, se emiten estos lineamientos que tienen la finalidad de dar a conocer a los
usuarios de los vehículos propiedad del INIFAP, la normatividad aplicable en la asignación,
uso, control, mantenimiento y aseguramiento de las unidades vehiculares.
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II. OBJETIVO GENERAL
Establecer e instrumentar políticas generales para el uso, control y mantenimiento de los
vehículos de propiedad o al servicio del INIFAP, a los que deben sujetarse Oficinas
Centrales, los ocho Centros de Investigación Regional, los cinco Centros Nacionales de
Investigación Disciplinaria y los Campos Experimentales.
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III. MARCO JURIDICO
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación 5II-1917 y sus reformas.
 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Diario Oficial de la Federación 29-XII1976 y sus reformas.
 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Diario Oficial de la Federación 14-V-1986 y
su Reglamento.
 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. Diario Oficial de la
Federación 30-III-2006 y su Reglamento.
 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Diario
Oficial de la Federación 13-III-2002 y sus reformas.
 Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio que le
corresponda.
 Decreto por el que se crea el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y
Pecuarias, como un Organismo Público Descentralizado, con personalidad jurídica y
patrimonio propios. Diario Oficial de la Federación 2-X-2001.
 Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y
Pecuarias. Diario Oficial de la Federación 15-I-2002.
 Reglamento de Transito del Gobierno del Distrito Federal
correspondiente en las Entidades Federativas.
y el Reglamento
 Condiciones Generales de Trabajo de la SAGARPA.
 Lineamientos para el Otorgamiento a los Servidores Públicos de la Prestación Inherente
al puesto en materia de Vehículos (DOF) 6 de agosto de 2004.
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IV. POLITICAS GENERALES
PRIMERA.- Las presentes políticas establecen los criterios y procedimientos de carácter
general para el uso de los vehículos automotores propiedad o al servicio del INIFAP, así
como la conducta que deben de seguir los servidores públicos que los usen.
La aplicación de estas políticas se llevará a cabo sin perjuicio y en lo que no se oponga a las
disposiciones legales y reglamentarias que regulen de manera específica los actos de que se
trate.
SEGUNDA.- Glosario de Términos: Para los efectos de estas políticas se entenderá por:
1) CENID: Centro Nacional de Investigación Disciplinaria. Lugar encaminado a resolver
problemas del sector agropecuario y forestal, que se caracteriza por su alto grado de
especialización en una disciplina en particular;
2) CIR: Centro de Investigación Regional. Lugar que ofrece el servicio de investigación
agropecuaria y forestal en apoyo a los productores de la región, industriales, instituciones
de enseñanza y gobierno en sus tres niveles;
3) INIFAP. Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias;
4) Parque Vehicular. Grupo de vehículos automotores al servicio del INIFAP, que se utilizan
para la realización de las actividades de las diversas áreas del instituto;
5) Resguardante. Servidor público que por el desempeño de sus funciones, puede tener un
vehículo asignado ó un vehículo utilitario;
6) Resguardo Definitivo. Documento escrito y signado por determinado servidor público, el
cual se compromete a cuidar de la conservación del vehículo automotor;
7) Resguardo Temporal. Documento escrito y signado por determinado servidor público, el
cual se compromete a cuidar de la conservación del vehículo automotor, por determinado
tiempo;
8) Responsable de los recursos materiales. Personal de mando medio encargado del
parque vehicular.
9) Tercero. Aquella persona que no tiene relación jurídico laboral con el INIFAP, pero que
tiene un contrato para prestarle un servicio y que dentro de las condiciones se específica
el uso del parque vehicular del INIFAP;
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10) Vehículo Asignado. Automóvil designado a un servidor público en particular, en forma
definitiva de acuerdo con la normatividad vigente; y
11) Vehículo Utilitario. Automóvil para el uso de varias funciones, perteneciente a un parque
vehicular, al cual tienen acceso diferentes servidores públicos.
TERCERA.- Los vehículos asignados o utilitarios, serán utilizados sólo para realizar y apoyar
la ejecución de funciones sustantivas y administrativas del Instituto, por lo que no podrán ser
destinados a otras distintas o para uso personal.
CUARTA.- Los vehículos adscritos en Oficinas Centrales, CIR, CENID y Campos
Experimentales, deberán pernoctar en las instalaciones del INIFAP, salvo las excepciones
siguientes:
a) Cuando el personal se encuentre de comisión, y
b) Por necesidades del servicio como: Dar cumplimiento a las actividades
encomendadas que impliquen realizarse fuera del horario y/o días no laborales.
Para los efectos de las excepciones anteriores, se deberá contar con las autorizaciones y
controles necesarios que lo respalden.
QUINTA.- Los vehículos utilitarios son aquellos que son utilizados para el apoyo de las
diferentes actividades del instituto.
SEXTA.- Todos los vehículos propiedad del INIFAP, deben estar plenamente identificados
con el logotipo del INIFAP de acuerdo a lo establecido en el Manual de Identidad
Institucional.
SEPTIMA.- Todos los vehículos deberán contar con un expediente, este estará integrado
con toda la documentación del vehículo, desde su adquisición hasta la última fecha de
calendario: copia de factura, pagos de tenencia, verificación vehicular, copia de tarjeta de
circulación, copia de póliza de seguro, inventarios, resguardo, bitácora de servicio, consumo
de combustible, copia de las facturas de los servicios realizados y cualquier otro documento
correspondiente al mismo.
OCTAVA.- Cuando se extravíe algún documento relativo y/o necesario para el uso del
vehículo, se deberán realizar las gestiones conducentes a su reposición, en coordinación con
el personal que utilizó dicho vehículo que en su caso e invariablemente, deberá hacerlo del
conocimiento de la Subdirección de Obra Pública y Servicios Generales.
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V. DEL USO Y ASIGNACIÓN DE LOS VEHICULOS
NOVENA.- El otorgamiento de vehículos a servidores públicos o terceros bajo contrato o
convenio, se determinará por lo siguiente:
a) Vehículo Asignado: Con motivo de una prestación que reciben los servidores
públicos en razón del grupo, grado o nivel al que pertenezcan, de acuerdo con la
naturaleza de sus responsabilidades; y
b) Vehículo Utilitario: Con motivo de prestación de servicios generales o de apoyo, y
en ningún caso deberán ser asignados de manera particular a ningún servidor
público.
El usuario del vehículo deberá procurar que el vehículo se encuentre en condiciones de
resguardo y cumplir las reglas de vialidad correspondientes.
DECIMA.- El otorgamiento de vehículos como medio para llevar a cabo las actividades de
las distintas áreas será tanto para servidores públicos, como para un Tercero con quien
existe una relación contractual distinta a la laboral, siempre que se establezca dentro del
contrato o convenio correspondiente.
DECIMA PRIMERA.- La responsabilidad del uso, control y mantenimiento de los vehículos,
corresponderá:
a)
b)
c)
d)
Oficinas Centrales: Dirección de Recursos Materiales y Servicios;
CIR: Dirección de Administración;
CENID: Jefes de Administración; y
Campos Experimentales: Jefe de Campo.
DECIMA SEGUNDA.- En el caso de los vehículos utilitarios adscritos a Oficinas Centrales,
se deberán solicitar con cuando menos con un día hábil de anticipación.
La petición debidamente justificada, la podrán realizar los interesados a través de correo
electrónico dirigido al Jefe de Departamento de Servicios Generales, marcando copia al
Subdirector de Obra Pública y Servicios Generales, obteniendo la confirmación por la misma
vía.
En todos los casos, las solicitudes deberán ser firmadas por el titular de cada área o por
quien lo supla en sus ausencias.
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DECIMA TERCERA.- Cuando en los CIR, CENID y Campos Experimentales, se requiera de
un vehículo utilitario, se deberá realizar la solicitud al Jefe de Departamento de Recursos
Materiales, Jefes de Administración y Jefes de Campo según corresponda.
La petición debidamente justificada, la podrán realizar a través de correo electrónico, en caso
de no contar con correo electrónico, deberá formalizarla por escrito.
DECIMA CUARTA.- Cuando se trate de vehículos utilitarios, los conductores deberán firmar
un resguardo temporal y tener la licencia de conducir vigente.
DECIMA QUINTA.- El personal investigador que para el desarrollo de un proyecto y por las
necesidades de este, requiera de un vehículo utilitario, podrá solicitar la asignación temporal
de una unidad, pudiendo renovarse cada que sea necesario y de acuerdo con la
disponibilidad existente.
En referencia al párrafo anterior, estos deberán observar lo establecido en la política Cuarta,
de este documento.
DECIMA SEXTA.- Los responsables de los recursos materiales, serán los responsables del
resguardo y mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos utilitarios. En Oficinas
Centrales el responsable será el Jefe del Departamento de Servicios Generales.
VI. DEL MANTENIMIENTO
DECIMA SEPTIMA.- Los responsables de los recursos materiales deberán supervisar que
los vehículos se encuentren en condiciones de seguridad, llevando a cabo el Programa
Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Asimismo se deberá llevar un registro de
las incidencias, servicios y/o composturas a que se haya sometido dicho vehículo. En
Oficinas Centrales el responsable será el Jefe de Departamento de Servicios Generales.
DECIMA OCTAVA.- Los responsables de los recursos materiales, deberán vigilar que los
vehículos y sus documentos necesarios para el uso y aprovechamiento de estos, se
encuentren en regla y actualizados de conformidad con las disposiciones legales
respectivas.
DECIMA NOVENA.- Los vehículos con antigüedad máxima de hasta tres años, deberán ser
enviados para su mantenimiento preventivo y correctivo a la agencia de la marca que
corresponda, para mantener la garantía correspondiente; los demás vehículos se enviarán a
talleres reconocidos para su mantenimiento.
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VII. DEL COMBUSTIBLE
VIGÉSIMA.- Los vehículos contarán con una dotación mensual de gasolina de acuerdo al
número de cilindros de cada unidad, conforme a lo siguiente:
a) Vehículos de 6 y 8 cilindros: 400 litros; y
b) Vehículos de 4 cilindros: 270 litros
VIGESIMA PRIMERA.- La Coordinación de Administración y Sistemas, podrá reducir la
dotación de gasolina cuando se considere necesario, dependiendo de la disponibilidad de
recursos y/o programas de ahorro vigentes.
VIGESIMA SEGUNDA.- Los vales de gasolina adquiridos con recursos fiscales, tendrán que
solicitarse en los últimos diez días de cada mes a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a efecto de contar con ellos dentro de los cinco primeros días de cada mes.
En el caso de los vales de gasolina adquiridos con recursos propios, estos tendrán que
solicitarlos a la Dirección de Administración en el CIR y Campos Experimentales, y a los
Jefes de Administración en el CENID, de acuerdo con las actividades establecidas y
tomando en cuenta el calendario autorizado en los proyectos de investigación y con su
debida justificación para su dotación.
VIGESIMA TERCERA.- Los vehículos al servicio de unidades administrativas que por las
actividades propias de su función, atienden programas especiales o llegarán a tener
situaciones extraordinarias, podrán requerir apoyo adicional de combustible, debidamente
justificado. Asimismo cuando se trate de comisiones adicionales o fuera de la zona normal
de tránsito metropolitana de la oficina que corresponda, se le podrá asignar apoyo adicional
de combustible debidamente justicadas.
La autorización de dotaciones adicionales se tramitará en la Dirección Regional y la
Dirección de CENID, previa solicitud y justificación. Estos casos estarán sujetos
invariablemente a la disponibilidad presupuestal y tomando en cuenta la cláusula vigésima
considerando el cilindraje y los kilómetros estimados que se recorrerán en la actividad
extraordinaria solicitada.
VIII. DEL ASEGURAMIENTO
VIGESIMA CUARTA.- La Coordinación de Administración y Sistemas, establecerá los
mecanismos necesarios para el aseguramiento de los vehículos automotores, conforme a los
Lineamientos relativos a la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales que realicen
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las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y de acuerdo con la
normatividad vigente.
VIGESIMA QUINTA.- En cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia de seguros,
todos los vehículos al servicio del INIFAP, deberán contar con un lugar de estacionamiento
en las instalaciones de INIFAP y/o un lugar debidamente resguardado para protección de las
unidades.
IX. DE LOS VEHICULOS SINIESTRADOS
VIGESIMA SEXTA.- Los vehículos propiedad del INIFAP que sean objeto de un siniestro
por: robo, cristales y/o daños materiales, tienen que ser reportados en forma inmediata a la
aseguradora y a la Dirección de Recursos Materiales, siendo responsabilidad del usuario
este reporte en coordinación con los Responsables de los Recursos Materiales.
VIGESIMA SEPTIMA.- Cuando un vehículo se encuentre siniestrado se procederá a:
a) Notificar a la Aseguradora;
b) Obtener el reporte de aviso de accidente de la aseguradora, misma que contiene
el número de siniestro;
c) En caso de robo acudir al Ministerio Público a levantar el acta de denuncia.
d) En caso de robo y en coordinación con el área Jurídica, ratificar la denuncia y
acreditar la propiedad ante el Ministerio Público, del cual se obtendrá el acta
correspondiente;
e) Cuando el vehículo se declare como pérdida total, se deberá tramitar carta de
pérdida total ante la aseguradora;
f) En caso de robo y/o accidente en carretera, reporte original de la Policía Federal
Preventiva.
g) El usuario responsable deberá elaborar un acta circunstanciada administrativa
donde haga la relatoria de hechos, de comisión y de resguardo, turnándola a la
Dirección de Recursos Materiales o los Responsables de los Recursos Materiales,
para validar la situación que prevaleció cuando se produjo el siniestro. La
Coordinación de Administración y Sistemas podrá notificar situaciones fuera de
norma a las autoridades correspondientes, en caso de así requerirse, para
determinar las posibles responsabilidades administrativas y penales en su caso.
VIGESIMA OCTAVA.- Cuando un vehículo sufra un siniestro, y derivado de este se
considere pérdida total, se deberá remitir a la Dirección de Recursos Materiales la siguiente
documentación en original:
a) Factura o copia certificada;
b) Los últimos cinco pagos de tenencia;
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c)
d)
e)
f)
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La baja de placas;
Tarjeta de Circulación original o copia certificada;
Los juegos de llaves; y
Original o copia certificada de las últimas verificaciones (cuando así lo requiera la
entidad federativa).
VIGESIMA NOVENA.- Cuando un vehículo haya sufrido un siniestro, el resguardante deberá
elaborar un acta administrativa, en la que se hagan constar los hechos, que motivaron el
ilícito o accidente del que fue objeto el automóvil y la entregará al responsable de la
administración en el CIR o CENID. En el caso de Oficinas Centrales se entregará a la
Dirección de Recursos Materiales.
Esto es aplicable, para los poseedores de un resguardo definitivo o un resguardo temporal.
X. DE LAS BAJAS DE VEHICULOS
TRIGÉSIMA.- Una vez que sea resarcido el daño por robo o pérdida total al instituto por
parte de la aseguradora, se deberá iniciar con el proceso de desincorporación patrimonial y
proceder a la baja del registro contable, de conformidad con las “Bases Generales para el
Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del INIFAP”.
TRIGESIMA PRIMERA.- Cuando los vehículos presenten condiciones físicas que por su
uso, aprovechamiento o estado de conservación no sean ya adecuados o resulte
inconveniente su utilización para el servicio, y de acuerdo con el dictamen correspondiente,
estos deberán enajenarse o destruirse, de conformidad con las “Bases Generales para el
Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del INIFAP”.
TRIGESIMA SEGUNDA.- Toda situación no considerada en las presentes Políticas será
resuelta por la Coordinación y Sistemas.
TRIGESIMA TERCERA.- La interpretación de las presentes políticas será facultad de la
Coordinación de Administración y Sistemas.
XI. TRANSITORIO
UNICO.- Las presentes políticas entrarán en vigor al siguiente día hábil de su autorización
por el Órgano de Gobierno del INIFAP.