Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia

Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes
Protocolos de Respuesta a
Emergencias Humanitarias
Registro Legal y Cumplimiento de las Leyes
D8
Si necesita ayuda, comuníquese con:
Unidad Legal del Miembro Principal
O póngase en contacto con:
Grupo de Emergencia de CARE (CEG)
Carsten Voelz, Gerente de Operaciones de Emergencia
 Teléfono: + 41 22 795 1023  Email: [email protected]
Líder del proceso:
Director de País o Jefe del Equipo de
Respuesta a Emergencias
Involucrados:
Supervisor Inmediato, Asesor Legal,
Departamentos de RRHH y Finanzas del
Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI;
Miembros Financistas de CI; Gerente de
Operaciones de CI
A. Objetivo
Este protocolo ofrece orientación sobre aspectos importantes relativos al cumplimento de las
leyes, incluido el registro legal, por parte de CARE durante operaciones de respuesta.
B. Política
Las operaciones de CARE deben cumplir con las leyes del gobierno anfitrión, y con las
obligaciones legales de los contratos entre CARE y sus donantes, proveedores y terceros, con
quienes mantiene relaciones contractuales.
De acuerdo al Código de CARE Internacional, el Miembro Principal o Miembro Coordinador
tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las leyes y el registro legal de las
operaciones de CARE en el país donde ejecuta sus programas.
Este protocolo ofrece orientación general y limitada sobre asuntos legales comunes que se
presentan durante situaciones de emergencia; no ofrece asesoramiento legal propiamente
dicho. Las oficinas de CARE deberán solicitar asesoramiento legal en lo que respecta al
cumplimiento de las leyes, de acuerdo al país y la situación en particular.
C. Instrucciones
Este documento contiene información general y limitada sobre asuntos legales comunes que se
presentan durante una emergencia:
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Registro legal de la presencia de CARE en un país o en una zona específica de un país en
el que ya opera
Cumplimiento de las leyes nacionales
Actividades de programa
Personal
Contratos con proveedores, socios y otros
Contratos con donantes
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Cumplimiento de la ley antiterrorista.
Introducción
Como organización humanitaria profesional, CARE debe mantener un estándar elevado y una
buena reputación cumpliendo todas las leyes que afectan a sus operaciones y relaciones – las
cuales van desde el Derecho Internacional Humanitario, pasando por las leyes penales, civiles,
contractuales y consuetudinarias del país anfitrión, hasta aquellas que rigen los contratos de los
Miembros de CARE Internacional con donantes y terceros.
Acciones
 El Director de País, o el Jefe del Equipo de Respuesta a Emergencias, tiene la
responsabilidad de velar por el cumplimiento de las leyes en todas las operaciones de
respuesta, bajo la dirección y orientación del Miembro Principal o Miembro Coordinador de
CI.
 Solicitar asesoramiento legal en todos los asuntos en los que CARE requiera orientación
respecto al cumplimiento de las leyes y normas locales. Si se trata de las leyes del gobierno
anfitrión, lo mejor es contratar los servicios de un abogado de renombre en el país en
cuestión, ya que los marcos normativos difieren de un país a otro. Si se trata de otros
asuntos legales, la OP deberá solicitar orientación al asesor legal del Miembro
Principal/Miembro Coordinador correspondiente.
Registro legal de la presencia de CARE en un país o en una zona específica de un país en
el que ya opera:
CARE debe contar con la autorización del gobierno anfitrión para llevar a cabo operaciones de
respuesta. Por lo general se dan dos casos:
1. En los países donde CARE tiene presencia, el gobierno anfitrión y CARE deben haber
firmado un documento de registro o un convenio de país, el cual debe describir el marco
normativo que autoriza las operaciones de CARE.
Acciones
 Revisar el convenio de país para asegurar que permite los tipos de operaciones
previstas y que autoriza a CARE a operar en la zona específica del país afectada por la
emergencia. Si es necesario introducir modificaciones al convenio/documento de
registro existente o si se necesita permisos adicionales, habrá que solicitar y procesar lo
antes posible tales modificaciones o permisos.
2. En los países donde CARE no tiene presencia, o no tiene registro legal, la organización
deberá solicitar al gobierno anfitrión un permiso por escrito, antes de lanzar una operación
de respuesta, para llevar a cabo las actividades planeadas.
Acciones
 En cuanto CARE tome de la decisión de lanzar una operación de respuesta en un país
donde no tiene presencia, y antes de que su personal ingrese al país en cuestión, el
Miembro Principal o el Miembro Coordinador de CI deberá enviar una carta de intención
ya sea a la embajada del país afectado, y/o su Ministerio de Relaciones Exteriores, y/o
el residente/coordinador humanitario de la ONU.
 El Jefe del Equipo de Respuesta a Emergencias deberá portar una copia de la carta de
intención al momento de ingresar al país, además de otros documentos pertinentes
expedidos por CARE Internacional (ver Capítulo 28 Administración).
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Una vez en el país, el jefe del equipo deberá ponerse en contacto con la entidad pública
encargada de coordinar los asuntos humanitarios con ONG internacionales, y solicitar lo
siguiente:
o Que se inicie al proceso de registro legal necesario para operar en el país
o Una autorización provisional, por escrito, otorgada por el gobierno, que permita a
CARE iniciar inmediatamente las operaciones de ayuda de emergencia en las áreas
afectadas, además de otros documentos que permitan a CARE abrir cuentas
bancarias, proceder a la compra e importación de suministros, contratar personal
local, y llevar personal expatriado al país.
Asegurar que todas las conversaciones trascendentales sostenidas con las autoridades
sobre el registro legal de CARE se confirmen por escrito.
En todos los casos, las operaciones de respuesta deberán comenzar sólo cuando CARE
tenga en su poder la autorización por escrito del gobierno correspondiente.
Cumplimiento de las leyes nacionales
Es deber de CARE asegurar que sus actividades se lleven a cabo conforme a la ley, respetando
todas las normas y leyes aplicables. Esto incluye áreas tales como trabajo, transacciones
bancarias, contratos, circulación, seguro, leyes penales y de otra naturaleza, así como salud,
seguridad, construcción y otras normas.
Acciones
 Asegurar que todo el personal sepa que deberá cumplir, durante el tiempo que trabaje en
CARE, todas las leyes nacionales y locales que afectan a las actividades que realiza en
nombre de la organización. No deberá realizar ninguna actividad que pueda ser ilegal,
perjudicar la reputación de CARE o representar un conflicto de intereses.
 Solicitar asesoramiento legal si existen dudas sobre la legalidad de las actividades de CARE
en el país.
 Establecer controles internos adecuados para asegurar que se cumplan las leyes, se evite
la corrupción y se monitoree las actividades de manera adecuada.
Actividades del programa
Hay tres marcos de cumplimiento legal por los que CARE se rige, los cuales deben ser
considerados durante la planificación e implementación de las actividades del programa:
1. El Código de Conducta relativo al Socorro en Casos de Desastre para el Movimiento
Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja y ONGs Internacionales
(www.icrc.org/Web/eng/siteeng0.nsf/html/p1067) — El propósito de este código es preservar
altas normas de comportamiento, y mantener elevados niveles de independencia y eficacia
en las operaciones de ayuda humanitaria. En caso de conflicto armado, el código se
interpretará y aplicará de conformidad con el Derecho Internacional Humanitario. Se trata de
un código de carácter voluntario, que respetarán todas las organizaciones que lo suscriban,
movidas por el deseo de mantener las normas en él establecidas.
2. Normas técnicas — Las normas que rigen la mayoría de las operaciones de respuesta están
expuestas en el Manual de Esfera (www.sphereproject.org) así como en los capítulos
correspondientes del CET (especialmente el Capítulo 6 Calidad y Rendición de Cuentas).
3. Leyes aplicables — los gobiernos anfitriones y donantes pueden exigir que CARE realice
sus actividades de programa de conformidad con ciertas leyes o normas.
Acciones
 Revisar los documentos correspondientes para asegurar que el diseño y la implementación
del programa tengan presente y cumplan con el Código de Conducta, las normas técnicas y
las leyes aplicables.
Personal
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CARE deberá contratar personal nacional conforme a las leyes laborales del país anfitrión, y de
acuerdo a las normas establecidas por el Miembro empleador de CI si se trata de personal
internacional.
Acciones
 Asegurar que todo el personal nacional e internacional contratado por CARE tenga sus
correspondientes contratos de trabajo, y que las condiciones laborales cumplan con las
normas legales que rigen aspectos tales como sueldos, impuestos y beneficios sociales,
horas laborales, días de descanso, seguro médico y contra accidentes, compensación por
cese, etc. (para mayor información, consultar el Protocolo D7 Gestión de Recursos
Humanos y el Capitulo 23 Recursos Humanos).
 Asegurar que el personal internacional cuente con los permisos de trabajo y las visas
correspondientes para el país en cuestión.
Contratos con proveedores, socios y terceros
Todo contrato que CARE celebra con proveedores, socios o terceros tiene implicancias legales
en relación con lo que cada parte contratante tiene que cumplir. CARE deberá asegurar que los
contratos cumplan con las leyes aplicables y protejan los intereses de la organización.
Acciones
 Asegurar que se utilice los documentos contractuales pertinentes (ver Capítulo 26
Administración) en todas las transacciones o relaciones en las que CARE contraiga
obligaciones importantes, y que dichos documentos contractuales cumplan con las leyes
aplicables.
Contratos con donantes
CARE tiene la obligación legal de usar los fondos y las contribuciones en especie provistos por
los donantes para apoyar las actividades de la organización, según los propósitos previstos. En
las propuestas de CARE a los donantes y/o en contratos de donación concretos se describen
los propósitos para los que se tiene previsto usar los fondos (ver Capítulo 16 Gestión de
Contratos con Donantes).
Acciones
 Asegurar los propósitos para los que se tiene previsto usar todos los fondos y las
contribuciones donadas a CARE sean claramente entendidos por el personal responsable
del uso de esos recursos.
 Asegurar que los documentos de donación, así como las restricciones y normas impuestas
por el donante sean claramente entendidos por el personal responsable del uso de esos
recursos.
Cumplimiento de la ley antiterrorista
Algunos gobiernos que autorizan las operaciones de CARE – inclusive en los países donde los
Miembros de CI están registrados y/o en los países donde CARE ejecuta programas – exigen
que la organización cumpla con normas antiterroristas específicas.
Acciones
 Solicitar orientación al Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI, Miembros financistas
de CI, y gobiernos anfitriones sobre las normas antiterroristas aplicables.
 Velar por su cumplimiento.
D. Notas finales
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1. Para mayor información, consultar los capítulos pertinentes del CET (ver Capítulo 28
Administración).
2. Solicitar asesoramiento legal profesional y orientación al Miembro Principal/Miembro
Coordinador de CI.
3. Todos los asuntos legales importantes deberán ser informados al Miembro
Principal/Miembro Coordinador de CI.
4. Protocolos relacionados:
C1 Seguridad y Protección
C4 Evaluación de Riesgos Operacionales
C6 Inicio de la Respuesta
D6 Gestión Financiera
D7 Gestión de Recursos Humanos
E1 Calidad y Rendición de Cuentas
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