P-CCBA-HER-07 - Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias

Código: P-CCBA-HER-07
Revisión: 03
Fecha de emisión: 16-Feb2011
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Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones
1.-OBJETIVO
Permitir a los usuarios ingresar material biológico a las colecciones del herbario UADY.
2.- ALCANCE
Usuarios internos y externos que estén desarrollando investigación e interesados en depositar su material biológico en el herbario UADY.
3.- POLÍTICAS
3.1 La recepción del material biológico se realizará en los días hábiles establecidos en el calendario de la UADY en horarios de oficina (8:00
a 15:00 horas).
3.2 El usuario debera recibir el formato deposito de material biológico (F-CCBA-HER-04) como comprobante de ingreso de su material en el
herbario.
3.3 Solo podrá ingresar ejemplares que cumplan con el reglamento del herbario UADY (L-CCBA-HER-01) establecido en el artículo 22.
3.4 Antes de ingresar el material al herbario, se deberá fumigar por un lapso de 48 horas.
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4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
T écnico académico del herbario
Usuari o
Inicio
1
Entregar material
2
Recepcionar material y
rev isar ejemplares
3
Cumple
requisitos de
ingreso?
No
Regresar a usuario.
Si
4
Llenar form ato de
recepci ón y registro.
5
Fumigar material
6
Preparar material
7
Captura inf ormación en
base de datos
8
Intercalar material
Final
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5.-
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Tarea/
Decisión
Descripción
(nombre)
Responsable
1
Entregar material.
Usuario
2
Recepcionar material y
revisar
ejemplares.
Técnico académico del
herbario.
3
Regresar a usuario.
Técnico académico del
herbario.
4
Llenar formato de
recepción y registro.
Técnico académico del
herbario.
5
Fumigar material.
Técnico académico del
herbario.
6
Preparar material.
Técnico académico del
herbario.
7
Captura de
información en base
de datos.
Técnico académico del
herbario.
8
Intercalar material.
Técnico académico del
herbario.
Registro de
Calidad
(código)
Descripción de la actividad detallada
1.1 Entrega material biológico al técnico académico del
herbario para que éstos sean ingresados a las
colecciones.
2.1 Recibe el material y verifica si los ejemplares cumplen
con los requisitos de ingreso para ingresar a las
colecciones.
3.1 En caso de que los ejemplares no cumplan con los
requisitos de ingreso a las colecciones, regresa las
mismas al usuario.
4.1 5.1 En caso de que los ejemplares cumplan con los
requisitos de ingreso, se continúa con el procedimiento
4.2 Llena el formato depósito de material biológico para
colección (F-CCBA-HER-04), la cual se entrega o envía
una copia al usuario.
5.1 Somete el material a congelación por un periodo de 48
horas, con el fin de fumigar los ejemplares, antes de su
ingreso al herbario.
5.2 Registra la actividad en el formato control de fumigado
de material botánico (F-CCBA-HER-21).
6.1 Las plantas y macroalgas son montados sobre una
cartulina dejándolo en una posición estética adecuada.
6.2 Las microalgas son depositados en frascos de plástico.
6.3 Para todos los casos, la etiqueta de campo es anexada.
7.1 Captura la información contenida en la etiqueta de cada
ejemplar, en la base de datos correspondiente.
8.1 Intercala el material biológico en el anaquel
correspondiente, de acuerdo a la organización de cada
colección.
NA
NA
NA
F-CCBA-HER-04
F-CCBA-HER-21
NA
NA
NA
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6.-
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
(cuando aplique)
L-CCBA-HER-01
Nombre del documento
Reglamento del herbario UADY.
Lugar de almacenamiento
Archivo general del herbario.
7.- CONTROL DE REGISTROS
Nombre del registro
Lugar de
almacenamiento
Responsable de su
protección
Tiempo de
retención
F-CCBA-HER-04
Depósito de material biológico
para colección.
Archivo del
servicio.
Técnico académico del
herbario.
Un año.
F-CCBA-HER-21
Control de fumigado de material
botánico
Archivo del
servicio.
Técnico académico del
herbario.
Un año.
Identificación
(código)
Disposición de
los registros
Archivo muerto.
Archivo muerto.
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8.- ENFOQUE A PROCESOS
Insumo
Material biológico.
Proveedor
Producto y/o salida
Usuarios.
Material biológico para
colección.
Cliente y/o usuario
Necesidades o
expectativas
Herbario UADY.
Obtener material biológico
con
las
condiciones
adecuadas para su ingreso
a la colección.
9.- GLOSARIO
9.1 .- SIGLAS
CCBA. Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias.
HER. Herbario.
UADY. Universidad Autónoma de Yucatán.
9.2 .- DEFINICIONES
Determinar. Establecer el nombre correcto de un especimen.
Floras. Conjunto de especies vegetales que se pueden encontrar en una región geográfica.
Guías de identificación. Descripciones sintéticas de organismos vegetales o animales, ordenadas en forma lógica. Generalmente incluyen
fotografías de los taxones para ayudar en la identificación.
Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos, herborizadas, deshidratadas, fijadas y mantenidas en líquido o sometidas a otros
procesos para asegurar su preservación y que sirven como material de referencia en la investigación y la docencia.
Identificar. Proceso de la asignación del nombre científico completo (género y especie) al material recolectado en campo.
Material biológico. Ejemplares de plantas, hongos o algas que han sido colectadas con técnicas estándar y que se mantienen preservadas en
condiciones adecuadas.
Usuario externo. Son los profesionales, aficionados, representantes de instituciones y público en general que consulta el herbario.
Usuario interno. Es el personal académico y estudiantes del CCBA y de otras instituciones académicas con las que la UADY tenga convenios
vigentes que consultan el herbario.
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10.- CONTROL DE REVISIONES
NIVEL DE
REVISIÓN
01
SECCIÓN
Y/O PÁGINA
Sección 3.
Sección 7.
Sección 4
Sección 5
02
Sección 7
03
Sección 5.
FECHA DE MODIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
En política 3.3. se cambia “artículo 21” por “artículo 22”.
En el tiempo de retención se agrega “un año” en sustitución de “permanente” y en la disposición de los
registros se anexa “archivo muerto” en sustitución de “archivo general del herbario”.
Se eliminan las actividades 1,2 y 3 y pasa la actividad 4 “entregar material” como el inicio del
procedimiento. Así mismo se elimina la actividad 9 “corroborar ejemplares”.
Se eliminan las actividades 1,2 y 3 y pasa la actividad 4 “entregar material” como el inicio del
procedimiento. Así mismo se elimina la actividad 9 “corroborar ejemplares”.
En la descripción de la actividad detallada, se añade el punto 5.2 por la implementación del formato
control de fumigado de material botánico F-CCBA-HER-21.
Se añade como control de registro el formato control de fumigado de material botánico F-CCBA-HER21 y se elimina el formato control de secado de material biológico F-CCBA-HER-14.
En las actividades 2.1, 3.1 y 4.1 se sustituye la situación si “los ejemplares presentan las condiciones
adecuadas para su ingreso” por “los ejemplares cumplen con los requisitos de ingreso”.
16-06-2011
13-07-2012
15-01-2014
Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.
Elaboró
Revisó
Aprobó
Biol. Geovani Antonio Palma Pech
Técnico académico del herbario
Dr. Juan Tun Garrido
Jefe del herbario
Dr. Juan Tun Garrido
Representante del Cuerpo Académico
Diversidad
de los Recursos Florísticos de Mesoamérica
Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su
implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.
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