Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 1 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 1.-OBJETIVO Permitir a los usuarios ingresar material biológico a las colecciones del herbario UADY. 2.- ALCANCE Usuarios internos y externos que estén desarrollando investigación e interesados en depositar su material biológico en el herbario UADY. 3.- POLÍTICAS 3.1 La recepción del material biológico se realizará en los días hábiles establecidos en el calendario de la UADY en horarios de oficina (8:00 a 15:00 horas). 3.2 El usuario debera recibir el formato deposito de material biológico (F-CCBA-HER-04) como comprobante de ingreso de su material en el herbario. 3.3 Solo podrá ingresar ejemplares que cumplan con el reglamento del herbario UADY (L-CCBA-HER-01) establecido en el artículo 22. 3.4 Antes de ingresar el material al herbario, se deberá fumigar por un lapso de 48 horas. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 2 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO T écnico académico del herbario Usuari o Inicio 1 Entregar material 2 Recepcionar material y rev isar ejemplares 3 Cumple requisitos de ingreso? No Regresar a usuario. Si 4 Llenar form ato de recepci ón y registro. 5 Fumigar material 6 Preparar material 7 Captura inf ormación en base de datos 8 Intercalar material Final F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 3 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Responsable 1 Entregar material. Usuario 2 Recepcionar material y revisar ejemplares. Técnico académico del herbario. 3 Regresar a usuario. Técnico académico del herbario. 4 Llenar formato de recepción y registro. Técnico académico del herbario. 5 Fumigar material. Técnico académico del herbario. 6 Preparar material. Técnico académico del herbario. 7 Captura de información en base de datos. Técnico académico del herbario. 8 Intercalar material. Técnico académico del herbario. Registro de Calidad (código) Descripción de la actividad detallada 1.1 Entrega material biológico al técnico académico del herbario para que éstos sean ingresados a las colecciones. 2.1 Recibe el material y verifica si los ejemplares cumplen con los requisitos de ingreso para ingresar a las colecciones. 3.1 En caso de que los ejemplares no cumplan con los requisitos de ingreso a las colecciones, regresa las mismas al usuario. 4.1 5.1 En caso de que los ejemplares cumplan con los requisitos de ingreso, se continúa con el procedimiento 4.2 Llena el formato depósito de material biológico para colección (F-CCBA-HER-04), la cual se entrega o envía una copia al usuario. 5.1 Somete el material a congelación por un periodo de 48 horas, con el fin de fumigar los ejemplares, antes de su ingreso al herbario. 5.2 Registra la actividad en el formato control de fumigado de material botánico (F-CCBA-HER-21). 6.1 Las plantas y macroalgas son montados sobre una cartulina dejándolo en una posición estética adecuada. 6.2 Las microalgas son depositados en frascos de plástico. 6.3 Para todos los casos, la etiqueta de campo es anexada. 7.1 Captura la información contenida en la etiqueta de cada ejemplar, en la base de datos correspondiente. 8.1 Intercala el material biológico en el anaquel correspondiente, de acuerdo a la organización de cada colección. NA NA NA F-CCBA-HER-04 F-CCBA-HER-21 NA NA NA F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 4 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) L-CCBA-HER-01 Nombre del documento Reglamento del herbario UADY. Lugar de almacenamiento Archivo general del herbario. 7.- CONTROL DE REGISTROS Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención F-CCBA-HER-04 Depósito de material biológico para colección. Archivo del servicio. Técnico académico del herbario. Un año. F-CCBA-HER-21 Control de fumigado de material botánico Archivo del servicio. Técnico académico del herbario. Un año. Identificación (código) Disposición de los registros Archivo muerto. Archivo muerto. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 5 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Material biológico. Proveedor Producto y/o salida Usuarios. Material biológico para colección. Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Herbario UADY. Obtener material biológico con las condiciones adecuadas para su ingreso a la colección. 9.- GLOSARIO 9.1 .- SIGLAS CCBA. Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias. HER. Herbario. UADY. Universidad Autónoma de Yucatán. 9.2 .- DEFINICIONES Determinar. Establecer el nombre correcto de un especimen. Floras. Conjunto de especies vegetales que se pueden encontrar en una región geográfica. Guías de identificación. Descripciones sintéticas de organismos vegetales o animales, ordenadas en forma lógica. Generalmente incluyen fotografías de los taxones para ayudar en la identificación. Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos, herborizadas, deshidratadas, fijadas y mantenidas en líquido o sometidas a otros procesos para asegurar su preservación y que sirven como material de referencia en la investigación y la docencia. Identificar. Proceso de la asignación del nombre científico completo (género y especie) al material recolectado en campo. Material biológico. Ejemplares de plantas, hongos o algas que han sido colectadas con técnicas estándar y que se mantienen preservadas en condiciones adecuadas. Usuario externo. Son los profesionales, aficionados, representantes de instituciones y público en general que consulta el herbario. Usuario interno. Es el personal académico y estudiantes del CCBA y de otras instituciones académicas con las que la UADY tenga convenios vigentes que consultan el herbario. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-07 Revisión: 03 Fecha de emisión: 16-Feb2011 Página: 6 de 6 Procedimiento para Ingreso de ejemplares a las colecciones 10.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN 01 SECCIÓN Y/O PÁGINA Sección 3. Sección 7. Sección 4 Sección 5 02 Sección 7 03 Sección 5. FECHA DE MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA En política 3.3. se cambia “artículo 21” por “artículo 22”. En el tiempo de retención se agrega “un año” en sustitución de “permanente” y en la disposición de los registros se anexa “archivo muerto” en sustitución de “archivo general del herbario”. Se eliminan las actividades 1,2 y 3 y pasa la actividad 4 “entregar material” como el inicio del procedimiento. Así mismo se elimina la actividad 9 “corroborar ejemplares”. Se eliminan las actividades 1,2 y 3 y pasa la actividad 4 “entregar material” como el inicio del procedimiento. Así mismo se elimina la actividad 9 “corroborar ejemplares”. En la descripción de la actividad detallada, se añade el punto 5.2 por la implementación del formato control de fumigado de material botánico F-CCBA-HER-21. Se añade como control de registro el formato control de fumigado de material botánico F-CCBA-HER21 y se elimina el formato control de secado de material biológico F-CCBA-HER-14. En las actividades 2.1, 3.1 y 4.1 se sustituye la situación si “los ejemplares presentan las condiciones adecuadas para su ingreso” por “los ejemplares cumplen con los requisitos de ingreso”. 16-06-2011 13-07-2012 15-01-2014 Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Biol. Geovani Antonio Palma Pech Técnico académico del herbario Dr. Juan Tun Garrido Jefe del herbario Dr. Juan Tun Garrido Representante del Cuerpo Académico Diversidad de los Recursos Florísticos de Mesoamérica Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02