distribución de doc interno - Alcaldía Municipal de Popayán

GESTIÓN DOCUMENTAL
P-GD-03
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
INTERNOS
Versión: 02
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1. OBJETIVO
Realizar un conjunto de Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario o dependencia al interior de la entidad
2. ALCANCE
Involucra el flujo de documentos originados al interior de la entidad o que
provienen de entidades externas. Este procedimiento inicia con la recepción del
documento y finaliza con la entrega al destinatario correspondiente.
3. DEFINICIONES
LA DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN: Es un documento que le indica al funcionario
de archivo la manera apropiada de realizar la distribución de documentos.
PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN: Es un formato donde se consigna los datos
básicos del documento y destinatario. Este se genera diariamente y debe ser
firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales
en cada dependencia.
4. ASPECTOS GENERALES
La directriz de distribución de documentos internos está regida por el acuerdo
AGN 060 de 2001 artículo 7
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas.
Decreto 291 de 2007 Consejo Municipal de Archivo de la Alcaldía Municipal de
Popayán.
Decreto 232 de 2004 Alcaldía Municipal de Popayán.
ELABORACIÓN
_______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISION
______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBACION
________________________________
Andréss Collazos
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
P-GD-03
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
INTERNOS
Versión: 02
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5. DESCRIPCIÓN
No
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Generar la planilla de
distribución
de
documentos
2
Conocer las directrices
de distribución
3
Aplicar de las directrices
de distribución
4
Identificar la dependencia
destino
5
Entregar el documento
6
Dejar
constancia
recibido
de
La unidad de archivo genera
planilla para la distribución
de los documentos a las
dependencias
correspondientes.
Saber
cual
es
el
procedimiento
para
la
distribución de documentos.
La unidad de archivo aplica
la directriz para la entrega de
los documentos a las
dependencias
Saber a cual dependencia va
dirigido
el
documento,
proveniente
de
otra
dependencia o de una
entidad externa.
Se entrega el documento al
destinatario
Se deja constancia de recibo
en la planilla de registro de
comunicaciones recibidas.
RESPONSABLE
REGISTRO
Funcionario de
archivo
F-GD-07 Planilla de
correspondencia
recibida
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
Copia de recibido
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
Descripción del cambio
02
Enero de 2016
Actualización de la
codificación del procedimiento.
Antiguo código P-GD-113-03