1. OBJETIVO: Determinar las actividades que se deben efectuar

SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
Código: PT-M-320-01
Versión: Vr.1
Fecha de aprobación:
Junio 25 de 2014
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1. OBJETIVO: Determinar las actividades que se deben efectuar para garantizar el
desarrollo del programa de apoyos educativos escolares y universitarios.
2. ALCANCE: El procedimiento describe la recepción, organización, revisión de
documentos, control y giro de los recursos de los apoyos educativos escolares y
universitarios a los beneficiarios del programa.
3. RESPONSABLE: Profesional especializado grado 19 Grupo Recreación Cultura y
deporte, Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales.
4. DEFINICIONES:
4.1. Apoyo educativo: Financiación mediante recursos económicos para pagos de
estudios educativos formales para los hijos de funcionarios de la Contraloría General de la
República.
4.2. Pagos Masivos Múltiples Beneficiarios: Lineamiento dado desde el Administrador
del aplicativo SIIF-II mediante la guía “Como realizar pagos masivos” de fecha 04 de
octubre de 2011.
4. DOCUMENTOS REFERENCIA:
Acuerdo de Junta Directiva No. 005 del 21 de febrero de 2013. “Por el cual se modifica el
Acuerdo 005 de 2012 Programa de Apoyo Educativo universitario para los hijos de los
funcionarios de la Contraloría General de la República y del Fondo de Bienestar Social”.
Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de marzo de 2012 “por el cual se amplía el
Programa de Apoyo Educativos para las Gerencias Departamentales”.
5. DESARROLLO:
No.
Actividades
1
Elaborar y comunicar mediante Circular
a
los
funcionarios
en
general,
informando sobre el cronograma y
requisitos del proceso de apoyos
educativos.
2
3
Recibir los documentos soportes del
apoyo educativo.
Organizar los documentos según orden
de llegada, dentro de los tiempos
Responsable
Técnico
administrativo
grado 14 del Grupo
Gerencias
Departamentales
Colegiadas
Auxiliar
administrativo
grado 21, técnico
administrativo
grado 14 del Grupo
de
Atención
al
Usuario
Profesional
especializado
Documento
Generado
Circular
Punto
de
Control
Acuerdo
s de
Junta
Directiva
05 de
2013
SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
No.
Actividades
establecidos por circular publicada
Responsable
Código: PT-M-320-01
Versión: Vr.1
Fecha de aprobación:
Junio 25 de 2014
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Documento
Generado
Punto
de
Control
grado 19, Grupo de
Recreación, cultura
y deporte. Técnico
Administrativo
grado 14 Grupo
Gerencias
Departamentales.
Revisar los documentos según circular.
Para
los
apoyos
educativos
Universitarios se deben revisar:
1. Fotocopia Carnet del funcionario.
2. Certificación bancaria del funcionario
actualizada (menor 6 meses).
3. Registro civil del hijo, en caso de
adopción sentencia judicial de adopción
en firme.
4. Original Certificación de estudios que
indique semestre, valor a pagar.
5. Fotocopia de Recibo de pago de la
universidad cancelado.
6. Certificación representación legal
expedido Mineducación.
7. Fotocopia del RUT de la universidad.
8. Fotocopia
4
Para los apoyos educativos escolares
se deben revisar:
1. Registro civil del hijo, en caso de
adopción sentencia judicial de adopción
en firme.
2.
Certificación de estudios donde
indica el calendario, valor a pagar
mensual y fecha de expedición.
3.
Resolución de Secretaria de
Educación y/o Ministerio de Educación
de autorización de educación formal.
4. Fotocopia de RUT de la institución
educativa.
5. Fotocopia Certificación bancaria de
la universidad (menor 6 meses).
6. Fotocopia Certificación bancaria del
funcionario actualizada (menor 6
meses).
5
Diligenciar el formato denominado
Apoyos educativos (F-M-340-04), según
Profesional
especializado
grado 19 Grupo de
Recreación, cultura
y deporte, Técnico
Administrativo
grado14
Grupo
Gerencias
Departamentales.
Profesional
especializado
Circular
de
apoyos
educativ
os
emitida
para la
vigencia
Apoyos
educativos
Circular
de
SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
No.
Actividades
Responsable
se indica:
a.) Datos del funcionario de la CGR o el
FBSCGR.
1. Número de cédula del funcionario
Cuando los datos del funcionario están
creados en la base del SIIF se continúa
el proceso con la actividad número
cinco (5).
SI los datos del funcionario no están
creados se procede a llenar una base
de datos para crear del tercero donde
se consigna la cedula de ciudadanía,
nombre del funcionario, dirección,
teléfono,
ciudad,
departamento,
información bancaria(banco, Nit del
banco, digito de verificación, código del
banco, tipo de cuenta y número de
cuenta).
b). Información del beneficiario
1. Nombre del beneficiario
2. Documento de identidad
3. Verificación de tipo de nombramiento
del funcionario: De carrera o en caso de
provisionalidad y libre nombramiento
con 10 años de servicio seguidos en la
Entidad.
4. Nombre de hijos y funcionario dentro
del registro civil para verificar grado de
consanguinidad y fecha de nacimiento
para comprobar los derechos del
beneficiario (desde 3 años y no mayor a
25 años) al cierre de la convocatoria
5. Revisión de la certificación de
estudio: verificación de nombres, valor a
pagar y periodo escolar
c). Información del Tercero
1. NIT de la institución educativa.
2. Información bancaria de la institución
educativa.
Cuando
la
entidad
educativa
esta
grado 19 Grupo de
Recreación, cultura
y deporte, Técnico
Administrativo
grado14
grupo
Gerencias
Departamentales.
Código: PT-M-320-01
Versión: Vr.1
Fecha de aprobación:
Junio 25 de 2014
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Documento
Generado
(F-M-340-04)
Archivo
plano
Punto
de
Control
apoyos
educativ
os
emitida
para la
vigencia
SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
No.
Actividades
Responsable
Código: PT-M-320-01
Versión: Vr.1
Fecha de aprobación:
Junio 25 de 2014
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Documento
Generado
creada en la base de SIIF se continúa el
proceso en la actividad cinco (5).
SI la entidad educativa no está creada
se procede a llenar una base de datos
para crear del tercero donde se
consigna el Nit, nombre de la institución
educativa, dirección, teléfono, ciudad,
departamento, código CIU, correo
electrónico, información bancaria(banco,
Nit del banco, digito de verificación,
código del banco, tipo de cuenta y
número de cuenta).
d) Valor aporte mensual o semestral
Registrar el valor del aporte mensual o
semestral de conformidad con el
Acuerdo de Junta Directiva que
reglamenta el programa de apoyos
educativos
e) Apoyo a girar por parte del Fondo de
Bienestar Social.
Registrar en la columna correspondiente
a “Apoyo a girar por el FBS” el monto
del valor que girará el FBSCGR según
el tipo de apoyo (universitario o escolar),
con base en el Acuerdo de la Junta
Directiva reglamentario del programa.
6
7
Remitir mediante memorando a la
Dirección Administrativa y Financiera
por parte de la Dirección de Desarrollo y
Bienestar indicando el valor total a girar,
CDP que afecta y la Gerencia
Departamental Colegiada o Nivel
Central a la que corresponde el giro,
anexando el formato F-M-340-04 y los
soportes
suministrados
por
los
beneficiarios del Programa para su giro.
Sigue el procedimiento PT-A-442-01
Reconocimiento y legalización de pagos
masivos.
Elaborar el archivo plano a partir de la
información del formato F-M-340-04 y
Profesional
especializado
grado 19 Grupo de
Recreación, cultura
y deporte, Técnico
Administrativo
grado 14 Grupo
Gerencias
Departamentales.
Profesional
especializado
Memorando
Punto
de
Control
SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
No.
Actividades
enviarlo por ALFANET a presupuesto.
Responsable
Código: PT-M-320-01
Versión: Vr.1
Fecha de aprobación:
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Documento
Generado
Punto
de
Control
grado 19 Grupo de
Recreación, cultura
y deporte. Técnico
Administrativo
grado 14 Grupo
Gerencias
Departamentales.
Recibir y revisar la información con los
anexos.
En caso que se presenten novedades
como documentación incompleta, o
incumplimiento en las características
descritas en la circular (grado de
consanguinidad, edad del beneficiario,
tipo de nombramiento del funcionario
presentación), extemporaneidad en la
presentación de documentos, se debe
proceder de la siguiente manera:
8
1. Para el nivel central se hace un oficio
remisorio devolviendo la documentación
e indicando el motivo de devolución, en
el caso de las novedades bancarias
estas tendrán un plazo para que se
subsane de 10 días hábiles.
Profesional
especializado
grado 19 Grupo de
Recreación, cultura
y deporte. Técnico
Administrativo
grado 14 Grupo
Gerencias
Departamentales.
2. Para el nivel desconcentrado se
remite correo electrónico a los
delegados de bienestar reportando
todas las novedades, indicando el
motivo de devolución, en el caso de las
novedades bancarias estas tendrán un
plazo para subsanar de 10 días hábiles.
7. REGISTROS:
R-M-340-04. Apoyos educativos
8. NORMATIVIDAD:
Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la Función Administrativa y define los principios
y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración pública.
Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario único.
Ley 872 de 2003, Sistema de Calidad en las entidades del Estado.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”
SICME
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: BIENESTAR
Nombre del Procedimiento: Trámite de
apoyos educativos
Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de marzo de 2012
Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de febrero de 2012
Acuerdo de Junta Directiva No. 005 del 2 de marzo de 2013
9. ANEXOS:
10. CONTROL DE CAMBIOS:
CONTROL DE CAMBIOS
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