P-GSP-03 INSPEC CON VIGIL ORG SOCIALES Y COMUNALES V5

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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INSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE ORGANISMOS
SOCIALES Y COMUNALES
REVISÓ
SECRETARIO DE GOBIERNO Y SEGURIDAD
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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1. OBJETIVO
Ejercer por delegación del Gobernador, las funciones de inspección, control y
vigilancia de los organismos de acción comunal del Meta a los cuales se refiere la
Ley 743 de 2002 o la que lo modifique o adicione, cumpliendo con las acciones de
registro de personería jurídica, inscripción de estatutos, nombramiento de
dignatarios o administradores, libros, disolución y liquidación, certificación de
existencia y representación legal y registro de los organismos de acción comunal,
los demás deberes consagrados en la Ley y promover la participación ciudadana
para el cumpliento de los fines sociales del estado en los sectores de la
comunidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda organización social y comunal inscrita en la
Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana de la Secretaría de
Gobierno y Seguridad de la Gobernación del Meta, cumpliendo con respuesta
oportuna y eficaz de las consultas, peticiones, quejas y recursos, interpuestas por
la ciudadanía.
Aplica para el proceso de Gobierno, Seguridad y Participación.
3. DEFINICIONES





ADMISIÓN O AVOCACIÓN: Es una técnica del derecho administrativo,
utilizada en la organización de la administración pública para la traslación
del ejercicio de la competencia para resolver en un asunto concreto, desde
un órgano inferior administrativo o funcional hacia un órgano superior
administrativo o funcional. Se admite o se avoca la demanda cuando
cumple con los requisitos contemplados en la Ley y los estatutos mediante
acto administrativo debidamente motivado.
ASOCIACIÓN: Es la persona jurídica formada por un conjunto de socios
que persiguen un mismo fin.
AUTO DE REGISTRO: Acto administrativo mediante el cual se registran los
librosde los Organismos de Acción Comunal.
CERTIFICACIÓN: Documento que refrenda en materia de registro a las
organizaciones sociales, comunales y dignatarios de dichas organizaciones.
CONTROL: Es la facultad que tiene el Estado para verificar el cumplimiento
de los procesos, procedimientos, funciones, tareas, leyes y demás normas
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CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
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





CÓDIGO:
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reglamentarias, a fin de que se cumpla el ordenamiento jurídico, contable,
financiero, administrativo, social y similar de las organizaciones comunales
y sociales como resultado del ejercicio de la inspección y/o vigilancia.
CORPORACIÓN: Es una entidad jurídica creada bajo las leyes de un
Estado como una entidad legal separada que tiene privilegios y
obligaciones diferentes a la de sus miembros. Esta asociación formal,
reconocida como persona jurídica y amparada por el derecho de
sociedades, cuenta con sus propios privilegios y responsabilidades distintos
a aquellos de sus miembros (personas naturales).
DERECHO DE PETICIÓN: Derecho a presentar peticiones respetuosas a
las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
pronta resolución. “El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
FUNDACIÓN: Persona jurídica que nace de la voluntad de una o varias
personas naturales o jurídicas y cuya finalidad es propender por el
bienestar común bien sea de un sector o gremio en particular o de toda la
comunidad. La fundación surge de la fectación que se realice de un
patrimonio por su fundador o fundadores.
IMPUGNACIÓN: Demanda interpuesta por un porcentaje de afiliados(as)
que hayan asistido a las asambleas de los organismos de acción comunal,
en contra de la elección de dignatarios o en contra de la(s) decisión(es)
adoptadas en asambleas generales o de delegados de estos organismos.
El número de los impugnantes, el término de la presentación, las causales
de impugnación y el procedimiento en general serán establecidos en los
esatutos de cada organismo comunal y por defecto en el presente
documento.
INADMISIÓN: Es la no admisión o no avocación de la demanda, posterior a
la verificación de los requisitos contemplados en la Ley y los estatutos la
cual se establece mediante acto administrativo debidamente motivado.
INSPECCIÓN: Es la facultad que tiene el Estado para verificar y/o examinar
el cumplimiento de la normatividad legal vigente de los organismos
comunales y sociales en aspectos jurídicos, contables, financieros,
administrativos, sociales y similares.
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL: Es una organización civica, social y
comunitaria de gestión social, sin ánimo de lucro, de naturaleza solidaria,
con personería jurídica y patrimonio propio, integrada voluntariamente por
los residentes de un lugar que aunan esfuerzos y recursos para procurar
un desarrollo integral sostenible y sustentable con fundamento en el
ejercicio de la democracia participativa.
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
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









CÓDIGO:
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JUNTA DE VIVIENDA COMUNITARIA: Es una organización cívica sin
ánimo de lucro, integrada por familias que se reúnen con el propósito de
adelantar programas de mejoramiento o auto contrucción de vivienda. Una
vez concluido el programa se podrá asimilar a la junta de acción comunal
definida en el presente artículo, si fuere procedente; para lo cual se debe
transformar.
ORGANISMO DE ACCIÓN COMUNAL DE CUARTO GRADO: La
confederación nacional de acción comunal, tiene la misma naturaleza
jurídica de las juntas de acción comunal y se constituye con los organismos
de acción comunal de tercer grado fundadores y que posteriormente se
afilien a ella.
ORGANISMO DE ACCIÓN COMUNAL DE SEGUNDO GRADO: La
asociación de juntas de acción comunal. Tiene la misma naturaleza jurídica
de las juntas de acción comunal y se constituye con los organismos de
primer grado fundadores y los que posteriormente se afilien.
ORGANISMO DE ACCIÓN COMUNAL DE TERCER GRADO: La
federación de acción comunal, tiene la misma naturaleza jurídica de las
juntas de acción comunal y se constituye con los organismos de acción
comunal de segundo grado fundadores y que posteriormente se afilien.
ORGANISMOS DE ACCIÓN COMUNAL: Son las juntas de acción comunal
y las juntas de vivienda comunitaria.
ORSO: Softtware especial de almacenamiento de información de las
organizaciones comunales y sociales del Departamento del Meta.
PERSONERIA JURIDICA: Ente ficticio de creación legal, capaz de ejercer
derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y
extrajudicialmente. (art 73 del código civil).
PETICIÓN: Entiéndase por petición todo pedido de cambio, renovación,
transformación para mejoramiento de la organización social y comunal.
QUEJA: Entiendase por queja toda reclamación, generada por una
inconformidad ante una situación o circunstancia dentro de una
organización social y cumunal (derecho de petición, tutelas, quejas o
reclamos entre otros).
SANCIÓN: Es la facultad que tiene el Estado para aplicar los correctivos
necesarios, a fin de subsanar situaciones de orden jurídico, contable,
financiero, administrativo, social y similar de las organizaciones comunales
y sociales como resultado del ejercicio de la inspección, vigilancia y control.
SOLICITUD SIMPLE: Todo requerimiento (queja o petición) que puede ser
atendido sin la realización de una visita de inspección, control y vigancia.
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES



CÓDIGO:
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TRASNFORMACIÓN: Proceso de cambio físico o estructural de una
organización social y/o comunal, que pretende el mejoramiento de
condiciones funcionales y por ende el beneficio de una comunidad.
TUTELA: Es la garantía que ofrece la Constitución de 1991 del derecho
que tienen todas las personas a la protección judicial inmediata de sus
derechos fundamentales es decir, todos aquellos que son inherentes al
individuo y que existen ante el Estado y están por encima de cualquier
norma o ley que los reconozca o no.
VIGILANCIA: Es la facultad que tiene el Estado para hacer seguimiento a
las actuaciones de los organismos de acción comunal y las organizaciones
sociales, con el fin de velar por el cumplimiento de la normatividad vigente.
4. RESPONSABLE



Secretario de Gobierno y Seguridad
Gerente de Acción Comunal y Participación Ciudadana
Personal de la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana
5. DESARROLLO
5.1 ACCIONES DE INSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE ORGANISMOS
SOCIALES Y COMUNALES
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Funcionario
encargado
Recibir la queja, solicitud,
petición,
denuncia
o
recurso previa radicación
en la oficina de atención al
ciudadano.
Recibir queja,
solicitud,
petición o
recurso
Radicación del
documento
(queja o
petición)
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
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COMUNALES
No.
RESPONSABLE
2
Funcionario
asignado
ACTIVIDAD
Analizar la solicitud
revisar el expediente.
CÓDIGO:
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
FLUJOGRAMA
y
P–GSP–03
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REGISTRO
Revisar y analizar
la solicitud y el
expediente
NO
N.A.
¿Es una solicitud simple?
4
SI
3
Funcionario
asignado
Emitir respuesta a la
solicitud con anexos, si
fuere procedente.
Emitir respuesta
Oficio
FIN
4
Funcionario
asignado
Realizar requerimientos o
trasladar
al
órgano
competente ó generar auto
de visita administrativa por
queja o petición.
5
Funcionario
asignado
Enviar
oficios
de
comunicación
de
requerimientos, traslados o
visita a los interesados.
Funcionario
asignado
Realizar
estudio
de
requerimientos
o
seguimiento
al
órgano
competente o generar acta
de visita e informe.
N.A.
¿Amerita investigación
administrativa?
6
Generar auto y
realizar
requerimientos
Enviar oficios de
notificación
Estudio de
requerimientos o
seguimiento
SI
NO
8
Asignar número
y fecha de oficio
o auto
Acta de visita
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
7
Funcionario
asignado
Evaluar
el
trámite
adelantado y dar respuesta
al peticionario o solicitante.
Dar trámite y
respuesta
Funcionario
asignado
Aplicar el Decreto 890 de
2008, por medio del cual se
expide
reglamentación
sobre las facultades de
inspección,
control
y
vigililancia
de
los
organismos comunales.
9
Funcionario
asignado / Gerente
de Acción
Comunal y
Participación
Ciudadana
Levantar acta al realizar la
visita, la cual debe ir
firmada por el dignatario y/o
afiliado del organismo de
acción comunal
y el
funcionario. En caso de no
estar presente el dignatario
el acta deberá ser firmada
por un testigo.
10
Funcionario
asignado
Generar
acto
administrativo,
debidamente motivado.
8
11
12
Funcionario
asignado
Funcionario
asignado
Informar a los afectados
mediante oficio para que se
presenten en el despacho
para que se notifiquen
personalmente o en su
defecto notificar por edicto.
Realizar notificación a las
partes.
El
acto
administrativo debe ser
notificado al representante
legal en un plazo no mayor
a cinco (5) días hábiles
contados a partir de la
visita y a terceros que
puedan ser afectados con
la decisión final.
P–GSP–03
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REGISTRO
Aplicar Decreto
890 de 2008
Levantar acta y,
tramitar la firma
Generar acto
administrativo
Acta de visita
Acto
administrativo
Informar a las
partes del derecho
de notificación
Información
para notificación
Notificar a las
partes
personalmente
o por edicto
Notificación
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
13
14
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Funcionario
asignado
Recibir
recursos
vía
gubernativa, hasta díez
(10) días hábiles, a partir
del día siguiente a la
notificación personal o por
edicto.
Recibir recursos y
trasladar al
funcionario
competente
Recurso
radicado y
numerado
Funcionario
competente
Analizar el recurso de
reposición y resolver.
Si se confirma el fallo y no
presenta subsidiariamente
recurso de apelación, se
notifica y ahí termina el
proceso.
Si se confirma el fallo pero
se
presentó
recurso
subsidiario de apelación se
notifica la confirmación del
fallo a los interesados y se
le dá trámite al superior
administrativo o funcional
competente para que este
resuelva el
recurso de
apelación.
Resolver
recurso de
reposición y
notificar a las
partes; o,
trasladar a
competente de
resolver recurso
de apelación
Oficio de
notificación
radicado,
numerado y
fechado
O expediente
trasladado a
competente de
resolver recurso
de apelación
para lo de su
competencia.
Realizar seguimiento a su
cumplimiento.
15
16
Funcionario
asignado
Enviar oficio invitando a las
partes
para
que
se
presenten a notificación.
Funcionario
asiganado
Realizar
notificación
personal a las partes
afectadas o iniciar trámite
de notificación por edicto.
Enviar oficio
para notificación
Registro en libro
de
correspondenci
a enviada
Realizar
notificación
personal o por
edicto según
corresponda
Acta de
notificación
firmada por
notificado o acta
de fijación de
edicto
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
17
RESPONSABLE
Funcionario
asiganado
ACTIVIDAD
Si
la
notificación
es
personal
el
acto
administrativo queda en
firme.
Si notificación es por edicto
se espera 10 días hábiles,
se desfija el edicto por acta
de desfijación de edicto y el
acto administrativo queda
en firme.
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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FLUJOGRAMA
REGISTRO
Acto administrativo
en firme (según se
haga la notificación
personal o por
edicto)
Acto
administrativo
notificado y en
firme
FIN
5.2 IMPUGNACIÓN DE ORGANISMOS COMUNALES
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Secretaria /
Auxiliar
Administrativo
Recibir la demanda de
impugnación,
previa
radicación en la oficina de
atención al ciudadano.
Recibir y
radicar
demanda
N° de
radicación del
documento
(impugnación)
2
Secretaria /
Auxiliar
Administrativo
Entregar la demanda de
impugnación al Gerente o
funcionario
competente
delegado por éste.
Entregar a
funcionario
sustanciador
3
Gerente de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana /
Funcionario
sustanciador
asignado
Realizar análisis de la
impugnación. Se realiza
lectura
sobre
los
documentos y las pruebas
presentadas,
personas
naturales
y/o
jurídicas
afectadas.
Analizar la
impugnación y
las pruebas
N.A.
¿Se cuenta con una
asociación?
NO
SI
6
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
RESPONSABLE
4
Gerente de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana /
Funcionario
sustanciador
asignado
5
Gerente de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana /
Funcionario
sustanciador
asignado
Realizar seguimiento al
manejo
dado
por
la
asociación
(primera
instacia) a la demanda de
impugnación. Por medio de
solicitud de información de
avance, dentro de los
términos establecidos en la
leyes y normas.
6
Funcionario
sustanciador
asignado y/o
Asesor Jurídico
Estudiar el caso con
asesoría del jurídico, dentro
del término establecido en
el art 12 del decreto 2350
de 2003.
N.A.
ACTIVIDAD
Trasladar la demanda a la
asociación correspondiente,
para que ellos la tramiten y
le den respuesta dentro del
término establecido en el
Art 12 del decreto 2350 de
2003 o quien lo modifique o
sustituya.
CÓDIGO:
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
7
8
Funcionario
sustanciador
asignado y/o
Asesor Jurídico
10 DE 24
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Trasladar
demanda
Oficio remisorio
Realizar
seguimiento
Comunicación
Estudiar caso
con asesoría
jurídica
¿La demanda se admitió
por defecto?
NO
SI
Funcionario
sustanciador
asignado y/o
Asesor Jurídico
P–GSP–03
Elaborar acto administrativo
admitiéndola, debidamente
motivado.
Elaborar acto
administrativo
Realizar
investigación
preliminar.
Citar
a
audiencias conciliadorias y
recaudar los elementos de
juicio
que
estimen
necesarios para evaluar el
proceso.
Realizar
investigación
preliminar
16
|3
Acto
Administrativo
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
FLUJOGRAMA
11 DE 24
REGISTRO
NO
N/A
¿Se concilió el tema?
16
SI
|3
9
Funcionario
sustanciador
asignado
Emitir acto administrativo
de conciliación y se archiva
el expediente, dándose
tránsito a cosa juzgada.
Emitir acto
administrativo
de conciliación
10
Funcionario
sustanciador
asignado
Formular
cargos
y
comunicar a los afectados
para su defensa.
Formular
cargos y
comunicar a los
afectados
11
Funcionario
sustanciador
asignado y/o
Asesor Jurídico
Establecer
periodo
probatorio y comunicar a
los implicados.
Establecer periodo
probatorio y
comunicar
Funcionario
asignado y/o
Asesor Jurídico
Analizar los documentos
aportados (descargos y
pruebas) en compañía del
asesor jurídico y se toma la
decisión
sobre
la
impugnación.
Analizar
documentos
aportados
12
13
Funcionario
asignado
N.A.
Generar acto administrativo
en el que se da a conocer
la decisión, y si es el caso
fijar
nueva
fecha
de
elección.
Generar acto
administrativo
Acto
Administrativo
NO
¿Es procedente por
investigación promover
actos electorales?
SI
16
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
14
15
16
17
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
12 DE 24
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Funcionario
asignado y/o
Asesor Jurídico
Generar resolución dando
nueva fecha de elección
Generar
resolución
Resolucion
Realizar el registro de los
dignatarios
elegidos
o
ratificacion de los mismos.
Realizar
registro o
ratificación de
dignatarios
Software
Funcionario
asignado y/o
Asesor Jurídico
Funcionario
asignado y/o
Asesor Jurídico
Funcionario
Notificar al interesado.
Registrar
elegido.
el
dignatario
Notificar al
interesado
Oficio
Registrar al
dignatario
elegido
FIN
5.3 RECONOCIMIENTO DE PERSONERÍA JURÍDICA
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Recibir la solicitud de
personería
jurídica
y
soportes, previa radicación
en la oficina de atención al
ciudadano.
Recibir la solicitud
de personería
jurídica
Solicitud y
soportes
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
2
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Realizar el estudio de la
solicitud
y
de
los
documentos
soportes.
Realizar
oficio
de
comunicación, cuando no
cumpla con los requisitos
exigidos.
Estudiar solicitud
y documentos
soportes
N.A.
¿Es una organización
comunal?
REGISTRO
6
3
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Generar auto de visita de
inspección ocular si cumple
con los requisitos de Ley.
Generar auto de
visita
4
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Realizar visita
a la
organización, y generar
acta, anexando registros
fotográficos.
Realizar visita y
generar registros
fotográficos
SI
5
6
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Notificar
del
acto
administrativo.
Realizar
archivo
de
los actos
administrativos notificados.
Acta de visita
NO
¿Cumple con los
requisitos?
Elaborar Acto administrativo
reconociendo la personería
jurídica.
13 DE 24
NO
SI
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
P–GSP–03
Elaborar Acto
Administrativo
Notificar acto
administrativo
7
Resolución
Notificación
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
14 DE 24
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
7
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Elaborar informe al Gerente
de Acción Comunal y
Participación Ciudadana.
Elaborar Informe
8
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Elaborar
acto
administrativo, por medio
del cual se niega el
reconocimiento
de
personería jurídica.
Elaborar Acto
Administrativo
Resolución
9
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Notificar
el
acto
administrativo.
Realizar
archivo
de
los actos
administrativos notificados.
Notificar acto
administrativo
Notificación
FIN
5.4 PROCEDIMIENTO REGISTRO SISTEMATIZADO DE ORGANISMOS
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Recibir los documentos,
previa radicación en la
oficina de atención al
ciudadano.
Recibir los
documentos
Realizar análisis de las
solicitudes y determinar su
manejo.
Analizar
solicitudes
Revisión de la
documentación
soporte
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
N.A.
¿Los documentos cumplen
con los requisitos?
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
FLUJOGRAMA
15 DE 24
REGISTRO
SI
4
NO
Generar oficio sustentando
el no registro. Se deben
archivar la respuesta a las
solcitudes realizadas por
las organizaciones para
garantizar la trazabilidad de
la información.
Nota: Esta actividad va al
ítem 7.
Ingresar al sistema la
información
correspondiente
a
la
organización comunal o
social. Ver generalidades
del presente documento.
3
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
4
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
5
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Generar
auto
de
reconocimiento
de
dignatarios,
si
la
organización es comunal; y
entregar al Representante
Legal de la misma.
6
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Generar
administrativo.
7
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Comunicar y entregar al
interesado el auto de
reconocimiento.
acto
Generar oficio
Ingresar
información al
sistema
Generar auto de
reconocimiento
Generar acto
administrativo
Notificar interesado
FIN
Software ORSO
Auto
Acto
administrativo
(Auto)
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
16 DE 24
5.5 PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE ORGANISMOS
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Recibir los documentos,
previa radicación en la
oficina de atención al
ciudadano.
Realizar análisis de las
solicitudes y determinación
de su manejo.
Recibir los
documentos
Revisión de la
documentación
soporte
Analizar solicitudes
SI
N.A.
¿Los documentos cumplen
con los requisitos?
4
NO
3
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
4
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
5
Funcionario
Gerencia de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Generar oficio sustentando
el no registro. Se deben
archivar la respuesta a las
solcitudes realizadas por
las organizaciones para
garantizar la trazabilidad de
la información.
Nota: Esta actividad va al
ítem 6.
Ingresar al sistema la
información
actualizada
correspondiente
a
la
organización comunal o
social. Ver generalidades
del presente documento.
Generar
oficio
reconocimiento
actualización de datos.
de
de
Generar oficio
Ingresar
información al
sistema
Generar documento
de reconocimiento
Software ORSO
Documento
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
6
Funcionario
Dirección
Comunicar y entregar al
interesado el comunicado.
Notificar
interesado
17 DE 24
REGISTRO
FIN
5.6 REGISTRO DE LIBROS
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
3
Secretaria
Recibir
los
libros
administrativos y contables
para
registro,
de
los
Organismos
de
Acción
Comunal, previa radicación
en la Oficina de Atención al
Ciudadano.
Secretaria
Entregar los libros al
funcionario encargado de
los Organismos de Acción
Comunal.
Entrega de
libros
Funcionario
asignado
Verificar si la solicitud reúne
los requisitos para registro.
Si no cumple con los
requisitos
se
hace
devolucion mediante oficio
al solicitante.
Verificar
requisitos de
solicitud
Recibir los
libros
Solicitud de
registro de
libros
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
CÓDIGO:
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
Funcionario
asignado
Obtener carpeta de la
Organización Comunal en
el archivo de gestión de la
Gerencia, con el fin de
verificar que la solicitud
este
acorde
con
los
documentos que reposan
en ésta, para poder acceder
al registro.
Verificar
documentos de
carpeta para
acceder al
registro
5
Funcionario
asignado
Verificar el número de folios
de que consta cada uno de
los libros y que éstos, los
números, se encuentren
completos en su debido
orden.
Verificar el
número de
folios y su
orden
6
Funcionario
asignado
Sellar los libros y elaborar
el Auto de registro.
Sellar los libros
y elaborar auto
de registro
Trasladar los libros y auto
de registro a la Gerencia
para la firma del Gerente de
Acción
Comunal
y
Participación Ciudadana.
Trasladar libros
y auto de
registro
4
7
8
Funcionario
asignado
Gerente de
Acción Comunal
y Participación
Ciudadana
Validar información y firma
el auto de registro.
P–GSP–03
Validar y firmar
auto de registro
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REGISTRO
Auto para
registro
Auto
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
No.
9
RESPONSABLE
Secretaria
10
Funcionario
asignado
11
Funcionario
asignado
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
19 DE 24
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Asignar número y fecha al
auto de registro e ingresar
esta información a la base
de datos.
Asignar número
y fecha al auto
de registro
Auto de registro
Elaborar la guía para su
respectivo envío por correo,
o entrega de libros y de
manera personal (firmando
el recibido de los Autos de
registro de libros).
Entregar los
libros
Archivar en la carpeta del
Organismo
de
Acción
Comunal copia del Auto y
guía de envío.
Archivar copia
del auto y guía
de envio
FIN
5.7 GENERALIDADES
Notificación al Interesado
La notificación se realiza y la parte tiene diez (10) días hábiles para ir personalmente a
recibir la notificación, puede interponer recurso de apelación y subsidio de apelación. Si
no se notifica personalmente, la oficina de participación social realiza una notificación por
edicto a partir del onceavo (11) día por un periodo de cinco (5) días más, si a esa fecha no
se ha interpuesto ningún recurso la decisión quedará en firme.
Si posterior a la notificación personal o por edicto cumpliendo las anteriores
características se interpone recurso de reposición, la oficina de participación social genera
un acto administrativo declarando que el proceso queda en suspensión, esto no permite
que se actúe hasta que haya una resolución del recurso. Si la decisión queda en firme se
convoca a nueva elección y se continúa otro procedimiento interno de la JAC. Si la
decisión revoca se registra el dignatario.
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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Requisitos de documentación para reconocimiento de personería jurídica:
Certificación expedida por la autoriad competente, relacionada con la delimitación
del territorio en el cual desarrollará su actividad el organismo comunal
Relación en que se detalle el nombre y documento de identificación de los afiliados
al organismo comunal
Acta de constitución y de elección de directivas y de aprobación de estatutos,
debidamente suscritas por el presidente y secretario de la Asamblea General.
Adicionalmente, el acta correspondiente a la elección de directivas debe estar firmada por
los miembros del tribunal de garantías nombrados por la organización comunal para tal
fin.
Copia de los estatutos
En caso de no presentar la totalidad de los requisitos exigidos, y hasta tanto ello se
efectúe la entidad de inspección, control y vigilancia denegará la inscripción y el
reconocimiento de la Personería Jurídica a la organización comunal solicitante. Artículo 4,
capítulo II, título I, decreto 2350 del 2003.
En el evento en que la organización comunal no cuente con el número mínimo para
subsistir, se entenderá suspendida su personería jurídica. El representante legal está
obligado a informar el hecho a la entidad de inspección control y vigilancia
correspondiente dentro de tres (3) meses siguientes a su ocurrencia, sin perjuicio de que
pueda hacerlo cualquiera de los dignatarios del organismo comunal. Una vez se produzca
el hecho generador de la suspensión, quienes obren en representación serán notificados.
La Personería Jurídica de la organización comunal que no cumpla con los requisitos
señalados por la Ley y el presente Decreto durante un período de dos (2) meses, será
cancelada por la entidad de inspección, control y vigilancia. Parágrafo, artículo 3, título I,
capítulo I, decreto 2350 del 2003.
Sin el reconocimiento de personería jurídica por parte de la entidad de inspección, control
y vigilancia la organización comunal no puede desarrollar su objeto social ni ejercer
legalmente sus derechos ni contraer obligaciones. Parágrafo 2, capítulo II, título II, decreto
2350 del 2003.
De acuerdo a lo contenido en el artículo 64 de la Ley 743 del 2002. “Por medio de la cual
se desarrolla el artículo de la Constitución Política de Colombia en lo referente a los
organismos de acción comunal”.
“El registro de personería jurídica, inscripción de estatutos, nombramiento de dignatarios o
administradores, libros, disolución y liquidación, certificación de existencia y
representación y registro de los organismos de acción comunal, se realizará ante las
entidades que ejercen control y vigilancia sobre los organismos comunales, de
conformidad con la Ley 136 de 1994, hasta tanto el Gobierno Nacional en concertación
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CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
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VERSIÓN: 05
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con las organizaciones comunales estructure una cámara de registro para organizaciones
comunales y solidarias”.
El artículo 66 de la Ley 743 del 2002 dice “Las peticiones presentadas por las
comunidades relativas a las materias señaladas en la presente ley deberán ser resueltas
en un término de treinta (30) días”.
El reconocimiento se dará a las siguientes organizaciones:
Ligas y clubes
Organismos de Acción Comunal
Numeral 6, artículo 25, capítulo I, título III, decreto 2350 de 2003: Remitir trimestralmente
al Ministerio del Interior y de Justicia una relación detallada de las novedades en los
aspectos materia de registro.
Artículo 26, capítulo II, título III, decreto 2350 de 2003: El registro sistematizado de
información de los organismos comunales es responsabilidad de la entidad de inspección,
control y vigilancia contendrá los siguientes aspectos:
1.
Denominación de la organización comunal
2.
NIT o personería jurídica
3.
Reconocimiento de dignatarios
4.
Nombre del representante legal y documento de identidad
5.
Nombre y profesión de los miembrs de los órganos de dirección administración y
vigilancia
6.
Dirección, teléfono y e-mail
7.
Ubicación (territorio)
8.
Nombre de los afiliados o afiliadas y documento de identidad
Parágrado 1. El registro de información será actualizado con base en la información
suministrada por las organizaciones de acción comunal de la respectiva jurisdicción.
Parágrado 2. En el registro sistematizado, así como en el reporte trimestral a que hace
referencia el numerl 6 del artículo 25 del presente decreto, se debe incluir la siguiente
información respecto de la entidad de inspección, control y vigilancia:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nombre de la entidad
NIT
Representante de la entidad
Dependencia
Nombre jefe de dependencia
Cargo
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
7.
8.
9.
10.
11.
CÓDIGO:
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Dirección, telefóno, e-mail
Jurisdicción
Norma de delegación
Número de organizaciones vigiladas
Consolidados estadísticos de las organizaciones comunales
Organismos Sociales
Requisitos para inscripción registro de fundaciones, corporaciones y asociaciones para
efectos de inspección, control y vigilancia.
Libros de registro y control.
Artículo 57, capítulo VI, título III, ley 743 de 2002. Libros de registro y control. Los
organismos de acción comunal, a más de los libros que autoricen la asamblea general y
los estatutos, llevarán los siguientes:
a) De tesorería: en él constará el movimiento del efectivo de la respectiva
organización comunal;
b) De inventarios: deben registrarse en este libro los bienes y activos fijos de la
organización;
c) De actas de la asamblea, del comité central y del consejo comunal: este libro
debe contener el resumen de los temas discutidos en cada reunión, los asistentes
y votaciones efectuadas;
d) De registro de afiliados: contiene los nombres, identificación y dirección de los
afiliados, así como las novedades que registran en lo que respecta a sanciones,
desafiliaciones, delegaciones ante organismos públicos o privados.
Artículo 27, capítulo III, título III, decreto 2350 del 2003: Los libros a que hace referencia el
artículo 57 de la ley 743 de 2002, deben ser registrados por las organizaciones comunales
en las respectivas entidades de inspección, control y vigilancia.
Parágrafo: Las organizaciones de acción comunal en materia contable deberá aplicar los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia y, en lo que
corresponda a su naturaleza, las disposiciones del decreto 2649 de 1993 y demás normas
que lo modifiquen o lo adicionen.
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
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6. REGISTROS
Registro
Responsable
Como
conservarlo
Queja o petición
Funcionario
encargado
Medio Físico
Funcionario
Responsable
Medio Físico
Acto
Administrativo
(Auto)
Funcionario
encargado
Medio Físico
Oficio
soportes
Funcionario
encargado
Medio Físico
Solicitud
de
impugnación /
Solicitud
registro
de
con
Medio Físico
Resolución
Funcionario
encargado
Acta de Visita
con registro
fotografico
Funcionario
encargado
Medio Físico
Informe
Funcionario
encargado
Medio Físico
Funcionario
Responsable
Medio Físico
Auto
registro
libros
de
de
Software
ORSO
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
Final
Archivo de
Gestión del
proceso
Archivo de
Gestión del
proceso –
Organización
Comunal
Archivo de
Gestión del
proceso
Archivo de
Gestión del
proceso
Archivo de
Gestión del
proceso
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
Archivo de
Gestión del
proceso
Archivo de
Gestión del
proceso
Archivo de
Gestión del
proceso –
Organización
Comunal
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
SegúnTablas
de Retención
Documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
01
02
Según Acto Administrativo
Según Acto Administrativo
03
15/04/2010
04
13/11/2012
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
Versión inicial
Reingeniería de Procesos
Revisión
y
ajuste
como
resultado
de
la
acción
correctiva No. 0001 del 15 de
febrero de 2010.
Se ajustan las definiciones de
acuerdo al decreto 890 de
2008, decreto 2350 de 2003, la
ley 743 de 2002 y ley 1437 de
2011; se integran acciones de
la normatividad vigente, a partir
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN,
CONTROL Y VIGILANCIA DE
ORGANISMOS SOCIALES Y
COMUNALES
VERSIÓN
VIGENCIA
05
12/08/2013
CÓDIGO:
P–GSP–03
VERSIÓN: 05
PÁGINA:
24 DE 24
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
de la revisión de este
documento de la reingeniería
de procesos.
Se realizan ajustes de acuerdo
a la reestructuración de la
Gobernación,
teniendo
en
cuenta el decreto 0460 de
2012, este procedimiento se
encontraba en el proceso
Gestión Social, se realiza el
cambio al proceso Gobierno,
Seguridad
y
Participación
conservando la versión del
anterior proceso.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.