instructivo para el proceso de cierre, fusion y/o traslado de saldos

 GOBIERNO NACIONAL
DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O
TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS
DE ENTIDADES DEL PGE
GOBIERNO NACIONAL
DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL
ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Instructivo para el proceso de cierre,
fusión y/o traslado de saldos contables y
presupuestarios de entidades del PGE
GOBIERNO NACIONAL
DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O
TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE
ENTIDADES DEL PGE
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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Jaime Sosa
Dra. Betty García
Analistas de Estados Financieros
Revisado:
Dra. Sonia Proaño
Aprobado:
Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha:
29/06/2012
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR ÍNDICE
Contenido ANTECEDENTES................................................................................................................................... 5 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................................... 5 Observaciones Generales .................................................................................................................... 5 DEPURACIÓN PRESUPUESTARIA ......................................................................................................... 7 ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES. ............................................................................................................................. 8 DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES ............................................................................................. 8 113. CUENTAS POR COBRAR ....................................................................................................... 10 131. EXISTENCIAS ........................................................................................................................ 11 141 ‐ 144 – 145 BIENES DE LARGA DURACION ............................................................................ 11 151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98) .............................. 11 DEPURACIÓN DE TESORERÍA. ............................................................................................................ 12 213. CUENTAS POR PAGAR ......................................................................................................... 12 224. CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES .......................................................................... 13 212.50 Fondos a Otorgarse – Administración Pública Central. ..................................................... 13 ADMINISTRACION DE FONDOS ......................................................................................................... 14 CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos) ............................................................ 14 4 GOBIERNO NACIONAL
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION
Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y
PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE
ANTECEDENTES
Por los cambios de modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de
desconcentración territorial, a los que deben sujetarse las entidades del Estado Central, lo
que provoca el cierre o traslado de varias entidades operativas desconcentradas a unidades
administrativas; ó, la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de
coordinadoras de zona, distritos o circuitos; se determina la necesidad de establecer
procedimientos de ayuda para el traslado de saldos contables y presupuestarios, con la
finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de cada una.
Es importante señalar, que por disposición de la autoridad competente de cada institución
existirán procesos de: cierre (eliminar una entidad), fusión (unificar más de una entidad) o
traslado (mover una entidad a otra) UDAFs o EODs.
El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los responsables de
las áreas financieras, que utilizan las herramientas informáticas e-SIGEF y e-SIPREN,
realicen las acciones pertinentes, a fin de ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos
contables y presupuestarios en coordinación con esta Cartera de Estado.
PROCEDIMIENTOS
Observaciones Generales El procedimiento que a continuación se describe, tiene que ser ejecutado por las UDAFs y
EODs que se eliminan, en coordinación con los Analistas de las Subsecretarías de
Contabilidad Gubernamental, Tesoro de la Nación y Presupuesto; con las siguientes
consideraciones:
9 Desconcentración de entidades (UDAFs – EODs)
9 Fusión de entidades (EODs – EODs)
9 Traslado de saldos (UDAFs - EODs)
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar
a las
Subsecretarías de: Contabilidad Gubernamental, Tesoro de la Nación y Presupuesto, qué
entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles asumen las competencias,
adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el cierre presupuestario y contable
definitivo, los siguientes documentos habilitantes:
• Pedido de la Máxima Autoridad
• Base Legal
• Copia del RUC de las nuevas unidades creadas
NOTA: Como parte del proceso de cierre y/o traslado de saldos, se debe considerar que la
entidad cerrada no debe estar habilitada para ejecutar gastos; como es el caso de las
Declaraciones del Servicio de Rentas Internas, proceso realizado en la Subsecretaria del
Tesoro de la Nación.
Ejemplo Clase de Registro “RAFS” Regulación Anticipos de Fondos por Pagar al SRI.
El Analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, entregará a la entidad
solicitante, el reporte de los saldos contables por cada entidad involucrada, para que a su
vez, inicie la revisión, análisis y depuración de las cuentas contables.
La entidad que se cierra, deberá contactarse con el Analista de la Subsecretaría de
Presupuesto, para coordinar las actividades del traslado presupuestario.
El momento en que se inicie el proceso de cierre y traslado contable y presupuestario, la
entidad que desaparece, no podrá realizar ningún tipo de transacción financiera. En caso de
ejecutar algún movimiento financiero o presupuestario, lo actuado será de exclusiva
responsabilidad del ejecutor.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR DEPURACIÓN PRESUPUESTARIA Las Máximas Autoridades o sus Delegados, mediante oficio, solicitarán a la Subsecretaría
de Presupuesto, la incorporación en el Catálogo de Instituciones y de Entidades Operativas
Desconcentradas del Sector Público en función de la desconcentración territorial
institucional, adjuntando el documento legal de creación.
Para el caso de las entidades que se cierran y conforme a las actividades del ejercicio fiscal,
donde adquirieron compromisos que no han sido devengados en su totalidad; deberán
realizar la reversión parcial o total de los mismos, con el fin de liquidar las certificaciones
presupuestarias aprobadas.
En el caso de las entidades que tengan compromisos, en los cuales no haya registrado
devengados y solo entregó anticipos que se encuentran en estado PAGADO, coordinará con
el Analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental para cambiar el estado de
los anticipos, con el propósito de realizar la reversión total de los compromisos no
devengados y registrar los compromisos en la nueva EOD.
Para los contratos, sean de obra o de servicios, la entidad receptora de los saldos contables,
deberá crear sus estructuras programáticas y las partidas presupuestarias correspondientes
de cada proyecto; es importante la coordinación del Analista presupuestario del Ministerio de
Finanzas, a fin de que la herramienta informática e-SIGEF le permita la carga de las
plantillas de contratos.
La depuración presupuestaria, es simultánea con algunos puntos del área contable; por tal
razón, se recomienda una revisión general del documento, para que el análisis y
depuración presupuestaria vaya en coordinación con la contable.
Concluido el proceso de depuración presupuestaria, la entidad (UDAF y/o EOD) solicitará a
la Subsecretaría de Presupuesto, la certificación de que no registra saldos disponibles en las
partidas presupuestarias de la entidad; documento que formará parte de los anexos al oficio
que será enviado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental.
NOTA: Para las entidades que registraron recursos de autogestión antes del proceso
de traslado de saldos deberán conciliar dichos valores (control de ingresos) y realizar
su modificación presupuestaria correspondiente.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES. Las entidades que participan en este proceso de traslado de saldos deberán ejecutar las
reformas WEB, que le permitirán actualizar el distributivo de sueldos.
El traspaso de la información de la nómina de los servidores de la entidad operativa
desconcentrada que se cierra o se transforma en unidad administrativa deberá coordinar
con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto encargado del proceso del e-SIPREN; a
fin de que se efectúen las acciones pertinentes de traspaso.
En el caso de las cuentas del subgrupo 112.01 Anticipos a Servidores Públicos, los saldos
contables de las cuentas de remuneraciones Tipo A, B ó C, deberán ser informados a la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante un listado de los servidores que al
momento tienen anticipos otorgados, conforme al modelo de gestión de cada EOD; a fin de
que se actualice la base de datos en la nueva entidad.
DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Antes del traslado de saldos contables, las EOD’s que se cierran o se transforman en
unidades administrativas, deberán solicitar que se habiliten las Clases de Registro CCIG,
CCST y CCPP, tanto para las entidades que se cierran como para las que se abren o
reciben; además realizarán la depuración de su información y dejarán con saldo CERO las
cuentas (112.50, 112.81, 113, 213, 212.50).
Los saldos de las cuentas contables restantes deben regular conforme lo indica la normativa
vigente.
Nota:
Antes de la carga masiva de datos, las entidades deberán preparar el archivo
Excel en formato.txt y deberán cruzar sus diferencias contra el PATRIMONIO
INSTITUCIONAL.
Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de Ingresos 62 y del Grupo
de Gastos 63, deberán utilizar exclusivamente la Clase de Registro CCIG y determinar el
Resultado del Ejercicio con la cuenta 618.03.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR 112.50 Por Recuperación de Fondos – Administración Pública Central: Esta cuenta no
debe pasar con saldo a la nueva entidad; ya que es una cuenta transitoria y su
saldo debe ser depurado.
Ejemplo:
Cuando el responsable del fondo, no gastó todo o parte del fondo asignado, este
valor debe ser depositado en la cuenta rotativa de ingresos de la entidad o en la
CCU; cuando el usuario procede a liquidar el Fondo, se genera un asiento
automático con clase de registro FRF que es el siguiente:
Mayor
S_
1
S_2
112
50
00
112
13
01
Auxiliar 1
Auxiliar 2
020002300
1768085430
00
001
020002300
1768085430
00
001
Débito/
Monto
Monto
Crédito
Débit
Crédit
o
o
Auxiliar
3
0
D
0
C
185.5
4
0.00
0.00
185.54
Como se observa en el cuadro adjunto, al liquidar el fondo se crea la cuenta 112.50
Recuperación de Fondos – APC, por el valor no utilizado.
9 GOBIERNO NACIONAL
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR Nota: Para regular el saldo contable de la cuenta 112.50, favor revisar el instructivo
de Administración de Fondos, publicado en el Portal Web del Ministerio de Finanzas,
referente al registro de depósito de valores sobrantes del fondo, numeral 2.11.
113. CUENTAS POR COBRAR La EOD que se cierra o transforma en unidad administrativa, debe cerrar todas las Cuentas
por Cobrar (113.XX.XX), a la fecha del cierre o traslado, tomando en consideración los
siguientes conceptos:
•
La clase de registro CCST debe ser utilizada únicamente para la cuenta 113.81 con
el RUC del SRI.
•
Si la entidad registró los devengados de ingresos y olvidó el percibido (recaudación),
existiendo el depósito; tendrá que ejecutar el CUR de disminución del devengado de
ingresos.
•
Cuando la entidad reclasificó las Cuentas por Cobrar de Años Anteriores y no registró
la recaudación, porque aún no recibe el pago o el depósito deberá realizar la
reversión del registro contable (CAS - Contrasiento).
•
Si la entidad tiene en el ejercicio vigente Cuentas por Cobrar de Años Anteriores al
2011, debido a que no registró los depósitos en los respectivos ejercicios fiscales;
deberán considerar los lineamientos impartidas en el Instructivo de Control de
Ingresos y coordinar con la Subsecretaría del Tesoro Nacional; anexando los
justificativos pertinentes para su registro.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR 131. EXISTENCIAS La entidad que se cierra o se transforma en unidad administrativa, debe realizar los
respectivos Ajustes o Regulaciones por consumo, utilización o venta de las
Existencias, considerando los egresos de bodega para que los saldos queden
debidamente conciliados.
141 ­ 144 – 145 BIENES DE LARGA DURACION •
La entidad que se cierra o pierde su característica de UDAF y/o EOD, deberá
presentar el informe de la toma física de los bienes ante la entidad que la absorbe,
adicionalmente los saldos contables deberán estar acorde al informe presentado, con
la finalidad de que no existan ajustes pendientes, como por ejemplo: donaciones
entregadas y recibidas, valores de las depreciaciones acumuladas, bajas de bienes
por robos o perdidas, revalorización de bienes, entre otros.
•
También se deberá dejar constancia de los Bienes de Larga Duración entregados y
recibidos en comodato.
151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98) •
La entidad que se cierra o transforma, debe realizar los asientos de Acumulación de
Costos y Aplicación a Gastos de Gestión para cerrar las cuentas de inversión.
•
Las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98 son las únicas que pueden pasar con
saldo a la nueva entidad, estas cuentas se cerrarán si la obra o el programa ha sido
terminado o entregado.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR Para la Acumulación de Costos de Proyectos y/o Programas
Las Rutas de acceso para realizar los ajustes son los siguientes:
Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias – Ajustes por
Acumulación de Costos en Proyectos y Programas
Para Aplicación a Gastos de Gestión y Liquidación de Proyectos y/o Programas
Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Ajustes y
Reclasificaciones – Ajustes y Reclasificaciones Cte. e Inversión
AJUSTES
TIPO DE TRANSACCION
Aplicación de Gastos de Gestión
22
Liquidación de Proyectos
9
Liquidación de Programas
11
DEPURACIÓN DE TESORERÍA. 213. CUENTAS POR PAGAR La EOD que se cierra o transforma debe cerrar todas las Cuentas por Pagar con
asociación presupuestaria que tengan saldos por los siguientes conceptos:
•
La Clase de Registro CCPP, deberá utilizarse únicamente con la cuenta 213.81 que
tenga el RUC del SRI.
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DEL ECUADOR •
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR CUR de Gastos en estado Aprobado y no solicitado el pago, la entidad debe
autorizar el pago y posteriormente pedir a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación
que realice la transferencia, para que se genere el registro contable PAG, Pago
Automático de Gastos.
•
Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el traslado de saldos deberá realizar
todas las reclasificaciones de los rechazos existentes.
224. CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Reclasificaciones efectuadas a Cuentas por Pagar de Años Anteriores que no se
solicitaron el pago, la entidad deberá autorizar el pago y posteriormente pedir a la
Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia para que se genere el
asiento POAA, (Pago de Obligaciones de Años Anteriores), en caso de que la entidad
no desee realizar el pago, debe solicitar el contrasiento (CAS) respectivo.
212.50 Fondos a Otorgarse – Administración Pública Central. Esta cuenta es transitoria, por tal motivo se deberá comunicar a la Subsecretaría del
Tesoro de la Nación, para que finalice el proceso de pago de todas estas cuentas, con
sus respectivos auxiliares.
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR ADMINISTRACION DE FONDOS Los fondos creados a través del Módulo de Administración de Fondos, deben ser
rendidos y liquidados en su totalidad, esto permitirá la depuración y regulación de las
cuentas 112.13.XX y 112.15.XX.
CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos) Para todos los casos de Cuentas por Pagar y Fondos a Otorgarse, la entidad deberá
esperar la confirmación de las transacciones que el Tesoro Nacional ejecuta con el
Banco Central, a fin de verificar que no se produzcan rechazos en los pagos; es decir se
tendrá que esperar dos días para su verificación.
Para los casos en que se presenten rechazos de autorizaciones de pago, dentro de la
depuración de cuentas, la entidad deberá solucionar el problema, esperar la verificación
y volver a solicitar el pago.
Se recomienda que dentro de la depuración de los saldos contables, se realicen todas
las gestiones necesarias para su regulación; si la entidad presenta novedades que no
puedan solucionarlas en forma directa antes del traspaso, deberá comunicarse con el
Analista de Contabilidad Gubernamental, para el respectivo asesoramiento.
Para el caso de los contratos, sean de obra o servicios, la entidad receptora de los
saldos contables de la entidad que se cierra, se traslada o se fusiona, deberá crear sus
estructuras programáticas y las partidas correspondientes de cada proyecto, para que la
herramienta informática e-SIGEF le permita la carga de las plantillas de contratos.
Para la carga de los contratos de años anteriores deberá aplicar la siguiente ruta:
Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a
Contratistas o a su vez Anticipo a Proveedores – Carga Inicial de Contratos de Obra
o de Servicio
14 GOBIERNO NACIONAL
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DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR Además deberá mantener el año y los mismos datos del contrato, con la diferencia del
número del contrato y la EOD; es importante indicar que el archivo deberá ser cargado en
formato texto (txt).
En el caso de contratos del año vigente, deberá aplicar la siguiente ruta:
Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a
Contratistas o a su vez Anticipo a Proveedores – Catálogo de Contratos, identificar
la entidad y crear el contrato llenando los campos de la pantalla
Favor observar la plantilla modelo, que se encuentra en el archivo adjunto de este
documento.
El resultado de esta carga ejecutado por la EOD, deberá ser notificado a la Subsecretaría de
Contabilidad Gubernamental, mediante Oficio adjuntando el listado con toda la información
de lo efectuado.
Las entidades que se cierran, dejarán haciendo la declaración de impuestos
correspondiente al mes anterior al Servicio de Rentas Internas, y la entidad que recibe
la información financiera y presupuestaria, ejecutará la declaración del mes siguiente.
Una vez que la EOD en proceso de cierre confirme la depuración de los saldos contables y
la carga en el catálogo de contratos de la herramienta informática e-SIGEF, el analista de la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, verificará los saldos y si no existen
novedades al respecto, iniciará el proceso de traslado de saldos contables.
Concluido con el proceso de traslado de saldos mediante la Clase de Registro TSCE, el
analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental comunicará del particular al
responsable de la entidad receptora de la información financiera y procederá con la entrega
de los impresos de lo actuado.
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