MODULO VI - Ministerio de la Defensa
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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 1 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Administración de Usuarios para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Establecimientos Públicos cuando lo requieran. ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Establecimientos Públicos del Sector cuando lo requieran. Se describe la Organización de las Unidades Ejecutoras frente al Sistema SIIF Nación y el proceso de Administración de usuarios de acuerdo con los lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación: Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos Página Web Ruta: 22 DIC 2010 www.mindefensa.gov.co/ Ministerio/ Directora Financiera Finanzas/Normatividad/ Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación I. HISTÓRICO DE CAMBIOS VERSIÓN No. 01 FECHA DE EMISIÓN 22 DIC 2010 CAMBIOS REALIZADOS Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la actualización efectuada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público tanto al procedimiento como a los formatos de acuerdo con la Circular Externa No. 17 del 24 Junio/10 del Administrador del SIIF Nación, dándose a conocer con la Circular No. 414MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2010. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Dirección Finanzas Elaborado por: PD. Nancy Elvira Torres Pinzón Cargo: Profesional de Defensa Revisado por: Revisado por: PD. Martha Lucía Ramírez G. Clara Inés Chiquillo Díaz Aprobado por: Yaneth Giha Tovar Cargo: Directora Financiera Fecha: 16 DIC 2010 Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión Fecha: 17 DIC 2010 Fecha: 22 DIC 2010 Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación Fecha: 22 DIC 2010 Firma: Firma: Firma: Firma: No Aplica MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 2 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTO No. 51 “ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION” 1. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS FRENTE AL SIIF NACION 1.1 Roles 1.2 Actualización de Datos 2. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS 2.1 Esquema de Operatividad en el Sistema SIIF Nación 2.2 Requisitos Previos 2.3 Lista de Chequeo Creación de Usuario 2.4 Creación Cuenta de Usuario 2.4.1 Formato Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I 2.5 Modificación Cuenta de Usuario 2.5.1 Formato Solicitud Modificación Cuenta de Usuario SIIF Nación I 2.6 Restricción de usuarios 2.7 Entrega Clave 2.8 Solicitud Certificado Digital 2.9 Retiro de Usuarios 2.10 Registro de las Solicitudes en el Sistema SIIF Nación 2.10.1 Creación de Usuarios 2.10.2 Activar Usuarios 2.10.3 Inactivar Usuarios 2.10.4 Habilitar Usuarios 2.10.5 Deshabilitar Usuarios 2.10.6 Asignar Nueva Clave 2.10.7 Modificar Datos del Usuario 2.10.7.1 Cambiar Fecha de Expiración de un Usuario 2.10.7.2 Cambiar las Asignaciones Internas que gestiona 2.10.7.3 Cambiar el Perfil a un Usuario Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial PAG. 4 4 8 9 9 11 12 14 16 23 26 32 35 36 38 39 39 47 48 48 48 49 49 49 50 51 Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.10.7.4 2.10.7.5 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.16.1 2.16.2 2.16.3 2.16.4 2.16.5 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 6. 7. PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 3 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Cambiar de Asignación Interna a un usuario Cambiar el Nombre Envío Correo Electrónico Consulta de Solicitudes en el Sistema SIIF Nación Impresión de Claves de Acceso Anulación de Solicitudes Restricción de Usuarios Reportes Reporte Estado Solicitud de Usuarios Reporte Usuarios Reporte Transacciones por Perfil Reporte Restricción Usuarios Reporte Estado de Solicitudes de Restricción de Usuarios ADMINISTRACION DE TERMINALES Creación de Terminal Registro de Terminales en el Sistema SIIF Nación Creación Terminal Blanquear Terminal Habilitar Terminal ARCHIVO DOCUMENTACIÓN Archivo del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora Archivo de Hojas de Vida Usuarios Archivo de Solicitudes de Administración de Usuarios Mantenimiento del Archivo CLAVES DE ACCESO USUARIOS VPN MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL ADMINISTRACIÓN USUARIOS INSTRUCCIONES GENERALES USUARIOS SIIF NACION Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial 51 52 52 55 56 58 61 63 63 65 66 66 67 68 69 70 70 71 72 73 73 73 73 74 74 75 77 Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 4 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 PROCEDIMIENTO No. 51 “ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION” A continuación se dan a conocer los roles estipulados, para la adecuada administración y operación del Sistema SIIF Nación al interior de cada Unidad Ejecutora, así: 1. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS FRENTE AL SIIF NACION 1.1 Roles Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario designado por medio de la Resolución No. 1282 del 10 de Noviembre/04 para el caso de Gestión General, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana y Resolución No. 4317 del 22 de Diciembre de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional para la Dirección General Marítima (DIMAR), quien se desempeña como Jefe Financiero o su equivalente, ubicado en el nivel Central de la Unidad Ejecutora, el cual ejerce la representación de la Unidad Ejecutora ante la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Unidad Ejecutora en aspectos relacionados con la administración de usuarios, procesos operativos y de seguridad. En las demás Unidades Ejecutoras incluyendo los Establecimientos Públicos del Sector Defensa será el funcionario que para el efecto haya sido designado mediante Acto Administrativo. El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora es el encargado de adelantar las gestiones relacionadas con la Administración de Usuarios, Restricciones, Terminales y garantizar un eficiente y eficaz soporte funcional y técnico en la respectiva Unidad Ejecutora. Así mismo, de suministrar capacitación a los usuarios del sistema SIIF Nación, cumplir con las políticas y estándares de seguridad del sistema, mantener actualizado el archivo de documentos que soportan cada uno de los procedimientos asociados a la administración de usuarios y de validar y verificar periódicamente que toda cuenta de usuario y la funcionalidad asociada a través del perfil de usuario, corresponda a las funciones que desempeña el usuario en la Unidad Ejecutora. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 5 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Con el fin de oficializar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora ante la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cada Unidad Ejecutora debe diligenciar el formato denominado “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” identificado como Anexo “10” Designación Coordinador SIIF Nación Entidad, el cual debe ser remitido a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional con el fin de obtener la firma del señor Secretario General, como responsable de la Gestión Financiera en el Ministerio de Defensa Nacional y posteriormente, enviarlo al Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Lo anterior, debe realizarse con el propósito de iniciar el proceso de administración de usuarios en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Así mismo, el Coordinador SIIF Nación Entidad debe documentarse en aspectos relacionados con las funciones propias del rol “Coordinador SIIF Nación Entidad”, la organización y Administración Entidades Usuarias SIIF Nación, descritas en el documento “Administración de SIIF Nación”, publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links SIIF Nación – Principal – Administración Entidades SIIF. El formato “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad”, es un documento requerido por la Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por medio del cual el responsable de la Gestión Financiera en el Ministerio de Defensa Nacional designa al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, el cual debe ser diligenciado por el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, refrendado por el Responsable en la Entidad por la Gestión Financiera (Secretario General para el caso de Gestión General, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana) y por el Coordinador SIIF Nación Entidad (el delegado por Resolución o Acto Administrativo) y la Dirección de Finanzas se encarga de remitirlo al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Anexo al formulario, se deben remitir dos certificaciones donde conste que tanto el Responsable en la Entidad por la Gestión Financiera como el Coordinador SIIF Nación Entidad son funcionarios activos y describir el cargo que desempeñan. La Certificación del señor Secretario General la solicita la Dirección de Finanzas ante el Grupo de Talento Humano del Ministerio de Defensa Nacional y la Certificación del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la expide la Oficina de Personal o su equivalente. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 6 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora es el encargado de designar los funcionarios para los roles de apoyo a la administración de usuarios: “Delegado Coordinador SIIF Entidad”, “Soporte Técnico SIIF Entidad” y “Registrador SIIF Nación Entidad” y realizar el trámite oportuno para designar uno que lo sustituya en caso de ausencia temporal o definitiva. NOTA: Para el caso de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa cada uno se encarga de remitir directamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el formato de “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” con sus correspondientes soportes. Delegado Coordinador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario que Delega el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora para asumir las Funciones de Coordinador SIIF ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por ausencia del titular. El delegado debe ser un funcionario activo de la Entidad y debido a la responsabilidad que implica, el Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no tramitará solicitudes de creación, modificación o eliminación de usuarios que no estén debidamente firmadas por el “Coordinador SIIF Nación Entidad” o su “Delegado”. El formato “Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad” de la Unidad Ejecutora Anexo “11” es un documento a través del cual se delega la Coordinación SIIF, en él se incluyen los datos del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora y del Delegado del Coordinador SIIF Entidad. El trámite de “Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad” lo realiza el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público diligenciando el formato “Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad” ubicado en www.minhacienda.gov.co > SIIF Nación > Administración de Entidades > Formatos y remitiendo una copia a la Dirección de Finanzas, para la actualización de datos. Anexo al formulario, se deben remitir dos certificaciones donde conste que tanto el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora como el Delegado son funcionarios activos, describiendo el cargo que desempeñan. Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario que proporciona apoyo y soporte de tipo técnico para la instalación, correcto funcionamiento del sistema y configuración los componentes tecnológicos para Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 7 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 garantizar a los usuarios el acceso al Sistema SIIF Nación ubicados en el nivel central y en caso de que su homólogo en la Regional no pueda resolver los problemas técnicos presentados, apoya en su solución. Verifica que los equipos que van a ser utilizados para el Sistema SIIF Nación cumplan con los requisitos mínimos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las políticas y estándares de seguridad del sistema SIIF Nación, instala el Sistema y sus actualizaciones y da soporte en la instalación y uso de los certificados digitales. Es el enlace entre la Unidad Ejecutora y la Dirección de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Con el fin de oficializar al Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora ante la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cada Unidad Ejecutora debe diligenciar el formato denominado “Designación Soporte Técnico SIIF Entidad” y que se identifica como Anexo “12”, junto a este formato se debe remitir una certificación donde conste que el Soporte Técnico SIIF Entidad es funcionario activo y el cargo que desempeña, expedida por la dependencia competente de la respectiva Unidad, dicho formato debe se remitido al Ministerio de Hacienda y Crédito Público con copia a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional. Registrador SIIF Entidad. Funcionario que se encarga de ejecutar los registros en el Sistema SIIF Nación de las solicitudes documentales tramitadas por parte de las Subunidades que pertenecen a la respectiva Unidad Ejecutora relacionadas con la Administración de Usuarios, Restricciones y Terminales tanto del nivel central como de las Regionales o Subunidades en Línea con el SIIF Nación. Coordinador SIIF Regional. Funcionario de la Unidad Regional que se encarga de centralizar, atender y resolver las inquietudes y problemas presentados a los usuarios con la operación del Sistema SIIF Nación. Solicita los requerimientos de Usuarios y Terminales de la Regional o Subunidad al Coordinador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora (nivel central), cuando se presenten cambios. Soporte Técnico SIIF Regional. Es el funcionario que proporciona apoyo y soporte, resolviendo los problemas de tipo técnico a los usuarios del SIIF Nación ubicados en la Regional o Subunidad. Instala y actualiza el sistema SIIF Nación y es el contacto directo con el Soporte Técnico SIIF Entidad, es decir, del nivel central de la Unidad Ejecutora. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 8 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Control SIIF Entidad. Funcionario de la Oficina de Control Interno o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, encargado de monitorear la administración y operación del Sistema SIIF Nación, quien debe presentar al Representante Legal del Ministerio y a la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, al menos una vez al año, los resultados obtenidos del monitoreo a la Administración de Usuarios en el SIIF Nación. Ejerce funciones de control interno a la administración y operación del Sistema SIIF Nación en su respectiva Unidad Ejecutora, verifica la administración e implementación del proceso de administración de usuarios SIIF en la respectiva Unidad Ejecutora. Así mismo, conoce las políticas, normas y procedimientos divulgados por el Administrador del Sistema SIIF Nación y monitorea la adecuada utilización de los Certificados Digitales. Usuario. Es quien requiere utilizar el Sistema SIIF Nación en cada Unidad en cumplimiento de sus funciones y perfiles autorizados para el registro de las operaciones financieras de la Unidad. Debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 2789 del 31 de Agosto/04, que en su artículo 31 dispone: “El uso del SIIF Nación no exime a los usuarios de las responsabilidades en el cumplimiento de las disposiciones orgánicas, legales y reglamentarias en relación con la programación aprobación, modificación y ejecución de sus presupuestos, así como de la aplicación de las normas contables vigentes”. Asume la responsabilidad de todos los registros que se hagan en el sistema con su cuenta de usuario y reporta los problemas relacionados con el sistema al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. 1.2 Actualización de Datos Con el propósito de tener actualizados los datos del Delegado Coordinador SIIF Entidad, Soporte Técnico SIIF Entidad, Coordinador SIIF Regional y Soporte Técnico Regional, después de haberse registrado los datos del Coordinador se requiere que el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o Regional en el evento en que se presenten cambios en los funcionarios designados diligencien completamente y remitan el formato de “Actualización Datos Coordinador SIIF Entidad” y que se identifica como Anexo “13”, al Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (aplica Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 9 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 para cambios en el Delegado Coordinador SIIF Entidad o el Soporte Técnico SIIF Entidad del nivel central) o al Departamento Financiero o quien haga sus veces del nivel central de la Unidad Ejecutora (aplica para cambios en el Delegado Coordinador SIIF Regional o el Soporte Técnico SIIF Regional). El Formato de “Actualización de Datos Coordinador SIIF Entidad” no aplica para el cambio de Coordinador SIIF Nación, para este caso debe utilizar el formato “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad”. 2. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS La Administración de usuarios consiste en un conjunto de procedimientos y responsabilidades asociadas que permite validar la legitimidad de operación del Sistema SIIF Nación, garantizando que el usuario hace lo que está permitido en el sistema. La responsabilidad es ejercida por el Secretario General, quien delega la administración de usuarios en el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora, el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora como responsable de la administración operativa de usuarios, el “Usuario” responsable de efectuar los registros en el sistema asociados a su cuenta y el “Delegado Coordinador SIIF Entidad” como apoyo de la Administración de usuarios. Operativamente la Administración de Usuarios es un conjunto de procedimientos establecidos para la creación, modificación o eliminación de la cuenta de un usuario, creación o modificación de las terminales, creación o modificación de restricciones asociadas a un perfil de usuario específico, basados en las funciones que desempeña y las necesidades de la Unidad Ejecutora, frente a las transacciones dispuestas en el Sistema SIIF Nación para el registro de la información financiera, así como la administración de terminales. Todos los requerimientos de Administración de usuarios se deben solicitar al Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado para el trámite ante la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, presentando la documentación pertinente para su correcto trámite. 2.1 Esquema de Operatividad en el Sistema SIIF Nación El esquema de operatividad en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación establecido por la Administración SIIF – Nación del Ministerio de Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 10 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Hacienda y Crédito Público, está compuesto por el “registro” y posterior “autorización”. El “registro” consiste en digitar en el sistema los datos aportados documentalmente y registrados en el formato de “Solicitud creación cuenta de usuario – SIIF Nación I” Anexo 14 del presente procedimiento, de tal forma, que después de grabarlo en el sistema genere una solicitud que queda en estado “Registrado” previo cumplimiento de los requisitos exigidos. Posteriormente, se remite la solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público vía fax o por correo electrónico y esta instancia “Autoriza” (aprueba o rechaza) en el sistema la solicitud en estado registrada. El “Registro” está a cargo del perfil “Registrador”, este perfil en el Ministerio de Defensa Nacional está en el nivel central de cada Unidad Ejecutora, en cabeza de un funcionario ubicado en la Dirección Financiera o su equivalente. La “Autorización”, la realiza el perfil “Autorizador” en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quien aprueba o rechaza las solicitudes de creación de usuarios y restricción de categorías registradas por parte de las Entidades, previa autorización del Administrador del Sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El envío de las solicitudes de Administración de Usuarios y Restricciones para la autorización ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la realiza el Registrador a través de correo electrónico firmado digitalmente, solamente para el caso de modificación de usuarios (Inactivar, Deshabilitar, Habilitar, generar nueva clave, cambiar asignaciones internas que gestiona, cambio de fecha de expiración) y las restricciones de usuarios, para las solicitudes de creación o activación de usuarios se envía vía fax al Ministerio de Hacienda y Crédito Público anexando los documentos soporte exigidos para el efecto y confirmando su recibo. El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o su ”Delegado”, son las únicas personas autorizadas para envío de correo certificado a la administración SIIF a [email protected], quienes se encuentran debidamente registrados en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el efecto y reposan en los archivos de ese Ministerio. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 11 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Si la Unidad Ejecutora presenta problemas para el envío del correo firmado digitalmente, debe remitir la solicitud de Administración de Usuarios generada por el SIIF Nación, al Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante correo tradicional o a través del mensajero y solicitar soporte a Certicámara al teléfono 3830300 o a la dirección www.certicamara.com. Si el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o su “Delegado” no poseen certificado digital deben solicitarlo ante Certicámara. Una vez registrada en la Unidad la solicitud de administración de usuarios en el Sistema SIIF Nación, el Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado deben radicar los documentos que soportan la solicitud a más tardar 8 días calendario después de realizado el registro, ya sea por fax o directamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Una vez cumplido este plazo y la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no haya recibido la documentación, el autorizador la rechazará. 2.2 Requisitos Previos Con base en lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) el Coordinador SIIF Nación Entidad es el responsable de la creación en el SIIF Nación de los Usuarios en cada Unidad Ejecutora, por consiguiente, el superior inmediato del usuario a crear debe solicitar su creación por escrito al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora correspondiente, justificando la necesidad y las funciones que realizará en el aplicativo. Para dicho efecto el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, previo a la solicitud de creación de un usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, debe considerar lo siguiente: 1. La Entidad deberá tener un usuario con perfil registrador, quien será el encargado de registrar las solicitudes de administración de usuarios y de entregar las claves. 2. El Coordinador remitirá las solicitudes de administración de usuarios a la Administración del Sistema en el formato que se imprima a través del aplicativo, solamente para creación de usuarios. 3. Que el superior inmediato del funcionario o contratista solicite por escrito su creación en el SIIF Nación y señale las restricciones que debe tener. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 12 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 4. Que el usuario sea funcionario o contratista activo de la Entidad. 5. En la creación de un usuario se debe utilizar el formato denominado “Solicitud Creación Cuenta de Usuario - SIIF Nación I” que se identifica como Anexo “14”. 6. En la modificación a la cuenta de un usuario se debe utilizar el formato denominado “Solicitud modificación cuenta de Usuario – SIIF Nación I” que se identifica como Anexo “15”. 7. Instruir al usuario sobre sus responsabilidades en el uso del aplicativo y sobre las políticas de seguridad. Para tal fin deberá hacer firmar un documento en el que manifiesta conocerlas y acatarlas. 8. Verificar que el perfil asignado en el SIIF Nación es consistente con las funciones del cargo u obligaciones del contrato. 9. Validar que el funcionario o contratista ha recibido previamente capacitación sobre la seguridad y funcionalidad del SIIF Nación. La persona que por primera vez va a ser usuario del sistema debe ser capacitado por parte de la Unidad Ejecutora, dándole una información general de qué es el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, los módulos que posee, cómo se ingresa y específicamente sobre las transacciones que va a utilizar de acuerdo con el perfil. Capacitado el usuario debe ser objeto de una evaluación por parte de quien la haya efectuado, con el fin de verificar el conocimiento adquirido. 10. En caso que el usuario sea un contratista debe validar que el contrato tenga cláusula de confidencialidad. 11. El equipo de cómputo en el cual se va a instalar el SIIF Nación, debe cumplir con los requisitos mínimos exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y políticas de seguridad, información que verifica el Soporte Técnico SIIF Entidad en cada Unidad. 12. El usuario y el equipo de cómputo que van a ser creados en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, deben estar creados en la red de la Unidad. El nombre con que el usuario se valide en la red debe ser igual a la “cuenta de usuario” en el SIIF Nación. 13. Verificar si las transacciones que el usuario va a utilizar en el sistema requieren de Certificado Digital, si lo requiere, el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe adelantar el trámite de solicitud del Certificado Digital ante Certicámara. 2.3 Lista de Chequeo Creación de Usuario El Coordinador SIIF Nación Entidad debe considerar los siguientes puntos, para la creación de un usuario, así: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 13 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Forma de vinculación. Validar que el usuario es funcionario de planta. Para usuarios contratistas, se debe validar la cláusula de confidencialidad en el contrato como ya se referenció. Funciones de usuario. Validar que las funciones u obligaciones que tiene el usuario, son consistentes con el perfil solicitado. Restricciones. Validar si el usuario tiene acceso a todas las transacciones propias del perfil o no. De ser necesario hacer restricciones de las transacciones a las cuales no debe tener acceso. Certificado Digital. Validar si el usuario requiere certificado digital. El sistema SIIF Nación, utiliza firma digital como mecanismo de seguridad, para garantizar la identidad de quien genera la información, la integridad o garantía que la información generada no haya sido alterada y el no repudio o negación de quien originó los registros realizados en el sistema. La Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público estableció la firma digital como de uso obligatorio para las siguientes funcionalidades, por lo cual TODO usuario que cree, modifique o elimine registros relacionadas con estas funcionalidades DEBE utilizar certificado digital para poder realizarlas. Código Nombre transacción CUN0056 CUN0119 Generación Ordenes de Pago OAT (Perfil Pagador) Confirmación / Desconfirmación para trámite de pago de órdenes de pago (Perfil Pagador) Beneficiarios y Cuentas (Perfil Presupuesto) Compromiso (Perfil Presupuesto) Obligación y Orden de Pago (Perfil Contable) Selección de Obligación y Orden de Pago Fecha Fija (Perfil Pagador) Selección de Obligación y Orden de Pago Fecha Variable (Perfil Pagador) Confirmación para Trámite de Pago (Perfil Pagador) Trámite de Pago OAT (Perfil Pagador) Confirmación de Deducciones (Perfil Contable) EGR0018 EGR0035 EGR0038 EGR0049 EGR0050 EGR0052 EGR0054 EGR0064 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia EGR0165 EGR0170 EGR0173 EGR0174 ING0020 SEG0029 SEG0034 SEG0041 PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 14 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Plano Pagos y Retenciones a Terceros (Perfil Pagador) Generación de Orden de Pago OAT PILA (Perfil Pagador) Registro y Control Cuentas Bancarias (Perfil Presupuesto) Validación Cuenta Beneficiario (Perfil Beneficiario Cuenta) Devoluciones (Perfil Pagador) Registro Usuario (Perfil Registrador) Registro Restricción Usuario (Perfil Registrador) Importar Certificado Digital (Perfil Administrador funcional) Capacitación. Validar que el usuario ha sido capacitado previamente en aspectos funcionales propios del perfil. Así mismo, el usuario debe recibir capacitación administrativa relacionada con la Administración del Sistema SIIF Nación en la respectiva Unidad Ejecutora. Condiciones Técnicas. El Soporte Técnico SIIF Entidad debe validar que el equipo de cómputo cuente con las condiciones tecnológicas adecuadas para la instalación e ingreso al sistema SIIF Nación, tales como configuración del computador, red y comunicaciones. Documentos Soporte para la solicitud de creación de cuenta Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%. Certificación Laboral del funcionario ó fotocopia de la clausula de confiabilidad para contratistas. Formato “Solicitud creación cuenta de usuario – SIIF Nación I” (Ver Anexo No. “14”) del presente Manual. 2.4 Creación Cuenta de Usuario A continuación se describe el procedimiento a seguir para la creación de un usuario que requiere acceso al Sistema SIIF Nación PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Coordinador SIIF Conjuntamente con el Jefe Inmediato del usuario, Registrador Nación Entidad de la SIIF Entidad y usuario: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Unidad Ejecutora PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 15 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 1. Detecta necesidad de crear usuario en el SIIF Nación. 2. Evalúa competencias, funciones y perfil que se requiere crear. 3. Coordina capacitación de usuario en aspectos administrativos y funcionales (propios del perfil). NOTA: El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe definir los mecanismos, procedimientos o instrucciones que promuevan y garanticen esta capacitación al interior de la Unidad Ejecutora así como las condiciones tecnológicas para el ingreso del usuario al SIIF Nación. 4. Diligencia formato “Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I”, firma y lo entrega al “Registrador SIIF Entidad”. Registrador SIIF Entidad 1. Registra creación de usuario en aplicativo SIIF Nación. 2. Imprime y entrega reporte “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios” al Coordinador SIIF Nación Entidad. 3. En caso que el computador asignado al usuario NO esté registrado en el aplicativo SIIF Nación, crea la terminal en el sistema. Coordinador SIIF Nación Entidad o Delegado Firma reporte “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios”, para crear la cuenta de usuario. Registrador SIIF Entidad Remite, por correo tradicional, al área Administración de Usuarios - Grupo SIIF Edificio San Agustín, Carrera 8 No. 6 – 64, Octavo Piso; documentos soporte para la creación de usuario: 1. Impresión reporte generado por el aplicativo SIIF Nación “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios” debidamente firmado por el “Coordinador SIIF Nación Entidad”. 3. Fotocopia ampliada del documento de identidad. 4. Certificación Laboral. En caso de ser contratista copia del contrato con cláusula de confidencialidad de la información. Archiva solicitud de creación de usuario y documentos soporte. NOTA: Si no se envían los documentos soporte, pasados 8 días después de registrada la solicitud en el aplicativo; el “Autorizador SIIF Nación” RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el trámite. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 16 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Para el trámite de la solicitud, se puede utilizar el formato “Solicitud creación cuenta de usuario” diligenciado en original o el reporte de solicitud de creación de cuenta de usuario generado por el aplicativo SIIF Nación. Autorizador SIIF Aprueba o rechaza solicitud. Registrador SIIF 1. Monitorea estado de las solicitudes, aprobación o rechazo e informa al usuario. 2. Entrega clave a usuario. 3. Archiva documentación. a. “Soporte Administración de usuarios”. b. Copia cédula de ciudadanía c. Reporte términos de aceptación cuenta de usuario. Entidad Control Entidad Monitorea el correcto cumplimiento de las etapas del proceso e informa inconsistencias encontradas al Coordinador SIIF Nación Entidad, Funcionario autorizado entidad y organismos de control. 2.4.1 Formato Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I El formato de “Solicitud creación cuenta de usuario – SIIF Nación I” debe ser diligenciado para todo requerimiento de creación de un usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación I (Ver Anexo No. “14”) del presente Manual. El formato está compuesto por las siguientes partes, así: a. b. c. d. Fecha. Datos personales del usuario a crear. Tipo de Información. Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas (código presupuestal) que gestiona el usuario. e. Aprobación Jefe inmediato del usuario. f. Términos de aceptación de cuenta de usuario. g. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación Entidad. Además de este formulario, se debe anexar fotocopia del documento de identidad del usuario, Certificación laboral, en el caso de ser contratista copia de la cláusula de confidencialidad y remitirlo al Coordinador SIIF Nación Entidad para efectuar el Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 17 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 registro en el Sistema SIIF Nación y allegar la documentación para la respectiva autorización al Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. a. Fecha Corresponde a la fecha de diligenciamiento del formato, en Año, Mes, Día. b. Datos personales del usuario a crear Se diligencian nombres y apellidos del usuario. Primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. Código de usuario. Es el código por el cual el usuario accede al SIIF Nación con el que fue creado el usuario. Para la creación de la cuenta de usuario de SIIF en el sistema, es necesario que el código de la cuenta de usuario cumpla con el siguiente estándar de nombramiento, establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público como requisito obligatorio para toda creación de NUEVOS usuarios en el aplicativo SIIF Nación, así: 1. Ocho (8) caracteres máximo de longitud (minúsculas), los cuales se manejarán utilizando alguna de las siguientes opciones: a) Inicial del primer nombre y los 7 primeros caracteres del primer apellido. Ej: jorge rojas Gómez---- > jrojas b) Inicial del primer nombre + Inicial del segundo nombre + 6 caracteres del primer apellido. Ej: jorge alberto rojas perez ---- > jarojas c) Inicial del primer nombre + 6 caracteres del primer apellido + Inicial del segundo apellido Ej: jorge rojas ramirez ---- > jrojasr d) Inicial del primer nombre + Inicial del segundo nombre + 5 caracteres del primer apellido + Inicial del segundo apellido Ej: Jose Antonio Rojas Velandia ---- > jarojasv Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 18 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 2. Cuando un usuario requiera tener más de una cuenta en el SIIF Nación (solamente un perfil de gestión y uno de consulta), se le agregará un número de secuencia al final. Por ejemplo: Existe gvergara y se requiere tener una cuenta para la misma persona, entonces el nuevo usuario sería gvergara1, siendo esta la única excepción a la longitud del nombre de usuario. En caso que el código de usuario solicitado NO CUMPLA el estándar, la solicitud de creación de usuarios en el SIIF Nación será RECHAZADA y se deberá iniciar de nuevo el trámite a través del perfil “Registrador” en cada Unidad Ejecutora. Número de Identificación. Se debe escribir el número de identificación del usuario. Perfil. Permite al Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público clasificar y restringir la información que ha de estar disponible a un grupo de usuarios, conforme a las funciones que se van a desempeñar en el sistema. El Sistema SIIF Nación permite hacer restricciones a los perfiles establecidos previamente junto con el jefe inmediato del usuario de acuerdo con las funciones, actividad que adelanta el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora acorde con las funciones u obligaciones del usuario. Ingresar el nombre del perfil asignado al usuario. Actualmente para el acceso al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación I en las Entidades los perfiles son los siguientes. Registrador Consulta Presupuesto Contable Pagador Beneficiario Cuenta Administrativa Contratos Para mayor claridad a continuación se indica en qué consiste cada uno, así: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 19 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Registrador Entidad: Ejecuta registros de solicitud de creación de usuarios, restricción de transacciones y creación de terminales tramitadas documentalmente por cada Unidad Ejecutora y que están autorizadas por el Administrador del Sistema para registrar en el aplicativo SIIF – Nación dichas solicitudes. Consulta: Permite a las Unidades Ejecutoras, consultar las operaciones económicas y financieras registradas en cada uno de los módulos del sistema, conocer el estado de sus apropiaciones, su situación patrimonial, el calendario de operación del sistema, los usuarios y las restricciones asociadas. Este perfil está diseñado para ser empleado por funcionarios de seguimiento y control al interior de la Unidad Ejecutora y para el Coordinador SIIF Nación Entidad Unidad Ejecutora. Presupuesto: Permite realizar el registro, modificación y consulta de las Asignaciones Internas y las Apropiaciones de gasto que se requieran asignar al interior de la correspondiente Unidad Ejecutora. También es para efectuar el registro, modificación y consulta de la cadena presupuestal de gasto hasta la instancia del reconocimiento de Obligaciones; y de la causación y recaudo de los rubros conceptos del presupuesto de ingresos. Así mismo, permite consulta de la situación contable de la Unidad Ejecutora y de la situación de PAC a nivel órgano ejecutor y de asignación interna. Contable: Consulta de los lotes, comprobantes contables realizados en forma automática por el sistema, el registro, modificación y consulta de los asientos contables manuales que el Contador de la respectiva Unidad considere necesarios para reflejar la realidad financiera de la Unidad. Permite la generación de reportes y estados financieros de la Unidad. Registro, modificación y consulta de Obligaciones Presupuestales de gasto. Consulta de la gestión de gastos y de ingresos. Pagador: Permite el registro, modificación y consulta de los pagos correspondientes a rubros de gasto sin situación de fondos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y de valor líquido cero. Consulta de la cadena presupuestal de gasto hasta la instancia de obligación, y registro, modificación y consulta de las instancias: Confirmación de deducciones, generación y reversión de la orden de pago y aplicación de reintegros. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 20 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Registro, modificación y consulta de generación de solicitudes de cupo de giro ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Registro, modificación y consulta de las solicitudes de aprobación inicial y modificación al PAC, y de la distribución del PAC a nivel de las asignaciones internas funcionales del órgano ejecutor. Consulta de la gestión de ingresos y generación, modificación y consulta de las órdenes de pago por concepto de acreedores por recaudo de ingresos. Beneficiario Cuenta: Es una categoría creada fundamentalmente para garantizar que las cuentas y beneficiarios creados en cada Unidad Ejecutora requieran de un visto bueno al interior de la entidad, antes de iniciar su proceso de validación de consistencia con las bases de datos de las entidades financieras, a través del sistema CENIT del Banco de la República. También permite la consulta de la gestión presupuestal del gasto. Contratos: Registra la información básica de los contratos a través de los cuales se afectan las apropiaciones presupuestales. Para tal fin, se debe detallar la adquisición de bienes y servicios a nivel de Catalogo Único de Bienes y Servicios “CUBS”. Igualmente, permite hacer el registro de bienes y servicios provenientes de donaciones que no tengan afectación presupuestal, a través de la transacción “Registro de bienes y servicios”. Adicionalmente, ofrece posibilidades de consulta de gestión presupuestal de gasto. Administrativa: Registra la recepción de los bienes y servicios adquiridos con cargo a las apropiaciones autorizadas o a donaciones otorgadas a la Unidad Ejecutora. Para tal fin, se requiere el registro previo de la adquisición de éstos, el cual se efectúa a través de la transacción “Entrada a Satisfacción del Bien o Cumplimiento del Servicio” (Bienes ó Servicios). Adicionalmente, ofrece posibilidades de consulta de gestión presupuestal de gasto. Compatibilidad de Perfiles La Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público estableció las siguientes restricciones para los usuarios del Sistema SIIF Nación I, así: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Administrativa Administrativa Beneficiario Cuenta Página 21 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Beneficiario Cuenta Contable Contratos Pagador Presupuesto Registrador P P P J J P N N J N P N N N P J N P J P Contable Contratos Pagador Presupuesto P Registrador P: Permitido N: No permitido J: Justificado: Solicitado por Oficio del representante legal, Secretario General o quien haga sus veces. Para un usuario se le puede asignar más de un perfil, siempre y cuando los dos sean compatibles. No es permitido que un usuario tenga los siguientes perfiles: Beneficiario Cuenta y Contable Beneficiario Cuenta y Contratos Beneficiario Cuenta y Presupuesto Contable y Contratos Contable y Pagador Contable y Presupuesto Contratos y Presupuesto Si los perfiles son incompatibles la solicitud será causal de RECHAZO. Los perfiles permitidos son: Administrativa y Beneficiario Cuenta Administrativa y Contable Administrativa y Contratos Administrativa y Registrador Beneficiario Cuenta y Registrador Contable y Registrador Contratos y Registrador Pagador y Registrador Presupuesto y Registrador Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 22 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Es de aclarar, que para que un usuario tenga dos perfiles debe tener dos cuentas de usuario, las cuales deben ser creadas en la red de la Unidad (coordinación que realiza el Soporte Técnico SIIF Entidad con la Oficina de Informática o su equivalente en cada Unidad Ejecutora). Para que un usuario pueda ingresar al mismo equipo con otra cuenta diferente, se debe realizar en el equipo de cómputo la configuración de la conexión y la configuración de la regional (Actividades que realiza el Soporte Técnico SIIF Entidad, no es necesario configurar nuevamente la terminal si en el equipo ya se tiene una cuenta activa y la terminal se encuentra activa, de lo contrario si). En la Asignación Interna a la que pertenece usuario (Código y nombre) diligencie el código COMPLETO ("Sección“, "Unidad” y “Asignación Interna”) en la cual trabaja el usuario. Un usuario sólo puede pertenecer a UNA “Asignación Interna”. Este código debe corresponder al sitio donde opera el usuario. Ejemplo: si el usuario pertenece a la Regional Escuela Militar de Aviación, debe diligenciar el 150105- L4. c. Tipo de Información Se debe marcar con una “X“ el tipo de información que el usuario va a manejar, los tipos de información son: Vigencia actual, Vigencia Reservas Presupuestales, Vigencia Cuenta por Pagar, Tipo de Gasto Funcionamiento y Tipo de Gasto Inversión. d. Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas (código presupuestal) que gestiona el usuario Se debe escribir el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y “Asignación Interna”) de la(s) asignación(es) interna(s) a que el usuario tiene permitido el acceso. Utilice los renglones que sean necesarios por usuario. Un usuario puede gestionar UNA o MAS DE UNA “Asignación Interna”. Este código define la o las asignaciones internas a través de las cuales el usuario tiene acceso en el sistema SIIF Nación. e. Aprobación Jefe inmediato del usuario Es el campo en el cual el jefe inmediato del usuario firma certificando que la cuenta de usuario solicitada corresponde al funcionario / contratista de la Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 23 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 respectiva Unidad Ejecutora, que el perfil asignado corresponde a las funciones u obligaciones que debe desarrollar de acuerdo con el cargo u objeto del contrato; que el usuario se encuentra capacitado en la funcionalidad del aplicativo, que en el caso del usuario ser contratista su contrato tiene cláusula de confidencialidad y la fecha de expiración diligenciada en ese formato no supera la fecha de terminación del contrato y que existen las condiciones técnicas para que el usuario tenga acceso al SIIF Nación. f. Términos de aceptación de cuenta de usuario El usuario firma en constancia que la cuenta de usuario creada a su nombre, es de uso personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso será utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros realizados en el Sistema SIIF Nación asociados a su cuenta de usuario son de su entera responsabilidad. g. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación Entidad Se escribe el nombre, cédula de ciudadanía y firma el Coordinador SIIF Nación Entidad. En el evento en que el formato no esté firmado por el Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado, la Administración del SIIF Nación Entidad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público RECHAZARA la solicitud. En las Regionales o Subunidades debe ser diligenciado y refrendado por el Coordinador SIIF Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la dependencia en la cual labora el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora. Si los documentos soporte están incompletos la solicitud será RECHAZADA por parte del Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2.5 Modificación Cuenta de Usuario A continuación se describe el procedimiento para la “Modificación Cuenta de Usuario” el cual debe adelantar el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, con el apoyo del Soporte Técnico SIIF Entidad y el Registrador. Para el efecto, es necesario haber tenido en cuenta los requisitos previos dispuestos en el Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 24 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Numeral 2.2 y la lista de chequeo Creación de Usuario descrita en el Numeral 2.3 del presente procedimiento. PROCEDIMIENTO MODIFICACION CUENTA DE USUARIO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Coordinador SIIF Nación Entidad 1. Detecta necesidad de modificar la cuenta de usuario en el SIIF Nación. a. Modificaciones a la cuenta de usuario: Eliminar la cuenta de usuario, Inactivar (bloquear) la cuenta de usuario, cambiar asignaciones internas del de gestión, cambio de fecha de expiración, perfil del usuario, modificar los datos propios de la cuenta de usuario tales como nombre del usuario, dirección, e-mail, entre otros. b. “Solicitud de modificación de Restricciones”: Modificaciones a permisos de las transacciones de la cuenta de usuario. 2. En caso que la modificación sea del perfil del usuario: a. Evalúa competencias funciones y perfil que se requiere modificar. b. Coordina capacitación de usuario en aspectos funcionales (propios del perfil). Registrador SIIF 1. Registra solicitud de modificación de usuario en el aplicativo SIIF Nación. 2. Imprime y entrega reporte de solicitud de administración para modificar la cuenta de usuario al “Coordinador SIIF Nación Entidad.” Coordinador SIIF Nación Delegado / Usuario Jefe Inmediato 1. Revisa solicitudes de usuario o restricciones en estado Entidad o 2. Firma la solicitud de administración para modificar la cuenta de usuario. Coordinador SIIF Remite por correo electrónico firmado digitalmente, a la dirección de Nación Entidad o su correo electrónico [email protected] la solicitud para delegado aprobación de la modificación. NOTA: Si la entidad presenta problemas para el envío de correo electrónico firmado digitalmente, debe remitir la solicitud de modificación de usuarios generada por el SIIF Nación con sus respectivas firmas, Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 25 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 mediante correo electrónico tradicional y solicitar apoyo al Soporte Técnico SIIF Entidad de la respectiva Unidad Ejecutora. Archiva solicitud de modificación de usuario y documentos soporte. NOTA: Si no se envía a la Administración SIIF el correo electrónico de la solicitud, pasados 8 días calendario, después de registrada la solicitud en el aplicativo; el “Autorizador SIIF Nación” RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el trámite. Autorizador SIIF Nación Aprueba o rechaza solicitud. Motivos de rechazo de una solicitud: 1. El correo electrónico recibido no está firmado digitalmente por el coordinador SIIF Nación Entidad o su delegado. Causal de rechazo: “Firma de Coordinador No Válida”. 2. El usuario que se está modificando no tiene permitido gestionar una Unidad o Subunidad Ejecutora permitida a la entidad a la que pertenece el Coordinador SIIF Nación Entidad. Causal de rechazo: “Entidad no válida”. 3. Los datos del usuario contenidos en la copia del documento de identidad del usuario y los datos de número de documento de identidad y nombres completos contenidos en la solicitud registrada en el aplicativo no son iguales. Causal de rechazo: “Datos del Usuario no corresponden con Documento de Identidad”. 4. El usuario que se está modificando tiene asignado un perfil de usuario no permitido a la Unidad o Subunidad a la que pertenece el usuario. Causal de rechazo: “Perfil no permitido”. 5. El usuario que se está modificando tiene asignado más de un perfil de usuario y uno o varios de los perfiles está en la lista de perfiles incompatibles definida por la Administración SIIF Nación. Causal de rechazo: “Perfil no compatible”. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 26 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 6. No se adjuntaron al correo electrónico los archivos requeridos para cambio de perfil, de correo electrónico, o de datos de nombres y apellidos. Causal de rechazo: “Falta archivo adjunto XXXX”, donde XXXX corresponde al archivo(s) que falte(n). Autorizador SIIF Nación Archiva correo electrónico y si aplica, los archivos adjuntos o remitidos por correo tradicional. Registrador SIIF Entidad Monitorea estado de solicitudes, aprobación o rechazo e informa al usuario. Control Entidad Monitorea correcto cumplimiento de las etapas del proceso e informa inconsistencias encontradas a quien corresponda, tales como Representante legal o Secretario General o quien haga sus veces, al Coordinador SIIF Nación Entidad, Administración SIIF Nación y organismos de control. 2.5.1 Formato Solicitud Modificación Cuenta de Usuario SIIF Nación I El formato de “Solicitud modificación cuenta de usuario – SIIF Nación I” debe ser diligenciado para todo requerimiento de modificación o eliminación de la cuenta de usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación I (Ver Anexo No. “15”) del presente Manual. El formato está compuesto por las partes, que se describen a continuación: a. b. c. d. e. f. g. h. Fecha de diligenciamiento Datos de Identificación del usuario Trámite Solicitado Modificaciones a la cuenta de usuario Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas que gestiona el usuario Aprobación Jefe inmediato del usuario Términos de aceptación de cuenta de usuario Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación Entidad Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 27 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 En las Regionales deben ser diligenciados y refrendados por el Coordinador SIIF Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la dependencia en la cual labora el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. a. Fecha diligenciamiento: Hace referencia a la fecha en que se diligencia la solicitud, en formato Año, Mes y Día. b. Datos de Identificación del usuario Se deben escribir los nombres y apellidos completos del usuario tal y como se encuentran actualmente registrados en el sistema. Cuenta de usuario. Es el código por el cual el usuario accede al SIIF Nación. Tipo de documento de identidad. Marcar con una X alguno de los siguientes: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte. Número documento de identidad. Se debe escribir el número de identificación del usuario. Código entidad. Diligencie el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y “Asignación Interna”) en la cual trabaja el usuario. Nombre entidad a la que pertenece el usuario. Corresponde al nombre de la Unidad Ejecutora a la que pertenece el usuario. c. Trámite solicitado Identifica el trámite o tipo de solicitud, se diligencia marcando con una X el tipo de solicitud. El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe informar a las Oficinas de personal o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, cuáles funcionarios o contratistas son usuarios del aplicativo, con el fin que dichas oficinas le reporten las novedades de personal de dichos funcionarios, a más tardar el día siguiente de su ocurrencia, para que sean deshabilitados o inactivados inmediatamente del sistema, cuando se retiren de la entidad, cambien de funciones o disfruten de licencias y vacaciones. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 28 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El trámite solicitado puede ser: Inactivar (Eliminar, se borra permanentemente la cuenta de usuario). Opción que se utiliza para desvincular a un usuario definitivamente el ingreso al aplicativo del SIIF Nación. A continuación se describen los eventos por los cuales se inactiva un usuario: Por retiro definitivo de la entidad o cuando cambia sus funciones y no requiere tener acceso al sistema. Cuando el usuario no ha utilizado el sistema por un tiempo mayor de 90 días. Por desaparición de la entidad usuaria. Por licencia o comisión superior a 3 meses. Por solicitud del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. En caso de que un usuario esté inactivo y se requiera su activación, es necesario solicitar la creación nuevamente y anexar la respectiva justificación, indicando los motivos por los cuales no se utilizó el sistema durante ese lapso de tiempo, información que es exigida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su Activación, a la cual se debe anexar la fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía o la contraseña. Habilitar. (Permite a un usuario el acceso al sistema). Opción que habilita a un usuario para utilizar el sistema cuando el usuario se encuentra deshabilitado. Deshabilitar (Bloquear temporalmente a un usuario el acceso al sistema). Es una opción de control, que se utiliza para impedir el acceso de un usuario al SIIFNación, de forma temporal. A continuación se describen los eventos por los cuales se deshabilita un usuario en el Sistema SIIF-Nación. No ingreso al aplicativo por un tiempo mayor a 15 días por vacaciones, comisiones, licencias, entre otros. Digitar incorrectamente la clave más de 3 veces. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 29 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Se sobrepasa la fecha de expiración del usuario (Fecha máxima hasta la cual el usuario está autorizado para operar el sistema, se define al momento de crear o activar el usuario por un año y puede ser prorrogada). Por solicitud de la entidad para deshabilitar un usuario temporalmente, cuando se presenta la novedad de personal que implique la desvinculación. Por solicitud del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. Cambiar clave. Cuando un usuario ha olvidado la clave, se debe marcar X en Cambiar clave. El sistema pide cambio de clave cada 30 días, si un usuario sale a vacaciones y del último cambio de clave a la fecha de regreso de vacaciones hay más de 30 días, es necesario además, de habilitarlo solicitar nueva clave. Cuando ingresa un nuevo usuario al SIIF Nación o cuando se le entrega la clave a un usuario ya existente, se le deben dar a conocer las siguientes recomendaciones sobre el manejo de la clave, así: La clave debe tener un tamaño mínimo de 8 y máximo 14 caracteres. Debe tener como mínimo 2 números. Debe ser diferente a las últimas 5 claves usadas. Debe tener vocales, consonantes, mayúsculas, minúsculas. No debe contener más de tres letras del alfabeto consecutivas. Ejemplo: abcd. No debe contener más de tres números consecutivos. Ejemplo: 1234. No debe contener más de tres letras del alfabeto iguales consecutivas. Ejemplo: aaaa. No debe contener más de tres números iguales consecutivos. Ejemplo: 1111. No debe contener el Código de usuario. No debe usar claves triviales. Por ejemplo, palabras comunes como: nombres, apellidos, ciudades, cosas. Debe cambiarse cada 30 días. Se permiten 2 intentos consecutivos para digitar la clave correcta. Al tercer intento de ingreso con clave incorrecta, se deshabilita el usuario. Recomendaciones de seguridad al cambiar la clave: Los números y vocales (mayúsculas y minúsculas) deben escribirse haciendo clic con el ratón sobre el número o vocal que corresponda, en la pantalla que se Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 30 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 muestra para el cambio de clave de usuario. Las consonantes (mayúsculas y minúsculas) deben ser escritas con el teclado del computador. No usar nombres o palabras completas. Ejemplo: maría o música. No reutilizar parte de las claves anteriores. No usar letras o números consecutivos del teclado. Ejemplo: qerty7410 ó mnb369. No hacer 'figuras' con la cuadrícula del sistema usada para escribir la clave. Generarla a partir de una frase que recuerde, usando por ejemplo las primeras o últimas letras de cada palabra. Ejemplo: El mes 09 debo mejorar mis habilidades para Escuchar. E09dmihPE. Cambiar la clave con frecuencia (Menú Archivo - Cambio de Clave de Usuario). No digitar la clave en el aplicativo delante de otras personas. No escribir la clave en algún papel que deje a la vista de otras personas. Una vez haya ingresado al Sistema, NO debe dejar la pantalla disponible cuando no esté usando el sistema. Debe activar el protector de pantalla usando una clave personalizada. NOTA: El Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrá deshabilitar o inactivar un usuario cuando tenga evidencias de que no atiende las medidas de seguridad implementadas, e informará a la Oficina de Control Disciplinario Interno de la Entidad a la que pertenece, o quien haga sus veces, para que efectúe las investigaciones a que haya lugar. d. Modificaciones a la cuenta de usuario Solamente de deben diligenciar las casillas que se van a modificar. Nombre. Si requiere hace algún cambio en el nombre. Vigencia. Marcar con una X la que requiera modificar: Actual, Reservas Presupuestales o Cuentas por Pagar. Tipo de Gasto. Marcar con una X si se va a modificar Funcionamiento o Inversión. Es pertinente aclarar, que en el formato está la opción de “Deuda”, pero las Unidades Ejecutoras no lo manejan. Perfil. Ingresar el perfil que requiere el usuario. Fecha Expiración. Si al terminar esta fecha el usuario requiere continuar trabajando en el SIIF-Nación, se debe ingresar digitando la fecha de expiración en Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 31 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 la casilla correspondiente en el formato año, mes día. No superior a un año de la fecha de diligenciamiento del formato. Periódicamente el perfil “Registrador” debe generar el listado de usuarios para verificar la fecha de expiración y actualizarla. e. Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas que gestiona el usuario. Se debe digitar el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y “Asignación Interna”) de la(s) asignación(es) interna(s) que requiere el usuario tener acceso. Utilice los renglones que sean necesarios. Un usuario puede gestionar UNA o MAS DE UNA “Asignación Interna” si las funciones lo exigen. f. Aprobación Jefe inmediato del usuario Es el campo por medio del cual el jefe inmediato del usuario firma certificando que la cuenta de usuario solicitada corresponde al funcionario / contratista de la respectiva Unidad Ejecutora, que el perfil asignado corresponde a las funciones que debe desarrollar de acuerdo con el cargo u objeto del contrato; que el usuario se encuentra capacitado en la funcionalidad del aplicativo, que en el caso del usuario ser contratista su contrato tiene cláusula de confidencialidad y la fecha de expiración diligenciada en ese formato no supera la fecha de expiración del contrato y que existen las condiciones técnicas para que el usuario tenga acceso al SIIF Nación. g. Términos de aceptación de cuenta de usuario El usuario firma en constancia que la cuenta de usuario creada a su nombre es de uso personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso será utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros realizados en el Sistema SIIF Nación asociados a su cuenta de usuario son de su entera responsabilidad. h. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación Entidad Se escribe el nombre, cédula de ciudadanía y el Coordinador SIIF Nación Entidad firma. En el evento en que el formato no esté firmado por el Coordinador SIIF Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 32 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Nación Entidad o su Delegado, la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público RECHAZARA la solicitud. En las Regionales debe ser diligenciado y refrendado por el Coordinador SIIF Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la dependencia en la cual labora el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. 2.6 Restricción de usuarios Cuando un usuario se vincula a un determinado perfil, ese usuario queda con TODAS las transacciones establecidas para dicho perfil. Si se requiere que ese usuario no tenga acceso a “algunas” de las transacciones definidas para el perfil al que pertenece, se debe solicitar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora que a dichos usuarios se les apliquen las restricciones que deben tener, de acuerdo con las funciones que desempeñan en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Se deben revisar las transacciones a las que tiene acceso el usuario, por parte del Coordinador SIIF Regional en las Unidades Regionales y en el nivel central el jefe inmediato indica cuales son las funciones en el SIIF Nación y el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora diligencia el formato, el cual se puede imprimir a través del Sistema SIIF Nación. Para consultar las transacciones dispuestas para cada perfil en el SIIF Nación, se ingresa al sistema por el Módulo de SEGURIDAD por la RUTA: Seguridad/Reportes/Restricción usuario/Reporte Restricción Usuario. Este reporte presenta el nombre de cada perfil, las instrucciones para diligenciarlo, los módulos a los cuales tiene acceso el perfil, los códigos y nombres de las transacciones vinculadas (consulta, crear, modificar, eliminar). Con el reporte de cada uno de los perfiles, se debe identificar aquellas transacciones que la Unidad Ejecutora considere deben estar limitadas a unos usuarios específicos dentro del total de usuarios vinculados al perfil que esté revisando. Con el universo de usuarios que deben tener limitaciones de acceso o determinadas transacciones asociadas al perfil que se esté revisando, se debe definir el tipo de restricción: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 33 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 a. Restricción total a la transacción (Se debe colocar X en las opciones de Consultar, Crear, Modificar y Eliminar), con lo cual no se podrá entrar a la transacción. b. Restricciones a alguna de las operaciones (Se debe colocar X en las opciones Crear, Modificar y Eliminar). Una vez definidas las restricciones a cada usuario, diligenciar y remitir el reporte “Solicitud Restricciones usuario perfil”. Este formato se encuentra disponible en el aplicativo entrando por el Módulo de Seguridad por la RUTA: Reporte - Restricción Usuario Perfil. El Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público recomienda se revise el nivel de acceso de las siguientes transacciones, por ser consideradas críticas: Perfil Transacción Beneficiario Cuenta Perfil presupuesto EGR0174 Validación cuenta beneficiario EGR0015 Códigos de Asignación Interna EGR0018 Beneficiario cuentas EGR0017 Ajustes a la Asignación Interna EGR0067 Carga Masiva de beneficiarios y cuentas EGR0052 Confirmación de trámite de pago EGR0054 Trámite de Pago OAT PAC0124 Distribución de PAC por Asignación Interna ING0020 Devoluciones SEG0029 Registro Usuario SEG0032 Clave de usuario SEG0034 Registro restricción usuario Perfil Pagador Perfil Registrador PROCEDIMIENTO RESTRICCIONES DE USUARIO RESPONSABLE Coordinador SIIF Gerencia Pública Activa DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Conjuntamente con el Jefe Inmediato del usuario, el Registrador Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Nación Entidad PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 34 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 SIIF Nación Entidad y el usuario, detectan la necesidad de modificar restricciones de acceso a la cuenta de usuario en el SIIF Nación. Imprimir reporte de restricciones asociadas al usuario, revisar y establecer transacciones a restringir; entregar al registrador de usuarios SIIF Nación el reporte con las modificaciones de restricciones. NOTA: Si las restricciones se están realizando simultáneamente con la solicitud de creación de usuario, el reporte a utilizar para determinar las restricciones es el de transacciones asociadas al perfil(es) de usuario que va a tener el usuario. Registrador SIIF Registrar solicitud de modificación de restricciones al usuario en aplicativo SIIF Nación, según datos diligenciado en el paso 1. Coordinador SIIF Entidad o delegado Remitir, por correo electrónico firmado digitalmente, a la dirección de correo electrónico [email protected] la solicitud para aprobación de la modificación. NOTA: Si la entidad presenta problemas para el envío de correo electrónico firmado digitalmente, debe remitir el reporte con la solicitud de restricciones generada por el SIIF Nación con sus respectivas firmas, mediante correo tradicional y solicitar soporte a su entidad proveedora del certificado digital. Archiva solicitud de modificación de usuario y documentos soporte. NOTA: Si no se envía a la Administración SIIF Nación el correo electrónico de la solicitud, pasados 8 días calendario, después de registrada la solicitud en el aplicativo; el “Autorizador SIIF Nación” RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el trámite. Autorizador SIIF Aprueba o rechaza solicitud. Motivos de rechazo de una solicitud: El correo electrónico recibido no está firmado digitalmente por el coordinador SIIF Nación Entidad o su delegado. Causal de rechazo: “Firma de Coordinador No Válida”. Autorizador SIIF Nación Gerencia Pública Activa Archiva correo electrónico y si aplica, los archivos adjuntos o remitidos por correo tradicional. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 35 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Registrador SIIF Entidad Monitorea estado de solicitudes, aprobación o rechazo e informa al usuario. Oficina de Control Interno Entidad o quien haga sus veces Monitorea correcto cumplimiento de las etapas del proceso e informa inconsistencias encontradas a quien corresponda, tales como Representante legal o Secretario General o quien haga sus al Coordinador SIIF Nación Entidad, Administración SIIF Nación y organismos de control. 2.7 Entrega Clave A continuación se describe el procedimiento a seguir para que el Registrador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora haga entrega al usuario de la clave para el acceso al Sistema SIIF Nación. La clave se entrega en los siguientes casos: Cuando el usuario es nuevo en el Sistema SIIF Nación o cuando el usuario olvida la clave y hace el requerimiento de una nueva. El Sistema SIIF Nación solicita cambio de clave en forma automática cada treinta días emitiendo un mensaje en el sistema indicando que tiene un plazo de 15 días para cambiarla. Reporte Aceptación Cuenta de Usuario Es un documento que se emite a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF – Nación cuando se genera una clave de acceso, en el cual se registra la hora y fecha de la impresión, código de usuario, nombre, número de identificación, perfil y Asignación Interna a la que pertenece, a través del cual el usuario acepta al recibir la cuenta de acceso al SIIF Nación, la cual es para uso personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso en el sistema es utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros realizados en el sistema son de su entera responsabilidad. El usuario se entera del contenido, firma con su nombre y número de cédula y recibe la clave de acceso al sistema. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 36 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 PROCEDIMIENTO ENTREGA CLAVE RESPONSABLE DESCRIPCION Registrador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora 1. Hace seguimiento a las solicitudes aprobadas de creación de usuario o solicitud de modificación con cambio de clave. 2. Informa al usuario que debe reclamar su clave. Usuario Dirigirse al Registrador SIIF Nación Entidad y presentar su documento de identificación para solicitar la entrega de la contraseña. IMPORTANTE: El usuario debe presentarse ante el Registrador SIIF-Nación Entidad de la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor de 2 días después de aprobada la solicitud, a reclamar la clave y el reporte de Términos de Aceptación Cuenta de Usuario. De lo contrario se debe reiniciar el trámite. Registrador SIIF Nación Entidad 1. Verifica datos del usuario contra cédula de ciudadanía y datos registrados en el sistema. En caso que no correspondan no se puede continuar el trámite. 2. Imprime y entrega al usuario: a. “Términos de Aceptación Cuenta de Usuario” y “Clave Usuario”. Usuario Firma reporte “Términos de Aceptación Cuenta de Usuario” y “Clave Usuario”, diligenciado datos de fecha y hora en que los recibe. Registrador SIIF Nación Entidad Archiva “Términos de Aceptación Cuenta de Usuario”: Usuario Ingresa al aplicativo y cambia la contraseña. 2.8 Solicitud Certificado Digital En el Sistema SIIF Nación las transacciones involucradas con el pago a beneficiario exigen firma digital para la grabación, por lo que se hace necesaria la asignación de los certificados digitales a los perfiles que lo requieran. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 37 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Los certificados digitales tienen una vigencia de un año y una vez cumplido este periodo expiran. Un certificado digital puede ser revocado, con lo cual se cancela o inhabilita el Certificado Digital antes de la fecha de expiración. El certificado puede ser revocado por las siguientes causas: La clave ha sido expuesta o existe peligro que se le dé un uso indebido. Por cancelación del vinculo laboral del usuario con la Unidad Ejecutora. Por error en la información contenida en el certificado digital. Por orden judicial o de entidad administrativa competente. Pérdida, robo o daños físicos en el dispositivo (token) siempre y cuando sean notificados debidamente a Certicámara. El proceso inicia con una solicitud de creación de usuario o cuando ha expirado o ha sido revocado el certificado digital de un usuario SIIF Nación cuyo perfil de usuario lo requiere. PROCEDIMIENTO SOLICITUD CERTIFICADO DIGITAL RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Coordinador SIIF Entidad Al crear el usuario identifica que el perfil asignado requiere certificado digital o va a expirar el certificado digital de un usuario ya creado que usa certificado digital. Para el caso del SIIF Nación, el tipo de certificado a utilizar es el de “Titular Función Pública”. Coordinador SIIF Nación Entidad Según el procedimiento establecido por la Entidad Certificadora proveedora de certificados digitales, remite formato de solicitud y documentos soporte a dicha entidad. Entidad Certificadora Tramita la solicitud según sus procedimientos y plazos establecidos. Usuario Recibe certificado digital. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 38 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Solicita apoyo al soporte técnico de la entidad para configuración e instalación del certificado digital. Soporte técnico entidad Configura e instala certificado digital y firma electrónica de correos electrónicos según procedimientos establecidos por la Entidad Certificadora proveedora de los certificados digitales, si el usuario va a utilizar email firmado digitalmente, por ejemplo para el caso de trámite de solicitudes de usuarios del Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado. Usuario Utiliza certificado digital para transacciones que lo exijan. NOTA: El Registrador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora debe tener un control permanente sobre las fechas de expiración de los certificados y adelantar los trámites correspondientes de forma oportuna, con el fin de garantizar a los usuarios la disponibilidad de los Certificados Digitales. 2.9 Retiro de Usuarios Los usuarios que ya no requieren hacer uso del Sistema SIIF Nación ya sea por cambio de funciones o por retiro de la Entidad o por terminación del contrato se deben inactivar del sistema. Para actualizar los datos en el Sistema SIIF Nación, deben informar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora esta novedad para adelantar el trámite correspondiente. PROCEDIMIENTO SOLICITUD RETIRO DE USUARIOS RESPONSABLE Usuario DESCRIPCIÓN Se retira de la entidad o cambian sus funciones de tal manera que no requiere el uso del aplicativo SIIF Nación para el desarrollo de las nuevas funciones. Solicita al Coordinador SIIF Nación Entidad que elimine la cuenta de usuario del aplicativo. IMPORTANTE: Si el usuario tiene asignado un Certificado Digital y éste es utilizado únicamente en el Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 39 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 aplicativo SIIF Nación, se debe seguir el procedimiento de revocación del certificado digital para que este pierda su vigencia. Este trámite se realiza directamente ante la entidad certificadora proveedora del certificado digital según los procedimientos establecidos por ésta. Coordinador SIIF Nación Realiza trámite de modificación de usuario para eliminar Entidad la cuenta de usuario según procedimiento modificación cuenta de usuario numeral 2.5 del presente procedimiento. Si se requiere, según el procedimiento establecido por la Entidad Certificadora proveedora de certificados digitales, realiza procedimiento de revocación del certificado digital. 2.10 Registro de las Solicitudes en el Sistema SIIF Nación El registro de las solicitudes de Usuarios y Restricciones, solamente lo puede adelantar el perfil “Registrador” todos los registros que se hacen en el sistema deben estar soportados por una solicitud escrita, anexando los documentos requeridos en cada caso y cumpliendo con todos los requisitos para el efecto. Lo anterior obedece a la responsabilidad que implica realizar registros a través del Módulo de Seguridad en el sistema. A continuación se describen las transacciones disponibles en el Sistema SIIF Nación para adelantar el proceso, así: 2.10.1. Creación de Usuarios El registro de usuarios se hace a través de la RUTA: Módulo SeguridadMantenimiento - Usuarios-Registro. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 40 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El sistema presenta la siguiente pantalla: El año fiscal, el órgano ejecutor y el nombre de la Unidad los trae el sistema de forma automática. Así mismo, el nombre del funcionario con perfil Registrador y el código usuario. Se diligencian los siguientes campos: Datos del Usuario Código: Ingresar el código del usuario. Si el usuario no existe, el sistema emite un mensaje “Usuario no encontrado. Desea crear al nuevo usuario?” Presionar el botón SI. Si el código existe en el sistema pero en otra Entidad, el sistema emite un mensaje informativo “Usuario Existente en una Asignación Interna diferente a las permitidas”. Presionar el botón aceptar. El sistema borra el código del usuario y le Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 41 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 permite ingresar otro. Si el código es correcto y el sistema emitió el mensaje anterior, es necesario cambiar el código del usuario en la Unidad Ejecutora y crearlo nuevamente en la red, debido a que el SIIF Nación no permite duplicidad de información. Una vez se ingresa el código, el sistema desactiva el campo código y lo ubica en el campo Número de Identificación. Número de Identificación: Ingresar el número de la cédula de ciudadanía. Nombre: Ingrese el nombre del usuario. Perfil de Usuario: Seleccionar el perfil haciendo clic en la lista desplegada. Asignación Interna: En este campo se ingresa la Asignación Interna a la que pertenece el usuario con la siguiente estructura: Sección – Unidad – Asignación Interna. Tomando como ejemplo la Escuela Militar de Aviación la sección es 1501 la Unidad es 05 y la Asignación Interna es L4. También se puede seleccionar, haciendo clic en los puntos suspensivos, donde el sistema despliega una lista con los códigos y nombres de las Asignaciones Internas en orden alfabético como lo muestra la siguiente pantalla: Seleccionar con el mouse la Asignación Interna y hacer doble clic. El sistema trae el código y el nombre de la Asignación Interna a la pantalla. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 42 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Cuando se crea un usuario nuevo el sistema automáticamente coloca en Estado Definitivo Activo y en Estado temporal Habilitado. Parámetros y Clave Cuando se está creando un usuario nuevo el sistema trae automáticamente las Fechas de Creación y Expiración. La Fecha de creación, es la correspondiente a la fecha en que se está elaborando el registro de un nuevo usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. La fecha de Expiración, es la fecha hasta la cual el usuario tiene acceso al aplicativo, la coloca el sistema en forma automática cuando se crea un usuario nuevo y es un año mayor a la fecha de creación. NOTA: Es necesario verificar en forma permanente las fechas de expiración de los usuarios, con el fin que éstos dispongan del sistema hasta que el jefe de la Dependencia considere que el usuario lo requiere. Tipos de Información Es la información que le permite al usuario el acceso por Vigencia y Tipo de Gasto a las transacciones dispuestas en el sistema y son: 1 Vigencia Actual. 2 Vigencias Reservas Presupuestales. 3 Vigencia Cuentas por Pagar. 4 Tipo de Gasto Funcionamiento. 5 Tipo de Gasto Deuda. 6 Tipo de Gasto Inversión. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 43 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Se deben seleccionar y habilitar los números 1, 2, 3, 4, y 6. El número 5 Tipo de Gasto Deuda no se ingresa, ya que en el Ministerio de Defensa Nacional no se maneja en ninguna Unidad Ejecutora como ya se indicó. Para habilitarlas, haga clic en el campo código, el sistema despliega una lista, al seleccionar el número “1” el sistema trae el nombre “Vigencia Actual” y posteriormente, se le debe dar clic en la casilla de verificación con el título Habilitado, con lo cual el sistema coloca el símbolo. Clic y despliega lista Tipo de Vigencia y Tipo de gasto La información queda como se presenta en la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 44 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Asignaciones Internas: En este campo se ingresan las Asignaciones Internas que gestiona el usuario, se consulta y se selecciona. Clic y despliega Asignaciones Internas por orden alfabético El sistema despliega una lista con los códigos y nombres de las Asignaciones Internas. Seleccione las Asignaciones Internas requeridas como se muestra en la siguiente pantalla y haga clic por cada una de ellas. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 45 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El nivel central de la Unidad Ejecutora con perfiles de gestión no se debe solicitar más de una Asignación Interna, solamente para los perfiles consulta, quienes son los encargados de monitorear la ejecución de aquellas Regionales que se encuentran conectadas en Línea con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Grabar Una vez ingresados los datos, presionar el botón grabar, el sistema indica que se creó una solicitud y le asigna un Número. Así mismo, pregunta si desea imprimir la solicitud. Presionar el botón SI. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 46 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Impresión de la Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios Es necesario preparar la impresora, es pertinente aclarar, que el mensaje indica que se prepare la Impresora con papel Tamaño Carta, sin embargo se debe colocar papel oficio para que el reporte salga completo, luego presionar el botón Sí. El sistema genera la “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios”, la cual contiene los siguientes campos, que corresponden a los datos del usuario al cual se le está gestionando una solicitud en el sistema, así: Encabezado de la solicitud Año solicitud Órgano Ejecutor Número Solicitud Tipo de Solicitud Fecha de Registro Estado Fecha Último Estado de la Solicitud Usuario que Registra la Solicitud Nombre Código de Usuario Asignación Interna a la que pertenece Datos del usuario Código del Usuario Número de identificación Nombre Perfil Asignación Interna Pertenece Usuario Estados Activo Inactivo Habilitado Deshabilitado Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 47 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Parámetros Clave Fecha de creación Cambiar clave Fecha de Expiración Periodo cambio de clave Fecha última conexión Fecha último cambio de clave Tipo de Información Por Vigencia y Tipo de Gasto Asignaciones Internas que Gestiona Las asignadas para que gestione el usuario Autorización Coordinador SIIF Nombre Cédula de Ciudadanía Firma del Coordinador SIIF Una vez se imprime se deben diligenciar los datos del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, quien la refrenda para posteriormente entregarla a la línea de soporte SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, junto con la fotocopia de la cédula de ciudadanía o contraseña, ésta última no debe ser superior a seis meses. Debido a la responsabilidad que implica la Administración de Usuarios, la Administración SIIF Nación no tramitará solicitudes de creación, modificación o eliminación de usuarios y sus restricciones, si no están debidamente firmadas por el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora o su Delegado. 2.10.2 Activar Usuarios Cuando un usuario no ha utilizado el sistema SIIF Nación por más de 90 días, se inactiva en el sistema. Para activarlo se ingresa por el Módulo de SEGURIDAD por la RUTA: Mantenimiento – Usuarios - Registro. Se digita el código del usuario y el sistema indica Usuario Esta Inactivo, puede reutilizar el código para grabar un nuevo usuario se presiona el botón Aceptar y el sistema trae el número de identificación del usuario y el nombre. Posteriormente, se ingresan todos los demás datos del usuario, se graba se imprime la solicitud, la refrenda el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora y se remite a Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 48 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, anexando la fotocopia de la cédula de ciudadanía o la contraseña y la justificación por medio de la cual se indican los motivos de no uso del sistema dirigida al Administrador del SIIF Nación. 2.10.3 Inactivar Usuarios Este es un estado definitivo para el usuario en el sistema. Para inactivar un usuario se hace a través de la RUTA: Seguridad - Mantenimiento - Usuarios Registro. Ingresar el código del usuario, el sistema muestra la información correspondiente. Hacer clic en la casilla Inactivo, el sistema emite el mensaje: Está seguro de inactivar al Usuario del sistema. El sistema genera una solicitud, le asigna un número, se imprime y el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y la remite a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación. 2.10.4 Habilitar Usuarios Este es un estado temporal del usuario. Para habilitar un usuario se hace a través de la RUTA: Seguridad - Mantenimiento - Usuarios -Registro. Se ingresa el código del usuario, el sistema presenta los datos correspondientes. Hacer clic en la casilla Habilitado y posteriormente grabar. El sistema genera una solicitud con un número, se imprime y el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y luego la remite a la Línea de Soporte SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación. 2.10.5 Deshabilitar usuarios Para deshabilitar un usuario se hace a través de la RUTA: Seguridad Mantenimiento –Usuarios - Registro. Ingresar el código del usuario, el sistema presenta los datos del mismo, hacer clic en la casilla Deshabilitado y grabar. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 49 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El sistema genera una solicitud a la cual le asigna un número, se debe imprimir, el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y la remite a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación correspondiente. 2.10.6 Asignar Nueva Clave Cuando un usuario no ha cambiado la clave por más de 30 días, no ha utilizado el sistema durante este lapso de tiempo o no recuerda la clave es necesario solicitar una nueva clave. En el evento que el funcionario regrese de vacaciones y a la fecha de ingreso al sistema lleve más de 30 días del último cambio de clave, además de habilitarlo se debe solicitar nueva clave. Para solicitar una nueva clave se debe haber aprobado previamente la solicitud de registro por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En el sistema se ingresa a través de la RUTA: Seguridad Mantenimiento - Usuarios - Registro. Se digita el código del usuario, el sistema presenta la información correspondiente, ubicarse en la pestaña Parámetros y Clave y hacer clic en la casilla Cambio de Clave y luego grabar. El sistema genera una solicitud a la cual le asigna un número, se debe imprimir, el Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora la refrenda y la remite a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su correspondiente aprobación. 2.10.7 Modificar Datos del Usuario 2.10.7.1 Cambiar Fecha de Expiración de un Usuario Si el requerimiento es para cambio de fecha de expiración, ingresar por la RUTA: Seguridad -Mantenimiento-Usuarios-Registro, digitar el código del usuario, el sistema trae la información del usuario. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 50 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Haga clic y se despliega un calendario En la pestaña Parámetros y clave, en el campo fecha de expiración, hacer clic sobre la lista desplegada, el sistema presenta un calendario por meses seleccionar el mes y año. La fecha de expiración debe ser máximo un año mayor a la fecha del sistema. Ejemplo: Hoy es 2 de Octubre/10, la fecha de expiración será 1 Octubre/11, si es superior el sistema emite un mensaje indicando que la fecha debe ser menor a la fecha del sistema. Una vez ingresa la fecha presionar el botón grabar y el sistema genera una solicitud. Es necesario tener en cuenta para los usuarios del Sistema SIIF Nación que estén a contrato ingresar en fecha de expiración la fecha de terminación del contrato, si es un año o menos. El perfil “Registrador” debe monitorear en forma permanente las fechas de expiración de los usuarios activos del sistema y actualizar la fecha mediante solicitud de “registro” ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2.10.7.2 Cambiar las Asignaciones Internas que gestiona Cuando un usuario del nivel central de la Unidad Ejecutora con perfil consulta requiere agregar o quitar Asignaciones Internas que gestiona (son aquellas Unidades Regionales que se encuentran en Línea con SIIF Nación) se hace una solicitud al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. Para agregar o quitar Asignaciones Internas que gestiona, se debe entrar al Módulo de SEGURIDAD por la RUTA: Mantenimiento - Usuarios - Registro, ingresar el código del usuario y en la carpeta Asignaciones Internas, ubicarse en Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 51 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 el campo Asig. Int. y consultar las asignaciones Internas haciendo clic en los puntos suspensivos y seleccionar las requeridas. En el caso que la solicitud requiera disminuir las asignaciones internas disponibles, se ubica en la carpeta Asignaciones Internas, se seleccionan los renglones que contengan las asignaciones internas a eliminar y con la tecla Supr. Se suprimen. Posteriormente, se graba la solicitud y la refrenda el Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora y la remite al Ministerio de Hacienda y Crédito Público a la Línea de Soporte SIIF para su trámite. 2.10.7.3 Cambiar el Perfil a un Usuario Cuando al usuario le cambian las funciones o se traslada de Dependencia pero requiere utilizar el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación con otro perfil, se hace el requerimiento de cambio. Para cambiar el perfil se ingresa a través del Módulo de SEGURIDAD por la RUTA: Mantenimiento - Usuarios - Registro. Se ingresa el código del usuario, el sistema presenta la información, se ubica en el campo Perfil de usuario se selecciona el requerido y luego se graba. El sistema genera una solicitud y la numera, se imprime, el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, la firma y posteriormente, la remite a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para aprobación. 2.10.7.4 Cambiar de Asignación Interna a un Usuario El sistema no permite cambiar la Asignación Interna de un usuario. En caso de que la solicitud así lo indique, se debe inactivar el usuario y crearlo nuevamente bajo la asignación interna requerida. Para inactivar el usuario en el sistema seguir los pasos indicados en el Numeral 2.10.3 de este procedimiento. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 52 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 2.10.7.5 Cambiar el Nombre El sistema permite cambiar el nombre, en el caso en que haya quedado mal registrado y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ya haya aprobado la solicitud. Para cambiarlo ingresar por el Módulo de Seguridad RUTA: Mantenimiento – Usuarios – Registro. Ingresar el código del usuario y el sistema trae la información correspondiente, seleccionar el campo nombre e ingresarlo, el sistema genera una solicitud en estado Registrada, la refrenda el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora y posteriormente, se remite al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para aprobación. 2.11 Envío Correo Electrónico El envío de correo electrónico para el trámite de Administración de Usuarios o Restricciones debe redactarse según variables (Datos que son modificables dependiendo de cada Unidad Ejecutora y van encerrados entre << >>) y texto. Para el efecto, enseguida se describe como se debe diligenciar, así: 1. Para: [email protected] 2. Asunto: SIIF Nación I AdmUsu <<Código Entidad (Órgano Ejecutor)>> <<Fecha (Año/Mes/Día)>> 3. Entidad: <<Nombre de la entidad y Unidad Ejecutora>> 4. Asignación Interna: <<Código de la Asignación Interna de la respectiva Unidad Ejecutora>> 5. Coordinador SIIF Entidad / Delegado: <<Nombre del Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora o su Delegado>> (Quien está autorizado y envía el email firmado digitalmente). 6. Solicitudes de administración de usuarios a tramitar: <<Número de las solicitudes separado por comas>>. 7. Solicitudes de administración de restricciones a tramitar: <<Número de las solicitudes separado por comas>>. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 53 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Ejemplo ENVIO CORREO ELECTRONICO FIRMADO DIGITALMENTE A continuación se ilustra con versión “Outlook”. 1. Entrar al correo electrónico, en este caso “Microsoft Outlook” > Herramientas > Opciones. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 54 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 2. En la pestaña de “Seguridad” marcar la opción “Agregar firma digital a los mensajes salientes”, Aplicar y Aceptar. Solamente la primera vez para la configuración correspondiente. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 55 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 3. Al dar enviar al correo, le pide la clave de certificado digital. 2.12 Consulta de Solicitudes en el Sistema SIIF Nación Las solicitudes tienen varios estados a saber: Registrada, Aprobada, Anulada; y Rechazada. Solicitud Registrada. Corresponde a una solicitud de usuario creada por el perfil Registrador, la cual una vez se remite por escrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público con los soportes correspondientes, queda lista para su aprobación. Solicitud Aprobada. Es la solicitud que fue aprobada por el perfil Autorizador del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Solicitud Anulada. Es una solicitud que al ser registrada contiene un error y no puede remitirse al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Solicitud Rechazada. Es una solicitud que por alguna causal fue rechazada por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, motivo que describe en la solicitud. Para consultar el estado de la solicitud en el sistema se ingresa por la RUTA: Mantenimiento - Usuarios – Registro. Se presiona el botón buscar y el sistema Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 56 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 presenta una pantalla con el título “Número de Solicitudes” en la cual se relacionan las solicitudes realizadas La pantalla despliega una lista de las solicitudes con el número de solicitud, Código del Usuario, Perfil, Fecha Registro y Estado de la Solicitud. Se selecciona la solicitud y el sistema presenta la información en la pantalla. Si la solicitud fue rechazada se puede ver la causal de rechazo en la información que presenta el sistema. 2.13 Impresión de Claves de Acceso Se imprime la clave siempre que un usuario es nuevo, es decir, cuando se Crea, también cuando se Activa y cuando se solicita Cambio de Clave. Para imprimir la clave, previamente se debe haber Registrado la solicitud en el sistema y estar Aprobada por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se ingresa al Módulo de SEGURIDAD a través de la RUTA: MantenimientoUsuarios - Clave. El sistema presenta la siguiente pantalla: Clic acá y luego presiona el botón imprimir Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 57 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Sobre esta pantalla ingresar el código del usuario y consultarlo (haciendo clic en los binóculos), el sistema trae los datos. Es necesario imprimir primero la Aceptación Cuenta y posteriormente, entrega clave. Si se imprime primero la clave, no es posible imprimir la carta de aceptación de cuenta. Seleccionar Aceptación Cuenta (haciendo clic) y presionar el botón imprimir, el sistema genera dos copias de la carta. Es necesario revisar la impresión, verificando que en la carta quede registrada la fecha de impresión, de lo contrario, se recomienda imprimir nuevamente o salir del sistema e imprimir. Luego se selecciona Entrega de Clave (haciendo clic) y se imprime (haciendo clic en el botón imprimir). Es necesario verificar en la clave que aparezca la fecha de impresión en la parte superior, de lo contrario, no le sirve al usuario para acceder al sistema. Para estos casos el sistema tiene un control por medio del cual emite un mensaje indicando ¿la impresión se ejecutó correctamente? Presionar Si o No según el caso. Si la clave no se imprimió correctamente y se presiona el botón SI, el sistema no permite imprimir una nueva clave. En consecuencia, es necesario empezar de nuevo haciendo un Registro en el sistema solicitando una nueva clave para posterior aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A continuación se presenta la pantalla de impresión de Aceptación de Cuenta, la cual una vez impresa se debe dar a conocer al usuario quien la diligencia con su nombre, firma y número de cédula de ciudadanía. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 58 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Es procedente indicar, que una copia de esta carta debe ser remitida al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la otra copia debe reposar en el archivo del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. 2.14 Anulación de Solicitudes Si una vez impresa la solicitud se verifica y se detecta que alguna información no quedó correctamente registrada y la solicitud no ha sido remitida a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el sistema permite anularla. Para anular una solicitud se ingresa a través de la RUTA: Seguridad Mantenimiento- usuarios- Registro. Se consulta la solicitud haciendo clic en los binóculos, el sistema arroja la pantalla que se presenta a continuación donde aparece una lista con las solicitudes Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 59 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 realizadas en el sistema en orden cronológico y su estado. (Registrada, Aprobada, Anulada, Rechazada). Estado de las solicitudes Solamente se pueden anular solicitudes en estado Registrada que no hayan sido remitidas a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se selecciona la solicitud a anular. En la parte superior derecha de la pantalla se selecciona Anular Solicitud como se muestra en las siguientes pantallas, lo cual habilita el campo Observación, en el que se describe la causa por la cual se está anulando la solicitud y posteriormente, se graba. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 60 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Para anular se da un clic acá Se activa el campo Observación, en el cual se diligencia la causal de anulación Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 61 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Al grabarla no genera ningún reporte y por lo tanto, no requiere remitirse al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2.15 Restricción de Usuarios A través de esta transacción se restringen las transacciones definidas para el perfil de un usuario determinado. Para hacer el registro se debe ingresar por la RUTA: Mantenimiento – Restricción Usuario – Registro. Se realiza la consulta del usuario haciendo clic en los puntos suspensivos y el sistema despliega un listado con los usuarios activos, se selecciona el usuario al cual se le van a hacer las restricciones y se presiona el botón Aceptar. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 62 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 El sistema presenta la siguiente pantalla: Transacciones habilitadas Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 63 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Las transacciones que aparecen en blanco con el símbolo están habilitadas para el usuario, en caso que se requiera restringir, se hace clic en la misma hasta que desaparezca el símbolo . Las casillas que aparezcan con gris no se pueden habilitar, están restringidas para el perfil en todos los usuarios. Una vez se realizan las restricciones se presiona el botón grabar y el sistema genera una solicitud y le asigna un número, la cual se imprime y se remite a Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación. Para ver las solicitudes aprobadas se consulta a través de los binóculos y el sistema despliega un listado con las solicitudes y su estado en el sistema. 2.16 Reportes A través del menú Reportes se pueden generar los siguientes reportes: 2.16.1 Reporte Estado Solicitud de Usuarios Permite consultar el estado de las solicitudes en el sistema por fecha, por número de solicitud o por usuario. Para consultarlo ingresar por la RUTA: Reportes – Usuarios – Reporte Estado Solicitud de Usuarios. El sistema presenta la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 64 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Se ingresa el año fiscal. Con los binóculos se consulta el Órgano Ejecutor Disponible y se selecciona y se pasa a la casilla Órganos Ejecutores Seleccionados. En Estado de la Solicitud se pueden consultar solicitudes Registradas, Anuladas, Aprobadas o Rechazadas pero en cada consulta un sólo estado de solicitud. En Tipo de Solicitud se puede consultar la creación y la modificación (los usuarios que van a ser creados o modificados). Se puede consultar por fecha de creación de la solicitud o por número. Si se requiere consultar un usuario específico se ingresa el código del usuario y el número de identificación, si no se colocan estos datos, trae el listado con los usuarios que cumplen con las condiciones dadas en el reporte. El reporte presenta la siguiente información: Número de la solicitud, tipo de solicitud, fecha de registro, fecha de cambio de estado, Asignación Interna registrada, Asignación Interna Autorizada, código del usuario, nombre del usuario, si genera clave o no. Número de identificación, Asignación interna a la que pertenece, perfil y si el perfil está certificado o no. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 65 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 2.16.2 Reporte Usuarios A través de este reporte se pueden consultar los usuarios en forma individual o aquellos que cumplen unas condiciones específicas como que sean creados en un periodo de tiempo determinado, que tengan fechas de expiración entre un rango específico o el estado en que se encuentre en el sistema. Para consultarlo ingresar por la RUTA: Reportes – Usuarios – reporte Usuarios. El sistema presenta una pantalla como la que se muestra a continuación. Se selecciona el año fiscal, la asignación Interna, dependiendo el tipo de consulta que se requiera se ingresan los datos correspondientes. Si se requiere consultar un usuario específico se ingresa el Perfil, el Código del usuario y el número de identificación. Si se requiere otro tipo de consulta, se puede incluir rangos de fecha ya sea de creación o expiración y en estado temporal y definitivo chequear por lo menos uno. El sistema genera un reporte con la siguiente información: Número identificación, código usuario, Nombre usuario, perfil, estado, fecha de creación, fecha expiración, fecha última conexión (fecha en que el usuario ingreso por última vez al sistema) y fecha impresión clave (fecha en que el Registrador imprimió última clave al usuario). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 66 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 2.16.3 Reporte Transacciones por Perfil A través de este reporte se pueden consultar las transacciones que el sistema tiene disponibles por cada perfil. Para realizar la consulta ingresar por el Módulo de Seguridad por la RUTA: Reportes – Restricción Usuario - Reporte Transacciones por Perfil. El sistema presenta la siguiente pantalla: Se selecciona el perfil y se imprime. El sistema genera un reporte con todas las transacciones disponibles y sus restricciones establecidas para un determinado perfil. El reporte Transacciones por Perfil, es el que se le debe remitir al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora cuando a un usuario se le requieren hacer restricciones, además presenta el instructivo de su diligenciamiento. 2.16.4 Reporte Restricción Usuarios A través de este reporte se pueden consultar las transacciones que tiene disponibles un usuario y sus restricciones. Para consultar ingresar por la RUTA: Reportes – Restricción Usuario – Reporte Restricción Usuarios. El sistema presenta la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 67 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Se ingresa el año fiscal, y se selecciona la Asignación Interna a la que pertenece el usuario, se registran los datos del usuario, el perfil, el código y el número de identificación del usuario. Presenta un reporte con las transacciones disponibles para el usuario con sus datos correspondientes como código, nombre y número de identificación. 2.16.5 Reporte Estado de Solicitudes de Restricción de Usuarios A través de este reporte se puede consultar el estado de una solicitud de Restricción de Usuarios en el sistema. Para consultarlo ingresar por el Módulo de Seguridad RUTA: Reportes – Restricción Usuario – Reporte Estado de Solicitud Usuario, el sistema presenta la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 68 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Se selecciona el año fiscal, se consulta el órgano ejecutor (con los binóculos), se escoge el estado de la solicitud, se puede consultar por fecha de creación o por número de solicitud. También se puede consultar el estado de una solicitud de un usuario específico ingresando en Datos del usuario el Código y el Número de Identificación. Luego se imprime (presionar el botón imprimir) el sistema presenta el reporte con la siguiente información: Número de solicitud, fecha de registro, fecha cambio estado, Asignación Interna que hace el registro, Asignación Interna que autorizó, Código del usuario, Nombre del usuario, identificación, Asignación Interna a la que pertenece y Perfil. 3. ADMINISTRACIÓN DE TERMINALES A continuación se describen los conceptos relacionados con la Administración de Terminales dispuestos por la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así: Para que un computador pueda ser utilizado para ingresar al aplicativo SIIFNación utilizando la versión Cliente - Servidor, el nombre del computador o terminal, que lo identifica en la red, debe ser registrado previamente; es decir, debe ser creada la terminal en el sistema SIIF Nación. Después de haber sido creada una terminal en el aplicativo SIIF-Nación, debe ser configurada por el Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora de Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 69 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 las Unidades Ejecutoras, la conexión, la terminal y la configuración regional del equipo. En el caso que la conexión al SIIF Nación se realice por VPN – Terminal Server, o se utilice la versión WEB del aplicativo no se debe hacer esta configuración. Un computador o terminal puede ser usado por varios usuarios del aplicativo SIIF-Nación en su versión cliente servidor, siempre y cuando el usuario y la terminal pertenezcan a la misma asignación interna. Toda terminal utilizada para ingresar al aplicativo SIIF-Nación, debe tener activado el protector de pantalla “con clave” y con un tiempo no mayor a 5 minutos. Cuando se deje de utilizar una terminal para acceder al aplicativo SIIF Nación en su versión cliente servidor, se debe desinstalar la versión cliente del SIIF Nación de ese computador. 3.1 Creación de Terminal El procedimiento para la creación de una terminal es el siguiente: Coordinador SIIF Nación Entidad En conjunto con el usuario y el Registrador SIIF Nación Entidad identifica la necesidad de crear o modificar una terminal utilizada por un usuario para acceder al aplicativo SIIF Nación 1. Si se requiere, con ayuda del soporte técnico se determina el nombre que identifica en la red el computador que utiliza o va a utilizar el usuario. NOTA: Únicamente se requiere crear o modificar terminales a usar en el aplicativo SIIF Nación 1 en su versión Cliente Servidor. Registrador SIIF Nación Entidad Registrar solicitud de creación o modificación de la terminal en el aplicativo. NOTA: En caso que se esté creando la terminal del primer usuario del perfil “Registrador SIIF Nación Entidad”, se debe Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 70 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 diligenciar el formato de “Solicitud Administración Terminales SIIF Nación 1” y que se identifica como Anexo “16” y remitirlo por correo tradicional a la Administración SIIF Nación. Usuario Solicita al Soporte Técnico SIIF Entidad que configure la terminal para poder acceder al aplicativo SIIF Nación cliente servidor. Soporte Técnico Entidad Configurar terminal. Realiza en conjunto con el usuario la prueba de acceso al aplicativo SIIF Nación. 3.2 Registro de Terminales en el Sistema SIIF Nación 3.2.1 Creación Terminal Para crear una terminal en el Sistema SIIF Nación I se debe ingresar por el Módulo de Seguridad por la RUTA: Mantenimiento – Terminales, con lo cual el sistema presenta la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 71 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Con fundamento en la anterior pantalla se debe diligenciar: Código: Ingresar el nombre del equipo de cómputo por el cual va a acceder el usuario al aplicativo SIIF Nación. Nombre: Se ingresa el nombre del equipo, corresponde al mismo código que se ingresó en el campo anterior. Código Entidad: Se puede buscar seleccionado (…) o digitar el código directamente. Ej: para el caso del Ejército Nacional el Código de Entidad es 1501 03 000. Nombre de la Entidad: Lo presenta el sistema de forma automática una vez ingresa el Código Entidad. Categoría. Seleccionar 0002-0002, es la dispuesta para las Entidades. Parámetros “ID Disco Duro Máquina” y “Número Puerto” se llenan en el sistema de forma automática cuando el Soporte Técnico SIIF configura la terminal por la cual el usuario va a ingresar al Sistema SIIF Nación. Tiempo de Inactividad de la máquina: El sistema registra “15 Días”. Si el usuario no ha ingresado al Sistema SIIF Nación I durante un tiempo menor a 15 días la terminal se inhabilita. Fecha y Hora última conexión: Indica la fecha y hora en la cual el usuario estableció la última conexión con el Sistema SIIF Nación I. Guardar y la terminal queda creada en estado “habilitado”. La terminal una vez creada se debe configurar en un lapso. 3.2.2 Blanquear Terminal Cuando un equipo es utilizado para el acceso al Sistema SIIF Nación I y presenta problemas de tipo técnico que obligan a formatearlo, es necesario blanquear la terminal. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 72 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 Para blanquear la terminal, ingresar por el módulo de Seguridad RUTA: Mantenimiento – Terminales. En el campo código ingresar el nombre del equipo con lo cual el sistema presenta el nombre, el código de la entidad, el nombre de la entidad, la categoría, el estado y la operación tal como se muestra en la siguiente pantalla: Dar clic en Blanquear Terminal y Guardar. Con lo cual la terminal queda lista para ser configurada por el Soporte Técnico SIIF Entidad. 3.2.3 Habilitar Terminal Una terminal en la cual se haya dejado abierto el aplicativo SIIF-Nación I en su versión cliente servidor al momento de finalizar el horario de operación del sistema, será deshabilitada, para habilitarla ingresar por el Módulo de Seguridad RUTA: Mantenimiento – Terminales. En el campo código ingresar el nombre del equipo con lo cual el sistema presenta el nombre, el código de la entidad, el nombre de la entidad, la categoría, el estado y la operación. Dar clic en el estado habilitado y guardar. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4. PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 73 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 ARCHIVO DOCUMENTACIÓN El procedimiento de Administración de Usuarios genera documentos que deben ser archivados así: 4.1 Archivo del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora Se debe mantener un archivo actualizado en orden cronológico en forma descendente, con los siguientes documentos: 1. Formato “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora. 2. Formato “Actualización Datos Coordinación SIIF Entidad” para Delegado Coordinador SIIF Entidad y Soporte Técnico SIIF Nación Entidad. 4.2 Archivo de Hojas de Vida Usuarios Por cada Usuario se debe llevar un archivo actualizado con los siguientes documentos: 1. Fotocopia “Reporte Aceptación Cuenta de Usuario”. 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía, en ésta es indispensable indicar el nombre de la Cuenta de Usuario y el nombre y código de la Regional si es el caso. 3. Si el usuario es contratista, se debe disponer de cláusula de confidencialidad y funciones relacionadas con el SIIF Nación para que pueda ser usuario del sistema. 4.3 Archivo de Solicitudes de Administración de Usuarios Se debe mantener un archivo actualizado en orden cronológico con los siguientes documentos: 1. Formato “Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I”. 2. Formato “Solicitud modificación cuenta de usuario SIIF Nación I”. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 74 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 4.4 Mantenimiento del Archivo Continuamente se deben realizar verificaciones al “Archivo de Hojas de Vida Usuarios”, con el fin de identificar documentos faltantes. En caso de presentarse dicha situación, la cuenta de usuario debe ser deshabilitada. 5. CLAVES DE ACCESO USUARIOS VPN El Ministerio de Hacienda y Crédito Público tiene a disposición de las Entidades Usuarias del SIIF Nación el mecanismo de conexión “VPNs” a través de Terminal Server, para acceso al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación desde la estación de trabajo hasta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para aquellos usuarios que se encuentren conectados a través de VPN es necesaria la asignación de dos claves. Una, la cual se asigna mediante la Creación de Usuarios descrita en el Numeral 2.4 de este procedimiento y la otra, corresponde a Terminal Server, la cual solicita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del Call Center. Para solicitar la clave VPN Terminal Server, el usuario debe estar creado en el SIIF Nación, estar en estado activo, habilitado y contar con la clave de acceso al sistema SIIF Nación, de lo contrario, no es posible adelantar el trámite de la otra clave. El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora hace la solicitud de la clave de VPN mediante un soporte radicado en el Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público al Teléfono: 6021270 en el que se debe informar el código del usuario y el correo electrónico, instancia que una vez crea la clave envía E- mail al Coordinador SIIF Nación Entidad, informando clave terminal server del usuario. Una vez se haya asignado la clave de acceso al VPN por Terminal Server para la Unidad Ejecutora, se informará al Soporte Técnico SIIF Entidad de la respectiva Unidad, quien es el encargado de configurar la VPN en los computadores que vayan a usar esta conexión. El password o clave de acceso a VPN-Terminal Server debe ser cambiado cada 30 días. El password de VPN y Terminal Server es el mismo, por lo cual una vez Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 75 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 haya cambiado el password de VPN se debe dar como password del Terminal Server el nuevo dado en VPN. Treinta días después del último cambio de password o clave de acceso a VPNTerminal Server, una vez se ha digitado la cuenta y clave de usuario se presenta una ventana, la cual indica que la clave ha expirado “Your password has expired. Enter new password”. En este momento se debe digitar una nueva clave la cual debe cumplir con las mismas políticas que se utilizan para las claves de SIIFNACIÓN. 6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL ADMINISTRACIÓN USUARIOS Permanente Control al interior de las Unidades Ejecutoras para la asignación de los perfiles, que como ya se mencionó, deben ser acordes con las funciones que tiene el funcionario y establecerle las restricciones a que haya lugar. Cualquier cambio bien sea permanente o temporal del usuario debe ser de conocimiento del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora para su correspondiente deshabilitación o exclusión del sistema. Verificar la adecuada utilización por parte de los usuarios del sistema SIIF Nación. Dar cumplimiento a la suscripción de los formatos dispuestos en cada caso y a la documentación soporte. Antes de crear un usuario en el sistema SIIF Nación se debe corroborar que efectivamente esté capacitado y conozca la documentación específica del sistema SIIF Nación, entre ellos, Administración de Usuarios y Administración de SIIF Nación. Si un usuario no atiende las medidas de seguridad requeridas en el sistema SIIF Nación debe ser deshabilitado o inactivado. Recordar al personal usuario del sistema SIIF Nación de las Unidades Ejecutoras que son responsables de la confidencialidad e integridad de la información a la cual tiene acceso. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 51 ADMINISTRACION DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION Página 76 de 77 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 22 DIC 2010 La clave del usuario debe ser entregada de manera segura y recordarle que es de uso personal e intransferible. Indicar al usuario que una vez recibida la clave de acceso al sistema SIIF Nación debe cambiarla. Insistir que el usuario no debe dejar la terminal con el sistema SIIF Nación activo, cuando éste no se encuentre en su puesto de trabajo. Cuando se realiza una transacción en el SIIF Nación se genera un registro de auditoría que indica la hora, terminal y cuenta de usuario que la realizó. Se podrá autorizar a un usuario máximo dos (2) perfiles, siempre y cuando cumpla con la compatibilidad de perfiles dispuesta en este procedimiento. De conformidad con la normatividad (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) para el registro de usuarios son requisitos fundamentales que el usuario sea un funcionario o un contratista activo de la Unidad Ejecutora, que el superior inmediato del funcionario o contratista solicite por escrito su creación en el SIIF Nación y señale las restricciones que debe tener, verificar que el perfil asignado en el SIIF Nación sea consistente con las funciones del cargo o del contrato, validar que el funcionario o contratista ha recibido previamente capacitación sobre la seguridad y funcionalidad del SIIF Nación y que en caso que el usuario sea un contratista debe validar que el contrato tenga cláusula de confidencialidad. La Administración del SIIF Nación podrá deshabilitar o inactivar un usuario cuando tenga evidencias de que no atiende las medidas de seguridad implementadas e informará a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad a la que pertenece o quien haga sus veces para que efectúe las investigaciones a que haya lugar. Se debe tener un archivo de hojas de vida de los usuarios SIIF de la Entidad, es decir, en cada Unidad Ejecutora se debe tener debidamente esta información. Las Oficinas de Control Interno, dentro de su alcance legal, podrán hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas de seguridad establecidas por el Comité de Seguridad. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. 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El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe transmitir permanentemente a los usuarios las comunicaciones remitidas por el Administrador SIIF Nación. 7. INSTRUCCIONES GENERALES USUARIOS SIIF NACION Teniendo en cuenta, que la rotación del personal usuario del Sistema SIIF Nación en las Unidades Ejecutoras incide en el conocimiento adquirido y por ende, en la operación del sistema SIIF Nación, es procedente que se tomen las acciones pertinentes a fin de garantizar por una parte, en la medida de las posibilidades, una permanencia prudencial del personal del área financiera en general en sus puestos de trabajo y por otra, en caso de surtirse el traslado que el usuario que vaya a asumir las funciones esté previamente capacitado y debidamente documentado para poder adelantar sus funciones y más exactamente los registros en el sistema SIIF Nación. Consecuente con lo anterior, de surtirse el traslado al personal que ha sido capacitado en el SIIF Nación a la Unidad que llegue sea para adelantar funciones que tiene que ver con el manejo del aplicativo y consistente con las funciones que va a realizar. La administración y en general activación, inactivación, habilitación o deshabilitación de los usuarios de Fondelibertad y la Comisión Colombiana el Océano por ser entidades que se encuentran presupuestalmente dentro de la Unidad Ejecutora 1501-01, así como los requerimientos de las diferentes dependencias de la Gestión General, deben ser tramitadas a través de la Dirección Administrativa de la Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, quien efectuará las gestiones pertinentes ante la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. 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