PRO013GAR Cancelación Parcial de Registro

PRO013GAR
– CANCELACIÓN PARCIAL DE REGISTRO
Fecha de emisión: 06 de Noviembre de 2009
Versión 3.2
Objetivo
Autorizar la anulación de una o más asignaturas, cuando, el estudiante no puede asistir a las
mismas.
Normatividad
Reglamento Estudiantil.
Acuerdo 044 de 1979 Consejo Directivo ,Reglamentacion Posgrados
Acuerdo 041 de 2006 Consejo Superior
Acuerdo 025 de 2007 Consejo Superior Reglamento Estudiantil Pregrado
Distribución
Estudiante
Facultad
Consejo de Facultad
División de Admisiones y Registro
Departamento
Responsable
División de Admisiones y Registro
Aplicaciones
APL001GAR – SIGAN
APL002GAR - SIRE
PRO010GAR –ESTUDIO DE CARPETA
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Procedimiento Proveedor
Consulte
Registro de Asignaturas PRO003GAR
Matricula de estudiantes PRO002GAR
Tareas
Estudiante
1. Solicita dentro de las fechas establecidas por el calendario operativo, el formato de
cancelación parcial, presentando carné vigente.
Consulte: Formato de cancelación parcial de registro FOR003GAR
2. Paga derechos pecuniarios de la cancelación
División de Admisiones y Registro
3. Verifica que el estudiante cumpla requisitos de cancelación parcial.
•
No afectar el mínimo de créditos a cursar
•
Para realizar la cancelación parcial el estudiante debe estar a paz y salvo por todo
concepto.
•
No haber cancelado anteriormente la asignatura:
•
Verifica la cancelación de los derechos pecuniarios correspondientes
Si el estudiante cumple con los requisitos ir a paso # 4. Si no, ir a fin del
procedimiento
4. Da visto bueno y entrega formato al estudiante
Estudiante
5. Recibe y diligencia formato
6. Presenta ante el departamento al cual se encuentra adscrito, la solicitud de cancelación
parcial
Departamento
7. Recibe formato y entrega colilla al estudiante
8. Estudia la solicitud
9. Emite concepto
PRO010GAR –ESTUDIO DE CARPETA
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Si la solicitud es aprobada ir a paso # 11. Si no, ir a paso # 10.
10. Informa al estudiante el motivo del rechazo y finaliza el procedimiento.
11. Informa al estudiante y a la División de Admisiones y Registro, para el respectivo trámite
Si es cancelación extemporánea ir a paso 12. Si no, ir al paso 15
Facultad- Decano
12. Recibe solicitud de cancelación parcial extemporánea, en las fechas del calendario
operativo.
13. Solicita concepto al Departamento
14. Aprueba o niega, de conformidad con el concepto emitido por el Departamento y remite a la
División de Admisiones y Registro.
División de Admisiones y Registro
15. Registra la cancelación en el sistema
APL001GAR – SIGAN – Módulo MARES
APL002GAR - SIRE
16. Archiva en la carpeta del estudiante, si existe, o de lo contrario en el archivo de gestión de
la División
Fin del Procedimiento.
Procedimiento Receptor
Consulte
Reintegro PRO007GAR
Flujograma
N.A
PRO010GAR –ESTUDIO DE CARPETA
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Tiempos Máximos
Actividades
Solicita, el formato de cancelación
parcial, presentando carné vigente.
Responsable
Estándar
de tiempo
Observaciones
Estudiante
En
cualquier
momento
Durante el período
establecido en
calendario operativo
Paga derechos pecuniarios de la
cancelación (1 y 2)
División de
Verifica que el estudiante cumpla los
Admisiones y
requisitos y entrega formato (3 y 4)
Registro
Recibe y diligencia Formato y presenta
al Departamento en el cual esta inscrita
Estudiante
la asignatura que quiere cancelar (5 y 6)
Inmediatam
De acuerdo con la
ente se
normatividad vigente
solicita
Recibe formato y entrega colilla a
estudiante
Departamento
Informa al estudiante el
motivo del rechazo y
finaliza el
procedimiento.
Facultad Decano
Aprueba o niega, de
conformidad con el
concepto emitido por el
Departamento
2 semana
Estudia la solicitud
Emite concepto.
Informa al estudiante y a la División de
Admisiones y Registro, para el
respectivo trámite ( 7,8,9,10 y 11)
Recibe solicitud de cancelación parcial
extemporánea, en las fechas del
calendario operativo.
Solicita concepto al Departamento
1 semana
Remite a la División de Admisiones y
Registro (12, 13 y 14).
Registra la cancelación en el sistema
Archiva en la carpeta del estudiante, si
existe, o de lo contrario en el archivo de
gestión de la División. (15 y 16).
PRO010GAR –ESTUDIO DE CARPETA
Division
Admisiones y
Registro
3 dias
Archivo en carpeta
para estudiantes que
se encuenten en el
SIRE
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Actividades
Responsable
Estándar
de tiempo
Conclusiones:
El tiempo máximo para este procedimiento es de 3,5
cancelación hasta registrar dicha cancelación en el sistema
Observaciones
semanas desde la solicitud de
CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO
Fecha
Versión
16/10/2009
3.1
16/10/2009
3.1
16/10/2009
3.1
Elaborado
por:
Revisado
por:
Grupo de trabajo
División de
Admisiones y
Registro
Descripción del cambio
Se cambió “Cancelar” por “Verifica la cancelación de” en el
numeral 3
En el numeral 3 se cambió “ir a paso # 3.” por “ir a paso #
4.”
En el numeral 11 se cambió “ir al paso 16” por “ir al paso
15”
Aprobado por:
Jefe División
de
admisiones y
Registro
PRO010GAR –ESTUDIO DE CARPETA
Oscar Armando Ibarra Russi
Rector
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