orga - Facultad de Ciencias Económicas

SISTEMA DE INFORMACION
ANEXO 1
CARACTERISTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN
1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE JUJUY
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CÁTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACION.
A N E X O
1
Sistemas de Información
Caracterización de la Organización Objeto de Estudio.
Empresa: Jujuy Construcciones S.A.
Domicilio: Avda. 19 de Abril 457. San Salvador de Jujuy.
Ramo de Actividad: Jujuy Construcciones S.A. es una empresa que se dedica a la comercialización de materiales
para la construcción.
Evolución: La empresa inició sus actividades en 1969, ubicándose desde el comienzo en su sede actual, la cual
fue modificada a medida que se hizo necesaria su reestructuración por el crecimiento experimentado. Su propósito
al optar por este ramo fue abastecer de los materiales necesarios a las empresas constructoras que se instalaban
en la ciudad ante la creciente demanda de viviendas. En un comienzo efectuaba solamente ventas mayoristas,
pero con el correr de los años y dado el conocimiento del público que efectuaba una demanda continua, se habilitó
también la venta minorista.
Inicialmente la empresa se constituyó como S.R.L., pero luego, su constante expansión determinó una necesidad
de mayor capital, por lo que se constituyó como S.A., manteniendo sus dueños originales la mayoría accionaria.
Las ventas anuales para el último periodo se aproximan a los tres millones de pesos. La empresa cuenta con un
total de 60 empleados, afectados en su mayor parte a la sección Comercialización (Ventas y Almacenes). El
Objetivo de la empresa a corto y mediano plazo es el de mantener su posición actual en el mercado, sin planes
inmediatos de expansión hasta tanto la situación económica en general y del ramo de la construcción en particular
no muestren síntomas de una efectiva reactivación.
Esta compuesta por tres departamentos principales: COMERCIALIZACION, FINANZAS Y CONTABILIDAD y
ADMINISTRACION DE PERSONAL.
Departamentos que componen la empresa.
 Departamento de COMERCIALIZACION: cuenta con tres secciones:



Ventas
Almacén y Expedición
Compras.
Ventas tiene a su cargo la atención de las ventas al por mayor y menor en la sede de los negocios. Estas
se realizan a través de un cuerpo de vendedores controlados por un supervisor y según la política
determinada por la Dirección, al contado y a crédito ( en cuenta corriente y con documentos).
Almacén y Expedición se encarga del mantenimiento de las mercaderías en depósito para su entrega a
los clientes, efectuando un control continuo de las existencias y de la calidad de las mismas.
Compras se encarga de la adquisición de las mercaderías para reventa, seleccionar las mercaderías a
adquirir, negociación de los precios, plazos de pago y fechas de entrega.
 Departamento de FINANZAS Y CONTABILIDAD: dividido en las secciones de FINANZAS y de
CONTABILIDAD, cada una con subsecciones a su cargo. El detalle de las mismas se encuentra en el informe
referido al departamento.
 Departamento de ADMINISTRACION DE PERSONAL: formado por tres secciones:



Selección de Personal y Reclutamiento
Personal
Servicios a Los Empleados y Relaciones Laborales.
Las especificaciones referidas a cada uno de ellos se encuentran en el capítulo respectivo.
La empresa cuenta además con una asesoría referida a Sistemas, la cual se ha encargado del diseño
computarizado vigente en la actualidad en la empresa y brinda un continuo apoyo ente cualquier tipo de dificultad
que se presente. También cuenta con un asesor legal, que asiste a la empresa en su relación con los organismos
oficiales, controlando el cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales de la misma.
Periódicamente contrata además una Auditoría Externa, quién efectúa los controles solicitados por normas legales,
impositivas y contables. La empresa ha tenido un crecimiento sostenido y hace un tiempo ha incorporado un
sistema computarizado, que se fue implementando en etapas por departamento.
Actualmente se encuentra con que el equipo instalado no cuenta con capacidad suficiente para los requerimientos
de procesamiento y generación de información, por lo que es necesaria la implementación de uno nuevo, con el
consiguiente rediseño de los procedimientos y los programas, tratando de obtener un máximo de información útil
para la toma de decisiones.
Descripción de los Departamentos. Funcionamiento
 Departamento de COMERCIALIZACION.
Para realizar sus compras, los clientes ingresan por la rampa hasta la playa de estacionamiento, desde donde se
dirigen al salón de ventas. Allí, una vez que les ha llegado el turno, son atendidos por un vendedor que toma nota
de los requerimientos y cotiza los precios con la ayuda de la lista que les proporciona el supervisor, comprueba el
stock en la pantalla de la terminal que tienen a su disposición en el salón y regresa hasta el cliente quien decide la
compra. En caso afirmativo, el vendedor consulta si la operación se realiza al contado o en cuenta corriente.
Si la operación es al contado, el vendedor regresa a la pantalla de la terminal y solicitará la emisión de la Factura
en original y copia para lo que procederá a cargar los datos relativos al código de materiales, cantidad, datos
personales del cliente, número de inscripción de impuestos si corresponde y su código personal de vendedor a los
efectos de que la venta sea computada en cantidad de ventas y monto en su legajo personal. Las facturas son
emitidas directamente en Tesorería, por lo que el cliente se dirige hasta la Caja para efectuar el pago y dirigirse a
Almacén para retirar la mercadería u ordenar su despacho. También solicitará el vendedor la emisión de la Orden
de Expedición en original y dos copias, la que será impresa en Almacén para preparar el egreso de los materiales,
previo control con la Factura, entregando el original al cliente y archivando las copias provisoriamente hasta el final
del día, momento en que se remite una de ellas a Compras y se archiva definitivamente la segunda.
Si la operación se realiza en Cuenta Corriente, el vendedor consultará en pantalla si el límite de crédito del
cliente ha sido superado, en caso afirmativo le indicará que pase por Créditos y Cobranzas y una vez habilitado o si
tiene crédito disponible, seguirá el curso normal de facturación; ordenando en la terminal la emisión del Remito en
original y dos copias, que será recepcionado en Almacén, para lo que cargará los datos inherentes a los materiales,
personales del cliente y su código de vendedor. En Almacén se archiva la segunda copia, y el original y la primera
copia se envían al cliente para que cargue la primera copia que luego remitirá a Créditos. También solicitará la
emisión de las Facturas en original y dos copias, agregando en el caso que sea necesario, los números de
inscripción del cliente a los datos ya ingresados para elaborar el Remito. Estas Facturas serán recepcionadas en
Créditos y Cobranzas que enviará el original al cliente, archivando una copia en el legajo personal del mismo y
remitiendo la otra a Contabilidad. En caso de no tener stock suficiente para atender los requerimientos de los
clientes, se le informará a estos el tiempo de demora para la provisión de los mismos y si estos deciden aguardar,
se confeccionará en original y dos copias una Nota de Pedido que será recepcionada en Compras. Una copia será
archivada transitoriamente en el archivo del vendedor que tiene pendiente la operación, la otra copia se enviará a
Créditos para que la archive provisoriamente en el legajo del cliente. Con el original, previa consulta al maestro de
proveedores y de los puntos de reposición de stock, emitirá la Orden de Compra en original y tres copias, las que
se emitirán también automáticamente al llegar el stock de los materiales al punto mínimo a efectos de llevarlos a
su punto medio. La Orden de Compra original se despachará al proveedor, una copia se remitirá a Almacén a
efectos de que pueda controlar los pedidos a su arribo, la segunda copia a Tesorería para su posterior pago, y la
copia restante se archivará provisoriamente hasta el arribo de la mercadería, ocasión en la que se procederá a su
archivo definitivo previo sello de “Cumplimentada“. Al arribar la mercadería, se realizará su ingreso al Maestro de
Stock y se enviará al vendedor la Nota de Pedido que estaba pendiente para que proceda al trámite normal de
facturación y despacho. También procederá Compras a actualizar los precios de las mercaderías con la ayuda de
una copia de la factura que remitirá el proveedor y la emisión de nuevas listas de precios, si se han producido
modificaciones a efectos de tener actualizados a los vendedores. Las listas serán recepcionadas en Ventas por el
Supervisor de Vendedores. Las mismas serán distribuidas entre los vendedores.
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 Departamento de FINANZAS y CONTABILIDAD.
Este departamento se divide en las secciones de FINANZAS la cual a su vez incluye tres subsecciones (Tesorería,
Impuestos y Créditos y Cobranzas) y la sección de CONTABILIDAD que incluye cuatro subsecciones (Contabilidad
General, Contabilidad de Costos, Planificación y Presupuesto General , y Auditoría Interna).
Sección FINANZAS.
Tesorería: Se ocupa de las tareas vinculadas al dinero en su sentido material y valores asimilables a dinero como
cheques, documentos y otros, tanto en ingreso, egreso o custodia de los mismos en la empresa.
Impuestos: Es el encargado de estudiar y tramitar las obligaciones impositivas del orden municipal, provincial y
nacional y su efecto sobre las actividades que se desarrollan.
Créditos y Cobranzas: Se encuentra a cargo de la fijación de las líneas de crédito a otorgar por la empresa,
cobro a clientes a crédito y a todo otro deudor, supervisando la incobrabilidad en forma individual y
estadísticamente.
La sección de Finanzas es usuaria del sistema de procesamiento de datos implementado. El sistema de pago a
proveedores es el siguiente: El Proveedor envía la Factura en original a Tesorería, esta sección recibe, además, la
copia de la Orden de Compra procedente de Compras. Esta operación de recepción de los documentos y lo que
sigue lo realiza la Secretaría de Tesorería. Controla que la factura se corresponda en cuanto a los ítems solicitados,
con los designados en la Orden de Compra. Si dicho control determina coincidencia de partidas solicitadas, emite
Orden de Pago en original y duplicado. Archiva definitivamente la copia de la Orden de Compra junto con la
Factura del Proveedor, ordenando por número de emisión de Factura del Proveedor. Mantiene en demora el
original de la Orden de Pago a la espera de la fecha indicada en la Orden de Compra para efectivizar el mismo.
Llegada la fecha fijada, confecciona el cheque correspondiente, extendiéndolo al portador o nominal. Enseguida
anota en el Libro Bancos el valor, mediante la pantalla de computación que dispone, a fin de que figure en el
“Listado de Cheques Emitidos” del banco que corresponde (la empresa tiene cuenta corriente en tres bancos).
Entrega la documentación anterior – Cheque y Orden de Pago – al Tesorero. El Tesorero controla la coincidencia
de los datos asentados en el Cheque con los datos de la Orden de Pago; si es correcto firma el Cheque e iniciala
(pone una inicial) la Orden de Pago en el casillero asignado y devuelve la documentación a Secretaría. La
Secretaría envía el Cheque al Proveedor y el original de la Orden de Pago a Contabilidad. Este da de baja en las
cuentas de pasivo los importes de acuerdo a las Ordenes de Pago que recibe, archiva definitivamente las mismas
por fecha de pago. Además Tesorería recepciona el dinero en la Caja, junto con los Cheques; una vez que el
cliente ha concretado la compra, Caja recibe por la terminal instalada en su recinto la Factura emitida por el
vendedor, se lo llama al cliente por el nombre, este abona y se pone el sello de “ Pagado “ en ambas Facturas original y copia -; Caja archiva el duplicado entregando el original de la Factura al cliente para que proceda a
actuar según el caso, retira de depósito personalmente o se le envía la mercadería en flete de la empresa. Los
duplicados de las Facturas son archivados por día según su secuencia correlativa; al final del día, el total de lo
facturado debe ser igual al dinero efectivo, mas valores, mas los cargos en cuenta corriente. En caso de haber
diferencia se anota en una planilla con aviso al Tesorero, la Caja Diaria debe ser conformada por el tesorero. Lo
recaudado se procesa por la terminal de la Caja, registrando las ventas y el ingreso de los activos. El dinero
recaudado es depositado al día siguiente en su totalidad, salvo que se tome dinero para gastos. También se
depositan los valores que estén en fecha de depósito, a este fin diariamente se emite un Listado de Cheques a
Depositar. La Boleta de Depósito que se utilice para cada banco individualiza cada Cheque y se acompaña de un
detalle que identifica cada Cheque en planilla que, emitida en original, se archiva con el Talón de Constancia.
Mensualmente se concilian las cuentas corrientes partiendo del saldo según el Libro Banco, que como se detalló
anteriormente se lleva también electrónicamente.
Créditos y Cobranzas envía todos los meses un resumen de cuenta a los clientes para que concilien las cuentas con
la empresa, lo que ha facilitado el entendimiento con los principales clientes. En aquellos casos en que incurren en
mora, pero que la empresa no desea iniciar acciones legales para el cobro, se procede a refacturar la mercadería
mediante el siguiente procedimiento: se extraen las Facturas a refacturar del archivo de Facturas Pendientes, se
emite Nota de Crédito por el importe de la Factura original, en original y copia, enviando el original al cliente y acto
seguido se vuelve a facturar la mercadería con los nuevos precios, en original y copia dando el original al cliente.
Se crean así los archivos de “ Refacturaciones “, que contiene las Facturas originales dadas de baja y “ Notas de
Crédito por Refacturaciones “ que contiene las Notas de Crédito mencionadas. Las nuevas Facturas son objeto de
especial atención por parte de Créditos y Cobranzas puesto que por acuerdo de todos los jefes de departamento
de la empresa solo se refactura una sola vez cada Factura, fijándose límites por cliente a los plazos de pago de los
resúmenes.
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Cobro de las Ventas a Crédito: Cada cliente tiene habilitada una ficha en la que se cargan las Facturas, Notas de
Débito emitidas, Recibos otorgados y toda otra documentación relacionada con dicho cliente; también tiene
incluido el límite de crédito, que es el monto hasta el cual el cliente puede retirar mercaderías en cuenta corriente.
La subsección Créditos y Cobranzas recibe una copia de la Factura y del Remito firmado por el cliente en
conformidad y prueba de que retiró o recibió la mercadería (estos son algunos de los elementos que el abogado de
la firma solicitará si llega a intervenir), anotando en dicha ficha la fecha de la factura, su número, importe, estos
mismos datos son tomados de las Notas de Débito o Crédito o Recibos que se emitan. Mensualmente se solicita
por computadora los Resúmenes de Cuenta a enviar a los clientes con cuenta corriente. Se debe aclarar que si
bien la firma opera tanto con mayoristas como con minoristas, este hecho no significa que los mayoristas tengan
cuenta corriente. Las cuentas corrientes vencen el día 20 del mes siguiente al de la compra. Cada mes se lista para
uso de la gerencia departamental una nómina con el nombre de la empresa con cuenta corriente pendiente, su
importe y columnas en las cuales se detalla la antigüedad de la cuenta: último mes, mes anterior, antepenúltimo y
anteriores, todo a valor histórico. Este listado es complementado con otro llamado Resúmenes de Cobros en
Cuenta Corriente, que brinda información actualizada sobre los cobros que se van produciendo en el mes en las
cuentas corrientes. El cliente de cuenta corriente, al concurrir a abonar, es atendido directamente en esta
subsección en donde se confecciona un Recibo discriminando el número de Factura cancelada, Notas de Débito u
otra información. Estos Recibos son procesados diariamente y se descargan de la deuda que mantiene el cliente,
elemento importante para su límite de crédito. Si el cliente no abona en término, el encargado de la subsección
deberá seguir atentamente su cuenta a fin de proceder a refacturar según los incrementos de precios habidos.
Pasados los 60 días sin abonar, la cuenta es pasada al abogado, salvo disposición en contrario del gerente
departamental.
Sección CONTABILIDAD.
Se divide de la siguiente manera:
Contabilidad General: Tiene a su cargo las registraciones generales de la empresa, proveyendo de la
información patrimonial y de resultado. Esta sección a los fines de cumplimentar con los objetivos propuestos se
basa en registros Contables e Impositivos, prepara Informes Contables periódicos y los Balances, elabora los
registros de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Como función principal mantiene actualizados los registros,
como también prepara informes para cumplimentar los requisitos legales e impositivos, como también provisión de
servicios contables estructurados.
Contabilidad de Costos: Tiene a su cargo las registraciones a los efectos de proveer información sobre costos
incurridos en relación a los trabajos realizados. A pesar de que la empresa tiene carácter comercial, únicamente se
realizan estudios de costos para determinar prorrateos de servicios generales.
Planificación y Presupuesto General: Tiene a su cargo el planeamiento y el control de operaciones,
planificando y midiendo los ingresos, costos y utilidades, organización de la información contable y financiera para
la toma de decisiones y medición de resultados con los planes establecidos. Asimismo establece la proyección de
los resultados de distintas alternativas, confecciona los presupuestos y gastos planificados sobre planes
autorizados. Establece la medición de los resultados reales respecto de los planes y análisis de los desvíos de
variaciones.
Auditoría Interna: Tiene a su cargo la exactitud de los registros y la verificación de las mismas. Por ello se
establecen auditorías de registros financieros y auditorías de procedimientos según pautas establecidas.
Sistema de Contabilidad: la empresa cuenta con un sistema centralizador de registraciones, utilizando Subdiarios,
Mayores Auxiliares, Mayor General y Diario General, además de los libros que a nivel impositivo son exigidos por la
legislación tales como Libro IVA Ventas e IVA Compras. Los subdiarios que componen la base de registros
auxiliares son: Subdiario de Ventas y Subdiario de Compras, tomándose como base de datos en lo referente a
Ingresos y Egresos la Planilla de Caja que se confecciona en Tesorería. En lo referente a los Mayores Auxiliares se
componen de los siguientes registros: Documentos a Cobrar, Documentos a Pagar, Proveedores, Clientes y los
Libros Banco de la empresa.
El sistema general que utiliza la empresa se basa en un procedimiento computarizado con registros permanentes y
derivaciones a otros registros alternativos. En lo que respecta a las registraciones de las Ventas las mismas son
clasificadas al momento de emisión de la Factura correspondiente por medio de un código interno que se utiliza
para clasificar las ventas: de contado, crédito y documentadas. Así es que:
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Código V01: indica que la venta es efectuada y cobrada en el mismo acto.
Código V02: indica que la venta fue realizada por medio de crédito.
Código V03: indica que la venta se realizó confeccionando un documento a término.
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En el caso de las ventas por código V01 las mismas son cargadas automáticamente a la Planilla de Caja Ingresos
al momento de producirse el pago o cancelación de la misma por parte del cliente.
Para el supuesto del Código V02 la misma es listada dentro del Subdiario de Ventas en forma automática,
produciendo al mismo momento la carga del asiento respectivo en el Diario General y la registración en el libro
Mayor General en la Cuenta Clientes, como también la carga de dicha operación en el Mayor Auxiliar del Cliente
que realizó la transacción.
Con relación a las ventas efectuadas y conformadas por medio del código V03 las mismas son listadas dentro del
Subdiario de Ventas, registrándose al mismo tiempo y en forma automática los registros del libro Diario General y
Mayor General en la Cuenta de Documentos a Cobrar, realizándose los distintos asientos de dicha operación en el
Libro Mayor Auxiliar de Cuentas a Cobrar.
Cabe tener en cuenta que similar procedimiento se realiza con las Notas de Débito que confecciona la empresa a
los clientes y procedimientos contrarios. Con relación a las registraciones que es efectúan con las compras se
utiliza un procedimiento similar al de las Ventas con la siguiente clasificación de códigos:
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Código C10: compras efectuadas de contado.
Código C20: compras efectuadas a crédito.
Código C30: compras efectuadas con documentos.
Si las compras fueron efectuadas por medio del Código C10 las mismas
Planilla da Caja Egresos al momento de efectuarse el pago respectivo.
son cargadas automáticamente a la
Cuando las compras son realizadas por medio del Código C20 la misma es listada dentro del Subdiario de Compras
al momento de la recepción de la Factura que el proveedor envía y en forma simultánea en el Diario General y
Mayor General contra la cuenta Proveedores, en el mismo acto se realiza la carga en el Mayor Auxiliar de
Proveedores en la Cuenta del Proveedor que efectúe la transacci6n.
Si en el procedimiento es utilizado el Código C30, la operación de registro es realizada en los términos del Código
C20, con la salvedad que el asiento se registra contra la cuenta Documentos a Pagar, tanto sea en el Diario
General, Mayor General y en el Mayor Auxiliar de Documentos a Pagar.
En lo que respecta a las registraciones del pago de Haberes del Personal, Caja envía una copia de la Minuta de la
Liquidación de Salarios a los efectos de que se registre antes del vencimiento del mes el asiento del
Devengamiento de Salarios. Al momento del pago de los haberes los mismos son cargados en la Planilla de Caja,
produciéndose posteriormente el asiento de pago, al tiempo de confeccionar el asiento diario resumen resultante
de la Planilla de Caja, todos estos registros son efectuadas por medios computarizados. Con relación a la
confección y control de los Libros Banco, las cargas de Depósitos y Cheques son efectuadas automáticamente por
Tesorería produciéndose en la sección Contabilidad la emisión de la hoja del libro por la impresora y el control de
la conciliación respectiva efectuada con el resumen de cuenta bancario que envían los bancos, así también la carga
de gastos.
Con referencia a los cobros y pagos se efectúan asientos por medio de las Planillas de Caja, al momento de
producirse el cierre de las mismas y una vez que se ha efectuado un arqueo de los valores en custodia la planilla
es enviada a la Secci6n de Contabilidad con el visto bueno del Tesorero. En base a este documento se procede a
efectuar el archivo de toda la documentación que condensa, previo haber confeccionado el asiento resumen que se
carga al libro Diario y al Mayor General, produciéndose de este último las derivaciones a otros registros. También
en la sección Contabilidad se confeccionan los asientos contables que son cargados a la computadora por medio de
una terminal y que se refieren a depreciaciones y provisiones y otros asientos. En forma general, mensualmente,
en forma computarizada es emite el Balance de Sumas y Saldos, para lo cual previamente se verifican los saldos de
las cuentas del libro Mayor General con los importes de los saldos de las cuentas de los Mayores Auxiliares. Al final
del ejercicio es realizan los ajustes correspondientes y se listan los saldos de las cuentas que componen el Balance
General, con el detalle para al Estado de Resultados. Posteriormente es presenta la información de acuerdo a las
normas legales vigentes, conjuntamente con el Presupuesto General del ejercicio, a los efectos de comprobar las
desviaciones que se han producido. Al mismo tiempo es presentan los Presupuestos para el ejercicio pr6ximo. El
problema que presenta actualmente la empresa, es que ve la necesidad de contar con una mayor capacidad en los
equipos, ya que los mismos están operando a su máximo nivel. Es así que se plantea la alternativa de la
adquisición de un equipo con mayor capacidad y el redimensionamiento y rediseño de los procedimientos que
posee en la actualidad la empresa.
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 Departamento de ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
El Departamento de Admínistrací6n de Personal está dividido en tres secciones: Reclutamiento y Selección de
Personal, Personal , y Servicios a Empleados y Relaciones Laborales.
Reclutamiento y Selección de Personal: Esta sección se ocupa de realizar un análisis del mercado de oferta de
trabajo, llevando a cabo las tareas necesarias para contratar al personal necesario.
Personal: Se encarga de llevar a cabo todas las actividades y controles necesarios a los fines de liquidar los
haberes correspondientes a los empleados, atender las solicitudes de licencias, carpetas médicas por enfermedad,
vacaciones y determinación de los aportes a realizar.
Servicios a Empleados y Relaciones Laborales: Incluye aquellas actividades que se destinan a proporcionar
facilidades sociales a los empleados; atendiendo además las relaciones entre la empresa y el Sindicato, Obras
Sociales, Dirección de Recaudación Provisional, Compañías de Seguros, etc.
Reclutamiento y Selección: Puede definirse el reclutamiento como la búsqueda de un número de personas que
posean ciertas cualidades para satisfacer las exigencias formuladas por la empresa. Determinar posteriormente el
grado de eficiencia que demuestren los candidatos y si alcanzan o no el nivel exigido por la empresa, es labor de la
Selección. El programa de Reclutamiento consiste en determinar las fuentes mejores donde han de buscarse las
candidatos y los medios o instrumentos más idóneos para procurarse los posibles candidatos y provocar en ellos el
interés por los puestos ofrecidas. Por ello el programa de reclutamiento debe ir precedido por un análisis de los
puestos ofrecidos, descripción de obligaciones y derechos y una precisa definición de los requisitos exigidos por la
empresa. Una vez que se han establecido los requisitos que han de satisfacerlos candidatos, se debe fijar la fuente
a la cual se acudirá para encontrarlos.
Fuentes Internas: Es la búsqueda de personal en el interior de la propia empresa cuando surja una necesidad
para cubrir determinado puesto, sea de nueva creación o antiguo y vacante. Una de las principales fuentes
internas está constituida por la búsqueda entre los mismos empleados, informando a los responsables de cada
sección para que ellos a su vez informen a los empleados a sus órdenes. Otro caso está constituido por los
traslados y promociones o ascensos, en este caso se deberá investigar en el interior de la empresa la existencia de
personas que posean las características requeridas para su traslado desde el puesto que actualmente ocupan a
otro distinto de igual jerarquía (traslado) o a un puesto de nivel superior (ascenso o promoción). En tercer lugar es
conveniente controlar si hay archivados expedientes de candidatos del tipo deseado, formados en concursos
anteriores o enviados espontáneamente por los aspirantes, serían candidaturas que no fueron cubiertas con
antelación porque el número de puestos fue cubierto o las características de los aspirantes no se adaptaban a la
exigencias del momento.
Fuentes Externas: son diversas y diferenciadas, las más usuales son: Solicitudes espontáneas, la compañía
recibe solicitudes por correo o en persona, en las que se plantean una amplia variedad de habilidades y
conocimientos. Agencias de empleo: en determinados casos puede aprovecharse la ayuda de agencias para
reclutar solicitantes. Anuncios: en diversos medios publicitarios o transparentes, tienen la ventaja de alcanzar un
mayor radio de acción y si el anuncio se coloca en una publicación profesional o comercial llegará a un grupo de
lectores seleccionado y deseado, ofreciendo mayores posibilidades de producir resultados favorables según cuál
sea el Interés de la empresa. Instituciones educacionales: le da la ventaja a la empresa de relacionarse con grupos
ya seleccionados en el ramo deseado. Se inicia el proceso de selección cuando el departamento de Administración
de Personal recibe una requisición formal de otro departamento, enviando un formulario de "Requisitoria de
Personal", indicando el departamento del cual proviene, cargo a puesto a cubrir, características mínimas, tiempo
disponible para cubrir el puesto, responsable del sector, etc., solicitando personal adicional o de reemplazo. En
base a este documento el Gerente del departamento debe determinar en primer lugar si la posición a llenar está
autorizada por el presupuesto de personal, si no lo estuviera analizará con el sector Presupuestos la posibilidad de
su inclusión. Entrega luego la Requisitoria de Personal debidamente autorizada a la
sección de Reclutamiento
y Selección, este determinará la fuente a utilizar comenzando por las fuentes internas y luego considerando las
externas, efectuando las comunicaciones correspondientes fijando día y hora para la presentación de los
postulantes. En esa oportunidad se realiza una Entrevista Preliminar con los solicitantes con el fin de eliminar a
aquellos que obviamente no están calificados evitando así Incurrir en altas costos de análisis de datos y verificación
de antecedentes. Aquellos candidatos aceptados en esta primera entrevista deben llenar una "Solicitud de Ingreso"
en la que se registran datos correspondientes a: Fecha, Nombre, Documento, Dirección, Estado Civil, Fecha y lugar
de nacimiento, Estudios, Empleos anteriores, Referencias, Pretensiones salariales, Puesto a cubrir, Firma del
solicitante. Este entregará la solicitud y se hará un estudio de loa datos contenidos en ella verificando si reúnen los
requisitos mínimos para el cargo, de aquellas que resultan aprobadas se hará una verificación de referencias con el
fin de eliminar de antemano aquellos individuos sobre los que se informan malos antecedentes. Ante cada paso del
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proceso, aquellas solicitudes rechazadas se mantendrán en demora con el fin de realizar al final las notificaciones
correspondientes a los interesados. Aquellos postulantes que reúnan los requisitos mínimos y con buen informe de
antecedentes serán citados a una segunda Entrevista, en ella se tratará de confirmar el grado de veracidad y
exactitud de los datos aportados anteriormente, especialmente los referidos a conocimientos inherentes al puesto
que va a ocupar, se intentará determinar la actitud del individuo hacia las promociones, analizando el desarrollo de
su vida laboral y el grado de capacitación alcanzado en función de su edad. En aquellos casos en que fuera
necesario se efectuará una prueba de empleo tomando un examen escrito sobre tópicos relacionados al puesto. Se
hará una evaluación de la entrevista efectuada y aquellos postulantes que hayan cubierto las exigencias serán
citados para informarles su situación y exigirles la realización de un examen físico - psíquico (en organismo
oficial), con el fin de evitar las consecuencias económicas para la empresa originadas por las indemnizaciones por
enfermedades supuestamente adquiridas en el trabajo. Una vez cubiertos todos estos pasos la sección realizará un
“Informe de Selección”, anexándolo a la solicitud de ingreso, detallando los resultados obtenidos por cada una de
ellos, firmado por el responsable. Este será elevado a la Gerencia departamental para que haga su evaluación final
y posteriormente efectúe la recomendación respectiva a la Dirección, firmándolos. En el mismo formulario la
Dirección dispondrá o no el ingreso del solicitante indicando claramente cargo, sección, remuneración inicial, fecha
efectiva de Ingreso y firma, devolviendo los formularios a Administración de Personal para que informe a los
solicitantes. En este momento, el Gerente realizará las comunicaciones escritas a los distintos postulantes
rechazados, indicando las razones y sí quedan en archivo para futuras vacantes; citará a los ingresantes
seleccionados con el fin de completar sus datos presentándose ante la sección Personal. Allí confeccionarán su
"Legajo Personal", en el cual se indicarán los datos contenidos en la Solicitud de Ingreso, más la información
referida a familiares (parentesco, nombre, fecha de nacimiento, si están a cargo, si estudian y se le informará
además de la documentación a presentar con el fin de realizar posteriormente el cálculo de las asignaciones
familiares (partida de nacimiento, certificados de escolaridad, etc.) Una vez completo el Legajo Personal, se le
asignará un número que se corresponderá con el que figurará en el Libro de Sueldos, y en los Recibos de Haberes.
Personal: Los empleados registran su horario de Ingreso y de Egreso a la empresa mediante un sistema de
Tarjetas de Reloj, estas se encuentran numeradas según número de legajo de cada empleado, con su nombre y
datos referidos a fecha, hora de ingreso y egreso, horas suplementarias trabajadas, etc. Diariamente el empleado
encargado del control da asistencia, retira las tarjetas y elabora un "Informe de Asistencia' detallando: horas
normales de trabajo por empleado, horas extras (previa verificación de existencia de una “ Solicitud de Horas
Extras ” con su correspondiente autorización por responsable), inasistencias (verificando si existe o no justificación
de las mismas) distinguiendo en su caso las inasistencias por enfermedad. Este informe lo entrega el empleado
encargado de liquidación de haberes quien en base al mismo ingresará por terminal la cantidad de horas normales
y extras trabajadas y las horas por enfermedad. El resto de los cálculos sobra las remuneraciones será efectuado
por el equipo en base a la programación que se ha efectuado. Se deberá informar también las novedades
producidas en cuanto a cargas de familia, préstamos o adelantos, etc. De esta manera se obtendrá la “Planilla de
Liquidaciones” (original y copia), “Recibo de Haberes” (original y copia), “Sobres de Haberes” y la “Ficha
Actualizada de Remuneraciones” durante el año. En ellos es detallará: cantidad de horas trabajadas, sueldo básico,
remuneración total, asignaciones familiares, descuentos jubilatorios, obra social y otras deducciones y liquido a
pagar. Archivara la Planilla de Liquidaciones duplicado y la Ficha Actualizada de Remuneraciones y remite a
Secretaría de Tesorería el original de la Planilla de Liquidaciones, los Sobres de Haberes y original y copia de los
Recibos de Haberes. Secretaría de Tesorería recibe la documentación y efectúa controles sobra los totales, verifica
las deducciones en la Planilla de Liquidaciones, emite la Orden de Pago en original y dos copias, envía el original al
Tesorero junto con la Planilla de Liquidaciones y archiva la primera y la segunda copia de la Orden de Pago.
Mantiene los Recibos de Haberes y los Sobres en demora. El Tesorero emite el Cheque en base a la Orden de Pago
y coloca la primera firma, enviando la documentación en su poder al Gerente de Finanzas quien firmará el
Cheque, visando la Orden de Pago y la Planilla de Liquidaciones con el sello pagado.
Devuelve la documentación a Secretaría de Tesorería quien archivará la Planilla de Liquidaciones, enviando la
Orden de Pago original, Cheque, Recibos de Sueldos original y copia y Sobres a Caja y la Orden de pago triplicado
a Contabilidad. Caja cobrará en el Banco el importe de los haberes y luego los ensobrará , archivando el original de
la Orden de Pago como constancia del Cheque recibido. Los empleados firmarán el original del Recibo y Caja les
entregará el duplicado del Recibo y el Sobre correspondiente, quedando en Caja el orinal del Recibo como
comprobante del pago efectuado. Contabilidad recibe el triplicado de la Orden de Pago de Secretaría de Tesorería
y efectúa los registros correspondientes en Libro Bancos y demás registros contables (diario, etc.). Cuando Caja
abona los sueldos debe confeccionar una “Minuta “ en original y copia por los salarios abonados, envía el original a
Contabilidad para que efectúe el débito a Sueldos a Pagar con crédito a Caja. Archiva la copia de la minuta. Envía
además el original del Recibo de haberes a Liquidación de Haberes para que la archive. Posteriormente Liquidación
de Haberes extrae de archivo la Planilla de Liquidaciones copia y en base a ella confecciona las Boletas de Depósito
para CASFEC, para la Obra Social, Sindicato y Dirección de Recaudación Provisional y se envían a Secretaría de
Tesorería para que emita la Orden de Pago, luego se envía al Tesorero para que emita el Cheque y lo firme junto
con el Gerente de Finanzas y se haga posteriormente el pago por parte de Caja directamente en el Banco
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autorizado, archiva la Orden de Pago original y envía los originales de las Boletas a Liquidación de Haberes para
que archive. Envía el duplicado de la Orden de Pago a Contabilidad para las registraciones. Periódicamente elabora
un Informe de Altas y Bajas de Personal para informar a aquellas instituciones interesadas. El sector de Servicios a
empleados y relacionas laborales, atiende las actividades ya datalladas, algunas de ellas son: Cafetería, Comedor,
Seguros Colectivos, Biblioteca, actividades recreativas.
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Funciones y Relaciones Generales de los Sistemas Principales.
A continuación se presenta a modo de información suplementaria, las funciones y relaciones mas comunes de y
entre los sistemas principales de una empresa, con el objeto de presentar una herramienta de análisis aplicable a
la organización objeto de estudio.
Sistema de COMERCIALIZACION
La definición más corriente de comercialización es la de ser “aquellas actividades que dirigen el flujo
de los bienes y servicios desde la producción hasta el consumo final ”. Esta definición, a pesar de ser ampliamente
aceptada, pone énfasis en el papel económico de la comercialización y no considera la extensión de la función
desde el punto de vista de la dirección y organización de empresas.
Planeamiento de la función comercial: El proceso de planeamiento comienza por el análisis del o de los
mercados en donde se va a vender el producto, a fin de establecer los objetivos. El planeamiento comercial se
basa en un cuidadoso estudio de la empresa, del mercado y de los factores que afectan a ambos, lo que lleva a
establecer los objetivos, las premisas, políticas y planes a desarrollar. Al analizar los objetivos, es necesario
efectuar un profundo estudio de la tendencia de las condiciones económicas, como también las fluctuaciones que
hay en el mercado como consecuencia de los cambios en la población, el aumento en el consumo, disminución de
la población rural, invención de nuevos productos, nuevas canales de distribución, etc. Entre los objetivos
generales comerciales podemos enunciar los siguientes:
 Máximo volumen de ventas: Es por tradición el objetivo primario del sector comercial.
 Aumentar el beneficio: Algunos autores consideran que el éxito de una empresa se mide por sus ventas. Pero
no es suficiente vender, ya que es preciso vender con beneficio.
 Cuota de mercado: Consiste en aumentar o mantener la participación en el mercado.
 La Imagen de la empresa: Es un objetivo general comercial. Es preciso distinguir la imagen que la empresa
quiere crear al público y la Imagen que el público se formará en razón de la acción comercial seguida.
 La calidad en el servicio. La organización comercial se debe concebir no con el fin exclusivo de vender un
producto sino, también con el de satisfacer una necesidad del consumidor.
Funciones que constituyen el sistema de COMERCIALIZACIÓN.
El sistema de comercialización tiene a su cargo todas las actividades de la empresa relativas a la corriente de
transferencias de los productos desde la fuente de producción hacia el mercado consumidor.
 Investigación de mercado: Reunión, registro y análisis de los hechos relacionados con la transferencia y
venta de productos. Es decir que abarca todas las operaciones tendientes a que la empresa pueda tener un
conocimiento más completo del mercado, de los consumidores, de sus preferencias, de sus reacciones, etc. Al
mercado se lo puede conceptualizar como el sector de la población que consume o está en condiciones de
consumir los productos que la empresa elabora o los servicios que presta.
Dentro de la Investigación de mercado podemos diferenciar:
 Análisis del mercado: Consiste en la medición y evaluación de la extensión del mercado y determinación de sus
características.
 Determinación de las características del consumidor y análisis de la actitud de los consumidores, sus reacciones
a las especificaciones y precios del producto, sus preferencias, sus tendencias y posibilidades.
 Análisis de problemas de distribución: Reunir, analizar o interpretar Información referente a la distribución a fin
de formular políticas y planes de comercialización.
 Análisis de la competencia: Estudio de sus productos, de su mercado real, de su publicidad y métodos de
venta.
 Análisis de las tendencias generales de la economía: Estudio de la economía general de las tendencias de la
rama en la que opera la empresa, de las posibilidades generales de la empresa. La relación que mantiene
investigación de mercado va a estar fundamentalmente orientada a operaciones de venta y en casos más
aislados con otras secciones como publicidad, promoción, planeamiento de ventas, fabricación, etc. Cuando los
estudios de mercado están vinculados a las mismas.
 Publicidad: Presentación no personal y promoción de ideas, productos o servicios, por cuenta de un
tercero. La campaña de publicidad varía según sea el objetivo fijado por ella. El fin de la publicidad puede ir ya sea
con la intención de imponer un nuevo producto, aumentar las ventas, contrarrestar una ofensiva de la
competencia, poner en conocimiento de los usuarios de las nuevas características incorporadas al producto, etc.
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También es necesario definir a quienes va dirigida: a clientes actuales o futuros, a revendedores, edad, sexo de las
personas, etc.
Para el lanzamiento de una campaña publicitaria hace falta desarrollar una serie de etapas previas:
 Planeamiento de la campaña, que consiste en el desarrollo del programa de publicidad con la confección del
presupuesto correspondiente, el calendario y la medición de la efectividad del programa.
 Preparación de textos, donde se desarrollan programas y temas que atraigan la psicología del consumidor.
 Selección de medios, es decir determinación de los medios físicos a utilizar para trasmitir las presentaciones
publicitarias y
 Producción, que consiste en el diseño y producción mecánica del material publicitario.
Publicidad, según sea su objetivo mantiene comunicación con las restantes secciones de este Dpto., como así
también con Planeamiento y Control de la Producción y Fabricación del Dpto. de Producción y con Planificación y
Presupuesto, Contabilidad de Costos y Contabilidad General.
 Promoción de Ventas: La gran diferencia con la publicidad, está en que la promoción es personal y se la
suele utilizar como suplemento de la publicidad y de esta forma llegar más al consumidor. Tiene por objetivo la
selección y preparación de programas de promoción utilizando generalmente materiales para exhibición, muestras
de productos, etc. El hecho de suplementar a Publicidad, requiere un permanente contacto con la misma. También
necesita para desarrollar mejor su función conocer las características del producto por lo que se relaciona con
distintas funciones de Producción. El sistema de Finanzas y Control será el que le provea de los fondos para su
objetivo y a su vez tendrá que dar información para los registros contables.
 Planeamiento de Ventas: A esta sección le corresponde la correcta planeación de la comercialización de
los productos en el lugar, cantidad, tiempo y precios adecuados. Generalmente la confección de todo el sistema
presupuestario comienza cuando se define cuanto es lo que se desea vender. Además de las relaciones que tiene
con las otras secciones de comercialización fijando los canales de distribución física adecuados, la publicidad y
promoción correspondientes, las formas y condiciones de ventas con los vendedores y las posibilidades del
mercado con Investigación de Mercado; deberá estar en contacto con el Dpto. de Producción y sus secciones para
conocer las posibilidades de producción. Los recursos económicos necesarios para planear las políticas de venta,
política de precios, embalaje, etc. establecerán contactos con el Dpto. de Finanzas y Control.
 Operaciones de Venta: Consiste en la transferencia de los productos a clientes a cambio de dinero. Si
bien el objetivo principal de esta sección es la venta, las funciones comprenden también todo lo relacionado con la
obtención, selección, entrenamiento y dirección de los vendedores y el suministro de cualquier información
respecto a consultas o pedidos de los productos. Por todo lo antes mencionado debe estar en comunicación con
Planeamiento de Ventas, de manera de conocer los planes fijados; con Investigación de Mercado por las
tendencias del mercado, con Publicidad y Promoción por la importancia relativa que se está dando a ciertos
productos y con Distribución Física para saber su capacidad de trabajo. En lo que atañe a los vendedores
(incorporación y remuneraciones) debe mantener contactos con el Dpto. y las secciones de Administración de
Personal. Toda la información sobre el producto y su producción debe conseguirla a través de Producción. Demás
está mencionar su permanente contacto con Finanzas.
 Distribución Física: Comprende el movimiento del producto desde el lugar de almacenamiento al punto
de consumo o utilización. Abarca desde el traslado hasta al servicio que necesite el producto a fin de asegurar un
razonable funcionamiento del mismo para satisfacer al cliente.
Principales relaciones con otras unidades de la Organización.
El área de Comercialización mantiene relaciones funcionales en lo referente a fijación de objetivos, políticas y
lineamientos generales, planificación y control de gestión, con todas las demás áreas de una empresa y con el nivel
superior formado por la “Gerencia General”, el “ Directorio “, etc. Según la empresa de que se trate, muchas veces
estas relaciones se expresan a través de “comisiones” o “comités”. A nivel de “ secciones “ o “ divisiones “ del
área, las principales relaciones funcionales se dan así: La relación que mantiene Investigación de Mercado va a ser
fundamentalmente con el Gerente de Comercialización a quién debe informar sobre los resultados de los estudios
realizados; en ocasiones tendrá también reuniones con el Gerente General y el Directorio, o con la Gerencia de
algún otro Dpto. cuando el tema analizado lo requiera. A nivel de funciones las relaciones más comunes son con
Operaciones de Venta , y con secciones como Publicidad y Promoción, Planeamiento de Ventas, Fabricación, etc.
Cabe aclarar tanto para esta función como para las que se van a analizar con posterioridad que las relaciones que
cada una de ellas tenga con el resto de la empresa no se limitan a las mencionadas en este trabajo, sino solo se
muestran las más comunes. Al analizar tipos especiales de empresas pueden surgir otras relaciones tan
importantes y comunes como las aquí consideradas. Publicidad, además de sus relaciones constantes con el
Gerente del Dpto., cuando se va a encargar un programa importante debe brindar información o intercambiar
11
opiniones con los otros niveles jerárquicos superiores de la empresa. Sus relaciones con las demás secciones están
condicionadas al objetivo que se persiga con la publicidad, ya sea con las otras funciones del Dpto., como así
también con Planeamiento y Control de la Producción, y Fabricación del Dpto. de Producción y Planificación y
Presupuestos, Contabilidad de Costos y Contabilidad General de Finanzas. Promoción de ventas por el hecho de
suplementar a Publicidad, requiere un permanente contacto con la misma y con el Gerente de Comercialización
para coordinar las actividades. También necesita para desarrollar mejor su función conocer las características del
producto por lo que se relaciona con distintas funciones de producción. El sistema de Finanzas y Control será el
que le provea de los fondos para su objetivo y a su vez tendrá que dar información para los registros contables.
Planeamiento de Ventas, siguiendo las directivas impartidas por el Directorio y la Gerencia General debe planificar
la comercialización de los productos de la empresa, mediante un permanente contacto con la Gerencia de
Comercialización y en forma más esporádica con la Gerencia de Producción para medir en que grado la producción
puede cumplir con lo planificado de comercialización. A nivel de secciones, además de las relaciones que tiene con
las otras funcionen de comercialización, por ejemplo, fijando los canales de distribución física adecuados, la
publicidad y promoción correspondientes, las formas y condiciones de venta con los vendedores y las posibilidades
de mercado; debe estar en contacto con Planeamiento y Control de la Producción coordinando los objetivos
trazados. Los recursos económicos necesarios para planear las Políticas de Venta, Política de Precios, embalaje,
etc., establecerán contactos con las funciones del Dpto. de Finanzas y Control.(Sistemas y Presupuestos,
Planificación Financiera).
Operaciones de Venta mantiene relaciones permanentes con la Gerencia de Comercialización pues las ventas son
una fuente fundamental para el desarrollo y crecimiento de la empresa. El Gerente del Dpto. va a poder comparar
lo planificado con lo que se está realizando y establecer en forma inmediata las medidas correctivas en caso de ser
necesarias. Estas son solo las principales relaciones de cada sección que constituyen el dpto. de Comercialización,
existiendo otras y hasta variar la importancia asignada a las mismas según sea el tipo de empresa que se analice y
el producto que se comercialice. A modo de ejemplo podemos mencionar las relaciones que se presentan en un
procedimiento de ventas: del Dpto. de Comercialización intervienen Operaciones de Ventas y Distribución Física.
De Finanzas participan Créditos y Cobranzas y Contabilidad General. Por último, también interviene Almacenes.
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Formularios.
Al solo efecto de hacer una simple enunciación de algunos formularios confeccionados por este departamento,
podemos mencionar los siguientes:




Nota de Pedido
Estadísticas de ventas
Informe de los mercados
Factura (en algunos casos)
Sistema de COMPRAS
La función de compras se refiere a la adquisición, cuando se requieren y al menor costo posible, de los materiales,
materias primas, suministros, servicios, etc. como así también los elementos del equipo, todos necesarios para
llevar a cabo con eficiencia el funcionamiento normal de la empresa. La importancia de esta función la podemos
demostrar a través de la importancia que asumen las ventas (colocación de lo producido) y la producción, ya que
para producir y vender bien, es necesario comprar bien.
La función compras puede desarrollarse en forma centralizada o descentralizada. La centralización es la regla, esto
es, la existencia de un departamento especializado que tiene a su cargo con exclusividad la función y que depende
directamente de la Gerencia General. También existe la centralización pero a nivel sección, que se presenta en
aquellas empresas donde la importancia de las compras no es fundamental para el funcionamiento de aquella. La
centralización presenta una serie de ventajas entre las que podemos mencionar:
Existencia de personal capacitado, que debe contar con las siguientes condiciones:






Honestidad.
Conocimiento del proceso fabril.
Conocimiento de la técnica de compras.
Conocimiento de ciencias económicas.
Posibilidad de unificar materiales.
Posibilidad de compras en gran escala.
Frente a estas ventajas presenta un único inconveniente, se trata de un proceso un tanto lento. Por el contrario, la
descentralización no puede presentar más que una ventaja, concretada en la rapidez y agilización del trámite, lo
que hace que en ciertos casos de suma urgencia pueda ser conveniente su utilización.
Proceso de las Compras.
El Proceso de las compras puede ser simple o complejo, según la empresa y sobre todo según la mayor o menor
centralización y la necesidad de contralor de las mismas. Entre los procesos más simples tenemos:
Fabricación
Proveedores
Fabricación
Compras
Proveedores
Fabricación
Almacén
Compras
Proveedores
Siendo que la función de compras debe dar respuesta a las preguntas qué, cuándo, cómo y cuánto comprar, es
conveniente para ella el análisis de los distintos tipos de compras.
 Compras según necesidades.
Consiste en efectuar las compras a medida que los materiales van siendo necesitados.
Ventajas: Poca inversión, ahorro en el almacenaje, mayor cantidad de contactos con los proveedores, posibilidad
de modificaciones en el proceso productivo.
Inconvenientes: Precios más altos, peligro de paralización de la producción, inaplicable en períodos de alza de
precios.
 Compras para un período determinado.
A fin de evitar algunos inconvenientes del sistema anterior, las compras se realizan para satisfacer un período que
puede estar determinado por el tiempo o por un programa de producción.
 Compras según las condiciones del mercado.
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El estudio de las condiciones del mercado permite realizar las compras utilizando el sistema más adecuado al
momento y en las cantidades convenientes, pero ocurre que a veces puede tratarse de fuertes inversiones y sobre
todo que se corre el riesgo de cometer errores al enjuiciar el mercado.
 Compras por contrato.
Mediante la firma de contratos de compra la empresa se asegura la provisión y precio, con un mínimo de inversión
en almacenaje pero como es natural debe sacrificar sus pretensiones de precios bajos.
 Compras especulativas.
Por su carácter, este tipo de compras supera las facultades de decisión de los encargados de la función compras,
ya que la misma está decidida por los niveles superiores de la empresa.
 Compras conjuntas de pequeña cantidades.
Trata de aprovechar los castos menores que supone el proceso de las compras al agrupar ciertas necesidades en
un solo lote.
Principales Relaciones de COMPRAS.
Las relaciones de Compras van a depender si la misma tiene carácter de Dpto. o es una función del Dpto. de
Producción.
En el primero de los casos, como va a ser una Gerencia participa en las reuniones con la Gerencia General, y con
las otras Gerencias departamentales donde se definirán las necesidades de comprar y las posibilidades de compra
en función al planeamiento y a la capacidad de recursos disponibles. Cuando sea Compras una simple función del
Dpto. de Producción las relaciones con los niveles jerárquicos superiores van a estar dadas con la Gerencia de
Producción, quien asumirá la responsabilidad de las compras que superen los niveles autorizados para la sección.
Cuando las compras tengan el carácter de inversión, la decisión puede llegar a estar en manos del Directorio. Para
terminar, las relaciones que mantiene compras con los niveles inferiores de la empresa se puede analizar un
procedimiento de Compras, así se verifican contactos con Almacenes, Planeamiento y Control de la Producción,
Contabilidad General Tesorería, entre los más comunes.
Formularios.
Para terminar este sistema, hacemos una simple enunciación de los principales formularios confeccionados por
esta función:




Fichero de proveedores
Pedido de Cotización
Orden de compra
Planilla de pedidos pendientes
Sistema de STOCK.
La función de almacenamiento se encarga de la recepción, guarda, custodia y entrega de materiales, materias
primas, etc., como así también de los productos elaborados por la empresa.
De aquí surge que puede estar dividida en dos sectores, según se ocupe de las materias adquiridas por la empresa
a los fines de la producción o de los productos elaborados por la misma.
Misión que cumple esta función:
 Recepción del exterior de los materiales a almacenar.
 Recepción de los productos elaborados que entrega al sector fabricación.
 Retener estos artículos (materiales y productos elaborados) hasta que sean requeridos por fábrica o por
comercialización según el caso.
 Llevar registros adecuados de entradas, salidas y existencias.
 Cumplimiento estricto del principio de orden.
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De aquí se derivan las etapas del almacenamiento:
Etapas de almacenaje:
 Entrada o recepción del material
 Control de esa recepción
 Movilización interna
 Conservación
 Entrega y control de la misma
 En todos los casos, registro de los movimientos efectuados
Condiciones de un buen almacenamiento.
En atención a la importancia de esta función deberán extremarse las medidas a fin de contar con un almacenaje
altamente eficiente. Alguno autores mencionan las siguientes condiciones a cumplir:










Uso efectivo del espacio tanto en el piso como en el espacio superior
Facilidad para encontrar materiales.
Facilidad en la recepción y almacenamiento de materiales.
Facilidad para la entrega de materiales.
Manejo y movimiento económico de los materiales.
Protecci6n contra deterioros.
Protección contra daños o incendios.
Prevención contra gastos innecesarios y robos.
Prevención de accidentes.
Facilidad para levantar inventarios.
Tal como se dijo al tratar la función de compras, la centralización es la regla en el manejo del almacenamiento y la
excepción la descentralización. Esto es, que lo conveniente para la empresa será la existencia de un sector que
centralice toda la actividad, contando con los elementos materiales y humanos para tal fin. Sin embargo, habrá
casos en que, dadas ciertas condiciones especiales, convenga descentralizar una parte de almacenes, sin que por
eso se desvirtúe el principio general. El último aspecto que faltaría analizar está dado por la existencia de fórmulas
matemáticas que determinen los niveles máximos y mínimas dentro de los cuales se deben mover las existencias
de cada uno de los materiales almacenados. Por este medio se establecen los costos de funcionamiento de la
función almacenamiento al poder calcular el Lote Económicamente Optimo.
Relaciones de la Función ALMACENES.
Los principales contactos a nivel gerencial por parte de Almacenes son con la Gerencia de Comercialización para
estar esta ú1tima informada sobre los niveles de stock de productos terminados y con la Gerencia de Producción
quién debe conocer en forma permanente sobre las posibilidades de abastecimiento de materias primas y
materiales para el proceso de producción. Las relaciones a niveles inferiores es pueden visualizar mediante los
siguientes ejemplos.
 Entrada por compras de Materiales. En este procedimiento se relaciona solo con Compras y Contabilidad
General.
 Salida de materiales por producción. Además de Almacenes, en este procedimiento intervienen Fabricación,
Contabilidad General, y Contabilidad de Costos.
 Entrada de productos terminados. Para el Ingreso de productos elaborados participa juntamente con
Fabricación, Contabilidad General y Contabilidad de Costos.
Formularios.
Los formularios y registros que se emiten en esta función son:






Informe de Recepción.
Solicitud de Compras.
Fichero de existencias de Almacenes.
Planilla de entrada de materiales.
Planilla de salida de materiales.
Remito.
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Sistema de FINANZAS Y CONTROL
El sistema de la empresa que en la jerga de los negocios se denomina área administrativa desde el
punto de vista de la Teoría de la Administración se divida en dos grandes subsistemas: Finanzas y Control u
Organización Contable.
FINANZAS o Función Financiera.
Hay tres conceptos acerca de los campos que abarca la función financiera. Una de ellas es muy amplia y se refiere
a que siendo que la función financiera tiene relación con lo que es el dinero dentro de la empresa, a su vez
cualquier operación o actividad que se desarrolla en la empresa tienen relación directa a indirectamente con el
movimiento de fondos. En definitiva, esta concepción llegaría a decir que la función financiera se ocupa de
cualquier aspecto dentro de la gestión de la empresa. Hay otra concepción que es restringida y que estaría en el
otro extremo. Es aquella que le da a la función financiera como campo de acción casi exclusivamente la búsqueda
de capitales o fondos que la empresa necesita. La tercera posición es intermedia, y también la más actual y
aceptable. Afirma que la función financiera atiende por lo menos a tres aspectos:
 La determinación del capital necesario.
 La búsqueda de esos capitales.
 La inversión o uso de esos capitales.
Se llega así a que la función financiera es la que tiene como objetivo la obtención de los fondos de operación
adecuados a un costo mínimo, con la inversión de los fondos sobrantes en las mejores condiciones y manteniendo
de una buena reputación a la empresa.
La determinación del capital necesario.
El Cumplimiento de este primer aspecto está en manos de la función planificaci6n financiera, por cuanto es ella la
que tiene que predecir la necesidad de fondos, tanto para inversiones de capital como de capital en giro.
La búsqueda de esos capitales.
La función Relaciones financieras es la que lleva a cabo la búsqueda de esos capitales pues se encarga de las
relaciones con acreedores o inversores existentes o potenciales respecto a todos los aspectos financieros,
incluyendo la obtención de fondos.
La inversión o uso de los capitales.
El uso de la forma más conveniente para la empresa del capital disponible va a estar a cargo de las siguientes
funciones: Administración de Impuestos, Custodia de fondos, Créditos y Cobranzas y Seguros.
Organización contable o Función de CONTROL.
El éxito en el negocio a largo plazo radica en su administración. Esta brinda los objetivos de la empresa, acumula
los elementos para lograrlos y las maneja en la forma más eficaz. El grado de compatibilización entre objetivos y
medios determina a su vez el éxito de la organización. Una administración intuitiva puede lograr resultados a corto
plazo, pero no puede vaticinarse, ni perpetuarse. Por excelencia la administración implica la toma de decisiones y
es en la etapa del control donde la contabilidad entronca con la administración, a punto tal que en las exigencias
de su gestión cobró impulso un nuevo concepto de la contabilidad, la llamada contabilidad administrativa o
gerencial. De manera muy general podemos definir a la contabilidad como “ La ciencia de registrar y clasificar los
impactos monetarios sobre una empresa, de las transacciones y hechos de los negocios, con el propósito de
interpretar
e informar tales resultados a una variedad de partes interesadas.” Las decisiones propias de las
distintas fases de la administración requieren información que proviene de distintas fuentes, una de las cuales, tal
vez la más importante es la contabilidad pues la función contable se caracteriza por la necesidad que tiene la
gerencia de basar sus resoluciones sobre hechos y juicios del pasado bien motivados en cuanto a la evolución de
las circunstancias. Cuando la contabilidad solo se ocupaba de ser una simple recopilación de datos existían
únicamente la función contabilidad general y contabilidad de costos. Cuando surge el concepto que la contabilidad
debe ser un sistema tal que permita organizar esos datos, seleccionarlos, analizarlos surgen las funciones
Planifícacidn y Presupuesto, Auditoría Interna y Sistemas y Procedimientos. Resumiendo, la importancia que reviste
en la empresa la función de control consiste en demostrar que está en condiciones permanentes de funcionar
como fuente de información a los fines administrativos. Ayuda a las otras funciones a realizar su trabajo en forma
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eficiente. El Output del sistema de contabilidad será el Input de numerosos subsistemas. Teniendo en cuenta lo
dicho con anterioridad sobre la función financiera como sobre la función de control, cualquier movimiento que se
verifica en la empresa encuentra a alguna de las dos y en ciertas ocasiones a ambas, involucradas en el mismo. La
relación de alguna de estas funciones como de sus subfunciones con el resto de la empresa es en forma constante
e imprescindible. Cuando las distintas funciones o subfunciones de la empresa ponen en funcionamiento alguno de
los procedimientos, la necesidad de registración está presente y en ciertas ocasiones también el flujo del capital.
Cuando se analice cada procedimiento se podrá establecer mejor las relaciones que esta función mantiene con las
otras de la empresa.
Relaciones de Finanzas y Control y sus subfunciones.
La Gerencia de Finanzas y Control mantiene contactos permanentes con el resto de la empresa, aglutinando la
mayor cantidad de relaciones, pues es la que dirige el manejo de los fondos como así también la registración de
todos los movimientos dentro de la empresa. Mantiene informados tanto a la Gerencia General como al Directorio
de las disponibilidades y flujo de fondos, de los controles al resto de la empresa a través de la auditoría interna; de
los niveles de créditos otorgados por la empresa a terceros, y sus cobranzas; los costos de funcionamiento de la
empresa y las posibilidades de financiamiento externo a la empresa. Al mismo nivel de Gerencias Departamentales
y teniendo en cuenta lo dicho con anterioridad sobre la función financiera como sobre la funcí6n de control,
cualquier movimiento que se verifica en la empresa genera relaciones entre las participantes, pues la necesidad de
registración está presente y en ciertas ocasiones también el flujo del capital. Dentro del mismo Dpto. de Finanzas y
Control, la gerencia tiene mayores contactos con Tesorería, Contabilidad General, Contabilidad de Costos, Créditos
y Cobranzas, relaciones financieras y planificación financiara. A nivel de subfunciones, entre si y con otras de los
demás Dptos. la mejor forma de visualizar las relaciones es analizando los procedimientos, por ejemplo:
 Pago a Proveedores. Las relaciones aquí, se dan dentro del Dpto. de Finanzas y Control entre Contabilidad
General, Contabilidad de Costos, Tesorería y Créditos y Cobranzas.
 Cobranzas por intermedio de viajantes. El mismo vendedor, quién tiene asignado una zona, establece
relaciones con personal de este Dpto. Las funciones que Intervienen son: Contabilidad General y Tesorería.
 Levantamiento de obligaciones a Pagar. Tesorería, Contabilidad General y Créditos y Cobranzas son las
que intervienen junto con el acreedor y el gerente de Finanzas y Control.
Formularios y Registros.
Algunos de los formularios y registros utilizados y confeccionados en esta función son:
1.
2.
3.
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5.
6.
7.
Factura
Orden de Pago
Recibos
Parte semanal de cobranzas
Nota de Crédito
Fichero de clientes
Nota de Débito
8. Planilla de valores recibidos
9. Cheques
10. Planillas de cobranzas
11. Planillas de cheques emitidos
12. Comprobante de caja egreso
13. Legajo de proveedores
Entre los registros podemos mencionar como más importantes:
 Subdiario de compras - Iva
 Subdiario de ventas - Iva
 Subdiario de Caja - Ingresos
 Subdiario de Caja - Egresos
 Mayor General
 Libro Diario
 Mayor auxiliar de Proveedores
 Mayor auxiliar de Clientes
 Subdiario de Almacenes
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Sistema de ADMINISTRACION DE PERSONAL
Si bien ya se ha hablado de las distintas funciones que se deben desarrollar en la empresa para que la
misma opere en forma eficiente, el último paso es dotarla del personal que se va a encargar que todo lo anterior
se lleve a cabo. El Dpto. de Administración de Personal va a tener a su cargo el desarrollo y la administración de
políticas y programas que proveen una estructura eficiente, con empleados calificados, tratamiento eficiente,
oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y adecuada seguridad de empleo.
Proceso para la toma de personal.
 Fuentes.
Las fuentes de abastecimiento de postulantes pueden ser: Sindicatos, escuelas, familiares o recomendados de
trabajadores actuales, agencias y oficinas de colocación, otras empresas y candidatos que espontáneamente se
presentan.
 Solicitud de Admisión:
El solicitante llena una hoja de Solicitud, con datos personales estructura familiar y características económicas,
antecedentes de trabajo, estudios y otros datos que puedan interesar a la empresa.
 Pruebas de Empleo
Tienen como finalidad verificar de algún modo la capacidad que el traba jador posee para ocupar el puesto al que
lo destinaremos. Se dividen en pruebas de Aptitud: probar las cualidades en potencia pero no desarrolladas, que el
trabajador posee (inteligencia, percepción, memoria, imaginación, etc.). Prueba de capacidad: Probar las
cualidades ya desarrolladas capaces de ser aplicadas de inmediato (mecanografía, computación, contabilidad,
dibujo, etc.).
 Prueba de Temperamento – Personalidad
Estudian la dinámica psíquica del sujeto para predecir la conducta del Individuo en relación al trabajo.
 Entrevista.
La entrevista tiene por finalidad informarse sobre la capacidad, experiencia, defectos físicos, salud, personalidad
del individuo y crear actitud amistosa hacia la compañía fundamentalmente si resulta descartado. Además le
informa al postulante aspectos generales que hacen al trabajo (riegos de accidentes, posibilidades de ascensos) y
respecto a la Compañía ( objetivos, características).
 Investigación.
Se investigan los antecedentes personales del postulante, por ejemplo: Antecedentes de trabajo, antecedentes
penales, cartas de recomendación, antecedentes de domicilios y familiares directos.
 Examen físico.
Dicho examen puede ser conocer: Enfermedades contagiosas, profesionales, contrarias al puesto a ocupar, si
existen defectos que predispongan a accidentes, y el estado general da salud.
 Incorporación.
Se divide en dos aspectos:
 Introducci6n en el Dpto. Personal: Aquí se le informa antecedentes, y organización de la empresa, políticas
generales de personal, reglas de disciplina y se realiza la visita de la planta y presentación de jefes y
compañeros de trabajo.
 Introducción en el puesto: Comprende la explicación de la tarea, asignación de un compañero auxiliar para que
lo oriente, y la presentación de su jefe y compañeros más próximos a su puesto.
Administración de Sueldos y Salarios.
La Administración de sueldos y salarlos es aquella parte de la Administración de Personal que estudia los principios
y técnicas para lograr que la remuneración global que recibe el trabajador sea adecuada a la importancia de su
puesto, a su eficiencia personal, sus necesidades y las posibilidades de la empresa. Existen diversos métodos para
determinar la remuneración justa de cada trabajador. Entro ellos podemos citar, la valuación del puesto y del
mérito.
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