“Manual de Contratación Pública para Gestión del Proceso de la

SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
2011
TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión del Proceso de
la Fase Contractual
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MN-CI-01
Versión: 1
“Manual de
Contratación Pública
para Gestión del
Proceso de la Fase
Contractual”
“METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS”
(Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y
Mejora Continua)
Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
09/05/2011
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SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión del Proceso de
la Fase Contractual
MN-CI-01
Versión: 1
ÍNDICE
INDICE.............................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESPECÍFICO ..................................................................................................................... 3
POLÍTICAS DEL PROCESO ........................................................................................................................ 3
MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO ................................................................................................... 4
DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS ........................................................................................................ 5
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ...................................................................................................... 6
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO................................................................................................................... 6
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la Fase Contractual
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OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Detallar las actividades del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, como
una herramienta de consulta para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un
enfoque en procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y
un servicio de excelencia al ciudadano.
ALCANCE DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUALDE LA CONTRATACIÓN
El alcance del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN abarca el conjunto
de actividades requeridas desde la suscripción del contrato o instrumento utilizado en el Proceso de
Ejecución de la Contratación, hasta suscripción del acta de entrega única, definitiva o presunta.
MARCO LEGAL ESPECÍFICO


Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública 
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
POLÍTICAS DEL PROCESO
En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del
mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones
derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados
e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es de ejecución de obras, prevé
y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de
acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.
La entidad contratante podrá, dentro del término de 10 días contados a partir de la solicitud de
recepción del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio, por razones justificadas,
relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista. La
negativa se notificará por escrito al contratista y se dejará constancia de que la misma fue practicada.
Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y
los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su
delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecución del contrato.
La entidad contratante ingresará al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional
de Contratación Pública la información relacionada con los contratos suscritos y los efectos derivados
de los mismos, como sanciones, terminaciones anticipadas, unilaterales, cobro de garantías, dentro
de un término máximo de cinco días luego de producido el hecho.
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El Reglamento General a la LOSNCP define como información relevante de este proceso el
contrato suscrito (como entrada) y aquellos complementarios de haberse suscrito, ordenes de
cambio (trabajo) de haberse emitido, cronograma de ejecución de actividades contractuales,
cronograma de pagos y actas de entrega recepción o actos administrativos relacionados con la
terminación del contrato.
El funcionario o empleado al que incumba el pago de planillas u otras obligaciones de una
Entidad Contratante que retenga o retarde indebidamente el pago de los valores correspondientes,
en relación al procedimiento de pago establecido en los contratos respectivos, será destituido de su
cargo por la autoridad nominadora y sancionado
MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO
La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de la FASE
CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, su actividad principal, el resultado de su ejecución y quien o
quienes utilizan las salidas:
Proveedor
Entrada
Proceso de
Ejecución de la
Contrato o
contratación
instrumento
(Unidad
utilizado.
Jurídica/Unidad de
Contratación)
ACTIVIDADES
ENTIDAD CONTRATANTE
Administrar el contrato
Revisar Producto
Solicitar Pago
Salida
Cliente
Acta de recepción
única, definitiva o
presunta.
Actos
Administrativos
derivados de las
Contratista
desviaciones del
INCOP
contrato
(sanciones,
multas,
Terminaciones)
Pagos, garantías
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DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS
En el siguiente Diagrama de Macro Procesos se resalta en color celeste el proceso de la FASE
CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN, sus productos (salidas) y su relación con los demás procesos
de contratación pública:
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN
Proceso de la Fase Contractual de la Contratación
Contratista
Unidad Financiera
Administrador del Contrato
Unidad de
contratación
Inicio
1. Contrato Suscrito
2
2.El contrato
contempla pago
de anticipo?
NO
SI
2.1 Solicitar pago del
anticipo
Proceso de
Pago
1
1
3. Entrega del servicio
de Consultoría.
4. Verificar Servicio vs. Términos
establecidos en el contrato
4.1 Cumple las
obligaciones
derivadas del
Contrato
NO
4.1.1
Finalizar
contrato?
NO
Subir al Portal subir
acciones tomadas,
derivadas de la desviación
del contrato.
(4.1.2, 4.1.3)
4.1.2 Notificar al contratista y
subir acciones tomadas,
derivadas de la desviación del
contrato.
SI
1
SI
5 ¿La
recepción es
única o
definitiva?
4.1.3Termina
r unilateral
NO
5.1 Acta
Recepción Parcial
suscrita
5.1.2 Solicitar pago con
base a lo estipulado en
el contrato
2
3
3
6. Recibir pago y garantías
(de acuerdo a lo estipulado
en los pliegos y contrato)
SI
5.2 Acta Recepción
suscrita (única,
definitiva)
5.2,1 Solicitar pago con
base a lo estipulado en el
contrato
Subir actas entregarecepción al portal (5.1,
5.2)
Proceso de
Pago
FIN
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Una vez suscrito el contrato por la Máxima Autoridad o su delegado y el contratista, y registrado
en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, el
Administrador debe registrar en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, información relativa al
contrato como el cronograma de ejecución de actividades contractuales, cronograma de pagos del
contrato, presupuesto, entre otros y debe velar por su cumplimento.
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2, 2.1 Pagar anticipo: De incluir el contrato pagos de anticipo, el Administrador del contrato deberá
solicitar a la Unidad Financiera, el pago al contratista, a través del portal web
http://girg.informatica.gob.ec. La Unidad Financiera una vez recibida la solicitud, procederá al pago y
notificará del mismo a al Administrador del contrato.
3. Entregar Producto/servicio: El contratista deberá entregar el producto o servicio (bienes,
servicios, obras, consultoría) bajo los términos especificados en el contrato.
4, 4.1 Verificar Producto/servicio: Durante cada entrega o entrega única del producto o servicio el
administrador y un técnico que no haya sido parte del proceso de ejecución de la contratación,
deberán verificar el cumplimiento de los requisitos especificados en el Contrato.

En el caso de consultoría: una vez que se hayan terminado todos los trabajos previstos en el
contrato, el consultor entregará a la entidad contratante el informe final provisional; cuya
fecha de entrega servirá para el cómputo y control del plazo contractual. Salvo que en el
contrato se señale un tiempo menor, la entidad contratante dispondrá de 15 días término
para la emisión de observaciones y el consultor de 15 días término, adicionales para absolver
dichas observaciones y presentar el informe final definitivo. Dependiendo de la magnitud del
contrato, estos términos podrán ser mayores, pero deben constar obligatoriamente en el
texto del contrato. El acta de recepción definitiva será suscrita por las partes, en el plazo
previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relación con los
trabajos de consultoría y el informe final definitivo del estudio o proyecto. Se podrán
también realizar recepciones por etapas o de manera sucesiva, podrán efectuarse
recepciones parciales, esta modalidad deberá constar en el contrato, así como los
productos/servicios esperados en cada etapa.

En el caso de obras: En los contratos de ejecución de obra, así como en los contratos
integrales por precio fijo existirán una recepción provisional y una definitiva. La recepción
definitiva procederá una vez transcurrido el término previsto en el contrato, que no podrá
ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripción del acta de recepción provisional
total o de la última recepción provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de
éstas. Los contratos de ejecución de obra requieren de los servicios de fiscalización, el
administrador del contrato velará porque ésta actúe de acuerdo a las especificaciones
constantes en los pliegos o en el propio contrato.

En el caso de Bienes y Servicios: El acta de recepción única será suscrita por las partes, en el
plazo previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relación
con los producto/servicio entregado. Se podrán también realizar recepciones por etapas o de
manera sucesiva, podrán efectuarse recepciones parciales, esta modalidad deberá constar en
el contrato, así como los productos/servicios esperados en cada etapa.
4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 Tomar acciones: La entidad contratante podrá, dentro del término de 10 días
contados a partir de la solicitud de recepción del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio,
incluidos consultoría, por razones justificadas, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones
contractuales asumidas por el contratista. La negativa se notificará por escrito al contratista y se
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dejará constancia de que la misma fue practicada. Vencido el término de 10 días sin que la entidad
contratante objetare la solicitud de recepción ni formulare observaciones al cumplimiento del
contrato, operará, sin más trámite, la recepción de pleno derecho, para lo cual el contratista
notificará por intermedio de un Juez de lo Civil o un Notario Público.
En caso de que el producto o servicio (incluidos consultoría y obras) entregado por Contratista
incumpla con los requisitos especificados en el contrato, el Administrador deberá tomar acciones
administrativas, que irán desde la sanción o multa, hasta la terminación unilateral del contrato,
mismas que debe ser notificadas al contratista a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratación Pública y registradas en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec.
Toda terminación anticipada de contrato debe registrar su causalidad, la declaración de terminación
unilateral del contrato se realizará mediante resolución motivada emitida por la máxima autoridad
de la entidad contratante o su delegado, y se comunicará por escrito al Instituto Nacional de
Contratación Pública y al contratista. Adicionalmente aquellas terminaciones por mutuo acuerdo o
imputables a la Entidad Contratante también deben registrarse.
En caso de haberse generado contratos complementarios u órdenes de cambio que afecten el
tiempo y costo determinado en el contrato inicial, estos deberán ser registrados en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec con el fin de determinar las variaciones del costo y tiempo en
ejecución final del contrato.
5, 5.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.2, 5.2.1 Suscribir acta de entrega y solicitar pago: Las actas de recepción
provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la
Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada
por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución
del contrato como lo establece la política del manual.
Una vez suscrita el acta de recepción parcial o única/definitiva, esta deberá ser publicada en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública por el Administrador en
coordinación con la Unidad de Contratación. El Administrador solicitará el pago a la Unidad
Financiera con base a lo estipulado en el contrato.
En el caso de procedimiento de contratación por catalogo, el delegado de la máxima autoridad para
verificar el bien recibido, deberá suscribir el acta de recepción correspondiente, misma que estará
acompañada de la copia de la orden de compra y la factura respectiva. La entidad contratante se
adhiere a las condiciones establecidas en los Convenios Marco celebrados por Instituto Nacional de
Contratación Pública.
La adquisiciones realizadas bajo el procedimiento de ínfima cuantía deberán ser registradas
mensualmente en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación
Pública, e instrumentadas a través la factura y correspondiente orden de compra.
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6. La entrega de Garantías estipuladas en el contrato: Las garantías serán devueltas cuando se han
cumplido todas las obligaciones que avalan:



La garantía de fiel cumplimiento del contrato se devolverá cuando se haya suscrito el acta de
entrega recepción definitiva o única.
La garantía de buen uso del anticipo se devolverá cuando éste haya sido devengado en su
totalidad.
La garantía técnica observará las condiciones en las que se emite.
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